CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS. Maison / Loisirs / Multimédia

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1 CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS Maison / Loisirs / Multimédia Version V06 AOUT 2010 Toute modification fera l objet d une nouvelle version qui sera transmise aux fournisseurs.

2 SOMMAIRE Direction Supply Chain Non Alimentaire 1. LES COMMANDES & PRISES DE RDV CASINO COMMANDES PRISE DE RDV RESPECT DU RDV CAS PARTICULIERS DES LIVRAISONS PAR MESSAGERS HORAIRES DE RECEPTION CONTACTS ENTREPÔTS LA QUALITE DE LIVRAISON DU FOURNISSEUR RESPECT DES DONNEES DE LA FICHE LOGISTIQUE LE CONDITIONNEMENT COLIS CARACTERISTIQUES TAILLE DES COLIS LES DIFFERENTS COLIS : SPECIFICITES PAR TYPE DE LIVRAISON LIVRAISONS VRAC LIVRAISONS EN BOXES LIVRAISONS EN DISPLAYS LIVRAISONS GEM : TV >51CM LIVRAISONS MARCHANDISES COMPOSEES DE PLUSIEURS COLIS : LIVRAISONS DE COLIS HORS NORME : L IDENTIFICATION DES COLIS RESPECT DES QUANTITES COMMANDEES PRODUITS DANGEREUX : RESPECT DE LA LEGISLATION LES NON CONFORMITES MARCHANDISES DIVERS LA LIVRAISON ENTREPOT REGLES GENERALES PALETTES MONO REFERENCES LE SUPPORT L ETIQUETTE D IDENTIFICATION PALETTE DIVERS DOCUMENTS OBLIGATOIRES POUR LA RECEPTION : LE BORDEREAU DE LIVRAISON ANNEXE Exemple de support et de palette fournisseur...18 CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 2/18

3 PREAMBULE Ce cahier des charges concerne tous les fournisseurs de produit à la marque du fabricant. Ce cahier des charges vient en complément des Modalités Supply Chain Casino 2010 qui régissent entre autre l application des pénalités de retard. Pour plus de détail à ce sujet, Merci de bien vouloir vous y référer. OBJECTIF Le présent Cahier des Charges a pour objet de préciser les règles et le mode de fonctionnement pour les livraisons des marchandises Maison/Loisirs/Multimédia. Les mesures établies permettent une meilleure coordination «fournisseurs/transporteurs et entrepôt» et une optimisation des opérations de livraison et de réception et de stockage. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 3/18

4 1. LES COMMANDES & PRISES DE RDV CASINO Direction Supply Chain Non Alimentaire 1.1 COMMANDES Les commandes sont transmises par Casino aux fournisseurs soit par EDI, soit par le portail fournisseurs Casino Connect. Le fournisseur doit livrer la commande à la date demandée conformément aux Modalités Supply Chain Casino 2010 et dans le respect du présent cahier des charges. La date demandée respecte le délai de livraison confirmé dans les fiches de référencement. En cas de retard sur une livraison, l approvisionneur concerné devra être informé. 1.2 PRISE DE RDV Le Rendez Vous doit être demandé le plus tôt possible et au plus tard 72h avant la date de livraison prévue. La demande de Rendez Vous se fait uniquement par téléphone concernant toutes les commandes palettisées et vrac GEM de 8h30 à 12h et de 14h à 16h : RDV LIMOGES et VITROLLES o RDV D ANDREZIEUX o RDV de VIENNE o Pour les commandes livrées en vrac hors GEM, quelque soit l entrepôt livré, la prise de RDV pour les livraisons en vrac est centralisée ; toute demande doit être faite par mail sur la boîte Mail : rdvcentvrac@groupe-casino.fr Tel : Toute modification de rendez vous ou impossibilité de livraison doit être communiquée au moins 48h à l avance. Les informations suivantes sont obligatoires pour prendre un Rendez Vous : - Les coordonnées du fournisseur ou transporteur à contacter (tel, fax, mail) - Tous les numéros de commandes à livrer - Le numéro de container s il y a lieu - Le nombre total de palettes réellement livrées (gerbées et au sol) ou de colis pour les livraisons en Vrac - La date stipulée sur la commande (prévue par l approvisionneur) et date de livraison souhaitée - Les remarques éventuelles (palettisation 100*120, catalogue ) Le Rendez Vous donné ne sera jamais antérieur à la date de livraison demandée par l approvisionneur sauf demande explicite de celui-ci. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 4/18

