ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 11 November 2015 VALIDATED BY : D. A. Ashley

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 11 November 2015 VALIDATED BY : D. A. Ashley ORGANIZATION : OPERATIONAL LOGISTICS PLANNING AND SUPPORT PROGRAMME OFFICE, Operational Logistics Support Partnership Branch POSITION No. : LK-24 TITLE : Chief of Branch GRADE : A-4 JOB CODE : A36 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Programme Manager for carrying out all operational and contingency planning in support of North Atlantic Council (NAC) approved, coalition or differently mandated deployed operations and exercises, contributing to the development of (multi) (bi) National commercial logistics capabilities related to expeditionary operations, and for NSPA's readiness posture to include the availability of in-service deployable equipment and the provision and training of deployable personnel. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Branch. Acting as the principal for the development, execution and fulfilment of the annual Operational Logistics Support Partnership (OLSP) Committee Programme of Work (PoW). Assisting the Programme Manager in maintaining a close liaison, coordination and dialogue with the OLSP Committee Chairman and the delegates of the OLSP Nations. Formulating strategic and operational level policies, plans, projects and budget proposals related to strategic and operational logistics planning for OLSP Nations. Assisting in the development of (multi) (bi) National operational (logistics) concepts and planning in support of operations and exercises. Developing NSPAs and (multi) (bi) National operational (logistics) concepts and logistics risk mitigation strategies for expeditionary operations and exercises. Providing contracted logistics support arrangements for future expeditionary operations and exercises. Integrating required contractual support solutions in operational logistics planning activities and contributing to the operational logistics estimate process. Acting as a dedicated planner for operational and contingency logistics planning and readiness within NSPA Headquarters (HQ) in response to (multi) (bi) National operational requirements and transformational initiatives for expeditionary operations and exercises. Participating in exercises/actual operations to introduce the commercial support perspective into the planning process and for the activation of contracts as and when required. LK-24 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

2 Planning and developing technical aspects of contracts in support of OLSP Nation's Crisis Response Operations (CRO). Providing consultation and/or advice to OLSP Nations in developing technical aspects of contracted logistic support solutions for CRO and exercises. Planning, developing and executing commercial support activities in support of logistics education and training for OLSP Nations. Assisting the Principal Procurement Officer in developing contracting mechanisms that contribute to an optimized solution to meet the operational requirements of the OLSP Nations. Planning and analyzing the development of options for new and potentially new projects relevant to CRO activities of the Agency and formulating appropriate recommendations. Providing insight for early planning of project developments and operational impacts on NSPA. If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved operations/missions. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. The incumbent is further responsible for the correctness of management information concerning assigned responsibilities. Specific Responsibilities Chairing NSPA Integrated Planning Teams during the planning and preparatory phase of operations and exercises as assigned. Preparing or monitoring the preparation of documents related to expeditionary operations and exercises for the NATO Support and Procurement Organization (NSPO) Committees and OLSP Nations. Initiating, conducting, planning and/or coordinating logistics/engineering/infrastructure studies. Preparing logistics instructions, procedures and concepts. Preparing Statements of Work (SOWs) which fully define the required work or services requested and ensuring interoperability with relevant STANAGs and Bi-SC Capability Statements and Codes. Providing technical evaluations of contract offers and ensuring that obligations towards NATO/NSPA and OLSP Nations are correctly and promptly fulfilled. Coordinating logistics requirements for new or changed requirements. Analyzing contractor technical reports and testing results to ascertain conformity with technical and contractual requirements. Developing and implementing a Quality Assurance Surveillance Plan (QASP). Preparing correspondence, presentations, reports, database queries and statistics as required using modern office automation equipment and software. Leading or participating in meetings, conferences and seminars as required. Establishing requirements necessary to providing operational support to NATO and (multi) (bi) national CROs and exercises. Analyzing, planning, providing control assistance, and maintaining close interface with other NATO and (multi) (bi) national elements in their operations and exercises. LK-24 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

