Le guide du partenaire Pourquoiet comment devenir partenaire de de l office tourisme? L office de tourisme
qualité réseaux sociaux accueil personnalisé liens partenaires numérique séjour visiteurs conseilssensibilisation animations clientèles publications missions promotion acteurs POURQUOI DEVENIR PARTENAIRE? Parce que les pratiques des touristes évoluent, que leurs habitudes de consommation changent, que l office de tourisme est la vitrine de la destination, devenir partenaire c est vous faire connaître auprès du public en contact direct avec l équipe des conseillers en séjours, accroître votre visibilité et développer votre réseau. L office de tourisme est un outil de valorisation de notre territoire, de votre activité. Pour cela, il vous accompagne dans la professionnalisation de votre structure. Nous vous proposons d être partenaire de l office de tourisme et de bénéficier de ses nombreux services. Le guide du partenariat a été réalisé pour les prestataires du tourisme local. En parcourant ce support, vous découvrirez l ensemble des services proposés par l office de tourisme à votre attention. Gérard Arnal, président de l office de tourisme, conseiller municipal délégué au tourisme, à la plaisance et aux activités balnéaires et portuaires. 2 3
QUI SOMMES-NOUS? NOS MISSIONS Accueillir, informer et conseiller les visiteurs. Coordonner l offre et fédérer les acteurs locaux. Classé catégorie 1, l office de tourisme est un établissement 6 salariés permanents, 6 saisonniers assurent Représentants des socio professionnels et élus Promouvoir la destination et renforcer l attractivité. Mettre en œuvre l animation numérique du territoire. public administratif créé en 2006. les missions de l office de tourisme sur 2 points d accueil ouverts toute l année. composent le conseil d administration de l office (10 membres). Commercialiser la destination en élaborant un programme de balades découvertes. Assurer une veille sur l activité touristique. CHIFFRES CLÉS 2015 35 898 visiteurs 198 677 contacts enregistrés (comptoir, téléphone, site internet, courriels) 3 500 prospects qualifiés (demandes d information par courrier, mail et inscription newsletters) 50 000 brochures, dépliants et plans 4 5 édités 1 765 fans sur la page Facebook 2 824 participants aux balades découvertes 158 205 visites sur le site internet de l office de tourisme et 550 136 pages vues
NOS ACTIONS Ce que vous voyez... Florence RUGIERO Directrice de l Office Quelques-unes de nos actions 2016 Reportages photos et vidéos thématiques Ils sont utilisés dans le cadre des actions de promotion sur les réseaux sociaux, sites internet ainsi qu à l accueil sur les tablettes numériques mises à disposition des conseillers en séjour pour informer les visiteurs. Une nouveauté en 2016 : un mini film des bons plans de la semaine présentés par une conseillère séjour. Valérie MUNUERA Responsable Qualité, taxe de séjour et animations œnotouristiques Marion ROZAND Chargée animations touristiques et conseillère en séjour... ce que vous ne voyez pas BACK OFFICE Collecter et saisir les données touristiques Qualifier l offre Gérer le stock documentation Assurer la diffusion de la documentation Traiter les demandes touristiques Gérer l affichage des informations Paul SERON Chargé webmarketing Christine FERNANDES Responsable observatoire du tourisme local et conseillère en séjour NUMERIQUE Créer des contenus Réaliser un diagnostic numérique Accompagner les socio professionnels Assurer l animation des réseaux sociaux Suivre la e réputation de la destination Animer le site internet Julie PACKARD Responsable accueil et conseillère en séjour Amélie FORESTIER Conseillère en séjour PROMOTION Réaliser les brochures Gérer la photothèque Assurer l animation sur les salons touristiques Réaliser des newsletters Réaliser des publi rédactionnels et dossiers de presse Participer au plan d actions partenariales OT, Thau Agglo, Hérault Tourisme. OT-Hérault Tourisme Lancement de la saison touristique Plus de 50 professionnels du tourisme se sont retrouvés le 15 avril 2016 dans le magnifique cadre du restaurant Le Porto Mar pour découvrir les nouveaux services mis en place à Frontignan pour la saison. Ce fut également l occasion de nombreux échanges entre élus, socio-professionnels et techniciens. Accueil des clientèles «hors des murs» Le stand mobile, aux couleurs de l office, installé ponctuellement sur les zones très fréquentées par les clientèles touristiques (marchés, campings, quartiers de Frontignan plage) permet d aller à la rencontre du visiteur (près de 1 000 visiteurs accueillis en 2015). Accueil personnalisé pour des vacances