WEB TECHNOLOGIES CONCEPTION ET DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE SECTEURS MARITIME ET AERIEN

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1 WEB TECHNOLOGIES CONCEPTION ET DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE SECTEURS MARITIME ET AERIEN

2 LE Menu initial de GESTESCALE contient les principales fonctionnalités suivantes : - Stevedoring : création d une pro forma, validation de pro forma, duplicata de facture, duplicata de pro forma, réédition original de facture (avoir), pro forma d avoir total et données Gestship conteneurs. - Débours: Saisie de débours et voucher, pro forma de facture, pro forma d avoir, validation de factures pro forma, duplicata de facture, réédition original de factures. - Agency fees: création d une pro forma, validation de pro forma, duplicata de facture, duplicata de pro forma, réédition original de facture (avoir), fiche de validation de pro forma. - Maintenance : mise à jour des différentes tables utilisées par le module : escale, armateurs, fournisseurs, armateurs, paramétrage d application, suppression des pros forma, suppression d une pro forma, imprimante, utilisateurs et droit d accès. - Facturation : Toutes les factures, toutes les pros forma, plans de facture, rubriques, imputation, barème, base, devise, tva, société service - section, état de facture spécifique client, enregistrement facture fournisseur shipping. - Exportation : exportation facture, exportation débours, paramètre exportation, importation de pro forma, factures vers Excel. - Outils: réindexer un fichier. - Notes crédit: création de note crédit, validation de note. - Surestaries Télex : Notes surestaries, validation d une proforma d annulation partielle, duplicata note (débit/crédit), rééditer original note (débit/crédit) Note fret: duplicata de note, duplicata de proforma, réédition original note Etats: compte d escale réel (escale), compte d escale proforma (escale), compte d escale (période x client), état récapitulatif armateur, relevé de facture, état des proforma, état des proforma non validées, les factures d une escale, les factures d un armateur, données stevedoring (/ période), provisions stevedoring, provisions agency fees. Paramétrage : site, imprimante, utilisateurs et codes d accès, re-indexation fichiers, contrôle index, suppression factures, bad, proforma, archivage données. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

3 OPTION 1 : STEVEDORING 1-1 ESCALE - LISTE DES ESCALES - Liste de toutes les escales saisies dans le module triale par n, code navire ou ETD. - La mise à jour d une escale (nouveau, modifier) donne accès à la fiche escale : FICHE ESCALE Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

4 Informations à saisir pour une escale : Code navire associé : récupérable dans la table des navires par la touche F1 Code affréteur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Code consignataire : récupérable dans la table des opérateurs (clients) par la touche F1 Code manutentionnaire : récupérable dans la table des opérateurs (clients) par la touche F1 Numéro de voyage Type d escale : import, export, mixte / figurer ou non sur le schédule Date d arrivée ETA, heure estimée, quai, Disponibilité, Date de départ, Port suivant Itinéraire après Port Vendres Taux de fret pour l escale (optionnel). 1-2 CONNAISSEMENT - SAISIE DES BLS Touche F2 (SELECTION ) = LES BLS DE L ESCALE - Sélectionner une escale dans la liste des escales. - Liste de tous les connaissements liés à l escale. - La mise à jour d un$connaissement (nouveau, modifier) donne accès à la fiche connaissement : - Possibilité également de se positionner directement sur un Bl à partir de son numéro (recherche) - L option imprimer permet d imprimer le connaissement dans le format armateur prédéfini : * Eagle : véhicule ou autres * Autre armateur : format standard Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

5 Touche F7 ( NOUVEAU ) = Entête BL L entête du Bl permet de saisir les informations générales du connaissement : Type de trafic : import ou export (par défaut celui de l escale) Port d embarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 (Port Vendres par défaut pour l export) Port de débarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 (Port Vendres par défaut pour l import) Ex-transbordement : Oui /Non : indique s il y eu transbordement Si oui indiquez l origine du transbordement : Navire, port, voyage, n Bl, date Bl Numéro de Bl Nombre d originaux (par défaut : 2) Date du Bl Code armateur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Type Bld : Local : Bl locaux / Bld : Bl direct armateur / Hinterland : Bl en transit Bl service : Oui/Non : indique s il s agit d un Bl appartenant à l agence concernée En cas de Bl de type Hinterland : saisir : la prise en charge et la destination finale Le type de fret : Prepaid : fret payable à l agence établissant le Bl Déplacé : fret déplacé Collect : fret payable à l agence du lieu de délivrance de la marchandise Service : fret en service (agence concernée) En cas de fret déplacé : saisir : le payeur du fret : nom+adresse Code chargeur (shipper) du Bl : récupérable dans la table des chargeurs par la touche F1 ou saisir Divers pour un chargeur occasionnel puis saisir son nom+adresse Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

6 Code destinataire (consignee) du Bl : récupérable dans la table des destinataires par la touche F1 ou saisir Divers pour un destinataire occasionnel puis saisir son nom+adresse payeur de la facture (client) : récupérable dans la table des clients par la touche F1 Consignataire/Manutentionnaire du Bl : par défaut, ceux de l escale Type de Bl : Vrai / Faux (pour facturation hors Bl) Type de cargo : Conventionnel Véhicule Conteneur FCL Conteneur LCL Vrac solide Vrac liquide Type de marchandise : normal / dangereux (pour produit dangereux) En fonction de la saisie du type de cargo, accessibilité aux onglets correspondants : A - Conventionnel 1 ligne de conventionnel par produit La mise à jour d une ligne conventionnel (nouveau, modifier, dupliquer) donne accès à la fiche conventionnel : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

