REFERENTIEL DES METIERS DE LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

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1 REFERENTIEL DES METIERS DE LA COMMUNICATION EVENEMENTIELLE 1

2 Préambule Avec le développement de la Communication événementielle, l'anaé se devait de remettre à plat et clarifier le répertoire des métiers phares de la profession. Compte tenu du dimensionnement variable des agences membres, certains acteurs permanents cumulent, dans leur propre entité, plusieurs profils et missions, au gré de leur stratégie de développement, de l'arborescence de leur structure ainsi que de leur vision du marché. De même il n'est pas rare de retrouver certaines missions, compétences ou qualités requises, dupliquées sur 2 définitions de postes différents. Enfin, au delà de la personnalité des acteurs majeurs du marché, de l'atypie de leur parcours, et de la prédominance encore forte et incontournable de "l'école du terrain" comme facteur de formation et d'épanouissement personnel, se développe aujourd'hui des initiatives pédagogiques et des programmes de formation mixte (théorie/stages pratiques) initiés par de grandes écoles, démarches efficaces et utiles pour répondre plus largement aux vocations naissantes. Le référentiel métiers est indéniablement un des outils de base nécessaire à l'éclairage de ces vocations ainsi qu'à celui des institutions référentes, des DRH en agences et des acteurs eux-mêmes, déjà en place au cœur de la profession. Toutefois, les indications générales qu'il contient relatives aux profils susceptibles de correspondre aux postes définis ci-après constituent une simple aide pour les acteurs de la profession et ne sauraient en aucun cas s'interpréter comme des règles impératives ou figées. Bien entendu, la définition des postes, le potentiel des candidats et leur adéquation sont à apprécier au cas par cas, en fonction de la situation de chaque entreprise. Sandrine C. Déléguée générale de l ANAé DOCUMENT REALISE PAR : Sandrine Christon Michel Daviaud Gérard Denis Jérôme Garamond Carole Leoni Nathalie Morlot Olivier Mothes Sylviane Poulinet 2

3 DIRECTEUR D AGENCE DEFINITION : Cette fonction comporte de multiples responsabilités essentielles et complémentaires : - juridique et moral, - économique, de son centre de profit, - commercial (développement/communication), - conseil et stratégique, - opérationnel (garantie des moyens de production/réalisation). Il est responsable de ses équipes et de la qualité des prestations fournies y compris sur un plan pénal. Selon l importance de l agence, la fonction du directeur d agence sera plus ou moins étendue : Dans le cadre d une petite agence, le directeur d agence a aussi souvent le rôle de directeur de clientèle/directeur conseil, voire de directeur de création et/ou de productions pour l événement et de directeur technique pour le tourisme d affaires. Plus l agence est importante plus son rôle de gestionnaire et de stratège s accroît sans limiter sa nécessaire implication dans les projets et les relations avec le client. FORMATION ET EXPERIENCE CONSEILLEE : Bac + 4 minimum et 5 ans d expérience en tant que cadre dans la communication (en agence, en support média ou chez l annonceur) ou un parcours significatif dans l audiovisuel et/ou le spectacle, la culture pour l événement et dans une agence spécialisée en tourisme d affaires/ congrès pour le tourisme d affaires. MISSIONS : Etre le garant de la gestion et /ou gérer un centre de profit (assurer la gestion administrative et financière), Définir le positionnement de l agence et sa stratégie de développement, Adapter la politique commerciale de l agence au marché, Décider des investissements, Superviser et valider le management, les recrutements et formations des collaborateurs permanents de l agence (administratifs et opérationnels), Représenter l agence devant les partenaires, clients et institutions. Manager l encadrement de l agence, Garantir la mission de conseil de l agence. 3

4 COMPETENCES ASSOCIEES : Maîtriser l environnement économique de la branche d activité, Bien appréhender le marché et ses besoins, Posséder une très bonne culture générale (environnement culturel, politique, sportif) Avoir une bonne expertise de la communication et du marketing, Posséder des connaissances financières, juridiques réglementaires et sécuritaires. SPECIFICITES EVENEMENT : Avoir une bonne connaissance de l univers et des outils du spectacle (contraintes et potentiel) Avoir une sensibilité artistique. SPECIFICITES TOURISME D AFFAIRES : Avoir une bonne connaissance de toutes les techniques liées au tourisme d affaires, des principaux pays d accueil à travers le monde, des réceptifs et des «produits» majeures (itinéraires, hôtels, centre de convention). Parler des langues étrangères. CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Savoir manager l affect des profils spécifiques (être psychologue), Entretenir et développer un réseau de relations professionnelles, Savoir prendre des risques, des initiatives et des décisions. LES + : Parler des langues étrangères (pour l événement) Maîtriser l informatique et les nouvelles technologies, 4

