VILLE D'YVERDON-LES-BAINS MUNICIPALITE

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1 VILLE D'YVERDON-LES-BAINS MUNICIPALITE MW Préavis no 1 le 6 février 1996 RAPPORT AU CONSEIL COMMUNAL D'YVERDON-LES-BAINS concernant une demande de crédit d'investissement de fr. 116' pour la création d'un second poste de dentiste, à mi-temps, à la clinique dentaire scolaire et pour l'informatisation de son secrétariat. Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, Préambule : la Commission de gestion chargée de l'examen de l'exercice 1993 a émis l'observation suivante : La Commission invite la Municipalité à mettre au concours un second poste à la clinique dentaire, si possible mi-temps orthodontiste, mi-temps dentiste pouvant assurer le service d'urgence. Le poste étant autofinancé, il n'engagerait que d'une façon mineure les finances de la commune. Dans sa séance du 1er décembre 1994, votre Conseil a pris acte de la réponse de la Municipalité (préavis no 21/94), formulée comme suit : Il n'existe pas de disposition officielle concernant le nombre de contrôles et l'étendue des soins moyens que doit effectuer un dentiste scolaire à plein temps. Une étude comparative fait cependant ressortir qu'un dentiste scolaire peut traiter environ 900 enfants par an, pour autant que ceux-ci aient déjà été suivis. C'est ainsi que, par le passé, il y a déjà eu jusqu'à deux dentistes dans notre clinique. A l'heure actuelle, pour 2250 élèves, qui impliquent 2250 contrôles obligatoires une fois par an et 1220 élèves inscrits pour les soins, nous disposons d'un dentiste à 100 % et de deux assistantes à 62 % et 38 % (total 100 %). Nous avons donc effectivement dépassé la limite des possibilités d'un seul dentiste et l'engagement d'un second dentiste à 50 % nous permettrait d'assurer un suivi plus efficace avec des rendez-vous rapprochés, d'entreprendre plus rapidement des soins après le contrôle obligatoire et de pallier dans une certaine mesure les cas d'urgence. Concernant l'orthodontie, la solution d'un demi-poste paraît plus difficile à réaliser. Il y a un manque cruel de spécialistes dans le canton et tous (21) sont

2 - 2 - installés dans la région lémanique. En plus, un orthodontiste, qui a suivi une formation supplémentaire spécialisée de trois ans au terme de sa formation de médecin-dentiste, ne désire généralement pas travailler dans une clinique dentaire scolaire au tarif communal, et encore moins à mi-temps. Il serait en revanche concevable de demander à un orthodontiste de la région lémanique de venir examiner les patients prévus par notre dentiste scolaire, d'expliquer aux parents en quoi consiste un tel traitement, quel en serait le coût, et de les informer des différentes possibilités d'être traités par lui ou dans la région lémanique, ou encore à Yverdon-les-Bains, dans un cabinet privé qui devrait normalement s'ouvrir en automne La mise en place de ce système impliquerait, sur le plan pratique, l'équipement de la clinique dentaire scolaire d'un fauteuil supplémentaire avec les accessoires habituels (compresseur, lampe, etc.), investissement estimé à fr. 50'000.- au minimum) et la charge salariale d'un demi-poste de dentiste (classe 21 de l'échelle des traitements prévue par le statut du personnel), ainsi que l'affectation à la clinique dentaire d'un local qui vient de se libérer au même étage du bâtiment de la rue de l'ancienne-poste n 4. En ce qui concerne l'orthodontiste appelé en consultation, le 2e fauteuil existant dans le cabinet actuel suffirait. Sur le plan financier, la charge salariale du 2e dentiste à 50 % pourrait être couverte partiellement par les facturations aux parents, tandis que les consultations de l'orthodontiste ne grèveraient pas les finances communales si elles étaient entièrement payées par les parents selon le tarif officiel. Compte tenu du nombre d'élèves, du nombre d'enfants difficiles à soigner, et de l'évolution prévisible des effectifs scolaires à la hausse, il devient nécessaire d'aller dans le sens précité et d'engager les dépenses correspondantes, malgré la situation financière difficile que traverse la Commune. Pour donner suite à l'observation de la Commission de gestion et à la réponse précitées tout en tenant compte de la récente ouverture d'un cabinet privé d'orthodontiste à Yverdon-les-Bains, la Municipalité soumet à votre Conseil la demande de crédit nécessaire à la création d'un poste de dentiste à mi-temps et à l'informatisation du secrétariat de la clinique. 2ème cabinet dentaire La création d'un poste de dentiste à mi-temps nécessite un 2ème cabinet dentaire que nous proposons d'aménager dans un local, voisin de la salle d'attente de la clinique dentaire scolaire, qui est actuellement occupé par un bureau de l'office régional d'orientation scolaire et professionnelle du nord vaudois. Avec l'accord du Chef de l'office, ce bureau sera transféré dans un autre local qui s'est libéré sur le même étage.

