La Révision comptable

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1 Jean-Marc Bénard La Révision comptable Publibook

2 Retrouvez notre catalogue sur le site des Éditions Publibook : Ce texte publié par les Éditions Publibook est protégé par les lois et traités internationaux relatifs aux droits d auteur. Son impression sur papier est strictement réservée à l acquéreur et limitée à son usage personnel. Toute autre reproduction ou copie, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon et serait passible des sanctions prévues par les textes susvisés et notamment le Code français de la propriété intellectuelle et les conventions internationales en vigueur sur la protection des droits d auteur. Éditions Publibook 14, rue des Volontaires PARIS France Tél. : +33 (0) IDDN.FR R.P Cet ouvrage a fait l objet d une première publication aux Éditions Publibook en 2009

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5 Sommaire Avant-propos...11 Chapitre 1 : Comment mettre en place les «contrôles comptables» permanents au sein de la Banque Fixer les règles et mettre en place Mettre en place un processus pour Appliquer les règles suivantes Contrôle mensuel des comptes comptables Hiérarchiser le contrôle mensuel des comptes comptables Répertorier sur un état récapitulatif le contrôle mensuel Formaliser le système de contrôle sur un standard Adopter un système de libellés explicite et uniforme et indiquer l état justificatif correspondant Transférer mensuellement les contrôles sur un serveur commun La production des pièces justificatives Procédure d alerte et détection d anomalies Définitions Fonctions du service Etudes, Normes & Méthodes Schéma d alerte (exemple)...19 Chapitre 2 : Mettre en place et organiser la Révision Comptable Les objectifs à atteindre Rappel des besoins réglementaires L exactitude des comptes La responsabilité de tous les acteurs Respect de l exactitude des comptes Conditions nécessaires pour atteindre l objectif Rappel du CRBF

6 2.2. L organisation des contrôles comptables Principes d organisation des contrôles comptables Les contrôles comptables du 1 er niveau Contrôles comptables du 2 nd niveau Rôle de l Audit interne dans les contrôles comptables Les dossiers de révision Commentaires sur le rapport de révision La charte du système de contrôle de l information comptable Identification des contrôles Contrôles de base Contrôles de supervision pour Contrôles de la séparation des tâches pour Les missions thématiques (contrôles sur place) Périmètre de la fonction de Révision comptable Le fonctionnement de la cellule «Révision Comptable» Rôles du réviseur Les fonctions du responsable de la cellule Conclusion Organisation comptable centralisée ou décentralisée : quelle influence sur la Révision comptable Analyse Conclusion Les activités de la Révision Comptable et l organisation comptable cible Mesure et surveillance des risques comptables Mesure des risques Surveillance des risques L organisation comptable L organisation des contrôles Processus de régularisation des suspens anormaux Lexique Architecture générale Rôle et fonctionnement de la Révision Comptable Qui fait quoi, comment et quand Conclusion...45 Bibliographie

7 Avant-propos - Ouvertures et gestion de comptes : comptes de particulier, d entreprise, de professionnel, d artisan, - Ouvertures et gestion de comptes d épargne : Livret A, Livret Épargne Populaire, Compte Épargne Logement, Plan Épargne Logement, Comte à terme, - Mise en place et gestion de dossiers de crédits : crédits permanents, immobiliers, autorisation de découvert, escompte, - Mise en place de moyens de paiement : chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements, - Opérations de trésorerie : mouvements de fonds, - Activités financières : gestion de titres, de valeurs mobilières, - Gestion des opérations en devises - Activité non bancaire : gestion des rémunérations, des charges sociales, des factures fournisseurs, - La «Banque» déploie une multiplicité d activités, de fonctions, qui aboutissent à des milliers d opérations unitaires. Afin de respecter le droit Français, chaque opération doit se traduire par une écriture comptable. Or, toutes ces activités représentent annuellement des millions d opérations qui elles-mêmes se traduisent en autant d écritures comptables. 11

8 Pour ce faire, toutes les Banques ont la problématique de convertir ou plutôt d interpréter les opérations bancaires en écritures comptables. Pour parer à cette problématique, les Banques utilisent le moyen le plus courant : l «interpréteur». L interpréteur est un système de gestion conçu pour traduire n importe quelle opération bancaire dans un langage comptable. Un des plus connus dans le monde bancaire est «Règles du jeu». C est pour cela que nous adopterons le terme de «système d information comptable» et non pas «comptabilité». Ce système d organisation de l information financière a modifié complètement l approche de la comptabilité proprement dite. En effet, à partir du moment où toutes les données ont été interprétées dans le système d information comptable, l activité «contrôle» a pris toute son importance. On en dénombre deux : l activité «contrôles de 1 er niveau» et l activité de «contrôles de 2 nd niveau» plus communément appelée la «révision comptable». L activité de contrôles de 1 er niveau s adresse à un service dit de «Contrôles comptables». Celle-ci est synthétisée dans le chapitre 1 sous la formule : «comment mettre en place les contrôles permanents». L activité de contrôles de 2 nd niveau, la Révision Comptable, longtemps considérée comme une activité «comptable» à part entière, est développée sous un aspect «Risques comptables». De ce fait, cette activité prend toute son importance dans l organisation de la Banque puisqu elle apporte désormais sa contribution à l amélioration du fonctionnement global de la Banque (chapitre 2). 12

