Exposé GESTION DE STOCK D UN GROSSISTE REPARTITEUR

Transcription

1 Exposé GESTION DE STOCK D UN GROSSISTE REPARTITEUR LE CAS DE : LABOREX CÔTE D IVOIRE LABOREX COTE D IVOIRE (Laboratoire de Recherche Expérimentale) INGENERIE COMMERCE INTERNATIONAL ET MARKETING APPLIQUE INPHP ANTENNE ABIDJAN-COCODY Exposé réalisé par : Roger EHOLA Carmen S. SIEI Epouse GNAMBA-YAO Sous la direction de Monsieur le Professeur KOUAFFOUE Août 2008

2 PLAN INTRODUCTION Partie 1. Gérer le niveau des stocks : maximum, alerte, sécurité et mise à jour Partie 2. La réception des marchandises Partie 3. Le magasin, son rôle dans l entreprise Partie 4. Le suivi des livraisons CONCLUSION INTRODUCTION Les établissements pharmaceutiques grossistes-répartiteurs sont des entreprises se livrant à l'achat et au stockage des médicaments en vue de leur distribution en gros et en l'état aux pharmaciens d'officines. Les grossistes-répartiteurs sont notamment tenus à 4 obligations strictes :

3 - desservir toutes les officines de pharmacie qui leur en font la demande dans leur "territoire" d'activité déclaré, - référencer au moins 90 % des médicaments (assortiment), - disposer en permanence d'un stock correspondant à 2 semaines de vente ; - être en mesure de fournir tout médicament de son assortiment à tout pharmacien du secteur dans les 24 heures. Notre exposé se propose de montrer le cas pratique de LABOREX. (Laboratoire de recherche expérimentale)

4 Partie I. Gérer le niveau des stocks : maximum, alerte, sécurité et mise à jour Lorsque le train de commande est généré de façon informatique, les propositions de commandes font l objet d analyse sur les quantités a commandés en tenant compte des réalités du terrain. A la suite de cela la commande est soit ramenée à la hausse soit ramenée à la baisse. Après cette étape la commande est expédiée à la centrale d achat en l occurrence planète pharma qui fait le dispatching des commandes vers les différents laboratoires concernés. Ces commandes sont traitées selon la disponibilité des stocks. Puis ils retournent les résultats au transitaire de laborex en France. A partir de ce moment il faut spécifier le mode de transport. Il existe deux modes d approvisionnement chez LABOREX : - la voie maritime - la voie aérienne LABOREX passe 70% de ses commandes par voie maritime et 30 % par voie aérienne. Ce qui fait que LABOREX est obligé de tenir un magasin. Il existe 2 types de stock à LABOREX. Ce sont : - le stock détenu LABOREX a en permanence 2.5 mois de stocks dans ses magasins correspondant au chiffre d affaire du mois précédent en valeur du stock. - le stock flottant Le stock flottant est celui en cours de route et équivaut à 2 mois de stocks au chiffre d affaire du mois précédent en valeur. Ce qui fait en tout 4.5 mois de stock. Pour ce qui est du niveau du d alerte il en existe pour chaque produit.les produits sont classés en trois catégories. (Catégorie A (produits 20/80), catégorie B, catégorie C). 3 critères essentiels permettent de fixer le niveau d alerte: - stock du jour - les ventes du mois dernier - la moyenne des ventes des 3 trois derniers mois, et des 12 derniers mois.

5 Il y a une pondération dégressive qui est faite sur chacun des critères précités. Il ne faut pas oublier qu on tient compte des produits de catégorie A car ce n est pas le même niveau d alerte qui est appliqué à tous les produits. Pour les produits de catégorie A le niveau du stock de sécurité et d alerte est plus élevés que les produits de catégorie B qui a leur tours est plus élevé que les produits de catégorie C. Pour la gestion des cotes d alerte il faut faire la différence entre les produits commandes par avion et les produits commandés par bateau. Par avion la catégorie A a un stock d alerte de 15 jours, la catégorie B 23 jour de stock et la catégorie C 45 jours de stock. Par bateau les stocks d alerte sont identiques à ceux commandés par avion. La différence se situe au niveau des délais de livraison. Par exemple par avion pour la catégorie A le délai de livraison est de 18 jours alors que par bateau le délai de livraison est de 31 jours. Toute cette gestion est faite de façon informatique a travers un logiciel maison appelé GESCOM D. I. I (gestion commerciale développement informatique internationale). Voici un graphique permettant d illustrer la gestion des stocks de LABOREX CI pour un produit :

