Note relative à la partie SIH de l annexe 5 du CPOM ARS- Etablissement

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1 Direction de la stratégie Pôle Projets Transversaux et Systèmes d Information de Santé (PTSIS) Affaire suivie par: Marie-Pierre Baudon Tèl: Courriel: marie-pierre.baudon@ars.sante.fr Date: octobre 2014 Note relative à la partie SIH de l annexe 5 du CPOM ARS- Etablissement 1 OBJET La présente note vise à préciser les fondamentaux et les orientations de l annexe 5 des CPOM afférente au pilotage interne sur le volet système d information. Cette fiche regroupe plusieurs objectifs opérationnels qu il est recommandé de retenir en les adaptant dans leur contenu à la situation de l établissement. Tous les établissements de santé et autres titulaires d autorisation d activité de soins et d équipement matériel lourd sont concernés. 2 CONTEXTE Les systèmes d information constituent un élément incontournable de la stratégie des établissements car ils conditionnent la mise en œuvre des projets des structures de soins, tant dans le domaine médical pour assurer la qualité et la continuité des soins, que dans celui de l organisation générale pour l efficience de leurs fonctions de gestion. 3 LES PRIORITES REGIONALES ET OBJECTIFS PAR ETABLISSEMENT 3.1 Les indicateurs relatifs au niveau d atteinte du socle prioritaire spécifié dans le cadre du programme Hôpital Numérique L objectif de la stratégie Hôpital Numérique est d amener l ensemble des établissements de santé à un niveau de maturité suffisante de leurs systèmes d information pour améliorer significativement la qualité, la sécurité des soins et la performance dans des domaines fonctionnels prioritaires. Pour ce faire, la stratégie se décline en un programme, (feuille de route sur cinq ans pour les SIH), qui s appuie sur 4 Note relative à l annexe 5 partie SIH du CPOM ARS/Etablissement Page 1 sur 6

2 leviers : un volet relatif à la gouvernance, à la compétence (formation et mutualisation), à l offre industrielle et au financement. Le programme national Hôpital Numérique a été lancé en novembre 2011 par la Direction Générale de l Offre de Soins (DGOS). Le volet financement du programme Hôpital Numérique n est pas le mode d intervention exclusif des ARS pour accompagner les établissements vers le socle commun (constitué de 3 pré-requis et 5 domaines fonctionnels). La contractualisation est un des leviers prépondérants Maîtrise du Système d information : existence d une gestion de portefeuille de projets La gestion de portefeuille de projets 1 permet de vérifier le réalisme de la trajectoire d évolution du système d information existant vers le système d information cible qui devrait être défini dans un schéma directeur. En effet, les investissements des établissements sanitaires et médicosociaux français en systèmes d information de santé (SIS) restent à ce jour modérés, tandis que le taux d échec de ces projets est significatif. Les établissements peinant à appuyer leur stratégie d investissement sur des données fiables, les arbitrages entre les projets et le pilotage d ensemble des ressources et des résultats restent mis en œuvre de façon hétérogène et sont très peu outillés. La mise en place d une gestion de portefeuille de projets permet de : - S assurer de la contribution des projets à l atteinte des objectifs de l établissement - D aider à la prise de décision et notamment sélectionner les projets à lancer au regard des ressources disponibles - D optimiser le pilotage des ressources et des budgets En plus d un guide sur ce thème, l ANAP met à disposition sur son site un outil de gestion de portefeuille que les établissements peuvent adapter à leur contexte si besoin. Objectif ARS : La situation idéale est de bâtir le schéma directeur des systèmes d information pour aboutir à un portefeuille de projets en fin de démarche, portefeuille qui s affinera dans les premiers temps de mise en œuvre du schéma directeur SI. Il est demandé aux établissements de disposer d un outil de gestion de portefeuille de projet d ici la fin de leur CPOM Les 3 pré-requis et les 5 domaines fonctionnels d Hôpital Numérique Le plan hôpital numérique pose 3 pré-requis et fixe 5 domaines prioritaires. Pour chaque pré-requis et domaine, un ensemble d indicateurs a été défini. Sur son site, la DGOS a mis à disposition des établissements un certain nombre de documents et outils : - le guide des indicateurs qui précise leur définition, leurs modalités de calcul et de restitution ( -_avril_ pdf). - Une boîte à outils composé ( o d un outil d auto diagnostic et de plans d actions associés permettant aux structures qui le souhaitent de procéder à une auto évaluation de leur situation au regard des 3 pré-requis du programme et d identifier sur cette base la démarche et les actions à mettre en œuvre o pour atteindre l ensemble des indicateurs des pré-requis. De fiches pratiques auto-porteuses visant à apporter aux établissements un support méthodologique pour l atteinte des pré-requis du programme. Pour chaque mise à disposition par la DGOS, un courriel a été envoyé aux établissements avec copie aux fédérations. 1 Cf Guide ANAP «Gérer un portefeuille de projets SI, méthodologie et outils» disponible sur Note relative à l annexe 5 partie SIH du CPOM ARS/Etablissement Page 2 sur 6