sur mesure L office de tourisme propose aux vacanciers qui le souhaitent de prendre rendez-vous avec un conseiller en séjour qui leur consacre, à leur arrivée, tout le temps nécessaire pour organiser leur séjour à Frontignan. Après avoir identifié leurs centres d intérêt, le conseiller séjour leur suggère des sorties, des activités adaptées à leurs attentes (10 accueils personnalisés ont été organisés en 2015). OBSERVATION TOURISTIQUE Organiser les enquêtes de conjoncture Gérer l observatoire touristique local Collecter les chiffres de fréquentation ADMINISTRATION Suivre et animer le dossier qualité Gérer le classement de l office de tourisme en catégorie 1 Assurer le suivi de la formation du personnel Gérer la taxe de séjour Les rendez-vous du lundi De juin à fin septembre tous les lundis à 11h les nouveaux vacanciers participent à une rencontre placée sous le signe de la convivialité, autour d une dégustation de produits du terroir. Au programme : découverte de la ville et des alentours, présentation des animations et activités organisées durant leur séjour (855 visiteurs ont assisté aux rendez-vous du lundi en 2015). ANIMATIONS Élaborer le programme des activités découvertes Participer à l organisation des animations Programme de balades nature et terroir étoffé D avril à septembre, plus de 123 balades sont programmées pour la saison 2016 à la découverte du vignoble de muscat et des espaces naturels de notre territoire. Les socio professionnels du tourisme ont été conviés à participer à ces animations afin de les relayer auprès de leurs clientèles. 6 7
NOS VALEURS NOS ACTIONS DE PROMOTIONS ET DE VALORISATION de la destination Les éditions annuelles Démarche Qualité L office de tourisme, détenteur de la marque Qualité tourisme et Qualité Sud de France, est engagé dans un processus de démarche qualité. Il veille pour cela en permanence à l amélioration et l optimisation des services rendus à ses clientèles. Les actions conduites avec les professionnels à l échelle de la destination figurent parmi les principaux critères d attribution de la marque Qualité. LE GUIDE HÉBERGEMENT assure la promotion des hébergements (hôtels, campings, chambres d hôtes et locations meublés classées ou labellisées). Il est traduit en anglais et allemand. Diffusion : office de tourisme, organismes de tourisme, partenaires, salons. 36 PAGES. Tirage : 4 000 ex. Tourisme handicap L office de tourisme, labellisé tourisme handicap, veille à la qualité de l accueil et de l accessibilité de sa structure et des équipements. Il sensibilise les professionnels du tourisme à l accueil des personnes en situation de handicap afin de développer une offre touristique adaptée à tous les publics. Tourisme durable L office de tourisme, par différentes actions, participe au développement d un tourisme durable (impression des brochures sur papier PEFC, incitation au téléchargement des documents sur internet, et participation à la mise en œuvre des actions en lien avec l Agenda 21). Mise en valeur du patrimoine local : proposition d un éventail de balades permettant la découverte des espaces naturels de Frontignan et sensibilisation à la préservation de l environnement. LE GUIDE TOURISTIQUE est édité en 3 langues : français, anglais, allemand et téléchargeable sur le site. Ce support, avec une partie style magazine, présente l offre touristique de Frontignan et décline ses différents atouts. La seconde partie met en avant l offre des socioprofessionnels du tourisme. Diffusion : office de tourisme, organismes de tourisme, partenaires, salons. 28 PAGES. Tirage : 10 000 ex. LE DÉPLIANT BALADES NATURE présente le programme des balades commentées à la découverte des espaces naturels (Massif Gardiole, Anciens salins, Lido,...). Certaines de ces balades appelées «balades p tits écolos» s adressent au jeune public. Diffusion : offices de tourisme, partenaires. 4 volets. Tirage : 6 000 ex. LE DÉPLIANT BALADES TERROIR met en avant l offre œnotouristique de Frontignan : domaines de muscat, balades gourmandes et animations terroir. Diffusion : offices de tourisme, partenaires, cavistes, domaines de muscat. 5 volets. Tirage : 7 000 ex. 8 9
