Engager les participants pendant un séminaire

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1 Engager les participants pendant un séminaire

2 Les objectifs du séminaire co-construit Transmission du nouveau projet stratégique Récolter les feedbacks sur le nouveau projet stratégique et adapter sa mise en place en conséquence 2 h de réunion sont définies à l avance par les participants grâce à l interactivité Nourrir des séances de questions réponses en séance Impliquer les participants avant et pendant le séminaire : ils seront acteurs de la journée 2

3 Ils l ont fait avec Wisembly Le Client est un grand opérateur téléphonique national Le contexte : Digitalisation de l environnement de travail Forte disparités organisationnelles en région Recherche d amélioration de la productivité via les nouvelles technologies Les enjeux de la réunion : Echanger autour des bonnes pratiques de télétravail et management à distance Valider des process communs et une organisation cible pour l avenir 3

4 Comment ils l ont mis en place? Avant Pendant Après Communication Communiquer sur l existence de la plateforme Créer des contenus et animer la plateforme pour récolter des retours Envoi de campagnesms avec un lien vers le Wiz Onboarding et explications sur l utilisation de Wisembly à chaque reprise de session plénière Rappel de l existence du questionnaire de satisfaction Message Remontée de question / contenu actionnable le jour J Questions / Réponses en live Utilisation des questions récoltées en amont Vote Lancement de premiers votes pour impliquer les participants Préparer les votes du jour J Rebonds sur les résultats des votes lancés en amont Questionnaire Préparer le questionnaire de satisfaction Lancer le questionnaire de satisfaction en fin de session Clôture et traitement du questionnaire de satisfaction 15 j après Document Mettre à disposition les documents aux participants Projection des documents / slides de la journée 4

5 Ouverture des échanges en amont : récolter des questions 3 semaines avant : communication interne sur l existance du «Wiz» : la plateforme collaborative qui va définir le séminaire. Un document/vidéo youtube est proposé au participants pour leur donner et expliquer les 4 thématiques (RH - Com - Développement commercial - Marketing) sur lesquelles ils vont pouvoir poser toutes leurs questions Les favoris ou les tags permettent de retenir les messages qui seront utilisés le jour J pour animer les sessions de Q&A Inviter les participants à liker les différents messages postés : vous pourrez traiter en live les messages plébiscités 5 Faire des rappels pendant la phase amont : l animation est importante pour soutenir la participation!

6 Ouverture des échanges en amont : faire des sondages 3 semaines avant : communication interne sur l existance du «Wiz» : la plateforme collaborative qui va définir le séminaire. Mettre en ligne des votes pour que les participants prennent part aux décisions stratégique du séminaire dès l amont. Ex : leur faire choisir une partie de l ordre du jour. Varier les vecteurs d interactivité va booster toute la participation en amont. Vous pouvez arrêter/relancer un vote et faire des points d étapes sur les résultats. Vous ne perdrez pas les résultats 6 Evitez d enchaîner trop de votes à la suite, pour éviter l effet «Question pour un champions»

7 Onboarding : lancer votre séminaire Au début du séminaire 3 à 5 min de présentation de Wisembly : cette présentation doit comporter 3 éléments pour être réussie : comment se connecter au Wiz / Faire tester la solution / Donner le sens de la participation. Utiliser les résultats du vote en amont, rebondir dessus pour lancer le séminaire et récompenser l implication des participants en amont. En plus de la présentation à l oral, n hésitez pas à diffuser les consignes de participation en plein écran, ou même distribuer des flyers d information aux participants NE PAS NEGLIGER la présentation orale, dont l impact est immédiat 7

8 Déroulement du séminaire : utiliser les messages récoltés Prévoir des temps de 5 à 10 min après chaque intervention pour un temps de Q&A. Répartir les temps de Q&A vous permettra d éviter une chute de participation. Grâce à la participation en amont et les autres messages récoltés le jour J, vous aurez de la matière pour nourrir des temps de Q&A, même longs. N oubliez pas de trier les messages du jour J comme ceux récoltés en amont grâce aux tags - favoris - likes Pour pousser une question à l animateur dans un temps de Q&A, n hésitez pas à la passer en «pop-up» 8

9 Déroulement du séminaire : la partie coconstruite de l ordre du jour En fonction des résultats au vote lancé en amont sur ce que les participants souhaitaient voir abordé comme thématique : consacrez au moins 20 à 30 min à leur choix. Cela valorise leur participant et les rend encore plus acteur de l événement. L interactivité doit être au centre de cette partie co-construite : ne négligez pas les messages et les questions posées en direct. Clôturez le vote environ 1 semaine avant le jour J pour avoir le temps de préparer du contenu à adresser sur le point choisi par les participants 9

10 Déroulement du séminaire : suite et fin Peu avant la fin du séminaire (30 min à 1h) avant la fin : lancez un questionnaire de satisfaction directement sur Wisembly pour commencer à récolter du contenu à chaud. Vous pouvez laisser le questionnaire lancé pendant 15 jours après l événement pour laisser le temps à vos participants d y répondre Lancer le questionnaire juste avant votre intervention de clôture laisser suffisamment de temps aux participants d y répondre sereinement. 10

11 Le succès de la réunion : (le résultat obtenu) Enjeux Transmission du projet stratégique Adapter le contenu pour plus d efficacité Améliorer la prochaine formation Solution Avant : Récolte de messages Lancement de votes Partage de documents Les indicateurs que vous pouvez suivre Questions posées (en amont) Questions posées (en live) Participants actifs le jour J Temps d échange sur le contenu coconstruit par les participant Pendant : Q&A Ordre du jour co-construit Diffusion de documents Après : Questionnaire de satisfaction 11

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