PLATEFORME DEPARTEMENTALE DES APPELS D'URGENCE DES VOSGES REGLEMENT INTERIEUR COMMUN

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1 hp PLATEFORME DEPARTEMENTALE DES APPELS D'URGENCE DES VOSGES SDIS des Vosges 2, voie Husson BP GOLBEY CEDEX Centre Hospitalier Emile DURKHEIM 3, avenue Robert Schuman BP EPINAL CEDEX Conseil Général des Vosges 8, rue de la Préfecture EPINAL CEDEX 9 Avril /12

2 SOMMAIRE LEXIQUE... 3 PREAMBULE... 4 GENERALITES... 4 OBJET... 4 LES SERVICES... 5 LES SERVICES DE LA PDAU... 5 AUTORITE HIERARCHIQUE... 5 LE COMITE DES UTILISATEURS Composition du Comité des Utilisateurs (CU) Rôle du Comité des Utilisateurs Fonctionnement du Comité des Utilisateurs... 5 GESTION DES LOCAUX ET EQUIPEMENTS... 6 PLAN DU SITE... 6 LES REGLES DE LA VIE COURANTE... 7 CONDITIONS D ACCES ET D ACCUEIL Accès au site Stationnement Secrétariat Accès aux plateaux opérationnels du CTA-CODIS / SAMU / COCR... 8 CONTRAINTES PARTICULIERES SUR LE PLATEAU OPERATIONNEL Nuisances sonores Affichages Communication Vestiaires Restauration Entretien Service Intérieur Evacuation des déchets Pauses - détente Chambres Salle de réflexion - réunion Règles de sécurité Tenue DISPOSITIONS GENERALES DOCUMENTATION SECURITE HYGIENE SECURITE CONDITIONS DE TRAVAIL LITIGES - DYSFONCTIONNEMENTS MISES A JOUR ET REGLEMENT DES LITIGES ENTREE EN VIGUEUR MODIFICATION REGLEMENT DES LITIGES Avril /12

3 LEXIQUE ARM : Assistante de Régulation Médicale ASSUM 88 : Association des Services de Soins et Urgences Médicales des Vosges CESU : Centre d Enseignement de Soins d Urgence CH : Centre Hospitalier CHSCT : Comité d Hygiène et de Sécurité et des Conditions de Travail COCR : Cellule Opérationnelle de Coordination Routière CODIS : Centre Opérationnel Départemental d Incendie et de Secours CRRA 15 : Centre de Réception et de Régulation des appels 15 - SAMU CTA : Centre de Traitement de l Alerte CU : Comité des Utilisateurs DRP : Direction des Routes et du Patrimoine LT : Locaux Techniques PO : Plateau Opérationnel PDAU : Plateforme Départementale des Appels d'urgence PDS : Permanence Des Soins RI : Règlement Intérieur SAMU : Service d Aide Médicale d Urgence SDIS : Service Départemental d Incendie et de Secours SMUR : Service Mobile d Urgence et de Réanimation STI : Services Transmissions et Informatique Avril /12

4 PREAMBULE GENERALITES Avec l'assentiment des autorités départementales et régionales respectives, une Plateforme Départementale des Appels d Urgence (PDAU) a été créée. Cette structure opérationnelle a pour mission : - de recevoir et traiter les appels d urgence aboutissant sur les numéros de téléphone "15", "112" et la permanence des soins ambulatoires PDSA ; - de recevoir et traiter les appels d urgence aboutissant sur le numéro de téléphone "18"; - d organiser la viabilité hivernale du réseau routier départemental. Afin de remplir ses missions, la Plateforme, Sise 2 Voie Husson GOLBEY, est occupée par : - le Service Départemental d'incendie et de Secours des Vosges (SDIS 88), propriétaire des bâtiments ; - le Service d'aide Médicale Urgente des Vosges (SAMU 88) du Centre Hospitalier Emile Durkheim ; - l'association des Services de Soins et Urgences Médicales des Vosges (ASSUM 88) gérant la Permanence des Soins (PDS) de médecine générale des Vosges, sous la tutelle du Centre Hospitalier Emile Durkheim. - la Cellule Opérationnelle de Coordination Routière (COCR), relevant de la Direction des Routes et du Patrimoine (DRP) du Conseil Général. Les textes qui réglementent la PDAU sont les suivants : OBJET Pour le SDIS Règlement Intérieur du Corps Départemental Pour le SAMU Règlement Intérieur du Centre Hospitalier Emile Durkheim Règlement Intérieur du SAMU ("charte de régulation") Pour l'action conjointe SAMU - SDIS Convention de Gouvernance SDIS SAMU Convention de mise à disposition Pour la COCR Convention de mise à disposition Le présent Règlement Intérieur (RI) a pour objet de définir les règles de fonctionnement ainsi que les droits et les obligations de chacun au sein de la PDAU. Il s attache à faciliter le travail et la convivialité. Chaque acteur adhère aux règles ci-dessous, préalablement définies consensuellement. Avril /12

