Gestion du Personnel. Comment faire pour ÉTABLIR UNE DADS-U COMPLÈTE ÉTAPE 1 : VÉRIFIER LES ÉLÉMENTS CONCERNANT LA COLLECTIVITÉ

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1 Comment faire pour ÉTABLIR UNE DADS-U COMPLÈTE Gestion du Personnel Chaque année, la déclaration annuelle des données sociales (DADS) s inscrit dans une démarche obligatoire tant pour les entreprises relevant du régime général que pour les collectivités territoriales. Depuis notre logiciel, vous avez la possibilité d établir une déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U) complète (version.b minimum requise) composée des données suivantes : Partenaires TDS Institutions de retraite complémentaire Agirc-Arrco [IRC] Institutions de prévoyance [IP] et/ou mutuelles et/ou assurances Un seul dépôt d un fichier réel sur net entreprises est possible par établissement. Si votre fichier réel est refusé au contrôle métier par un des organismes destinataires, vous devrez redéposer un fichier «Annule et remplace». ÉTAPE : VÉRIFIER LES ÉLÉMENTS CONCERNANT LA COLLECTIVITÉ Paramètres > Collectivité Double-cliquez sur votre établissement principal. Vérifiez la validité des renseignements saisis. Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /

2 Onglet Organisme Vérifiez que les codes affiliation sont ceux transmis par les organismes. Onglet Paie Vérifiez le code «Risque» et le «Taux» d accident de travail. Si vous êtes assujetti à la taxe sur les salaires, vérifiez les taux et plafonds renseignés. Validez Quittez. Onglet Contacts Une personne physique de votre collectivité est à déclarer avec ses coordonnées comme contact à joindre Ajoutez une ligne pour créer un contact. Si votre contact existe, double-cliquez sur la ligne et vérifiez les renseignements ci-dessous. 0 Saisissez le nom du contact pour la DADSU. Renseignez le numéro de téléphone et le courriel. Cochez «Contact DADS-U». 0 0 Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /

3 Onglet Paie Dans le cadre de la DADS-U complète, renseignez chaque Code Institution de Retraite Complémentaire pour la déclaration de vos cotisations à la retraite complémentaire Agirc-Arrco. Validez votre saisie. Quittez. ÉTAPE : VÉRIFIER LES ÉLÉMENTS CONCERNANT LES AGENTS Agents > Agents Vérifiez les informations de naissance sur chaque agent. Vérifiez que «non imposable» soit cochée dans la situation des élus si leur indemnité de fonction ne doit pas être prise en compte dans leur déclaration de revenu dans «Traitements et salaires». Contrôlez et rectifiez au besoin la «catégorie de service DADS- U» pour des agents concernés par la catégorie «active». Les emplois de catégorie active présentent un risque particulier ou des fatigues exceptionnelles justifiant un départ anticipé à la retraite (fossoyeur, égoutier, buandier). Les emplois sont classés en catégorie active par arrêtés ministériels : l appartenance à la catégorie active dépend du grade détenu par le fonctionnaire et des fonctions qu il exerce. Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /

4 Onglet Carrière et contrats Sélectionnez la dernière ligne de carrière créée et cliquez sur <Modifier une ligne>. Contrôlez et renseignez le code emploi territorial (PCS-NET) correspondant au mouvement de carrière de l agent si besoin. Sélectionnez le code emploi PCS-ES pour les agents de droit public et le code emploi PCS-ESE pour les agents de droit privé. (PCS-NET) correspondant au mouvement de carrière de l agent. Ce code est obligatoire pour les agents de droit privé. Pour les agents de droit public une table correspondance met à jour ce code lors de la génération de la DADS-U. Refaites la manipulation pour chaque ligne de carrière créée sur l année de la DADSU. Pour les agents rémunérés au tarif horaire, vous devez créer une ligne de carrière. 0 Ajoutez une ligne. Renseignez la date d effet qui doit correspondre à la date de début de la situation. Sélectionnez le Motif. Sélectionnez comme mode de calcul : Hors indice (Tarif horaire ou autres). 0 Sélectionnez le code emploi territorial (PCS-NET) de l agent. Cliquez sur Valider. ÉTAPE : VÉRIFIER LES ÉLÉMENTS CONCERNANT LES ORGANISMES COMPLÉMENTAIRES Avec la possibilité de déclarer vos données concernant les institutions de prévoyance, les mutuelles et les assurances, cette étape vous guide pour leurs paramétrages. Paramètres > Paie > Organismes complémentaires Accédez à l organisme complémentaire à paramétrer. Saisissez les codes dont vous disposez. Seuls la référence du contrat et le code population sont obligatoires pour la déclaration. Refaites la manipulation pour chaque organisme complémentaire à déclarer sur l année de la DADSU. Cliquez sur [Terminer]. Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /

5 ÉTAPE : GÉNÉRER UN FICHIER AU FORMAT NDS Liaisons externes > DADS-U Sélectionnez «Fichier test». La génération reprend toutes les lignes d indemnités et de primes utilisées de l année. Cliquez sur <Primes> et vérifiez la concordance des lignes de primes avec la nomenclature NDS. Modifiez si nécessaire : Pour les primes relevant du régime indemnitaire, il suffit d utiliser le code. Si la ligne de prime ou d indemnité ne correspond à aucune correspondance, sélectionnez «Pas de correspondance». Sélectionnez les établissements concernés par le fichier NDS de l année. Lancez la génération du fichier. Le lancement de la génération supprimera automatiquement le dernier fichier généré et donc les modifications forcées que vous auriez pu y apporter. Cliquez sur <Visualiser un fichier DADS-U> pour visualiser un fichier DADS-U déjà généré. Le logiciel DADSU produit un rapport d anomalies complémentaire avant de vous donner accès au contenu du fichier. Imprimez-le ([Fichier] [Imprimer]) et corrigez toutes les anomalies recensées, dans le logiciel de gestion du personnel. Sans ces corrections le fichier NDS0 sera rejeté. Sans aucune anomalie, passez à l étape suivante. Si la collectivité a versé des honoraires (et que vous souhaitez les déclarer dans le fichier nds) pendant l année, répondez «Oui» à la question. Sinon, répondez «Non». Si vous répondez «Oui» vous obtenez la fenêtre ci-contre : Renseignez les éléments relatifs à la personne physique ou morale (SIRET indispensable). Dans l onglet «Honoraires», saisissez le montant versé tronqué à l euro. Enregistrez. Cliquez sur <Nouvel enregistrement> pour saisir un nouvel honoraire, sinon quittez la fenêtre. Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /

6 Lors d une nouvelle génération, le logiciel garde en mémoire tous vos honoraires. Si vous souhaitez les contrôler ou les modifier, répondez <Oui> à la question «Il existe des honoraires. Voulez-vous les ouvrir pour vérification?». Le logiciel DADSU propose alors le pré contrôle de la structure de vos données avec le module DADSU CTL de net-entreprises pour vérifier la conformité du fichier. Si vous avez des anomalies bloquantes, il faut les corriger à la source dans le fichier agent de la Gestion du personnel ou dans le fichier DADSU. Fermez la fenêtre. Le logiciel vous propose ensuite de copier le fichier NDS sur un support amovible. Cliquez sur <Oui> pour enregistrer le fichier sur le support de votre choix. Cliquez sur < Non> pour enregistrer le fichier dans le répertoire désigné. 0 Sélectionnez soit le lecteur disquette ou un autre emplacement en cliquant sur <Liste de recherche>. Cliquez sur OK. 0 Pour les agents IRCANTEC ayant eu une période d inactivité de plus de trente jours consécutifs, vous devez saisir une période d inactivité dans le module DADS-U. Pour les agents CNRACL vous devez déclarer toutes les périodes d inactivité. Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /

7 Visualisation des structures > Identification du salarié Après avoir sélectionné l agent concerné, cliquez sur l onglet «Déclarations». Cliquer sur <Nouvel enregistrement> pour ajouter une nouvelle période d inactivité. Sélectionnez le code motif de la période d inactivité. Renseignez les dates de début et de fin de la période d inactivité. Sélectionnez le code type de montants. Saisissez la perte d assiette pour les agents IRCANTEC ou le taux de la rémunération pour les agents CNRACL. Enregistrez. Remarques : Les périodes d inactivités (situations particulières) doivent être incluses dans les périodes d activités. S il existe deux périodes d activité pour l agent, il faut créer deux périodes d inactivité respectives. Exemple, si l agent a deux périodes d activité (0/0/0-0/0/0 et 0/0/0 - //0) et une période d inactivité du 0/0/0 au /0/0, il faudra créer deux situations particulières : une du 0/0/0 au 0/0/0 et une autre du 0/0/0 au /0/0. En fonction du code type renseigné : Pour les IRCANTEC, il faut indiquer le montant de la perte d assiette pour les périodes d au moins 0 jours consécutifs. Pour les CNRACL, il faut indiquer le taux de la rémunération en centième (000 pour 0%) ATTENTION! Pour supprimer une période d inactivité, sélectionnez la ligne concernée et cliquez sur < Supprimer la ligne>. Ne cliquez pas sur la <Corbeille>, cela supprimerait totalement l agent de votre DADSU. Les périodes d inactivité seront conservées si vous refaites la génération du fichier au même titre que les honoraires. Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /

8 Éditions > Données fiscales Vous pouvez éditer les informations transmises aux différents organismes ou les exporter en format PDF. Vous devez impérativement contrôler les informations contenues dans la DADS-U avec les données de la paie. Vous pouvez vous aider des éditions récapitulatives par agent ou de vos états paramétrés. ÉTAPE : DÉPOSER UN FICHIER NDS Vous accédez directement au site de Net-entreprises pour y déposer votre fichier test NDS. Liaisons externes > DADS-U Cliquez sur <Visualiser un fichier DADS-U> pour visualiser un fichier DADS-U déjà généré. Une fois votre fichier test accepté au contrôle de conformité (net-entreprises) et au contrôle métier (TDS), vous pouvez directement passer en fichier réel sans régénérer votre fichier à partir du module DADS-U et redéposer votre fichier (Procédures exceptionnelles > Passage en fichier réel). Dans le cas où, votre fichier DADSU en REEL est refusé au contrôle net entreprise et TDS, corrigez les anomalies sur le logiciel de paie et effectuez les manipulations suivantes : Liaisons externes > DADS-U Cochez fichier réel. Cochez la case «Annule et remplace la déclaration», le numéro de la dernière déclaration générée sera repris automatiquement. Cliquez sur <Générer> et refaites les manipulations ci-dessus depuis le point de la génération du fichier. Ref : OL / Gestion du Personnel / Établir une DADS-U complète Décembre 0 /