Améliorations VERSION FE 6.0.d
SOMMAIRE 1. MODULE SOCIETE... 3 1.1. Fiche Société : Onglet Paramètres...3 1.2. Administration des utilisateurs...4 2. GESTION DES FICHIERS DE BASE... 5 2.1. Gestion des mails types...5 2.2. Gestion des mails envoyés...7 2.3. Gestion Comptable : Saisie du brouillard...8 3. GESTION DES DEVIS... 9 4. GESTION CODE SIRET... 11 4.1. Création et mise à jour des devis...11 4.2. Création et mise à jour des Affaires...13 5. GESTION DES BON DE LIVRAISON LIBRES... 14 6. GESTION DES STOCKS : INVENTAIRE... 16 6.1. Validation inventaire...17 6.2. Edition valorisée...18 Documentation Utilisateurs Page 2/18
1. MODULE SOCIETE 1.1. Fiche Société : Onglet Paramètres Un critère a été ajouté dans la fiche société afin de permettre la récupération des numéros de factures clients «perdus» et conserver ainsi une chronologie dans la numérotation des factures. Ce paramétrage permet de stocker les numéros de factures non utilisés dans les cas suivants : Annulation d une facture en cours, avant validation. Suppression d une facture provisoire Lors de la saisie de la facture suivante, le numéro stocké sera automatiquement réutilisé. Documentation Utilisateurs Page 3/18
1.2. Administration des utilisateurs Chaque utilisateur est défini comme : Un utilisateur de référence ou Un utilisateur final Les utilisateurs de référence ne peuvent plus être utilisés pour se connecter et ne sont plus décomptés du nombre de licences. L utilisateur de référence devient donc uniquement un «modèle» dont les droits d accès sont repris par les utilisateurs finaux. Exemple BARCO1 est un utilisateur de Référence utilisé comme «Modèle» pour d autres profils utilisateurs Les utilisateurs BARCO2 est un utilisateur Final ainsi que le BARCO3 Ces deux utilisateurs reprendront les droits d accès accordés dans le paramétrage des droits d accès de BARCO1 (Menu Société / utilisateur / modifier les droits). L utilisateur PC est un utilisateur Final, qui fera l objet d un paramétrage de droits personnalisé (Menu Société / utilisateur / modifier les droits). Documentation Utilisateurs Page 4/18
2. GESTION DES FICHIERS DE BASE 2.1. Gestion des mails types Cette nouvelle option permet de saisir des modèles de commentaires types, qui seront utilisés lors de l envoi des documents par mail (exemple : commandes d achats, devis.. ;) Création d un nouveau commentaire type : Saisir la référence, tabuler, puis cliquer sur le bouton Créer Bouton Droit de la souris pour valider le commentaire Documentation Utilisateurs Page 5/18
Utilisation du commentaire lors de l envoi d un mail Cliquer pour afficher tous les commentaires types «mail» Le commentaire est automatiquement repris et peut être modifié Documentation Utilisateurs Page 6/18
2.2. Gestion des mails envoyés Cette option permet d afficher les messages envoyés par l utilisateur en cours de session (devis, commandes d achats ) La liste des messages envoyés s affiche avec les informations suivantes Le destinataire du message Le sujet du message La date et l heure de l envoi du message. Un clic sur l un des messages permet d en voir le contenu. Supprimer un message : Appuyer sur le bouton droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel et choisir l'option Supprimer. Renvoyer un message : Appuyer sur le bouton droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel et choisir l'option Envoyer. Documentation Utilisateurs Page 7/18
2.3. Gestion Comptable : Saisie du brouillard REPETER SUR : Une ligne sélectionnée peut être répétée de 1 à 12 fois. La date de la ligne suivante est sur M+1 (Ex. pièce du 01/01/2010 sera répétée sur le 01/02/2010 ; puis le 01/03/2010 etc ) Tous les éléments de la ligne sont répétés sauf le numéro de la pièce (toutes les lignes d une pièce doivent avoir la même date) Imputation Affaire pour les comptes spéciaux Il est désormais possible de saisir une imputation affaire sur les comptes Spéciaux de classe 8 et 9. (Imputation réservée jusqu à présent aux comptes 6 et 7) Documentation Utilisateurs Page 8/18
3. GESTION DES DEVIS Lorsqu'un devis est envoyé par mail, il passe désormais automatiquement en statut "Envoyé". ATTENTION : uniquement si on utilise l'envoi par mail nouvelle version. Menu devis, option Création et mise à jour des devis Onglet Edition Le bouton permettant d envoyer par mail le devis à l adresse référencée dans le contact client va dès que l on confirme l envoi mettre à jour le statut du devis en envoyé/attente réponse. Documentation Utilisateurs Page 9/18
La gestion du statut Devis est accessible par l option Suite donnée au Devis Documentation Utilisateurs Page 10/18