5 DIRECTEUR DE CLIENTELE/CONSEIL/COMMERCIAL DEFINITION : Il développe le portefeuille client de l agence et peut participer à la prospection. Il est responsable de la relation commerciale, supervise les projets en manageant les différentes équipes. Il représente l agence auprès du client. Il s implique dans la stratégie commerciale de l agence. FORMATION ET EXPERIENCE CONSEILLEE : Ecoles de commerce /Ecoles de communication, expérience significative dans le métier de la communication événementielle. MISSIONS : Présenter l agence, argumenter sur ses références et détecter les besoins du client. Prendre un brief et le reformuler en interne (seul ou avec le chef de projet), Analyser la demande et initier des champs de travail, Analyser la pertinence d une recommandation agence tant au niveau créatif, stratégique, technique que financier, Assurer ou s associer à l écriture du projet, Présenter et vendre les recommandations et le programme aux prospects/clients et en assurer les évolutions jusqu à la signature, Monter, animer l équipe de travail, Conseiller et assurer l accompagnement du client, Coordonner la conduite du projet, S assurer de la qualité des prestations fournies au client COMPETENCES ASSOCIEES : Savoir convaincre, Avoir un esprit de synthèse, Avoir une sensibilité créative, Maîtriser l informatique et les nouvelles technologies, Parler des langues étrangères. CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Entretenir et développer un réseau de relations professionnelles, Savoir gérer son stress et celui de son équipe. 5

6 DIRECTEUR DU DEVELOPPEMENT DEFINITION : Il gère toutes les relations avec les clients et les prospects (qu il a ciblé) en dehors des dossiers de production en cours à l agence. Il est très présent avant la réalisation des contrats, un peu pendant et beaucoup après. Son obsession est le «new business», ses moyens sont la communication corporate et l action commerciale. FORMATION ET EXPERIENCE : Ecoles de commerce / Ecole de communication + connaissance reconnue de tous les aspects du métier de la communication événementielle. MISSIONS : Deux aspects : 1/ Responsable de communication externe et interne : Etablir le schéma directeur de communication de l agence. Etablir, budgéter et proposer un plan de communication à la direction de l agence. Mettre en œuvre ce plan de communication : Relations presse, Relations publiques (fêtes clients, vœux, festivals, mailings, etc.) Annonces publicitaires, Actions de communication internes à l agence (newsletter, e-news, fêtes, affichages, etc.). 2/ Responsable commercial : Définir, avec la direction, la stratégie commerciale de l agence (marchés, produits/ services, zones géographiques, typologies de clients). Gérer le fichier commercial. Gérer le (ou les) kit de présentation commerciale de l agence. Prospecter en utilisant tous les moyens de hard et soft selling cohérents avec l image de l agence. Prendre des briefs, accompagné d un directeur ou d un chef de projet. S Assurer une présence discrète pendant le suivi du projet. Etre présent lors du débriefing interne et du débriefing client. 6

7 COMPETENCES ASSOCIEES : Aisance relationnelle Un optimisme lucide Ténacité Parler anglais CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Connaissance approfondie des acteurs du marché (entreprises, institutions, prescripteurs, concurrents), Connaître ce qu il vend (avoir été chef de projet quelques années est un «plus»), Animateur d équipe, Plutôt marathonien que sprinter. 7

