IF16 : Intranet, Groupware et Workflow. Collab 10

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1 IF16 : Intranet, Groupware et Workflow Collab 10 Chef de Projet : Thibaut Bethon Responsable Communication : Thomas Nicaise Responsable Relation Client : Mathieu Picamal Responsable Documentation : Fahd Ben Hamza

2 REMERCIEMENTS Dans le cadre de l'uv IF16, nous avons eu à mener un projet en étroite relation avec un enseignant de l'utt et un élève de la même école. Nous tenons à les remercier. Nous tenons ensuite à remercier messieurs Cahier et Laflaquière pour l aide et les conseils qu ils ont pu nous apporter. 2

3 TABLE DES MATIERES REMERCIEMENTS... 2 TABLE DES MATIERES... 3 TABLE DES ILLUSTRATIONS... 4 INTRODUCTION... 5 Présentation de l association... 6 Planification du projet... 8 Analyse de l existant A. Du point de vue des outils Vtiger Yahoo Group Bilan B. Les fondements de l'association C. Le processus de gestion d'un événement Recherche d une solution A. Besoins de l'association B. Analyse des besoins C. Recherche de la solution D. Un cas particulier dans la gestion interutilisateurs E. Modules intégrés à Joomla F. Acteurs de l'association et du CMS Celle de Joomla! Celle du CMS de l association G. Bilan Guide d'utilisation du CMS de l'association A. Accueil d un utilisateur lambda B. Création d'un événement C. Comment adhérer au club D. Communication entre membres E. Administration du CMS : F. Recherche d un article : CONCLUSION

4 TABLE DES ILLUSTRATIONS Illustration 1 : Organisation du club de l excellence industrielle de l aube... 7 Illustration 2 : diagramme de Gant pour l organisation des tâches... 9 Illustration 3 : Bilan des travaux réalisés Illustration 4 : Outils de gestions de l association Illustration 5 : processus de création d un événement (CommonKads) Illustration 6 : Processus de création d un événement Illustration 7 : principe de la communication anonyme interutilisateur Illustration 8 : Tableau des groupes et droits d accés Illustration 9 : Utilisateurs et zones de travail associée Illustration 10 : Utilisateurs et actions associées sur le frontend Illustration 11 : Utilisateurs et actions associées : backend Illustration 12 : Contenu accessible pour le public Illustration 13 : Ecran d accueil Illustration 14 : Inscription à un événement Illustration 13 : Processus d invitation des membres à un événement Illustration 14 : diagramme d activité sur la réalisation d un événement Illustration 17 : Gestion d un événement Illustration 18 : Formulaire d inscription au club Illustration 19 : Téléchargement du formulaire au format pdf Illustration 20 : Profil utilisateur Illustration 21 : processus d adhésion au club Illustration 22 : Processus d adhésion au club Illustration 23 : Interface administrateur Illustration 24 : Recherche d un article

5 INTRODUCTION Le présent rapport présente le travail que nous avons effectué au cours de ce semestre qui avait pour objectif d améliorer la communication au sein du Club d Excellence des PME de l Aube. Notre choix initial de sujet était motivé par une grande curiosité. En effet, aucun d'entre nous ne connaissait le club d'excellence des PME de l'aube. Il nous a donc fallu commencer par définir et poser les cadres de notre projet. Notre premier axe de recherche a été de définir le cadre juridique du club. Nous développons et présentons l'association dans la première partie de notre rapport. Ensuite, nous avons travaillé sur l analyse, la recherche et le déploiement d une solution pour améliorer la communication au sein de l association «l aube de l excellence industrielle». Dans ce cadre, il a été imaginé d'utiliser un CMS. M. Thomas Delcroix, qui travaillait sur ce projet dans le cadre d une UV TX (travail de réalisation et d expérimentation), a œuvré sur les aspects techniques du CMS et sur son déploiement. Ce rapport a été construit suivant deux axes de lecture, la première partie rapporte l'étude technique et la méthodologie utilisée tout au long du projet (planification, modélisation,...), tandis que la seconde partie se rapproche plus d'un sommaire guide de l'utilisation de la solution déployée. 5

