Roche Promotional Gateway Guide de l utilisateur

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1 Roche Promotional Gateway Guide de l utilisateur Création de vos commandes et gestion de votre carnet d adresses Plexus 360 Training and Development Department Oakville, ON

2 Table des matières Roche Promotional Gateway... 3 Description... 3 Ouverture de session... 4 Gérer le profil... 5 Passer une commande Sélection des produits...7 Choisir un catalogue... 7 Liste des produits... 8 Ajouter un produit au panier Sélection des destinataires...12 Choisir un destinataire Passage à la caisse...14 Réviser les produits contenus dans le panier Réviser la liste des destinataires Notes d expédition Soumettre une commande Carnet d adresses Ajouter un nouveau destinataire Carnet d adresses Mes commandes Visualiser mes commandes Annuler une commande Rechercher... 22

3 3 Description Roche Promotional Gateway La Roche Promotional Gateway est un système Web pour que vous puissiez aisément et rapidement commander des articles promotionnels en ligne. Remarque: Adobe Flash (version 11.1) est requis pour utiliser la Roche Promotional Gateway Le processus Le processus de commande requiert environ 5 minutes et votre commande sera expédiée à l adresse désignée dans les 3 à 5 jours. Puisque le délai d expédition est de 3 à 5 jours, assurez-vous de prévoir et de passer vos commandes en conséquence. En cas d urgence, les articles peuvent être expédiés le lendemain. Toutefois, vous devrez contacter votre administrateur de système. Pour commencer Les nouveaux utilisateurs recevront un courriel de bienvenue avec un lien qui les dirigera vers le site. En outre, vous recevrez un mot de passe temporaire pour accéder au programme pour la première fois. Important Vous serez invité à remplacer votre mot de passe temporaire par un autre permanent de votre choix. Si vous éprouvez un problème quelconque, veuillez contacter : Keith Hart au (905) ou par courriel: keith.hart@roche.com

4 4 Ouvrir une session sur le site Roche Cliquez sur l adresse URL fournie dans le courriel de bienvenue pour atteindre le site. Remarque: Il est recommandé de mettre cette adresse URL dans vos signets pour faciliter les accès ultérieurs. Connexion de l utilisateur Saisissez votre nom d utilisateur (courriel professionnel) et votre mot de passe. Cliquez sur Ouvrir une session. Ouverture de session Écran d accueil Une fois la session ouverte, vous serez accueilli par l écran de bienvenue de votre entreprise. À la gauche de l écran, vous verrez un menu avec les liens suivants : Accueil, Catalogues, Carnet d adresses, Mes commandes, Gérer le profil, Rechercher et Fermeture de session.

5 5 Remarque : Il est important de vérifier (rectifier et mettre à jour au besoin) votre profil, en particulier votre adresse. Autrement, vos commandes ne seront pas expédiées correctement. Gérer le profil Sélectionnez «Gérer le profil» dans le menu de gauche. Vérifiez l exactitude de l information contenue dans les boîtes. Pour effectuer des corrections, cliquez sur les boîtes et apportez les modifications. Remarque: Certains champs ne peuvent être modifiés par l utilisateur. Contactez votre administrateur si des modifications sont requises. Une fois les corrections effectuées, cliquez sur «Sauvegarder» pour enregistrer les modifications. Gérer le profil Adresses pour petits envois et gros envois L adresse pour petits envois est votre adresse résidentielle. L adresse pour gros envois est différente et représente généralement une adresse de casier d entreposage pour les gros envois.

6 6 Passer une commande Trois étapes sont requises pour passer une commande : 1. La sélection des produits 2. La sélection des destinataires 3. Le passage à la caisse

7 7 1. Sélection des produits Choisir un catalogue Les produits sont répartis dans des catalogues pour faciliter la consultation. Seuls les catalogues offerts à l utilisateur s affichent. Sélectionnez «Catalogues» dans le menu de gauche. Une liste des catalogues offerts s affichera (voir ci-dessous). Sélectionnez un catalogue pour parcourir les produits.