LE PLAN DE VILLE est édité en grand format et en une version sous-main pour une diffusion pratique. Diffusion : office de tourisme, partenaires, services municipaux. Tirage : 12 000 ex. Les newsletters Nous réalisons régulièrement une newsletter pro qui présente les actions de l office de tourisme et les nouveautés touristiques. Elle est adressée à notre fichier partenaires, est accessible sur notre espace pro du site internet au même titre que les statistiques et bilans d activité de l office de tourisme. La newsletter prospects est adressée régulièrement à nos internautes abonnés. Elle met en avant des offres thématiques de notre territoire (hébergement, activités de loisirs,...), présente des nouveautés ou des animations à venir. NEWSLETTERS professionnelles NEWSLETTERS prospects L AFFICHE DES BONS PLANS TOURISME est diffusée tous les trimestres. Tirage : 200 ex. L AFFICHE DES BONS PLANS HEBDO est éditée pour une diffusion hebdomadaire en saison auprès des partenaires. Tirage : 500 ex. Les réseaux sociaux L office de tourisme communique sur les réseaux sociaux comme : Facebook : nous comptons plus de 1 700 fans sur la page office de tourisme de Frontignan. LE GUIDE D ACCUEIL est un document pratique diffusé auprès des hébergeurs et mis à disposition des personnes venant séjourner dans leur établissement. Tirage : 100 ex. LES INSERTIONS PUBLICITAIRES sont publiées dans les magazines nationaux et régionaux (ex. les enfants à bord,...). NOTRE PAGE FACEBOOK 10 11
Instagram, YouTube : ces outils permettent de promouvoir la destination via des visuels ou vidéos attractifs. INSTAGRAM YOUTUBE 1 film générique et 26 vidéos thématiques. Les opérations partenariales La majorité de nos actions de promotion sont réalisées dans le cadre d un plan actions marketing annuel élaboré en partenariat avec Hérault Tourisme et Thau Agglomération Campagne Bassin de vie : newsletters thématiques, Jeux concours, page facebook Hérault Tourisme, campagne radio (spots) France Bleu Hérault + France Bleu Toulouse, Insertions publi rédactionnelles, Gazette de Montpellier. Campagne France, Wallonie : Newsletters thématiques, accueil presse. Campagnes à l étranger (Allemagne, Grande Bretagne, Belgique, Pays Bas, Espagne, Italie) : newsletters thématisées par marchés, publi rédactionnels, salon des vacances Bruxelles. NEWSLETTER HERAULT TOURISME/FRONTIGNAN PAGE FACEBOOK HÉRAULT TOURISME/FRONTIGNAN Nous suivons la e réputation de l office de tourisme et de la destination grâce à des alertes mails et sur les sites tels que Tripadvisor pour l office de tourisme. Nos supports numériques Notre site internet est traduit en anglais et allemand. Il compte environ 120 000 visiteurs par an. Ce site, développé en responsive design, est accessible à tous les outils numériques (smartphones, tablettes,...). SALON BRUXELLES LES TABLETTES LES SMARTPHONES 12 13
DEVENIR PARTENAIRE DE L OFFICE DE TOURISME Pour une meilleure visibilité et l appartenance à un réseau de distribution reconnu > de la promotion de votre structure Mise en libre-service de vos supports de communication : des présentoirs situés dans nos deux points d accueil sont réservés aux partenaires qui souhaitent promouvoir leurs prestations. c est bénéficier... > d un accompagnement et de conseils Soutien technique dans vos démarches qualités : classement, Label Qualité Sud de France, Clévacances, Tourisme Handicap,... Nous vous proposons de vous accompagner avec des conseils personnalisés, un suivi administratif. Accompagnement numérique : notre responsable web vous conseille sur la présence de votre structure sur Internet. Vous serez convié à des ateliers e-tourisme pour mieux appréhender les enjeux sur internet et bénéficier de conseils (créer son propre site web, optimiser sa Google adresse, sa e-réputation). Accés à l espace pro du site internet de l office de tourisme : Vous trouverez dans cet espace toutes les informations utiles à votre activité. Publication privilégiée de votre offre touristique dans nos brochures (français, anglais, allemand) : visuels, coordonnées, tarifs, descriptifs détaillés de votre structure,... Newsletters pro : nous vous tenons informés des actualités touristiques (nouveautés, règlementations, démarches,...) > d un réseau de professionnels Publication sur notre site internet de votre offre touristique (plus de 13 000 visiteurs en moyenne/mois) : visuels, coordonnées, tarifs, descriptifs détaillés de votre structure,... Affichage de votre structure sur les bornes numériques de l office de tourisme. Relais de vos bons plans et nouveautés : affichage dans nos points d accueil, insertions dans la newsletter de l OT. > des nombreux services de l office de tourisme Invitation aux rencontres professionnelles : l office de tourisme organise des réunions d information sur des thématiques qui vous intéressent : démarches qualités, présentation des nouveaux équipements et dispositifs en place pour la saison,... Eductours pros : en tant que partenaire, vous serez convié à des journées découvertes des activités proposées aux vacanciers vous permettant ainsi d améliorer la