Dématérialisation, JVS-Mairistem vous guide.

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1 TiPI ACTES COMEDEC SDRFI e.listelec PES Signature électronique SEPA ACTES N4DS GED COMEDEC e.listelec XLM TiPI Hélios TotEM SEPA XéMéLios TotEM Base Elèves Télé-transmission PES SDRFI 4 ème édition Logiciels & Solutions 100% services publics Dématérialisation, JVS-Mairistem vous guide.

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3 Dématérialisation, JVS-Mairistem vous guide.

4 Préambule Dans le cadre d une démarche de réduction des dépenses liées à l édition des documents échangés entre les collectivités locales et l Etat, la Direction Générale des Finances Publiques et la Direction Générale des Collectivités Locales lançaient en 2004 le vaste chantier de la dématérialisation. Aujourd hui la dématérialisation des marchés publics, et notamment le développement des factures électroniques, permettrait selon le ministère de l Économie, de l Industrie et du Numérique de réduire de près de 50 % les coûts de traitement, générant une économie pour les collectivités estimée à plus de 16 millions d euros. Mais dématérialiser ce n est pas que réduire les coûts, c est aussi gagner du temps pour se focaliser sur d autres tâches, raccourcir les délais de traitement, simplifier l organisation, travailler de manière plus écologique et plus sécurisée. JVS-Mairistem accompagne les mairies et les groupements de communes dans leurs projets de dématérialisation depuis le début de la démarche afin d alléger l impact de ces réformes sur l organisation des collectivités locales et de faciliter leur mise en œuvre. 4

5 Nos logiciels de gestion s inscrivent tous dans le cadre réglementaire défini et vont même plus loin en intégrant des fonctionnalités complémentaires qui anticipent les directives à venir. Cette quatrième édition du Guide de la dématérialisation contient toutes les informations les plus récentes afin de vous aider à maîtriser les mises à jour et nouveautés de la dématérialisation. Il répondra à toutes vos interrogations, vous permettant ainsi d appréhender vos projets en toute sérénité. L équipe de JVS-Mairistem JVS-Mairistem vous guide 5

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7 Sommaire Quels sont les protocoles remplacés par des liens dématérialisés?... 8 La différence entre télétransmission et dématérialisation Finances et marchés publics Le portail de la DGFiP Hélios et le PES SEPA ACTES Budgétaires et TotEM La dématérialisation des marchés publics Gestion du personnel La dématérialisation de la paie La dématérialisation du dossier agent L inscription en ligne aux formations du CNFPT N4DS Administration et citoyens ACTES Réglementaires COMEDEC La dématérialisation des données relatives aux personnes physiques Base Elèves 1 er degré Le portail de téléservices Le paiement en ligne Organisation interne XéMéLios La messagerie électronique professionnelle. 44 La convocation électronique des élus Le tiers de télétransmission Le certificat électronique Le parapheur électronique L éditique La GED ou GEIDE L archivage électronique La sauvegarde externalisée des données Les outils recommandés pour dématérialiser. 62 Demande d information JVS-Mairistem vous guide 7

8 Quels sont les protocoles remplacés par des liens dématérialisés? Thématique Délibérations et arrêtés Mandats et titres Documents budgétaires Bulletins de paie Données sociales Virements de paye Cotisations sociales Etat-civil Elections Recensement militaire Inscriptions scolaires Actes de décès Echanges Etat-civil ANTS Facturation Démarches administratives Prélèvements Destinataire Préfectures Trésoreries Préfectures Trésoreries CRAM Trésoreries URSSAF et Pôle Emploi INSEE INSEE, Préfectures Bureau du Service National Académies DGI Mairies, notaires, organismes de protection sociale Trésorerie Citoyens Banque de France 8

9 Anciens protocoles d échange ou méthodes Protocole dématérialisé ou plateforme d échange Papier ACTES Réglementaires Indigo, OCRE PES V2 Papier ACTES Budgétaires Papier, fichier texte Dématérialisation des états de paie DADS-U N4DS HOPAYRA HOPAYRA, avec informations SEPA Papier, saisie DUCS EDI Bulletins statistiques papier SDRFI Aireppnet SDRFI, e.listelec PECOTO PECOTO Plus Papier, saisie Base Elèves Transfert DGI COMEDEC, portail web ADA ROLMRE, INDIGO ORMC, PES Guichet Téléservices en ligne TP GROUPE SDD (SEPA Direct Debit ou «Prélèvement SEPA») JVS-Mairistem vous guide 9

10 La différence entre télétransmission et dématérialisation Bien que le fait d échanger des données par voie électronique constitue en soi une dématérialisation, nous avons souhaité établir dans ce guide une distinction entre les deux termes. Car, à la différence d une simple télétransmission, la dématérialisation implique, d une part, une adhésion au processus de modernisation des services publics engagé par l Etat et, d autre part, elle se caractérise par : Des protocoles de communication au format XML, le seul retenu comme étant interopérable et évolutif ; La possibilité d intégrer des pièces justificatives numérisées au sein des flux de données ; La sécurisation des échanges par le biais d une signature électronique ; L automatisation de la chaîne de traitement entre les différents organismes impliqués. Si la plupart des collectivités locales utilisent au moins l un des outils de télétransmission mis à leur disposition, seul un petit nombre d entre elles est entré de fait dans l ère de la dématérialisation. 10

11 Télétransmission Préparation et transfert de données numériques entre deux système informatiques Dématérialisation Protocoles interopérables et évolutifs, transformation de documents papier en documents numériques, sécurisation des échanges et automatisation des traitements JVS-Mairistem vous guide 11

