Mise en place d un ETS Recommandations pour la création d un service européen de suivi des retraites

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1 Mise en place d un ETS Recommandations pour la création d un service européen de suivi des retraites Mars 2015

2 Mise en place d un ETS Recommandations pour la création d un service européen de suivi des retraites Mars 2015

3 Table des matières Avant-propos 5 Résumé 6 1 Notre approche 9 2 Définir la nécessité d un service européen de suivi des retraites 10 3 Identification des caractéristiques d un service européen de suivi des retraites 13 4 Trouver un cadre juridique 15 5 Conception de l ETS 17 6 Connexion des institutions 21 7 Élaboration d un modèle économique 23 8 Mise en œuvre 27 9 Assurer la réussite 28 Remerciements 29

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5 Avant-propos Notre consortium a été très honoré de pouvoir contribuer à l adéquation des informations retraite pour les citoyens européens. Dans notre travail quotidien en tant qu institutions de retraite, la communication sur les retraites est une mission cruciale. Ce fut un défi passionnant pour les membres du consortium de travailler ensemble et d utiliser notre expertise commune pour formuler des propositions concrètes pour la communication numérique sur les retraites à un niveau européen. Nous avons découvert que le travail par-delà les frontières favorise vraiment l inspiration et donne des résultats. Notre projet est issu du Livre blanc1 sur les retraites publié par la Commission européenne (CE) en février Le Livre blanc a présenté une gamme d initiatives pour rendre les systèmes de retraite des États membres de l UE plus adéquats, sûrs et viables. L une de ces initiatives comprenait la promotion du développement des services de suivi des retraites. Était également inclus l appui d un projet pilote sur le suivi frontalier. Dans ce prolongement, la CE a recherché l appui des institutions de retraite européennes pour développer un tel service transfrontalier de suivi des retraites. Une subvention a été mise à disposition pour un concept de haut niveau. Après un appel à propositions, cette subvention a été attribuée à notre consortium constitué des institutions de retraite néerlandaises APG, MN, PGGM et Syntrus Achmea, de l institution de retraite danoise PKA et du centre finlandais pour les retraites ETK. En juin 2013, nous avons lancé le projet TTYPE (Track and Trace Your Pensions in Europe). Le projet est ensuite passé par un processus rigoureux de planification, de collecte d information, d élaboration de solutions, et de débat et d analyse avec des experts externes, etc. Nous avons été à même de trouver des solutions qui soient faisables et apportent clairement une valeur aux bénéficiaires, et également une valeur ajoutée pour les institutions de retraite. Nous avons abordé le concept selon divers points de vue fonctionnel, technique, légal, sécuritaire, organisationnel et combiné l ensemble des enseignements, idées, défis et solutions sur ces aspects pour une intégration dans la conception finale et dans les recommandations du présent rapport. Nous estimons que la conception proposée est bien équilibrée et faisable, et avec un niveau de détail suffisant pour sa mise en application. Elle comporte également assez de flexibilité pour s adapter aux développements, par exemple, des systèmes informatiques européens, à d autres nouvelles innovations technologiques ou à des changements de la législation en matière de protection de la vie privée. Nous tenons à remercier tous les organismes et toutes les personnes qui nous ont aidés dans ce processus. Sans leur appui, ce rapport final n aurait pas été possible. Katri Raatikainen (ETK, Finlande) Peter Melchior (PKA, Danemark) Maarten van der Tuin (MN, Pays-Bas) Jos Huisman (Syntrus Achmea, Pays-Bas) Mark Boerekamp (APG, Pays-Bas) et Président Harry Vossebeld (PGGM, Pays-Bas) 1. Livre blanc; Une stratégie pour des retraites adéquates, sûres et viables (Commission européenne, 16 fév. 2012) 5 Mise en place d un ETS

6 Résumé INTRODUCTION: NÉCESSITÉ D UN SERVICE EUROPÉEN DE SUIVI DES RETRAITES En 2012, la Commission européenne a présenté le Livre blanc: Une stratégie pour des retraites adéquates, sûres et viables. Dans ce Livre, la CE a présenté une stratégie complète sur la création de retraites adéquates, sûres et viables en Europe. La CE déclare que, entre autres questions, «les citoyens travaillant dans un autre État membre doivent non seulement conserver les droits à pension qu ils y accumulent, mais aussi avoir une idée exacte des droits à pension qu ils ont constitués dans le cadre des régimes de retraite légal et professionnel.» La solution proposée pour obtenir une vue d ensemble claire de leurs droits cumulés à la retraite à travers l Europe est l établissement d un service européen de suivi des retraites. La mission du consortium, qui est responsable de l exécution du projet TTYPE (Track and Trace your Pension in Europe), est de fournir une conception de niveau élevé pour un service européen de suivi des retraites (ETS), et de formuler des recommandations pour sa mise en œuvre. Le projet devrait se servir des connaissances et de l expérience des services de suivi déjà existants. OBJECTIF PRINCIPAL: METTRE LES CITOYENS EN CONTACT AVEC LEURS INSTITUTIONS DE RETRAITE L idée générale d un ETS est d offrir aux citoyens un service en ligne qui les aide à se mettre en contact avec leurs institutions de retraite à travers l Europe. Ceci devrait fournir au citoyen de l UE des informations à jour et précises sur ses droits cumulés à la retraite dans différents pays européens, l aider à obtenir une vue d ensemble, et au final l aider à prendre de meilleures décisions financières (par exemple sur des dispositions privées de complément de retraite). Un tel service de suivi de retraite au niveau européen bénéficierait à de multiples groupes cibles au niveau national et européen. Le premier groupe cible est constitué par les salariés mobiles européens; des citoyens travaillant ou ayant travaillé dans un autre pays que leur pays d origine. Ce groupe augmente rapidement en Europe. Le deuxième groupe cible comprend les citoyens de l UE dans les pays où il n y a aucun service national de suivi disponible. Un ETS pourrait fournir ces services, mais il pourrait également aider des États membres de l UE à mettre en place un service de suivi national. Un ETS apporte également de la valeur aux institutions de retraite parce qu il peut les aider à donner à leurs membres une meilleure vue d ensemble des retraites, et à retrouver des bénéficiaires perdus. La réussite d un système ETS nécessite la prise en compte de quelques conditions. Ces conditions constituent la base d un ETS et sont notamment: 1. les citoyens doivent sentir qu ils peuvent compter sur les informations qui sont fournies, 2. les institutions de retraite, les services de suivi nationaux et les citoyens doivent faire confiance au service 3. un ETS doit être à prix réduit et 4. il doit être attrayant pour que les institutions de retraite et les services de suivi nationaux s y connectent, et pour que les citoyens l utilisent. LA CONCEPTION A TROIS NIVEAUX DE FONCTIONNALITÉ L ETS doit à la fois fournir la gamme de fonctionnalité dont les différents utilisateurs auront besoin, et permettre à autant d institutions que possible de s y connecter. Pour y parvenir, l ETS a trois niveaux fonctionnels qui sont les suivants: 1. Trouver son chemin dans les retraites en Europe Ce niveau fournit des informations générales sur les retraites dans les pays de l UE et aide les citoyens à trouver leurs institutions de retraite. 2. Trouver vos droits à la retraite en Europe Ce niveau montre les informations retraite personnalisées présentes dans les institutions de retraite, selon le format dans lequel l institution concernée les donne. 3. Comprendre votre retraite Ce niveau montre les informations retraite sous une forme normalisée et structurée, de sorte qu une vue d ensemble (agrégée) des différents droits à la retraite soit possible. Les institutions peuvent choisir de se connecter à l un des niveaux, ou à tous. 6 TTYPE Track and Trace your pension in Europe