3 Les conditions d éligibilité et les modalités de suivi étaient déjà connues avant la parution ce 14 juin 2013 de la circulaire nationale lançant le volet financement. L une d entre elles indique que tout établissement voulant candidater sur un ou plusieurs des domaines prioritaires devra d abord avoir satisfait aux exigences des pré-requis : c est une condition sine qua non pour pouvoir être éligible aux soutiens financiers lors de la candidature de l établissement. Pour autant, dans le cadre du CPOM, les fédérations ont souhaité la définition de cibles régionales pour les indicateurs des pré-requis moins ambitieuses que celles définies dans le guide de la DGOS. Néanmoins, un rapprochement a eu lieu entre la HAS et la DGOS qui a conduit à l inclusion dans la certification de 27 indicateurs du plan Hôpital numérique, cela dès avril L ensemble des indicateurs des pré-requis sont concernés. Cette inclusion a nécessité la définition de seuils HAS intermédiaires (inférieurs aux seuils Hôpital Numérique) pour ces 27 indicateurs. Ces seuils intermédiaires sont indiqués dans l outil osis (voir ci-dessous). Objectif ARS : Tous les établissements doivent avoir atteint les cibles de certification relatives aux 3 prérequis (1- identités-mouvements, 2- fiabilité-disponibilité, 3- confidentialité) sur la durée du CPOM. Ils doivent ainsi élaborer un calendrier d atteinte des 3 pré-requis sur 5 ans avec la fixation d indicateur/année, en référence aux cibles de certification. Ce calendrier devra être annexé au CPOM. Concernant les 5 domaines fonctionnels prioritaires centrés sur la production de soins, il est retenu de ne pas fixer un niveau d atteinte cible : - les résultats d imagerie, de biologie et d anatomo-pathologie, - le dossier patient informatisé et interopérable, - la prescription électronique alimentant le plan de soins, - la programmation des ressources et l agenda du patient, - le pilotage médico-économique. Objectif ARS : L ARS souhaite néanmoins que les établissements s engagent dans une démarche de mise en œuvre dans au moins 2 de ces domaines fonctionnels. 3.2 Les indicateurs relatifs aux différents observatoires mis en place par la DGOS Indicateur relatif au taux de remplissage de l Observatoire des Systèmes d information en Santé (OSIS) La DGOS a mis en place un outil de connaissance, d analyse et d observation des systèmes d informations, visant à recueillir, exploiter et partager un ensemble d informations de nature à décrire l état des systèmes d informations hospitaliers, leur degré d usage et leur évolution (cf instruction n du 25 septembre 2012 relative à la mise en œuvre de la deuxième version de l Observatoire des Systèmes d Information de Santé). L instruction a été transmise aux établissements et ces derniers devaient renseigner les données dans l osis dès le 1 er octobre Au-delà de disposer collectivement et rapidement d une information de qualité, OSIS est : - Un outil indissociable de la gestion nationale des enjeux relatifs à la mise en place du programme Hôpital Numérique : la complétude de cette information sera un préalable à la recevabilité d'une candidature au volet financement d Hôpital Numérique. - Ces indicateurs saisis serviront de manière simple et directe au suivi des objectifs qui seront inclus dans les CPOM. La HAS tiendra également compte de ces indicateurs dans le cadre de la certification des ES. - Une source supplémentaire utilisée par le niveau national pour identifier les établissements pouvant bénéficier d un accompagnement financier sur certains thèmes. Note relative à l annexe 5 partie SIH du CPOM ARS/Etablissement Page 3 sur 6

