ANNEXE AU MANUEL NAVISION INCADEA GESTION DE DOSSIER SALES REVIEW & TOOLS

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1 Copyright BMW GROUP Belux / Révision 0 ANNEXE AU MANUEL NAVISION INCADEA GESTION DE DOSSIER SALES REVIEW & TOOLS La présente publication ne peut être reproduite et/ou publiée, même partiellement, au moyen d'impression, photocopie, microfilm, bande sonore, support électronique ou de toute autre manière, sans l autorisation écrite préalable de BMW GROUP Belux. Created by BMW GROUP Belux

2 TABLE DES MATIÈRES CHAPITRE 1 : LE MODULE SALES REVIEW 2 Le suivi de dossier 2 Le rapport «Sales Review» 2 CHAPITRE 2 : LES PARAMÈTRES 3 Les codes d activité 3 Les paramètres d état 4 Les codes de résultat de contact 4 Le tableau vendeur 5 Reproduction correcte des vendeurs dans l écran des statistiques 6 CHAPITRE 3 : LE RAPPORT «SALES REVIEW» 7 Le rapport Sales Review généralités 7 Exemples de Filtres dans le Sales Review 9 Classement des dossiers sur le rapport 10 CHAPITRE 4 : APERÇU DOSSIERS DE VENTE & POSSIBILITÉS 11 L aperçu des dossiers 11 L état d un dossier 12 Volume de véhicules 12 N d opportunité 13 CHAPITRE 5 : ACTIONS DE MARKETING 14 Créer des actions de marketing 14 Configurer des actions de marketing de manière à ce qu elles s affichent dans les dossiers14 Indiquer des prospects et clients pour des actions 15 Exporter des prospects indiqués pour une action de marketing 16 Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 1

3 CHAPITRE 1 : LE MODULE SALES REVIEW Le présent manuel s adresse aux Sales Managers et à leur équipe de vente. A l occasion du Sales Management Workshop (juin 2007), un développement supplémentaire a été exécuté dans Navision-Incadea gestion de dossier, à savoir le «Sales Review». Avec le «Sales Review», nous mettrons à disposition un outil permettant au Sales Manager de suivre, conjointement avec les vendeurs, l évolution des dossiers à chaque réunion de vente. Symboles utilisés : Attention! : cette icône requiert votre attention pour information complémentaire Conseil : cette icône vous donne un conseil ou une astuce qui vous permettra éventuellement de travailler plus rapidement Ce manuel a pour but de vous aider à opérer une recherche rapide dans la pratique. Parcourez-en le texte face à votre ordinateur. Le suivi de dossier Le module Prospection dans Navision Incadea offre à l équipe de vente la possibilité d assurer le suivi de dossier de manière électronique. A l aide de la liste To-Do, le vendeur reçoit un aperçu de ses rendez-vous et contacts et les rapports de contact peuvent être introduits. La description complète du module est disponible sur le disque o:\ de chaque serveur (O:\INFO\NAVISION\SA3-PROSPECTION) Consultez le fichier «Guide SA3-Navision» Manuel SA3 (configurator) avec Navision Incadea (gestion de prospect)» Le rapport «Sales Review» La définition des codes d activité et des phases correspondantes est à la base du rapport Sales Review. Ceci détermine le déroulement en phases des dossiers. Un rapport Sales Review correct résulte principalement de l utilisation correcte et de la saisie disciplinée des rapports de contacts dans les dossiers de vente. Les vendeurs doivent utiliser les bons codes d activité de manière à ce que la phase et le déroulement en phases apparaissent. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 2

