Sommaire. 1. Bienvenue dans l administration de votre hôtel. 2. Gestion de votre hôtel. 3. Gestion des tarifs. 4. Gestion des disponibilités

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1 Sommaire 1. Bienvenue dans l administration de votre hôtel 2. Gestion de votre hôtel 3. Gestion des tarifs 4. Gestion des disponibilités 5. Gestion des Séjours / Package 6. Gestion des promotions 7. Rapports d activité 8. Statistiques 1

2 Le site web de votre hôtel est accessible à tout internaute. Il peut effectuer sa réservation en temps réel, selon vos conditions. Federal-hotel.com met à votre disposition un outil de gestion et d administration de votre hôtel. Vous pouvez gérer la disponibilité des chambres, les tarifs, les séjours et les promotions. Vous avez également accès à un bilan de vos statistiques. Bienvenue dans l administration de votre hôtel Dans la case «Identifiant», vous entrez le nom du répertoire qui correspond généralement au nom de l hôtel et la ville où il se situe. Vous entrez le mot de passe que vous avez indiqué sur la fiche technique. Puis vous validez en cliquant sur le bouton Se connecter. 2

3 Avant de commencer toute manipulation dans votre administration, nous vous conseillons d enregistrer votre première page dans vos favoris. Pour cela, cliquez sur le bouton suivant en haut de votre page «Bienvenue» Sur la page Accueil, vous trouverez différents éléments vous permettant de gérer aisément votre administration : - sur la gauche, un menu de navigation sur lequel nous étudierons les différentes fonctionnalités ultérieurement. un tableau qui vous indique le détail de vos dix dernières réservations. un tableau qui vous indique vos dix dernières connexions. Numéro de réservation Un système colorimétrique vous permet de visualiser les réservations valides (en vert) et les réservations annulées (en rouge). Si vous cliquez sur le numéro de réservation une fiche «Réservation» concernant le client apparaît. Tout d abord ses coordonnées, puis le détail de sa réservation : type de chambre, durée, nombre de personnes, prix et enfin l état de la réservation (valide ou annulée), et sa provenance : directement de votre site officiel (et dans ce vous bénéficiez de la commission réduite) ou de Fédéral Hôtel 3

4 Un tableau vous indique les spécificités du logiciel Fh Resanet Vous avez également la possibilité de consulter les Conditions Générales de Vente et d Annulation de votre établissement en cliquant sur le lien CGV applicables sur votre mini-site. Pour permettre aux clients de réserver en toute sécurité, nous vous offrons la possibilité de recevoir les confirmations de réservations par mail de manière crypté, soit par le biais d une clé de décryptage, soit par PDF. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le lien Merci de nous contacter afin que nous vous rappelions la procédure à suivre Un autre tableau vous indique le détail de vos dix dernières connexions Adresse IP des machines qui se sont connectées 4

5 Depuis le menu situé à gauche de la page, vous pouvez accéder aux fonctions suivantes : Gestion de votre établissement Gestion de vos tarifs et disponibilités Gestion de vos promotions 5

6 Bilan des réservations effectuées et de votre facturation Des statistiques pour étudier la position de votre établissement Vous pouvez cliquer sur n importe lequel des menus pour accéder à la page correspondante. Gestion de votre hôtel Les catégories de chambre définissent la composition de votre hôtel. Vous pouvez visualiser la composition des chambres en cliquant dans le module Votre Hotel sur Chaque catégorie va se caractériser par des éléments spécifiques de confort, de prix Vous pouvez également ajouter une ou plusieurs nouvelle(s) catégorie(s) de chambres Dans le module Votre Hotel, cliquez sur Vous accédez à la page Création de(s) catégorie(s) de chambre(s) 6

7 Entrez le nombre de catégories de chambres que vous souhaitez créer dans la case puis cliquez sur Dénomination de la catégorie de chambre Indiquez les éléments constitutifs de la chambre Indiquez le nombre de personnes que peut accueillir la chambre Nombre total de chambres de votre hôtel dans cette catégorie Enfin, une fois les éléments renseignés, cliquez sur 7

8 La rubrique, s assimile à la «carte d identité» de votre établissement. Toutes les coordonnées sont renseignées, ainsi que les services proposés aux clients sous forme de pictogrammes. 8

9 Si certains pictogrammes ne sont pas à jour, rendez-vous sur le lien Vous pouvez cocher les et décocher les pictogrammes et cliquer sur. Afin de mesurer la satisfaction de votre clientèle, vous avez accès à un module Après chaque séjour passé dans votre établissement, nous mettons à la disposition des Internautes un formulaire de satisfaction. Ils ont la possibilité de donner des notes ainsi que des commentaires. Les commentaires peuvent rester anonymes. NB : Ces informations vous sont transmises, modérées par notre équipe, et diffusées sur votre mini-site et votre fiche de renseignements. 9