8 8 1. Sélection des produits Liste des produits Tous les produits associés au catalogue seront affichés. Les éléments de la liste d un catalogue comprennent : Nom du produit Code du produit Description du produit Format de l emballage : Description de l emballage d un article. Exemple : 24/emballage vous recevrez un «emballage» de 24 articles Visualisation d un catalogue Vous pouvez visualiser un catalogue sous la forme d une «Liste» ou d une «Grille». Dans chaque catalogue, vous pouvez aussi «Rechercher», «Trier» et «Filtrer» toute combinaison de manières pour trouver des produits précis pour votre commande.

9 9 1. Sélection des produits Icônes de produit En plus des code, nom et description, certains produits sont munis d icônes qui procurent des détails additionnels sur le produit. Nouveau produit (Ajouté au cours des 90 derniers jours). Les commandes contenant ces produits seront transmises au Directeur des produits pour approbation avant d être expédiées. Vérifiez la langue du produit [de gauche à droite : A, F, Au, B]. (Certains produits sont offerts dans plusieurs langues. Assurez-vous de sélectionner la langue souhaitée).

10 10 1. Sélection des produits Visualiser les détails des produits Pour obtenir plus de détails sur un produit, cliquez simplement n importe où sur le produit désiré dans le catalogue. Cela vous dirigera vers la page des détails du produit. Depuis cet endroit, vous pourrez visualiser des détails additionnels sur un produit, notamment : une description complète et une image plus grande. Maximum: détermine le nombre maximal d unités que vous pouvez commander au cours de la durée de vie du catalogue. Incrément: correspond au nombre d unités par lequel la «quantité» sera augmentée lors de l ajout à une commande. Restant: détermine les unités disponibles pour commander par un utilisateur jusqu à l expiration du catalogue. Stocks: correspond à la quantité des stocks dans l entrepôt. Remarque: Les articles qui sont en rupture de stocks n apparaîtront pas dans le catalogue.

11 11 1. Sélection des produits Ajouter un produit au panier Pour ajouter un produit à votre panier, cliquez simplement sur le bouton «Ajouter» adjacent au produit désiré depuis la consultation par listes ou par détails des produits du catalogue. Cela activera l affichage de la boîte contextuelle «Ajouter à la commande». Sélectionnez la quantité du produit en question et cliquez sur «Ajouter à la commande». Vous remarquez peut-être que le compteur de produits situé sur l icône du panier dans le coin gauche inférieur a été augmenté par la quantité correspondante lorsque vous avez ajouté le produit à votre commande. Vous pouvez cliquez sur l icône du panier en tout temps pour consulter les produits contenus dans votre panier en cours. Nous aborderons l écran relatif au panier plus en détails à la section «Passer à la caisse».

12 12 2. Sélection des destinataires Choisir un destinataire Sélectionnez l icône du panier dans le menu de gauche. Pour vous ajouter à la commande, sélectionnez «M ajouter» Si vous avez une adresse pour «petit envoi» et une autre pour «gros envoi» dans votre profil, une invite apparaîtra pour que vous puissiez choisir l adresse que vous souhaitez ajouter. Si ces deux adresses sont identiques, aucune invite n apparaîtra et votre adresse sera tout simplement ajoutée à la liste des destinataires. Si vous souhaitez expédier la commande à d autres destinataires, sélectionnez simplement «Ajouter un destinataire».

13 13 2. Sélection des destinataires Depuis ce point, cliquez simplement sur le bouton «Ajouter» adjacent au destinataire pour l ajouter à la liste des destinataires. Remarque: Si le destinataire n est pas dans votre carnet d adresses, vous pouvez l ajouter en sélectionnant «Ajouter une nouvelle adresse». Ce thème sera abordé à la section «Carnet d adresses».

14 14 3. Passage à la caisse Sélectionnez l icône du panier dans le menu de gauche. Réviser les produits contenus dans le panier Révisez d abord les articles de votre commande. À ce stade, vous pouvez encore ajouter ou retirer des articles, ainsi que modifier la quantité à expédier. Réviser la liste des destinataires Révisez ensuite les destinataires auxquels sera expédiée la commande. À ce stade, vous pouvez encore ajouter ou retirer des destinataires.

