Chapitre 1 : Les opérations de règlement

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1 Chapitre 1 : Les opérations de règlement Plan Section 1 : Lire une facture et ses composantes Section 2 : Majoration réduction avance et acomptes Section 3 : Etablir une facture de «Doit» et «d Avoir» Section 4 : Les modes de règlement Section 5 : Les outils de monnaie virtuelle Section 1 : Lire une facture et ses composantes Définition : une facture est un document qui indique et JUSTIFIE le montant d une transaction commerciale. Autrement dit, la facture est une preuve que le client doit payer un certain montant à un fournisseur. Le fournisseur garde toujours un double. La facture, en plus de son côté preuve, est un moyen de connaître tous les détails et toutes les informations d un contrat de vente, en précisant le moyen de règlement. Elle doit être conservée 10 ans par les deux parties. Identification nom, forme juridique, adresse, montant du capital, n SIREN, n RCS, code APE vendeur : N facture Date de facture Identification client : Nom, adresse, n client En-tête Corps de facture Pied de facture Mode de règlement Détail du montant total : réductions, majorations, TVA

2 N SIREN : numéro à 9 chiffres attribué par INSEE N RCS : numéro d immatriculation attribuée par le Registre du Commerce et des Sociétés. Ce numéro inclut le SIREN Code APE : numéro permettant d identifier l activité principale de l entreprise. Remarque : La mention «Doit» n est pas obligatoire mais elle est un moyen de prouver le montant que le client doit au fournisseur. On parle de «facture doit» car c est celle qui accompagne l acte d achat/vente. On le verra après, c est aussi un moyen de la distinguer des «factures avoir». Section 2 : Majoration réduction avance & acomptes Le client peut bénéficier de différentes réductions. - La remise : réduction pratiquée sur le prix HT du fait de l importance des ventes - La ristourne : réduction accordée à la fin d une période donnée sur l ensemble des opérations faites avec un même client. Exemple : ristourne de 1% accordée sur le CA réalisé avec le client. - Rabais : réduction exceptionnelle pratiquée sur le prix HT pour tenir compte d un défaut de qualité ou d un retard de livraison. Ce sont toutes des réductions à caractère commercial. En les retirant du montant HT des achats, on obtient le «net commercial». - Escompte : remise accordée à un client qui paient avant l échéance habituel ou celle convenue avec le fournisseur. Il s agit d une réduction à caractère financier. En les retirant du net commercial, on obtient le «net financier». Le client doit parfois supporter des frais supplémentaires, appelés «frais d achat» ou «majoration» lors d un contrat de vente. Il en existe de deux types : - Frais de transport : il se peut que le fournisseur fasse payer à son client le transport des marchandises. Cependant, il existe des cas où le client ne paiera rien. Franco de port : la facture ne fait pas apparaître de frais de transport car ils sont inclus dans le prix de vente HT. Forfait : les frais de port sont facturés avec les marchandises. Le fournisseur se charge lui-même de l expédition moyennant un supplément de prix Debours : Le fournisseur fait appel à un transporteur, il est donc un simple intermédiaire entre le client et le transporteur. Il avance les frais pour le client qui le remboursera lors du paiement des marchandises Seules les deux dernières sont apparentes sur la facture puisque dans le premier cas, les frais sont inclus dans le prix HT. ATTENTION : une TVA au taux normal s applique sur les frais de transport.