connaissance du territoire, de relayer l information auprès de vos clientèles et d échanger avec les professionnels présents. Opérations promotionnelles de l office de tourisme : l information sur votre structure sera présente sur les salons spécialisés, campagnes web marketing avec Hérault Tourisme,... Actualisation et saisies de vos données : l office de tourisme saisit dans la base de données régionales Tourinsoft tous les prestataires touristiques afin d être présents sur tous les sites internet partenaires (Hérault Tourisme, Destination Sud de France,...) et éditions locales et départementales. Guide d accueil personnalisé, brochures touristiques et affiches des bons plans tourisme : ces supports d informations réalisés par l office de tourisme vous sont remis en début de saison pour vos clientèles. Un outil de gestion des disponibilités en ligne est mis à disposition des hébergeurs. Il permet de signaler sur le site internet de l OT les périodes occupées et libres. 14 15
DEVENIR PARTENAIRE DE L OFFICE DE TOURISME c est prendre des engagements... Insérer... un lien réciproque de votre site internet (s il existe) vers le site de l office de tourisme afin d optimiser le référencement naturel de votre propre site et celui de la destination (le logo de l office de tourisme peut vous être fourni à cet effet). Nous informer... de vos nouveautés, vos offres, vos animations,... ou modifications de votre établissement. Respecter... les dates limites d envoi des informations demandées par l office de tourisme afin de garantir votre parution sur nos éditions. Participer... à nos enquêtes de conjoncture. Transmettre... les photos de votre établissement en format jpeg (800 x 500) et orientation paysage. Effectuer... les mises à jour des disponibilités (hébergeurs). Vous acquitter... du pack partenaire correspondant à votre structure. Devenir partenaire, c est participer au développement touristique de notre territoire Pour matérialiser votre partenariat avec l Office de Tourisme, vous recevrez un autocollant partenaire à apposer en évidence dans votre établissement LES AVANTAGES DU PACK PARTENAIRE Pack partenaire Hébergement Activités de loisirs Produits terroir Restaurants Cavistes Diffusion de vos dépliants en libre-service dans nos 2 points d accueil Publication privilégiée de votre structure dans nos brochures Présence sur notre site internet et bornes numériques de l OT Accès à l espace pro du site internet de l OT Promotion de vos manifestations (agenda web et papier) Mise à disposition en quantité des éditions de l OT pour votre clientèle Participation aux journées d information, de découverte (Eductours) et de formation Accompagnement et conseil aux porteurs de projets. Outil de diffusion de vos disponibilités (affiche et site internet) Participation aux dégustations (rdv lundi) organisées par l office de tourisme TARIFS PACK PARTENAIRE Hébergement : Hôtel : 50 + 3 / chambre Camping : 50 + 1 / emplacement Locations meublés et chambre d hôtes : 80 + 15 / meublé ou chambre supplémentaire Restaurant : 90 Activités de loisirs : 80 Produits terroir/cavistes : 80 Agences immobilières location meublés tourisme : 400 dont 1/2 page dans le guide hébergement ou 700 pour une page entière 16 17
LES 2 POINTS D ACCUEIL DE L OFFICE DE TOURISME À VOTRE SERVICE LE POINT ACCUEIL TOURISME EN CENTRE VILLE 3 rue du Député Lucien Salette en centre-ville. Tél. : 04 67 18 31 60 Ouvert toute l année Du 1 er septembre au 30 juin : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h30, le samedi de 9h à 12h. En juillet et août : du lundi au samedi de 9h à 13h et de 16h à 19h, le dimanche de 9h à 13h. L ACCUEIL TOURISME À FRONTIGNAN PLAGE Maison du tourisme - Avenue des Etangs. Tél. : 04 67 18 31 60 Ouvert toute l année AVRIL, MAI, JUIN ET SEPTEMBRE : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h, le samedi de 14h à 18h et le dimanche de 9h à 13h. JUILLET ET AOÛT : tous les jours de 9h à 19h. OCTOBRE A MARS : du lundi au vendredi de 9h à 12h. 18 19
office de tourisme Maison du Tourisme et de la Plaisance Avenue des Etangs Tél. 33 (0) 4 67 18 31 60 Fax 33 (0) 4 67 18 31 61 Coordonnées GPS : 43 447383 et 3 796442 tourisme@ville-frontignan.fr Point Info Tourisme 3 rue Député Lucien-Salette (Face à l église) Coordonnées GPS : 43 447684 et 3 755092 www.facebook.com/frontignan.tourisme Informations non contractuelles Office de Tourisme de Frontignan - Graphisme : Delphine Bonnet - Photos : Ville de Frontignan, Office de Tourisme de Frontignan, E. Morere, S. Masson, A. Marquina, O. Leleu, SIEL - Impression : Pure Impression Ne pas jeter sur la voie publique - 2016 PEFC/10-31-1244