7 Indépendamment du fait de fournir des informations aux citoyens, l ETS les aide dans le suivi de leurs droits à la retraite. Cela facilite les contacts entre les bénéficiaires et les institutions. L ETS donne également la possibilité aux institutions de retraite de donner les informations ETS sur leur propre site Internet. Ces institutions ont ainsi l occasion de fournir des informations plus complètes à leurs affiliés. FAISABILITÉ, SÉCURITÉ ET CONFORMITÉ DU CONCEPT En plus de la définition de ces niveaux fonctionnels, plusieurs principes de conception sont définis pour ajouter à la faisabilité, à la sécurité et à la conformité de l ETS. L un d eux est que l ETS a une architecture centrée sur l utilisateur. La consultation des jurisconsultes a prouvé que ce principe est très important pour rendre l ETS conforme à la législation, bien que des recherches complémentaires, particulièrement pour la connexion d institutions de pays qui n avaient pas de connexion auparavant, soient encore nécessaires. La conception a été également vérifiée par quatre cabinets d expertsconseils TIC pour établir la faisabilité technique. Leurs conseils (le cas échéant) ont été inclus dans le concept. Il convient de tenir compte du fait que dans le concept l état actuel de la technologie et celui de la législation (retraites et vie privée) ont été pris comme point de départ, mais que le concept laisse beaucoup de marge pour de nouveaux développements dans ces domaines. L ETS DEVRAIT ÊTRE MIS EN APPLICATION DANS LE CADRE D UNE APPROCHE GRADUELLE En plus du concept, un modèle économique a été développé qui peut être employé comme cadre de base pour l organisation qui développe et fait fonctionner l ETS. À ce stade, il est difficile de fournir des estimations de coûts pour la mise en œuvre et l entretien d un ETS. Mais la participation de la Commission européenne (en tant que moteur pour la mobilité du marché de travail de l UE) dans la réalisation de l ETS sera importante tant politiquement que financièrement. Notre conclusion est que la mise en place de cet ETS est faisable, et que le concept proposé dans notre rapport démontre son attractivité pour les citoyens, les institutions et les services de suivi nationaux. Une mise en place réussie devrait se faire dans le cadre d une approche étape-par-étape, mais ce sera un processus complexe et à long terme. Son succès dépendra des éléments suivants: 1. la volonté des fournisseurs et des services de suivi nationaux existants de se connecter 2. l obtention d une masse critique de participation et 3. un appui suffisant de la Commission européenne, des organismes coupoles et autres parties prenantes appropriées. Note au lecteur Une version concise de nos résultats est présentée dans les chapitres suivants de ce rapport final. Cette version est prévue pour un large public qui inclut tous les experts en matière de retraite intéressés par la communication (sur les retraites) et les services de suivi. Si, à la lecture du présent document, vous voulez en savoir plus sur l une des matières présentées, veuillez consulter le supplément joint au présent rapport. Le supplément aborde de manière bien plus détaillée que le rapport les lignes de notre recherche, nos discussions et nos conclusions. 7 Mise en place d un ETS

8 1. Notre approche Une fois la tâche de la Commission européenne (CE) obtenue, nous avons bientôt réalisé que nous devions rechercher une solution véritablement européenne plutôt que d augmenter une solution existante (comme l une des pays respectifs du consortium) à l échelle de l UE. Nous avons conclu que nous aurions besoin d une solution qui soit potentiellement attrayante et utile pour tous les citoyens européens, et qui pourrait également s insérer dans les canaux de communication existants des institutions de retraite dans l UE. Pour trouver la meilleure solution, il nous faudrait mobiliser les expériences et connaissances existant au niveau européen, en particulier dans les domaines des systèmes de retraite, ainsi que de la communication, législation et services de suivi en matière de retraite. Nous avons également réalisé (étant donné le débat politique passionné sur les questions de retraite dans l UE) qu il nous fallait tenter d obtenir un large soutien pour la solution que nous proposerions, quelle qu elle soit. C est la raison pour laquelle nous avons fait beaucoup d efforts pour obtenir et échanger des informations avec des experts dans l ensemble de l Europe. Nous avons réalisé une étude pour obtenir des informations sur les services de suivi et la communication en matière de retraite. Nous avons organisé des réunions avec des associations telles que Pensions Europe, ESIP, EAPSPI, ETUC, Insurance Europe, avec des organisations patronales et avec différentes institutions de retraite. Nous avons également consulté des experts en législation et en TIC. Enfin et surtout, nous avons organisé trois événements avec une large gamme d experts européens en matière de retraite (avec parmi eux des représentants des services de suivi nationaux) pour communiquer et discuter nos résultats. Afin de trouver une solution qui puisse bénéficier d un large soutien des parties prenantes, le projet TTYPE a consenti beaucoup d efforts pour obtenir et échanger des informations avec des experts dans l ensemble de l Europe. Cette approche s est révélée fructueuse. Notre projet a obtenu l attention des médias dès le début et, au fur et à mesure des progrès, de plus en plus d acteurs ont montré leur intérêt. Mais, plus important encore, l ensemble de ces informations et de ce soutien a énormément aidé le projet à identifier les meilleures pratiques et à aboutir à un concept final qui a eu l appui des parties prenantes. 3. Pour la simplicité, nous faisons référence à l Espace économique européen (EEE) en tant que «UE» 4. Pour les résultats de cette étude, voir le rapport intermédiaire TTYPE «Toward a European Tracking Service for Pensions» de mai Mise en place d un ETS