5 Un rendez vous doit obligatoirement être fixé : les réceptions sans rendez vous ne seront pas acceptées. Le coordinateur approvisionnement du site est à disposition en cas d anomalie (voir coordonnées en 1.6 Contacts entrepôts). 1.3 RESPECT DU RDV Le fournisseur doit impérativement respecter la date et l heure fixée lors de la prise de RDV et confirmée par retour de mail. En cas de retard, le fournisseur s engage à informer les contacts entrepôts. Au-delà d une heure de retard, la livraison sera acceptée ou refusée en fonction des disponibilités de l entrepôt. Cette tolérance liée aux contraintes de réception et déchargement s applique également sur chaque site. En cas d impossibilité de respect d un RDV confirmé, l annulation ou le report de RDV doit être effectué au moins 72h avant, 48h pour le site de Vienne. Quelque soit l aléa, le fournisseur doit prévenir l approvisionneur. Dans le cas de retards, le fournisseur s expose à des pénalités en dehors de toute négociation commerciale conformément aux Modalités Supply Chain Casino Les anomalies de livraison peuvent être consultées sur le portail avant émission de factures de pénalités. 1.4 CAS PARTICULIERS DES LIVRAISONS PAR MESSAGERS Des dispositions sont mises en place sur certains sites avec des messagers réguliers. Pour ceux n ayant pas de disposition particulière, les règles précédemment établies s appliquent. 1.5 HORAIRES DE RECEPTION Les horaires de réception sur les entrepôts sont du lundi au vendredi de 6h à 14h. 1.6 CONTACTS ENTREPÔTS ANDREZIEUX Easydis les Sources ZAC de l Orme BP Andrézieux Bouthéon CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 5/18

6 Coordinateur Approvisionnement : Mr Vincendon Jean-Luc Tel : Mail : jlvincendon@groupe-casino.fr Coordinateur des flux d éclatement (Cross Dock et Alloti) : Mme Sylvie Peagno Tel : Mail : speagno@groupe-casino.fr VIENNE Easydis Reventin Vaugris ZI du Saluant Reventin Vaugris Coordinateur Approvisionnement : Mr Debiez Alain Tel : Mail : adebiez@groupe-casino.fr LIMOGES Easydis ZI Nord Avenue Louis Broglie Limoges Coordinateur Approvisionnement: Mme Gauthier Laure Tel: Mail: lgauthier@groupe-casino.fr VITROLLES Easydis Avenue Joseph Cugnot ZI les Cadesteaux Vitrolles Coordinateur Approvisionnement: Mr Négro William Tel: Mail: wnegro@groupe-casino.fr CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 6/18

7 2. LA QUALITE DE LIVRAISON DU FOURNISSEUR 2.1 RESPECT DES DONNEES DE LA FICHE LOGISTIQUE Une même référence doit être livrée de manière identique sur tous les sites et conforme à la fiche article préalablement communiquée par l acheteur. Les informations à respecter sont les suivantes : - sous colis fournisseur (SPCB) avec code EAN 13 - colis fournisseur (PCB) avec code EAN 14 - nombre de couches - nombre de colis ou UVC sur une palette - dimensions des colis - poids Les informations transmises à EMC sur les bases de données pour le référencement des articles doivent être rigoureusement respectées : les écarts constatés entre informations transmises et livraison pourront donner lieu à un refus de marchandises ou à une prestation refacturée au fournisseur. Si prestation il doit y avoir, elles seront facturées selon les modalités SUPPLY CHAIN Annexe E du contrat de référencement VII-3 Respect des conditionnements et palettisation convenues. 2.2 LE CONDITIONNEMENT COLIS CARACTERISTIQUES Le conditionnement produit doit garantir la non détérioration du produit jusqu à la livraison magasin en supportant les manipulations logistiques nécessaires. Poids maximum autorisé par colis : 25 kg. Pour les articles de poids supérieur, l accord préalable doit impérativement être demandé lors du référencement auprès de chaque Responsable Flux Supply Chain; dans ces cas, les colis devront avoir un support de manutention adapté. Les conditionnements et dimensions doivent être obligatoirement identiques à ceux indiqués sur la fiche produit EMC. Un même standard de commande (ex : colis de 24 pièces) ne devra en aucun cas être livré en deux colis séparés (ex : colis de 12 pièces chacun) même s ils sont cerclés ou scotchés ensemble. Les colis doivent être intacts (ni mouillés, ni déchirés, ) Le conditionnement doit être adapté pour que la marchandise soit maintenue et que les cartons ne s affaissent pas. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 7/18