6 Présentation de l association L association «l aube de l excellence industrielle» est née au cours de l été 2007 sous l impulsion de José Gramdi, enseignant chercheur à l UTT. Son but est de pousser ses membres à réfléchir sur les moyens d'optimiser la production de leur entreprise et, à terme, de proposer aux industriels aubois du conseil et de l'expertise sur des projets concrets pouvant être réalisés par des étudiants et suivis par des professeurs. Il s'agit d'une association loi 1901, ayant un but non lucratif, ouverte à toute personne physique ou morale intéressée. Elle a pour but le partage d'expérience entre les industriels aubois. Ceux-ci peuvent être engagés dans une démarche d excellence industrielle, vouloir en entamer une, ou être tout simplement curieux de connaître l excellence industrielle. Les moyens d action de l association sont : Organiser des réunions, où les industriels intéressés pourront se rendre pour s informer en écoutant l expérience d autres industriels; Inviter des gens spécialisés aux réunions qui peuvent renseigner les industriels sur comment gérer au mieux la production en diminuant les gaspillages et comment rendre l entreprise plus rentable. L'association comporte différents types de membres qui sont les suivants : adhérent (personne physique ou morale) membre actif (personne physique) administrateur (personne physique ayant les droits d'administration) Elle compte environ une centaine de membres, mais qui ne sont pas très actifs avec un noyau dur composé de trois personnes. José Gramdi en est le (président) coordinateur, François-Xavier Dugrès le trésorier et Laurent Casteleyn le secrétaire. L association travaille en collaboration avec la Chambre de Commerce et d Industrie de l Aube afin de faire des propositions événementielles et la Direction Régionale de l Industrie, de la Recherche et de l Environnement qui propose des subventions s élevant en moyenne à 50 % du coût global de l opération collective. Ces subventions s adressent directement au club. 6

7 Elle est régie par la structure suivante : Illustration 1 : Organisation du club de l excellence industrielle de l aube On peut noter que l'étudiant associé à la tâche de secrétaire a été destitué au cours du semestre. Notre projet a donc été de : améliorer la plate forme collaborative (au vue de l'existant décrit dans le prochain paragraphe, une refonte complète du système a été décidée), d'imaginer des moyens permettant de développer la notion de communauté, de modéliser les principales fonctions à mettre en place, de mettre en commun les documents déjà existants. 7

8 Planification du projet Afin de réaliser notre projet, nous avons isolé un certain nombre de tâches à effectuer. Liste des tâches : Analyse de l'existant o Organigramme o Analyse CRM o Analyse fichiers informatiques o Archives o Présentation Analyse des besoins o Sondage analyse des besoins Création Diffusion Relance de demande de réponse Récupération des résultats Analyse des résultats o Analyse des besoins métiers Liste des besoins métiers Validation des besoins métiers par José Gramdi o Analyse des besoins fonctionnels Liste des besoins fonctionnels Solution o Recherche de solutions o Comparaison o Calcul du coût de la solution o Proposition Modélisation besoins o Modélisation besoins métiers Diagrammes de cas d'utilisation Diagrammes de séquences Diagrammes d'activité o Modélisation des besoins fonctionnels Présentation milieu semestre o Meeting préparation présentation Mise en place o Test solution o Implémentation Bilan o Rédaction du Bilan o Présentation du Bilan 8

9 Suivi projet o Réunion de travail o Meetings Meeting analyse de l'existant Meeting préparation seconde présentation Meeting analyse des besoins Meeting de définition des besoins et des attentes clients Meeting de milieu de semestre Meeting validation besoins métiers Meeting Bilan avec José Gramdi Nous les avons ensuite planifiées à l'aide du logiciel MS Office Project. Nous avons alors établi un diagramme de Gantt permettant de lier ses tâches entre elles et de fixer des jalons. Illustration 2 : diagramme de Gant pour l organisation des tâches Légende : Les grosses flèches blanches verticales à contour noir sont les jalons Les flèches relient les événements entre eux Les pourcentages représentent la proportion de travail réalisé 9