12 Le portail de la DGFiP Le portail de la DGFiP, qu est-ce que c est? C est un portail Internet sécurisé mis gratuitement à la disposition des collectivités locales par la Direction générale des Finances publiques (Ministère de l Economie et des Finances) afin qu elles puissent télétransmettre leurs données. Depuis le 1er janvier 2015, toutes les collectivités doivent transmettre leurs fichiers au format PES. 12

13 Le portail de la DGFiP Est-ce obligatoire? Non, la collectivité est libre de transmettre ses flux financiers à la Trésorerie, soit en utilisant le Portail de la DGFiP, soit en passant directement par la plateforme Internet de son tiers de télétransmission. Comment procéder? Les informations concernant les modalités d utilisation du portail ainsi que la liste des documents nécessaires à l enregistrement d une demande sont disponibles auprès de votre comptable. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Les applications comptables de JVS-Mairistem proposent l intégration et l automatisation de la connexion au portail de la DGFiP, évitant ainsi la ressaisie systématique de vos codes d accès en vous amenant directement à la page de télétransmission. JVS-Mairistem vous guide Finances et marchés publics 13

14 Hélios et le PES Hélios, qu est-ce que c est? C est la nouvelle application de la DGFiP, dédiée à la gestion comptable et financière de l ensemble des collectivités locales et établissements publics locaux. Le PES, qu est-ce que c est? Hélios met en œuvre un protocole entre les collectivités locales et les trésoreries : le Protocole d Echange Standard qui détermine la liste et le format des données qu elles doivent échanger. Sa particularité est de pouvoir «embarquer» des pièces justificatives. Le PES recouvre plusieurs métiers de la collectivité et remplace désormais les protocoles INDIGO, RCT (comptabilité pour les mandats et titres), ROLMRE (facturation). 14 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Nous proposons le module JVS PES qui est multi-métiers et multi-gammes afin de ne pas imposer à nos clients de s équiper de logiciels nouvelle génération uniquement pour mettre en œuvre le PES. Il intègre la toute dernière version du protocole, conforme aux obligations de l interface de contrôle DGFiP, nommée Guichet XML. En complément, les applications intègrent des procédures et outils facilitant la saisie des mouvements comptables à la norme PES. Enfin, la Gestion Electronique de Documents de JVS-Mairistem permet de simplifier l indexation, la recherche et le rapprochement des pièces comptables numérisées depuis une interface unique.

15 Hélios et le PES Est-ce obligatoire? OUI. Comme précisé dans l arrêté du 3 août 2011, le PES est le seul protocole pouvant être utilisé par l ordonnateur pour la transmission dématérialisée des pièces comptables depuis le 1er janvier L arrêt du protocole Indigo mandats et titres au 1er janvier 2016 oblige toutes les collectivités à opérer la bascule vers le Protocole d Echange Standard pour l ensemble des budgets principaux et annexes. PES Comment procéder? Une convention tripartite doit être signée entre votre collectivité, le trésorier et la Chambre régionale des Comptes. Il faut que votre logiciel de gestion financière soit en mesure de renseigner l intégralité des informations imposées par le PES. La version 2 du PES autorise l envoi aux trésoreries de flux comportant des pièces justificatives (par exemple, les factures numérisées), ce qui implique de posséder un scanner et idéalement un logiciel de GED (gestion électronique de documents). 2 Finances et marchés publics JVS-Mairistem vous guide 15

16 SEPA SEPA, qu est-ce que c est? Après le passage à l euro et au porte-monnaie unique en janvier 2002, l harmonisation européenne s est poursuivie avec les règlements scripturaux : carte bancaire, virements et prélèvements. SEPA signifie Single Euro Payment Area (Espace Unique de Paiement en Euros) et vise à doter tous les Européens de moyens de paiement communs répondant à une norme unique. Les conséquences : - Tous les Relevés d Identité Bancaire ont dû adopter la norme SEPA comprenant les codes BIC (identifiant banque) et IBAN (numéro de compte bancaire international). - De nouveaux formats de fichiers informatiques ont été imposés pour les différents prélèvements et virements SEPA. Est-ce obligatoire? OUI, la norme SEPA est opérationnelle dans les collectivités locales depuis les dates suivantes selon les cas : - Le 1er août 2014 pour celles qui proposent le règlement par prélèvement à leurs administrés. Le rôle de facturation ROLMRE a été remplacé par la norme ORMC (Ordre de Recette Multi-Créanciers). - Le 1er janvier 2015, si la collectivité ne propose pas de prélèvement. Le Titre Interbancaire de Paiement (TIP) et le télérèglement devront se conformer aux standards SEPA à partir du 1er février

17 SEPA Comment procéder? Dans les deux cas, pour intégrer la norme SEPA, il est impératif d être passé au PES. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Le logiciel de facturation de JVS-Mairistem intègre un lien automatisé vers la Comptabilité pour la génération des titres individuels ou collectifs et/ou la génération de rôle au format ORMC. Pour faciliter cette transition, nos logiciels continuent d afficher les RIB au survol des informations rattachées à l IBAN. Nos logiciels sont tous dotés d un outil de conversion automatique des RIB au format IBAN pour l ensemble des tiers et des agents. Finances et marchés publics JVS-Mairistem vous guide 17