4. GESTION CODE SIRET Le code Siret (code SIREN et NIC ) paramétré dans la fiche du client, ou du prospect a été rapatrié en entête de Devis et entête Affaire. Les transactions suivantes ont été modifiées pour ajouter ces données : 4.1. Création et mise à jour des devis Menu Devis, option Création et mise à jour des devis Documentation Utilisateurs Page 11/18
Onglet DEVIS Par défaut, les codes Siret sont initialisés en création de devis à partir des fiches clients ( client et maître d œuvre). Si une adresse particulière a été sélectionnée à partir du bouton Le code Siret sera issue non pas de la fiche client, mais de l adresse complémentaire de la fiche client (seul le code NIC indiqué dans l adresse complémentaire est rapatrié). Cette règle est vrai pour les coordonnées client et pour les coordonnées du Maître d œuvre. Ces zones ne sont modifiables. Crystal report : Elles sont accessibles dans le fichier entête de devis dans la table FDEVIET. Documentation Utilisateurs Page 12/18
4.2. Création et mise à jour des Affaires Menu Affaires, option Création et mise des affaires Par défaut, les codes Siret sont initialisés en création de devis à partir des fiches clients ( client et maître d œuvre). Si une adresse particulière a été sélectionnée à partir du bouton Le code Siret sera issue non pas de la fiche client, mais de l adresse complémentaire de la fiche client (seul le code NIC indiqué dans l adresse complémentaire est rapatrié). Cette règle est vrai pour les coordonnées client et pour les coordonnées du Maître d œuvre. Ces zones ne sont modifiables. Crystal report : Elles sont accessibles dans le fichier entête affaire dans la table FCDCLET. Documentation Utilisateurs Page 13/18
5. GESTION DES BON DE LIVRAISON LIBRES Menu Affaires, option Livraisons L option Saisie des bons de livraison libres permet de créer des bons de livraison non affectés à des affaires, de livrer des articles existants en base ou non. Pour les articles existant en base, le stock est mouvementé en automatique. Possibilité d éditer la facture directement après le bon de livraison. Désormais, une option de duplication des bons de livraison libre est accessible. Remarques : Il faut autoriser les utilisateurs à cette nouvelle transaction (profil administrateur de FocusEvo). Menu Affaires, option Livraisons, duplication des bons de livraison libres Documentation Utilisateurs Page 14/18
Numéro de BL à dupliquer : indiquer le numéro d un BL libre (un contrôle est effectué sur son existence) Client à livrer : si cette zone est à blanc, le client sera celui du BL d origine, sinon le code client sera celui indiqué. Documentation Utilisateurs Page 15/18
6. GESTION DES STOCKS : INVENTAIRE CINEMATIQUE INVENTAIRE Fourchettes sélections VALO Article Famille Emplacement Pour un ou x emplacement Pour un ou x profil utilisateur Edition stock à zéro? Edition stock théorique? L inventaire Saisie quantité comptée par article/emplacement /lot Ajout possible SAISIE ARTICLES A INVENTORIER Périmètre EDITION DES ARTICLES A INVENTORIER SAISIE INVENTAIRE Plus de mouvements possibles sur ces articles Ecarts seuls Lignes non inventoriées EDITION STOCK VALORISE Définitive EDITION LISTE DE ATTENTION : Après une valorisation définitive CONTROLE du stock, le calcul du prix d achat moyen pondéré ne prend en compte que les mouvements ayant une date supérieure à la date de clôture. VALIDATON DE L INVENTAIRE EDITION STOCK VALORISE Provisoire Mouvement de régularisation Lorsqu'un article est à inventorier, il n'est plus possible d'effectuer des réceptions de commande, des mouvements de stock, des sorties pour besoin jusqu'à ce qu'il ait été inventorié et validé. Documentation Utilisateurs Page 16/18
6.1. Validation inventaire Menu Stocks, Inventaires, Validation de l inventaire Désormais, il est possible d indiquer la date de validation de l inventaire, qui par défaut est celle du jour. Documentation Utilisateurs Page 17/18
Il est donc possible de sélectionner une date à partir du calendrier. Attention : la date doit être impérativement comprise entre la date de saisie de l inventaire et la date du jour (date mise en inventaire <ou= date saisie <= date du jour). La date de saisie de l inventaire est indiquée dans l affichage dans le message : la Date de validation doit être comprise entre le 09/03/2010 et aujourd hui. ' 6.2. Edition valorisée Menu Stocks, Inventaires, Edition valorisée Les mouvements de régularisation d inventaire auront pour date de mouvement, la date de validation précédemment saisie. Documentation Utilisateurs Page 18/18