7 La fiche conventionnel permet de saisir les informations générales de chaque ligne (produit) de la marchandise en conventionnel : Marque et n de colis Quantité Type de conventionnel : En colis En palettes : nombre de colis palettisés à insérer dans ce cas En vrac Type d emballage Disant contenir : description détaillée de la marchandise Code produit : récupérable dans la table des produits par la touche F1 Tonnage brut : en tonnes avec 3 décimales Tonnage net : en tonnes avec 3 décimales Volume : en m3 avec 3 décimales Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

8 La fermeture de l onglet-écran conventionel donne directement accès à l onglet écran totaux Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes conventionnel : Nombre de colis non palettisés Nombre de palettes Nombre de colis palettisés Tonnage brut total Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

9 B Véhicule 1 ligne par véhicule La mise à jour d une ligne véhicule (nouveau, modifier, dupliquer) donne accès à la fiche véhicule: Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

10 La fiche véhicule permet de saisir les informations générales de chaque véhicule du connaissement : Marque véhicule : récupérable dans la table des marques véhicules par la touche F1 Type de véhicule : récupérable dans la table des types véhicules par la touche F1 Code produit : récupérable dans la table des produits (groupe produit : véhicule) par la touche F1 Contenu : description détaillée du contenu véhicule Numéro de châssis du véhicule Type mine Immatriculation Véhicule neuf : Oui/Non Couleur du véhicule Tonnage brut : en tonnes avec 3 décimales Volume : en m3 avec 3 décimales Destination du véhicule La fermeture de l onglet-écran véhicule donne directement accès à l onglet écran totaux Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes véhicules : Nombre de véhicules total Tonnage brut total Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

11 C Conteneur FCL 3 tables se présentent : Table principale : conteneur : 1 ligne par conteneur Tables secondaires : conventionnel et véhicule En fonction du contenu de chaque conteneur : Si conventionnel : saisie des lignes conventionnels (par produit) pour le conteneur dans la 2 ème table : conventionnel conteneurisé. Si véhicule : saisie des lignes véhicules (par véhicule) pour le conteneur dans la 3 ème table : véhicule conteneurisé. Table fiche conteneur : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

12 La fiche conteneur permet de saisir les informations générales de chaque conteneur du connaissement : Numéro de conteneur : contrôle du numéro de conteneur saisi norme ANSI Type de conteneur : si le conteneur est déjà présent dans la base locale des conteneurs, récupération du type déjà existant Numéro de plomb1 Numéro de plomb2 Tonnage brut : en tonnes avec 3 décimales Tonnage net : en tonnes avec 3 décimales Volume : en m3 avec 3 décimales Code affréteur du conteneur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Table fiche conventionnel dans conteneur La fiche conventionnel rattaché à un conteneur permet de saisir les informations générales du conventionnel à l intérieur du conteneur : description idem que page 6 (description fiche conventionnel) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

13 Table fiche véhicule dans conteneur La fiche véhicule rattaché à un conteneur permet de saisir les informations générales du véhicule à l intérieur du conteneur correspondant : description idem que page 9 (description fiche véhicule) La fermeture de l onglet-écran conteneur FCL donne directement accès à l onglet écran totaux Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

14 Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes conteneurs : Nombre de conteneurs 20 Nombre de conteneurs 40 Nombre de TEUS résultant Nombre de colis non palettisés Nombre de palettes Nombre de colis palettisés Nombre de véhicules (cas de véhicules conteneurisés) Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

15 C Conteneur LCL 2 tables se présentent : Table principale : conventionnel : 1 ligne par produit Table secondaires : liste conteneurs LCL par conventionnel Saisie des lignes conteneurs LCL (par conventionnel) pour le conventionnel dans la 1ère table : Table fiche conventionnel : écran et descriptif identique à ceux de la page 6. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

16 Table fiche LCL conventionnel La fermeture de l onglet-écran conteneur FCL donne directement accès à l onglet écran totaux avec confirmation des saisies identique à celui de la fiche conventionnel page 8 D/E Vrac Solide / Vrac Liquide Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

17 1 ligne de vrac par produit La mise à jour d une ligne vrac (nouveau, modifier, dupliquer) donne accès à la fiche Vrac. La fermeture de l onglet-écran Vrac donne directement accès à l onglet écran totaux Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

18 Cet écran permet de confirmer par saisie, les totaux calculés automatiquement des saisies des lignes vrac : Tonnage brut total Volume total Il permet également de préciser la désignation de la marchandise qui apparaîtra sur l entête de facture CONNAISSEMENT - IMPRESSION DES BLS La touche Imprimer Bl permet d imprimer, après sélection, le connaissement dans le format armateur : Si connaissement EAGLE : format EAGLE : 2 formats selon type de cargo : Format général cargo Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

19 Format véhicule Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

20 Si connaissement non EAGLE : format standard. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

21 Supprimer BL La suppression du Bl est délicate et est soumise aux conditions suivantes : Le Bl ne doit avoir fait l objet d aucune facture définitive ni facture profroma.. Aucun Bon à délivrer (pour les Bl import) ne doit avoir été validé Bons à délivrer (Saisie des BADS, facturation import) Sélection de l escale : uniquement escale avec bls import Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

22 Liste de tous les connaissements de l escale sélectionnée avec numéro de BAD+date de BAD sur colonnes à gauche. La sélection d un Bl avec click sur le bouton BAD donne accès à la facturation automatique du Bl import qui comprend 3 étapes : 1 Edition de la facture proforma Sélection du plan de facture (sur l ensemble des plans de facture correspondants au Bl choisi) Edition de la facture proforma 2 Si validation de la facture proforma alors Edition de la facture définitive Edition du Bon A Délivrer (BAD) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