3 En les ajoutant au net financier, on obtient le «net HT», base sur laquelle la TVA sera calculée. On peut aussi dissocier l enregistrement de la TVA après le net financier puis après les frais de port. Mais, il est parfois préférable de n en calculer qu une seule en regroupant tous les HT ensemble. - Emballages consignés : Ce sont des objets destinés à contenir les marchandises. Le fournisseur peut aussi vous facturer l emballage, on parle alors de CONSIGNATION. Seuls les emballages récupérables (utiliser plusieurs fois) peuvent être consignés et donc facturés. Il faut distinguer les emballages récupérables non identifiables (pas de numéro de série, pas de date de facturation) et ceux qui sont identifiables. Les emballages non récupérables ne sont pas facturés. Le fournisseur incite par là le client à lui retourner les emballages. Si le client les retourne, le fournisseur lui remboursera les frais d emballages (soit exactement le montant, soit à un prix inférieur permettant au fournisseur de prélever une rémunération pour le service rendu). En général, le montant de la consignation est supérieur à la valeur de l emballage en cas de nonrestitution. Ils ne sont pas soumis à la TVA car il s agit d un prêt entre fournisseur et client. Enfin, il est aussi possible d enregistrer sur une facture le montant d une avance réalisée préalablement par le client. Plusieurs types doivent être distingués : - Avances : somme versée avant même l exécution de la commande - Acomptes : somme versée après justification partielle de l exécution de la commande. Ils ne sont pas soumis à la TVA et il faut les déduire lors de l élaboration de la facture après le calcul de la TVA (même moment que les emballages). On les retire à la fin d une facture. Section 3 : Etablir une facture de «Doit» et «d Avoir» Il existe effectivement deux types de factures selon les circonstances. - Facture de «Doit» : c est la facture ordinaire. C est la facture qui constate le montant que le client doit payer au fournisseur. Elle accompagne l acte d achat/vente. Elle prend en compte toutes les majorations, réductions, avance & acomptes vus ci-dessus. La facture de la page précédente est une facture de «doit». Le tableau suivant récapitule les différentes étapes de calculs pour établir une facture de «doit» : Etapes de calcul Commentaires Montant Brut HT Valeur des marchandises vendues HT - Rabais, Remises, Ristournes Taux * Montant brut HT = Net commercial - Escompte Taux*Net commercial = Net financier + Frais de transport Montant forfaitaire = Net hors taxe + TVA Taux de TVA * Net HT - Avances et acomptes Montant versé précédemment = Net à payer TTC

4 Le Net à payer est toujours exprimé en TTC et il correspond exactement à ce que le client nous doit. - Facture «Avoir» : il se peut que le fournisseur soit amené, après la facture de «doit», d enregistrer d autres factures pour des motifs divers. Toutes les factures d avoir doivent comporter les mêmes éléments qu une facture de «doit» sauf à remplacer : N facture par n avoir Date de facture par date d avoir «DOIT» remplacé par «AVOIR» Détails des marchandises inexistants. Facture liée à une réduction commerciale hors facture : le fournisseur désire accorder à son client un RRR après avoir envoyé la facture de vente. Comme la réduction ne peut être inscrite sur la première, il faut alors établir une seconde facture UNIQUEMENT pour enregistrer la RRR accordée. ALGO SA au capital de rue de la Ville Outre N SIREN : N RCS : AVOIR N avoir Date avoir N client ABC 45 rue du porche Porche Ristourne 250,00 TVA 50,00 Avoir net 300,00 Remarque : n oubliez surtout pas la TVA. Lorsqu on établit une facture de «doit», on retire les RRR puis on calcule la TVA, ce qui fait diminuer cette dernière. Tout se passe comme si le client payait moins de TVA grâce aux RRR. Donc, lorsqu elle est accordée après la facture de «doit», tout se passe comme si le fournisseur devait cette TVA à son client. Facture liée à un retour de marchandises : le client peut être insatisfait d une partie de ses marchandises reçues (casse, mauvaise qualité, nonconformité etc.). Dans ce cas, le fournisseur établit une facture d avoir pour annuler une partie de la facture de «doit». Les marchandises seront reprises au même prix qu elles ont été vendues, au prix net TTC.

5 ALGO SA au capital de rue de la Ville Outre N SIREN : N RCS : AVOIR N avoir Date avoir N client ABC 45 rue du porche Porche Code article Désignation Quantité Prix unitaire Montant total brut TOTAL BRUT HT Remise Net commercial Escompte Net financier TVA Avoir net Cette facture doit reprendre toutes les réductions accordées au client initialement lors de la facture de «doit». Comme le client a bénéficié des réductions sur le total de ses achats de marchandises, lors du retour d une partie, le fournisseur doit reprendre ces réductions sur la partie rendue. La TVA ayant été payée sur la totalité des marchandises par le client, ce dernier doit récupérer la partie qui concerne les marchandises rendues (comme dans le cas précédent). Par contre, les majorations ne sont pas retirées au prorata de la partie rendue. Ils ont été payés par le client en raison d un service rendue, il n y a donc aucune raison de récupérer une partie d entre elles.