18 ACTES Budgétaires et TotEM ACTES Budgétaires, qu est-ce que c est? ACTES qui signifie Aide au Contrôle de légalité dématerialisé désigne le projet tendant à dématérialiser la transmission des actes soumis au contrôle de légalité et budgétaire. Le projet ACTES Budgétaires (AB) permet de dématérialiser la transmission et le contrôle des documents budgétaires émis par les collectivités. La première vague de déploiement est entrée en vigueur avec le cycle budgétaire 2012 (BP, BS, DM et CA 2011) dans des communes volontaires. Mais à ce jour, seulement en M14, M4x, M52 et M71. TotEM, qu est-ce que c est? TotEM signifie : Totalisation et Enrichissement des Maquettes (budgétaires). C est le composant du projet Actes Budgétaires. Cet outil est mis à disposition des collectivités gratuitement par la Direction Générale des Collectivités Locales, et est disponible au téléchargement depuis le site L envoi est ensuite effectué via l opérateur de transmission (également appelé «tiers de télétransmission»). 18 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Nos logiciels de gestion financière sont totalement compatibles avec ACTES Budgétaires, le lien avec TotEM y est automatisé, et l envoi des ACTES Budgétaires se fait dans la même interface que celui des ACTES Réglementaires. En parallèle, notre module JVSPES vous permet de télétransmettre les montants budgétaires à la trésorerie en remplacement du protocole INDIGO Budget. De plus, JVS-Mairistem propose à ses clients des sessions d accompagnement à la mise en œuvre d ACTES Budgétaires. Au programme : configuration du logiciel de gestion financière, formation et prise en main, installation du logiciel TotEM, explications sur son fonctionnement.

19 ACTES Budgétaires et TotEM Est-ce obligatoire? Non, pas encore. ACTES Budgétaires est néanmoins utilisé dès maintenant par les collectivités qui se sont portées volontaires auprès des préfectures. Depuis le 18 mai 2014, toutes les collectivités qui dématérialisent leur contrôle de légalité via le système ACTES doivent être équipées d un certificat électronique RGS** (RGS deux étoiles). Comment procéder? Vous devez prendre contact avec les tiers de télétransmission homologués par le Ministère de l intérieur Il vous faut autoriser par une délibération le représentant de la collectivité à recourir à la télétransmission, à signer le marché avec le tiers de télétransmission et la convention avec la préfecture Il convient de passer un marché (en général un marché à procédure adaptée) avec le tiers de télétransmission homologué retenu par votre collectivité Enfin, il faut signer une convention avec le préfet du département. Finances et marchés publics JVS-Mairistem vous guide 19

20 La dématérialisation des marchés publics La dématérialisation des marchés, qu est-ce que c est? C est le recours aux moyens électroniques lors des procédures d achat public entrant dans l application de l article 56 du Code des marchés publics Dans une optique de simplification et de modernisation des marchés, on veut inciter les entreprises à transmettre par voie numérique leurs candidatures et leurs offres, et obliger les administrations publiques à les accepter. Est-ce obligatoire? OUI, depuis le 1er janvier 2012, tous les marchés de plus euros doivent être mis en ligne et téléchargeables. Pour ces marchés, les acheteurs publics ne peuvent refuser une réponse sous forme dématérialisée et les entreprises doivent pouvoir transmettre leur candidature et leur offre par voie électronique si elles le souhaitent. 20 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Nous avons intégré à nos logiciels une solution de gestion des marchés utilisable en ligne moyennant un paiement par marché. Vous accédez ainsi à des modules de rédaction du marché avec assistance juridique, de publication sur une plateforme web nationale (liens automatiques vers le BOAMP, le JOUE et les opérateurs de presse régionale), d un suivi administratif, technique et financier et enfin, d un support au traitement des réponses dématérialisées.

21 Finances et marchés publics La dématérialisation des marchés publics JVS-Mairistem vous guide 21

22 La dématérialisation de la paie La dématérialisation de la paie, qu est-ce que c est? Elle est mise en œuvre sous deux aspects : - la transmission au comptable des données de paie (mandats, bulletins et journaux), - la transmission des pièces justificatives (arrêtés, ). Les bulletins de paie destinés aux bénéficiaires ne sont pas concernés. 22

23 La dématérialisation de la paie Est-ce obligatoire? Non, pas à ce jour. Comment procéder? Votre collectivité doit adopter une convention tripartite avec sa trésorerie et son éditeur de logiciels. Il faut en effet que votre logiciel de gestion du personnel soit compatible avec celui du comptable pour produire les fichiers au format souhaité. Il vous faut aussi un accès au portail Hélios de la DGFiP ou à la plateforme de votre opérateur de transmission ou de mutualisation pour télétransmettre vos données. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : La Gestion du personnel de JVS-Mairistem automatise la génération des fichiers dématérialisés de bout en bout. Simple et rapide : vous accédez au portail de la DGFiP sans quitter votre application! Gestion du personnel JVS-Mairistem vous guide 23

24 La dématérialisation du dossier agent La dématérialisation du dossier agent, qu est-ce que c est? Traditionnellement, un agent peut accéder à son dossier papier par simple demande auprès du service des Ressources Humaines de la collectivité. La dématérialisation du dossier de l agent offre à chaque collaborateur la possibilité de consulter ses informations à l aide d un portail web sécurisé. Les services offerts aux agents vont de la simple information (consultation des bulletins de paie, des arrêtés, des prochains avancements de carrière, ) à des procédures interactives telles que les demandes de congés ou de formation. Est-ce obligatoire? Non. Chaque collectivité est libre de proposer ou non ce service à ses agents. Cependant, cette démarche «100% démat» intéresse de plus en plus de collectivités, sensibles aux besoins de mobilité et de transparence de leurs agents. 24 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Le «Portail Agents» de JVS-Mairistem propose aux agents de visualiser leur carrière courante et future depuis un espace personnel en ligne. A tout moment, les agents déposent leurs demandes de congés et de formation et suivent l avancement de l instruction des demandes en cours. Ils peuvent également consulter ou télécharger un bulletin de paie. En complément et pour parvenir à une dématérialisation complète du dossier de l agent, la suite de Gestion du personnel propose d archiver vos pièces justificatives depuis Documind Documents Administratifs.

