Ministère de la culture et de la communication Etablissement public du Château de Fontainebleau REGLEMENT DE LA CONSULTATION (RC)

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1 Ministère de la culture et de la communication Etablissement public du Château de Fontainebleau REGLEMENT DE LA CONSULTATION (RC) Organisation et coordination logistique et technique, communication, impression des supports d'information pour le Festival de l'histoire de l'art, les 26, 27, 28 et 29 mai 2011 au Château de Fontainebleau. Appel d'offres ouvert n F_M2_2011 1

2 Pouvoir adjudicateur : L'Etablissement public du Château de Fontainebleau, Fontainebleau, représenté par son président monsieur Jean-François HEBERT. ARTICLE 1. PRESENTATION DU MARCHE Le présent marché a pour objet la désignation de prestataires pour les missions suivantes : un opérateur chargé de l'organisation et de la coordination logistique et technique du Festival de l'histoire de l'art et du salon du livre d'art, une agence de presse et de relations publiques pour la communication de l'événement, un imprimeur chargé de l'impression des supports d'information. Le festival de l'histoire de l'art se tiendra du 26 au 29 mai 2011 à Fontainebleau et sur plusieurs sites et établissements de la ville et du département de Seine-et-Marne. Il est crée et organisé par le Ministère de la Culture et de la Communication (MCC), maître d'ouvrage qui en a confié la production l'etablissement public du Château de Fontainebleau et à l'institut National d'histoire de l'art, maîtres d'oeuvre. Un comité de pilotage de l'évènement composé de représentants du MCC, Département de l'information et de la communication (DIC), du Château de Fontainebleau (ChF) et l'institut National d'histoire de l'art (INHA) valide les différentes phases d'organisation de l'évènement. Ses décisions seront notifiées aux titulaires des lots par le Château de Fontainebleau. L'exécution du présent marché est placé sous la responsabilité de l'établissement public du Château de Fontainebleau (ChF), pouvoir adjudicateur. Les prestations constitutives du marché forment 3 lots distincts. Type de marché La consultation porte sur un marché de services. Catégorie 26 : services récréatif. Classification CPV : Lot (descripteur principal : services d'organisation de séminaires), Lot : Service d'agences de presse, Lot (services d'impression). Forme du marché Le marché est décomposé en 3 lots en application de l'article 10 du CMP. Le marché consiste à : Lot n 1 Organisation logistique et technique du Festival Marché mixte pour la tranche ferme sur la base d'un prix forfaitaire et du BPU et à bon de commande pour les 2 tranches conditionnelles. forfaitaire pour l'organisation générale, les coordinations logistiques et technique, la gestion des intervenants et des publics, le graphisme pour les déclinaison de supports. à bons de commande pour les prestations technique et de logistique, de signalétique, d'aménagement du salon du livre, d'accueil des publics et des intervenants, la restauration et traiteurs, le transports et l'hébergement. 2

3 Lot n 2 Communication Marché simple sur la base d'un prix forfaitaire. Lot n 3 Impression des supports d'information Marché à bons de commande sans minimum sur la base de prix unitaires. Les prestations sont détaillées dans le CCTP du présent marché. Les candidats pourront faire acte de candidature pour un ou tous les lots. Il est précisé que les candidats doivent faire acte de candidature pour la globalité du lot (tranche ferme et tranche conditionnelle le cas échéant). Au vu des offres, le comité de pilotage se réserve la possibilité de confier chaque lot à un prestataire différent ou tous les lots à un même prestataire. ARTICLE 2. ÉTENDUE DE LA CONSULTATION Quantité ou étendue globale Le marché concerne l exécution des prestations de fournitures et services pour le Festival de l'histoire de l'art, manifestation organisée par le ministère de la Culture et de la Communication les 26, 27, 28 et 29 mai Quelques chiffres clés de la manifestation : un public de personnes par jour est attendu. 250 intervenants venant de l'étranger (Italie, Suisse et Allemagne), de province et d'ile de France. Le Festival se déroule sur plusieurs sites de la ville de Fonainebleau : Le Château de Fontainebleau, l'ecole de Mines, le Théâtre municipal, la salle des Elections de la mairie et le cinéma l'ermitage. 15 salles environs seront à aménager en mobilier, son, lumière et vidéo, principalement au Château. 2 cocktails sont à organiser pour environ 200 à 250 personnes. L'estimation du budget prévisionnel du marché est de euros hors taxe, réparti selon les lots : Lot n 1, estimation entre ht et ht.. Lot n 2, estimation entre ht et ht. Lot n 3, estimation entre ht et ht pour le maximum du marché. Durée du marché Le marché prend effet à compter de sa notification et s achèvera au plus tard le 31 décembre Variantes techniques : Les variantes techniques ne sont pas autorisées dans le marché. ARTICLE 3 TYPE DE PROCEDURE Le présent marché est passé selon la procédure de l'appel d'offres ouvert, en application des dispositions des articles 10, 57 à 59, 72 et 77 du Code des marchés publics. La date de la manifestation est fixée au 26, 27,28 et 29 mai

