CAHIER DES CHARGES Graphisme et maquettage (et éventuellement impression, selon devis) d un guide méthodologique et d une plaquette de présentation

Transcription

1 CAHIER DES CHARGES Graphisme et maquettage (et éventuellement impression, selon devis) d un guide méthodologique et d une plaquette de présentation «Modèle d autodiagnostic et d amélioration continue (Madac)» Juin 2015

2 1- Contexte 1.1. Historique La plupart des ONG de solidarité internationale fournissent d importants efforts pour améliorer et rendre compte de la qualité de leurs actions et de leurs organisations (même si toutes n utilisent pas forcément le terme de «qualité»). Ainsi, depuis de nombreuses années, pour répondre aux attentes de leurs parties prenantes externes (bailleurs de fonds publics et privés, donateurs, bénéficiaires ), mais aussi par éthique, par souci d efficacité, d amélioration continue et pour préserver leur image collective, les ONG s interrogent et mettent en place des initiatives sur l amélioration de la qualité de leurs organisations et de leurs actions. C est dans ce contexte que le F3E et Coordination SUD ont été amenés à s interroger sur l opportunité et sur la forme d actions et d outils communs, qui permettraient d harmoniser et d amplifier ces efforts pour en accroître à la fois la visibilité et les effets Coordination SUD et F3E Coordination SUD ( Coordination SUD Solidarité Urgence Développement - est la coordination nationale des ONG françaises de solidarité internationale. Fondée en 1994, elle rassemble aujourd hui six collectifs d ONG (CLONG-Volontariat, CNAJEP, Coordination Humanitaire et Développement, Crid, Forim, Groupe Initiatives) et plus de 160 ONG qui mènent des actions humanitaires d urgence, d aide au développement, de protection de l environnement, de défense des droits humains auprès des populations défavorisées mais aussi des actions d éducation à la solidarité internationale et de plaidoyer. Coordination SUD assure une double mission d appui à la professionnalisation des ONG françaises et de représentation de leurs positions auprès des institutions publiques et privées, en France, en Europe et dans le monde. Elle développe des services de veille, de diffusion d information, de conseil et de formation. Elle gère un fonds paritaire de cofinancement d expertises externes sur les différents aspects de la performance organisationnelle et institutionnelle pour les ONG. Enfin, elle anime des commissions de travail thématiques composées de ses membres, mobilisées sur des enjeux majeurs de la solidarité internationale. F3E ( Crée en 1994 et composé d une centaine d ONG et de collectivités territoriales, le F3E se positionne comme le réseau français dédié à l amélioration de l impact et de la qualité de l action en matière de coopération et de solidarité internationale. Il rassemble des acteurs disposés à analyser et partager leurs pratiques pour renforcer leurs capacités et mieux rendre compte de l efficacité de leurs actions, autour des trois axes suivants : Evaluer : le F3E accompagne méthodologiquement et financièrement ses membres dans la réalisation d études destinées à analyser leurs actions en vue d améliorer leurs pratiques. Le F3E propose également des formations méthodologiques. Echanger : les espaces d échanges du F3E favorisent le partage des pratiques et l apprentissage collectif. Ces échanges donnent lieu à des productions (publications, séminaires, vidéo ), qui sont réinvesties et valorisées dans toutes les activités proposées aux membres du réseau F3E. 2

