DOSSIER D'APPEL D'OFFRE

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1 UNION EUROPÉENNE DÉLÉGATION EN REPUBLIQUE DU BENIN DOSSIER D'APPEL D'OFFRE Référence: DELBENC/AO/203/08

2 I - RÈGLEMENTS PARTICULIERS D APPEL D OFFRES.- OBJET DE L'APPEL D OFFRES La Délégation de l Union européenne au Bénin lance un appel d offres pour l'acquisition de mobilier pour les bureaux de la Délégation. Le présent marché donnera lieu à la signature d'un contrat cadre pour l'achat de mobilier sur une durée d'un an avec la possibilité de reconduction pour une durée totale n'excédant pas quatre ans. La fourniture du mobilier se fera en fonction des besoins au moyen de bons de commande et sur la base des prix unitaires présentés dans l'offre financière. Ces prix sont fermes et non révisables sur toute la durée du contrat. Les caractéristiques techniques des biens sont prévues au point II du présent dossier d'appel d'offres..2 - LIEU DE LIVRAISON L'adjudicataire du présent marché procédera à la livraison du mobilier à l'adresse suivante: Délégation de l'union européenne en république du Bénin, Av. Clozel, Face ex-direction Air Afrique, Cotonou-BENIN..3- RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour d autres renseignements techniques complémentaires, les entreprises prendront contact avec la Délégation de 8h à 2h30 et de 5h à 7 h, du lundi au jeudi et de 8h à 3h30 le vendredi; Tél. : (229) DUREE DE VALIDITE DES OFFRES Les offres financières resteront valables pour une durée de trois cent soixante (360) jours à compter de la date de remise des offres. Pendant cette période, aucune modification du prix proposé dans l'offre n'est pas autorisée..5- PRESENTATION DE LA SOUMISSION Les soumissions doivent être rédigées en français et en deux (02) exemplaires ( original + copie) et mises sous pli fermé. Les plis porteront l inscription suivante : «DELBENC/AO/203/08, Offre pour l'acquisition de mobilier de bureau pour l'union européenne, à n'ouvrir qu'en séance» Les offres devront parvenir à la Délégation de l'union européenne au Bénin au plus tard le vendredi 07 juin 203 à 2h30..6 MODIFICATION DU DOSSIER D'APPEL D'OFFRE a) A tout moment avant la date limite fixée pour la remise des offres, la Délégation de l'union européenne se réserve le droit, pour quelque motif que ce soit de sa propre initiative ou à la suite d une demande d éclaircissement présentée par un soumissionnaire potentiel, de modifier le dossier d'appel d'offre par addendum ou rectificatif. 2

3 b) L addendum ou le rectificatif sera publié sur le site internet de la Délégation: et aura valeur obligatoire à l'encontre de tous les soumissionnaires. c) Pour donner aux soumissionnaires suffisamment le temps pour modifier leur soumission à la suite d un addendum ou d un rectificatif, la Délégation de l'union européenne se réserve le droit de reporter la date limite de remise des offres. La Délégation de l'union européenne au Bénin se réserve le droit de renoncer au marché, soit d'annuler la procédure de passation du marché, sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Le cas échéant, cette décision serait motivée et portée à la connaissance des candidats ou soumissionnaires..7- POSSIBILITE DE SOUMISSION Un soumissionnaire n est autorisé à présenter qu une seule offre. Tout soumissionnaire qui présentera plus d une offre sera disqualifié..8- FRAIS DE SOUMISSION Le soumissionnaire prendra à sa charge tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de son offre et la Délégation ne sera en aucun cas responsable de ces dépenses ni tenu de les rembourser. NB : Aucun frais n'est exigé des sociétés intéressées pour leur participation au présent avis d'appel d'offre..9- DELAI DE LIVRAISON Le délai de livraison du mobilier, objet du présent marché est fixé à quarante-cinq (45) jours à compter de la date de réception de chaque bon de commande..0 CONDITIONS D'EXECUTION DE LIVRAISON - Le mobilier est livré et installé par les soins du fournisseur dans les locaux qui lui seront désignés. - Le mobilier fourni doit satisfaire aux exigences de sécurité. - L'emballage et le conditionnement devront être suffisants pour assurer la sécurité du transport et l'intégrité des livraisons. - Les frais de transport et de détérioration du mobilier sont à la charge du fournisseur. - Le soumissionnaire sera tenu de provoquer lui-même les instructions qui pourraient lui manquer. Il ne pourra se prévaloir du manque de renseignements pour justifier une exécution contraire à la volonté du Délégation de l'union européenne.. DOCUMENTATION - L'adjudicataire du marché devra remettre une documentation et une fiche technique de spécification. Celle-ci doit contenir une description détaillée et un schéma ainsi que toute indication utile à l utilisation du mobilier, leur nettoyage, leur entretien et au remplacement des composants. 3