8 DIRECTEUR DE CREATION / CONCEPTEUR REDACTEUR Fonction qui n existe pas en tourisme d affaires. DEFINITION : Son rôle est de proposer un projet qui séduit et correspond aux objectifs. C est un créateur qui s appuie sur la culture de l entreprise, son historique événementiel, sa stratégie générale de communication et aussi sur les modes, les goûts du public, les phénomènes de société et sur son imaginaire. Il propose un concept, une thématique, un nom, une accroche, voire une mise en scène Il doit avoir le sens des mots et de la «formule magique». Il rédige les textes des messages de l entreprise (messages écrits et audiovisuels) pour l opération. Fonction qui peut être remplie par le directeur de l agence, le directeur de clientèle ou le chef de projet. MISSIONS : Analyser la problématique de communication et les attentes du client, Développer une approche créative, Concevoir et «sublimer» les contenus d un message dans un langage et un style adaptés à la problématique de l entreprise pour l événementialiser, Proposer les moyens en accord avec le budget et choisir les supports de communication, Ecrire la recommandation client. COMPETENCES ASSOCIEES : Maîtriser l écriture, Maîtriser l écriture audiovisuelle, Maîtriser la chaîne graphique, Maîtriser les techniques du spectacle vivant, Avoir des connaissances de la dramaturgie, Posséder une très bonne culture générale (environnement culturel, politique, sportif). CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Etre à l écoute de l actualité culturelle et artistique du moment, Percevoir et anticiper les goûts ou les attentes du public, Dialoguer avec des interlocuteurs variés. 8

9 CHEF DE PROJET/CHEF DE PRODUIT* * Plus particulièrement dans le tourisme d affaires DEFINITION : Il participe à la conception, à l élaboration et à la vente du projet ; il en est le coordinateur principal. Il est le référent de l esprit du projet et représentant des équipes techniques (et artistiques pour l événement) auprès du client qu il conseille. Il a pour responsabilité la garantie de bonne fin technique (et artistique pour l événement) de l opération, et le respect des budgets, y compris de la marge brute pour l agence. FORMATION ET EXPERIENCE CONSEILLEE : BAC + 3/ 4 - Ecoles de commerce /Ecoles de communication /Ecoles de tourisme et 3 à 4 années d expérience dans la communication (en agence ou chez l annonceur). MISSIONS : Assurer les repérages, les devisages du projet, sécuriser la faisabilité de l opération. Présenter, en collaboration avec son responsable et sous sa responsabilité, le projet au client (stratégie, création, programme, informations techniques, plans et budget), Planifier, mettre en œuvre et suivre la réalisation de l opération, Contrôler la conformité de la proposition avec les impératifs stratégiques, commerciaux Assurer ou co-assurer l accompagnement du client, Co-rédiger le planning des actions à mener, Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunions clients, Assurer la bonne diffusion de l information à l équipe dédiée à l opération et coordonner le travail de l équipe, Contrôler le suivi administratif du projet (facturation client notamment), S assurer de la conception des documents d édition (invitation, inscription, dossiers participants, programme) SPECIFICITES EVENEMENT : Choisir ou participer au choix des intervenants et partenaires, et contrôler leur travail, Réaliser les conducteurs de l opération (généraux et/ou techniques). 9

10 SPECIFICITES TOURISME D AFFAIRES : Lancer les différents appels d offres, sélectionner les fournisseurs et négocier les achats, puis contrôler leur travail, Concevoir l outil informatique pour assurer une gestion efficace des participants/congressistes Concevoir et gérer la restauration, l hébergement, le transport, les transferts, les aspects culturels et les animations, Etablir le document technique final «feuille de route», Constituer son équipe d encadrement et d accompagnement pendant la réalisation du dossier, Orchestrer l opération pendant sa phase de réalisation. COMPETENCES ASSOCIEES : Maîtriser l outil informatique et les nouvelles technologies, Avoir des connaissances des techniques «parallèles» : audiovisuelle, spectacle, animations Maîtriser les bases de l organisation, Parler des langues étrangères. Connaître les contraintes réglementaires et administratives. SPECIFICITES EVENEMENT : Avoir des connaissances les techniques du spectacle vivant, Savoir toper lire et «jouer» une conduite technique Avoir des connaissances de la chaîne graphique, CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Savoir intégrer l environnement et la culture d entreprise, Savoir dialoguer et impliquer les opérationnels, Savoir animer une équipe, Savoir coordonner l action de différents partenaires dans un cadre de temps rigoureux, Mener des négociations aux enjeux divers selon les interlocuteurs, Rendre compte et sécuriser, Travailler en équipe, Etre rigoureux, réactif et réaliste. 10