5 LES SERVICES DE LA PDAU LES SERVICES Les services présents sur le site sont : le Centre de Traitement de l Alerte (CTA) et le Centre Opérationnel Départemental d'incendie et de Secours (CODIS) du SDIS ; le SAMU et ses composantes administratives du Centre Hospitalier Emile Durkheim ainsi que l'assum 88 de la Permanence Des Soins départementale ; la COCR de la DRP du Conseil Général. AUTORITE HIERARCHIQUE Les personnels de chaque service restent placés sous l autorité dont ils relèvent dans leur exercice professionnel. Ils sont soumis aux dispositions législatives et réglementaires concernant le respect du secret médical et professionnel ainsi qu'à l'obligation de réserve. Le bâtiment est placé sous la responsabilité du SDIS. LE COMITE DES UTILISATEURS 1. Composition du Comité des Utilisateurs (CU) Le Comité des Utilisateurs a vocation de représenter chaque service actif sur le site. Il comprend : un représentant des Assistantes de Régulation Médicale (ARM) ; un représentant des Opérateurs (CTA) ; un représentant des permanents de la COCR. 2. Rôle du Comité des Utilisateurs Le Comité des Utilisateurs : participe à la mise à jour du Règlement Intérieur commun ; est saisi et débat sur tout litige ou dysfonctionnement, matériel ou organisationnel, constaté ou potentiel, relatif au RI commun en vue d une proposition de solution aux autorités ; établit un bilan annuel et formule des propositions portant sur les règles de fonctionnement. 3. Fonctionnement du Comité des Utilisateurs Accusé de réception Ministère de l intérieur Le Comité des Utilisateurs : se réunit au moins deux fois par an (octobre, avril) ; se réunit chaque fois qu'un évènement important est signalé par un de ses membres ; rend compte et diffuse ses règles de fonctionnement. Avril /12

6 GESTION DES LOCAUX ET EQUIPEMENTS PLAN DU SITE Accès PDAU LT Groupe électrogène LT1 La liste récapitulative des locaux et leur affectation est précisée dans la convention financière de répartition des charges du bâtiment. L utilisation ponctuelle par un partenaire d un local ou d un équipement ne lui étant pas affecté doit faire l objet d un accord préalable par le gestionnaire de ceux-ci. La remise en état incombe à l utilisateur. Tout sinistre, bris divers, détériorations, etc., dans l enceinte de la PDAU (parking, locaux) doit être signalé par écrit (livret dédié à cet effet). Le responsable CTA/CODIS ou en son absence le Chef de Salle se charge de mettre en œuvre les procédures adéquates. Lorsqu un préjudice concerne un agent, il appartient à l organisme dont il dépend de prendre en compte le dossier. Chaque service dispose d une assurance responsabilité civile spécifique à l utilisation de ces locaux.. Les services du SDIS, du SAMU et du Conseil Général occupent de droit le bâtiment conformément aux dispositions retenues dans les conventions rappelées dans le préambule. Avril /12

7 LES REGLES DE LA VIE COURANTE CONDITIONS D ACCES ET D ACCUEIL Accusé de réception Ministère de l intérieur La PDAU est un établissement public sensible clôturé. Tous ses accès sont placés sous une surveillance vidéo et sont fermés la nuit ou à tout moment si les conditions l'exigent. 1. Accès au site L accès au plateau technique est réglementé et contrôlé : les visiteurs doivent s identifier au moyen des interphones extérieurs reliés avec le plateau opérationnel du 15, du 18 ou de la COCR en fonction de leur souhait ; les personnels travaillant sur la plateforme disposent d'un badge strictement individuel qui définit ses droits d accès ; par nécessité de service, le SDIS, le CHED, le CG peuvent équiper de badges d accès des agents extérieurs à la PDAU, qui seront identifiés sur une liste nominative visée par le responsable du service demandeur. 2. Stationnement Le parking du SDIS, situé dans l enceinte de la PDAU, dispose de places réservées aux personnels de la PDAU. Un parking deux roues abrité est disponible pour ceux-ci. Les véhicules restent sous la responsabilité de leur propriétaire. Avril /12