9 2. Définir la nécessité d un service européen de suivi des retraites Les institutions de retraite européenne 4 ont fait beaucoup d efforts pour informer leurs membres au sujet de leurs retraites. Cependant, les demandes pour ce type d informations augmentent toujours, et comme le précise EIOPA 5 : «Les gouvernements, employeurs et IRP reportent de plus en plus des risques et la responsabilité de la planification de la retraite individuelle vers des affiliés de régimes de retraites dans beaucoup d États membres. Les systèmes de retraites des États membres européens changent. Les retraites de premier pilier tendent à devenir moins généreuses. Les retraites de deuxième pilier tendent à devenir plus risquées. Les régimes de retraite à prestations déterminées étaient communs, tandis que récemment les régimes à cotisations déterminées deviennent plus dominants dans beaucoup de pays». Ceci signifie que les affiliés aux régimes de retraite doivent non seulement être suffisamment informés, mais que ces informations doivent également être compréhensibles et adaptées au but visé. La tendance à l informatisation des informations en matière de retraite aide à répondre à ces demandes croissantes. Il est ainsi plus facile d atteindre des citoyens, et de personnaliser ainsi que de fournir à la demande les informations voulues. Des exemples de ces tendances sont des environnements internet personnalisés qui sont créés par des institutions de retraite, et qui fournissent des informations person nelles sur des régimes spécifiques. En outre, des services de suivi des retraite 6, qui fournissent des informations complètes sur des régimes et piliers multiples, sont introduits dans de plus en plus de pays européens. Notre propre recherche 7 montre qu en 2013 (voir fig. 1) une forme ou l autre de service de suivi national était opérationnelle dans 16 pays en Europe. Si l on regarde l utilisation, certains sont tout à fait réussis. Par exemple le portail de retraite hollandais «Mijnpensioenoverzicht» a, selon ses propres rapports, attiré un total de plus de 1,2 visite par membre de la population active entre le moment de son lancement en janvier 2011 et juin Les utilisateurs ont évalué le site Internet à 7,5 (sur une échelle de 1 à 10). Au Danemark le service de suivi national («Pensionsinfo») signale que l équivalent de 20 % à 25 % de la population totale effectue une visite une fois par an. Pour les citoyens danois de la tranche d âge de 59 à 60 ans, c est environ 45 %. Ceci montre que ces services de suivi répondent à une demande. La même recherche montre que si nous regardons dans l ensemble de l Europe, il y a une grande diversité dans la manière dont les systèmes de retraite fonctionnent, ainsi que dans la communication numérique sur les retraites. Il n y a que dans très peu de pays qu un citoyen peut obtenir une vue d ensemble complète de tous ses droits à la retraite par le biais d un service unique. Pour les salariés mobiles qui ont été en activité dans différents pays, c est même un plus grand défi d avoir un suivi de tous leurs avantages et droits. S ils ne sont pas restés en contact avec leurs institutions de retraite, il peut être très difficile de les retracer après de nombreuses années (barrière linguistique, changement de nom, fusion, etc.). La CE le perçoit comme un obstacle à un marché du travail ouvert. Elle indique, pour améliorer l adéquation des retraites : «l action coordonnée de l UE est nécessaire pour veiller à ce que des citoyens ne perdent pas leurs droits à la retraite en se déplaçant dans un autre pays de l UE,...» 8 4. Dans le présent rapport, nous employons le terme générique «institution de retraite» pour chaque organisation qui promet une pension à un individu. Les institutions de retraite peuvent être des IRP, des institutions de retraite de pilier, des régimes de retraite garantis par des provisions, des compagnies d assurance, etc. 5. Good practices on information provision for DC schemes EIOPA, 24 janvier Nous définissons un service de suivi de retraite comme un service qui recueille et présente au citoyen concerné des informations sur des droits à la retraite de différents régimes ou institutions de retraite. 7. Towards a European Tracking Service for Pensions ; rapport intermédiaire TTYPE, mai EC citizens summary of EC s white paper on pensions, 16 fév TTYPE Track and Trace your pension in Europe

10 Légende Pas de service de suivi national Service de suivi niveau 1 (trouver son institution) Service de suivi niveau 2 (droits du 1 er et/ou 2 e pilier Service de suivi niveau 3 (droits du 1 er et/ou 2 e pilier Fig. 1. Pays avec un service de suivi (source : Rapport intermédiaire TTYPE, mai 2014) Service de suivi niveau 4 (tous les piliers) La CE favorise le développement de services de suivi des retraites et soutient les solutions de suivi frontalières qui répondent à ce problème. Là où des services de suivi nationaux bénéficient aux citoyens qui ont travaillé dans un pays spécifique, un service de suivi européen pourrait bénéficier aux citoyens qui ont travaillé dans plus d un pays. Il pourrait leur fournir des informations complètes sur les avantages et droits à la retraite qu ils ont acquis tout au long de leur carrière à travers l Europe. De plus, un service de suivi européen pourrait également être très utile pour les citoyens qui n ont pas l avantage d un service de suivi de retraite au niveau national. Un service de suivi européen bénéficie aux citoyens, particulièrement à ceux qui ont travaillé dans plusieurs pays européens, en leur fournissant des informations sur les droits à la retraite qu il leur serait difficile d obtenir autrement. Alors qu un service de suivi a l avantage de pouvoir donner des informations complètes sur des droits à travers différentes institutions de retraite, l institution individuelle a l avantage de pouvoir fournir aux affiliés des informations beaucoup plus détaillées et à jour sur des droits spécifiques. Les institutions ont également de meilleures possibilités pour montrer les résultats de choix individuels tels que la retraite anticipée et pour correspondre avec le citoyen. La combinaison de ces deux points forts semble un choix logique. Un service de suivi européen pourrait, avec le consentement du citoyen concerné, donner des informations à son institution de retraite sur d autres droits (étrangers). Cela permettrait aux institutions de retraite de donner des informations plus complètes à leurs affiliés par leurs propres canaux. La mise en place d un service de suivi européen crée également d autres opportunités. Il pourrait aider les citoyens à retrouver les (anciennes) institutions de retraite dont ils ont perdu la trace. Cela pourrait également fonctionner dans l autre sens. Le service pourrait aider des institutions à trouver des bénéficiaires (c.-à-d. des affiliés ayant droit à une pension de retraite) qu ils ne peuvent pas trouver. Il convient de noter que pour ce type de fonctionnalité des données personnelles seront échangées entre les systèmes et les organismes. Ces échanges doivent être contrôlés par les individus concernés, être conformes à la législation (par exemple sur la vie privée), et se faire selon des principes largement admis de sécurité Internet. 11 Mise en place d un ETS