10 La rubrique travaux. vous offre la possibilité de fermeture annuelle, ou fermeture pour cause de Sélectionner la période concernée, cocher "Fermeture annuelle" ou "Hôtel en travaux". Si vous "Souhaitez fermer vos dispos pour cette période", cocher "oui". Insérer dans la case "Commentaire" des informations supplémentaires destinées aux Internautes. Possibilité d'insérer des commentaires dans les langues de votre choix. Ces informations seront visibles sur les pages "Accueil", "Tarifs" et "Réservations" de votre minisite. Vous pouvez désormais modifier les textes et photos de votre établissement en cliquant sur. Le tableau avec les onglets de vos différentes pages s affiche 10

11 Pour modifier les informations de la page souhaitée, cliquer sur Pour modifier les textes, rendez-vous dans les pavés réservés à cet effet. Quant aux photos, cliquer sur 11

12 Une page pour télécharger la photo s affiche Choisissez le dossier dans lequel se trouve la nouvelle photo à insérer. La photo à insérer s affiche. Un outil de recadrage s insère automatiquement et vous permet de recentrer vos photos. Pour ce faire, tirez la sélection sur toute votre image et cliquez sur. Si l insertion vous satisfait, n oubliez pas de valider complètement l enregistrement en bas de votre page en cochant au préalable la clause de responsabilité et en cliquant sur. 12

13 Vous pouvez si vous le souhaitez mettre des effets sur les images : - Reflets : 13

14 - Coins arrondis : - Aspect photo : - Ancienne carte postale : - Bords dentelés : Les options sont donc diverses et variées, qui feront de votre mini-site espace personnalisé. Outre les effets, vous pouvez modifier l ordre des pages, créer ou supprimer une nouvelle page 14

15 Nous vous informons que toute modification de votre part est soumise à validation par notre équipe Gestion des tarifs et disponibilités Vous pouvez adapter vos tarifs selon la saison. Le site de votre hôtel est mis en ligne avec la (les) période(s) tarifaires(s) que vous avez indiquées. Vous avez la possibilité de créer autant de périodes que nécessite votre exploitation. Vous pouvez modifier tout ou une partie de vos tarifs quand vous le souhaitez. Le vous permet une gestion complète de vos tarifs et disponibilités au même endroit. Afin de visualiser les informations il faut au préalable gérer vos tarifs et disponibilités au niveau des liens suivants : - Gestion des Tarifs, cliquez sur Vous accédez à la page Tarifs par période Comment créer une nouvelle période tarifaire? Vous trouverez la fenêtre de saisie Insérer/Modifier une période de prix 15

16 Sélectionnez dans le menu déroulant le début et la fin de la période. En fonction de la catégorie, insérez le tarif souhaité, puis cliquez sur la flèche verte pour appliquer le même tarif sur les autres jours de la semaine. Si vos tarifs diffèrent les autres jours de la semaine, insérez les en fonction du jour. Cette gestion vous permet d optimiser votre yield management. Cliquez sur pour valider. Toutes les informations rentrées précédemment apparaîtront dans le. 16

17 Gestion des Disponibilités, cliquez sur En mettant votre site en ligne, nous avons ouvert à la vente toutes les chambres de toutes les catégories que l hôtel possède. Ce module vous permet d ouvrir et de fermer des chambres selon les catégories. Vous pouvez également mettre à la vente un nombre constant de chambres par catégorie sur une période, et ouvrir ou fermer toutes les chambres. 17

18 Vous accédez à la page Disponibilités des chambres par période Cochez «Fermer toutes les chambres» si vous voulez fermer à la vente toutes les chambres de la catégorie pour cette période Sélectionnez dans les menus déroulant la période concernant la catégorie de chambre Catégorie de chambre concernée Saisissez dans la cellule le nombre de chambres que vous souhaitez mettre à la vente Cochez «Ouvrir toutes les chambres» si vous voulez ouvrir à la vente toutes les chambres de la catégorie pour cette période Pour vous faciliter la tâche et éviter de rentrer dans tous les menus déroulant, sélectionnez votre période dans la première catégorie, et cliquez sur toutes les autres chambres. qui vous permet d appliquer la même date pour 18