8 3. Secrétariat Chaque entité assure son secrétariat et l accueil de ses visiteurs selon les horaires suivants : CTA ( ) : de 8h30 à 12h00 - de 13h30 à 17h30 les jours ouvrables ; SAMU ( ) : de 8h30 à 16h30 les jours ouvrables ; COCR ( ) : de 9h00 à 11h30 14h00 à 16h30 les jours d activations hivernales. 4. Accès au Plateau Opérationnel du CTA-CODIS / SAMU / COCR Seules les personnes habilitées peuvent accéder au Plateau Opérationnel (PO). Elles doivent être informées sur les règles de confidentialité qui leur sont opposables. Les visites de la plateforme d appels par des personnes étrangères aux services sont soumises aux autorisations du Directeur Départemental des Services d Incendie et de Secours ou de son représentant pour le SDIS, du Directeur du Centre Hospitalier ou de son représentant pour le Centre 15 et du responsable de la COCR. Les visites doivent être organisées en petits groupes (15 personnes maximum). Les visites communes aux trois services doivent être anticipées et soumises aux autorisations des deux autres utilisateurs. CONTRAINTES PARTICULIERES SUR LE PLATEAU OPERATIONNEL 1. Nuisances sonores Le calme du PO doit être préservé en toutes circonstances. Toute source sonore, verbale ou technique, pouvant entraîner des nuisances dans l activité des personnels est prohibée. Certaines situations (ex : travaux bruyants, réception, ) doivent faire l objet d une autorisation commune. 2. Affichages Communication Chaque service dispose d un support d affichage implanté dans les lieux communs. Tout affichage en dehors des ces espaces est proscrit. Un photocopieur est à la disposition des partenaires. 3. Vestiaires Les personnels du CTA et du SAMU disposent de vestiaires fermant à clé pour leurs effets personnels. Ils sont sous la responsabilité de l affectataire. Chaque personnel est tenu de respecter les règles d hygiène. Avril /12

9 4. Restauration Une cuisine est réservée à cet effet à défaut de tout autre lieu. Les personnels peuvent y préparer leur repas et se restaurer. La consommation de boisson alcoolisée est interdite. Exceptionnellement une autorisation peut être accordée par les chefs de services concernés. Des équipements de restauration (micro-ondes, lave vaisselle, four, plaque de cuisson, couverts, vaisselle) sont fournis par le SDIS. Un inventaire est arrêté et annexé au présent règlement. Les services du SDIS et du SAMU disposent d un réfrigérateur. A titre dérogatoire, (activité soutenue), les personnels du SAMU et de la COCR sont autorisés à se restaurer dans la partie de leurs locaux réservée à cet effet. L'hygiène et la remise en état (nettoyage et rangement après chaque repas) incombent directement aux utilisateurs. Chaque responsable de plateforme (chef de salle et médecin régulateur) a la responsabilité de la propreté et du rangement de la cuisine. Les matériels électroménagers sont sous la responsabilité des utilisateurs. Leur usage répond aux bonnes pratiques communautaires. En particulier, il sera veillé aux recommandations des fournisseurs pour tous les appareillages (lave-vaisselle, réfrigérateurs, fours et fours à micro ondes, cafetières, bouilloires, ). 5. Entretien Service Intérieur Les contrats d entretien concernant le bâtiment et les équipements sont annexés à la convention entre les services. Les locaux et matériels qui ne sont pas concernés par un contrat de nettoyage doivent être entretenus par les utilisateurs selon les protocoles ad hoc notamment les outils et pupitres de travail. Par alternance, chaque service assure le nettoyage du mobilier et de l électroménager de la cuisine, ceci répondant aux bonnes pratiques communautaires : - semaine paire pour le CTA/CODIS, - semaine impaire pour le SAMU. 6. Evacuation des déchets Les déchets en provenance de la zone restauration sont regroupés dans le container réservé et évacué par la société de nettoyage. Les déchets à risque, s'il y a lieu, sont pris en charge par les services du CHED. Dans le cadre du recyclage des papiers, le SDIS met à disposition des containers qu il se charge d évacuer une fois par semaine. Avril /12