3 - 3 - La création d'un poste de dentiste à mi-temps implique l'augmentation à 70 % du taux d'activité de l'assistante dentaire (actuellement 30 %). La nouvelle charge salariale (dentiste 50 % et assistante 40 %) est estimée à fr. 73' pour 9 mois en 1996; elle devrait être couverte à 70 % par les facturations aux parents estimées à fr. 90'000.- pour 9 mois en Ces charges et produits sont inscrits dans le budget Informatisation du secrétariat La Municipalité a décidé d'informatiser la gestion du secrétariat de la clinique. En effet, avec 2250 contrôles annuels et 1220 élèves inscrits pour des soins, avec l'introduction en 1994 d'un répertoire de 500 prestations à facturer (précédemment 100), le travail du secrétariat est abondant et son volume va croissant. Le cahier des charges, établi en prévision de l'achat d'un système informatique, comprend 2 volets, la bureautique (travail de secrétariat) et la gestion du cabinet dentaire : Bureautique : un traitement de texte simple et efficace pour la correspondance avec des lettres-types pour les convocations des classes, l'organisation des contrôles annuels, etc.; une base de données comportant : - un fichier des produits et des matériaux dentaires avec leurs fournisseurs; - un fichier des adresses des médecins-dentistes, des orthodontistes, des assurances; un tableau permettant : - une gestion simple du budget de la clinique; - un programme d'agenda pour la gestion des rendez-vous. Gestion du cabinet dentaire : un programme de gestion de cabinet dentaire comportant : - les dossiers des patients avec toutes leurs coordonnées personnelles et scolaires; l'anamnèse, l'historique des différents traitements subis avec leur type et leur fréquence. Le travail doit pouvoir être effectué à partir des bases de données des 3 établissements scolaires d'yverdon-les-bains; - une gestion complète des devis avec le détail des traitements, le montant estimé et l'acceptation ou le refus du patient;

4 une gestion complète de la facturation avec le détail des prestations fournies tenant compte des tarifs de la Société suisse d'odonto-stomatologie "enfant" ou "assurance". Les notes d'honoraires doivent pouvoir être personnalisées (en-tête de la clinique, etc.); - la réalisation de statistiques journalières et annuelles des soins donnés, pour le Service de la santé publique du canton et pour notre commune. Choix du matériel informatique : Lors de l'examen des 18 offres reçues, les critères de choix ont été les suivants (dans l'ordre d'importante) : 1. le logiciel de gestion du cabinet dentaire; 2. le logiciel de bureautique; 3. le matériel (hardware). Après consultation des responsables communaux compétents en la matière, le choix s'est porté sur le programme "DentaGest" de la maison Dodeica. Ce logiciel équipe plus de cinquante cabinets dentaires, dont l'institut de l'université de Berne et l'ecole d'hygiénistes de Berne; il correspond en tout point au cahier des charges défini pour la clinique. Son système de saisie de données par un crayon lecteur de code-barre autonome est particulièrement performant. Coût et financement La Dépense ne bénéficiera d'aucune subvention. Le devis présenté ci-après a été établi sur la base des coûts moyens que nous connaissons et des offres reçues. Le cabinet dentaire de la clinique est doté de deux équipements dont l'un pourra être transféré dans le nouveau cabinet afin de limiter le coût de son aménagement. Devis : Aménagement d'un nouveau bureau pour l'office d'orientation scolaire et professionnelle Revêtement de sol Paroi de séparation phonique fr. 3'000.- Transfert des installations téléphoniques fr Changement des cylindres et serrures fr Divers et imprévus fr fr. 8'400.- Aménagement d'un nouveau cabinet de dentiste création d'une ouverture dans le mur fr. 2'500.- porte coulissante fr. 1'500.- paroi de séparation fr. 1'500.-