25 Gestion du personnel La dématérialisation du dossier agent JVS-Mairistem vous guide 25

26 L inscription en ligne aux formations du CNFPT La dématérialisation des demandes de formation, qu est-ce que c est? En remplacement des formulaires papier, le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale) met à disposition un site Internet permettant aux agents des collectivités de s inscrire en ligne aux formations individuelles. Cette évolution permet : - Un pilotage et une gestion centralisée des inscriptions des agents - Une plus grande réactivité et la réduction des temps de traitement - Une sécurisation et une traçabilité des échanges - Une dématérialisation de l ensemble du processus : inscription, acceptation en stage, convocation et fourniture de l attestation. Initiée en 2012, la dématérialisation des inscriptions évolue avec, pour objectif, une généralisation progressive du dispositif à tous les types de formations du CNFPT. 26

27 L inscription en ligne aux formations du CNFPT Est-ce obligatoire? Non, chaque collectivité est libre d administrer ses demandes de formation de façon classique ou dématérialisée. Cependant, cette dernière option permet de disposer d indicateurs de formation précis et d une meilleure organisation des départs en formation, grâce à la réduction des délais de traitement. Comment procéder? Il vous suffit de créer un compte sur le site Internet du CNFPT : Il est conseillé de désigner un correspondant gestionnaire qui sera destinataire de tous les courriers relatifs au traitement des dossiers au sein de la collectivité. Un tutoriel est mis à disposition des collectivités pour leur permettre de maitriser le périmètre et les contours de l Inscription En Ligne (IEL). Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Le logiciel de Gestion du Personnel de JVS-Mairistem comprend une liaison dynamique avec le portail Internet du CNFPT. En effet, vous accédez au catalogue des formations du CNFPT et réalisez les demandes d inscription aux sessions de formation, directement depuis votre application métier. Rapide et efficace : vous créez vos fiches de poste à partir du répertoire des métiers territoriaux grâce au module de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC). Gestion du personnel JVS-Mairistem vous guide 27

28 N4DS La N4DS, qu est-ce que c est? C est la Norme en vigueur pour les Déclarations Dématérialisées De Données Sociales. Elle a été conçue pour rassembler les données à déclarer en un seul envoi adressé à un seul interlocuteur qui sera chargé du contrôle et de la diffusion aux organismes concernés. Cette nouvelle norme réorganise les données en ensembles fonctionnels cohérents, ce qui permet d alléger les contrôles. La N4DS concerne l ensemble des salariés des secteurs public et privé. 28

29 N4DS Est-ce obligatoire? OUI. Le format N4DS est obligatoire pour les déclarations à destination des organismes de protection sociale réalisées sur l année N avec les données sociales de l année N-1. Comment procéder? Vous devez vérifier que votre logiciel de gestion de la paie est bien conforme à cette norme. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Le logiciel de Gestion du Personnel de JVS-Mairistem permet de générer et contrôler les flux N4DS. Il intègre de plus la technologie LiveData qui met à jour automatiquement les lignes de paie de la fonction publique territoriale et assure leur cohérence avec les différentes rubriques de cumul utilisées dans la déclaration dématérialisée. En complément, JVS-Mairistem propose une prestation d accompagnement personnalisé pour vous aider à réaliser vos déclarations sociales dans les meilleures conditions. JVS-Mairistem vous guide Gestion du personnel 29

30 ACTES Réglementaires ACTES Réglementaires, qu est-ce que c est? Le programme ACTES (Aide au Contrôle de légalité dématerialisé) a été conçu et conduit par le Ministère de l Intérieur pour : Fournir aux préfectures un outil d aide et de suivi du contrôle de légalité sous la forme d une application «métier» ; Permettre aux collectivités de transmettre, par voie électronique, leurs actes au contrôle de légalité ; Réduire sensiblement le délai entre l envoi des délibérations et leur affichage légal. 30 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : La plateforme ixchange proposée par JVS-Mairistem contient la nomenclature réglementaire complète des actes, un système d horodatage et la gestion des droits des utilisateurs. Notre application Registres communique également avec cette plateforme. Il n y a plus qu un clic entre la rédaction de vos délibérations et le retour de la Préfecture!

31 ACTES Réglementaires Est-ce obligatoire? Non. Dans le cadre de la libre administration, les collectivités locales peuvent organiser à leur guise leur processus de télétransmission. Beaucoup de préfectures préconisent néanmoins aux collectivités de leur département de s associer au programme ACTES dès qu elles le peuvent. Comment procéder? Votre collectivité a besoin d une plateforme de télétransmission homologuée, qui aura été soit construite par vos soins, soit proposée par un autre organisme, privé ou public, appelé tiers de télétransmission. Dans ce cas, vous devez établir une convention tripartite entre votre collectivité, la Préfecture et le tiers de télétransmission. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 31

32 COMEDEC COMEDEC, qu est-ce que c est? La plateforme de COMmunication Electronique de Documents d Etat Civil vise à sécuriser l échange des données d état-civil lors des demandes de pièces d identité et ainsi à protéger la vie privée des citoyens. Les acteurs concernés par ces échanges sont les mairies, les préfectures, les notaires et, à terme, les organismes de protection sociale. C est la mairie de naissance qui répond à la demande de vérification de l état-civil. Jusqu ici limité aux échanges et à la vérification d actes de naissance, le dispositif COMEDEC comprend depuis 2015, deux nouvelles fonctionnalités : - La vérification des actes de mariage et de décès par les mairies pour le compte des Préfectures. - L échange entre les mairies pour procéder à des vérifications avant la création de nouveaux actes ou l apposition d une mention. Pour le citoyen : Elle accélère les démarches administratives. Elle limite la transmission de données personnelles : l usager n a plus à faire de demande d un acte ou extrait d acte de naissance en mairie, les données d état-civil sont automatiquement vérifiées de manière dématérialisée. Pour les administrations : Elle participe à la lutte contre la fraude documentaire et garantit que la demande de vérification est bien fondée. Elle supprime la mise sous pli des réponses aux demandes et les frais d affranchissement associés. Elle sécurise les échanges de données sensibles entre les mairies. Elle centralise les demandes d actes depuis un seul canal et réduit considérablement les délais de traitement. 32