19 Cliquez sur pour valider. Pour vérifier si toutes vos disponibilités sont à jour, rendez-vous dans. 19

20 Explication de la légende Parmi cette légende, vous retrouvez deux fonctionnalités disponibles à partir du menu de navigation : - Tarifs / Disponibilités Tarifs / Disponibilités : Ce module vous permet d imposer aux clients de rester plusieurs nuits à l occasion d un événement dans votre ville ou à proximité Pas de réservation possible en dessous de 3 nuits Sélectionnez une période sur laquelle vous souhaitez appliquer un minimum de nuitées, cochez la case correspondant à la chambre, puis indiquez le nombre de nuits minimum. Pour vous faciliter la tâche et éviter de rentrer le même chiffre, cliquez sur d appliquer le même nombre de nuits minimum à chaque chambre. qui vous permet Cliquez sur En haut de la page s affiche le tableau récapitulatif du minimum de nuitées. 20

21 Votre manipulation a fait apparaître dans le Un surlignage orange au type de chambres et à la période concernée par le minimum de nuitées s affiche. correspondant : Ce module permet de limiter les nuits au séjour. En d autres termes, si vous souhaitez que les clients réservent uniquement un séjour (plus d une nuit). Cela sous-entend que la réservation à la nuitée n est plus possible. Au préalable, une création de séjour est nécessaire pour que cette fonction puisse être valable. 21

22 Cochez «Fermer les chambres à la nuitée» si vous voulez fermer à la vente les chambres de la catégorie. Cochez «Ouvrir les chambres à la nuitée» si vous voulez ouvrir à la vente pour la nuitée les chambres de la catégorie. Le résultat de la manipulation s affiche dans le Un sur lignage bordeaux correspondant au type de chambres et à la période concernée par la limitation au séjour apparaît. Gestion des Séjour / Package Ce module vous permet de pratiquer un tarif global sur plusieurs jours. Tarifs / Disponibilités, cliquez sur Vous accédez à la page Tarifs Séjour / Package Dans le module 22

23 Indiquez les dates correspondant au jour d arrivée et au jour de départ, ainsi que le nombre de nuits. N oubliez pas d indiquer la catégorie de chambres sur laquelle vous désirez appliquer le tarif du séjour : Cochez la case de la chambre et le prix du séjour. Cliquez sur. En haut de la page s affiche un tableau récapitulatif du séjour. 23

24 Vous pouvez modifier votre séjour (descriptif, période, tarifs ) en cliquant sur ou si vous souhaitez supprimer le séjour cliquez sur Gestion des Prestations Annexes Cette page est consacrée à tous les services payants que propose votre établissement. Ainsi, vous pouvez renseigner le tarif de la taxe de séjour, des petits déjeuners Vous avez également la possibilité de mentionner les horaires de réception, ainsi que les heures d arrivée et de départ des clients. Les éléments enregistrés s afficheront sur la page de votre administration, mais également sur la page Tarifs du site dédié aux clients. Ces mêmes informations figurent également sur la confirmation de réservation de l Internaute. Promotions Vous pouvez appliquer des promotions sur une ou plusieurs catégories de chambres avec x% de remise sur une période. La promotion est applicable sur les prix des nuitées. Sélectionnez dans les menus déroulant la date du début et la date de fin de l opération promotionnelle. Ce module vous permet de proposer trois types de promotions : - une promotion qui s applique uniquement si le jour d arrivée se trouve dans les jours applicables sélectionnés (type 1) ; - une promotion qui s applique uniquement aux jours qui sont compris dans la période de promotion, quelque soit la date d arrivée ou de départ (type 2) ; - une promotion qui s applique sur un ou des jours exclusifs (pas de possibilité de dépasser les jours applicables) (type 3). 24

25 Sélectionnez dans les menus déroulant la date du début et la date de fin de l opération promotionnelle Indiquez le titre ou le slogan de votre opération promotionnelle Indiquez le pourcentage de remise. N oubliez pas d indiquer la catégorie de chambre à laquelle vous désirez appliquer la promotion : cochez la case de la chambre et le pourcentage de remise. Vous pourrez proposer différents pourcentages de remises sur différents jours de la semaine et sur une même période. Vous pourrez optez pour des promotions répondant aux conditions d annulation habituelles, ou bien non annulables et non remboursables. Nous avons également rendu possible la duplication des promotions. Si vous souhaitez proposer une même promotion sur différentes périodes de l année, vous pourrez désormais en créer une et la dupliquer sur d autres périodes. Cliquez sur pour enregistrer En haut de la page s affiche le tableau récapitulatif de votre promotion 25

