CAISSE DESJARDINS DE HULL-AYLMER ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

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1 CAISSE DESJARDINS DE HULL-AYLMER ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Procès-verbal de la 1 re assemblée générale annuelle des membres de la Caisse Desjardins de Hull- Aylmer tenue le mardi 29 avril 2014 à 19 h à la salle Suzor-Côté au Hilton Lac-Leamy, à Gatineau. OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE 1. Mot de bienvenue Mme Sylvie St-Pierre Babin, présidente du conseil d administration, souhaite la plus cordiale bienvenue aux 200 membres présents à la 1 re assemblée de la Caisse de Hull- Aylmer. Elle déclare l assemblée ouverte à 19 h 10. Elle profite de l occasion pour présenter ceux qui l accompagnent et qui interviendront à différents moments au cours de l assemblée, M. Denis Brochu, secrétaire du conseil d administration, M. André Racicot, vice-président du conseil d administration et M. Stéphane Miljours, directeur général par intérim. Elle présente également les personnes ressources à la table adjacente qui pourraient être interpelées à intervenir au cours de l assemblée : - Mme Renée Savoie, avocate, conseillère juridique à la Fédération des caisses Desjardins du Québec; - Mme Jocelyne Bouchard, adjointe à la direction générale par intérim; - M. Sylvain Haspect, directeur gestion des risques et efficacité opérationnelle; - M. Luc Modery, directeur marché des particuliers; - Mme Claudette Paris, directrice principale Services aux membres; - Mme Pascale Ouellet, directrice Capital humain et communication. La présidente salue ses collègues du conseil d administration et du conseil de surveillance et leur demande de se lever. Conseil d administration : M. André Racicot, vice-président Mme Marie-Ève Couture-Lalande, administratrice M. Denis Genest, administrateur Mme Nicole Labelle, administratrice Mme Fleurette Larente, administratrice M. Marc-Olivier Ranger, administrateur M. David Robitaille-Murray, administrateur Mme Caroline Simard, administratrice M. Marcel Vachon, administrateur Conseil de surveillance : M. Michel Robitaille, président Mme Liliane Moreau, secrétaire M. Jacques P. Lamadeleine, conseiller M. David Lecours, conseiller M. Alain Tanguay, conseiller Elle les remercie pour l excellent travail qu ils ont fait tout au long de l année. Elle mentionne le départ de certains collègues en cours de mandat, au conseil d administration : Mme Audrey Brousseau, MM. Gilles Déry, Andres Canessa et Jonathan Lafrenière et au conseil de surveillance : M. Félix Meunier. La présidente souligne le départ à la retraite de M. Jean-Claude Jalbert, à titre de directeur général de la Caisse Desjardins de Hull-Aylmer, et ce, après 35 ans de services au Mouvement Desjardins. Elle mentionne la présence de Mme Martine Morissette, directrice générale au Carrefour Jeunesse Emploi de l Outaouais, M. Claude Castonguay, vice-président régional Outaouais Abitibi-Nord-du-Québec Fédération des caisses Desjardins du Québec et M. Sylvain Pichette, directeur du Centre Desjardins Entreprises de l Outaouais. 1

2 Faisant suite à des commentaires de nos membres au cours des dernières années, la présidente précise que la documentation en lien avec l assemblée générale annuelle de la Caisse de Hull-Aylmer est disponible dans son intégralité sur le site internet de la Caisse, incluant le rapport annuel et les procès-verbaux des assemblées générales extraordinaires. 1.1 Secrétaire de l assemblée Le secrétaire d assemblée sera M. Denis Brochu, secrétaire du conseil d administration. Il sera assisté dans ses fonctions par Mme Jocelyne Bouchard, adjointe au directeur général par intérim. Avant d aller plus loin, la présidente précise certaines règles de fonctionnement, telles que la définition de membre et les règles d intervention des participants, afin d assurer le bon déroulement de l assemblée. 1.2 Vote électronique La Caisse a décidé de privilégier l utilisation d un système de vote électronique. Le système que nous utiliserons respecte tous les critères de confidentialité du vote et de sécurité des systèmes. Elle explique le fonctionnement et deux (2) tests sont effectués. 