33 COMEDEC Est-ce obligatoire? Non, les communes sont libres d adhérer ou non au dispositif COMEDEC. Comment procéder? Pour adhérer, il faut signer une convention avec l ANTS et le Ministère de la Justice et être équipé d un logiciel compatible avec les fonctions de communication de COMEDEC. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Il faut également posséder une carte d authentification individuelle permettant de signer électroniquement les demandes de données d état civil. Cette carte est gratuite et remise en préfecture. Le logiciel Etat Civil est compatible avec la plateforme COMEDEC. JVS-Mairistem propose à ses clients des sessions d accompagnement à la mise en œuvre de COMEDEC. Au programme : installation des modules d échanges, mise à jour du logiciel d état civil, tests de la carte et des certificats électroniques, formation et prise en main. Pour profiter pleinement des bénéfices offerts par la mise en place de COMEDEC, JVS-Mairistem propose un service de numérisation des actes, comprenant les filiations et les mentions. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à vérifier les données manuellement! JVS-Mairistem vous guide Administration et citoyens 33

34 La dématérialisation des données relatives aux personnes physiques INSEE La dématérialisation via AIREPPNET et SDRFI L INSEE met à jour le RNIPP (Répertoire National d Identification des Personnes Physiques) à partir de l envoi par les mairies des nouveaux actes et mentions d état-civil, ainsi que des inscriptions, radiations et refus de radiations sur les listes électorales. Son portail Internet AIREPPNET leur permet de déposer et transmettre ces données. Mais l INSEE met maintenant à la disposition des éditeurs de logiciels le Système de Dépôt et Retrait de Fichiers Intégré (SDRFI) qui permet de faire les mêmes déclarations depuis les applications métiers. Les mairies peuvent ainsi importer et publier directement les données dont elles ont besoin. Pour pouvoir bénéficier de SDRFI, il faut s assurer de posséder des logiciels Elections et Etat Civil compatibles et avoir passé une convention avec la direction régionale de l INSEE. Cette convention est également nécessaire à l utilisation de AIREPPNET. 34 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : L ensemble des procédures, protocoles et plateformes ci-dessus est géré d origine dans les applications de JVS-Mairistem. Face à la complexité grandissante des procédures et à la multiplicité des interlocuteurs institutionnels, nos logiciels de gestion de l état-civil, du recensement militaire ou de la population sauront vous guider. Et ce, quelle que soit la nature des échanges (papier ou dématérialisée).

35 La dématérialisation des données relatives aux personnes physiques e.listelec La transmission dématérialisée des listes électorales e.listelec est un site du Ministère de l Intérieur ( permettant de transmettre les listes électorales générales et complémentaires, s agissant des élections municipales et européennes, ainsi que les différents tableaux établis par les commissions administratives. Les listes peuvent également être transmises via la Plateforme d Echange et de Confiance (PEC) du Secrétariat Général à la Modernisation de l Action Publique (SGMAP), si la commune est raccordée à ce service. Services des Impôts Le transfert dématérialisé des actes de décès Ce flux permet de mettre à jour différentes bases : cadastre, impôts et taxes, pensions, Selon le volume d actes, ce transfert est effectué au mois ou au trimestre. Ce transfert n est pas encore obligatoire, la liste des actes de décès pouvant toujours être transmise sur papier ou support informatique. BSN PECOTO dématérialisé PECOTO (Prise En Compte Obligatoire Traitement Opérationnel) est le transfert automatisé de la liste des jeunes recensés pour la période en cours. La mairie l adresse au BSN (Bureau du Service National) à l aide de son application métier. Une évolution dénommée PECOTO PLUS est actuellement engagée afin de permettre aux collectivités de transmettre plus d informations au BSN, telles que les numéros de téléphone et les adresses s. Au préalable, une convention doit être établie entre ces deux parties. C est obligatoire, mais le format papier est encore autorisé. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 35

36 Base Elèves 1 er degré Base Elèves 1 er degré, qu est-ce que c est? C est un portail Internet de l Education nationale qui permet la gestion administrative et pédagogique des élèves de la maternelle au CM 2 dans les écoles publiques ou privées : suivi du parcours des enfants, gestion des effectifs, échanges entre directeurs d écoles, mairies, inspections académiques et Inspection de l Education nationale. «Base Elèves 1 er degré» est le nom d une application. Ce n est pas un fichier centralisé et unique. Il existe autant de bases que d académies. Ces bases de données ne communiquent pas entre elles. 36 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Les logiciels de gestion de l Enfance édités par JVS-Mairistem bénéficient d un lien automatique avec Base Elèves 1er degré, afin de simplifier la récupération d informations et de disposer des dernières données à jour. Dans l autre sens, les modifications effectuées dans le logiciel métier sont envoyées vers Base Elèves.