23 1- Ecran de facturation d un BL import Le click sur le bouton Facturer BL donne accès à la sélection du plan de facture Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

24 La sélection permet d éditer la facture proforma correspondante : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

25 La validation de la facture proforma permet d éditer la facture définitive et le bon à délivrer. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

26 Avis d arrivée Cette option permet d imprimer les avis d arrivée pour chaque connaissement, afin de diffuser à la clientèle. Après sélection de l escale, édition automatique de tous les avis d arrivées correspondants à tous les BLS de l escale Ci-joint, un exemplaire Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

27 Bulletins d embarquement Cette option permet la gestion de tous les bulletins d embarquement des marchandises destinées à l export. Après sélection de l escale : La mise à jour d un bulletin d embarquement (nouveau, modifier) donne accès à la fiche entête bulletin d embarquement suivant : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

28 Les champs itinérants sont identiques à ceux déjà vus dans la fiche connaissement page 5 La mise à jour des lignes (saisie des marchandises) d un bulletin d embarquement (nouveau, modifier) donne accès à la fiche lignes du bulletin d embarquement suivant : L impression d un bulletin d embarquement donne la fiche suivante : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

29 Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

30 Cotations L option Cotation permet de gérer toutes les cotations adressées aux clients : Fourniture en un temps record d une cotation à un client en fonction de quelques données reçues par le client Suivi des cotations Validation de la cotation qui devient automatiquement commande (booking). 3 étapes : a. Saisie des éléments de la cotation fournis par le client. b. Cotation, par établissement d une facture proforma c. c Validation de la cotation établissement d une facture définitive La mise à jour d une cotation (nouveau, modifier) donne accès à la fiche cotation, Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

31 Cette fiche est identique à la fiche BL page 5 mais uniquement avec les informations suivantes nécessaires à remplir : Type de trafic : import ou export Port d embarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 Port de débarquement : récupérable dans la table des ports par la touche F1 Numéro de cotation : automatiquement incrémenté à +1 (non saisi) Date du cotation (par défaut, date du jour en cours) Code armateur : récupérable dans la table des armateurs par la touche F1 Type Bld : Local : Bl locaux / Bld : Bl armateur / Hinterland : Bl en transit Le type de fret : Prepaid : fret payable à l agance établissant le Bl Déplacé : fret déplacé Collect : fret payable à l agence du lieu de délivrance de la marchandise Service : fret en service (agence concernée) En cas de fret déplacé : saisir : le payeur du fret : nom+adresse Type de cargo : Conventionnel Véhicule Conteneur FCL Conteneur LCL Vrac solide Vrac liquide Type de marchandise : normal / dangereux (pour produit dangereux) Ensuite, en fonction du type de cargo défini, saisie des totaux de la cotation uniquement : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

32 - Saisie également de la désignation de la marchandise pour l entête de cotation, et du code produit principal pour la cotation récupérable dans la table des produits par la touche F1 b : Facturation cotation et validation La sélection d une cotation avec click sur le bouton Facturer donne accès à la facturation manuelle de la cotation qui comprend 3 étapes : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

33 Sélection du plan de facture (sur l ensemble des plans de facture divers correspondants aux éléments de la cotation choisie) Edition de la cotation Edition de la facture pro forma Saisie de la date de validité de la cotation (par défaut : date du jour + 30 ) Edition de la cotation Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

34 Edition de la facture proforma Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

35 - Le bouton Valider cotation permet de transformer une cotation existante en commande réelle (booking) en sélectionnant l escale associée et en saisissant les autres détails du booking Bookings L option Bookings permet de gérer toutes les commandes fermes (bookings) effectués par des clients concernant leur marchandise à importer ou exporter: Sélection de l escale à booker Saisie des éléments relatifs au booking du clients Suivi des bookings Validation du booking qui devient automatiquement connaissement (BL en éclatement). Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

36 La sélection de l escale me donne tous les booking liés à l escale La mise à jour d un booking (nouveau, modifier) donne accès à la fiche booking, identique à la fiche cotation page 28 mais avec en plus les informations détaillées à saisir en cas de : Type de cargo=conteneur FCL : à saisir : fiche conteneur fiche conventionnel dans conteneur Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

37 fiche véhicule dans conteneur selon le cas pour ces 2 derniers La facturation client est identique à celle de la facturation cotation à ceci près : Etablissement de la fiche de confirmation du booking Non divulgation des tarifs en cours (d où non facture proforma) OPTION 2 : MAINTENANCE : Les Tables de référence L option MAINTENANCE permet de gérer toutes les tables de références utilisées dans l application GestShip afin d avoir une saisie simplifié et contrôlée des différents éléments du BL Ports Navires Produits Armateurs Opérateurs (Clients) Destinataires/ Chargeurs Véhicules (Types et Marques) Type d emballage Type de conteneurs Zones de livraison/ Positionnement Elle permet également d intégrer dans la base de données locale, le fichier manifeste EDI format GestShip PORTS - Liste de tous les ports saisis dans le module, tri possible par code port, libellé port, code pays. - La mise à jour d un port (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table port Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

38 2-2-1 NAVIRES - Liste de tous les navires saisis dans le module, tri possible par code navire, libellé navire, pavillon, type navire et code armateur. - La mise à jour d un navire (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table navire Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

39 2-3-1 PRODUITS - Liste de tous les produits saisis dans le module, tri possible par groupe produit, code produit et libellé produit. - La mise à jour d un produit (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table produit Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