3 Eclairer : le F3E organise et participe à des instances et des événements nationaux et internationaux du secteur en vue de promouvoir ses travaux d analyse des pratiques de développement et de faire connaître les résultats des travaux collectifs de ses membres L élaboration d un modèle d autodiagnostic et d amélioration continue Coordination SUD et le F3E ont piloté ensemble en 2010 une étude intitulée «Démarches qualité et solidarité internationale», afin d établir un état des lieux des débats, pratiques et enjeux actuels en termes de démarches qualité dans le secteur de la solidarité internationale. Sur la base des recommandations de l étude et des conclusions d un atelier de restitution, un Comité de pilotage conjoint F3E-Coordination SUD a initié un processus d élaboration d un cadre global d analyse de la qualité pour les ONG françaises de solidarité internationale. Le choix de Coordination SUD et du F3E s est arrêté sur le modèle EFQM comme base de travail pour élaborer ce cadre d analyse global, pour les raisons suivantes : adéquation du modèle vis-àvis des enjeux spécifiques des ONG (notamment la prise en compte de parties prenantes multiples), pertinence vis-à-vis du type de démarche souhaitée (non normative, approche globale, logique d amélioration continue ), retours d expériences positifs de la part de la plateforme d ONG belge ACODEV sur l utilisation du modèle EFQM. Cependant il est apparu indispensable d adapter ce modèle initial afin qu il corresponde au mieux à la réalité du secteur des ONG françaises de solidarité internationale. Le Madac est issu de ce processus d adaptation du modèle EFQM ayant associé 25 ONG membres de Coordination SUD et/ou du F3E. Le Madac est un outil destiné à accompagner les ONG françaises de solidarité internationale dans la mise en œuvre d une démarche d autodiagnostic et d amélioration continue basée sur l analyse globale des pratiques et des résultats d une ONG, avec la recherche d un équilibre dans la satisfaction des attentes des principales catégories de parties prenantes de cette dernière. L outil ayant été testé avec succès en 2014 par 5 ONG pilotes, le Comité de pilotage a décidé de sa promotion dans le secteur de la solidarité internationale. Un guide méthodologique et une plaquette de présentation doivent contribuer à cet effort de promotion animé par Coordination SUD et le F3E. 2- Objet de la consultation Coordination SUD et le F3E souhaitent confier le graphisme, le maquettage (et éventuellement l impression, selon devis) d un guide méthodologique «Modèle d autodiagnostic et d amélioration continue» (Madac) et d une plaquette de présentation du Madac à un prestataire externe. Le guide se présente actuellement sous la forme d un texte word de 37 pages. La version actuelle du guide peut être obtenue sur demande pour répondre au présent cahier des charges auprès de Pierre Lecomte à Coordination SUD (lecomte@coordinationsud.org) et Lilian Pioch au F3E (l.pioch@f3e.asso.fr). Le guide devra être maquetté et éventuellement imprimé (selon devis) en 500 exemplaires (+ 500 selon devis), pour diffusion auprès des membres et des partenaires de Coordination SUD et du F3E. Une plaquette de présentation du Madac (A5 4 pages) est également à réaliser en reprenant les éléments graphiques du guide. Elle sera maquettée et imprimée en 500 exemplaires (+ 500 selon devis) pour diffusion auprès des membres et des partenaires de Coordination SUD et du F3E. 3

4 3- Spécifications techniques Production attendue : - Création, mise en page du guide prêt pour impression, sur la base d un document actuellement de 37 pages A4 Word (cf. guide Madac en annexe) et éventuellement l impression (selon devis) en 500 exemplaires (+ 500 selon devis). - Création, mise en page d une plaquette de présentation sur la base de la charte graphique choisie pour le guide (le texte de la plaquette sera fournie ultérieurement par Coordination SUD et F3E) et éventuellement impression (selon devis) en 500 exemplaires (+ 500 selon devis). Spécifications graphiques : Pour le guide - Format final en A5 au format portrait ; - Le guide est conçu pour être lisible en format PDF et en format web (quadrichromie) ; - Il doit pouvoir être imprimable par un imprimeur externe et en interne (il sera demandé au prestataire retenu de fournir à la fin du travail les fichiers sources) ; - Rubriquer le guide (par chapitre) avec des intercalaires entre les chapitres et des onglets sur la marge droite ; - Infographies à réaliser et à incorporer au document (notamment représentation schématique du modèle MADAC en page 9, du cycle d amélioration continue en page 25 ). Les données seront fournies par Coordination SUD et le F3E au moment de la réunion de cadrage (cf in calendrier ci-dessous. Le schéma page 7 (représentation schématique du modèle EFQM) doit être repris à l'identique car il est protégé par un copyright. Pour la plaquette - Format A4 plié en deux (soit un 4 pages A5) ; - La plaquette est conçue pour être lisible en format PDF et en format web (quadrichromie) ; - Elle doit pouvoir être imprimable par un imprimeur externe et en interne (il sera demandé au prestataire retenu de fournir à la fin du travail les fichiers sources) ; - Pas de création graphique majeure (utilisation de la charte graphique et des infographies retenues pour le guide). Spécifications pour l impression (selon devis) : Pour le guide - Format final en A5 au format portrait ; - Intérieur : quadrichromie, papier recyclé ou PEFC, 100 g ; - Couverture : quadrichromie, papier recyclé ou PEFC, 250g ; - Façonnage : document papier avec reliure en spirale wire o ; exemplaires et devis indiquant Pour la plaquette - Format final en A5 (A4 plié en 2). Recto Verso ; - Quadrichromie, papier recyclé ou PEFC, 135g ; - Un pli parallèle ; exemplaires et devis indiquant Taches demandées au prestataire retenu : - Elaboration d une charte graphique applicable à l ensemble du guide et à la plaquette de présentation. Nous attendons un rendu qui tente, dans la mesure du possible, d être cohérent avec les chartes graphiques des 2 commanditaires, Coordination SUD et le F3E. 4