4 CHAPITRE 2 : LES PARAMÈTRES Les codes d activité Les codes d activité utilisés actuellement par les vendeurs lorsqu ils complètent leurs dossiers sont à présent adaptés au principe des «7 étapes du processus de vente». 1. Adresser à travailler 2. Première offre 3. Nouvelle offre ou rendez-vous 4. Essai 5. Accord 6. Livraison 7. Affaire non réalisée Ces 7 étapes ont été exhaustivement discutées durant le workshop Sales Management. Afin d intégrer les 7 étapes dans la gestion de dossier, une nouvelle colonne a été ajoutée, à savoir «Phase de prospection». Chaque code d activité est lié à une phase. Voyez sur la capture d écran ci-dessous, la liste des codes d activité et les sous-activités tels qu abordés durant le workshop. Placez-vous dans le module Prospection Campagnes. Dans la campagne SA3, sélectionnez en bas le bouton Campaign et sélectionnez Activity Types Vous obtenez un aperçu des activités et la phase de prospection liée. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 3

5 La phase de prospection liée à un code d activité donne la base pour le Sales Review. La colonne Nombre d actions donne directement accès aux activités enregistrées. De là, vous pouvez gérer les activités au moyen de paramètres de filtrage. La colonne Code couleur vous donne la possibilité d attribuer une couleur à l activité, ce qui donne un résultat dans la liste to-do. La colonne Synchroniser avec Outlook vous permet d indiquer les activités qui doivent apparaître automatiquement dans le calendrier Outlook. Les paramètres d état Sélectionnez Prospection Configuration, et sélectionnez paramètres prospection. Sous l onglet «Defaults», les états sont configurés comme suit. Les codes de résultat de contact Sélectionnez Prospection Configuration, et sélectionnez Résultats de contact. Il est important d associer l état du prospect correct. Exemple : Lorsqu un vendeur dresse un rapport de contact pour un prospect qui ne manifeste plus aucun intérêt, il peut clôturer le rapport avec le résultat de contact NOFOLLOWUP et l état du dossier passera automatiquement à INACTIVE. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 4

6 Un dossier ouvert a pour état PROSPECT Le tableau vendeur Sélectionnez Prospection Vendeur. Sur le tableau vendeur, vous pouvez indiquer quels vendeurs doivent s afficher dans l aperçu des statistiques. Utilisez à cet effet la colonne «Sélectionnez». En présence de plusieurs sites dans une même base de données, il convient de définir le site (champ «Code magasin») correct pour chaque vendeur. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 5

7 Reproduction correcte des vendeurs dans l écran des statistiques Etape 1) Indiquer dans le tableau vendeur de la colonne «Sélectionnez» quels vendeurs doivent apparaître dans les statistiques. Etape 2) Dans Prospection Statistiques Vue globale des activités par vendeur, placez un filtre sur la colonne «Sélectionnez». Tapez sur F7 dans la colonne «Sélectionnez» et sélectionnez la valeur Oui. Cliquez sur «OK». Vous configurez ainsi l écran selon vos besoins. Cette configuration est enregistrée. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 6

8 CHAPITRE 3 : LE RAPPORT «SALES REVIEW» Le rapport Sales Review généralités Le rapport «Sales Review» (rapport ) est appelé à partir de Prospection Etats. Il vous donne un aperçu des dossiers de vente et leur état d exécution. Vous déterminez quels dossiers de vente apparaissent sur la liste en paramétrant le filtre. Il est important de connaître les différentes possibilités de filtrage, voir l illustration et la description d un exemple ci-dessous. L écran de filtrage comporte deux onglets; Opportunités de vente et Options. Opportunités de vente: Code vendeur : Placez ici le nom d un vendeur si vous ne souhaitez imprimer que la liste des dossiers d un vendeur donné Code état : Placez ici l état «Prospect» si vous ne souhaitez imprimer que les dossiers assortis de l état «Prospect» Dès qu une activité est enregistrée dans un dossier de vente, l état passe à «Prospect». Sur la base du «code de résultat de contact», l état peut changer, un vendeur doit, dans certains cas, également adapter l état manuellement Date début : Placez ici une formule de date comme >01/01/07 pour n imprimer que les dossiers dont la date de début est postérieure au 01 janvier Code de la dernière activité: Placez ici 2OR pour n imprimer que les dossiers qui figurent sur 2OR (Offre réalisée) en tant qu activité actuelle Code de la suivante activité: Placez ici un code d activité pour n imprimer que les dossiers qui ont ce code d activité donné comme action suivante. Bon à savoir : Filtrage par la valeur VIDE (le contenu d un champ est vide) exemple : tous les dossiers de vente dont «l activité suivante» est vide, c.-à-d. les dossiers de vente qui n ont aucune activité de suivi. Placez dans le filtre : (2x le guillemet simple) Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 7