40 Informations saisies : Code, libellé, groupe produit (récupérable dans la table groupe produit par F1) Pour la facturation : Code péage import et export Code manutention import et export ARMATEURS - Liste de tous les armateurs saisis dans le module, tri possible par code armateur, libellé armateur, code client, code port associé. - La mise à jour d un armateur (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table armateur Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

41 OPERATEURS (CLIENTS) - Liste de tous les opérateurs (clients) saisis dans le module, tri possible par code, libellé opérateur, code client (comptable). - La mise à jour d un opérateur (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table opérateur Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

42 CHARGEURS/DESTINATAIRES Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

43 - Liste de tous les chargeurs/destinataires saisis dans le module, tri possible par code, nom, code port associé. - La mise à jour d un chargeur/destinataire (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table chargeur/destinataire. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

44 TYPES DE VEHICULES - Liste de tous les types de véhicules saisis dans le module. - La mise à jour d un type véhicule (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table type véhicule. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

45 MARQUES VEHICULES - Liste de toutes les marques de véhicules saisis dans le module. - La mise à jour d une marque de véhicule (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table marque véhicule Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

46 TYPES D EMBALLAGE - Liste de tous les types d emballage (utilisés pour la marchandise conventionnelle) saisis dans le module. - La mise à jour d un type d emballage (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table type d emballage Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

47 TYPES DE TC - Liste de tous les types de conteneurs saisis dans le module. - La mise à jour d un type de conteneur (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table type TC ZONES DE LIVRAISON/POSITIONNEMENT - Liste de toutes les zones de livraison/positionnement saisis dans le module. Utilisé pour le calcul automatique de la livraison (import) ou du positionnement (export) des conteneurs. - La mise à jour d une zone de livraison (nouveau, modifier) donne accès à la fiche table zone de livraison Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

48 IMPORTATION MANIFESTE Cette option permet d intégrer dans la base de données locale, le fichier manifeste EDI format GestShip. copier les fichiers manifestes EDI à importer dans le répertoire C:\MRS\mrsship_manif\Import\ lancer l option Importation manifeste 3 - FACTURATION Cette option permet de gérer toutes les factures générées par l application : Avoir sur facture (total, partiel, total sur tva) Avoir total : Après introduction du n de facture concerné par l avoir et du motif de l avoir, de la confirmation de l avoir, édition automatique de l avoir avec montant (- négatif) : Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

49 Avoir Partiel : définition de l avoir ligne par ligne de facture. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

50 Avoir sur TVA : uniquement la TVA sur la facture est concernée par l avoir. Avoir sur magasinage (total, partiel, total sur tva) Idem que Avoir sur facture, mais ne concerne que les factures Magasinage/Entreposage Suivi des avoirs: Cette option permet de créer un fichier texte intégrable sous Excel et qui reprend tous les avoirs d une période à renseigner. Duplicata de facture, d avoir, de BAD Duplicata de poforma Ces options permettent d éditer des duplicatas de factures, d avoir, de BAD ou de proformas déjà créées. Validation d une ou plusieurs proforma : permet de valider une (ou plusieurs proformas) et ainsi de les transformer en facture(s) définitive(s). Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

51 Réédition de l original de facture ou d avoir Permet de rééditer une facture ou avoir originale. Complémentaire BAD (magasinage, surestaries, location,branchement frigo) Permet d imprimer une facture complémentaire pour les types magas. surest., location ou bran fr : Magasinage et surestaries automatiquement : calcul automatique à partir de la date d enlèvement : Magasinage et surestaries ou location hinterland au montant : saisie directe des montants magasinage et surestaries ou location. Location-immobilisation Conteneur (Port Vendres, hors Port Vendres, hors France) Après renseignement du numéro de BAD (bon à délivrer), édition automatique de la facture Location/Immobilisation des conteneurs liés au BAD et en fonction du paramétrage de la location pour les données Armateur/Type de TC concernés. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

52 - Facturation export Facturation export (hors fret) Fret export Après la sélection de l escale : 1 - Ecran de facturation d un BL export La sélection d un Bl avec click sur le bouton Facturer donne accès à la facturation automatique du Bl export qui comprend 2 étapes : (idem facturation import) 1 Edition de la facture proforma Sélection du plan de facture (sur l ensemble des plans de facture correspondants au Bl choisi) Edition de la facture proforma 2 Si validation de la facture proforma alors Edition de la facture définitive Ecran de facturation d un fret export Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

53 Le click sur le bouton Fret export à partir de l écran facturation d un BL import donne accès à la saisie effective des paramètres du fret export, qui comprend 2 étapes : 1 Edition de la facture proforma 2 Si validation de la facture proforma alors Edition de la facture définitive Facturation diverse La facturation diverse consiste à établir manuellement une facture en (étapes déjà vues pour les autres types de facturation) : Sélectionnant un BL Sélectionnant un plan de facture directement (dans liste des plans de factures divers ) Editant la facture proforma et la facture définitive (si validation) Les Factures d un BL Permet d avoir à l écran la liste des factures générées pour un connaissement sélectionné. REGLES GENERALES COMMUNES A TOUS LES TYPES DE FACTURATION : Que facture-t-on? La facturation dans le module GESTSHIP concerne toujours un connaissement. La première étape d une facturation concernera donc toujours à la sélection du BL à traiter. Une fois le BL à facturer sélectionné, le seconde étape de la facturation consiste à choisir le plan de facture à appliquer. Bien entendu, en fonction du BL et du type de facturation demandé, l application présélectionne automatiquement le(s) plan(s) correspondant(s), minimisant ainsi les risques d erreur. Tout le paramétrage de la facturation est accessible (aux utilisateurs autorisés) dans l option Facturier que nous verrons plus loin dans ce guide. 4- EXPORTATION 4-1 EXPORTATION COMPTABLE Cette option permet de créer un fichier comptable en format TXT directement intégrable dans le logiciel comptable local «EURINFO» à partir de toutes les factures clients et fournisseurs générées dans GESTSHIP, validées et non encore comptabilisées. Exemple de fichier créé : qui respecte exactement le format intégrable EURINFO 4-2 PIECES A RECOMPTABILISER Permet d afficher toutes les factures (ou avoirs) validées avec la situation de la comptabilisation de chacune d elle. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

