INFORMATIONS/FORMATION SUR LES MODALITÉS D EXÉCUTION FINANCIÈRE DES RÉGIES DIRECTES DES DEVIS PROGRAMMES (10 ème FED)

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1 République Islamique de Mauritanie Honneur - Fraternité Justice Ministère des Affaires Economiques et du Développement Ordonnateur national du FED Union Européenne Délégation de l Union Européenne Cellule d Appui à l Ordonnateur National du FED - CAON - Programme d Appui à la Mise en Œuvre du 10 ème FED - PAMO - INFORMATIONS/FORMATION SUR LES MODALITÉS D EXÉCUTION FINANCIÈRE DES RÉGIES DIRECTES DES DEVIS PROGRAMMES (10 ème FED)

2 OBJECTIF ET FINALITÉ DU THÈME Décrire les mécanismes et règles spécifiques aux régies des devis programmes FED pour la mobilisation des ressources financières (avance de démarrage, en particulier), la justification correcte de l utilisation des fonds (les mémoires de dépenses) et pour apurer l avance de démarrage (mémoires d apurement et ou de clôture). Contribuer à une amélioration de la présentation des rapports financiers exigés des acteurs des régisseurs et des comptables des unités de projets du FED

3 Plan de la présentation I. II. III.

4 1. MOBILISATION DE L AVANCE Ouverture du compte bancaire et dépôt des deux signatures habilitées : Régisseur et Comptable Établissement et signature de la Fiche Signalétique par le Régisseur, le Comptable et le représentant autorisé de la Banque, à joindre dans les annexes du DP Approbation et Signature du DP par l ON Signature, pour endossement du DP, par le Chef de délégation Préparation d une demande de versement de l avance, à signer par le Régisseur et par le Comptable et à transmettre l ON/CAON par courrier signé du régisseur

5 1. MOBILISATION DE L AVANCE REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE MINISTÈRE. UNION EUROPEENNE FONDS EUROPÉEN DE DÉVELOPPEMENT PROJET.. (CRIS N FED..) DEVIS-PROGRAMME N COUVRANT LA PÉRIODE DU AU. OPERATION DECENTRALISEE DIRECTE ENGAGEMENT FINANCIER INDIVIDUEL N FED. DEMANDE D AVANCE N 1 ARRETEE LA PRESENTE DEMANDE D AVANCE A LA SOMME DE : (Montant en Chiffres) MRO soit : (Montant en Lettres) Ouguiyas Nous vous prions d effectuer le versement de ce montant sur le compte bancaire «devis-programme» en Ouguiyas dont les références sont les suivantes : Nom de la banque : Adresse de l agence bancaire : Intitulé du compte : Numéro du compte : Le Régisseur : Le Comptable : (Date et signature) (Date et signature) (Nom) (Nom)

6 1. MOBILISATION DE L AVANCE

7 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE Présentation obligatoire des rapports financiers par le régisseur et le comptable suivant une fréquence trimestrielle Renouvellement de l avance à hauteur du «gap» ou besoin de trésorerie résultant de la différence négative entre : Le montant estimé des dépenses du trimestre suivant Et Le montant cumulé de la trésorerie disponible (avoirs en banque et en caisse) et de la trésorerie attendue (mémoires en attente de remboursement) Préparation et soumission d un DOSSIER DE RÉAPPROVISIONNEMENT à la CAON constitué par un dossier «DEMANDE DE RÉAPPROVISIONNEMENT», un dossier «MÉMOIRE DE DÉPENSES», un dossier «PIÈCES JUSTIFICATIVES»

8 DOSSIER DEMANDE DE RÉAPPROVISIONNEMENT DOSSIER DE MÉMOIRE DE DÉPENSES Demande de réapprovisionnement (Couverture) État de justification Estimation des Besoins de trésorerie Annexes Mémoires de dépenses (Couverture) Tableau récapitulatif des dépenses par rubriques budgétaires Tableau récapitulatif du suivi des consommations budgétaires par rubriques du budget Tableau récapitulatif du suivi des consommations budgétaires par rubriques du budget et par poste Annexes

9 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE

10 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE L Estimation des Besoins de Trésorerie : Cette estimation tient compte des soldes en banque et caisse à la fin de la période couverte par la demande, auxquels il faut : ajouter le montant des approvisionnements en cours déduire l estimation des besoins prévus sur les 3 prochains mois pour le financement des activités déduire l estimation, sur les 3 prochains mois, des frais de fonctionnement du projet ajouter ou déduire tout autre montant éventuel Les Annexes : Elles peuvent être constituées par les documents suivants : a) Rapprochement bancaire accompagné de l extrait de compte bancaire b) Arrêté de Caisse c) Détail des paiements restant à justifier tels que les avances de trésorerie d) Détail des besoins sur les trois prochains mois des activités et des frais de fonctionnement