10 Grâce à ce logiciel et au travail de planification effectué au cours du semestre, nous avons pu dresser un bilan des ressources utilisées pour mener à bien ce projet. Illustration 3 : Bilan des travaux réalisés 10

11 Analyse de l existant A. Du point de vue des outils Les systèmes existants étaient le CRM Vtiger, un Yahoo group assez peu utilisé par les membres de l association et une communication qui se faisait par le biais de courriels, d appels téléphoniques et de documents faxés. 1. Vtiger VTiger est une application intégrée de gestion de la relation client (Customer Relationship Management) utilisable en intranet ou depuis internet. Il s agit d un logiciel libre qui dispose d une petite communauté pour le support et qui est fréquemment comparé à son homologue SugarCRM dont il a une partie commune. Les différentes activités proposées par VTiger sont les suivantes : Gestion des droits d utilisateurs, de la sécurité (rôles, groupes, ) Gestion des produits, des gammes de produits (listes, types, fiches, stocks, ) Gestion des contacts (gestion des promotions, informations grâce à des fiches et paramètres avancés, ) et des clients (processus de ventes, gestion des ordres de vente, historiques et statistiques clients, base de connaissance sur les clients, suivi des tickets SAV, ) pour aider dans la «force de vente» et analyse et prise en charge de reportings par des rapports et des tableaux de ports. Collaboration/Gestion des activités entre tous les utilisateurs (agendas, historique des actions, notes, courriels, rendez-vous) Existence de plusieurs extensions pour les logiciels/suites de Microsoft (Outlook, Office) et pour le logiciel Thunderbird de la fondation Mozilla. Aspect technique, système : Architecture de type LAMP/WAMP (Linux/Windows Apache MySQL PHP-Perl- Python), c'est-à-dire basée sur les logiciels Apache (il répond directement aux requêtes du client web), MySQL (stock toutes les données de l'application), PHP, ADOdb et d'autres, sous Windows ou Linux. Installation, paramétrage, déploiement aisé : prise en main facile Un portail très sécurisé Actuellement, ce CRM ne sert qu à la gestion des contacts (entreprises et représentants) et n est utilisé que par le président de l association qui n a pas de connaissances techniques sur le sujet. Malgré certaines qualités indéniables de cet outil, il n'en reste pas moins qu'il est inadapté aux besoins de l'association à priori ; cette idée a été confirmée après l'étude plus poussée des besoins. En effet, cet outil est trop orienté vers une utilisation commerciale avec une gestion précise des contacts, des outils statistiques puissants, et un trop grand nombre de modules qui ne servent à rien et finissent par perdre l'utilisateur.. 11

12 2. Yahoo Group C'est un endroit où l'on peut se rencontrer et se tenir au courant des sujets qui nous intéressent. Dans un groupe, on dispose des fonctions suivantes: Photos et albums photo Archives de messages Agenda du groupe Sondages et liens partagés Il parait donc évident que l'un des problèmes majeurs d'un tel groupe est le manque de coordination et de collaboration entre tous les membres, car il n'y a aucune structuration des rôles et des permissions des utilisateurs selon leur engagement dans la vie de l'association. Il n'y a également aucune sécurité au niveau des informations transmises entre les membres où plutôt au groupe puisqu il y a diffusion des "contenus" et non plus transmission de ceux-ci selon un chemin logique, en raison d une uniformité des droits sous le Yahoo Group. 3. Bilan Les outils dont dispose actuellement l'association ne semblent pas très utiles. L'utilisation de ces outils en plus des outils de communication "classiques" est trop fastidieuse, provoque l'existence de doublons et une confusion nocive dans les fils de discussion ainsi que dans les travaux. Les personnes doivent créer différents comptes sur des sites ou plates-formes différents, se perdent dans la gestion de leurs boites de courrier électronique (car ils en possèdent déjà d'autres, expressément liées à leur profession au sein de leur entreprise). Ce qui ressort de ce manque de cohésion et de logique dans les outils et leur utilisation est un manque d investissement des membres dans la vie de cette association et à collaborer à l'explicitation, la diffusion, le suivi et le déploiement des techniques et méthodes d'amélioration continue. 12