54 Détails : Numéro de facture Date de facture Type de facture (FA : facture / AV : avoir) BAD : Numéro de Bon à Délivrer (correspondant à l import) Nom du client facturé Montant HT Montant de la TVA Date de comptabilisation : Si renseignée : correspond à la date d exportation (création du fichier comptable d intégration. Si non renseignée : aucune exportation n au eu lieu. 4-3 RECOMPTABILISER UNE JOURNEE Même option que l option : mais uniquement pour la journée en cours. 4-4 PARAMETRAGE Ce paramétrage permet de définir la destination (serveur,répertoire) ou seront crées les fichiers comptables par type : facturation client, facturation fournisseur Détails : code paramétrage libellé opération Nom du fichier comptable créé Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

55 Lecteur du fichier Début de nom du fichier ( C_ pour compta.géné, A_ pour compta. Analytique) Date de création+heure de création Code journal comptable N de Compte TVA utilisé Dernier numéro d ordre utilisé (séquence d enregistrements à intégrer dans EURINFO ) 4-5 EXPORTATION MANIFESTES Cette option permet de créer un fichier manifeste EDI format GestShip. Cette création s effectue dans le répertoire du PC ou est installé Gestship : C:\MRS\mrsship_manif\Export\ En ANNEXE I et II, la définition complète du format fichier manifeste EDI GestShip 4-6 EXPORTATION FACTURES VERS EXCEL Cette option permet de créer un fichier texte intégrable sous Excel et qui reprend toutes les factures d une période ou d un client à renseigner. 5 ETATS 6 ETATS (BIS) Ces 2 options concernent tout le reporting du logiciel (états, divers statistiques) dont les détails sont repris en ANNEXE III. 7- FACTURIER Quelques définitions pour le sous-module FACTURIER : 7-1 PLAN DE FACTURE GENERAL Le plan de facture Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

56 Un plan de facture est défini par : un identifiant unique sur 4 alphanumériques un libellé de plan un libellé de plan qui sera celui repris sur la facture la société/service/section du plan si le plan est lié à un BAD (uniquement pour l import) si le plan est re-facturable BAD si le plan est export si le plan est un plan divers les paramètres du plan : trafic (tous/import/export) type de cargo (tous/conventionel/véhicule/conteneur FCL/conteneur LCL/vrac type de BL (tous/local/bld/hinterland) 5 codes plans"enchaînés" qui donnent la possibilité d enchaîner automatiquement un ou plusieurs plans lors de l exécution du plan" principal" Un plan de facture est constitué de N rubriques (lignes). Lors de sa définition, on précise donc chaque rubrique rattaché à ce plan le critère d activation (rubrique active ou désactive ou à la demande dans ce plan) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

57 7-2 LA RUBRIQUE DE FACTURE Une rubrique est définie par : un identifiant unique sur 4 alphanumérique (on a retenu des chiffres dans le paramétrage actuel) un type (débours ou prestations) Ces 3 premières données ne sont pas modifiables une fois la rubrique créée. un libellé (qui figure sur la ligne de facture) un code imputation (qui donne des comptes généraux et analytiques associés à cette rubrique ainsi que le code TVA à appliquer taxable ou non) le code barème, qui indique le mode de calcul de la rubrique le code base, qui indique la base de calcul (pour des barèmes de type Taux fixe principalement) le taux à appliquer la remise éventuelle à faire sur cette rubrique (plutôt utilisée dans les plans spécifiques) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

58 l arrondi à appliquer à la base définie ci-dessus le minimum et le maximum à appliquer à la base de définie ci-dessus le minimum (20 et 40 pieds) et le maximum (20 et 40 pieds) à appliquer à la base définie ci-dessus 7-3 LE CODE BASE Le code base permet d indiquer (principalement pour les rubriques à taux fixe) quelle base de calcul appliquer au taux. Les codes existant à ce jour sont : BRCV : tonnage brut de la marchandise du BL conventionnel BRUT : tonnage brut de la marchandise du BL NBVE : nb de véhicules TC20 : nb de Tcs 20 pieds TC40 : nb de Tcs 40 pieds TEUS : nb de Teus (nb Tcs 20 pieds+2*nb Tcs 40pieds) UNIT : la valeur de la base est saisie par l utilisateur au moment de la facturation VOL4 : volume total de la marchandise divisée par 4 (utile pour l acconage des véhicules) VOLU : volume total de la marchandise PALE : nb palettes du du BL TCFR : nb TC frigo HEUR : nb heures (utile pour le calcul des branchements frigos) NBTC : nb conteneurs (20 ou 40 ) MTLI : mètre linéaire (utile pour le calcul du tarif véhicule roulant) MONT : base pour barème montant fixe XXXX : signifie que la base est non significative ou calculée par programme (cas fréquent) Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