8 Les colis doivent être fermés solidement. Les emballages cartonnés d un même produit doivent être identiques. Il ne faut pas utiliser d emballages en plastique mais des emballages en cartons TAILLE DES COLIS Les dimensions standards maxima autorisées sont les suivantes : - Longueur : 80 cm - Largeur : 60 cm - Hauteur : 60 cm - Pour les articles de taille supérieure, l accord préalable doit impérativement être demandé lors du référencement auprès de chaque Responsable Flux Supply Chain; dans ces cas, les colis devront avoir un support de manutention adapté. Les dimensions communiquées par le fournisseur à EMC devront faire en sorte d assurer un remplissage du carton optimum, tout en respectant l intégrité des produits. Dans le cas où les dimensions proposées ne permettraient pas de répondre favorablement à la norme NF EN sur l optimisation de l emballage par rapport à la taille du produit, le fournisseur est invité à signaler ce constat au plus vite à EMC afin de modifier les dimensions des colis en conséquence. Le fournisseur doit être force de proposition face à cette problématique, mais doit toujours faire valider ces propositions par EMC avant d effectuer le conditionnement des produits. Un emballage contenant 20% ou plus de vide ne doit pas être utilisé. Aucun cerclage métallique de colis ne sera autorisé LES DIFFERENTS COLIS : SPECIFICITES PAR TYPE DE LIVRAISON LIVRAISONS VRAC Le standard de livraison est la livraison camion de marchandises palettisées. La livraison vrac n est opérée qu avec l accord express des achats et de la supply chain. Dans le cas de livraison Les colis devront être regroupés par commande avec un empilement vertical, de sorte à ce que les entrepôts puissent décharger une commande complète avant de commencer la suivante. Si le vrac contient plusieurs références, les colis doivent être chargés par référence. Règles pour le remplissage des camions vracs: - Charger référence par référence ; ne pas mélanger les colis - Laisser un espace entre la dernière couche et le toit pour pouvoir attraper les colis. - Respecter le sens des flèches des colis. - Ne pas charger les colis plats sur le champ afin d éviter l éventration dudit colis. - Homogénéiser le chargement - Attacher la marchandise si le chargement n est pas complet. - Attacher les produits grands et lourds afin d éviter tous risques d accidents lors de l ouverture des portes du camion au déchargement - Choisir le type d emballage adéquat au produit afin d éviter un écrasement par vide. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 8/18

9 LIVRAISONS EN BOXES Les boxes doivent être livrés sur palette 80*120 sans débords. Le poids maximum autorisé est de : - 200kg pour un «box palette» - 100kg pour un «box ½ palette» Pour les boxes ½ palette et ¼ palettes, un support palette individuel (½ ou ¼) est exigé. Les deux boxes ½ palette doivent alors être montés sur une palette 800x1200 (avec leur support 800x600) Idem pour les boxes ¼ palettes. En cas de box demi-palette, un support pour chaque box est exigé Aucun cerclage métallique de colis ne sera autorisé. Il est préconisé d utiliser des boxes pour les produits peu stables (exemple : ballons ). NO STRAPPING LIVRAISONS EN DISPLAYS Les produits sur broche devront être attachés de sorte à ce qu ils ne puissent pas tomber lors des manutentions et du transport. Les displays doivent être manutentionnables par un double fourche sans qu ils soient mis sur palette 800*1200. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 9/18

10 Pour l ensemble des displays livrables sur entrepôt, il faut les mettre sur palettes locatives 800x1200 (plusieurs displays par palette). Si vos displays ne sont pas manutentionnables avec leur support (qui doit faire partie intégrante de celui-ci), merci de les adapter, sinon refus de la marchandise. Le poids maximum autorisé est de : 200Kg pour un «box palette» 100Kg pour un «box demi palette» Un cerclage individuel sera autorisé pour les displays. Plusieurs displays ne devront toutefois pas être cerclés ensemble (Cf. annexe en page 17). Cartons recouvrant les produits Shipping Mark ATTENTION : le support doit être manutentionnable avec un double fourche LIVRAISONS GEM : TV >51CM Il faut impérativement respecter le plan de chargement : - La marchandise doit être chargée par référence. - Il faut laisser 5 cm d espace utile sur les côtés pour permettre le déchargement du véhicule. par l arrière et par «pincée». Respecter le sens des flèches des colis. Il est interdit de livrer des colis couchés. Si nécessaire, les colis doivent être arrimés. Il est interdit de livrer les produits de GEM / TV dans un camion col de cygne (avec une plate forme plus haute à l intérieur) car le déchargement avec un chariot pinceur est impossible. Livrer les machines à laver empilées sur 2 de haut au maximum LIVRAISONS MARCHANDISES COMPOSEES DE PLUSIEURS COLIS : Les articles constitués de plusieurs colis livrés ne peuvent pas être intégrés dans notre référentiel ; chacune de ses problématiques devra être abordée avec la Supply Chain et traitée spécifiquement. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 10/18