4 - La documentation doit être rédigée en français ou en anglais..2 OPERATION DE VERIFICATION - La Délégation de l'union européenne procèdera à la désignation d une commission qui sera chargée de contrôler la conformité des articles livrés et installés aux spécifications du marché. - Si la commission constate que les fournitures ou l'installation ne répondent pas aux spécificités exigées, la réception provisoire ne sera pas prononcée. La décision de la commission est irrévocable et les fournitures seront rejetées. Après notification du rejet, le titulaire devra procéder à leur remplacement, dans un délai fixé par la délégation de l'union européenne. - En cas d acceptation, la livraison et l installation des fournitures doivent faire l objet d un bon de livraison signé conjointement par le fournisseur et un représentant de la Délégation de l'union européenne..3 GARANTIE - Le mobilier objet du présent marché est garanti contre tous vices cachés et apparents pendant une durée d'un (0) an à partir de la date de la réception provisoire..4 PENALITE DE RETARD - Tout retard de livraison entraîne la déduction d office de pénalités journalières des décomptes des sommes dues au fournisseur, et ce sans mise en demeure préalable. - Ces pénalités seront calculées sur la base de /000 du montant du marché par jour calendaire de retard..5- PRESENTATION DE L OFFRE FINANCIERE a) Les prix unitaires contenus dans l'offre financière seront en hors taxes. b) Les prix seront indiqués en toutes lettres et en chiffres En cas de discordance entre le montant exprimé en lettres et celui en chiffres, le montant en toutes lettres sera retenu. Les prix de l offre seront libellés en francs CFA..6- OMISSIONS Les éventuelles omissions ou réserves relevées dans le dossier d'appel d'offre doivent être chiffrées en annexe à la soumission. Au cas où cette omission serait jugée pertinente et de ce fait acceptée par la Délégation de l'union européenne, elle sera appliquée à tous les autres soumissionnaires..7- DOCUMENTS CONSTITUTIFS DE L OFFRE Pour être admis à participer à la présente procédure d'appel d'offres, les soumissionnaires doivent apporter la preuve qu'ils ont la capacité professionnelle pour exécuter le marché. Les offres devront en outre comporter les éléments ci-après: 4

