La DADS-U 2014 à la norme N4DS V01X09

Transcription

1 La DADS-U 2014 à la norme N4DS V01X09 Pour la déclaration des rémunérations versées en 2014, la DADS-U à produire au plus tard le 31 janvier 2015 doit être à la nouvelle norme N4DS V01X09. Avant toute chose, il est impératif d'installer la version 5.5 de spaiectacle ou sa mise à jour (version 5.5 r1 disponible à compter du 19/12/2014). Seules les versions 5.5 permettent de générer un fichier DADS à la norme V01X09. Nous vous recommandons de bien finaliser vos paies, vos déclarations et vos tableaux récapitulatifs annuels avant de déposer un fichier réel. En revanche, n hésitez pas à déposer un fichier test le plus tôt possible. Calendrier de la campagne 2015 (pour les salaires de 2014) : - lundi 24 novembre 2014 à 9 h : ouverture du service en test à la norme 4DS V01X09 - lundi 5 janvier 2015 à 9 h : ouverture du service aux déclarations réelles à la norme 4DS V01X09 - samedi 31 janvier 2015 : date d exigibilité de la DADS-U Comme chaque année, un espace dédié à la DADS est disponible sur notre site : < Sommaire de la fiche 1 Rappel concernant les codes accidents du travail 2 Les nouveautés de la DADS-U Le contrôle de cohérence 4 L'export de la DADS, la transmission et sa validation Préambule : rappel des informations présentes dans la DADS-U La DADS-U permet de communiquer toutes les données nécessaires, en un seul envoi, à l'ensemble des partenaires (centres TDS, Urssaf, administration fiscale, Pôle Emploi, institutions de retraite complémentaire, institutions de prévoyance, d'assurance et de mutuelle, etc.). Attention, il est précisé ici les données non contenues dans la DADS-U générée par spaiectacle : - données RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) - données CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). - données de retraite supplémentaire. - honoraires (dont droits d'auteur). Pour déclarer les données RAFP et CNRACL, nous vous invitons à vous référer aux indications de vos caisses. Pour les données de retraite supplémentaire, il est possible de se reporter au document papier édité par spaiectacle depuis le menu Etats - Etats de fin d'année : "Déclaration nominative prévoyance, santé & retraite supplémentaire". Pour déclarer les honoraires, vous pouvez effectuer une saisie en ligne sur le site de e-ventail.fr via le service DADSNET. DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 1

2 1 Rappel concernant les codes accidents du travail (AT) Les codes accidents du travail sont déclarés dans la DADS-U et sont chaque année la première raison de refus des DADS! Nous vous invitons à faire le plus tôt possible, et donc sans attendre d'être prêts à déposer votre DADS, le point sur les codes accidents du travail qui vous ont été notifiés par la CARSAT (ex CRAM). 1.1 Où trouver vos notifications de codes AT? Sur le site de net-entreprises, en accédant à la déclaration "Compte AT/MP" : Si vous n'avez pas accès à cette déclaration, vous pouvez l'ajouter en suivant la procédure suivante : 1. Sur le «Menu personnalisé», onglet «Votre compte», cliquer sur «Gérer les inscriptions», 2. Cliquer sur «Gérer les déclarations» : 3. Sélectionner la déclaration "Compte AT/MP" puis cliquer sur la flèche simple (>) pour transférer la déclaration dans «Liste des déclarations sélectionnées». 4. Cliquer sur «Valider». Remarque : ce service n'est pas accessible aux tiers déclarants pour leurs clients/filiales. Vous accéderez ensuite à la liste des codes notifiés pour l'exercice 2014 : les deux informations primordiales pour la DADS sont le code risque (colonne Risque) et la section (colonne SE). DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 2