1.3 Nomination des scrutateurs La présidente propose que Mme Susie Desgroseilliers, directrice Soutien aux ventes et Mme Nancy Paradis, directrice Équipe jeunesse et vie active soient nommées scrutatrices. Il est proposé par M. Jean-Guy Labelle, appuyé par M. Claude Villeneuve et unanimement résolu que Mme Susie Desgroseilliers, directrice Soutien aux ventes et Mme Nancy Paradis, directrice Équipe jeunesse et vie active soient nommées scrutatrices. 2. Adoption de l ordre du jour La présidente invite M. Denis Brochu à faire la lecture de l ordre du jour qui vous a été remis en début d assemblée. Il est proposé par M. Lucien Boucher, appuyé par Mme Colette Kirouac et unanimement résolu que l assemblée se poursuive selon l ordre du jour présenté. 3. Adoption des procès-verbaux des assemblées générales extraordinaires La présidente mentionne que le projet de regroupement des caisses Desjardins d Aylmer et de Hull a été présenté à nos membres respectifs en assemblée générale extraordinaire le 25 septembre Afin de nous permettre de nous remémorer les principales décisions de ces deux assemblées générales extraordinaires, une proposition est soumise autorisant M. Denis Brochu, secrétaire, à lire seulement un résumé des deux projets de procès-verbal. Il est proposé par M. Jacques P. Lamadeleine, appuyé par M. Marc-Olivier Ranger et unanimement résolu de lire seulement un résumé des procès-verbaux des assemblées générales extraordinaires et par la suite, de procéder à l adoption des procès-verbaux des deux AGE de façon successive. Après la lecture du procès-verbal de la Caisse d Aylmer, nous demanderons le vote pour l adoption et nous ferons le même processus pour la Caisse de Hull. 3.1 Adoption du procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire de la Caisse populaire Desjardins d Aylmer M. Denis Brochu fait un résumé des principaux points du procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire de la Caisse populaire Desjardins d Aylmer ainsi que la lecture abrégée de la convention de fusion. Il est proposé par Mme Lise Roy, appuyé par Mme Liliane Moreau et unanimement résolu que le procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire de la Caisse populaire Desjardins d Aylmer tenue le 25 septembre 2012 soit approuvé tel que présenté. 2

3 3.2 Adoption du procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire de la Caisse Desjardins de Hull M. Denis Brochu fait un résumé des principaux points du procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire de la Caisse Desjardins de Hull ainsi que la lecture abrégée de la convention de fusion. Il est proposé par Mme Fleurette Larente, appuyé par M. Neil Nicholls et unanimement résolu que le procès-verbal de l assemblée générale extraordinaire de la Caisse Desjardins de Hull tenue le 25 septembre 2012 soit approuvé tel que présenté. PRÉSENTATION DES RÉSULTATS Transformation du réseau Une capsule vidéo de M. Guy Cormier, premier vice-président Réseau des caisses et Services aux particuliers à la Fédération des caisses Desjardins, est présentée aux membres de l assemblée. M. Cormier explique les transformations qui se vivent à la grandeur du Mouvement Desjardins afin d accroître la satisfaction de nos membres et clients et de maintenir l excellente performance du Mouvement Desjardins et sa solidité financière. 4. Rapport du conseil d administration (incluant le rapport du Fonds d aide au développement du milieu) La présidente du conseil d administration livre son message aux membres de l assemblée. Voici les grandes lignes du bilan de l année 2013 : Saine gestion de la répartition des excédents; Accessibilité de la Caisse; Planification stratégique; Transformation du réseau; Mise en place d outils afin de mesurer notre prestation de service; Remerciements à tous les employés et aux membres. Mme St-Pierre Babin invite Mme Nicole Labelle, présidente du comité Fonds d aide au développement du milieu, à venir nous présenter le bilan de l engagement et de