Principales Fonctionnalités

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1 Principales Fonctionnalités Assurer la gestion décentralisée de la Formation Simplifier et fiabiliser les processus de demandes et de suivi des actions de formation Maîtriser les étapes de la construction du plan de formation Gérer les liens entre Formation Professionnelle et GRH, GTA, Bilan social Diminuer les charges de saisie en automatisant les éditions bureautiques Appliquer les règles législatives de la Formation Professionnelle Evaluer la qualité d'une formation.

2 GENERALITES Le module Formation Professionnelle est destiné à assurer le suivi du plan de formation de l entreprise. Développé en partenariat avec plusieurs de nos grands clients, il répond à la totalité des besoins d un Service de Gestion de la Formation. Des règles de gestions spécifiques au déploiement dans des environnements complexes permettent d utiliser ce module dans différentes situations. L enregistrement des demandes de formation permet d enrichir la base de données avec des éléments de tri et de recherche. Les demandes de Formation peuvent être enregistrées par un écran de saisie Intranet décentralisé au niveau du salarié ou de son responsable hiérarchique. Une autre méthode utilisée en entreprise consiste à planifier des sessions et à les mettre à disposition des utilisateurs sous la forme de sessions de pré-inscriptions. Structures décentralisées : 1. Toutes les fonctions d administration et de maintien du référentiel sont regroupées sous un profil d utilisateur spécifique. 2. Un niveau intermédiaire permet de faire des regroupements de fonctions et de données (ex : une région peut intervenir sur un ensemble de magasin). 3. Le niveau le plus fin (utilisateur) n accède qu à ses données. Dans le cas d une utilisation plus simple (Service unique de gestion de la Formation), il suffit de ne pas activer les règles de gestion. Dans ce cas, l utilisateur accède à toutes les fonctions et toutes les données. permet de gérer plusieurs niveaux d'utilisateurs : si vous le souhaitez, les demandes de formation peuvent être saisies directement par la salarié, au travers du portail Salarié de l'intranet. REPONDRE AUX CONTRAINTES DE CONSTRUCTION D UN PLAN DE FORMATION L ANALYSE DES BESOINS Formation a été conçu pour répondre aux besoins exprimés par les Responsables du suivi de la Formation. Une des préoccupations importantes de ceux-ci concerne la préparation et la finalisation du plan de formation. Les contraintes du montage d un plan de formation sont abordées ici de manière simple et peuvent s adapter à différentes méthodes fréquemment rencontrées en entreprise. La plupart des saisies se fait par l utilisation d un filtre. L utilisateur sélectionne ses stagiaires et vient les déposer sur le stage ou l action de formation ("glisser-déposer"). LES DONNEES DU PLAN A tout moment, l utilisateur peut visualiser les données de son plan de formation. Tant que l utilisateur ne valide pas son plan, il reste dans la fonction de simulation. Les calculs de coûts se font en temps réel. Pour connaître la masse, il suffit de déplacer à la souris les éléments du plan retenus de la partie supérieure de l écran vers la partie inférieure.

3 REPONDRE AUX CONTRAINTES DE SUIVI DE REALISATION DU PLAN DE FORMATION Formation vous donne les moyens de suivre précisément le déroulement du Plan de Formation. Des requêtes permettent de connaître à tout moment les engagements (inscriptions en cours). GESTION DES COMPETENCES L impact de la gestion des compétences devient omniprésent dans la prise en compte des données nécessaires à la construction du plan de formation. Des aides sont proposées pour faciliter les tâches de programmation de nouvelles actions de formation sous la forme de plannings. En standard, différents plannings sont installés : Planning des salles de formation (internes / externes) Planning des animateurs (internes / externes) Planning des tuteurs de formation Planning du matériel pédagogique Planning des actions de formation Le paramétrage de nouveaux plannings étant particulièrement simple, il est facile d en créer de nouveaux. Pour optimiser le suivi du plan de formation, des requêtes sont à la disposition de l utilisateur. Elles permettent notamment l'extraction de données sous Excel, avec/sans mise en forme. L exemple ci-dessus illustre la manière dont Formation gère l'interaction entre différents référentiels pour proposer des solutions de formation. Formation, un outil d aide à la décision : En s appuyant sur les référentiel d emplois / métier de l entreprise, il est facile de rapprocher des stages et / ou des cursus de formation. Formation proposera des listes de personnes à former. En s appuyant sur les référentiels activités / compétences, il est facile de planifier des actions de formation correctives (ex : écarts de compétences). Formation peut aussi faciliter le suivi des habilitations, habilitations qui peuvent être liées aux emplois ou à d autres notions (service/atelier, machine, activité etc.). Le souhait d utiliser l approche "compétences" nécessite de disposer du module complémentaire Compétences. LA MISE EN CONFORMITE AVEC LA REFORME DU 4 MAI 2004 Formation prend en compte toutes les modifications apportées par la réforme de la formation professionnelle. Les développements nécessaires ont été réalisés afin de pouvoir répondre en intégralité aux demandes des différentes DRH. Exemple : la requête ci-dessus donne la liste des stages rattachés à un emploi. Elle illustre les liens qui existent entre la Formation et les Emplois. D'autres portent sur les liens avec les Activités, les Compétences, etc. Que ce soit l utilisation de la période ou du contrat de professionnalisation, le passeport formation, le droit individuel à la formation (DIF) ou la nouvelle typologie des actions de formations, Formation intègre ces innovations importantes, et vous permettra de les gérer sans difficultés :