3 1.2 Si vous avez embauché des artistes en 2014 Vous devez impérativement être en possession d une notification d AT 923AC pour Si vous avez embauché des non-artistes en 2014 Si vous avez embauché des non-artistes, que ce soit des techniciens intermittents ou des salariés permanents (même un CDD d'1 journée), vous devez être en possession d une autre notification (différente du 923AC). Dit autrement, si vous embauchez des artistes et des non-artistes, vous devez avoir au moins deux notifications pour Où vérifier ses codes AT dans spaiectacle? Menu Paramètres - Chiffres Clés - Onglet A.T. Si vous avez embauché des artistes, vous devez avoir une ligne cochée 'Art' : - le code risque doit être 923AC, - la section doit être celle qui vous a été notifiée, comme expliqué au 1.1 (attention : elle est propre à chaque structure). Si vous avez embauché des non-artistes, vous devez avoir une ligne cochée 'CG' : - le code risque doit être renseigné tel qu'il vous a été notifié, comme expliqué au 1.1 (attention : il est propre à chaque structure), - la section doit être celle qui vous a été notifiée, comme expliqué au 1.1 (attention : elle est propre à chaque structure). Remarques : Certaines structures peuvent avoir plus de 2 A.T notifiés (notamment pour les AT "bureau"). Ils doivent également être bien enregistrés (code risque et section) ; Les clients en version multi-sociétés doivent renseigner les sections à l'onglet Paramétrage des fiches Sociétés (menu Paramètres - Sociétés). Si votre DADS est refusée pour cause d'at non notifié, cas par exemple des entreprises ayant embauché des artistes mais n'ayant pas eu de notification pour cela, le Service Maintenance ne pourra malheureusement rien faire : vous devez vous mettre en contact avec votre centre TDS pour obtenir une notification. DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 3

4 2 Les nouveautés de la DADS-U Les nouveautés de la norme Le cahier des charges évolue sur les points suivants : Contrats d'apprentissage : - il est dorénavant possible d'embaucher et de déclarer des apprentis en CDI ; - le salaire réel de l'apprenti doit être déclaré en plus de la base forfaitaire. Aucune manipulation n'est nécessaire sur votre fichier de données, l'intégration de cette évolution est gérée automatiquement par spaiectacle 5.5. Emplois d'avenir : - il convient dorénavant de distinguer les "CUI" des "Emplois d'avenir". 1er cas : si vous avez bien employé des CUI (CIE ou CAE), vous ne devez rien modifier. 2ème cas : si vous avez employé des emplois d'avenir en 2014 mais pas de CUI, vous devez modifier le régime Urssaf de votre catégorie salariale. 3ème cas : si vous avez employé à la fois des CUI (CIE ou CAE) et des emplois d'avenir (secteur marchand ou non), il convient d'avoir des catégories salariales distinctes. Pour 2014, nous vous invitons à ne pas revenir sur votre paramétrage mais en revanche, il convient de revoir le paramétrage pour Pour cela, les fiches solution 'Le contrat d'accompagnement dans l'emploi' et 'Le contrat initiative emploi' ont été mises à jour sur le site de spaiectacle (catégorie 'Les contrats aidés nationaux'). Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Catégories salariales Ouvrir la catégorie salariale utilisée pour les emplois d'avenir, le régime Urssaf doit être modifié : - 'Emploi d'avenir secteur marchand' à la place de 'CUI-CIE' - 'Emploi d'avenir secteur non marchand' à la place de 'CUI-CAE'. CICE : - le montant du SMIC et de la rémunération utilisés pour le calcul du CICE ont été distingués de ceux utilisés pour la réduction Fillon. Aucune manipulation n'est nécessaire sur votre fichier de données, l'intégration de cette évolution est gérée automatiquement par spaiectacle 5.5. Ouverture des droits à l'assurance maladie - la durée annuelle minimale pour ouvrir droit à l'assurance maladie a été abaissée à 400h ou 400 SMIC. Aucune manipulation n'est nécessaire sur votre fichier de données, l'intégration de cette évolution est gérée automatiquement par spaiectacle 5.5. DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 4