4 Ces enjeux forts justifient l engagement des établissements à initier le processus de collecte d information permettant de constituer un véritable observatoire national, partagé entre l Agence Régionale de Santé et les établissements de la région, au service d'une politique de développement des systèmes d information et de leur maturité. Objectif ARS : Tous les établissements doivent avoir complété les informations qui les concernent à la fin 2013 (taux de complétude à 100%). Par ailleurs, cet observatoire doit être mis à jour a minima annuellement et «au fil de l eau», dès lors que le déploiement du SIH de l établissement connait une évolution significative Indicateur relatif au taux de remplissage de l Observatoire des Structures de Santé des détenus (OSSD) Cet observatoire est dédié aux structures de rattachement des unités sanitaires implantées dans les établissements pénitentiaires et permet notamment le recueil annuel des données d activité. En effet, chaque début année, la DGOS adresse un courriel aux directeurs des établissements concernés annonçant l ouverture du site pour la saisie des données N-1. De plus, ce site met à disposition des acteurs le rapport d exploitation des données de l année N-2. Enfin, ce courriel précise aussi la date de fin de saisie des données d activité. Objectif ARS : Tous les établissements référents d unités sanitaires (dispositif de soins somatiques et psychiatriques incluant les ex UCSA et SMPR) doivent compléter les informations annuellement sur réception du courriel de la DGOS annonçant l ouverture du site pour saisie. 3.3 Les indicateurs relatifs au niveau d informatisation des urgences, à la production des résumés de passages aux urgences (RPU) et aux données complémentaires (urgence/samu/smur) analysées par l Observatoire Régional des Urgences (ORU) L informatisation des services d accueil d urgences dans les établissements de santé constitue un objectif prioritaire. L informatisation des urgences concerne à la fois l informatisation de la partie métier relative à la prise en charge du patient et la transmission dématérialisée des Résumés de Passages aux Urgences (RPU) aux fins de veille sanitaire. L ARS a chargé l Observatoire Régional des Urgences d accompagner les établissements à transmettre leur RPU. Plus largement, l ORU est missionné pour rassembler et analyser l ensemble des données concernant l activité des structures d urgences de la région (urgence, SAMU et SMUR). L ORU est donc en charge de la collecte, de la validation, de l analyse, etc. Le GCS Télésanté Aquitaine apporte un appui technique pour automatiser ces différentes remontées de données. L ORU tient à disposition des établissements un document spécifiant les données attendues et leurs formats dans le cadre de la mise en place de transfert automatique : Il décrit les formulaires dits «Urgence», «SAMU», «lits disponibles» et «SAMU». Enfin, l instruction N DGOS/R2/DGS/DUS/2013/315 du 31 juillet 2013 relative aux résumés de passage aux urgences indique que la transmission des RPU à l ARS est obligatoire dès le 1 er juillet Note relative à l annexe 5 partie SIH du CPOM ARS/Etablissement Page 4 sur 6

5 Objectif ARS : Tous les établissements titulaires d une autorisation d activité en urgences doivent informatiser la partie métier relative à la prise en charge du patient dans les 2 ans qui suivent la signature du CPOM Objectif ARS : Tous les établissements titulaires d une autorisation d activité en urgences doivent transmettre leurs RPU au 1 er juillet Il est à noter que la circulaire budgétaire 2012 prévoit qu à terme «la production des RPU conditionnera le versement des FAU à réception par l ATIH des RPU de l année précédente». Cet objectif peut donc avoir un impact financier. Objectif ARS : Tous les établissements siège de SAMU ou de SMUR ou titulaire d une autorisation d activité en urgences doivent transmettre quotidiennement les données demandées par l ORU dans la 1ère année de signature du CPOM. 3.4 L indicateur relatif au Dossier Médical Personnel (DMP) Créé par la loi du 13 août 2004, le DMP est un service conçu pour contribuer à l amélioration de la coordination, de la continuité et la qualité des soins. Ouvert le 5 janvier 2011, le service se construit pas à pas. Le DMP est un dossier médical, informatisé et sécurisé, accessible sur internet. Il est conçu comme un ensemble de services permettant au patient et aux professionnels de santé autorisés, de partager, sous forme électronique, partout et à tout moment, les informations de santé utiles à la coordination des soins du patient. Le DMP peut ainsi centraliser des informations telles que les antécédents et les allergies, les prescriptions médicamenteuses, les comptes-rendus d'hospitalisation et de consultations, ou encore les résultats d'examens complémentaires. Le 28 mars 2013, la ministre de la santé a confirmé la poursuite du projet et la préparation de la mise en œuvre d'un DMP version 2 : celui-ci sera en particulier ciblé sur les maladies chroniques, il disposera d'un volet médical de synthèse, s'ouvrira au secteur médico-social et sera accessible en mobilité. L Aquitaine se positionne comme l'une des premières régions partenaires et volontaires dans le déploiement du DMP. Notre dynamique régionale est croissante et compte, au 31 septembre 2014, plus de DMP créés, 1500 professionnels libéraux actifs et 78 établissements. Objectifs