11 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE Le Mémoire de Dépenses C est la page de couverture du «dossier mémoires de dépenses». Elle doit être numérotée, mentionner le montant des dépenses soumises à justification, et être signée par le Régisseur et par le Comptable Le Tableau récapitulatif des dépenses par rubrique du Budget Ce tableau fait apparaître par rubrique du budget les dépenses couvertes par la période de justification. Il doit porter en bas de page la signature du Régisseur et celle du comptable du DP Tableau récapitulatif du suivi des consommations budgétaires par rubrique du budget Il fournit une synthèse de l exécution du budget par rubrique budgétaire, en référence à la situation des mémoires de dépenses. Son format se présente ainsi : Code Libellé Budget du devisprogramme (1) Mémoires antérieurs (2) Présent mémoire (3) Cumul des mémoires (4) = (2) + (3) Solde disponible (1) (4) Taux exécution (%) (4) / (1)

12 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE Tableaux détaillés du suivi des consommations budgétaires par rubrique et par poste Il est présenté sous même format que celui du récapitulatif du suivi des consommations. Cependant les consommations budgétaires sont détaillées à la fois dans ce tableau par poste et par rubrique. Tableau détaillé des dépenses Son format se présente ainsi : N écriture Imputat. budget. / analytique Imputat. comptable Nature de la dépense Bénéficiaire du Paiement N de la pièce Date du paiement N du dossier de paiement Montant Il donne le détail des paiements par pièce justificative pour chaque poste budgétaire. Lorsque la comptabilité est informatisée ce tableau est remplacé par les fiches de comptes L État de Rapprochement Bancaire Établi sur la période couverte par la justification des dépenses, accompagné des extraits comptes bancaires de la période concernée. Il doit être signé par le Régisseur et le Comptable L Arrêté de Caisse Il doit être effectué à la fin de la date couverte par le mémoire pour justification du solde comptable de la caisse et de celui indiqué au titre de la Caisse dans les états de la demande de réapprovisionnement

13 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE La Liste des Contrats en cours d exécution signés par le Régisseur Code Libellé Bénéficiaire Montant Date de signature Date de Commencement Délai d'exécution Date de réception provisoire Montant payé au /.../ Date de paiement Réf. Dossier de paiement Paiement restant TOTAL

14 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE Etat de Suivi des Avances sur Contrats en cours d'exécution en Régie Code Libellé Bénéficiaire Montant Date de signature Date de Commencement Délai d'exécution Date de réception provisoire Montant payé au /.../ Date de paiement Réf. Dossier de paiement Paiement restant TOTAL

15 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE Etat de Suivi des Garanties Financières sur Contrats en Régie Code Libellé Bénéficiaire Montant Nature Garantie Type Garantie N Garantie Banque Emettrice Monnaie d'émission Montant Date d'emission Date d'expiration Date de Restitution TOTAL

16 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE Etat d Inventaire des Investissements et Equipements sur Ressources FED N d identification Désignation Nature Comptable Date d acquisition ou de mise en service Quantité Valeur d origine Fournisseur Réf. Facture Emplacement Etat

17 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE Les pièces justificatives comprennent au moins les éléments suivants : Les relevés ou extraits bancaires se rapportant à la période couverte par le mémoire L Arrêté de Caisse Le journal de BANQUE Le journal de CAISSE Les contrats signés par le Régisseur (à présenter uniquement lors du premier paiement) Les dossiers de paiement : la présentation physique des dossiers de paiement doit suivre le même ordre que celui indiqué dans le tableau récapitulatif des dépenses de la période concernée. Chaque dossier de paiement doit être signé par le Régisseur et par le Comptable. Les pièces justificatives doivent être présentées en ORIGINAL (les copies n étant pas recevables) et annexées aux mémoires des dépenses.

18 2. RENOUVELLEMENT DE L AVANCE

19 3. APUREMENT DE L AVANCE Objectif et Justification L apurement est une récupération progressive, partielle ou totale, de l avance de démarrage versée au compte bancaire de la Régie d un DP Le montant du réapprovisionnement demandé ne peut pas être supérieur au montant des dépenses justifiées L apurement de l avance d un DP doit être envisagé en fonction de l une des situations suivantes : le montant de l estimation des dépenses à engager sur les trois prochains mois est inférieur au montant cumulé de la trésorerie disponible (avoirs en banque et en caisse) et de la trésorerie attendue (mémoires en attente de remboursement) ; dans ce cas, la demande de réapprovisionnement est remplacée par une DEMANDE D APUREMENT le cumul des approvisionnements de la régie sur les ressources du FED est égal au budget de la régie du DP

20 3. APUREMENT DE L AVANCE Apurement partiel Une partie des dépenses justifiées est demandée en remboursement Le dossier à transmettre à la CAON sera composé : de la demande de réapprovisionnement : le montant demandé est limité à une partie des dépenses justifiées dans le mémoire avec affectation de l autre partie des dépenses à l apurement de l avance de la régie du mémoire de dépenses des pièces justificatives Dans le courrier de transmission du dossier de mémoire à la CAON, il doit être précisé le remboursement partiel des dépenses et l apurement partiel de l avance de la régie. Apurement total Toutes les dépenses du mémoire sont demandées en apurement total de l avance de démarrage. Le dossier à transmettre à la CAON sera composé de : d une demande d apurement sans l estimation détaillée des besoins de trésorerie du mémoire de dépenses des pièces justificatives

21 3. APUREMENT DE L AVANCE Modèle de courrier de transmission d une demande de réapprovisionnement avec apurement partiel de l avance de la régie d un DP

22 3. APUREMENT DE L AVANCE Modèle de demande d apurement total