37 Base Elèves 1 er degré Est-ce obligatoire? OUI, pour les directeurs d écoles. Ils doivent obligatoirement renseigner et utiliser Base Elèves. Ils peuvent le faire en ligne sans avoir recours à un logiciel de gestion. Pour les mairies, Base Elèves 1 er degré n est pas obligatoire mais permet une simplification dans la gestion des inscriptions et des informations concernant les élèves. Les logiciels proposés par les éditeurs doivent respecter les spécifications d interface avec Base Elèves. Comment procéder? Il suffit d une connexion à Internet et d un accès au site Base Elèves de l académie. Les données de Base Elèves peuvent permettre à la collectivité d alimenter ses logiciels de gestion des activités scolaires et périscolaires. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 37

38 Le portail de téléservices Un portail de téléservices, qu est-ce que c est? C est un site Internet mis à disposition par une collectivité locale ou par l Etat pour permettre aux administrés, associations et entreprises de réaliser des démarches en ligne nécessitant un échange de données. Les téléservices sont interactifs. Ils permettent, au minimum, de remplir un formulaire en ligne puis de l adresser via Internet au service administratif destinataire. Ce dernier envoie une réponse par la même voie sous forme d accusé de réception. 38 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Le portail Citoyens de JVS-Mairistem propose un bouquet de vingt-quatre téléservices prêts à l emploi, tels que la réservation de prestations périscolaires par les familles. La solution comprend aussi tous les outils nécessaires au traitement et au suivi des demandes effectuées en ligne depuis le Portail Citoyens ou depuis le site mon.service-public.fr et sont intégrées de façon transversale aux logiciels métier.

39 Le portail de téléservices Est-ce obligatoire? Non. Chaque collectivité est libre de proposer ou non des services en ligne. Mais la demande des citoyens pour ce type d échanges est réelle et importante. Comment procéder? Des portails citoyens peuvent être déployés sans avoir à investir dans un site Internet ou en complément d un site Web existant. Le portail national mon.service-public.fr propose de simplifier la mise en œuvre des téléservices citoyens notamment dans le domaine de l état civil, des élections et du recensement : pour que les citoyens puissent adresser des demandes à leurs collectivités, ces dernières doivent s inscrire au dispositif en ligne. Administration et citoyens JVS-Mairistem vous guide 39

40 Le paiement en ligne Le paiement en ligne, qu est-ce que c est? Le paiement en ligne permet à la collectivité de proposer un service sécurisé et disponible 24h/24, 7jours/7 pour le paiement des factures d eau, de cantine, les activités périscolaires, Il a l avantage d accélérer le recouvrement des créances et de renvoyer une image moderne de la collectivité. Il permet le suivi des encaissements en régie ou au niveau de la trésorerie. 40

41 Le paiement en ligne Quels sont les moyens de proposer le paiement en ligne? TiPI (Titre de Paiement par Internet) est un dispositif proposé par la DGFIP permettant à un usager de payer une facture par carte bancaire depuis un portail sécurisé. Au niveau de la trésorerie, TiPI permet l automatisation des émargements dans Hélios. Pour les régies, il est possible d utiliser directement les systèmes de paiement en ligne proposés par les établissements bancaires, les prestataires de services ou la DGFiP à l aide de TipiRégie. Cette démarche implique une interface entre le système de paiement choisi et la régie de la collectivité afin d automatiser la prise en compte des paiements. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Comment procéder? Selon votre contexte, il convient de prendre contact avec votre correspondant monétique pour mettre en place une convention TiPI ou une convention d acceptation de paiement à distance. Pour savoir si vos logiciels de comptabilité et de facturation sont prêts, vérifiez la présence des paramètres de paiement en ligne. Les éditions de titres doivent faire apparaitre une mention d information sur la possibilité de payer en ligne (depuis le site ou un portail dédié). La plateforme «mesfacturesonline.fr» de JVS-Mairistem vous propose une approche complète du paiement en ligne en simplifiant le règlement des factures depuis une plateforme dédiée (par TiPI et par CB) ou depuis un Smartphone grâce à une application mobile intuitive et entièrement sécurisée. JVS-Mairistem vous guide Administration et citoyens 41

42 XéMéLios XéMéLios, qu est-ce que c est? XéMéLios est un outil de visualisation et d exploitation de données dématérialisées au format XML. Il a vocation à devenir l outil standard de recherche et de visualisation de toutes les données qui seront dématérialisées : mandats et titres, bulletins de paie, états de frais, factures, données d aide sociale, En revanche, XéMéLios n a pas vocation à effectuer de totalisations, calculs ou cumuls de données. Ces fonctions sont assurées par les outils bureautiques du poste de travail, la fonction d export de XéMéLios permettant d envoyer les données sélectionnées vers ceux-ci. XéMéLios permet également de signer les flux PES générés. Comment procéder? L outil est disponible gratuitement sur le site Internet : 42 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Pour accompagner ses clients, JVS-Mairistem rédige régulièrement des notices expliquant le fonctionnement des outils de dématérialisation mis à disposition par les différents ministères. Ainsi, un guide d installation et d utilisation et des tutoriels vidéos de XéMéLios sont disponibles sur l espace client du site Internet de JVS-Mairistem.

43 Organisation interne XéMéLios JVS-Mairistem vous guide 43

44 La messagerie électronique professionnelle La messagerie électronique, qu est-ce c est? 83% 1 : c est le taux de mairies de moins de 3500 habitants qui ne disposent pas d adresse professionnelle. Les conséquences à cette pratique pourtant très répandue sont de trois natures : risques pour la sécurité des données, frein au travail collaboratif et problème d image. C est un outil professionnel indispensable qui permet de transmettre des courriers électroniques et de communiquer à distance avec de multiples destinataires : citoyens, élus, administrations, D autre part, la plupart des boîtes s privées ne sont pas synchronisées et sont très limitées en termes de fonctionnalités collaboratives. Enfin, du point de vue de l image, les boîtes s privées sont associées à un certain amateurisme qui peut porter préjudice. 44 Pourquoi se doter d une messagerie électronique professionnelle? En utilisant les outils de messagerie grand public, les collectivités perdent le contrôle sur une grande partie de leur patrimoine numérique. En mettant un professionnel à disposition de tous les agents et élus de la mairie, cette dernière garde le contrôle.