6 Section 4 : Les modes de règlement Il existe une multitude de modes de règlement que peut utiliser le client pour régler son fournisseur. En règle générale, la décision du choix passe par un accord commun entre les deux parties du contrat. Les modalités de règlement : sur la facture, le client n est pas toujours obligé de payer immédiatement ou à une date régulière. Comptant : mode de paiement sans recours au crédit (sens comptable!). Il peut être immédiat ou différé. Crédit (ou à terme) : paiement après un délai fixé en accord avec le fournisseur (crédit 30 jours, crédit 60 jours). Dans ce cas, le client reçoit bien les marchandises mais ne paient qu une fois l échéance arrivée. Un crédit particulier sera l effet de commerce. Les moyens de paiement - Le règlement en espèces : composé de pièces et de billets. L entreprise utilise sa «Caisse» pour payer son fournisseur. On parle de monnaie fiduciaire. - Le règlement par chèque bancaire : il faut faire appel à un intermédiaire : banque. On passe donc par le système bancaire. Le chèque est un titre par lequel un «tireur» (client) donne l ordre à un «tiré» (banque) de payer à vue une somme déterminée à un «bénéficiaire» (fournisseur). Dès remise à la banque du chèque, on considère que celui-ci est encaissé. Il doit comporter des mentions obligatoires. Il ne doit pas être un «chèque sans provision» : chèque émis dont les disponibilités sont insuffisantes pour être encaissé. - Le règlement par chèque postal : Le titulaire d un compte courant postal (la Banque Postale) donne l ordre à son centre de chèques postaux de payer une certains somme à un bénéficiaire. Remarque : le paiement par chèque est obligatoire pour les commerçants dont le montant dépasse De même, le paiement des salaires en espèces est interdit si > Le règlement par carte bancaire : certaines entreprises distribuent à leurs employés des cartes de crédit. - Le règlement par virement bancaire : il s agit d un titre par lequel un client donne l ordre à une banque de prélever et de transférer une somme déterminée sur le compte d un fournisseur. Il peut être interne si les comptes des deux parties sont ouverts dans la même banque ou sinon externe. Il peut être ponctuel (une fois) ou automatique.

7 Remarque : Concernant le client, il doit être informé des moyens de paiement autorisés. Il ne peut jamais refuser des espèces ou billets (sauf au-delà de la limite) mais peut refuser le chèque ou la carte bancaire, sauf pour le chèque s il est affilié à un centre de gestion agrée 1. Le commerçant est obligé d accepter le chèque (avec carte d identité), carte ou virement pour le règlement > 3000 (interdiction des espèces). Au-delà de 1500, le paiement par carte bancaire oblige une signature d une facture ou du ticket de caisse. - Le règlement par prélèvement automatique : moyen de paiement automatisé, utilisé lors de règlements répétitifs sous autorisation permanente du client, qui fournit ses coordonnées bancaires (RIB). Il n a aucune intervention bancaire. En général, le débiteur reçoit un avis de prélèvement avant la date d échéance. - TIP (Titre interbancaire de Paiement) : L autorisation n est plus permanente comme le précédent mais ponctuelle. L autorisation est renouvelée à chaque émission de TIP. - Mandat postal : moyen de transférer des fonds en mandatant les services postaux. Le client verse des espèces à un bureau de poste et mandate celle-ci de payer une somme déterminée à un bénéficiaire ou d inscrire cette somme au crédit du compte postal du fournisseur. 1 Centre dont l objectif est d apporter de l aide en matière de gestion dans le domaine de la formation et assistance technique.