5 Nous souhaitons également que les documents rendent compte d une mise en page aérée, sobre et attractive, et que leur graphisme illustre les notions de qualité pour les ONG françaises de solidarité internationale, de progression et d amélioration continue de leurs pratiques et de leurs résultats. - Ce document étant un guide pratique, nous souhaitons lui donner une forme la plus ergonomique possible et la plus facile d utilisation possible (reliure en spirale ; intercalaires entre les chapitres et des onglets sur la marge de droite). - Le travail de création graphique sur le guide devra traduire les différentes typos et encadrés utilisés dans le document Word. Dans ce document et tout le long du document, les mêmes procédés de mise en évidence du texte ont été utilisés (ex. titres en majuscules, sous-titres en gras, paroles d acteurs encadrées / italique, encadrés en têtes des 9 critères du modèle Madac colorés, points importants encadrés / pointillé ). Nous attendons que le graphiste traduise ces effets avec des procédés graphiques attractifs, facilement repérables et sobres (point d interrogations visibles, flèches retravaillées, typos différenciées, travail d encadré et sur les couleurs ) d une manière systématique et uniforme sur tout le guide pour les éléments du même type. Notamment, les différents chapitres devront être clairement identifiables (système d intercalaire et d onglet, couleur différenciée ). - Eventuellement (selon devis), remise à l imprimeur des documents prêts à imprimer (guide et plaquette). - Eventuellement (selon devis), suivi de l impression et remise des documents imprimés à Coordination SUD et/ou au F3E (Paris). 5

6 4- Calendrier de travail prévisionnel 08/06/2015 Publication de l appel d offre 22/06/2015 Date limite d envoi des offres des prestataires 22/06/ /06/ /07/ /07/2015 (et éventuellement semaine du 27/07/2015) Semaines du 31/08/2015 et du 07/09/ /09/ /09/2015 Choix du prestataire et envoi au prestataire retenu du guide finalisé en version Word Réunion de cadrage à Paris (ou par téléphone / Skype) avec le prestataire Pour le guide : Envoi par le prestataire retenu d une 1ère proposition de charte graphique et de mise en page (2 propositions différentes) Pour le guide : Allers - Retours avec le prestataire pour finalisation des documents (document version PDF et version à imprimer) Pour la plaquette : Envoi par Coordination SUD et F3E du texte définitif pour la plaquette de présentation Août Congés Pour le guide & la plaquette : Allers - Retours avec le prestataire pour finalisation des documents (document version PDF et version à imprimer) Pour le guide & la plaquette : Finalisation du guide et de la plaquette et Signature des BAT finaux Livraison par le prestataire des fichiers sources, pdf (version imprimeur/web) Livraison des documents par l imprimeur (selon devis) 5- Modalités financières et remises des propositions Le budget prévisionnel incluant la prestation du graphiste (pour le guide et la plaquette) et l impression des documents (500 exemplaires pour le guide selon devis ; 500 exemplaires pour la plaquette selon devis) est de TTC. Ce budget prévisionnel est réparti de la façon suivante, de façon estimative : TTC pour le travail de graphisme et de maquettage, TTC pour l impression des documents. Les propositions sont attendues au plus tard le 22 juin 2015 à 18h00. Elles sont à envoyer par mail à Pierre Lecomte à Coordination SUD (lecomte@coordinationsud.org) et à Lilian Pioch au F3E (l.pioch@f3e.asso.fr). La version actuelle du guide peut être obtenue sur demande pour répondre au présent cahier des charges auprès de Pierre Lecomte à Coordination SUD (lecomte@coordinationsud.org) et Lilian Pioch au F3E (l.pioch@f3e.asso.fr). Les propositions devront comprendre les éléments suivants : - Une proposition financière détaillée (TTC) séparant clairement la proposition financière pour le travail de graphisme et de maquettage et pour le travail d impression des documents - Un book Après sélection du prestataire retenu, ce dernier fournira : 6

7 Pour le guide : - Deux propositions graphiques dans un premier temps ; - Les fichiers finalisés PDF haute définition pour impression + le fichier web + les fichiers sources. Pour la plaquette : - Une proposition de mise en page dans un premier temps ; - Les fichiers finalisés PDF haute définition pour impression + le fichier web + les fichiers sources. Et éventuellement, pour le guide et pour la plaquette, les documents imprimés (selon devis). Le paiement de la prestation se fera en 2 tranches : - Première tranche de 40% à la signature du devis et réception de la facture correspondante - Deuxième tranche de 60% à la réception des livrables (papier et numérique). 7