6 Les parties en pente du graphique montrent la diminution progressive du stock au cours du temps. Ceci correspond à des sorties du magasin de stockage pour les besoins en médicament. Les parties verticales du graphique correspondent à une augmentation du stock. Elles indiquent une livraison de médicament. Quantité de mdcmts Livraison Graphique représentant l état des stocks Graphique représentant l état des stocks Commande Stock Maximum Stock d alerte Stock de sécurité Référentiel temps 2 gros inventaires sont effectués par an chez LABOREX CI à fin juin et fin décembre pour vérifier si les stocks en machine sont identiques aux stocks physiques présents au magasin. Il existe aussi des inventaires tournants dans les différentes agences sur toute l étendue du territoire. Chaque responsable de gestion de stock fait un inventaire soit par semaine soit par mois personnellement pour vérifier ses stocks. N.B : Malgré toutes les dispositions prisent une rupture de stock peut intervenir et cela par la faute soit du fournisseur qui n arrive pas à livrer les quantités commandées soit par des situations indépendantes du fournisseur et de laborex (grève, événements socio-économiques), et par des cas de forces majeurs (intempéries). Il faut souligner que cette partie est faite par Mr ASSI Serge. Partie 2. La Réception des marchandises Il faut noter que dès que la commande arrive chez planète pharma la centrale d achat ouvre un dossier CDX ou on a les différentes commandes. En effet, le dossier CDX est l arrivée de la carte d identité du conteneur. C est l étape de la pré-réception. Le dossier CDX contient par exemple:

7 - Entête CDX - Manifeste définitif - Transitaire externe : Maersk - Transitaire local : SAGA - Affréteur : DELMAS - Destinataire : Laborex CI - Lien de chargement : LEGRAND - Navire, N de commande correspondant a des factures, nombre de colis, nombre de carton, poids, volume. Lorsque le service des réceptions reçoit le dossier CDX ils font le pointage pour voir si ce qui a été commandé est identique avec ce qui va être livré. En somme il s agit de relever les anomalies concernant le dossier CDX. Pour cela il faut vérifier les montants des factures générées et les comparer a ce qui est annoncé, puis verifier les paiements (transitaire, fret, location du conteneur). S il y a des anomalies il est nécessaire de les corriger dans le cas contraire si tout est conforme, il lance les caisses c'està-dire la procédure d entrée en magasin. Ce service utilise un logiciel de gestion appelé A400. Cette partie est faite par Mr COULIBALY Mathieu et Mr AGNERO Ghislain

8 Partie 3. Le magasin, son rôle dans l entreprise Dans une entreprise, lorsque l on parle de magasin, on désigne un entrepôt, un lieu de stockage des marchandises. Le magasin de LABOREX est un espace organisé. Les lignes, les colonnes et les rangées permettent de repérer chacune des cases de rangement et de toutes les numéroter. LABOREX Yopougon dispose de 2 gros magasins : un pour la parapharmacie et un pour les médicaments destinés à la réception et à l entreposage, puis d un petit appelé magasin sous clé autonome destiné au stockage de certains produits spéciaux. L espace total a une surface de 1000m² et une hauteur de 12m. Cette première partie va s articuler en quatre points : - La réception - le stockage - la ventilation et - l expédition I La réception Elle consiste à recevoir les colis. LABOREX CI reçoit trois types de colis : - ceux qui sont livrés par bateaux dans des conteneurs de 20 pieds ou de 40 pieds - ceux qui sont livrés par avion sur des palettes - ceux qui sont livrés en vrac (entreprises locales) Dès la réception de ces colis la première opération effectuée est la vérification de l aspect externe c'est-à-dire la conformité de l état et de l aspect physique du colis à l arrivage (plomb non cassé et palettes non ouvertes). Ensuite, on procède au dépotage ou au déchargement des colis. Puis, on passe à la mise en caisse c'est-à-dire l extraction des produits qui sont destinés au stockage et ceux destinés à la ventilation (vente). C est en ce moment là qu on effectue la mise en machine c'est-à-dire la saisie des quantités reçues. Il faut noter que si des produits sont défectueux ou périmés LABOREX pose une réserve au fournisseur qui se charge de les rembourser. Mais pour les produits dont la date de péremption est proche, il est demandé au fournisseur de s engager à les reprendre si LABOREX n arrivait pas à les vendre dans le temps.