9 Options : Date de référence : La date actuelle s affiche automatiquement ici. Sur la base de cette date, la liste configure les activités d un dossier sur l activité actuelle et suivante. Montrer toutes les remarques : Vous pouvez cocher cette option pour faire également apparaître sur le rapport les remarques ou les lignes de commentaires introduites par le vendeur Montrer légende : Vous pouvez cocher cette option pour faire apparaître en haut du rapport la description des différentes phases Ajuster historique : Vous devez cocher cette option pour enregistrer la phase actuelle dans l historique lors de l impression! Lors d une impression suivante du Sales Review, le déroulement en phases apparaîtra. Le «Sales Review» affiche maximum 3 phases historiques + la phase actuelle + la phase suivante du dossier Imprimer le rapport Sales Review AVEC ou SANS mise à jour de l historique des phases! Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 8

10 Exemples de Filtres dans le Sales Review Explication descriptive des paramètres de filtrage dans le «Sales Review» ci-dessus : Tous les dossiers assortis de l état «Prospect», entamés après le 01 janvier 2007, dont l activité actuelle est 2OR (Offre réalisée). En bas de la liste, le nombre de dossiers s affiche. Explication descriptive des paramètres de filtrage dans le «Sales Review» ci-dessus : Tous les dossiers du vendeur «Vincent» dont l activité actuelle se situe en phase 6 (livraison). Vous obtenez également le nombre de dossiers au bas de la liste. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 9

11 Explication descriptive des paramètres de filtrage dans le «Sales Review» ci-dessus : Tous les dossiers du vendeur «Vincent» assortis de l état «Prospect», dont l activité actuelle est 2OR (Offre réalisée) ET pour lesquels AUCUNE activité suivante n a été définie. Classement des dossiers sur le rapport Sur l écran de filtrage du rapport, vous pouvez cliquer sur le bouton méthode de tri (voir illustration ci-dessous). pour configurer la La 2 ème option offre une clé de tri pratique : «Vendeur, phase actuelle, Nom de recherche». Vous obtenez ainsi une liste triée selon la phase actuelle des dossiers. Après la configuration, la clé de tri demeure jusqu à ce que vous la modifiiez à nouveau Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 10

12 CHAPITRE 4 : APERÇU DOSSIERS DE VENTE & POSSIBILITÉS L aperçu des dossiers Sélectionnez Prospection Aperçu admin dossiers L aperçu affiche les dossiers de vente de l utilisateur connecté avec, comme date de référence, la date actuelle. La phase actuelle et la phase suivante sont mentionnées pour chaque dossier. Le filtre de vente et le filtre de date peuvent être configurés en haut. L aperçu peut encore être filtré en utilisant la fonction de filtrage (F7 et Ctrl F7). Les possibilités de filtrage sont équivalentes à celle du rapport «Sales Review» ; voir plus haut la description des possibilités de filtrage. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 11