11 LIVRAISONS DE COLIS HORS NORME : Les colis de dimension supérieure à celles des supports de manutention standards donc supérieure à 100x120 cm devront faire l objet d une concertation commune avec chaque Responsable Flux Supply Chain afin de déterminer le support le plus approprié L IDENTIFICATION DES COLIS Chaque colis doit être identifié par une étiquette colis. L étiquette du colis sera collée sur le carton. L étiquette colis devra être apposée sur l un des côtés de chaque carton, de manière à ce qu elle soit visible de l extérieur de la palette. Raison sociale et adresse du fournisseur Adresse livraison entrepôt N commande Casino Code EAN13 Code SIGMA Désignation du produit PCB : Nb UVC contenues dans le colis L EAN logistique devra être présent sur chaque étiquette sous forme d ITF 14 ou d EAN 13. Les fournisseurs de MN et de produits premiers prix non chartés doivent communiquer lors du référencement les EAN logistiques de chaque type de colis commandable sur la base de données transmise par EMC. Pour les autres, dont l import, cet EAN sera présent dans le bon de commande. La taille de l étiquette doit garantir la lisibilité des informations. L étiquette colis devra être apposée sur l un des cotés de chaque carton, box ou display de manière à ce qu elle soit visible de l extérieur de la palette. Exemple d emplacement: CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 11/18

12 2.3 RESPECT DES QUANTITES COMMANDEES Le fournisseur s engage à livrer les quantités commandées conformément à la commande (en quantité et en référence) en une seule fois à la date de RDV confirmée et dans un seul camion si possible. En cas de manquant il en informe l approvisionneur le plus tôt possible. Les livraisons de quantités reliquataires resteront à l appréciation de l approvisionneur. Aucune quantité excédentaire ni aucune substitution de produit ne sera acceptée. Il ne doit pas y avoir plusieurs commandes sur le même support. 2.4 PRODUITS DANGEREUX : RESPECT DE LA LEGISLATION En cas de livraison de produits dangereux, la législation en vigueur devra être respectée. Les informations ci-dessous sont obligatoires : - la désignation des produits - le code ONU - la catégorie d emballages 2.5 LES NON CONFORMITES MARCHANDISES Toute non-conformité au sens large à réception entraîne du retard et peut occasionner un chantier à la charge du fournisseur, ou la reprise de la marchandise. Quelque soit l aléa, le fournisseur doit prévenir l approvisionneur. Les cas de non-conformité sont les suivants: - PCB non respecté - Inversion d article CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 12/18

13 - Article de substitution à l initiative du fournisseur - Colis incomplet (ou vide) - Erreur d étiquetage - Coloris - Composition du PCB - Non respect des données logistiques - Dossiers techniques - Les marchandises non conformes feront l objet : - soit d une reprise immédiate de la marchandise sinon destruction de la marchandise aux frais du fournisseur - soit d une mise en chantier refacturée aux fournisseurs (engagements de dépenses, chantiers ). L entrepôt se réserve le droit de refuser: - les marchandises en avarie transport - les palettes sans bande de garantie (ou avec bande de garantie défectueuse) Dans une démarche de progrès, des indicateurs de suivi sont établis. Ils permettent de mesurer la ponctualité d un fournisseur et sa capacité à honorer les commandes, dans le respect du cahier des charges. Des contrôles qualités sont réalisés en entrepôt et peuvent concerner des produits déjà inspectés. Ces informations sont partagées au sein du Groupe Casino. 2.6 DIVERS Le camion doit être suffisamment haut pour pouvoir se mettre à quai et pour que le déchargement soit possible avec les appareils de manutention classiques. Le plan de chargement doit respecter les contraintes de déchargement : colis lourds à l avant de la remorque et légers à l arrière afin d éviter l affaissement donc un déchargement rendu difficile voire impossible. En cas d utilisation de feuillard, il doit être absolument être en plastique et non en métal (risque de blessure). 3. LA LIVRAISON ENTREPOT 3.1 REGLES GENERALES Pour un même produit, la palettisation doit être identique pour toutes les palettes et conforme à la fiche logistique. Il faut respecter les pictogrammes. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 13/18