45 La messagerie électronique professionnelle Comment procéder? Déposer un nom de domaine Rattacher un ou plusieurs s à ce nom de domaine (par exemple nomdelacommune.fr ou nomdelacommune.fr) Rediriger les s de l ancienne adresse vers la nouvelle Activer un répondeur automatique indiquant la nouvelle adresse afin de la faire connaitre Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Toutes ces démarches peuvent être effectuées directement par les équipes de la collectivité si elles en ont les compétences. Néanmoins, les prestataires informatiques savent conseiller une offre dimensionnée aux besoins des collectivités, paramétrer les outils et assurer la maintenance. 1 Selon le Baromètre de Dématérialisation 2015 ( Le Portail collaboratif de JVS-Mairistem vous propose des adresses s professionnelles, identiques pour chacun de vos collaborateurs et/ou de vos services. Vous bénéficiez d une protection contre les programmes malveillants et d un filtrage des courriers indésirables, vous préservant des menaces omniprésentes que représentent les courriers électroniques. En complément, cette solution apporte une touche de collaboratif au cœur de votre messagerie habituelle. Elle synchronise vos s, vos tâches, vos agendas et vos contacts pour vous permettre de les partager et de les retrouver à l identique, où que vous soyez. Organisation interne JVS-Mairistem vous guide 45

46 La convocation électronique des élus La convocation électronique, qu est-ce que c est? C est l envoi dématérialisé et sécurisé des convocations, de l ordre du jour et du compte-rendu aux élus, pour les différentes assemblées (conseils, bureaux, commissions, ). Le système d horodatage des envois permet de garantir le respect des délais de convocations et de s assurer de la mise à disposition des documents à l aide des accusés de réception. Dès lors qu une convocation est déposée par le secrétariat, chaque élu reçoit une alerte sur sa messagerie électronique. En plus de cette fonction, les élus disposent d un espace en ligne pour accuser réception de la convocation et notifier leur présence ou leur absence. Dans une logique d optimisation des processus internes, cette démarche permet aux émetteurs de convocations de réaliser de nombreuses économies, tant sur le papier, les frais postaux de recommandés, que sur le temps passé à préparer et gérer cette procédure de façon classique. 46 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : La solution ixchange de JVS-Mairistem automatise la préparation des convocations. Elle sécurise la transmission électronique de l ensemble des dossiers et de l ordre du jour aux élus, dans le cadre de conseils, bureaux et commissions organisés par votre collectivité.

47 La convocation électronique des élus Est-ce obligatoire? Oui et non. La convocation doit être obligatoirement adressée par écrit (courrier ou ) au domicile de chaque conseiller, en respectant les 3 ou 5 jours francs imposés selon la taille de la collectivité (plus ou moins de 3500 habitants). Même si la loi ne l impose pas, l envoi sous forme dématérialisée avec accusé réception, est une précaution permettant à la collectivité de s assurer de la communication des documents dans les délais impartis. Comment procéder? Une simple connexion à Internet suffit pour utiliser cette plateforme d envoi. Cette solution est généralement proposée par les éditeurs de logiciels ainsi que par les fournisseurs de tiers de télétransmission. Organisation interne JVS-Mairistem vous guide 47

48 Le tiers de télétransmission (ou opérateur de transmission) Un tiers de télétransmission, qu est-ce que c est? Le tiers de télétransmission (également appelé opérateur de transmission) est un organisme privé ou public auquel les collectivités peuvent recourir pour la transmission sécurisée et horodatée de leurs données de façon dématérialisée en direction des applications ou plateformes d organismes destinataires. En plus de cette fonction, le tiers de télétransmission peut proposer des prestations complémentaires comme l aide à la construction de fichiers, la signature électronique ou encore l archivage de données. 48

49 Le tiers de télétransmission (ou opérateur de transmission) Est-ce obligatoire? Non. Les collectivités ont tout à fait la possibilité de bâtir elles-mêmes leur plateforme de télétransmission. Toutefois, en raison des contraintes liées au respect du cahier des charges officiel, il est beaucoup plus intéressant de faire appel à un tiers proposant une plateforme mutualisée déjà homologuée. A noter, l opérateur de transmission est obligatoire pour mettre en œuvre le projet ACTES. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : La plateforme de télétransmission ixchange propose en standard d utiliser les passerelles ACTES, Hélios mais aussi les outils de gestion et de simplification de traitements comme le Parapheur, la gestion des convocations électroniques des élus ou la gestion avancée des droits d accès. Nos applications sont compatibles avec les principales plateformes de télétransmission du marché : FAST, S2low, Stela, SPL-XDemat. Organisation interne JVS-Mairistem vous guide 49

50 Le certificat électronique Le certificat électronique, qu est-ce que c est? C est l équivalent du tampon de la mairie. Il comprend les informations numériques relatives à l identité d une personne physique ou morale. Il est garanti par un tiers de confiance, c est-à-dire une autorité de certification qui atteste du lien réel entre cette personne et l entité représentée sur le certificat électronique. Le RGS v.2 (Référentiel Général de Sécurité) détermine deux types de certificats : à une et deux étoiles. Type de certificat Remise du certificat Usages Certificat serveur (authentification) Certificat M (authentification et signature) Certificat MM (authentification et signature) Contrôle de l identité par dossier papier ou électronique Certificat remis par ou téléchargement Contrôle de l identité par dossier papier ou électronique Certificat remis par ou téléchargement Vérification de l identité du porteur sur pièces justificatives en face à face, lors de la délivrance. Puis tous les deux renouvellements. Sécuriser l adresse Internet d un serveur en assurant le visiteur de l identité réelle de son propriétaire (exemple : site Internet) Pour toutes les téléprocédures entre administrés et administrations, ainsi que toutes les procédures entre administrations requérant 1 étoile Pour toutes les téléprocédures publiques, les dématérialisations d appels d offres, les transactions financières, les mails sécurisés non chiffrés, les télétransmissions entre administrations. 50