11 DIRECTEUR DE PRODUCTION* * Fonction qui n existe pas en tourisme d affaires. DEFINITION : Il dirige et assure la mise en œuvre terrain des moyens humains, matériels, logistiques et financiers d une opération dans le strict respect de l ensemble des paramètres du cahier des charges établi par l agence (budget, planning, parti-pris du projet ). Il est en charge de la constitution, du recrutement, de la contractualisation, de l encadrement et de la gestion de tous les prestataires techniques concourrant à la production de l opération. Il peut être responsable au pénal. FORMATION ET EXPERIENCE CONSEILLEE : BAC + 2 ( BTS par exemple) et une solide expérience terrain (5 ans minimum) dans le domaine de l audiovisuel et du spectacle. MISSIONS : Co-établir un planning de travail, Préparer les aspects budgétaires de l appel d offres et négocier les devis, Négocier et réaliser, dans les meilleures conditions, les achats et les contrats d engagement, de coproduction, d assurances, des divers prestataires techniques ou de services, Suivre les différentes phases du projet en s assurant du respect du cahier des charges et des délais, Etablir les fiches de service, Encadrer et diriger les prestataires et régisseurs, Anticiper, apprécier, décider et intervenir pour tout problème technique ou organisationnel, Prévoir, organiser et coordonner le travail (jours, lieux, horaires, régisseurs, cadreurs, ingénieurs du son, infographistes, techniciens son, lumières, audiovisuels, effets spéciaux), Respecter les contraintes juridiques, réglementaires et administratives, Superviser la réalisation des plans d implantation d un décor / de la lumière / du son, et le montage du dossier technique. 11

12 COMPETENCES ASSOCIEES : Maîtriser parfaitement l outil informatique, Connaître la législation française et /ou étrangères (contrats, sécurité, assurances, obligations juridiques et réglementaires), Avoir des connaissances techniques en matière de lumière, son et audiovisuel, CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Savoir manager des hommes, Savoir gérer son stress et celui de son équipe, Etre intègre dans sa fonction d acheteur, Prendre des initiatives et décider rapidement, Concilier les contraintes économiques et artistiques, Prendre et calculer des risques, Actualiser ses connaissances en matière de nouvelles techniques et technologies. Communiquer avec des partenaires divers, Organiser le travail avec méthode. 12

13 ASSISTANT LOGISTIQUE/ ASSISTANT CHEF DE PROJET OU ASSISTANT TECHNIQUE (tourisme d affaires) DEFINITION : Il assiste le chef de projet/chef de produit avec lequel il constitue l équipe de base pendant la préparation du dossier. Puis, il intervient sur la partie «logistique» d une opération. Son rôle peut aller du choix des lieux et des sites, à la gestion des transports et des transferts, de l hébergement, de la restauration, des éditions, de la signalétique, de l accueil et des flux comme de la gestion des stocks et des livraisons sur les opérations. Il peut aussi s occuper de l appel à participation et de la gestion des fichiers participants. FORMATION ET EXPERIENCE CONSEILLEE : Bac + 2 et 6 mois minimum d expérience référentielle dans le domaine de la communication événementielle ou du tourisme d affaires. MISSIONS : Sous la responsabilité et la validation du chef de projet/chef de produit : Analyser la commande du client et établir les devis logistiques, Etablir un planning de travail, Elaborer et suivre son budget, Suivre les différentes phases du projet en s assurant du respect du cahier des charges et des délais, Suivre la réalisation tous les outils d édition liés à l organisation d une opération (contremarques, signalétique, badges, ), Déterminer les outils informatiques nécessaires à la gestion des acteurs de l événement (si besoin), Concevoir la gestion de l'accueil et des flux des participants, Définir et mettre en place une signalétique opérationnelle et efficace, SPECIFICITES EVENEMENT : Déterminer et gérer la restauration, l'hébergement, le transport et les transferts, Dimensionner l équipe logistique, Rédiger la «bible» logistique de l opération, S assurer du respect des contraintes protocolaires, Orchestrer les aspects logistiques du jour J. 13

14 COMPETENCES ASSOCIEES : Maîtriser parfaitement l outil informatique, Maîtriser la chaîne graphique, Maîtriser les langues étrangères, Avoir beaucoup de rigueur et le sens de l organisation, Savoir établir les documents synthétiques et tableaux qui permettent de comprendre et visualiser l ensemble du dispositif mis en place, Connaître les contraintes réglementaires et administratives. CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Coordonner l action de différents partenaires dans un cadre de temps rigoureux, Mener des négociations aux enjeux divers selon les interlocuteurs, Avoir le sens du terrain. Etre rigoureux, réactif et réaliste. 14