14 La hauteur de la palette ne doit pas excéder 1,80m support compris en stockage intérieur. Pour les marchandises stockées à l extérieur la hauteur maximale est de 2,20m support compris. La palette doit être sans débord : les colis ne doivent pas dépasser du gabarit de la palette. Les produits hors norme feront l objet d une négociation au cas par cas. La palette doit être filmée, entourée d une bande de garantie et identifiée par une étiquette (voir annexe page 15). Lorsque la marchandise peut être stockée à l extérieur, le film protecteur doit être traité anti UV (ex : mobilier en résine). Il ne faut pas palettiser sur champ mais à plat (certaines références de cycles peuvent faire exception). 3.2 PALETTES MONO REFERENCES Les palettes doivent être mono référence chaque fois que la volumétrie le permet : lorsque la quantité commandée est supérieure à une couche. L utilisation de palette multi références est toléré uniquement si la quantité commandée n est pas un multiple de la couche. Chaque couche doit être séparée par une palette intermédiaire (palette sans valeur par exemple). Une même référence ne doit pas arriver disséminée sur plusieurs supports dans le camion. Les anomalies de palettisation pourront donner lieu à un refus de marchandises ou à une prestation refacturée au fournisseur. 3.3 LE SUPPORT La marchandise doit être palettisée sur des palettes locatives 80*120 (Cf. annexe) ou palettes sans valeur. Pour une palettisation différente (100*120 ou hors normes), il est obligatoire de demander l accord préalable du groupe Casino. Ces cas sont identifiés lors du référencement. Il est interdit de livrer sur des palettes hors normes des colis pouvant être palettisés sur des palettes standard. Attention: il est impossible de réceptionner des palettes d une largeur inférieure à 80cm et dont la hauteur des plots est inférieure à 10cm car nos appareils de manutention ne peuvent pas être utilisés. Les colis de dimension hors norme doivent obligatoirement avoir un support de manutention adapté (palette sans débord). Ne pas utiliser de palettes sans valeur et fragiles si le poids de la marchandise dépasse 300 kg. CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 14/18

15 3.4 L ETIQUETTE D IDENTIFICATION PALETTE Raison sociale et adresse du fournisseur Adresse livraison entrepôt N commande Casino Nb de Colis sur la palette N Palette Pour l identification des palettes, les informations suivantes sont nécessaires : - n de BL - n de commande - nb colis sur la palette - désignation des articles - quantité contenue dans les colis - code EAN DIVERS Les palettes doivent être filmées fermement (marchandise et support compris) et le fournisseur doit garantir la stabilité des produits au moment du défilmage. Les palettes doivent être stables dans le camion et ne pas se renverser Il est interdit de dépalettiser une palette et de charger les colis en vrac sur le dessus des autres palettes. 4. DOCUMENTS OBLIGATOIRES POUR LA RECEPTION : LE BORDEREAU DE LIVRAISON Le fournisseur émet un Bordereau de Livraison par commande et par camion. Lors de la réception, le chauffeur doit impérativement présenter ce(s) Bordereau(x) de Livraison (BL) sous peine d un refus potentiel de la livraison. Le BL ne doit pas être collé sur une palette ou inséré dans un colis. Exception pour le multimédia car il y a peu de possibilité. Le BL doit correspondre à la livraison physique et non pas à la commande (nombre de palettes). Le bordereau de livraison (ou avis d expédition informatique) doit contenir les informations suivantes : CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 15/18

16 Global pour la réception concernée : - n de commande Casino - raison sociale du fournisseur - date de livraison - nombre de palettes - nombre de colis - poids brut - volume chargé Détail pour chaque référence livrée : - la désignation - le code et symbole EAN 13 - les quantités livrées en UVC et en colis CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 16/18

17 ANNEXE SUPPORT 80 X 120 CM : PALETTE LOCATIVE CHEP OU LRP PALETTE FOURNISSEUR CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 17/18

18 180 cm Direction Supply Chain Non Alimentaire Coiffe Bande de garantie Étiquette identification Film 80 cm 120 cm CAHIER DES CHARGES LIVRAISONS FOURNISSEURS SCNA 18/18