3 ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications Master's degree, preferably in Business Administration /Management or equivalent education. Thorough experience in operational logistics, including military planning and financial aspects, at senior staff or management level in a sizeable organization. At least three years of experience in military strategic and operational planning and out-of-area operations preferably at one of NATOs Strategic Commands or at a Ministry of Defence. Excellent interpersonal, communication and presentational skills. Knowledge of Quality Assurance (QA) standards and policies. Ability to facilitate/present persuasively to gain buy-in and effective negotiations skills to achieve desired outcomes including business growth. Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems (including HR), ability to set and implement performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Specialized knowledge and experience in the area of planning for and delivery of operational logistics support for deployed operations and exercises. Specialized knowledge of NATO Logistics doctrines and concepts and those of other relevant International Security Organizations and preferably those of the OLSP Nations. Specialized knowledge in the area of planning, acquisition and maintenance of the military (logistics) infrastructure in-theatre. Knowledge of resource management related to logistic support activities, base operations support or public works. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives. Possessing outstanding leadership skills. Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. LK-24 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

4 Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. LK-24 NATO UNCLASSIFIED FILE 2015

5 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 11 novembre 2015 VALIDÉ PAR : D. A. Ashley ORGANISATION : Bureau de programme "planification et soutien de la logistique opérationnelle", Branche "Association 'soutien logistique opérationnel'" POSTE N o : LK-24 TITRE : Chef de branche GRADE : A-4 CODE POSTE : A36 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) d'assurer toute la planification opérationnelle et de circonstance en appui des opérations et exercices en déploiement approuvés par le Conseil de l'atlantique Nord ou mandatés par des coalitions ou d'autres autorités, de contribuer à l'élaboration de capacités logistiques commerciales (multi-) (bi-) nationales dans le domaine des opérations expéditionnaires, ainsi que d'assurer l'état de préparation de la NSPA, notamment en ce qui concerne la disponibilité d'équipements déployables exploitables et la mise à disposition et la formation de personnel déployable. Il (Elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales gérer, tant du point de vue technique que du point de vue administratif, le personnel affecté à la branche ; exercer les fonctions de responsable principal pour l'élaboration, la mise en œuvre et la bonne exécution du programme de travail annuel du Comité d'association "soutien logistique opérationnel" (ASLO) ; aider le gestionnaire de programme à maintenir des contacts, une coordination et un dialogue étroits avec le président du Comité ASLO et les délégués des pays de l'aslo ; formuler, aux niveaux stratégique et opérationnel, des principes généraux, des plans, des projets et des projets de budgets liés à la planification logistique stratégique et opérationnelle pour les pays de l'aslo ; aider à l'élaboration de concepts (logistiques) opérationnels (multi-) (bi-) nationaux et à la planification au titre du soutien d'opérations et d'exercices ; élaborer des concepts (logistiques) opérationnels et des stratégies d'atténuation des risques logistiques (multi-) (bi-) nationaux et de la NSPA au titre d'opérations et d'exercices expéditionnaires ; assurer la mise en place de dispositifs de soutien logistique externalisé pour les opérations et exercices expéditionnaires futurs ; intégrer les solutions de soutien contractuel nécessaires dans les activités de planification logistique des opérations et contribuer au processus d'estimation dans le cadre de la logistique opérationnelle ; faire fonction, au sein du quartier général de l'agence, de responsable spécifiquement chargé(e) de la planification et de l'état de préparation dans le domaine de la logistique opérationnelle et de circonstance, afin de répondre aux besoins opérationnels (multi-) (bi-) nationaux et aux initiatives de transformation concernant les opérations expéditionnaires et les exercices ; participer à tous les exercices et aux opérations réelles afin de veiller à la prise en compte des dispositifs de soutien commercial dans le processus de planification et pour assurer l'activation des contrats en fonction des besoins ; LK-24 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _15#1xx.docx