ARS : Généralisation du déploiement du DMP en région. Tous les établissements doivent s inscrire dans la dynamique. Pour ceux qui sont déjà dans le déploiement, assurer une montée en charge de création et alimentation des DMP. Pour ceux qui n ont pas encore de DMP, s inscrire dans la démarche sur la durée du CPOM. En termes de cibles, un développement de l'usage du DMP pour 20% des patients pris en charge en activité principale est souhaité. Chaque établissement développe sa propre stratégie de déploiement, il n est pas demandé une remontée de documents particuliers (comme le compte-rendu d un passage aux urgences, compte-rendu d hospitalisation etc.) ou relatifs à un domaine particulier (comme la gériatrie, l urgence etc.). 3.5 L indicateur relatif à la participation au déploiement de Trajectoire (outil de régulation des admissions en soins de suite et réadaptation) Trajectoire est un outil Web de gestion de l orientation des patients hospitalisés en MCO et transférés en SSR ou HAD. Il comprend : un annuaire des structures SSR et HAD, un thésaurus des pathologies requérant une prise en charge en SSR ou en HAD, une fiche d admission standardisée, un moteur Web Note relative à l annexe 5 partie SIH du CPOM ARS/Etablissement Page 5 sur 6

6 permettant une gestion dynamique et sécurisée des échanges entre services MCO, SSR et HAD ainsi qu un module statistique destiné aux analyses de flux de patients entre services. En 2013, Trajectoire a évolué en Via-Trajectoire intégrant un module d orientation en EHPA(D), USLD et SSIAD. Une structure de coordination régionale a été mise en place ainsi que 3 équipes territoriales permettant le maillage du territoire aquitain. L outil est actuellement en cours de déploiement : en SSR et HAD de septembre 2013 à février 2014, en MCO de mars 2014 à septembre L usage de Trajectoire au sein d un établissement de santé, permet aux professionnels de santé de faciliter les échanges et la prise en charge des patients au sein d un même secteur sanitaire ou bien vers d autres secteurs sanitaires via un outil informatique simple d utilisation permettant d avoir des demandes d admission dites «standardisées» d harmoniser et de fluidifier leurs pratiques quotidiennes. Objectif ARS : Tous les établissements de santé gérant les demandes d inscriptions en SSR/HAD et les établissements SSR et HAD doivent utiliser le service Trajectoire à fin L indicateur relatif à la préparation à la mise en place d une plateforme d échange d images Accéder à l'historique des examens antérieurs est un souhait partagé par les différents acteurs de la santé. Un objectif pourrait donc être de mettre à disposition à terme une plateforme permettant d'accéder pour un patient donné à l'ensemble de ses examens, quelque soit le lieu de production. Ce besoin de partage d'images, le développement de l'usage autour du DMP (dossier médical personnel) et des échanges Ville-Hôpital impliquent de pouvoir identifier chaque patient de manière unique et fiable. A ce jour, le niveau national envisage 2 hypothèses d identification : - L utilisation du NIR (numéro d'inscription au Répertoire National d'identification des Personnes Physiques), plus communément appelé numéro de sécurité sociale ; Dans un premier temps, la CNIL avait rejeté cette possibilité. - L INS (identifiant national de santé), identifiant qui sera attribué à chaque bénéficiaire de l'assurance maladie. En attendant l'ins-a (aléatoire), l'ins-c (calculé) est disponible et est utilisé dans le cadre du déploiement du DMP. Son inconvénient majeur concerne la couverture de la population : il faut disposer du NIR pour calculer l INS-C or, par exemple, le NIR des ayant-droits d un assuré n est pas disponible sur la carte vitale de l assuré du régime général. Courant 2013, la CNIL a été sollicitée à nouveau sur la possibilité d utiliser le NIR comme identifiant national de santé. Lorsque la commission se sera prononcée, le niveau national pourra indiquer l hypothèse retenue. Objectif ARS : Il est demandé aux établissements disposant d'un service de radiologie d'intégrer le futur identifiant national (NIR ou INS-A) dans les 18 mois après publication de l hypothèse retenue. Dans le cas où l INS-A est retenu, les 18 mois sont à compter de la mise à disposition de cet identifiant. Pour rappel, il ne s agit pas de substituer l identifiant local par ce nouvel identifiant mais de l ajouter pour être en mesure de le communiquer par la suite. De même, l accent est mis dans un premier temps sur la radiologie. A terme, cet identifiant devra être propagé sur l ensemble des applicatifs métiers ayant vocation à fournir des informations sur un patient à l extérieur (dossier patient, laboratoire, etc.) Note relative à l annexe 5 partie SIH du CPOM ARS/Etablissement Page 6 sur 6