13 L état d un dossier Dans le dossier de vente (onglet Données de profil) figure l état du dossier. Lorsqu un nouveau dossier de prospect est créé, l état du dossier passe automatiquement à INACTIVE. Dès qu une activité est enregistrée dans le dossier de vente, l état passe à «PROSPECT». Ceci a lieu lorsqu une offre est imprimée dans SA3 ou lorsqu une activité est introduite manuellement. Lors de l inscription des rapports de contact, un vendeur introduira à chaque fois un code de résultat de contact (champ obligatoire). Chaque code de résultat de contact est lié à un état et l état d un dossier change ainsi en fonction du résultat du contact. Il est important qu un vendeur puisse également modifier manuellement l état d un dossier de vente. Volume de véhicules Dans le dossier de vente (onglet Données de profil) figure un nouveau champ «Volume de véhicules». Le nombre de ventes «présumées» peut y être inscrit en option. Ce nombre apparaît sur le rapport «Sales Review». Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 12

14 N d opportunité Dans le dossier de vente (onglet Contacts), la colonne n d opportunité a été prévue. Un 0 s y s affiche automatiquement. Ce numéro peut être adapté manuellement pour indiquer que l activité (p.ex. une deuxième offre) concerne une opportunité distincte. Voir illustration ci-dessous. Sur le rapport «Sales Review», chaque activité apparaîtra dans un dossier de vente avec un numéro d opportunité différent comme une ligne séparée. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 13

15 CHAPITRE 5 : ACTIONS DE MARKETING Vous pouvez définir des actions de marketing pour indiquer, par exemple, des prospects et des clients et les inviter à une journée Portes Ouvertes ou à un événement donné. Voici comment procéder pour utiliser astucieusement les actions de marketing. Créer des actions de marketing Sélectionnez Prospection Configuration Actions marketing. Le tableau des actions définies s affiche ; en dessous de la liste, vous pouvez ajouter des actions en introduisant le code de l action et la description. Cette liste contient TOUTES les actions de marketing déjà définies : tant les actions actuelles que les actions passées. Il n est pas nécessaire de supprimer des actions de marketing p.ex. après qu un événement a eu lieu. Vous pouvez à tout moment consulter à nouveau des actions passées via ce tableau. La capture d écran ci-dessous montre comment faire apparaître les actions de marketing actuelles dans la gestion de dossier. Configurer des actions de marketing de manière à ce qu elles s affichent dans les dossiers Sélectionnez Prospection Configuration VAP Setup. Voir illustration ci-dessous. Dans l écran de configuration, vous pouvez entrer jusqu à 5 actions de marketing maximum de manière à ce qu elles s affichent directement dans la gestion de dossier. Vous pouvez déterminer vous-même si une action doit apparaître ou non et en quel endroit l action doit apparaître. Si vous supprimez une action des paramètres, elle restera toujours consultable à partir du tableau des actions de marketing. Vous ne supprimez donc pas l action en soi. Sur cet écran, vous ne définissez que les actions qui doivent apparaître dans la gestion de dossier (onglet Données de profil). Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 14

16 Indiquer des prospects et clients pour des actions Les actions de marketing actuelles s affichent dans un dossier, sous l onglet «Données de profil». Il suffit de cocher une ou plusieurs actions pour indiquer le prospect ou le client en question pour l (les) action(s). Lorsque vous cliquez sur, vous arrivez dans le tableau dans lequel figurent les actions sélectionnées. Vous pouvez de la sorte attribuer plus de 5 actions à un dossier. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 15

17 Exporter des prospects indiqués pour une action de marketing Sélectionnez Prospection Configuration Actions marketing. Le tableau des actions de marketing définies apparaît. Dans la colonne «Nombre de contacts», vous voyez le nombre de prospects et/ou de clients qui a été indiqué pour l action. Cliquez sur le nombre ou tapez sur F6 dans le champ pour obtenir le détail. Le détail contient tous les champs nécessaires pour exécuter simplement un mailing par lettre ou par courrier électronique. Avec la fonction copier/coller, les données du dossier peuvent être converties à partir d Incadea en MS Excel afin de créer de la sorte un mailing à l aide de MS Word. Août 07 Manuel Sales Review / Révision 0 16