4 ARTICLE 4 RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIF Date limite de réception des offres : JJeudi 3 mars 2011 à 12h00 Langue(s) pouvant être utilisée(s) dans l offre ou la demande de participation : le Français Délai minimum de maintien de l'offre par le soumissionnaire : 120 jours à réception des offres. ARTICLE 5 : MODE DE RÈGLEMENT DU MARCHÉ Le mode de règlement choisi par l administration est le virement administratif selon les règles de la comptabilité publique, délai global de paiement de 30 jours après réception de la facture établie et transmise à l'établissement public du Château de Fontainebleau. ARTICLE 6 : VISITE OBLIGATOIRE DU SITE Compte tenu des contraintes particulières des lieux d exécution des prestations, les candidats sont invités à visiter ces lieux les mardi 8 février 2011 et/ou le mardi 15 février 2011 à 14 heures, en présence de représentants du MCC et de l établissement d accueil. Cette visite présente un caractère obligatoire lors de laquelle sera remis une attestation de présence à la visite des lieux aux candidats à joindre à leur offre. Les candidats souhaitant y participer doivent confirmer leur présence auprès de Jérome Tréca, chargé du développement (jerome.treca@culture.gouv.fr) de l'établissement public du Château de Fontainebleau. Le rendez-vous est fixé à l'entrée principale du Château de Fontainebleau, au niveau des grilles. ARTICLE 7 CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION Le Règlement de la Consultation Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP). Les 3 Cahiers des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et ses 3 annexes plans et programmes. Les 3 Actes d Engagement à compléter (DC3). Le cadre de la Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF), par lot concerné. Le Bordereau des Prix Unitaires (BPU), par lot concerné. ARTICLE 8 OBTENTION DU DOSSIER DE CONSULTATION Le dossier de consultation des entreprises est remis gratuitement à chaque candidat : Pour information : Pour téléchargement à la rubrique "Appel d'offres" sur le sites : ou sur la plate-forme : 4

5 ARTICLE 9 CONDITIONS RELATIVES AU MARCHE Cautionnement et garanties exigés : néant Modalités essentielles de financement et de paiement et/ou références aux textes qui les réglementent : Les modalités de paiement sont celles prévues aux articles 86 à 118 du code des marchés publics. Les paiements seront effectués par virement administratif avec mandatement selon les règles de la comptabilité publique par l'agent comptable de l'établissement public du Château de Fontainebleau et l'article 98 du code des marchés publics étant précisé que le délai global de paiement est fixé à 30 jours. Le titulaire bénéficiera, sauf renonciation expresse, de l'avance prévue à l'article 87 du code des marchés publics dont le montant est fixé à 5 % du montant de la partie forfaitaire du marché. Le financement sera assuré sur le budget de l'établissement du Château de Fontainebleau. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêts de la principale facilité de refinancement appliquée par la banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectué avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept (7) points. Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché : En cas d'attribution à un groupement d'entreprises, la forme juridique que devra revêtir le groupement est le groupement solidaire. ARTICLE 10. CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE Conditions de participation, dossier de candidature Le candidat produira conformément à l article 52 du code des marchés publics, sous peine d élimination, les pièces ci-après énumérées dûment complétées : Un formulaire DC1, Un formulaire DC2, L inscription au registre de la profession ou au registre du commerce. La présentation de références pour des prestations similaires que celles présentes au marché. Le pouvoir de la personne habilité à engager la société. Nota : Les pièces, attestations et certificats mentionnés à l'article 46 du code des marchés publics seront réclamés au candidat dont l'offre sera retenue ; celui-ci disposera d'un délai de 10 jours, à compter de la demande du pouvoir adjudicateur, pour les produire. Capacité économique et financière Renseignements nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies : Une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires relatifs aux prestations faisant l'objet du marché réalisés par l'entreprise au cours des trois derniers exercices disponibles. 5