5 ) L'offre technique du candidat précisant: Les références de la société : nom, statut juridique, adresse, téléphone, registre de commerce. Les renseignements sur les principaux prestations semblables fournis au cours des trois (3) dernières années ( ), leur montant et leurs destinataires publics ou privés, particulièrement ceux effectués au bénéfice de sociétés internationales, étrangères, missions diplomatiques ou organisations internationales les différentes prestations à fournir, les caractéristiques des différents éléments du mobilier ainsi que les catalogues fournisseurs ou les photos. 2) L'offre financière devra comporter: La lettre de soumission signée par le soumissionnaire garantissant la validité de l offre pendant minimum 360 jours La proposition financière détaillée, datée et signée reprenant les cadre proposé dans le présent cahier de charges. Les prix mentionnés doivent être en hors taxe et en FCFA. La déclaration sur l'honneur ci-jointe (Annexe II) visée à chaque page et signée à la dernière page, certifiant que le soumissionnaire ne se trouve pas dans une des situations prévues aux articles 06 et 07 du règlement financier..8- CRITERES D'ATTRIBUTION DU MARCHE Les critères de sélection des offres ainsi que leurs indices de pondération respectifs, pour la présente consultation sont les suivants - Valeur technique: 50% (Qualité du mobilier proposé SAV Fiches techniques jointes ou photos garantie) - Prix: 50% La société économiquement la plus avantageuse sera retenue en tenant compte des critères d'évaluation technique et du prix comme suit: Où: Note finale = Valeur technique X 50 + PM _ X Composante financière Composante financière = Le prix offert. PM = le prix avantageux parmi les offres reçues. Valeur technique = la note assignée à la composante technique. Cependant, toute offre ayant reçu la note zéro (0) pour l'un des critères de notation (valeur technique, prix) est exclue pour l'attribution du marché. 5

6 II- CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) 2. GENERALITES Le présent Cahier des clauses techniques a pour objet de définir la fourniture du mobilier mis en œuvre par la délégation de l'union européenne et les exigences techniques et fonctionnelles auxquelles l exécution sera assujettie. La fourniture du mobilier devra répondre aux normes et exigences en vigueur. Les prestations comprennent la fourniture du mobilier, leur mise en place et leur réglage. Pour ce faire, chaque concurrent devra remettre un dossier descriptif complet faisant ressortir les solutions techniques qu il propose d employer et tenant impérativement compte des aspects de normes de fabrication, ainsi que la documentation et prospectus conformes aux propositions Conditions générales Gamme de mobilier constituée d éléments composables, sur une base modulaire Simplicité et fiabilité des assemblages (temps de montage rapide) Conformité aux normes bureautiques en vigueur (normes européennes) Conforme aux normes de sécurité (stabilité, absence d arête tranchante ) Esthétique Ergonomie Lignes modernes, harmonies actuelles Cohérence esthétique Finition et coloris au choix de la Délégation de l'union européenne. Conformité des sièges aux exigences requises notamment en matière de prévention du mal de dos. 6

7 2.2- CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DU MOBILIER Les caractéristiques techniques des éléments du mobilier à proposer sont les suivantes: (voir photos, 2, 3, 4, 5, 6 jointes): 2.2. Table de bureau avec retour La surface faite en multiplex de 8 mm d'épaisseur, revêtue sur les deux côtés avec une feuille de 0,8 mm d'épaisseur. Elle est résistante aux frottements, aux rayures et aux rayons UV. Le châssis: en métal dans son ensemble avec peinture anti-corrosif d'époxy de 60 micro d'épaisseur au moins (mis à part les supports qui sont en INOX). Le support en "I" est réglable en hauteur entre 680 mm et 820 mm avec un pas de réglage de 20 mm. Les supports sont en acier INOX Φ 40X, 5mm à la partie intérieure supérieure Φ acier 45x, 5 mm à la partie inférieure. Les supports portent les régulateurs anti-glissement et sont démontables du reste du cadre à l'aide de vis. Dimensions (mm): Premier modèle: 600 X 800 X 730 Deuxième modèle: 800 X 800 X Caisson 3 tiroirs 3 tiroirs et un tiroir de stylo (longueur minimale 800 mm). Longueur: 800 mm Largeur: 433mm Hauteur: 558 mm Les armoires sont équipées d'un mécanisme visant à empêcher le retrait accidentel des tiroirs et un système de sécurité d'un tiroir-à-la-fois. Le tiroir du stylo est amovible et bloquer simultanément avec les autres tiroirs. Chaque tiroir peut contenir deux piles de dossiers A4 posées côte à côte plat. Les glissières ont des roulements à billes pour friction, sont robustes, silencieux et entièrement couverts Chaise pour personnel Siège de travail sur roulettes avec accoudoirs Assise: réglable en hauteur par vérin; réglage en position multiple de la profondeur d'assise sur une distance de 80 mm. Le coussin d'assise est muni d'une mousse auto retardent avec un poids volumique avoisinant 70 kg/m³. Dossier: la hauteur et la tension de la pression du dossier est réglables. Base pivotante de 5 rayons étoiles à roulettes silencieuses, autofreinage ou standard. Mécanisme d'inclinaison synchrone 7