4 Les nouveaux types administratifs des actions de formation sont saisis à la création d un stage LE SUIVI DES ACTIONS DE FORMATION Formation permet une historisation de tous les éléments saisis. En effet, que ce soit le statut des demandes, des stages, des factures, des cycles tout est historisé dans la base unique de données, commune à tous les modules de et donc ces informations sont accessibles, par exemple : pour alimenter les Tableaux de bord et/ou le Bilan Social. Le DIF est pris en compte dès la demande de formation De plus, Formation met à votre disposition un outil entièrement paramétrable d'évaluation des stages, qui permettra au chef de service, au responsable de Formation, au DRH, au salarié (auto-évaluation) de faire une évaluation à chaud ou à froid - à la fois qualitative et quantitative d une formation suivie. puis traité au niveau individuel, comme le contrat de professionnalisation.

5 REPONDRE AUX CONTRAINTES LEGALES ET FISCALES Dans son utilisation standard, Formation s appuie sur les différents modules de l offre de Cantoriel (Carrière & Rémunération pour la gestion administrative du personnel, Gestion des Temps & Activité pour la gestion des temps, de l'activité et des plannings, etc.). Les éditions de présentation du plan s appuient sur ces différentes données et permettent l édition d états statistiques en tenant compte de nombreux critères : - Affectation : affectations de travail, affectations de gestion, affectations analytiques - Classification : catégorie, catégories socioprofessionnelles, contrat de travail, horaires contractuels, etc. - Autres critères : ancienneté, âge, métier, emploi, etc. La représentation de ces données peut se faire au travers de requêtes (avec mise en forme via MS Excel), avec MS Word (fusions entièrement automatisées avec des tableaux) ou avec tout autre système d interrogation de base de données (ex : Business Objet, MS Access, etc.). Cantoriel est agréé auprès de la Direction Régionale des Impôts. L impression du pro forma de la déclaration est agréé D.R.I. Ce document peut être envoyé directement au Centre des Impôts dont vous dépendez, sans recopie. QUELQUES REPERES La première version de Formation existe depuis Des évolutions successives ont enrichi ce module au fil du temps, comme : agrément pour la déclaration fiscale en 1999, disponibilité du module en Intranet, ajout de la gestion du montage des dossiers C.T.F., DIF Les dernières évolutions majeures concernent principalement l approche «Gestion par les compétences», pour répondre à la forte demande de nos clients. Formation dépasse le stade d une gestion administrative de la Formation pour devenir véritablement un outil d aide à la décision. Formation est utilisé par des clients de secteurs d activités très différents : Grande distribution, Industrie, Sociétés d ingénierie, Administration, etc. Tous utilisent le même logiciel, ce qui permet à chacun d'eux de bénéficier des évolutions. Ecran d identification de la déclaration. Formation permet de saisir plusieurs déclarations, ce qui permet de voir «avancer» son plan de formation dans le format de la déclaration. Formation est utilisé par des clients qui ont fait le choix de tout ou partie des modules du S.I.R.H. Si nécessaire, Formation s'intègre avec d'autres logiciels : des interfaces standard sont proposées pour l'alimentation avec les données du Personnel, ou pour extraire (dans différents formats) des informations destinées au logiciel de comptabilité, par exemple. Toutes les données statistiques sont générées par Formation (effectif, nombre de stagiaires, coûts, etc.). Seules certaines données sont saisies, comme la masse salariale de référence, ou les versements effectués aux différents organismes collecteurs.

6 SYNOPTIQUE FORMATION Définition des axes Définition des budgets Demandes individuelles Demandes collectives Enveloppes budgetaires Ajustement des budgets Pré-inscription Présentation du plan ou saisie centralisée Constitution de de scénarii ou saisie centralisée Présentation du plan retenu Validation du plan Saisie centralisée Saisies hors hors prévisions Suivi Suivi des des inscriptions Validation des des feuilles de de présence Saisies hors hors prévisions Suivi des des stages réalisés Bilan du du plan. Edition des des documents fiscaux. Etc. Ce schéma illustre la philosophie du module Formation. Il apparaît clairement que toutes les fonctions nécessaires à la gestion complète de la Formation professionnelle, ou processus, sont disponibles : demande de formation établissement du plan de formation mises en œuvre des actions de formation suivi des actions de formation, états, éditions. Formation apporte en plus des spécificités de déploiement qui intéresseront les entreprises qui s interrogent sur la centralisation ou la décentralisation des données de Formation. Cantoriel peut vous faire bénéficier de son expérience sur le sujet et vous proposer différentes stratégies en fonction de vos objectifs.

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