51 Le certificat électronique Est-ce obligatoire? OUI, dans les cas suivants. Type d usage Fonctions Certificat spécifique Accepter les réponses dématérialisées Chiffrer les données déposées par les entreprises Garantir une ouverture des plis uniquement par la personne publique Publier un flux PES v.2 Certificat «PES» gratuit fourni par la DGFiP Publier un flux ACTES Réglementaires/Budgétaires Envoyer un courrier recommandé électronique Publier un flux COMEDEC Authentifier l agent Authentifier l expéditeur Garantir l ouverture par le bon destinataire Authentifier l officier d état civil auprès de COMEDEC Signer les flux envoyés Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Certificat RGS 2 étoiles Carte ANTS COMEDEC gratuite, fournie par l ANTS Certificat RGS 3 étoiles JVS-Mairistem est distributeur de certificats électroniques. Grâce aux outils de chiffrement et de signature disponibles, ces certificats peuvent être utilisés directement depuis les logiciels de gestion pour préparer et signer les envois numérisés tels que les flux PES v.2 ou ACTES, l ouverture des plis sécurisés lors des appels d offres ou encore l envoi de courriers électroniques recommandés. Organisation interne JVS-Mairistem vous guide 51

52 Le parapheur électronique Le parapheur électronique, qu est-ce que c est? C est un outil électronique pour viser ou signer des documents via un circuit qui peut être très simple (d une personne émettrice vers une personne destinataire) ou plus complexe (d un service émetteur vers un service destinataire en passant par le visa de différentes personnes qui peuvent stopper le processus à chaque étape). 52

53 Le parapheur électronique Est-ce obligatoire? Non. Néanmoins, le parapheur facilite la dématérialisation des bordereaux de mandats et titres, des envois au contrôle de légalité et le travail collaboratif. Par exemple, la validation d un compte-rendu de réunion avant publication. A savoir : l outil gratuit XéMélios peut être utilisé pour apposer une simple signature sur un flux PES. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : La plateforme ixchange permet d utiliser un parapheur électronique hébergé (donc accessible depuis n importe quel poste de travail) pour l ensemble des flux réglementaires et des documents dématérialisés : Hélios et ACTES Courriers et documents à viser ou signer avant envoi postal ou archivage en base de données Ordre du jour et convocations électroniques des élus. Innovante, elle permet de consulter et de viser les documents depuis un ordinateur, un téléphone mobile ou une tablette. Organisation interne JVS-Mairistem vous guide 53

54 L éditique L éditique, qu est-ce que c est? C est la possibilité d envoyer un courrier papier traditionnel sans l imprimer. 54

55 L éditique Comment procéder? Les fichiers d impression de documents produits par les applications bureautiques ou les applications de gestion sont acheminés via une plateforme Internet vers un centre d éditique qui va procéder à l impression, à la mise sous pli, à l affranchissement et à la remise en poste. Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Un tableau de bord permet de planifier et de suivre les envois effectués, la gestion des NPAI (N habite Plus à l Adresse Indiquée) et les droits d utilisation de chaque agent ayant accès au système. Intégré aux logiciels de gestion de JVS-Mairistem, l application Courrier évite beaucoup de tâches fastidieuses, notamment lors des envois en nombre (publipostages, factures, bulletins de salaire). Mais l abonnement au service ne nécessitant pas d engagement sur un volume minimum, on peut aussi bien l utiliser pour envoyer des courriers à l unité. Grâce à son imprimante virtuelle, cet outil peut être piloté depuis n importe quel poste de travail. Organisation interne JVS-Mairistem vous guide 55

56 La GED ou GEIDE La GEIDE, qu est-ce que c est? La GED (Gestion Electronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Electronique de l Information et des Documents Existants) est une application globale permettant de stocker, de classer, d indexer et de retrouver facilement l ensemble des documents et informations intégrés au sein d une organisation. Une fois numérisé, chaque document est classé automatiquement dans une arborescence structurée par thématique métier. Un moteur de recherche avancé permet de retrouver facilement et rapidement les informations souhaitées. 56 Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem : Compatible avec la plupart des scanners présents sur le marché, la suite Documind de JVS-Mairistem centralise depuis une application unique les pièces comptables, les courriers et les documents administratifs issus de votre système d information. Le classement, l indexation et les recherches d informations sont simplifiés pour un gain de temps précieux. Interfacé avec les logiciels métier et les outils bureautiques standards, Documind facilite le rapprochement comptable de vos factures ainsi que le travail collaboratif des services et agents.

57 La GED ou GEIDE Comment procéder? Voici quelques exemples, classés par métier, des documents qui peuvent être concernés par la GEIDE : Finances locales Devis, factures, bordereaux, documents des marchés publics, flux PES, ACTES Budgétaires, synthèses et tableaux de bord datés, Gestion du personnel Fiches agents, bulletins de paie, certificats médicaux, demandes de congés, justificatifs d absence, diplômes, plans de formation, attestations de formation, arrêtés de paie, justificatifs de frais, contrats de travail, avenants, Relations avec les administrés Fiches familles/individus, actes d état-civil, pièces justificatives numérisées, historique des demandes en ligne, modèles de documents et formulaires officiels, Enfance Factures, pièces justificatives, certificats médicaux, documents officiels et formulaires remplis et fournis au service Enfance, Urbanisme Plans et cartes cadastrales, informations parcellaires, pièces de permis de construire, pièces justificatives/ déclarations, Affaires générales Délibérations et arrêtés, flux ACTES Réglementaires, courriers reçus et envoyés, formulaires, plaquettes, modèles de documents, bulletins municipaux, circulaires, comptes-rendus et projets, photos, Organisation interne JVS-Mairistem vous guide 57