8 - Effet de commerce : à la base, il s agit d une simple créance commerciale. Le client doit payer le fournisseur à une date déterminée. Cependant, cette créance peut se transformer en effet dont l utilisation est d un grand intérêt. Tout d abord, il existe la lettre de change : un tireur (fournisseur) donne l ordre à un tiré (client) de payer une somme à une échéance déterminée à un bénéficiaire (fournisseur ou le tireur du fournisseur). Ensuite, il existe le billet à ordre : cette fois-ci, c est le client (souscripteur) qui émet le document à un bénéficiaire (fournisseur). Remarque : La lettre de change doit être écrite et comporter plusieurs mentions : Nom du tiré, du tireur et du bénéficiaire Echéance Lieu de paiement Date et lieu de création de l effet Signature du tireur Une fois émise au tiré, elle doit être acceptée par ce dernier. Le mot «accepté» est généralement écrit et une signature du tiré est présente. En réalité, la lettre de change est informatisée «Lettre de change relevée magnétique». Le client fournit automatiquement ses coordonnées bancaires au fournisseur et seront inscrites sur la lettre de change. Les banques des tireurs enregistrent aussi les informations sur des bandes magnétiques qui permettent un regroupement de tous les effets par échéances. L ordinateur remet alors à toutes les banques des tirés concernées un support magnétique listant les lettres de change à payer par chaque client. Les effets de commerce, une fois le fournisseur propriétaire de ceux-ci, peuvent faire l objet de plusieurs utilisations : Remise à l encaissement : on attend l échéance et demande à notre banque de récupérer pour nous la somme due par le client. La banque du tireur attend puis demande à la «banque domiciliataire» du client de lui verser la somme. Souvent, la banque du tireur lui demande de payer des «services bancaires» (=commission) pour le service rendu. Les commissions sont soumises à la TVA au taux normal. Remise à l endossement : le fournisseur a lui-même un tireur à qui il doit une certaine somme. Il va donc mettre l effet au nom de son tireur pour se débarrasser de la responsabilité de récolter les fonds de son client. C est donc le tireur du tireur qui encaissera, au moment de l échéance, l effet du tiré. Le fournisseur peut alors à la fois annuler sa dette et aussi sa créance. En pratique, l endossement passe par une simple signature au dos de l effet avec la mention «Payer à l ordre de».

9 Remise à l escompte : Le bénéficiaire ayant des soucis de trésorerie va demander à sa banque de lui verser la somme due par le client avant l échéance. Si la banque accepte, il recevra le nominal diminué des intérêts payés (escompte commercial) et de services bancaires. Les escomptes ne sont pas soumis à la TVA. Remarque : il se peut que le tiré ait du mal à régler ses dettes. Le tireur peut accepter de renouveler l effet en faisant payer des intérêts au tiré liés au retard. LE CHOIX DU MOYEN DE PAIEMENT DEPEND DES DESIRS FINANCIERS DE L ENTREPRISE. IL DEPEND DES CONDITIONS DE TRESORERIE FIXEE PAR LA FIRME. IL N Y A PAS DE MOYEN MEILLEUR QU UN AUTRE!! LA SOCIETE PEUT RAISONNER JOUR APRES JOUR POUR SAVOIR QUEL MOYEN DE PAIEMENT UTILISE. Les délais de règlement : il faut savoir que les délais de paiement sont strictement plafonnés. Auparavant, le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne pouvait dépasser quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours à compter de la date d'émission de la facture. Depuis mars 2014, pour les «factures périodiques» (fournisseur qui réalise plusieurs opérations avec un même client au cours du même mois civil), le délai maximum est de 45 jours nets. De même, dans ce délai est compté la vérification et l acceptation des marchandises par le client. Si aucun délai n a été convenu avec le client, il est automatiquement de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l exécution du service. Le non-respect entraîne une amende de Pénalités : Le non-respect peut entraîner une amende = pour personne physique et = pour personne morale si aucune mention n est précisée dans la facture Les taux de pénalités inscris sur la facture peuvent varier entre 0.12% et 10.15% du TTC (depuis le 11 juin 2014). Depuis le 01 janvier 2013, pour les activités soumises au code de commerce, tout client payant après le délai convenu doit supporter une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (coûts administratifs liés au retard de paiement) de 40. Elle s ajoute aux pénalités mais n est pas incluse dans le calcul de celles-ci. Elle est vraie pour UNE facture et non pour l ensemble des factures et même en cas de paiement partiel. Cas particuliers : pour le transport routier ou la location de véhicule, le délai est maximum de 30 jours après émission de la facture. De même, les produits alimentaires périssables ont des délais strictement encadrés.