15 REGISSEUR GENERAL* *Fonction qui n existe pas en tourisme d affaires. DEFINITION : Il est le garant de la faisabilité technique pendant la phase d exploitation. Il dirige et coordonne les équipes techniques et logistiques pendant une opération au service de l esprit du projet. C est le «chef» de la régie d où se gèrent le son, la lumière, la vidéo et les effets. Il coordonne les phases de montage et de démontage. FORMATION ET EXPERIENCE CONSEILLEE : Solide expérience terrain (5 ans minimum) dans l univers du spectacle (formation spécialisée recommandée). MISSIONS : Encadrer et coordonner le travail des équipes techniques, Garantir le degré de qualité et le respect des délais des prestataires, Respecter les contraintes réglementaires et administratives, Apprécier, décider ou intervenir pour tout problème technique, Maîtriser et appliquer les procédures de sécurité en vigueur, sécuriser le lieu des opérations. COMPETENCES ASSOCIEES : Avoir des connaissances techniques en matière de lumière, son et multimédia, structures, décors Connaître la législation française et /ou étrangères (sécurité, assurances, obligations juridiques et réglementaires), Savoir lire un plan de travail, un conducteur technique ou une conduite technique. 15

16 CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Anticiper, prendre des initiatives et décider rapidement et savoir en référer au moment venu, Organiser le travail avec méthode et fermeté, Communiquer avec des partenaires divers et s intégrer dans des équipes différentes, Pouvoir maintenir un rythme de travail soutenu, Savoir manager des hommes dans des conditions psychologiques et matérielles difficiles. LES + : Parler des langues étrangères. 16

17 DIRECTEUR TECHNIQUE* *Fonction qui n existe pas en tourisme d affaires. DEFINITION : Il est le responsable de la faisabilité technique et logistique pendant les phases de préparation, de montage et de démontage des opérations. Il intervient en amont de l opération, lors de la lecture du projet artistique, à la définition des cahiers des charges techniques et logistiques. Il procède avec le directeur de production aux différents appels d offres techniques et logistiques et participe à l analyse des offres reçues. Il rédige les documents et dossiers techniques destinés à l interne et aux services institutionnels concernés. Il coordonne de ce fait les relations techniques et logistiques avec ces derniers services Il dirige et coordonne les équipes de régie ainsi que l ensemble des sous-traitants et intervenants extérieurs pendant les différentes phases. Il intervient et décide de concert avec le directeur de production et le producteur, lors des situations exceptionnelles. FORMATION ET EXPERIENCE CONSEILLEE : Bonne connaissance et expérience dans l univers du spectacle et des activités dérivées. MISSION : Analyser et définir des besoins techniques et logistiques à la lecture d un projet artistique, Rédiger les appels d offres techniques et logistiques en direction des sous-traitants et intervenants extérieurs, Rédiger les documents et dossiers techniques en direction des services internes et institutionnels. Assurer le suivi des relations institutionnelles. Assurer l interface avec les bureaux de contrôle agréés, Encadrer et coordonner le travail des équipes de régie, Apprécier, arbitrer et décider ou intervenir pour tout problème technique ou logistique, Respecter et faire respecter les contraintes réglementaires et administratives, Garantir le degré de qualité et le respect des délais des prestataires en fonction des cahiers des charges initiaux. Maîtriser et faire appliquer aux équipes de régie, aux sous-traitants et aux intervenants extérieurs les procédures de sécurité en vigueur. 17

18 COMPETENCES ASSOCIEES : Avoir les connaissances techniques et logistiques nécessaires en ce qui concerne l ensemble des corps de métiers présent sur une opération. Connaître la législation française et /ou étrangères (contrats sécurité, assurances, obligations juridiques et réglementaires), Savoir rédiger un plan de travail, un conducteur technique ou une conduite technique. CAPACITES LIEES A L EMPLOI : Anticiper, prendre des initiatives et décider rapidement, Savoir manager les équipes et les sous-traitants extérieurs, Organiser le travail avec méthode et fermeté, Communiquer avec des partenaires divers, S informer et se former aux nouvelles technologies, textes et réglementations en vigueur. 18