13 Illustration 4 : Outils de gestions de l association B. Les fondements de l'association Lors de l'analyse de l'existant, nous avons pu constater que des éléments de base d'une association faisaient défaut : Pas encore de statut ou de règlement exhaustif qui régirait la vie du club et de ses membres; Le financement du club reste à prévoir. Les interrogations étaient les suivantes: devait-il y avoir une aide permanente du pôle Relation Industrielle (il avait participé à l'élaboration et la réception du premier événement) Doit-il y avoir une indépendance financière grâce à un système de cotisation/adhésion. Les tâches et travaux affectés au président de l'association étaient les suivants : Définir les statuts et une ébauche de règlement interne Penser à un système d'adhésion au club. Afin de la motiver, il serait envisageable de permettre aux adhérents éventuels d'assister à une première réunion/conférence. 13

14 L'adhésion offrirait : des droits pour assister aux conférences dispensées par José Gramdi, par d'autres enseignants chercheurs de l'utt ainsi que par des intervenants extérieurs de GP28 (UV sur l excellence industrielle), des droits de consultation supplémentaires sur la plate-forme collaborative qui sera mise en place. C. Le processus de gestion d'un événement L'un des soucis majeurs avancés par J. Gramdi concernait le processus de gestion d'un événement: sa création, son suivi. Ce processus est fastidieux, non instinctif et peu fiable. Voici la façon dont il se déroulait auparavant : 1. Accord sur sujet, date, intervenant; 2. Création du courrier/invitation par JG; 3. Envoi du courrier et du fichier d'invités à la CCI; 4. Impression, publipostage (envoi) des courriers par la CC 5. Retour des réponses par mail, fax ou courrier à JG. Le diagramme suivant présente une modélisation Common KADS de la planification d un événement type au sein de l association. Organisation type d un événement Personnes concernées, entreprise visée, sujet à aborder Organiser un événement (conférence, visite ) Identifier - Satisfaire le(s) intervenant(s) - Satisfaire le(s) invité(s) - Respecter les délais - Ne pas être déficitaires Spécifier - Date de l événement - Date d envoi des invitations - Date limite de retour des réponses - Salle à louer - Logistique à mettre en œuvre - Trop peu de participants - Evénement déficitaire - Problème de contretemps Evaluer - Définir un «chronographe» - Etablir un «Taskboard» Assembler Illustration 5 : processus de création d un événement (CommonKads) Le modèle suivant présente d une façon davantage visuelle que formelle et conventionnelle le processus de création d un événement. 14

15 Illustration 6 : Processus de création d un événement Après avoir effectué l'analyse de l'existant, nous avons donc commencé la prospection des différents outils de coopération existants d'après les besoins que nous avons définis. 15

16 Recherche d une solution A. Besoins de l'association Nous avons établi un cahier des charges afin de cerner les besoins du club, c'est-àdire de ses adhérents actifs, de ses adhérents passif ainsi que de ses adhérents potentiels. Les réunions avec M. Gramdi ont permis de dégager les besoins suivants : Automatiser les étapes de réalisation d un évènement, Disposer d un portail pour l association, Pouvoir mettre à disposition des adhérents des documents relatifs aux évènements réalisés, Permettre une meilleure communication entre les membres de l association, Permettre de gérer les adhérents facilement, Disposer de toutes ces fonctionnalités en ligne et sur un seul outil, Mise en place d'un système d'amélioration continue. B. Analyse des besoins Afin de préciser et d orienter notre projet, nous avons commencé par analyser les différents besoins que pouvaient avoir les utilisateurs. Pour limiter notre champ de recherche et au vue du temps qui nous était imparti, nous avons décidé de nous recentrer sur les besoins actuels du club. Besoins utilisateur : Ne nécessitant pas d identification : o Affichage de news, o Affichage du calendrier général, o Possibilité de consultation d archives non confidentielles, o Module de demande d inscription au club, o Affichage de sondage, o Moteur de recherche (mots clés les plus recherchés par les utilisateurs seront affichés), o Consultation des forums publics. Nécessitant une identification : o Modification du calendrier général (planification d une formation, d une réunion, ), o Possibilité de partager un calendrier avec des utilisateurs choisis, o Consultation de coordonnées d autres membres, o Partage de documents (publication de documents avec demande de review), o Création et discussion sur les forums. Besoins administrateur : Solution simple à administrer et à mettre à jour (administrateur non spécialisé), 16