11 3. Identification des caractéristiques d un service européen de suivi des retraites Si nous récapitulons les caractéristiques que nous voudrions voir dans un Service de suivi européen (ETS), elles ne sont pas très différentes de celles habituellement proposées par les services de suivi nationaux (NTS) 9. La liste suivante est obtenue : 1. Il devrait pouvoir donner des informations générales sur les retraites qui soient appropriées pour les citoyens de l UE en particulier pour les salariés mobiles. 2. Il devrait pouvoir montrer tous les avantages et droits à la retraite acquis dans l UE à (potentiellement) tous les citoyens de l UE. 3. Il devrait offrir un service (principalement un portail Internet) qui soit potentiellement accessible à chaque citoyen européen disposant d un accès à Internet. 4. Il devrait être fiable et digne de confiance, et avoir une couverture élevée des retraites gérées à travers l Europe. Une grande partie des informations que l ETS devrait donner est déjà disponible sous une forme ou une autre, par exemple sur les sites Internet des institutions de retraite, au travers de NTS, dans des relevés numériques ou papiers des pensions de retraite. En fait, l une des fonctions principales de l ETS est de recueillir ce type d informations après des institutions de retraite 10 sur demande de l utilisateur, et de les lui mettre à disposition. Par conséquent, une autre condition pour l ETS est que les institutions de retraite devront pouvoir s y connecter, ou au moins lui fournir des données. Étant donné les différents besoins des utilisateurs (certains peuvent avoir besoin d informations générales sur des retraites dans un pays spécifique, d autres peuvent vouloir des informations personnelles sur des droits actuels, etc.) et les niveaux d informatisation des institutions, cela signifie que l ETS devra avoir différents niveaux de fonctionnalité. L ETS envisagé par le projet TTYPE a trois niveaux de fonctionnalité : 1. Trouver son chemin dans les retraites en Europe Ce niveau fournit des informations générales sur les retraites dans les pays de l UE, et aide les citoyens à localiser leurs institutions de retraite. 2. Trouver vos droits à la retraite en Europe Ce niveau montre les informations retraite des institutions de retraite sous la forme dans laquelle l institution les donne, soit comme un document formaté (par exemple au format PDF), soit en tant que données structurées. Si les informations ne peuvent pas être fournies sous forme numérique, il est possible d envoyer une demande d information à l institution qui peut alors l envoyer par courrier. 3. Comprendre votre retraite Ce niveau montre une vue d ensemble avec les informations retraite de plusieurs institutions sous une forme normalisée et structurée, de sorte qu elles puissent être comparées et corrélées et peut-être même résumées. Les trois niveaux fonctionnels du Service de suivi européen peuvent aider les citoyens à trouver les informations dont ils ont besoin, tout en permettant aux institutions de retraite de se connecter de la manière qui leur convient le mieux et par cette connexion les aider à atteindre davantage d affiliés. 9. Nous employons le terme «Service de suivi national» parce que tous les services de suivi que nous avons trouvés opèrent au niveau national, à l exception d un seul (le portail «Find your pension» pour des chercheurs du secteur public). 10. Dans le supplément, le terme générique «fournisseur de données retraite» est employé pour tous les organismes qui pourraient donner des informations en matière de retraite par l intermédiaire de l ETS. Les fournisseurs de données retraite ne doivent pas nécessairement être des institutions de retraite, mais, pour faire simple, nous ne faisons pas cette distinction dans le rapport principal. 13 Mise en place d un ETS

12 Indépendamment du fait de fournir des informations aux citoyens, l ETS les aide dans le suivi de leurs droits à la retraite. Cela facilite les contacts entre les bénéficiaires et les institutions : a. par sa seule existence et en répondant au problème des institutions qui ne peuvent pas trouver de bénéficiaires ; b. en offrant aux utilisateurs la fonctionnalité qui les aide à trouver leurs institutions de retraite ; c. en offrant aux utilisateurs la fonctionnalité qui permet aux institutions de mieux les retrouver ; et d. en facilitant la coopération entre les institutions qui recherchent des bénéficiaires perdus. L ETS devrait également donner la possibilité aux institutions de retraite de présenter les informations ETS sur leur propre site Internet. Ces institutions ont ainsi l occasion de fournir des informations plus complètes à leurs affiliés. Pour cette fonctionnalité, la permission de l utilisateur est absolument essentielle. Les institutions qui envoient les informations ont également leur mot à dire. Pour plus d informations sur les caractéristiques de l ETS, voir le chapitre 4 du supplément. 14 TTYPE Track and Trace your pension in Europe