5 - 5 - meuble avec évier installations électriques fr. 5'000.- installations sanitaires fr. 6'500.- passage des canalisations fr. 3'500.- plafond fr. 2'000.- revêtement de sol fr. 5'000.- Gainage, rhabillage, fixations fr. 2'000.- stores fr. 1'500.- divers et imprévus fr. 3'000.- fr. 38'000.- Equipement dentaire transfert et installation fr. 3'000.- fauteuil de contrôle (occasion) fr. 5'000.- lampe Gendex (occasion) aspiration DURR fr. 3'200.- stérilisateur Harvey 4000 fr. 2'700.- appareil radiographique fr. 12'000.- meuble sur roulettes instrumentation dentaire fr. 2'000.- divers et imprévus fr. 1'400.- fr. 37'300.- Equipement de bureau bureau pour le dentiste fr. 1'400.- bureau pour l'assistante fr. 2' sièges de bureau fr meuble pour classeurs fr. 1'000.- armoire frigorifique fr lampes de bureau fr articles de bureau fr fr. 6'700.- Total : création d'un second poste de dentiste Informatisation du secrétariat de la clinique dentaire Logiciels fr. 90'400.- logiciel de gestion et de facturation pour cabinet dentaire, "DentaGest" fr. 7' logiciel de base de données fr logiciel de traitement de texte fr logiciel de gestion des rendez-vous fr fr. 8' Matériel ordinateur avec écran couleur, disque dur, clavier, souris fr. 5' imprimante à laser fr. 2' système de sauvegarde de données fr disques de sauvegarde fr

6 - 6 - réseau d'impression (câbles, boîtes de communication) fr table pour ordinateur fr table pour imprimante fr petit matériel (disquettes, tapis pour souris, etc.) fr module code-barre portable fr crayons avec mémoire 32Ko et affichage LCD fr. 2' boîtier d'interface avec le chargeur fr fr. 12' Autres frais installation du matériel fr formation du personnel fr. 2' formation sur le programme "DentaGest" fr. 1' fr. 3' Total : informatisation du secrétariat de la clinique Récapitulation fr. 25' création d'un second poste de dentiste fr. 90' informatisation du secrétariat de la clinique fr. 25' Total général fr. 116' ========== La dépense sera amortie en 10 ans au plus et imputée au compte no "clinique dentaire - EPP". Les charges annuelles d'exploitation sont estimées à fr. 124'400.--, elles comprendront fr. 12' de fournitures, fr. 96' de charges salariales, fr. 11' d'amortissement et fr. 3' d'intérêt sur le capital moyen investi. Vu ce qui précède, nous avons l'honneur de vous proposer, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, de prendre la décision suivante : LE CONSEIL COMMUNAL D'YVERDON-LES-BAINS sur proposition de la Municipalité, entendu le rapport de sa Commission, et considérant que cet objet a été régulièrement porté à l'ordre du jour, décide :

7 - 7 - Article 1.- : La Municipalité est autorisée à créer un second poste de dentiste, à mi-temps, à la clinique dentaire scolaire et à informatiser son secrétariat; Article 2.- : effet; Un crédit d'investissement de fr. 116' lui est accordé à cet Article 3.- : La dépense de fr. 116' sera amortie en 10 ans au plus et imputée au compte no "clinique dentaire - EPP". AU NOM DE LA MUNICIPALITE Le Syndic : Le Secrétaire : O. Kernen J. Mermod Déléguée de la Municipalité : Mme Christiane Layaz, Municipale