6 planifier et définir les aspects techniques des contrats en appui d'opérations de réponse aux crises (CRO) menées par les pays de l'aslo ; donner des avis et des conseils aux pays de l'aslo concernant la définition des aspects techniques des solutions de soutien logistique externalisé pour les opérations de réponse aux crises et les exercices ; planifier, élaborer et exécuter des activités liées au soutien commercial assuré en appui d'actions d'enseignement et de formation en matière de logistique destinées aux pays de l'aslo ; aider le (la) premier(-ière) responsable des achats à élaborer des mécanismes de passation de marchés contribuant à la mise en place d'une solution optimisée permettant de répondre aux besoins opérationnels des pays de l'aslo ; procéder à la planification et à l'analyse nécessaires à l'élaboration de formules à envisager pour les nouveaux projets et les projets potentiels à prendre en compte au titre des activités de l'agence en matière d'opérations de réponse aux crises, et formuler des recommandations appropriées ; fournir des éléments utiles à la planification anticipative des mises au point de projets et pour ce qui concerne les incidences opérationnelles sur la NSPA ; si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Le (la) titulaire est par ailleurs responsable de l'exactitude des informations de gestion relatives à ses fonctions. Responsabilités particulières assurer, en fonction des instructions qui lui sont données, la présidence des équipes de planification intégrées de la NSPA pendant la phase de planification et de préparation des opérations et des exercices ; élaborer ou suivre l'élaboration des documents destinés aux comités de l'organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) et aux pays de l'aslo concernant les opérations et exercices expéditionnaires ; lancer, mener, planifier et/ou coordonner des études logistiques, d'ingénierie ou d'infrastructure ; élaborer des instructions, procédures et concepts logistiques ; élaborer des cahiers des charges qui définissent complètement les travaux nécessaires ou les services demandés et veiller à l'interopérabilité avec les STANAG concernés et les énoncés capacitaires et les codes de capacités pertinents des deux commandements stratégiques ; fournir des évaluations techniques d'offres soumises en vue de la passation de marchés et veiller à ce que les obligations envers l'otan / la NSPA et les pays de l'aslo soient remplies correctement et promptement ; coordonner les exigences logistiques nécessaires à la prise en compte de besoins nouveaux ou modifiés ; analyser les rapports techniques soumis par les titulaires de marché, ainsi que les résultats des tests, afin de vérifier le respect des exigences techniques et contractuelles ; élaborer et mettre en œuvre un plan de surveillance de l'assurance de la qualité ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des exposés, des rapports, des requêtes d'interrogation de base de données et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique modernes ; conduire des réunions, des conférences et des séminaires, ou y participer, selon les besoins ; définir les moyens nécessaires à la fourniture d'un soutien opérationnel au titre des opérations de réponse aux crises et des exercices (multi-) (bi-) nationaux et de l'otan ; analyser, planifier, fournir une assistance en matière de contrôle et assurer une coordination étroite avec d'autres éléments (multi-) (bi-) nationaux et de l'otan dans le cadre de leurs opérations et exercices ; LK-24 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015

7 QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Master, de préférence en administration des affaires/en gestion ou formation équivalente. Expérience approfondie de la logistique opérationnelle, notamment en ce qui concerne la planification militaire et les aspects financiers, acquise à l'échelon supérieur de l'état-major ou de la direction d'un organisme d'une certaine importance. Au moins trois ans d'expérience en matière de planification militaire stratégique et opérationnelle ou d'opérations hors zone, de préférence dans un des commandements stratégiques de l'otan ou au sein d'un ministère de la Défense. Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles, de communication et de présentation. Connaissance des normes et principes d'assurance de la qualité. Aptitude à animer/exposer avec conviction afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et capacité à négocier efficacement pour atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité. Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer et mettre en œuvre les résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer l'exécution des prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Connaissance et expérience spécialisées dans le domaine de la planification et de la fourniture de soutien logistique opérationnel en appui d'opérations et d'exercices en déploiement. Connaissance spécialisée des doctrines et des concepts logistiques de l'otan et d'autres organisations internationales de sécurité pertinentes et, de préférence, de ceux des pays de l'aslo. Connaissances spécialisées dans les domaines de la planification, de l'acquisition et de la maintenance d'infrastructures (logistiques) militaires sur le théâtre. Connaissances en matière de gestion des ressources appliquée aux activités de soutien logistique, aux services d'exploitation d'une base ou aux travaux publics. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Grande aptitude au leadership. Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. LK-24 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015

8 Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles. Aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. LK-24 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2015