13 4. Trouver un cadre juridique Les utilisateurs de l ETS peuvent consulter les informations de leurs institutions de retraite et des services de suivi nationaux par le biais d un portail Internet. Par conséquent, les utilisateurs dépendent dans une large mesure du fait que les institutions de retraite et les services de suivi nationaux se connectent à l ETS et lui fournissent des données. Les institutions le feront réellement en fonction des avantages que cette connexion apporte. Mais cela dépend également du contexte légal dans lequel elles fonctionnent. Dans la plupart des cas les fournisseurs de données auront besoin d une base juridique pour fournir des données retraite personnelles à l ETS. Dans quelques pays, la législation nationale (sur la vie privée) peut également limiter les possibilités. La législation peut également favoriser le but de l ETS, par exemple là où elle permet ou encourage l utilisation des canaux numériques pour la communication en matière de retraite. Selon notre étude et d après les discussions avec des experts en matière de retraite, nous avons appris que les effets de la législation varient d un pays à l autre et d une institution à l autre. Nous avons discuté avec plusieurs experts des avantages et des inconvénients d avoir la législation additionnelle de l UE qui exigerait des fournisseurs qu ils se connectent à ETS. Nous avons appris que la législation européenne pourrait être bénéfique par certains côtés parce qu elle pourrait aider à supprimer des obstacles légaux, réduire des coûts de gestion des contrats et, au final, à inciter plus d institutions à se connecter à l ETS. De même, l harmonisation de la communication en matière de retraite pourrait être utile en donnant aux utilisateurs de l ETS une vue d ensemble cohérente de leurs retraites à travers l Europe. Cependant, nous avons également appris que le processus politique d élaboration de la législation de l UE serait très probablement difficile, long, et pourrait au final ne pas donner les résultats qui seraient utiles pour atteindre les buts présentés pour l ETS. Ceci a renforcé notre idée que l ETS devrait avoir un potentiel de réussite indépendant des retombées d une législation européenne additionnelle. Par conséquent, l ETS devrait fournir de lui-même suffisamment de valeur ajoutée pour que des institutions de retraite et des NTS s y connectent. L ETS ne devrait pas dépendre de la législation de l UE qui soit oblige les institutions à se connecter, ou qui harmonise la communication en matière de retraite. Cette idée d avoir une approche de la base vers le sommet, ainsi que le principe d une participation volontaire, ont été discutés avec les experts que nous avons consultés, et ont bénéficié de leur large soutien. Cependant, on ne peut pas exclure que dans certains pays des mesures législatives puissent être utiles ou même nécessaires pour permettre à des institutions de se connecter à l ETS. Cela devrait être décidé et mis en œuvre par les pays en question. Pour l ETS, cela signifie que la législation nationale concernée devrait être examinée quant à ses conséquences (sur par exemple les contrats ou le fonctionnement de l ETS) avant de connecter les nouvelles institutions des pays qui n avaient pas de connexion auparavant. Ce principe de connexion volontaire rend l organisation de mise en œuvre de l ETS très dépendante des institutions de retraite et des NTS. Par conséquent il est nécessaire qu elle coopère vraiment avec les institutions de retraite et les services de suivi nationaux. TTYPE ne recommande pas d employer la législation de l UE pour forcer des institutions de retraite à se connecter à l ETS. L ETS devrait fournir assez de valeur ajoutée pour que les institutions s y connectent volontairement. La législation définit non seulement les conditions pour se connecter à l ETS, elle régit également sa conception et son fonctionnement. Avec l aide des jurisconsultes, nous avons élaboré un ensemble de principes de base qui régissent la conception et le fonctionnement de l ETS, et qui l aideront à être conforme à la législation nationale et de l UE existantes. 11. Dans certains pays, des institutions de retraite peuvent avoir des formes légales multiples pour lesquelles la législation et les règles fiscales ont des effets différents. En outre, les institutions de retraite du 1er pilier doivent souvent se conformer à des règles différentes de celles en usage pour les institutions du 2e pilier. 15 Mise en place d un ETS

14 Ces principes sont les suivants : 1. L utilisateur contrôle ses données dans l ETS. Le consentement de l utilisateur est à la base de tout le transfert des données vers et depuis l ETS, pour le stockage des données et pour la présentation des données. L exception à ce principe est lorsque la législation l exige autrement, par exemple quand elle rend nécessaire de conserver les journaux des autorisations données par les utilisateurs. 2. Des contrats seront établis avec les institutions de retraite Ces contrats définiront les responsabilités des institutions de retraite et de l organisation ETS. 3. L ETS dégagera sa responsabilité L ETS devrait expliquer clairement aux utilisateurs qu elle leur fournit seulement des informations en provenance des institutions de retraite. Les institutions sont responsables des données et les utilisateurs sont responsables des interprétations. En outre, les données affichées par l ETS sont seulement à titre d information, et ne peuvent pas être utilisées pour se prévaloir de droits. 4. Mise en place d une politique de protection de la vie privée Une politique de protection de la vie privée (publiée sur le site Internet) informe l utilisateur sur le traitement des données effectué par l ETS et les raisons de ce traitement. Nous voyons ce cadre juridique comme un point de départ. Il ne garantit pas que les échanges d informations avec l ETS soient automatiquement autorisés dans toutes les situations pour toutes les institutions de retraite et tous les NTS de l UE. Par conséquent, il est recommandé d effectuer davantage de recherches sur la législation appropriée, particulièrement lors de la connexion de nouveaux fournisseurs d un «nouveau» pays. En plus, les institutions devraient toujours s assurer que leur propre situation légale (par exemple les contrats avec d autres) leur permet de se connecter et d échanger des informations avec leurs affiliés par l intermédiaire de l ETS. Pour plus d informations sur les aspects légaux de mise en place de cet ETS, voir le chapitre 7 du supplément sur les aspects légaux. 16 TTYPE Track and Trace your pension in Europe