6 Capacité technique Les renseignements nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplis : Le candidat peut présenter une liste des principales prestations effectuées au cours des trois dernières années en précisant la nature des travaux réalisés et en indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Il est rappelé au candidat que les références données doivent être représentatives des prestations objet du marché (références pour les types de prestations demandées) et qu'il doit joindre des références contrôlables. Conformément au CMP, les références ne sont pas impératives pour la recevabilité de la candidature. Elles sont simplement souhaitées afin de mieux appréhender les capacités du candidat. ARTICLE 11. CONTENU DE L OFFRE POUR TOUS LES LOTS Le candidat produira, sous peine d élimination, les pièces ci-après énumérées. L'acte d'engagement, DC3, dûment complété, daté et signé avec le nom et la qualité du signataire habilité à engager l'entreprise, ainsi qu'un RIB. Les annexes financières, le cadre de décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) établi selon le modèle joint et/ou le bordereau des prix unitaires (BPU) dûment rempli selon les lots. Contenu de l'offre pour le LOT 1 Un document technique en 3 exemplaires, explicitant la méthode mise en œuvre pour la réalisation des prestations, les moyens techniques et humains consacrés à l événement. Ce document devra comprendre une proposition financière détaillée qui fera apparaître tous les postes concourant à la réalisation des prestations. Le montant des honoraires pour la coordination et le pilotage devra apparaître distinctement. La proposition technique et méthodologique doit répondre aux exigences, contraintes et prescriptions du CCTP. L'offre du candidat devra faire apparaître : La méthodologie proposée pour assurer l organisation, le pilotage et la coordination, Les préconisations au regard des caractéristiques des lieux d accueil, du déroulé de la manifestation et des publics cibles, Le dispositif de gestion des intervenants et des publics, Le dispositif de réservation et de gestion des prestations hôtelières et des transports, Les moyens humains affectés à l'évènement par qualification et pour chaque phase d exécution, La qualité des prestations techniques, notamment des matériels et équipements fournis, y compris des prestations de restauration pour les cocktails, La méthodologie et la pertinence de la scénographie proposée pour le salon du livre au regard des caractéristiques des lieux d accueil, des exposants et des publics cibles, 6

7 Un CV détaillé du chef de projet qui pilotera l'organisation générale et la La composition de l équipe dédiée, coordination générale et technique, Un rétro planning détaillé prévisionnel de la mise en place du festival et de la réalisation des prestations, Le devis estimatif dûment rempli. Le candidat pourra signaler dans son offre des postes manquants non prévus, mais il est interdit de modifier le BPU. Contenu de l'offre pour le LOT 2 Un document technique en 3 exemplaires, explicitant le plan de communication mis en œuvre pour la réalisation des prestations et les moyens humains consacrés à l événement en application du CCTP. Ce document devra comprendre une proposition financière détaillée qui fera apparaître tous les postes concourant à la réalisation des prestations, Un CV détaillé de l équipe en charge du projet, Un rétro planning détaillé prévisionnel des prestations. Contenu de l'offre pour le LOT 3 Un document technique en 3 exemplaires détaillant les moyens technique et humains prévus à la réalisation des prestations. Les délais de fabrication ou de livraison garantis par le prestataire pour chacun des supports de communication. ARTICLRE 12. SOUS-TRAITANCE La sous-traitance de l'exécution de certaines parties du marché est possible à condition d'avoir obtenu de la personne publique contractante l'acceptation préalable de chaque sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement. La demande d'acceptation et d'agrément prend la forme d'une déclaration spéciale, imprimé DC4, mentionnant : a) La nature des prestations dont la sous-traitance est prévue ; b) Le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse du sous-traitant proposé ; c) Les conditions de paiement prévues par le projet de contrat de sous-traitance. Si le sous-traitant est présenté en cours de marché, l'imprimé DC4 sera adressé à la personne responsable du marché par lettre recommandée avec accusé de réception ou remis contre récépissé. Si le sous-traitant est présenté au moment de l'offre, l'imprimé DC4sera joint à l'acte d'engagement dont il constitue une annexe. 7

