Marché public de fournitures

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1 Marché public de fournitures Objet : Fourniture d un logiciel de gestion et de facturation du service enfance-jeunesse-scolaire Personne publique : Ville de Malemort sur Corrèze Service : Service Achat Marché n ENFJE-L00 Type de procédure : Procédure adaptée en application de l article 28 du Code des Marchés Publics MAIRIE DE MALEMORT SUR CORREZE 14, 16 Avenue Jean Jaurès, Place Jean Kantélip BP MALEMORT sur CORREZE CEDEX Téléphone : FAX :

2 SOMMAIRE - IDENTIFICATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR : page 2 - CLAUSES TECHNIQUES : page 3 - REGLEMENT DE LA CONSULTATION : page 7 - CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES : page 11 - ACTE D ENGAGEMENT : page 12 - ATTESTATION SUR L HONNEUR : page 15 - ANNEXE 1 : page 16 Identification du pouvoir adjudicateur : IDENTIFICATION Nom de l acheteur: Ville de Malemort sur Corrèze Personne ayant reçue délégation pour signer art L al.4 du CGCT : Monsieur Jean Jacques Pouyadoux, Maire Adresse: place Jean Kantélip BP 55 Code postal: Autorisé par délibération du 10 avril 2008 Ville: Malemort sur Corrèze Pays: France Téléphone: Courriel: mairie@ville-de-malemort.org Fax: URL: Profil d acheteur : Services chargés du suivi de la consultation Renseignements administratifs : Guilhem Célérier service financier tel : Courriel : gcelerier@ville-de-malemort.org Renseignements techniques : Sylvie Arditti service scolaire tel : Bruno Martinie ALSH et services périscolaires Annie Gouy Maison de l Enfance

3 CLAUSES TECHNIQUES Section I : Contexte La Ville de Malemort et sa Caisse des Ecoles gèrent plusieurs services à destination des publics enfance jeunesse, scolaire : Maison de l enfance : 1 crèche collective d une capacité de 20 enfants (60 enfants inscrits) et une crèche familiale de 30 assistantes maternelles (90 enfants inscrits). Restaurant scolaire : il existe trois groupes scolaires disposant chacun de son restaurant dont un est situé à la cuisine centrale : 646 enfants inscrits. Garderies : il existe trois garderies : 309 enfants inscrits. Accueil de Loisirs Sans Hébergement : il existe deux centres de loisirs, ils utilisent aussi le service cantine ; 3-6 ans et 7-16 ans. 600 enfants inscrits. Organisation de séjours et de mini-séjours pendant les vacances scolaires. Accompagnement à la scolarité et autres activités périscolaires (AEPS, ). Aujourd hui, la facturation de ces services est assurée par deux logiciels différents. La maison de l enfance relève d une facturation par émission de titres de recettes (150 factures /mois); la restauration et l ALSH relève d une régie de recettes (520 factures mois). La Ville de malemort souhaite harmoniser ce fonctionnement en se dotant d une solution logicielle permettant une facturation en régie de recettes. La ville de Malemort souhaite aussi rationaliser la gestion de ses inscriptions et des échanges avec les parents. De plus la Commune et la Caisse des Ecoles souhaite se doter d un logiciel permettant un travail statistique ainsi que l édition et la transmission d état notamment avec la CAF. Section II : Descriptif de la solution demandée 1) Compatibilités et environnement informatique : - solution «web» ou «full web» demandée, - logiciel de comptabilité : Magnus groupe Berger Levrault, - sortie au format trésorerie ROLMRE, - PC sous Windows XP pro, Vista PRO et Windows 7 pro, - compatibilité site Web de la commune (2.0) pour réservation en ligne, - compatibilité CAF pro, - compatibilité «base élèves» (Education Nationale), - intégration des données déjà saisies dans les logiciels actuels : Axel petite enfance (Datapuce) et Maxipus (Magnus). 2) Lieux d exécution et matériels demandés : 10 sites reçoivent actuellement des usagers : - Maison de l enfance, rue Jean Mermoz, - Château de Sérignac, rue Hippolite de Léobardy, - Maternelle Jules Ferry (ALSH 3-6ans), place jean Kantélip, - Restaurant et, 3