8 Dimensions: Hauteur du dossier est de 560 mm Largeur du dossier est de 450 mm Hauteur de selle à partir de 420 à 530 mm La profondeur d'assise est de 380 à 487 mm La largeur du siège est de 460 mm Chaise non pivotante pour visiteur En acier revêtu de poudre avec un diamètre de 25 mm et d'épaisseur de 2 mm. Chaise empilable jusqu'à 4 en hauteur. Profondeur d'assise 460 mm, largeur d'assise 490 mm et hauteur de siège 460 mm. Le coussin d'assise est munie d'une mousse retardent, avec un poids volumique de 58 kg / ms. Mousse et tissu ne sont pas collés ensemble. Le siège est arrondi à l'avant. La hauteur du dossier est de 370 mm. Les accoudoirs font partie de la trame avec un tampon doux qui est de 300 mm de long et 40 mm de large. Le fauteuil est recouvert d'un tissu résistant à la lumière et au frottement. Tout en acier, les pièces sont enduites de poudre d'une épaisseur de microns Grande armoire avec porte pivotante Grande armoire en une seule pièce avec portes battantes et métal argenté. Dimensions extérieures: largeur 00 mm, profondeur 457 mm, hauteur 950 mm, Profondeur intérieure 370 mm. Structure métallique, phosphaté, acier dégraissé formé, en une seule pièce. Rigide et sécurisé à l'utilisation. Coffret à 4 étagères mobiles multi-fonctionnels. 5 places pour stockage des boîtes de dépôt des dossiers de format A4 avec une largeur de 80 mm, ainsi que pour dossiers suspendus. Etagères en acier formé avec une capacité de charge d'au moins 45 kg par mètre linéaire et une déformation inférieure à 3 mm par une charge répartie de manière uniforme lampe halogène deux charnières lampes halogènes basse tension, double - bras articulé et tête articulée: Lampes: x QT2 50W max GY6.35 double intensité Typologie de produit: luminaires de table. Plateau: Lieu de montage Couleur: Noir (ou nickel mat) Matériau: métal peint et acier Environnement: En intérieur Notes: Lampe incluse Emission lumineuse: directe 8

9 Diamètre (mm): 240 Longueur (mm): 860, Largeur (mm): 495, Hauteur (mm): 00 Disponibilité Transformateur: pièce séparée Disponibilité d'urgence: Sans Tension nominale (V): 2V Isolation: Classe II IP: 20 Base lestée et munie d'un interrupteur double intensité 35/50W 9

10 MOBILIER DE BUREAU Photo Photo 2 Photo 3 Photo 4 Photo 5 Photo 6 0

11 2.6- OFFRE FINANCIERE Les prix mentionnés sont fermes et non révisables. N D'ORDRE DESIGNATION Unité Quantité Table de bureau avec retour Dimensions: 600 X 800 X 730 U Table de bureau U Dimensions: 800 X 800 X 730 Chaise pour personnel U Chaise non pivotante pour visiteur U Caisson 3 tiroirs U Grande armoire avec porte battante U Lampe halogène deux charnières U Prix unitaire (en chiffre) Prix unitaire (en lettre) MONTANT TOTAL (HT)

12 Annexes : Annexe I Annexe II Modèle de contrat-cadre et Bon de commande Déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion et à l'absence de conflit d'intérêts 2