5 2.2 Les nouveautés liées à la DADS-U Prévoyance spaiectacle intègre dans la DADS-U l'ensemble des données de type "Prévoyance" et/ou "Santé" à envoyer aux caisses de prévoyance, assurances ou mutuelles. Il existe deux spécificités prises en compte cette année : 1. Certains organismes assureurs ne sont pas adhérents du système DADS et il convient donc de ne pas exporter en DADS-U les données prévoyance/santé : spaiectacle 5.5 permet de gérer cette spécificité (cf 2.2.1). 2. Certains organismes assureurs demandent des paramétrages spécifiques pour les contrats souscrits, qui sont décrits via une "fiche de paramétrage" mise à disposition directement par ces organismes auprès des employeurs concernés : spaiectacle 5.5 r1 permet de gérer cette spécificité (cf 2.2.2). Les paramétrages qui suivent concernent les entreprises ayant souscrit un contrat prévoyance/ santé à une autre caisse qu'audiens Exclusion des données prévoyance pour certains organismes assureurs Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Caisses Modifier la caisse pour lesquelles les données de type 'Prévoyance' et/ou 'Santé' ne doivent pas être envoyées en DADS. Cocher la case Hors DADS-U. Pour ces caisses, il est alors possible d'envoyer un état papier à éditer depuis le menu Etat - Etats de fin d'année : "Décl. nominative prévoyance, santé & retraite suppl." Paramétrage spécifique des contrats prévoyance pour certains organismes Dans un premier temps, il convient de vous mettre en relation avec votre organisme assureur afin de lui demander la "fiche de paramétrage" : < Si aucune fiche ne vous est attribuée, vous n'avez aucun paramétrage spécifique à effectuer. DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 5

6 Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues En premier lieu, se reporter à la fiche de paramétrage émise par votre organisme. Pour rappel, le code organisme et le code délégataire étaient des zones déjà gérées en version 5.4 : - le code organisme est renseigné dans la fiche Caisse (Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Caisses) - le code délégataire est à renseigner dans la fiche Société (Menu Paramètres - Société - onglet Caisses). Les nouveautés concernent : la référence contrat, le code population et le code option (le code base spécifique est géré automatiquement par spaiectacle). La référence contrat Si la référence est identique pour toutes les lignes prévoyance ou santé, vous pouvez le renseigner directement dans le numéro d'affiliation rattaché au type retenue dans l'onglet Caisses de la fiche Société. Si la référence contrat diffère d'une ligne sur l'autre, il convient de la renseigner directement dans les retenues concernées (Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues - onglet Particularités). Le code population et le code option Si un code population et /ou un code option sont renseignés, il faut les reporter dans les retenues correspondantes. DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 6

7 3 Le contrôle de cohérence Le contrôle de cohérence permet de contrôler de nombreuses données qui pourraient ne pas être correctement paramétrées dans spaiectacle, pour permettre un bon report des informations dans la DADS-U. Il permet également d'effectuer des contrôles de forme pour répondre au cahier des charges de la DADS-U. Menu Etats - DADS-U N4DS Le contrôle de cohérence est coché automatiquement (décochez éventuellement Export du fichier DADS-U N4DS et Edition papier afin que seule cette option soit cochée). Dans la fenêtre "Cohérence des données", corrigez les anomalies éventuelles qui vous sont signalées. Seules les anomalies bloquantes (repérées par un astérisque) empêchent l export du fichier. A défaut d'astérisque, ce sont de simples avertissements non-bloquants. Pour corriger, double-cliquez sur la ligne d'anomalie : la liste des fiches concernées par cette erreur apparaît directement à l'écran. Corrigez les anomalies puis relancez le contrôle de cohérence en cliquant sur "Relancer l'analyse". DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 7