4 - Garderie groupe scolaire de la Grande Borie, rue Camille Saint Saens, - Restaurant et, - Garderie groupe scolaire de Puymaret, Avenue de la Liberté, - Restaurant et, - Garderie groupe scolaire de Jules ferry, place Jean Kantélip. - L Hôtel de Ville, place Jean Kantélip, qui héberge la régie de recette. Les sites de l Hôtel de Ville, de la Maison de l enfance et de Sérignac disposeront d un accès au logiciel. Ces sites sont équipés de connexion Internet haut débit. 3 accès sont demandés pour l Hôtel de Ville. La maternelle Jules Ferry, les restaurants et les garderies devront pouvoir réaliser la saisie des présences sans connexion Internet. Le candidat proposera une solution mobile de saisie des présences. Plusieurs lieux étant polyvalents, il est demandé que le matériel de saisie puisse comptabiliser les présences des différents services simultanément ou successivement dans une même journée. Un système de saisie automatique centralisé de la fréquentation chez les assistantes maternelles devra être installé à la Maison de l Enfance. Les systèmes de saisie des présences pour la Maison de l Enfance (crèche collective) et le Château de Sérignac pourront être des systèmes fixes. 3) Fonctionnalités demandées : Le logiciel reposera sur un système fiche enfant dossier famille qui permettra la facturation et la gestion de tous les services proposés. Les unités de compte pourront être la journée, la demi journée, l heure, la demi-heure, le repas selon l activité. Dans certains cas des activités spécifiques pourront être facturées sous la forme de forfait. Données d identification : - Les fiches individuelles et familiales devront intégrer les coordonnées postales, téléphonique, mail, l âge, le régime allocataire, le quotient familial, la profession, l employeur - Le logiciel devra être évolutif et permettra l adjonction de zones supplémentaires en cas de besoin. - Les recherches sur différents critères devront être possibles. - Les courriers ou pièces justificatives nécessaires aux inscriptions pourront être numérisés et archivés dans les dossiers des familles. Des alertes seront générées automatiquement en cas de documents manquants. - Le logiciel permettra d intégrer les données relatives à la sectorisation (carte scolaire) et au transport scolaire. Génération d états : - Le logiciel devra permettre notamment l édition des états statistiques demandés par la CAF de la Corrèze pour l ALSH et la Maison de l Enfance. Ces états seront communiqués au titulaire pendant la phase de mise en place. - Des états statistiques devront être édités à partir de l ensemble des éléments saisis dans le logiciel. - Editions d attestations scolaires, autorisations, fiches sanitaires, protocole d accueil individualisé - Des demandes particulières aux services jeunesses sont précisées en annexe 1 du présent document (page 14). Planning, inscription et gestion du personnel : 4

5 - Gestion des inscriptions, - Gestion des plannings du personnel au regard des inscriptions et du taux d encadrement, éditions des contrats types (exemple : animateurs), générations d états préparatoires à la paie des assistantes maternelles. Facturation : - facture par famille et possibilité de facturer les familles éclatées. - modes de paiement : espèces, carte bleue, chèques, chèques vacances, CESU, bons CAF, prélèvement automatique, paiement par Internet (compatibilité service bancaire). - gestion des impayés dans le cadre de la régie, génération automatique des lettres de relance. Tarifs : le logiciel devra pouvoir intégrer les caractéristiques suivantes : - maison de l Enfance : tarifs CAF. - ALSH : tarifs municipaux basés sur le quotient familial avec une réduction de 20 % supplémentaire à partir du 2 ème enfant (cette réduction s applique sur l enfant ayant la fréquentation la plus faible). - restauration : tarifs basés sur les revenus des familles. Une tarification différente existe pour les familles domiciliées dans les autres communes. Pour l ALSH et la Maison de L enfance, les tarifs sont identiques pour Malemort, Venarsal, La Chapelle aux brocs et Dampniat (territoire CAF). 4) Services annexes : Le titulaire du marché assurera la livraison, l installation des matériels dans les sites cités plus haut. Il assurera la formation des personnels sur chaque site. Il assurera un suivi de la mise en service du logiciel jusqu à sa complète opérationnalité. Un contrat de maintenance et de mise à jour devra être proposé. Ce contrat aura une durée de 4 ans. Section III : Durée du marché ou délai d exécution 1) Durée du marché : la marché de maintenance est valable 4 ans. 2) Délai d exécution : 9 semaines à compter de la date de notification. Méthodologie de mise en place suggérée : - réunion de mise en place avec les gestionnaires des services. - visite des sites et préconisations du titulaire sur la pose du matériel et le fonctionnement. Mise en relation avec les intervenants extérieurs (site Internet, Trésor Public, solution bancaire de paiement en ligne). 9 semaines - intégration des données et adaptation du logiciel au regard des particularités (état, fiches individuelles ). - installation des matériels et des logiciels (récupération des données des anciens logiciels). - formation des agents. - saisie des nouvelles informations et des fiches familles. - tests. - mise en service et suivi. 5