17 Inscription et gestion simplifiée des utilisateurs (création de formulaires d inscription, envoie de confirmation d inscription, ). C. Recherche de la solution Ces besoins nous ont rapidement orientés sur l utilisation d un CMS (Content Management System ou système de gestion de contenu). Nous avons alors recherché les CMS proposés, qu ils soient libres ou payants, et nous en avons présélectionné 5, dont 4 libres : Joomla, Typo3, Xoops, SPIP, Suite Selligent. Le CMS payant a été rejeté pour des impératifs budgétaires tandis que les quatres autres ont ensuite été installés sur un serveur puis testés par Thomas Delcroix. Suite à cette phase de test, il a été décidé d utiliser Joomla pour les raisons suivantes : Grande communauté d utilisateur, Modularité, Gratuit, Nombreux modules additionnels, Gestion de contenu simple, Simplicité d'administration Gestion des utilisateurs facile, CRM pouvant être intégré, Open source (possibilité de mettre à jour le code suivant les besoins, création de ses propres templates,etc.), Site en PHP. D. Un cas particulier dans la gestion interutilisateurs Le but est de donner la possibilité à un membre inscrit de faire une recherche sur les activités d un autre membre et de pouvoir rentrer en contact avec lui par . Les coordonnées de l autre membre ne devront pas être visibles. 17

18 Membre X Page d'acceuil Moteur de recherche Membre Y CMS S'identifier Espace personnel Accéder Rechercher article Envoi de la requête Affichage Liste des articles Choisir un article Détail: avatar Envoyer mail Répondre Illustration 7 : principe de la communication anonyme interutilisateur E. Modules intégrés à Joomla Afin que Joomla corresponde au mieux aux attentes de M. Gramdi, plusieurs modules additionnels, intégré au CMS, ont dû être installés. Tout d'abord, pour permettre une gestion plus poussée des utilisateurs, nous avons testé CiviCRM, un CRM qui avait donc pour objectif de remplacer Vtiger, pour au final regrouper tous les outils de gestion/communication en un seul. Cependant, il s'est avéré que ce module était assez difficile d'utilisation et uniquement en anglais. Il a donc été décidé de remplacer CiviCRM par un autre module appelé Community Builder, qui a permis de gérer les utilisateurs plus finement qu'avec le système de gestion initial de Joomla, mais malheureusement pas d'une façon aussi précise qu'avec un véritable CRM. Après de longues recherches qui restèrent infructueuses car insatisfaisantes compte tenu de nos exigences, nous avons décidé de migrer les données du CRM VTiger vers Joomla à la main. Le travail n'est pas du tout insurmontable tant le nombre de données stockées jusqu'alors est faible. Il est aussi important de relever que malgré le fait que Vtiger était extrêmement poussé dans la gestion des utilisateurs contrairement au nouveau système, cette migration ne devrait faire perdre d'informations. 18