59 7-4 LE CODE BAREME Le code barème rattaché à chaque rubrique permet de définir son mode de calcul. Afin d automatiser au maximum la facturation, chaque barème à son fonctionnement propre et certains font appel à des tables de paramètres. Les différents barèmes sont les suivants : ACCE, ACCI : Manutention export & Manutention import A chaque solution logistique du produit concerné (mangues/bananes/autres produits) est rattachée un port d embarquement, un port de débarquement, une destination finale. ASSI : Assignés Il est possible de saisir des assignés sur l entête du connaissement (référence, date, montant, devise) qui doivent être refacturés au client. Cette refacturation consiste simplement à générer une ligne de facture "Assigné + sa référence " pour laquelle le montant correspond exactement au montant saisi en entête du connaissement (auxquelles on applique le taux de la devise pris dans la table des Taux Devises). COMM : Commission Le barème COMM permet de définir une rubrique comme pourcentage à appliquer sur le total d autres rubriques de la facture. La définition de ces rubriques se fait directement dans l option " Facturier / Rubrique" en cliquant sur le bouton commission (actif pour les seules rubriques dont le barème est COMM). Le pourcentage à appliquer est défini dans la zone Taux de la rubrique. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

60 FAIN : Forfait Fob+Fret All In Le calcul de ces rubriques fait appel à une table de paramétrage qui donne, pour chaque rubrique et en fonction du trafic/type de cargo/produit/port d embarquement/port de débarquement, le taux et la base calcul à appliquer. LIVR, POSI : Livraison (import) et positionnement (export) Le calcul de ces rubriques fait appel à une table de paramétrage qui donne, pour chaque rubrique et en fonction du produit et de la zone de livraison / positionnement de chaque conteneur, le taux à appliquer, al base calcul et le minimum à facturer par TC. Une rubrique qui a un tel barème ne peut s appliquer si la zone n est pas indiquer pas chaque conteneur du dossier. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

61 FRTE, FRTI : Fret Import/Fret Export A ce barème sont appliqués les paramètres renseignés du fret import/export lors de la saisie du BL (dans le cas d un fret payable à l agence établissant le BL). FRXP : Fret Export prédéfini A ce barème sont appliqués les paramètres prédéfinis dans la table de définition des frets export pour certains armateurs par armateur/chargeur/produit/destination Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

62 LICM : Location/Immobilisation de conteneur Le calcul de ces rubriques fait appel à une table de paramétrage qui donne, pour chaque rubrique et en fonction du type de BL, de l armateur et du type de conteneur la franchise, les taux par tranche à appliquer. MAGA : Magasinage/Entreposage Ce barème fait appel à une table de paramétrage qui donne, en fonction du type cargo (conventionnel ou conteneur), du type BL (local ou hinterland) et du produit le nombre de jour de franchises à appliquer et les différentes tranches de calcul de magasinage. Le nombre de jours pris en compte est fonction des dates d escales et de facturation. Il est possible de renseigner un certain nombre de jours en plus ou en moins à prendre en compte dans les calculs (façon "souple" de modifier le magasinage sans toucher la date d escale ou de facturation). MONT : Montant Le barème MONT est simple à utiliser : à la facturation, lorsqu une rubrique est paramétrée avec ce barème, une fenêtre s ouvre et demande le montant à facturer pour cette rubrique (HT). Ce barème apporte donc une grande souplesse de facturation. OPDV : Opération diverses Ce barème est un barème à part : il est en effet utilisé pour les forfaits et ne s applique qu à la dernière rubrique de l éclaté de forfait (rubrique créée automatiquement par l application). Son mode de fonctionnement est le suivant : la rubrique prend la valeur égale au montant du forfait moins le montant théorique de l éclaté, donnant au final une égalité parfaite des 2 montants. C est grâce a cette rubrique Opération Diverses que l on peut générer un éclaté cohérent pour tous les types de forfait. PFIX : Prix fixe Ce barème permet d appliquer un prix constant (défini au niveau du taux de la rubrique) indépendamment de tout autre paramètre. Ainsi une rubrique de type Prix Fixe aura toujours le même montant. TFIX : Taux fixe Ce barème permet d appliquer un taux constant (défini au niveau du taux de la rubrique) à laquelle s appliquera une base de calcul (table des bases). SURS : Surestaries Ce barème fait appel à une table de paramétrage qui donne, en fonction du type BL (local ou hinterland), de l armateur et du type de conteneur, le nombre de jours de franchise à appliquer et les différentes tranches de calcul des surestaries. Le nombre de jours pris en compte est fonction des dates d escale et de facturation. Il est possible de renseigner un certain nombre de jours en plus ou en moins à prendre en compte dans les calculs. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

63 RSCE-TPXE /RSCI-TPXI : Péage Import/Péage Export Ce barème fait appel à une table de paramétrage qui donne, en fonction de la catégorie produit (seulement BANANES-ANANAS-MANGUES-PAPAYES sont renseignés pour ce tarif), le taux à appliquer L ensemble de tous ces barèmes permettent la définition quasi intégrale de toutes les rubriques de facturation recensées à ce jour au shipping. Les cas «impossibles» à paramétrer peuvent toujours être traités avec des barèmes du type MONT (au montant) : on a alors une grande souplesse de facturation. 7-5 LES IMPUTATIONS Il s agit d imputations comptables utilisés par la comptabilité lors des comptabilisations des factures clients et fournisseurs. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