6 Le candidat pourra reprendre cette méthodologie ou proposer la sienne. 3) Date prévisionnelle de début des prestations : le nouveau système doit être opérationnel pour le 3 janvier

7 REGLEMENT DE LA CONSULTATION Section I : Conditions relatives au marché 1) Forme juridique que devra revêtir le groupement d'entrepreneurs, de fournisseurs ou de prestataires de services : Le marché pourra être attribué à une seule entreprise ou à un groupement d entreprises. En application de l'article 51 VII du code des marchés publics, si le marché est attribué à un groupement conjoint, celui-ci sera tenu d'assurer sa transformation en groupement solidaire après attribution du marché. 2) Possibilité de présenter pour le marché ou un de ses lots plusieurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels ou de membres d un ou plusieurs groupements : En application de l article 51-VI du Code des Marchés Publics, il est interdit aux candidats de présenter pour le marché plusieurs offres en agissant à la fois en qualité de candidats individuels ou de membres d un ou plusieurs groupements. Section II : Conditions de participation 1) Critères de sélection des candidatures : les candidats devront fournir un document relatif à leurs moyens et comportant une liste de référence de prestations similaires. Ils joindront également une attestation d assurance relative à l activité du marché. 2) Situation juridique - références requises : Remplir l attestation jointe justifiant que le candidat a rempli ses obligations fiscales et sociales. ATTENTION : Le candidat auquel il est envisagé d attribuer le marché doit obligatoirement produire, en application de l article 46 du code, et avant toute notification les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents ou l état annuel des certificats (imprimé DC7 ou liasse fiscale 3666), justifiant qu il est à jour de ses obligations fiscales et sociales. Ces pièces seront à produire chaque année à la date de renouvellement du contrat. 3) Capacité économique et financière références requises : Sans objet. 4) Référence professionnelle et capacité technique - références requises : Sans objet. 5) Conditions propres aux marchés de services (le cas échéant) : - Les prestations sont-elles réservées à une profession particulière? non oui Toute offre accompagnée des documents demandés sera examinée. 7

8 Section III : Nombre de candidats 1) Nombre maximal de candidats admis à présenter une offre : sans objet. 2) Nombre minimal de candidats admis à présenter une offre : sans objet. Section IV : Critères d attribution Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération : -25 % Respect du cahier des charges et des délais. -25 % Ergonomie et fonctionnalités du logiciel jugées lors de la démonstration et au regard de la note descriptive. -25 % Méthodologie de mise en place proposée par le candidat : le candidat fournira une note explicative qui reprendra ou complétera la méthodologie proposée par la Ville. -25 % Le prix : Le prix global de la prestation sera évalué comme suit : la meilleure proposition (prix le plus bas) recevra la note de 10. Les autres propositions recevront une note selon le mode de calcul suivant : Note autre proposition = proposition la meilleure / autre proposition 10 Pour chaque critère une note de 1 à 10 sera attribuée. Le candidat retenu sera celui qui aura obtenu la meilleure note une fois la pondération appliquée (note sur 100). Section V : Procédures : Marché à procédure adaptée (article 28 du CMP). Section VI : Conditions de délais 1) Date limite de réception des candidatures : sans objet 2) Date limite de réception des offres : vendredi 22 octobre 2010 à 16 h30. 3) Délai minimum de validité des offres : 90 jours. Section VII : Variantes: autorisées. Les clauses techniques du cahier des charges correspondent à une solution minimale. Le candidat pourra proposer d autres services ou préconiser des matériels différents. Section VIII : Autres renseignements 1) Conditions de publicité du marché : un avis d appel public à la concurrence est affiché à L Hôtel de Ville, sur le site de la Ville et sur celui du BOAMP. 8