15 5. Conception de l ETS Les caractéristiques générales de l ETS et les limites du cadre juridique décrites aux chapitres précédents donnent la direction à la conception de l ETS, mais d autres aspects sont à considérer. La réussite d un système ETS nécessite la prise en compte de quelques conditions supplémentaires. A. Les citoyens doivent avoir l impression qu ils peuvent compter sur ce système. Ceci signifie qu ils ont le sentiment qu il leur donne des informations complètes, à jour et fiables. B. Les institutions de retraite, les NTS et les citoyens doivent lui faire confiance. Cela implique que l on peut faire confiance à l ETS en ce qui concerne les informations qu il obtient, et quant au fait qu il veillera à la sécurité desdites informations (voir chapitre 3). Cela signifie également que l organisation responsable de l ETS, que nous appellerons STEP dans le reste de ce document, n utilisera pas les informations pour d autres buts. C. Le système doit être «low cost» Tant au niveau opérationnel que des connexions. Tant pour les institutions que pour STEP elle-même. D. Il doit être attrayant pour les institutions de retraite et les NTS pour les inciter à s y connecter Car étant donné que l ETS est un système qui vise à fournir des informations aux citoyens, cela ne peut se faire que si les institutions de retraite coopèrent et s y connectent. Outre le fait de proposer la fonctionnalité que les utilisateurs apprécient, l ETS devra être fiable, sécurisé, et fonctionner à un faible coût. Il devra également être attrayant pour que les institutions s y connectent. Pour répondre à ces exigences nous avons opéré quelques choix en termes d architecture qui transparaissent dans la fonctionnalité et l agencement de l ETS. Les plus importants sont : a. L ETS est un système centralisé sur l utilisateur Les utilisateurs devraient essentiellement (1) contrôler et (2) intégrer leurs propres données. 1. L utilisateur contrôle les données signifie que le transfert ou le stockage des données vers et depuis l ETS ne se fait qu avec le consentement explicite de l utilisateur. 2. L utilisateur intègre les données signifie que l utilisateur choisit ses institutions de retraite. Ensuite, la collecte des données dans l ETS se fait en utilisant des mécanismes d authentification des institutions de retraite ou des NTS eux-mêmes. En passant par ces procédures d authentification, l utilisateur combine lui-même les informations des différentes institutions. b. L ETS utilise la fonctionnalité d authentification existante L ETS ne créera pas de nouveau mécanisme d authentification. Il emploiera plutôt la fonctionnalité éprouvée d authentification des institutions de retraite ou des fournisseurs nationaux. Cela présente des avantages tant pour les utilisateurs que pour les institutions. L ETS n affiche des données que si le niveau d authentification correspond aux exigences de l institution de retraite. c. L ETS n emploie aucune base de données centrale pour stocker les informations retraite. En conformité avec le principe du contrôle par l utilisateur, l ETS ne devrait pas avoir de base de données avec des informations retraite sur des citoyens. Les données devraient être recherchées au moment où un citoyen les demande. L absence d une base de données offre également des avantages en matière de sécurité. Il y a deux exceptions à la règle de ne pas avoir de base de données centrale : 1. L ETS devra stocker les informations d identification et d autorisation si elle veut veiller à ce qu un utilisateur ne doive pas passer par une session d authentification pour toutes les institutions de retraite à chaque fois qu il utilise l ETS. Ce type de stockage exige le consentement des utilisateurs. 2. Dans certains cas, les institutions de retraite ne pourront pas envoyer des informations en temps réel, et cela pourrait prendre des jours ou des semaines pour les produire. Dans de telles situations, l ETS devrait fournir l option de stocker temporairement ces 12. La mise en place et maintenance d un ETS et la connexion des institutions requièrent une structure organisationnelle. Dans ce rapport nous donnons à cette organisation le nom provisoire de STEP (Service for Tracking European Pensions = Service européen de suivi des retraites). Voir également le chapitre Mise en place d un ETS

16 informations jusqu à ce que l utilisateur revienne pour les consulter. Ce type de stockage exige le consentement des utilisateurs. d. L ETS est un système centralisé Un ETS devrait avoir un système central par lequel passent toutes les informations (recueillies auprès des institutions de retraite et des NTS). Une solution de rechange serait d avoir un système de peer to peer permettant aux institutions de se connecter les unes aux autres. Mais cela rendrait beaucoup plus difficile l identification d un utilisateur dans des systèmes décentralisés. e. Les utilisateurs peuvent collecter des informations de l ETS par l intermédiaire de leur propre institution de retraite Bien que l ETS soit un système centralisé, ses données peuvent être transmises à l institution si celle-ci accepte ce dispositif et si l utilisateur le souhaite. L ETS devrait fournir une interface par laquelle les institutions et les NTS pourraient obtenir des informations ETS. Cela leur permettrait d incorporer des informations ETS à leurs propres sites Internet, et de fournir à leurs affiliés des informations plus complètes sur les droits à la retraite. La première condition pour le transfert de ces données aux institutions est que cela se fasse sur l initiative et avec le consentement du citoyen. L ETS est conçu comme un système contrôlé par l utilisateur et qui fonctionne essentiellement en temps réel. Les informations qu il reçoit ne sont pas stockées, mais effacées à la fin de la session de l utilisateur. L ETS emploie les mécanismes d authentification des institutions de retraite au lieu de créer son propre mécanisme d authentification. VISITE DU CLIENT EXEMPLE DES FONCTIONNALITÉS Pour faciliter la compréhension des fonctionnalités de l ETS, nous avons conçu plusieurs visites de client et histoires d utilisateurs pour chaque niveau. Les visites des clients donnent une impression des étapes et des écrans d ETS utilisés aux différents niveaux de fonctionnalité. Les histoires des utilisateurs sont décrites plus en détail dans le chapitre 4 du supplément. Nous présentons trois visites de client illustrant l interaction de Yannis et de l ETS. Yannis est un Grec (fictif) qui maintenant vit et travaille en Grèce, et qui a travaillé au Danemark il y a quelques années. Il utilise l ETS pour obtenir des informations sur ses pensions de retraite. Choisir la langue Sélectionner les pays où vous avez vécu Infos générales (de la CE) & infos spécifiques pour salariés transfrontières GR DK Informations de l institution Accueil ETS Trouver institution Trouver infos Yannis (un Grec qui a travaillé au Danemark pendant 5 ans) Liste d institutions Profession Employeur Secteur Etc. GR DK Services de suivi nationaux > 2 e pilier > PKA.dk 3 e pilier PDF Imprimer Ouvrir Outlook local de Yannis et présenter texte standard dans un courriel Fig. 2 Visite client niveau 1 Saisir informations supplémentaires Lors de sa première visite client, Yannis utilise l ETS pour trouver des informations générales sur les retraites au Danemark et en Grèce. Il l utilise également pour trouver son institution de retraite. Pour ce faire, il encode les informations sur ses données professionnelles, que l ETS compare aux 18 TTYPE Track and Trace your pension in Europe