64 Chaque imputation est définie par : Un code alphanumérique sur 4 caractères Un libellé imputation Un compte général associé Un compte analytique associé (ici toujours LOG pour comptabilité Marseille) Un code TVA : TVA0=pas de TVA / TVA1=5,5% : TVA2=19,6 7-6 LES COMPTES GENERAUX Comptes généraux utilisés lors de la comptabilisation factures clients et fournisseurs (par EURINFO) 7-7 LES COMPTES ANALYTIQUES Comptes analytiques utilisés lors de la comptabilisation factures clients et fournisseurs (par EURINFO) ICI : uniquement LOG est utilisé. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

65 7-8 1 DEVISE Table de devises (monnaies) utilisés par le logiciel avec les taux de conversion / CFA et les date de validité des taux. 7-9 TVA Table des codes tva utilisés. Détails expliqués paragraphe imputation 7-10 LES PLANS SPECIFIQUES 1- Introduction On a vu précédemment le fonctionnement «pointu» des rubriques de facturation. Pour créer un plan de facture, on rattache toutes les rubriques nécessaires au code plan en cours de création, en précisant pour chacune si elle active (ou non), et la définition d un plan général est alors terminée. Ce plan général est un plan qui doit s appliquer par défaut. Toutefois, il arrive que le plan général tel qu il existe ne convienne pas pour l ensemble de la facturation : soit parce qu un client a des conditions spécifiques de vente (remises ou mode de calcul différent pour certaines rubriques), soit parce qu un armateur ou un produit fait appel à une facturation légèrement différente, etc. 2- Paramétrage Un plan spécifique est un plan de facture qui se déclenchera automatiquement à la place du plan général en fonction de certains critères. Lors de la facturation, si plusieurs plans spécifiques vérifient sont applicables, la liste est proposée à l utilisateur. La définition d un plan spécifique contient les paramètres suivants : OBLIGATOIRES Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

66 le code client concerné (ou tous) le plan général de référence le libellé associé à ce plan spécifique le produit (ou tous) la date de validité (date à partir de laquelle le forfait est actif) forfait (oui / non). Cette option sera détaillée plus loin. FACULTATIFS le client du dossier (pour compte) jusqu à 5 codes produits l armateur le port d embarquement le port de débarquement le code chargeur le code armateur Une fois ces paramètres définis, le plan spécifique est automatiquement généré avec exactement les mêmes rubriques que le plan général et ces rubriques sont proposées à l utilisateur pour modification (activation / désactivation / changement de libellé, du code barème, de la base, taux, etc. ). Toutes les modifications sont possibles mais, une fois encore, tous les plans spécifiques tirés d un même plan général ont TOUJOURS le même nombre de rubriques, permettant ainsi une plus grande cohérence et un meilleur suivi du paramétrage de la facturation. Ainsi, à supposer que l on veuille rajouter une rubrique de facturation qui ne devra s appliquer que pour un plan et un client donnés, la démarche est la suivante : création de la rubrique ajout de cette rubrique dans la définition du plan général mais définie non active dans ce plan. Le simple fait d ajouter cette rubrique au plan général la rajoute également à tous les plans spécifiques existant déjà pour ce plan : il convient donc d aller désactiver cette rubrique sur tous les plans spécifiques création du nouveau plan spécifique activation de la rubrique pour ce plan Ainsi, le plan général et tous ses plans spécifiques ont bien exactement les mêmes rubriques, mais celleci ne sera activée que pour un plan spécifique. 3- Le cas particulier des forfaits La mise en place des plans spécifiques permet de répondre aux besoins de paramétrage d un certain nombre de «conditions commerciales client». Toutefois, il existe un mode de facturation relativement fréquent en maritime et prévu par GESTSHIP : la facturation au forfait. Cette facturation se paramètre au niveau des plans spécifiques en indiquant simplement sur l écran de définition du plan que celle-ci est de type «Forfait». L écran suivant de gestion de ce forfait apparaît. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

67 4- Les différents types de forfait Les caractères du plan spécifique y sont définis et le choix proposé entre 4 types de forfait différents : le forfait à taux fixe sur la facture complète Le forfait est calculé comme un taux donné appliqué à une base (généralement poids ou volume) et ce montant obtenu remplace la totalité de la facture de prestation (débours et prestations) le forfait à taux fixe sur les prestations Le forfait est calculé comme un taux donné appliqué à une base (généralement poids ou volume) et ce montant obtenu remplace la partie prestation de la facture de prestation (pas les débours) 5 - Le principe de calcul d un forfait Quand l application détecte un forfait lors d une application, le processus est le suivant : calcul du montant d un forfait (toujours TTC) calcul de l éclaté correspondant (facturation classique HT + TVA) calcul de la rubrique «Opérations Diverse» de l éclaté (égale au montant du forfait moins le montant de l éclaté) Répercussion de la TVA totale de l éclaté sur le forfait (TTC exprimé en HT + TVA) Emission d une proforma éclaté et d une proforma forfait A noter qu à fin de simplifier tous les traitements liés aux forfait, les numéros de proforma (puis de facture) d un forfait et de son éclaté seront toujours identiques : le lien est ainsi immédiat entre les deux. De même, tout avoir demandé sur un forfait sera traité comme un avoir sur l éclaté mais donnera lieu à 2 proforma puis 2 factures, la partie «forfait» étant destiné au client et la partie «éclaté» à usage interne (comptabilité notamment). Un état de suivi des rubriques «Opérations Diverses» de la facturation au forfait permet d étudier à tout moment la justesse de la rentabilité des forfaits définis. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