9 2) Conditions d obtention des documents contractuels et des documents additionnels : le présent document est disponible en téléchargement sur le site de la ville : à la rubrique marchés publics. A la demande du candidat par fax, courrier ou courriel, il pourra aussi être envoyé par courrier ou par courriel. 3) Remise d une note explicative détaillée : non oui 4) Démonstration : Le candidat devra prendre contact avec le service chargé du suivi administratif du marché pour prendre rendez vous. La démonstration pourra être réalisée à l Hôtel de Ville ou par Internet. La durée de la démonstration est fixée à 30 minutes. 5) Modalités de remise des candidatures et/ou des offres selon la procédure adoptée. Le candidat pourra renvoyer les documents suivants par courrier ou par mail à l adresse du pouvoir adjudicateur : - Liste de références et de moyens. - Attestation d assurance en cours de validité et relative à l activité du présent marché. - Présent document dûment rempli et paraphé à chaque page. - Note explicative sur la méthodologie et sur la solution logicielle et matérielle proposée. - Devis. - Contrat de maintenance. Section IX : Négociation Après analyse des offres, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier avec les offres les mieux classées. La négociation se tiendra du 25 au 29 octobre Elle sera écrite : courrier, fax, courriel. Section X : Recours 1) Organe auprès duquel des recours peuvent être déposés : Instance chargée des procédures de recours et auprès de laquelle des renseignements peuvent être obtenus concernant l introduction d un recours : Tribunal Administratif de Limoges Adresse : 1 cours Vergniaud LIMOGES Téléphone standard : Fax greffe :

10 2) Type de recours pouvant être introduits par le candidat : - recours en référé contractuel après la signature du marché, dans les trente et un jours qui suivent la date de publication de l avis d attribution du contrat, ou, à défaut d un tel avis, dans les six mois qui suivent la date conclusion de celui-ci, conformément aux articles L à L du même Code. - recours en contestation de la validité du contrat dans les deux mois qui suivent l accomplissement des mesures de publicité de l attribution du marché. 10

11 CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES Section I : Désignation, adresse, téléphone du comptable assignataire : Trésorerie de Malemort sur Corrèze, Place des Saulières, MALEMORT Tél : Section II : Imputation budgétaire Comptes : 205 pour les logiciels, 2183 pour les matériels et 6156 pour la maintenance. Section III : Modalités de paiement La mission de fourniture et d installation du logiciel et des matériels donnera lieu à un paiement unique à la réception de la mission. Le contrat de maintenance fera l objet d une facture annuelle émise en début de période. Le règlement interviendra par mandat administratif dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception en Mairie d une facture en double exemplaire. La Ville de Malemort peut transmettre par courriel l avis de mandatement qui correspond à la date d émission du mandat par l ordonnateur. Si le candidat est intéressé par cette information, il pourra le préciser dans l acte d engagement en remplissant le cadre réservé à l adresse courriel du service chargé du suivi de la facturation. Section IV : Variation des prix Les prix de la prestation de fourniture et d installation du logiciel et des matériels sont fermes. Les prix du contrat de maintenance sont révisables. Voir contrat de maintenance du titulaire. Section V : Pénalités Les prescriptions du C.C.A.G. PSF s appliquent (article 14). Section VI : Durée et renouvellement Le marché est valable pour la durée de la prestation de fourniture et pour la maintenance du 1 er janvier 2011 au 31 décembre Section VII : Documents particuliers contractuels par ordre d importance 1 - le présent document 2 - le CCAG PSF 3 - la proposition du candidat (devis et notes explicatives) 4 contrat de maintenance Section VII : Dérogations au C.C.A.G. PSF (arrêté du 19 janvier 2009) Sans objet. 11

12 ACTE D ENGAGEMENT Section I : Identification du candidat Nom du signataire :. Prénom :. Qualité :. agissant pour mon propre compte. agissant pour le compte de la société: Nom de la société: Adresse:. N de SIREN ou RCS:.. Courriel du service facturation :.. Section II : Engagement du candidat Après avoir pris connaissance du présent document, je m'engage, conformément aux dits éléments, à livrer les fournitures demandées ou à exécuter les prestations demandées selon ma proposition financière annexée au présent marché et selon la note explicative jointe en annexe. Section IV : Compte à créditer - Joindre un relevé d identité bancaire ou postal Numéro du compte : Code Banque : Code guichet : Clé RIB : A., le. Le (ou les) candidat(s) : (représentant(s) habilité(s) pour signer le marché) 12

13 Section V : Décision du pouvoir adjudicateur La présente offre est acceptée : A :, le Signature (l acheteur) Section VI : Notification En cas de remise contre récépissé : Le titulaire signera la formule ci-dessous : «Reçu à titre de notification une copie du présent marché» : A., le.. Signature du titulaire En cas d envoi en LR AR : Coller dans ce cadre l'avis de réception postal, daté et signé par le titulaire 13