17 informations générales fournies par des institutions de retraite. L ETS affiche une liste d institutions de retraite possibles. Pour mieux aider Yannis, l ETS fournit un courriel prédéfini demandant (aux institutions que Yannis a marquées) de vérifier s il est l un de leurs affiliés. Yannis peut alors envoyer ce courriel aux institutions de retraite listées. Choisir institution S identifier auprès de l institution 1 S identifier auprès de l institution 2 Afficher les données Yannis (un Grec qui a travaillé au Danemark pendant 5 ans) Fonctionnalité niveau 1 DK DK GR GR infos retraite P Institution DK PKA O grecque ABC ABC GR P Message : OGA O ID & données en ETS O/N? ETS O/N? S identifier traitement PDF Imprimer Autorisez-vous ETS à collecter des données? Autorisez-vous ETS à collecter des données Fig. 3 Visite client niveau 2 Lors de la deuxième visite client (voir fig. 3), Yannis utilise d abord la fonctionnalité du niveau 1 pour trouver ses institutions de retraite. Il identifie deux d entre elles, et les marque comme étant les «siennes». L ETS réoriente Yannis vers le NTS danois, et demande à Yannis de s authentifier. Il s identifie en utilisant une méthode d authentification danoise, et autorise le NTS danois à fournir des données à l ETS. Le NTS danois réoriente Yannis vers l ETS, qui réoriente Yannis vers l institution de retraite grecque (fictive), ABC. Il s identifie et autorise ABC à fournir des données à l ETS, et il est redirigé vers l ETS. ETS demande des informations sur les droits de Yannis après des institutions de retraite. L ETS montre les PDF reçus avec les données retraite de toutes ses institutions de retraite. S identifier auprès de l institution 1 ou 2 Détails : Si l institution accorde le niveau 3, alors Yannis peut passer à un écran de niveau 3 à partir d ici Afficher les données Afficher les autorisations Fig. 4 Visite client niveau 2, un an après Yannis (s authentifie une seconde fois) Institution grecque ABC Aller à ETS O/N? Authentification directe auprès de ses institutions ou via l ETS DK i D GR Message : ETS collecte des données PDF Imprimer i Message : Vous avez accepté que TTYPE collecte des données de : DK GR Infos retraite ABC ETS stocke les différentes ID de Yannis P P revoquer revoquer La dernière visite client a lieu un an après. Yannis s authentifie auprès de son institution de retraite locale, où il peut choisir d être redirigé vers l ETS. Dans cette situation Yannis ne doit pas s authentifier à nouveau auprès de l institution danoise. Il peut utiliser la fonctionnalité d ETS pour visualiser un aperçu de sa retraite réelle. ETS utilise les autorisations de Yannis pour collecter les données retraite de ses institutions de retraite marquées. Si Yannis ne souhaite plus que l ETS y procède, il peut retirer les autorisations dans l ETS. EXAMEN DU CONCEPT La conception fonctionnelle et architecturale a été examinée par quatre consultants réputés du domaine des TIC : Accenture, Capgemini, CGI et IBM. Ils ont confirmé que la conception était faisable et ont donné des commentaires précieux dont certains ont conduit à des changements du concept et de la stratégie de mise en œuvre. Pour plus d informations, voir le chapitre 5.6 du supplément. 19 Mise en place d un ETS

18 6. Connexion des institutions Il y a une grande variété dans la composition des secteurs des retraites dans les pays de l UE. Premièrement, il y a des différences dans le nombre et le type des institutions de retraite. Par exemple, l Allemagne a plus de régimes de retraite garantis par des provisions, le Royaume-Uni et l Irlande ont ensemble plus de IRP, tandis que la Bulgarie a 2 IRP et l Estonie n en a aucun. En utilisant plusieurs rapports sur le nombre de différents types d institutions, nous avons pu obtenir une évaluation du nombre d institutions de retraite à travers l UE (pour plus d information sur le nombre d institutions par pays, voir le tableau dans le paragraphe 8.4 du supplément) et une évaluation approximative du nombre de connexions ETS requises. Nous en avons conclu que, alors qu il y a quelques pays qui ont beaucoup d institutions de retraite (comme l Allemagne, l Irlande et le Royaume-Uni), il y en a beaucoup plus qui ont seulement une quantité limitée d institutions. Nous avons compté par exemple 19 pays qui ont 10 institutions ou moins dans le 1 et 2 piliers. Cette diversité par pays et le seul nombre des institutions de retraite dans l UE ont un grand impact sur le scénario possible des connexions. Les connecter (ce qui veut dire élaborer, tester, passer contrat, etc.) individuellement nécessiterait beaucoup de temps et d énormes efforts. Cela signifie que STEP devrait avoir une approche pour réduire le nombre de connexions des institutions de retraite à l ETS. Il y a également de grandes différences entre l envergure et les capacités des différentes institutions de retraite, plus spécifiquement en ce qui concerne la maturité de la mise à disposition de l information (à leurs affiliés) et leurs capacités administratives et techniques. Le nombre d affiliés peut aller de quelques-uns à plusieurs millions. Cela implique que le procédé de connexion doit être rendu aussi facile que possible. Comment y procéder? Premièrement, il y a les trois niveaux fonctionnels de l ETS, comme mentionné ci-avant. Ils donnent à des institutions de retraite l option de choisir entre donner des informations structurées (XML) ou non structurées (par exemple. elles peuvent envoyer des relevés de pensions de retraite sous forme de PDF). Deuxièmement, les connexions sont fortement normalisées. Cela permet de donner plus facilement des instructions et de fournir de l aide lors du processus de connexion. Troisièmement, STEP proposera un code provisoire aux institutions de retraite et aux NTS. Ce code contiendra la fonctionnalité nécessaire à l interaction entre l ETS et l institution de retraite (autorisation, transfert de données à l ETS). Avec ce code, il sera beaucoup plus facile pour les institutions d établir la connexion. Mais même lorsque la connexion est rendue plus facile, elle est toujours hors de portée financière ment et techniquement pour beaucoup d institutions (généralement plus petites). Pour les pays où ce problème se produit, des solutions de rechange doivent être trouvées. L une de ces alternatives serait de construire des hubs. Un hub est un système qui a une connexion à l ETS, et qui fournit des voies faciles pour des institutions de retraite d un pays spécifique afin de transférer des informations à l ETS. Les hubs peuvent avoir beaucoup de formes, de fonctionnalités et de techniques : avec ou sans base de données, avec ou sans interface utilisateur, etc. Ils peuvent être le résultat d une initiative privée, mais ils peuvent également être le fruit de l intervention d un gouvernement. Les hubs sont des solutions spécifiques au pays. Un autre avantage est que les contrats entre les institutions et l opérateur du hub (au besoin) peuvent être établis dans la langue locale et selon la loi nationale. 13. Source : 1) Rapport EIOPA 2014 sur les développements frontaliers du marché des IRP ; 2) Rapport de la Commission européenne, évaluation d impact sur la proposition de directive modifiant la Directive 2003/41/CE sur les activités et la surveillance des institutions pour les régimes de retraite professionnelle, Bruxelles, ; 3) Fonds de pension et sociétés d assurance dans les pays de l OCDE (2009) 4) Étude statistique 2013 sur les retraites en Europe 21 Mise en place d un ETS