9 Chapitre 1 : Comment mettre en place les «contrôles comptables» permanents au sein de la Banque 1. Fixer les règles et mettre en place - un système de contrôle mensuel - un processus standard de production de justificatifs - un processus d alerte en cas de détection d anomalies 2. Mettre en place un processus pour - optimiser du temps - être réactif - faire évoluer les métiers - créer la polyvalence 3. Appliquer les règles suivantes - Règles de fonctionnement du contrôle mensuel des comptes comptables - Règles de fonctionnement de production des pièces justificatives - Procédure d alerte de détection d anomalies 13

10 3.1. Contrôle mensuel des comptes comptables Hiérarchiser le contrôle mensuel des comptes comptables S attacher à sigler les comptes comptables par exemple de la manière suivante : N : Normal le compte est intégré, sa régularisation est automatique, l analyse n est pas nécessaire Z : Zéro le compte doit se solder dans un intervalle de temps réduit ; dans un espace temps, il doit être à zéro S : Sensible le compte se régularise automatiquement et/ou manuellement, une analyse est nécessaire Répertorier sur un état récapitulatif le contrôle mensuel Cet état doit reprendre a minima les informations suivantes : - date de contrôle précédent - date de contrôle en cours - numéro du compte - libellé du compte - sensibilité du compte (voir point 3.1.1) - solde précédent - solde en cours - écart De plus, une case supplémentaire doit apparaître, celleci signifie que le compte a été ou n a pas été contrôlé (vi- 14

11 sa). Cette indication est primordiale puisqu elle répond à des besoins en cas d audit interne et/ou externe. Pour chaque état contrôlé et finalisé, un «visa» du responsable du service doit y être apposé obligatoirement en bas de page Formaliser le système de contrôle sur un standard Le solde de l état récapitulatif précédent a été exporté à partir du formulaire standard du contrôle de compte. Ce formulaire reprend, outre les dates, le numéro de compte et son libellé, toutes les opérations qui justifient le solde en instance en fin de mois. La plupart du temps, le contrôle du compte s effectue a posteriori de la fin de mois. Ainsi, il est fréquent que lors de la production de ce standard, une date de régularisation apparaît sur une ou plusieurs lignes, celle-ci signifie qu une instance existante en fin de mois a été régularisée à J + n jours au cours du mois suivant Adopter un système de libellés explicite et uniforme et indiquer l état justificatif correspondant Comme précisé précédemment, le solde du compte est justifié par une ou plusieurs opérations en instance en fin de mois. Il est courant de s apercevoir que l interprétation donnée sur une même instance peut-être différente suivant les responsables de comptes. Ce qui fragilise les recherches en cas d absence ou de changement de personnel. Aussi, il est judicieux d adopter un système de libellés explicite et uniforme. Ce système permettra une analyse plus rapide des comptes, une traçabilité compréhensible par n importe quel technicien comptable (référence à un domaine, un état justificatif, une opération courante, ). 15

12 Transférer mensuellement les contrôles sur un serveur commun Afin de centraliser l exhaustivité des comptes contrôlés, il est important d utiliser un serveur commun. Si pour la plupart des organisations, le support «papier» reste d actualité, le support «informatique» permet de le classer et de l archiver. Cette centralisation favorise également les contrôles hiérarchiques et de 2 nd niveau (en fonction lecteur) La production des pièces justificatives Étant donné le nombre très important de comptes comptables à justifier mensuellement, le coût dû à la production de support papier et à son archivage progresse régulièrement. Il devient donc logique de fixer quelques règles de production sans pour autant négliger la réglementation en la matière. Exemple (fin de mois) : * JANVIER-FÉVRIER-MARS-AVRIL-MAI-JUILLET- AOÛT-SEPTEMBRE-NOVEMBRE Production des contrôles transférés sur un serveur commun SANS édition papier et SANS édition des justificatifs * OCTOBRE Production des contrôles transférés sur un serveur commun AVEC édition papier et SANS édition des justificatifs * JUIN-DÉCEMBRE (dates d arrêté et de clôture d exercice) Production des contrôles transférés sur le serveur commun 16