14 DECLARATION SUR L HONNEUR Extrait du nouveau DC 1 Nom de l entreprise : Adresse : CP : Ville : Téléphone : Télécopie : Courriel : URL : Le candidat individuel ou chaque membre du groupement déclare sur l honneur, en application des articles 43 et 44 du code des marchés publics et des articles 8 et 38 de l ordonnance n du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics : a) ne pas avoir fait l objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation définitive pour l'une des infractions prévues par les articles suivants du code pénal : , , à 313-3, à 314-3, à 324-6, , 2 ème alinéa de l'article 421-5, 433-1, 2 ème alinéa de l'article 433-2, 8 ème alinéa de l article 434-9, 2 ème alinéa de l article , 435-3, 435-4, 435-9, , à 441-7, 1er et 2 ème alinéas de l'article 441-8, 441-9, et ; ou ne pas avoir fait l objet d une condamnation pour une infraction de même nature dans un autre Etat de l Union Européenne ; b) ne pas avoir fait l objet, depuis moins de cinq ans d une condamnation définitive pour l infraction prévue par l'article 1741 du code général des impôts ou une infraction de même nature dans un autre Etat de l Union Européenne ; c) ne pas avoir fait l objet, depuis moins de cinq ans, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions mentionnées aux articles L , L , L , L , L et L du code du travail ou des infractions de même nature dans un autre Etat de l Union Européenne ; d) ne pas être en état de liquidation judiciaire ou ne pas faire l objet d une procédure équivalente régie par un droit étranger ; e) ne pas être déclaré en état de faillite personnelle ou ne pas faire l objet d'une procédure équivalente régie par un droit étranger ; f) ne pas être admis au redressement judiciaire ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger, sans justifier d une habilitation à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d'exécution du marché public ou de l accord-cadre; g) avoir, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, souscrit les déclarations lui incombant en matière fiscale et sociale et acquitté les impôts et cotisations exigibles à cette date, ou s être acquitté spontanément de ces impôts et cotisations avant la date du lancement de la présente consultation ou avoir constitué spontanément avant cette date des garanties jugées suffisantes par le comptable ou l organisme chargé du recouvrement ; h) être en règle, au cours de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, au regard des articles L , L , L et L du code du travail concernant l emploi des travailleurs handicapés ; i) que le travail est effectué par des salariés employés régulièrement au regard des articles L , L et R du code du travail (dans le cas où les candidats emploient des salariés, conformément à l article D du code du travail), pour le candidat individuel ou membre du groupement établi en France ; j) fournir à ses salariés des bulletins de paie comportant les mentions prévues à l article R du code du travail, ou des documents équivalents, pour le candidat individuel ou membre du groupement établi ou domicilié à l étranger ; Nom et qualité du signataire : Signature d une personne ayant pouvoir d engager la personne morale : Date : Cachet : 14

15 ANNEXE 1 AUX CLAUSES TECHNIQUES Besoins en statistiques du service jeunesse Un seul et unique listing pour : les inscriptions aux ALSH la facturation Statistiques spécifiques CAF : Calcul des journées enfants par heure Par public de de 6 ans Par public de 6-11 ans Par public de ans Par public de + de 16 ans Par périodes de vacances Par mois (les mercredis) Par séjour Par activités périscolaires (si celles-ci sont payantes) : AEPS, AS Par accueil de jeunes Renseignements sur les familles Nombre de familles par lieux d habitation : - Malemort - Territoire : La chapelle aux Brocs / Vernasal / Dampniat - Hors territoire Par quotients familiaux en fonction : - des mercredis - des périodes de vacances - des séjours - des activités périscolaires (si celles-ci sont payantes). Fréquentation des publics Par fréquence d utilisation des ALSH par les familles / jeunes - par nombre de mercredi (en % mensuel et annuel) - par nombre de jour par période de vacances (ex. combien d enfants inscrits 1 jour par semaine ou 2 jour par semaine, jusqu à 5 jours ) (en % mensuel et annuel) 15

16 Par statistiques de fréquentation (annuelle, mensuelle, cyclique) - dans le cadre de l Accompagnement à la Scolarité - dans le cadre des AEPS - dans le cadre d un accueil de jeunes - par année de naissance - Par nombre d enfants différents présents par période (mercredi / vacances / périscolaire) et par domaines d activités (ALSH, AS, AEPS ) Capacité à connaitre les différents types de fréquentation d un enfant X («le parcours de l enfant») : inscription aux ALSH (mercredi et vacances), AEPS, Accompagnement à la scolarité, séjour, Accueil de jeunes sur plusieurs années. Taux d encadrement Nombre d animateurs par enfant en fonction des domaines d activité (ALSH, AEPS, AS ) et par période d activités (vacances, mercredi, mensuelle, annuelle) Documents administratifs Attestation, certificat, convention, contrat, planning de présence et de congé du personnel, plannings divers, fiche sanitaire Calcul du coût en personnel en fonction des activités et sur plusieurs périodes 16