19 Il n est pas réalisable, et il ne serait pas très efficace, de relier toutes les institutions de retraite directement à l ETS. Par conséquent, STEP devrait se servir des NTS et soutenir la création de solutions alternatives comme des hubs. Par conséquent, il y a trois défis en termes de connexion des institutions de retraite : 1. STEP doit trouver une manière de traiter un grand nombre d institutions de retraite à travers l UE. 2. Il lui faudra aussi trouver une manière de traiter la diversité des institutions de retraite en termes de taille et de possibilités techniques. 3. Cette organisation devra rendre la connexion aussi facile que possible pour les institutions de retraite. Pour relever ces défis, le projet TTYPE a développé un ensemble de directives pour la connexion des institutions et des NTS (voir fig. 5). ETS NTS Institution de retraite Institution de retraite NTS géré par ETS Institution de retraite Pour les pays qui ont plus de 50 connexions ETS, nous recommandons un NTS ou un hub. Bien entendu, d autres pays peuvent choisir de les créer. Fig. 5 Options de connexion TEP se connecte de préférence à NTS Pour les pays sans NTS, ETS peut se connecter directement aux institutions Nous ne pouvons pas fournir de logiciel pour un «NTS géré par ETS» a. L ETS établit de préférence la connexion des NTS par le biais des institutions de retraite au niveau individuel b. Si aucun NTS n existe dans un pays, STEP devrait en favoriser la mise en place. L organisation pourrait également apporter son aide à l établissement d un NTS ou, le cas échéant, au développement d autres solutions (comme des hubs). c. Si cela n apporte pas de solution (dans les temps), STEP devrait directement connecter les institutions de retraite, en commençant par les plus grandes institutions de 1 et 2 pilier, jusqu à un maximum de 50 par pays 14. d. Si le nombre des institutions de 1 et 2 pilier est supérieur à 50, et si aucune organisation n est présente pour établir un NTS ou un hub, STEP pourrait en créer un et le faire fonctionner. Ceci exigerait la mise en place d une filiale STEP qui agirait selon la législation nationale, qui ferait fonctionner le NTS ou le hub, et qui établirait les connexions. Le choix du scénario de connexion approprié dans un pays devrait se faire d après une analyse spécifique du pays et faire partie du plan de mise en œuvre. Dans les limites de ces principes, les pays peuvent faire d autres choix. Par exemple, un pays avec moins de 50 institutions de retraite pourrait toujours choisir de créer un NTS ou une solution différente pour se connecter à l ETS. 14. Ce maximum de 50 institutions par pays est le résultat d un équilibre entre une charge de travail limitée pour STEP et la capacité à accepter la connexion de la plupart des pays sans besoin d une infrastructure additionnelle 22 TTYPE Track and Trace your pension in Europe

20 7. Élaboration d un modèle économique La mise en place et maintenance d un ETS et la connexion des institutions requièrent une structure organisationnelle. Dans ce rapport nous donnons à cette organisation le nom provisoire de STEP (Service for Tracking European Pensions = Service européen de suivi des retraites). Cela permet aussi de distinguer clairement le système informatique (ETS), le projet TTYPE et l organisation (STEP). La mission de STEP devrait être de réduire les obstacles à la mobilité du travail dans l UE en : a. fournissant aux citoyens européens une vue d ensemble et une compréhension des droits à la retraite qu ils ont acquis à travers l Europe et ; b. en donnant des informations générales sur les effets de la mobilité frontalière sur les retraites. Plus généralement, STEP devrait améliorer la disponibilité des informations retraite pour tous les citoyens de l UE, par exemple en soutenant les services de suivi nationaux et les institutions de retraite dans leur communication sur les retraites. La mise en place et la maintenance d un ETS exigent une organisation. Cette organisation devrait viser à réduire les obstacles à la mobilité du travail et à rendre les informations retraite mieux disponibles pour les citoyens européens. Dans ce rapport nous donnons à cette organisation le nom provisoire de STEP. Pour décrire les propriétés de STEP, nous avons développé une première version pour le modèle économique. STEP devrait avoir un modèle économique basé sur la création de valeur pour trois types de clients : 1) Citoyens de l UE (salariés mobiles y compris) ; 2) institutions de retraite dans l UE et NTS existants et 3) États membres de l UE. La valeur ajoutée d un ETS pour ces segments de clientèle serait : 1. Citoyens de l UE Permettre une compréhension des droits à la retraite, donner des informations sur les retraites dans différents pays, aider à trouver les institutions de retraite. 2. Institutions de retraite Aider les Institutions de retraite à atteindre et à informer leurs affiliés, trouver les bénéficiaires perdus. 3. États membres de l UE Aider les États membres à publier des informations sur leurs systèmes de retraite, et éventuellement les aider à mettre en place des services de suivi nationaux. Les lignes directrices suivantes pour le modèle économique ont été développées en utilisant le canevas du modèle économique 15 (voir fig. 6). L un des aspects principaux du modèle est le sujet du financement. Fondamentalement, il y a quatre options : Les utilisateurs de l ETS paient pour le service Nous ne recommandons pas le paiement du service par les utilisateurs. L une des raisons est que dans beaucoup de pays l information à propos des pensions et droits à la retraite est un droit fondamental. Une autre raison est que faire payer une redevance pour l usage de ces services pourrait créer des barrières indésirables à l utilisation de l ETS. Les institutions de retraite et les NTS paient pour la connexion L ETS fournit des services aux institutions de retraite et aux NTS (existants), c est donc une option viable. Mais pour s assurer que la valeur supplémentaire soit supérieure aux coûts pour les institutions de retraite, ces coûts doivent rester réduits, d autant plus que le processus de connexion lui-même coûtera aux institutions de retraite et aux NTS. 15. Alexandre Osterwalder et Yves Pigneur : «Business Model generation» 23 Mise en place d un ETS

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