19 En ce qui concerne, la gestion des documents, nous avons fait le choix d'utiliser Docman, qui s'assimile à un outil de gestion électronique de documents, car ce dernier comprend une suite de modules extrêmement stables et bien conçus qui nous apporteront entre autres les possibilités suivantes: Outils de recherche avancée intégrée, Options de tri Fiche d inscription téléchargeable depuis l outil. Étant donné que l'un des souhaits majeurs du président de l'association consiste en une gestion fine des utilisateurs du CMS, notre choix s'est porté sur le module Community Builder. Ce module permet de rajouter des champs dans les profils des utilisateurs; des champs ayant même trait aux flux interutilisateurs peuvent être modifiés par les utilisateurs eux-mêmes. Les principales caractéristiques pour lesquelles nous avons retenu ce module sont : Participation aux événements / gestion d un jeton Gestion date anniversaire Choix individuel de diffusion des données personnelles Enfin, le dernier besoin qui n'en ait pas moins essentiel concerne la gestion des erreurs, anomalies. En effet, afin de s'assurer qu'aucun membre ne rencontre des problèmes trop handicapants et pendant trop de temps, l'idée est de se tourner vers un outil ou plus précisément un site dont le rôle est de porter assistance aux utilisateurs lorsque ces derniers viennent poser une question et donner la description de leur problème. Le problème est géré par une communauté de passionnés d informatique et de résolution d erreurs sous forme de projet avec un taux d'avancement qui peut bien sûr être suivi par l'utilisateur. Cet outil de feedback technique se nomme Mantis. Cet outil permet d informer les développeurs des erreurs rencontrées au cours des tests, de les assigner à quelqu un pour qu il les corrige et de voir leurs états (Assigné, Nouveau, Résolu, ). Ce site nous permet d avoir une traçabilité des bugs, sans oubli possible. Il nous fournit aussi un moyen de communication sûr et adapté au projet. Ainsi dès que l équipe informatique corrige un bug, elle met le fichier sur Mantis. 19

20 F. Acteurs de l'association et du CMS Pour l association «l Aube de l excellence industrielle», la gestion des utilisateurs est simple. 1. Celle de Joomla! L association ne requiert pas un grand nombre d utilisateurs au niveau du CMS. Avant toute chose, il faut savoir quels sont les niveaux d accès des documents ainsi que les groupes d utilisateurs et leurs droits respectifs définis par défaut dans Joomla!, que ce soit au niveau du Frontend ou du Backend (interface d administration). Le tableau suivant tiré de Joomla! pour les Nuls de Ivan Gautreau de Hornos détaille les droits associés aux groupes d utilisateurs. Illustration 8 : Tableau des groupes et droits d accés Les trois niveaux d accès restreignant l accès aux éléments de contenus du site sont les suivants : Public : visible par tous les utilisateurs du site ; Membre : visible uniquement par les utilisateurs qui sont enregistrés sur le site ; Special : visible uniquement par les utilisateurs pouvant créer au moins du contenu (author, editor, publisher, manager, admin et superadmin). 2. Celle du CMS de l association La gestion des utilisateurs au niveau du CMS de l'association doit permettre à tout le monde d'accéder au portail d'accueil du CMS sans être contraint de s identifier. L'outil collaboratif doit comprendre, au vu de ce qui a été dit auparavant, quatre niveaux d'utilisateurs différents : Membre Membre actif Manager Administrateur 20

21 Les schémas suivants présentent les fonctionnalités de chacun de ces rôles en distinguant ce qui est Frontend de ce qui est Backend (fonctions d'administration). Illustration 9 : Utilisateurs et zones de travail associée 21

22 Illustration 10 : Utilisateurs et actions associées sur le frontend 22

23 Illustration 11 : Utilisateurs et actions associées : backend 23

24 G. Bilan Au cours de la dernière réunion effectuée avec Mr. Gramdi, nous avons pu dresser un bilan du travail effectué lors de ce semestre. Tout d'abord, il est important de noter que le bilan général du semestre est très positif. En effet, malgré le fait que la solution ne soit pas encore déployée (elle le sera pour la fin du mois de février), notre client nous a fait savoir que notre travail lui avait permis de découvrir l'étendue des outils de travail collaboratif et de leurs possibilités, ce qui s'est ensuite ressenti sur les solutions retenues, et qu'il lui avait également permis de dégager plus clairement les besoins de l'association, qui étaient restés jusque-là assez vagues et succincts. Ce retour est toutefois légèrement noirci par le fait que notre client est un peu gêné par la gestion des utilisateurs, qui sera désormais moins fine. 24