9 Ensuite, les produits destinés à la ventilation sont acheminés dans la deuxième partie du magasin. C e t t e première partie du magasin est tenue par Monsieur KOUIGBEU Norbert. II Le Stockage Il se déroule en quatre phases : le contrôle des entrées, le rangement, la sortie et le suivi des péremptions. - le contrôle des entrées - le rangement - la sortie et - le suivi des péremptions 1. Le contrôle des entrées : Il s agit de vérifier les dates de péremption des exactitudes des libellés des produits avant de les ranger. Ici il faut noter que c est la méthode F.I.F.O (first in, first out) qui est utilisée. 2. Le rangement : Les produits sont disposés par ordre décroissant de péremption c'est-à-dire les dates les lointaines sont rangées sur les étagères de haut, ensuite les moins lointaines au milieu et les plus proches en bas. 3. La sortie : Tous les produits qui sortent sont accompagnés d un document appelé transfert. Le transfert se compose de trois types de support : Support manuel (écrit à la main), support automatique (informatique), et support de réapprovisionnement (écris à la main).il ne faut pas oublier qu une bonne partie des produits est mise en caisse (stockage) et l autre partie pour la ventilation. C est cette partie là qui sort. 4. Le suivi des péremptions : Les magasiniers font le tour des rangées et relèvent les produits dont la date de péremption est proche. Ils sont sortis alors de façon spéciale et sont envoyés dans les agences où ils sont les plus vendus.

10 III La Ventilation C est le service chargé de faire le dispatching des différents colis inscrits sur son état de ventilation (destiné à la vente), selon les demandes des différentes agences implantées en C.I jusqu à destination finale. IV L Expédition Trois gros camions vont desservir les différentes agences implantées sur l ensemble du territoire.

11 Partie 4. Le suivi des livraisons Lorsque la première partie du magasin (partie I) a fini sa partition nous passons ensuite à la deuxième partie dirigée par Mr YAO JEROME. Il reçoit alors les transferts qui vont lui permettre de verifier la présence effective des colis annoncés. Il effectue un contrôle méticuleux des produits physiques a travers les transferts automatiques, manuels, et ceux destinés à la ventilation direct c'est-à-dire produits qui n ont pas fait l objet de mise en caisse et qui sont directement repartis dans les différentes agences commerciales. L expédition se fait à trois : le responsable, le vigile, et le chauffeur. Ces personnes vérifient les transferts et le connaissant (document avec une souche sur lequel toutes les informations concernant le transfert sont transcrites) et le paraphe. Après quoi on les remet au chauffeur qui va livrer les produits dans les différentes agences. Chaque agence a son jour de livraison. S agissant maintenant de la commande des pharmacies d officines, il existe des télémarketeurs dans une salle appelée salle de saisie informatique. 8 personnes y travaillent et leur rôle est d appeler les pharmacies à des heures prédéfinies pour prendre leur commande journalière puis de façon automatique cette commande est transmise au magasin qui se charge de préparer les colis de livraison pour les véhicules utilitaires qui vont les livrer a des heures précisent aux pharmacies. Dès que la commande est saisie les quantités sont automatiquement déduites des stocks restant au niveau de la ventilation. C est ce stock qui est pris en compte pour la fixation du niveau d alerte.

12 CONCLUSION LABOREX C.I est le N 1 au niveau des grossistes répartiteurs en Cote d Ivoire cela a cause de cette méthode de gestion des stocks qui utilise un logiciel maison appelé GESCOM D.I.I. cela montre la capacité et le niveau d adaptabilité des ingénieurs de cette entreprise. Ce qui augure des lendemains meilleurs. Par contre une augmentation de la capacité de stockage doit être envisagée car certains produits restent quelque fois un peu trop longtemps dans les conteneurs avant le dépotage. La réflexion doit être menée a ce niveau.