10 Type d aliment Produits ne se conservant pas : viandes et poissons congelés, plats cuisinés, conserves contenant des produits périssables Bétail vivant et viandes fraîches Alcools soumis aux droits de consommation («droit d accise») Délai de paiement 30 jours après la fin de la décade de livraison. Exemple : une livraison le 5 du mois => calcul des 30 jours à partir du 10 du mois. 20 jours après la livraison 30 jours après la fin du mois de livraison Les professionnels d un secteur peuvent décider de réduire le délai de 45 jours ou de 60 jours ou encore de retenir la date de réception des marchandises ou d exécution du service comme point de départ ou bien d utiliser les deux solutions. Section 5 : Les outils de monnaie virtuelle Il existe des moyens électroniques (virtuels) pour une entreprise de régler ou d être réglé. - Terminaux de point de vente : Il s agit d une nouvelle génération de caisse enregistreuse connectée directement au système d information du magasin. Elle a donc une fonction de gestion commerciale et de caisse pour recevoir les paiements. Elle accepte la monnaie fiduciaire et certaines caisses sont dotées d un terminal de paiement électronique (voir ci-après). Leur utilité est grande : Encaisser dans un délai très court un max de clients donc accroissement de la productivité. Informer les clients sur la disponibilité des produits. Centraliser toutes les données d un passage en caisse. Améliorer la gestion des stocks Améliorer la gestion des prix Améliorer la gestion des opérations promotionnelles Il permet en outre de traiter un ensemble d opérations en temps réel. - Porte-monnaie électronique («e-wallet» en anglais): dispositif permettant pour le client de stocker de la monnaie sans avoir besoin d un compte bancaire. Il se substitue à la carte bancaire traditionnelle en permettant de faire des paiements un peu partout. La monnaie est enregistrée sur une carte et non sur un compte, ce qui signifie que sa perte entraîne la perte des fonds stockés. Remarque : en tant que commerçant, l encaissement d une vente avec le porte-monnaie électronique doit être souscrit auprès de la banque et vous devez disposer d un terminal de paiement électronique. Il vous suffit alors de saisir le montant de la vente et d insérer la carte dans le lecteur. Vous pouvez aussi lui proposer de recharger sa carte.

11 Il existe deux types de portefeuille électronique qui nécessitent un terminal de paiement : Forme des cartes bancaires comme «Moneo». L activation se fait auprès de l établissement bancaire. Le chargement se fait soit comme pour les portables prépayés, ce sont des recharges de 10 ou 20 vendues en ligne sur le site de la marque, soit par carte bancaire. Seuls les achats < 30 sont autorisés et le montant maximal qu on peut mettre est de 100. Elle a une validité de 2 ans. Aucun code secret n est à composer lors de l achat. On peut les recharger dans différents endroits : bornes de paiement chez les commerçants, cabines téléphoniques, banques, bureaux de poste Il existe une autre forme de carte : carte «Veritas» (Mastercard en Europe). On peut l acheter librement dans un magasin partenaire ou sur internet. Elle ne requiert pas non plus de compte bancaire. Les rechargements dépassent ceux de la Monéo (plafond de rechargement jusqu à ). Dispositif installé sur des téléphones portables permettant un virement de monnaie. Sur le téléphone portable, un dispositif permet d acheter en passant le téléphone devant le terminal de paiement. Sur un ordinateur portable, il existe aussi des systèmes de paiement en ligne comme «Paypal» (crée en 1998). Il suffit d enregistrer un compte en ligne, en donnant n carte de crédit et d alimenter le compte avec un prélèvement ou avec la carte bancaire. On peut dès lors payer ou recevoir des paiements sans donner les coordonnées bancaires (seule une adresse électronique et un mot de passe sont suffisants). Le montant maximal d achat est de 2500 par an si vous prélevez. Il existe aussi le «Bitcoin» (crée en 2009): système de paiement sur internet en utilisant, non l euro comme unité de paiement, mais le «bitcoin». Sur internet, un registre complet et public permet de connaître toutes les transactions en bitcoin ainsi que l utilisation historique de chaque bitcoin. Il s agit donc d une véritable devise monétaire électronique et virtuelle qui sert de moyen de paiement. On la qualifie de «monnaie cryptographique» car chaque participant et propriétaire de monnaie bitcoin dispose d une signature cryptographique qui permet de justifier l identité de chacun lors de transactions. Son avantage repose sur : absence de contrôle étatique, impossibilité de falsifier les identifiants des parties prenantes. Avantages pour le commerçant du portefeuille électronique: - Plus besoin de fonds de caisse, de manipulations des pièces. Il suffit d une simple validation sur le terminal de paiement. - Plus de risque d un chèque sans provision - Coût plus faible que la carte bancaire