25 Guide d'utilisation du CMS de l'association Le CMS a été mis en place dans le but de correspondre aux besoins d'une association de taille petite à moyenne. Il s'articule autour de deux administrateurs, un premier qui est administrateur de contenu et un second qui administrera la partie technique du CMS. On retrouve ensuite trois autres types d'utilisateurs pouvant venir sur le site: tout d'abord les utilisateurs non identifiés qui n'auront que la capacité de voir certains des documents mis en ligne, ensuite les membres passifs de l'association qui pourront accéder à l intégralité du site, et enfin les membres actifs qui pourront directement proposer du contenu sur le site. A. Accueil d un utilisateur lambda Les utilisateurs, même non membre de l association, pourront effectuer différentes actions lors de leur arrivée sur la page d accueil du CMS. Les actions sont les suivantes : Illustration 12 : Contenu accessible pour le public 25

26 Illustration 13 : Ecran d accueil B. Création d'un événement La création d'un événement commence par l'établissement par M.Gramdi d'un sujet d'événement. Celui-ci va alors contacter les personnes qui animeront cet événement pour déterminer de ce qui sera discuté et des différentes étapes de l'événement. Une fois l'événement préparé, on envoie aux membres de l'association un courriel pour les prévenir de l'événement. Ce mail contiendra un lien vers Joomla où ils pourront confirmer leur participation (en s inscrivant à l événement) ou non. 26

27 Illustration 14 : Inscription à un événement Le schéma suivant explique très bien la façon dont le processus sera effectué dorénavant. 27

28 Invitation à un événement Président José Gramdi Contact CRM Adhérents Préparation du mail d invitation Modèle Mail d invitation HTML [prêt] Liste des contacts Préparation des invitations s personnalisés Publipostage Envoi des invitations par Diffusion des invitations Préparation du formulaire Web Formulaire Web Réception de l invitation Lien pour s inscrire à l événement Confirmation Si non adhérent Si adhérent Voir si possibilité de participer Si oui Enregistrement de la participation Participation Si non Demande d adhésion au club (formulaire pdf) Illustration 13 : Processus d invitation des membres à un événement 28

29 Il s agit en fait d une activité pouvant être résumé par le diagramme suivant : Illustration 14 : diagramme d activité sur la réalisation d un événement L administrateur a la possibilité de gérer toutes les inscriptions aux événements organisé par le club à travers une interface dédiée à cet effet. Illustration 17 : Gestion d un événement 29

30 C. Comment adhérer au club L'adhésion au club se fait en ligne en téléchargeant un formulaire au format pdf (illustrations ci-dessous), une fois le document d'adhésion rempli celui-ci est envoyé à M.Gramdi avec un chèque afin que ce dernier lui créé un compte. L'adhérent reçoit un mail de confirmation de son paiement et son identifiant et mot de passe. Illustration 18 : Formulaire d inscription au club 30

31 Illustration 19 : Téléchargement du formulaire au format pdf Illustration 20 : Profil utilisateur Ce processus d adhésion peut être décrit par les schémas suivants : 31

32 Illustration 21 : processus d adhésion au club 32

33 Adhésion au club Président José Gramdi Contact CRM Adhérents Demande d adhésion en ligne Formulaire PDF Demande Téléchargement du fichier pdf Documents à fournir Réception des documents Validation Envoi du document d adhésion rempli avec le chèque Ajout du nouveau membre et création des droits Mail avec login et mot de passe Inscription au club Envoie de l Réception de l 1er connexion au site du club Illustration 22 : Processus d adhésion au club 33

34 D. Communication entre membres Tout d'abord, il est important de savoir que sur ce CMS, chaque membre sera anonyme s'il le veut. Aussi, si un membre veut contacter un autre membre (parce que par exemple il est à l'origine d'un article qui l'intéresse) il pourra lui écrire un mail par l'intermédiaire de Joomla, sans même savoir l'adresse du courriel du destinataire, mais en communiquant son adresse de courriel, son prénom et son prénom. Le destinataire, fonction du destinataire et de la demande, pourra ensuite choisir de répondre ou non. E. Administration du CMS : Pour accéder au panneau de contrôle du CMS il faut s authentifier en tant que administrateur pour accéder à toutes les fonctionnalités associé à ce droit d administrateur. Illustration 23 : Interface administrateur 34

35 F. Recherche d un article : Pour chercher un article publié par un des membres du club, il faut être membre aussi pour pouvoir effectuer des recherches fines sur le corpus d articles. Illustration 24 : Recherche d un article 35