solidarité de la Caisse Desjardins de Hull-Aylmer. Avant de céder la parole à Mme Labelle, Mme Martine Morissette, directrice générale du Carrefour jeunesse emploi de l Outaouais, est invitée à venir nous livrer un témoignage des impacts des investissements de la Caisse sur le parcours des jeunes qui utilisent les services du CJEO, ainsi que la participation de la Caisse au programme Desjardins jeunes au travail et Projet d agrandissement. La présidente remercie Mme Morissette de ce témoignage et invite Mme Labelle à présenter le bilan de l année 2013 du Fonds d aide au développement du milieu. Mme Labelle présente le rapport du bilan de l engagement important de la Caisse dans sa collectivité et surtout, dans son milieu. En 2013, c est plus de $ qui a été remis en dons et commandites ainsi que par l entremise du Fonds d aide au développement du milieu. Elle fait mention, entre autres, des projets suivants : Programme d éducation financière Desjardins Mes Finances, mes choix Plus de jeunes ont reçu une formation en Outaouais en 2013 Fondation de l Université du Québec en Outaouais Contribution de $ en soutien aux projets étudiants et en bourses d études Bourses de la Fondation Desjardins 5 récipiendaires pour la Caisse de Hull-Aylmer Plusieurs écoles primaires Réaménagement et reverdissement de cours d école Fondation santé Gatineau Plus de $ en 10 ans en soutien à la santé en Outaouais, dont le défi Champlain en

4 Corporation des aînés de l Outaouais Réaménagement extérieur de la Cabane en bois rond Le comité de Fonds d aide au développement du milieu est fier du travail accompli et s engage à poursuivre, de concert avec les intervenants du milieu, sa mission de développement économique et social au courant de l année Rapport du conseil de surveillance Le président du conseil de surveillance, M. Michel Robitaille, fait la lecture du rapport du conseil de surveillance qui se trouve dans le rapport annuel. 6. Présentation des états financiers M. Stéphane Miljours, directeur général par intérim, présente les états financiers de l année se terminant au 31 décembre Tout au long de l année 2013, nous avons concentré nos efforts et nos actions sur trois grandes ambitions stratégiques : le service, l efficacité et la croissance. Ces résultats sont intimement liés à confiance que vous nous témoignez et nous souhaitons vous en remercier. C est grâce à cette loyauté que nous pouvons tous bénéficier de la force de la coopération et soutenir notre développement des affaires tout en vous offrant les meilleurs services possible. PAROLE AUX MEMBRES 7. Période de questions DÉCISIONS 7.1 Période de questions au conseil d administration Questions/commentaires soumis par les membres : Un membre exprime son inquiétude quant à l hameçonnage. Un membre félicite la Caisse pour le projet présenté par Mme Morissette ainsi que l investissement de la Caisse auprès des jeunes. Un membre fait part de son insatisfaction quant aux services offerts aux aînés qui ne vivent pas en résidence. Un membre félicite la Caisse pour ses bons résultats financiers. Par contre, il est concerné par la fermeture du guichet automatique du CHVO et le stationnement fermé sur la rue Victoria. Les questions ou commentaires des membres ont été répondus par la présidente et le directeur général par intérim. 7.2 Période de questions au conseil de surveillance Aucune question n est adressée au conseil de surveillance. La présidente remercie les membres du conseil de surveillance pour leur excellent travail. 8. Adoption du taux d intérêt sur les parts permanentes M. Stéphane Miljours présente à l assemblée la recommandation du conseil d administration concernant les intérêts à être payés sur les parts permanentes, soit un taux de 4,25 %. Il est proposé par M. Donald Ferland, appuyé par M. Denis Genest et unanimement résolu que la recommandation soit acceptée, pour un taux de 4,25 %. 9. Adoption du taux d intérêt sur les parts de ristournes M. Stéphane Miljours présente à l assemblée la recommandation du conseil d administration concernant les intérêts à être payés sur les parts de ristournes, soit un taux de 4,25 %. Il est proposé par Mme Julie Gagné, appuyé par M. Claude Villeneuve et unanimement résolu que la recommandation soit acceptée, pour un taux de 4,25 %. 4