68 LE DEROULEMENT DE LA FACTURATION 1 La facturation Pour facturer un connaissement, il faut utiliser les options : Pour les BL import, Exploitation/Bad/Sélectionner l escale,le BL puis slectonner BAD. Pour les BL export, Facturation /Export/Facturation export (générale) ou Fret export(fret). Pour facturation diverse : Facturation/ Facturation diverse. BLS import /export pour les plans de factures généraux divers Après les sélections correspondantes pour la facturation (voir pages précédentes facturation) lancement de la facturation qui se déroule comme suit : choix du plan général en fonction des paramètres du dossier (import ou export, type BL, ) et du type de facturation demandé. Si un seul plan correspond, il s applique automatiquement recherche d un éventuel plan spécifique correspondant. S il n y en a que un, il s applique automatiquement. Sil n y en a plusieurs, l utilisateur doit sélectionner celui à appliquer, puis la facturation se déroule automatiquement, en appliquant les rubriques «actives», en ignorant les rubriques «inactives» à chaque fois que l intervention de l utilisateur est nécessaire (rubrique de type montant par exemple), celle-ci est clairement exprimée A la fin de ce processus de facturation, une proforma est généré à l écran (imprimable bien sûr). 2 Les plans enchaînés et la variation des proformas Dans l hypothèse où le plan général fait appel à un «plan enchaîné» (plan qui s exécute à la suite du plan principal auquel il est rattaché), la question est posée à l utilisateur de savoir s il veut que soit calculé ce plan enchaîné. A la fin de l exécution du plan principal et de ses éventuels enchaînés (une fois que toutes les proformas ont été émises), l application propose de valider immédiatement ces proformas. Si cette option est validée, les factures sont émises et IMPERATIVEMENT imprimées sur papier. Dans tous les cas, il est possible de valider une proforma à la demande (option de menu «facturation») à la condition expresse quelle n est pas déjà été validée (GESTSHIP fait le contrôle et donne un message d erreur). Toutefois, il faut savoir que la validation de la proforma d un plan enchaîné ne peut se faire qu en validant la proforma du plan principal auquel l enchaîné est rattaché, le principe de base étant que les 2 factures sont indissociables. Dans un souci de confort et de productivité, une option permet de valider les proforma par lot. 3- Les avoirs Il bien entendu possible de faire un avoir partiel ou total pour toute facture émise (option «Facturation / Avoir» du menu principal. Il suffit pour cela de sélectionner le type d avoir souhaité et le numéro de facture à avoirer. Dans le cas d un avoir total, la proforma d une pièce exactement inverse à la facture est émise Dans le cas d un avoir partiel, chaque ligne de la facture d origine est présentée avec la possibilité : de ne pas l avoirer de l avoirer d un certain pourcentage (à saisir) du montant initial. De l avoirer d un certain montant (à saisir) De l avoirer uniquement sur sa TVA (pour les exonérations découvertes après émission de la facture) Une fois toutes les lignes traitées, la proforma d avoir correspondante est émise. A noter que dans la gestion des avoirs, la notion d enchaîné n existe plus. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

69 8- LE PARAMETRAGE : Option réservée à l administrateur système. 8-1 Visualisation/Modification Table site Permet de définir les paramètres généraux de l application : Valeurs par défaut des codes réservés Code port concerné (correspond au code port de l agence utilisant le programme) Une aide définie pour chaque champ. Accès à la 2éme table de paramétrage Table ouverte, qui permet de définir des paramètres de facturation pour des facteurs ou règles de gestions ponctuelles, concernant ds rubriques de facturation spécifiques. Paramétrage imprimante Permet de définir l imprimante par défaut qui sera utilisée pour les différentes impressions de l application.. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

70 Utilisateurs et droits d accès Permet de définir les comptes utilisateurs qui seront autorisés à l application (nom, prénom), ainsi que les droits d accès applicatifs liés à chaque utilisateur. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT

71 Re-indexer un fichier (ou tous les fichiers) Option de maintenance de la base de donnée de l application qui permet de reconstituer les index des fichiers de la base de données de l application. Option à lancer périodiquement, afin de : garantir une rapidité toujours constante malgré l augmentation de la taille des fichiers. Réparer ponctuellement un fichier index corrompu (mauvaise sortie du programme, incident réseau ou matériel) Cette option ne doit être lancée que si aucun autre utilisateur n est connecté à l applcation. Contrôle des index par programme Option de contrôle de la concordance et de la cohérence des fichiers liés : Données nécessaires non saisies Informations non présentes dans les fichiers (clés liées) Un rapport d erreur est listé dans un fichier texte (erreurs.txt) dans le répertoire c:\mrs\mrsship du poste client où est installé GESTSHIP. Mise à jour de la base des conteneurs depuis les saisies fichiers CONTENEU et CONVCONT Ici il s agit de mettre à jour ponctuellement la base générale des conteneurs (Numéro, type) à partir des fichiers générés par la saisie des connaissements. Supprimer des proformas Permet de supprimer toutes les factures proformas présentes dans la base jusqu à la date du jour (sécurité afin de garder au moins une facture proforma dans la base) Supprimer facture / avoir / BAD Permet de supprimer ponctuellement une facture définitive, un avoir ou un Bon à Délivré déjà émis. Effacer les fichiers temporaires Option de maintenance qui permet de supprimer les fichiers temporaires crées et générés par l application. Traitement de Nuit Option de maintenance à lancer pendant les heures non ouvrables (en général la nuit) Traitement long, qui reprend en une fois les options vues plus haut : Re-indexation de tous les fichiers Suppression des factures proformas Recalcule des montants facturés par BL qui permet de supprimer les fichiers temporaires crées et générés par l application. Archivage des données Permet de sauvegarder automatiquement (sur le support choisi par l utilisateur) toute la base de données de l application. Crée par EKOUE OLIVIER / WEBTECH COPYRIGHT