26 Les pourcentages de remise s affichent également au niveau du 26

27 En fonction du type de promotion choisi, le code colorimétrique diffère : : Promo Arrivée les jours sélectionnés : Promo Applicable jours choisis seulement : Promo toute la réservation sur jours choisis La création d un séjour est au préalable nécessaire. Vous appliquerez une promotion sur le séjour de la même façon que vous appliquez une promotion sur des nuitées. En haut de la page s affiche le tableau récapitulatif de votre promotion de séjour La rubrique vous offre deux choix : Coupon public ou Coupon privé. Le coupon public est un code de réduction qui sera publié sur Internet principalement sur des sites spécialisés dans les réductions, réseaux sociaux, etc... Le coupon privé est réservé à une diffusion restreinte auprès des personnes de votre choix (clients privilégiés, sociétés auxquelles vous souhaitez offrir des réductions...). 27

28 Pour chaque coupon, vous devrez indiquer: - un code coupon de votre choix de 8 caractères et un titre - les catégories de chambre concernées - la période de réservation possible (ex : valable pour toute réservation effectuée entre le xx/xx/xxxx et le xx/xx/xxxx) - la période de séjour valide (ex : valable pour toute séjour compris entre le xx/xx/xxxx et le xx/xx/xxxx) - un pourcentage de remise sur le prix rack - un nombre de bénéficiaires maximum Le pourcentage de réduction n'est pas modifiable pendant le temps de validité du coupon. Si vous désirez changer ce pourcentage, vous devez supprimer le coupon et en créer un nouveau. La fonction étant insérée à la demande de l établissement, si vous souhaitez en bénéficier, merci de prendre contact avec notre équipe. Rapport d activité Cliquez sur Vous accéder à la page Reservations Ce module va vous permettre de dresser un bilan au niveau des réservations effectuées. Pour cela, il vous suffit d indiquer dans le menu déroulant la période qui vous intéresse. Vous avez à votre disposition le choix de six journaux différents. Cliquez sur «Afficher» pour voir le rapport 28

29 Ce tableau vous fait apparaître les détails d une réservation (cf I. Bienvenue dans l administration de votre hôtel) Rapport des reservations refusées de la semaine : tableau récapitulatif des réservations non abouties. Ce tableau est un récapitulatif des trois principaux motifs pour lesquels l'internaute n'a pu effectuer de réservation dans votre hôtel : Hôtel complet, Chambres indisponibles, Tarifs non renseignés Voici tous les exemples types des rapports de réservations : Un journal des arrivées Un journal des présents 29

30 Un journal des annulations Un journal des départs Un rapport financier : facture en fin de mois. La nuance avec le lien se situe au niveau du menu déroulant. En effet, avec le rapport financier, vous pouvez sélectionner plusieurs mois, tandis que le lien vous permet de faire le bilan sur un mois précis. Vous pouvez affiner vos demandes en sélectionnant le type de classement (date d arrivée, date de départ, type de chambre, prix, client) et éventuellement en choisissant un ou plusieurs (voir tous) types de chambres. 30

31 Utilisez la fonction Imprimer cette page pour éditer les rapports. Cette fonction vous permet de consulter le détail de vos réservations et le commissionnement qui vous sera facturé. Vous pourrez ainsi vérifier à tout moment l exactitude du montant des facturations. Vous avez également accès aux factures des quatre derniers mois, en format PDF. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre facture, voici la marche à suivre. Cliquez sur la facture désirée. Une fenêtre Téléchargement de dossiers s'affiche, et vous propose soit d'ouvrir, d'enregistrer, ou d'annuler. Optez pour la fonction "Enregistrer". Nous vous conseillons d'enregistrer le fichier sur le bureau. Une fois la pièce enregistrée, rendez-vous sur le bureau. Le fichier en pdf doit être accessible. Statistiques Afin de mieux maîtriser votre commercialisation, analyser les flux de clientèle, évaluer la performance de votre établissement, vous avez à votre disposition un outil de statistiques. Plusieurs modules sont à votre disposition. : Un histogramme présente votre chiffre d affaire annuel. 31

32 Vous visualisez les réservations effectuées pendant le mois pour le mois en cours, et les autres réservations. : Ce graphique représente les réservations normales, les séjours, les promotions ainsi que les annulations. 32

33 : Last minute, réservations à long terme? Un diagramme circulaire répondra à ces questions. Ainsi, vous évaluerez les tendances des Internautes. : Cette page vous permet de connaître les différents pays d origine de vos clients. 33

34 de la performance de votre hôtel par rapport à nos autres adhérents dans votre zone d achalandage. Les critères de recherche relèvent de la distance kilométrique, de la catégorie et de l année. En fonction de la recherche, les résultats s affichent dans le tableau ci-dessous : 34