15 15 3. Passage à la caisse Soumettre une commande Une fois votre commande révisée, vous pouvez la soumettre en cliquant sur le bouton «Soumettre la commande» ou cliquant sur le bouton «Annuler la commande» pour recommencer. Vous avez maintenant passé votre commande! Une boîte contextuelle s affichera pour vous indiquer le numéro de la commande. Notez ce numéro de commande aux fins de suivi. Vous recevrez un courriel une fois la commande traitée pour vous aviser du numéro de suivi.

16 Carnet d adresses Depuis votre carnet d adresses, vous pouvez : Ajouter de nouveaux contacts Mettre à jour des contacts Supprimer des contacts 16 Sélectionnez «Carnet d adresses» dans le menu de gauche. Types de contacts Il existe 2 types de contacts dans le carnet d adresses : Contacts globaux: ce sont tous les utilisateurs du système. Ces contacts sont vus de tous mais ne peuvent être modifiés que par les administrateurs du système. Contacts personnels: ce sont les destinataires que vous avez ajoutés à votre carnet d adresses. Ces contacts sont vus que par vous et vous pouvez les modifier en tout temps.

17 17 Carnet d adresses Ajouter un nouveau destinataire Cliquez sur «Ajouter une nouvelle adresse». Saisissez tous les champs requis (*) pour le nouveau destinataire. Tous ces renseignements peuvent être mis à jour ou modifiés ultérieurement. Une fois tous les champs requis saisis, cliquez simplement sur «Ajouter».

18 18 Carnet d adresses Carnet d adresses Pour modifier ou supprimer les renseignements d un destinataire, sélectionnez simplement ce dernier dans votre carnet d adresses. Mettez à jour tous les champs souhaités ou supprimer l adresse. Une fois tous les champs souhaités mis à jour, cliquez simplement sur «Sauvegarder».

19 19 Mes commandes À tout moment, un utilisateur peut vérifier l état d une commande, l approbation, l expédition ainsi que le suivi de son historique. Le système est conçu pour consulter les détails : Des commandes en cours et antérieures De l état des commandes (en suspens, en attente d approbation ou expédié) Des dates d expédition et des numéros de suivi Visualiser mes commandes Sélectionnez «Mes commandes» dans le menu de gauche. Cela ouvrir l écran «Mes commandes», lequel affiche toutes les commandes passées depuis votre compte. Vous pouvez chercher et filtrer par dates, identifications des commandes et destinataires des commandes.

20 20 Mes commandes Visualiser les détails de la commande Sélectionnez une commande dans la liste pour visualiser plus de détails concernant la commande, notamment son numéro de suivi.

21 21 Mes commandes Visualiser l historique de la transaction Sélectionnez «Visualiser l historique de la transaction» pour consulter les détails de la progression de la commande. (date d expédition, date de la commande, date d expédition à l entrepôt, etc.). Annuler une commande Sélectionnez «Annuler une commande» depuis la page de détails de la commande. Un courriel est envoyé automatiquement à l entrepôt et une demande d annulation de la commande est envoyée aux administrateurs du système. Si l entrepôt n a pas encore traité et expédié la commande, celle-ci sera annulée.

22 22 Rechercher Non seulement vous pouvez rechercher en parcourant un catalogue pour y trouver des produits contenus précisément dans ce catalogue, vous pouvez aussi utiliser l écran «Rechercher» pour rechercher dans tous les catalogues simultanément. Écran de recherche Sélectionnez «Rechercher» dans le menu de gauche. Cela ouvrira l écran «Rechercher». Depuis cet écran, vous pouvez utiliser toute combinaison de critères de recherche, de filtre et de tri pour trouver des produits parmi tous les catalogues disponibles. Remarque : Lorsque vous utilisez cette fonction de recherche, un produit peut apparaître plusieurs fois dans vos résultats car il peut avoir été trouvé dans plusieurs catalogues.