5 10. Adoption de la répartition des excédents annuels M. Stéphane Miljours présente la recommandation du conseil d administration en ce qui concerne la répartition des excédents annuels. Projet de répartition des excédents : Excédents à répartir : $ Utilisation de la réserve pour ristourne éventuelle (RRE) (0,00 $) Intérêts : Parts permanentes 4,25 % ( ) $ Parts de ristournes 4,25 % (89 142) $ Réserve générale ( ) $ Réserve de stabilisation ( ) $ Réserve pour ristournes éventuelles (RRE) (0,00) $ Ristournes totales ( ) $ Fonds d aide au développement du milieu ( ) $ Impôts récupérés $ Total 0 $ Adoption ristournes Épargnes (intérêts payés) 6,50 % ( ) $ Fonds Desjardins (encours moyen) 0,15 % $ Épargnes à terme PGLM (encours moyen) 0,15 % $ Total épargnes $ Prêts (intérêts perçus) : Particuliers Entreprises 3,35 % 2,50 % $ $ Financement Accord D part. (encours moyen) 0,11 % $ Financement Accord D affaires (encours moyen) 0,11 % $ Total prêts $ Ristournes en parts (bonification) 30,0 % $ Total autres $ Ristournes totales ( ) $ Un membre s'informe sur la façon de ristourner. Le directeur général par intérim précise que la ristourne est remise aux membres selon l utilisation des produits. Il est proposé par M. Jean-Guy Labelle, appuyé par M. François Juneau et unanimement résolu que le projet de répartition des excédents annuels, pour l année se terminant le 31 décembre 2013, tel que recommandé soit accepté. 11. Modifications au règlement de régie interne 11.1 Adoption de la modification au règlement de régie interne La présidente invite M. Brochu à présenter la proposition de modification au Règlement de régie interne de la Caisse. Le conseil d administration propose que l article 8.1 soit modifié afin de diminuer le nombre d administrateurs au conseil d administration de 15 à 13. ANCIEN 8.1 Le conseil d administration se compose de quinze (15) administrateurs NOUVEAU 8.1 Le conseil d administration se compose de treize (13) administrateurs Voici les arguments qui soutiennent cette proposition : - Bassin de relève : nous adhérons au programme jeune dirigeant stagiaire (d ailleurs plusieurs membres du CA ont passé par ce programme avant de devenir dirigeants élus); - S assurer de maintenir un indice de représentativité élevé afin que l ensemble des membres soit adéquatement représenté; - Constitution d une banque de candidatures potentielles afin d assurer la relève. La présidente rappelle que le règlement apportant des modifications au Règlement de régie interne de la caisse, pour être adopté, requiert les deux tiers (2/3) des voix exprimées par les membres ayant droit de vote lors de l assemblée. 5

6 La présidente demande s il y a des questions ou commentaires. Questions/commentaires des membres : Un membre s interroge sur le processus de cette modification et demande si tous les membres du conseil d administration sont en accord. Un membre demande si la réduction est due à un aspect financier. Un membre n est pas à l aise avec cette modification et demande ce qui se fait dans les autres caisses du Québec. Il est proposé par M. David Robitaille-Murray, appuyé par M. Émile Demers et unanimement résolu d accepter l adoption du règlement apportant des modifications au Règlement de régie interne de la Caisse au 2/3 des voix exprimées Adoption du règlement relatif à la rotation des dirigeants au conseil d administration La présidente invite M. Brochu à faire la lecture complète du Règlement relatif à la rotation des dirigeants au conseil d administration et au conseil de surveillance. 1. Le présent règlement remplace tout autre règlement antérieur visant la rotation des dirigeants au conseil d administration et au conseil de surveillance. 