8 Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d'un ou de plusieurs soustraitants, le candidat produira une déclaration de chaque sous-traitant ou la preuve de toute inscription à un registre professionnel équivalent pour les sous-traitants étrangers. Pour apporter la preuve qu'il dispose de ce ou de ces sous-traitants pour l'exécution du marché, le candidat devra en outre produire un engagement écrit du ou des sous-traitants. ARTICLRE 13. MODALITES DE REMISE DE L OFFRE En application du second alinéa du titre I de l'article 56 du code des marchés publics modifié, le mode de transmission retenu par le pouvoir adjudicateur est le format papier, les réponses par voie dématérialisées ne sont pas autorisées. La transmission des offres se fait à l'adresse suivante du lundi au vendredi de 9h à 12h et 13h30 à 16h : Etablissement public du Château de Fontainebleau Administration générale Fontainebleau. Les offres doivent être envoyées sous pli recommandé avec accusé de réception postal ou remises contre récépissé aux jours, horaires et à l'adresse figurant ci-dessus. Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté. La date limite de réception des offres est fixée au jeudi 3 mars 2011 à 12h. Le pli de chaque lot comporte l'indication de la consultation aà laquelle il se rapporte «Marché Festival Histoire de l'art 2011» et du "numéro du lot" auquel il se rapporte et sera accompagné de la mention "Ne pas ouvrir par le service courrier". L'expéditeur devra tenir compte des délais postaux, le Château de Fontainebleau ne pouvant être tenu pour responsable du dépassement du délai de remise des offres. Toutes offre parvenant après la date limite de réception ou qui serait déposée dans un autre service que celui indiqué ci-dessus ne pourra pas être prise en compte. Le pli contiendra deux dossiers intérieurs sur lesquels sera inscrit le nom du candidat et les mentions suivantes : Dossier de candidature : (contenant les pièces énumérées à l'article 10 du présent règlement) Dossier d'offre : (contenant les documents cités aux articles 11, 12, 13, 14 du présent règlement) ARTICLRE 14. EXAMEN DES CANDIDATURES Les candidats n ayant pas remis les documents demandés au titre de la candidature seront éliminés. ARTICLRE 15. EXAMEN DES OFFRES Critères de jugement des offres sont énoncés à l'article 20 du présent règlement de la consultation. Le pouvoir adjudicateur choisira l offre qu il juge la plus intéressante en tenant compte des critères 8

9 énumérés à l article 53 du CMP qui seront pondérés de la manière selon les critères définis. Le pouvoir adjudicateur du marché pourra demander aux candidats ayant satisfait aux conditions de recevabilité de venir présenter leur projet devant la commission d appel d offres. Le cas échéant cette présentation fera l objet d un entretien oral pour lesquels les candidats feront l objet d une convocation précise. ARTICLRE 16. LES CRITERES D'ATTRIBUTION DU MARCHE La personne publique apprécie l'offre économiquement la plus avantageuse en fonction des critères énoncés ci-dessous : Critères pour le lot 1 La valeur technique de l offre : 45% La méthodologie proposée pour assurer l organisation, le pilotage et la coordination, La méthodologie et la pertinence des préconisations au regard des caractéristiques des lieux d accueil, du déroulé de la manifestation et des publics cibles, Le dispositif de gestion des intervenants et des publics, Le dispositif de réservation et de gestion des prestations hôtelières et des transports, La composition de l équipe dédiée, coordination générale et technique, Les moyens humains affectés à l'évènement par qualification et pour chaque phase d exécution, La qualité des prestations techniques, notamment des matériels et équipements fournis, y compris des prestations de restauration pour les cocktails, La méthodologie et la pertinence de la scénographie proposée pour le salon du livre au regard des caractéristiques des lieux d accueil, des exposants et des publics cibles. Les délais d exécution : 15% Les délais d exécution de la prestation seront analysés au regard du rétroplanning détaillé d exécution des prestations remis par le candidat conformément au déroulé et contraintes du festival. Le dispositif d organisation de la manifestation proposé pour assurer le respect des dates butoirs pour la remise des livrables. Les prix des prestations : 40% Appréciés sur la base du cadre de la DPGF et du BPU. Proposition financière détaillée, notamment les honoraires Optimisation du budget global Devis estimatif dûment rempli 9

10 Critères pour le lot 2 La qualité et la cohérence de l offre, l originalité et la créativité des suggestions : 40% Plan média proposé Partenaires envisagés La pertinence des propositions en termes de rétroplanning et de moyens mis en œuvre : 20% Le prix proposé pour la prestation et sa répartition par poste selon la DPGF : 40% Critères pour le lot 3 L'offre est appréciée au regard de la capacité technique et des délais de fabrication garantis : 60% Le prix des prestations selon le BPU : 40% ARTICLE 17 AUTRES RENSEIGNEMENTS Renseignements d ordre technique : Anne Coutard, Chef de projet pour l'organisation du Festival Histoire de l'art : anne.coutard@gmail.com Renseignements d ordre administratif : Christine Richet, administratrice générale de l'etablissemnt public du Château de Fontainebleau : christine.richet@culture.gouv.fr ARTICLE 18 PROCEDURE DE RECOURS Instance chargée des procédures de recours : L'instance chargée des procédures de recours est également le service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus concernant l'introduction de ces recours. Tribunal administratif de Melun 43, rue de Général de Gaulle, Melun 10