10 7. Pauses - détente Le lieu de détente se définit à la salle de restauration. Son utilisation ne doit pas constituer une gêne au fonctionnement du PO. La zone extérieure dédiée aux fumeurs doit être maintenue en parfait état de propreté par ces derniers. 8. Chambres Seuls, le chef de salle, le médecin régulateur et le médecin de la PDS disposent pour chacun d une chambre de repos à leur usage exclusif. La prestation de fourniture et de nettoyage du linge est assurée par chaque service pour ce qui le concerne. Ces chambres doivent être maintenues en parfait état de rangement et de propreté par leur utilisateur. 9. Salle de réflexion - réunion L utilisation de la salle de réflexion est partagée entre les différents partenaires de la plateforme. Son usage se réalise sur réservation pour des actions de réunion, de formation ou de visite. Un document à l affichage est prévu à cet effet. Cette structure est équipée de mobiliers et outils pédagogiques. Leur utilisation est placée sous la responsabilité de chaque utilisateur qui est garant du parfait usage qui en est fait ainsi que du rangement et de l état de propreté en fin de séance. Sauf obligation de service absolue, il est veillé à préserver la discrétion des réunions qui s'y tiennent. L utilisation opérationnelle de cette salle n est pas soumise à cette règle et prime sur des actions prévisionnelles. 10. Règles de sécurité L accès aux locaux techniques (LT0, LT1, groupes électrogènes) est strictement réservé aux personnels habilités. Toutes interventions techniques doivent systématiquement faire l objet d un signalement au STI de la DDSIS. En tout état de cause, les entreprises devant procéder à des interventions dans ces locaux sensibles doivent être informées de la vulnérabilité des installations dans lesquelles elles travaillent. À chaque fin de faction de prestataire (fin de journée, fin de travaux), un représentant habilité de l un des établissements publics l ayant missionné devra contrôler la bonne marche des installations en présence du prestataire. Pour des impératifs de sécurité des installations informatiques, téléphoniques et électriques, aucune denrée ou boisson ne doit être déposée sur les pupitres de travail. À des fins de sécurité contre l incendie, tout stockage dans les circulations, vestiaires et chambres est interdit. L utilisation de sources inflammables et de sources électriques non inventoriées (radiateurs, microondes, bouilloires, lampes halogènes, télévisions ) sont interdites dans les locaux. 11. Tenue La tenue des personnels doit être correcte et répondre aux RI de chacun. Avril /12

11 Accusé de réception Ministère de l intérieur DOCUMENTATION SECURITE DISPOSITIONS GENERALES Les mesures de sécurité font l'objet de documents spécifiques pour chaque service en fonction de ses impératifs propres. Un document général regroupe par ailleurs l'ensemble des procédures communes pour les protections des bâtiments, des sources et distribution d'énergie et réseaux, les télécommunications filaires et hertziennes. Ces documents regroupent l'ensemble des conditions d entretien et de dépannage des équipements du SDIS et communs aux différents services ainsi que ceux spécifiques à chaque unité. HYGIENE SECURITE CONDITIONS DE TRAVAIL Tout risque grave pouvant entraîner un danger, doit impérativement faire l objet d une remontée d information immédiate à la hiérarchie présente de chaque service, qui préviendra le Chef du service Gestion Opérationnelle ou son représentant. Elle sera suivie d une inscription sur les registres réglementaires des CHSCT concernés. LITIGES - DYSFONCTIONNEMENTS Les litiges et/ou dysfonctionnements liés à l utilisation des locaux communs ou aux conditions de vie signalés par un acteur de la PDAU sont évoqués au Comité des Utilisateurs. Leur résolution peut passer par trois niveaux en fonction de la situation déclarée : règlement immédiat sur le site et information du Comité des Utilisateurs ; décision des responsables de service après avis du Comité des Utilisateurs ; décision des directeurs des services ou des tutelles après avis du Comité des Utilisateurs. Dans le cas où ceux-ci auraient des conséquences sur l activité opérationnelle, ils pourront être analysés selon la procédure ORION-CREX validée entre les services. Avril /12

12 MISES A JOUR ET REGLEMENT DES LITIGES ENTREE EN VIGUEUR Le présent règlement prend effet à la date de sa signature. MODIFICATION Toute modification du règlement s effectuera, après avis : du Comité des Utilisateurs REGLEMENT DES LITIGES En cas de litige pour l application du présent règlement, les signataires décident de rechercher un règlement à l amiable préalablement à tout recours contentieux notamment par la saisine du Comité des Utilisateurs et de l autorité hiérarchique. En cas d échec, les litiges relèveront du tribunal administratif de Nancy. Fait à, le Le Président du Conseil d Administration du SDIS Le Directeur du Centre Hospitalier Emile DURKHEIM Le Président du Conseil Général Avril /12