2. La durée du mandat des membres du conseil d administration et du conseil du conseil de surveillance est habituellement de trois (3) ans. Conseil d administration Le conseil d administration est composé de treize (13) administrateurs et le remplacement des administrateurs se fera désormais selon le cycle suivant : Assemblée 2014 : Assemblée 2015 : Assemblée 2016 : 5 administrateurs 4 administrateurs 4 administrateurs Le premier cycle débute à l assemblée annuelle de 2014 et un autre cycle lui succède tous les trois (3) ans. Conseil de surveillance Le conseil de surveillance est composé de cinq (5) conseillers et le remplacement des conseillers se fera désormais selon le cycle suivant : Assemblée 2014 : Assemblée 2015 : Assemblée 2016 : 1 conseiller 2 conseillers 2 conseillers Le premier cycle débute à l assemblée annuelle de 2014 et un autre cycle lui succède tous les trois (3) ans. Le présent Règlement de rotation des dirigeants au conseil d administration et au conseil de surveillance entre en vigueur à compter de son adoption. Il est proposé par Mme Julie Gagné, appuyé par Mme Liliane Moreau et unanimement résolu d accepter la modification Règlement relative à la rotation des dirigeants au conseil d administration et au conseil de surveillance au 2/3 des voix exprimées. 12. Élection des membres du conseil d administration Étant donné que la présidente est candidate, le vice-président, M. André Racicot agira comme président d élection tel que le prévoit le Règlement de régie interne et M. Denis Brochu agira comme secrétaire d élection tel que le prévoit le Règlement de régie interne. 6

7 M. Racicot informe l assemblée des dirigeants sortant de charge au conseil d administration : M. Denis Genest M. Mérille Kirouac Mme Fleurette Larente Mme Sylvie St-Pierre Babin M. Marcel Vachon Candidatures reçues dans les délais prévus : Mme Marielle Fecteau, proposée par Mme Micheline Levasseur M. Denis Genest, proposé par Mme Chantal Paquette M. Mérille Kirouac, proposé par M. Marcel Vachon Mme Sylvie St-Pierre Babin, proposée par M.Claude Villeneuve M. Marcel Vachon, proposé par M. Mérille Kirouac Étant donné que le nombre de mises en candidatures reçues est égal au poste à combler, le président d élection déclare élus : M. Denis Genest M. Mérille Kirouac Mme Marielle Fecteau Mme Sylvie St-Pierre Babin M. Marcel Vachon 13. Élection des membres du conseil de surveillance Le président d assemblée informe l assemblée du dirigeant sortant de charge au conseil de surveillance : M. Jacques P. LaMadeleine Candidature reçue dans les délais prévus : M. Jacques P. LaMadeleine, proposé par Mme Lise Carrière Étant donné que le nombre de mises en candidatures reçues est égal au poste à combler, le président d élection déclare élu : M. Jacques P. LaMadeleine Le président d élection remercie les membres présents et cède la parole à la présidente.de l assemblée. Signature de l engagement solennel La présidente invite M. Marcel Vachon à faire la lecture de l engagement solennel et elle invite les autres membres à venir signer le document. 14. Remerciements La présidente remercie notre directeur général par intérim et son personnel pour le support professionnel qu ils accordent à leurs dirigeants. Félicitations aussi à ces dirigeants nouvellement élus ou à ceux jouissant d une plus grande expérience pour leur engagement concret au sein du Mouvement Desjardins. Notre Caisse a besoin de gens comme vous. Nous remercions Mme Fleurette Larente, dirigeante sortante, pour ses années à titre de dirigeante au conseil d administration à représenter les membres. La présidente invite M. Claude Castonguay, vice-président Outaouais-Abitibi-Nord-du- Québec à la Fédération des caisses Desjardins du Québec, à nous dire quelques mots quant à la contribution de la Caisse Desjardins de Hull-Aylmer à la performance régionale. 7

8 M. Castonguay remercie sincèrement tous les membres pour leur présence et leur participation à cette 1 re assemblée de la Caisse Desjardins de Hull-Aylmer. Nous comptons sur vous tous pour faire de la Caisse une coopérative de services financiers dont nous continuerons d être fiers. 15. Levée de l assemblée La présidente déclare l assemblée levée à 21 h 50, l ordre du jour étant épuisé. Sylvie St-Pierre Babin, présidente Denis Brochu, secrétaire 8