8 4 L'export de la DADS, la transmission et sa validation La procédure d'export et de dépose du fichier DADS reste identique aux années précédentes. Nous ne redétaillerons pas dans ce courrier l'ensemble de ces éléments, vous les trouverez dans l'aide en ligne de spaiectacle (Menu Aide - Aide de spaiectacle - chapitre Etats, puis DADS-U N4DS). Quelques rappels 1. L'édition papier est un document de contrôle : nous vous invitons à vérifier les données éditées avant de déposer votre fichier DADS-U sur le site de net-entreprises. 2. Choix du type de fichier : - envoi d'un fichier test : les fichiers tests ne seront pas validés, même si le test effectué sur le site de net-entreprises renvoie un bilan positif. Il est possible d'en générer autant que nécessaire. - envoi d'un fichier réel : c'est ce seul fichier qui sera pris en compte par net-entreprises. Il doit être déposé au plus tard le 31 janvier Au moment de générer le fichier DADS-U, il est possible que d'autres erreurs soient détectées. L'export est alors signalé comme "KO" dans la fenêtre de gestion des exports et le nombre d'anomalies est précisé en Commentaire. Pour corriger ces erreurs, sélectionner l'export et cliquer sur l'icône Imprimer : spaiectacle imprime un document récapitulatif des zones en erreur. Ne modifiez pas directement le fichier exporté mais corrigez la ou les erreurs dans spaiectacle. Recommencez ensuite l'export du fichier. Exemple d'erreurs générant des zones en anomalies entre!! : caractères "exotiques" tels que %, #, æ, œ Votre fichier DADS-U va être contrôlé deux fois : il y aura tout d'abord un contrôle de forme, puis un contrôle "métier" TDS. Les contrôles métier des caisses de retraite et de prévoyance sont eux effectués ultérieurement. En cas d'erreur, elles vous contacteront directement. Le contrôle de forme : Connectez-vous au site net-entreprises.fr et identifiez-vous. Cliquez sur le lien "Accéder aux déclarations". Choisissez ensuite, dans l'encart DADS-U : "Accéder à la déclaration". Cliquez sur "Vos envois". Si la déclaration est invalide aux contrôles de forme, cliquez sur le lien "Accès bilan anomalies", le descriptif de l'anomalie est alors précisé. Si l'anomalie est une erreur que vous ne comprenez pas, nous vous engageons à vous reporter à la page spécifique DADS-U (N4DS) dans l'espace Clients de notre site afin de voir si elle a été référencée, sinon, vous pouvez nous contacter afin que nous vous aidions à corriger votre paramétrage : < Une fois les anomalies corrigées, regénérez un fichier DADS-U de type "réel" (et non "Annule et remplace") et déposez-le sur le site de net-entreprises (attention, ne vous trompez pas de fichier, déposez bien le nouveau!). Le contrôle métiers : Connectez-vous au site net-entreprises.fr et dans l'espace DADS-U, cliquer sur "Vos envois". Cliquez sur le lien "Accès bilan TDS". Vérifiez que votre DADS est bien acceptée. Si la DADS est refusée, cliquez sur le lien "Afficher le bilan" pour avoir plus de précisions. Si l'anomalie est une erreur que vous ne comprenez pas, nous vous engageons à vous reporter à la page spécifique DADS-U (N4DS) dans l'espace Clients de notre site afin de voir si elle a été référencée, sinon, vous pouvez nous contacter afin que nous vous aidions à corriger votre paramétrage : < Une fois les anomalies corrigées, regénérez un fichier DADS-U "Annule et remplace" (de même type que l'initiale!). Lorsqu'on choisit de générer un fichier de type Annule et remplace, un dialogue permet de préciser le N d'ordre de la DADS-U annulée. Il convient d'y reporter le n d'ordre de la DADS refusée par l'organisme (plus de précisions dans l'aide en ligne de spaiectacle, menu Aide - Aide de spaiectacle). DADS-U 2014 à la norme V01X09 page 8