Pôle de compétitivité Aerospace Valley

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1 Pôle de compétitivité Aerospace Valley Cahier des charges Prestation de consultant Action collective COMETES Collaboration et Organisation pour un Meilleure Entente Transverse des Entreprises du Spatial Cahier des Charges n 13-ADMIN-CS-263 AEROSPACE VALLEY) 23 avenue Edouard Belin CS TOULOUSE CEDEX 4 Tél Fax : contact@aerospace-valley.com N SIRET : Code APE : 9499Z

2 Objet : Prestation de consultant dans le cadre de l action collective COMETES portée par le pôle de compétitivité Aerospace Valley L association Aerospace Valley a été créée le 13 juillet 2005, pour développer au plan national, européen et international la compétitivité du Pôle Aéronautique, Espace Systèmes embarqués Midi-Pyrénées et Aquitaine, labellisé «Aerospace Valley pôle mondial» par le CIADT du 12 juillet Elle est constituée par les entreprises, centres de recherche, centres de formation et institutions concernés par le secteur dans les deux régions. Dans le cadre de son rôle de soutien aux filières, Aerospace Valley souhaite confier une mission à un prestataire. Le présent document a pour but de présenter l opération, d en préciser les objectifs, les missions, les modalités d intervention et les exigences générales qui encadreront l intervention du prestataire. Ces rôles et exigences feront l objet d un contrat passé par l association Aerospace Valley. 1. Contexte général 1.1. Aerospace Valley L association Aerospace Valley a été créée le 13 juillet 2005, pour développer au plan national, européen et international la compétitivité du Pôle Aéronautique, Espace Systèmes embarqués Midi-Pyrénées et Aquitaine, labellisé «Aerospace Valley pôle mondial» par le CIADT du 12 juillet Elle est constituée par les entreprises, centres de recherche, centres de formation et institutions concernés par le secteur dans les deux régions. Forte de plus de 570 adhérents, l assemblée générale se compose de 7 collèges (Grandes Entreprises, PME-PMI, Formation, Recherche, Structures de développement économique, Collectivités publiques et territoriales, Organisations professionnelles et partenaires associés), dont les 4 premiers constituent le comité de labellisation des projets du Pôle. Le comité exécutif, constitué des membres du Bureau, de la structure permanente de l association, des porteurs de DAS (Domaines d Activités Stratégiques), des représentants de la formation, de la recherche et du développement économique, a pour mission de proposer la stratégie générale du pôle au Conseil d Administration et de piloter sa mise en œuvre. L'association agit notamment dans les domaines suivants : - Elaboration et actualisation de la stratégie industrielle, scientifique et de formation du pôle.

3 - Identification des projets partenariaux essentiels à la réussite économique, scientifique et au rayonnement du pôle ; définition et mise en œuvre des mécanismes de sélection et de labellisation de ces projets - Promotion des projets, en particulier auprès des programmes publics internationaux, européens, nationaux ou régionaux et valorisation de leurs résultats dans l'industrie et les services - Conduite d'études économiques, d'intelligence économique et d'intelligence technologique souhaitées par les membres adhérents - Missions d'étude ou d actions, celles-ci peuvent être confiées par l'état, les collectivités territoriales, ou des agences et organismes à vocation nationale ou régionale - Mise en œuvre de la politique de rayonnement et d'attractivité internationale du pôle - Missions d'administration au profit d'organisations concourant à l'objet du pôle - Définition et mise en œuvre d'instruments de pilotage et d'évaluation du pôle - Animation du pôle à des fins de cohésion des membres adhérents et de l'image du pôle - Etablissement des liaisons nécessaires avec les autres pôles de compétitivité ayant des activités dans le secteur de l'aéronautique, de l'espace et des systèmes embarqués, en France et à l'étranger, et/ou des compétences utiles aux projets du pôle. Dés sa création Aerospace Valley s est principalement centrée sur une mission : la conduite et les financements des projets de R&D et des projets structurants. C est une mission parfaitement réussie qui place Aerospace Valley dans les tous premiers pôles, ceci est prouvé par des résultats très satisfaisants en terme de nombre, qualité et financement de projets. Aerospace Valley a souhaité, dans l ère 2 des pôles de compétitivité, poursuivre, élargir et structurer le travail engagé sur l animation économique des filières Aéronautique Espace et Systèmes embarqués. Un des axes de déploiement est qu Aerospace Valley doit à partir des grands programmes industriels, être un catalyseur de la filière au service de la compétitivité des entreprises et particulièrement des PME. Par ailleurs la création de nouveaux pôles de compétitivité du domaine aéronautique et spatial nécessite qu'une étroite coordination ait pu être, dans ses principes, définie entre les pôles eux-mêmes. Cette coordination est nécessaire tant pour éviter la redondance des moyens mis en œuvre dans la R&D que pour favoriser les partenariats entre acteurs et renforcer la consistance de la communication

4 internationale des pôles en regard des enjeux de la filière française aéronautique, dont la valorisation collective revêt un intérêt national. Aerospace Valley contribue ainsi aux travaux menés au niveau national sur l'évolution de la filière. Dans ce cadre, quand cela est opportun, Aerospace Valley coopère avec d autres structures pour la promotion ou le développement de bonnes pratiques concernant les filières nationales. Ces coopérations visent donc à soutenir les filières aéronautique, spatiale et systèmes embarqués Astrium EADS ASTRIUM, n 1 européen et troisième constructeur mondial emploie personnes sur ses différents sites européens, dont à Toulouse. L établissement toulousain du Palays possède le rôle stratégique de conception, assemblage et test des satellites. Les PME jouent un rôle important dans l économie locale et mondiale et certaines d entre elles sont fortement impliquées dans le secteur spatial. Effectivement, certains de nos besoins sont réellement adaptés aux PME en termes de capacité industrielle, de réactivité, de qualité et d innovation. Cela peut affaiblir les PME qui développent une culture plus technologique que commerciale et industrielle et n ont pas d approche stratégique sur le long terme. L industrie spatiale régionale dispose d atouts majeurs tels que : une fiabilité technique remarquable, une meilleure compétitivité que les américains et une filière bien structurée. Mais les acteurs, PME, de cette filière restent caractérisés par une culture trop technologique et pas assez commerciale, une absence de séries industrielles ne permettant pas d économies d échelles et une approche stratégique à développer. Dans le contexte, Astrium souhaite apporter ses compétences de donneur d ordre afin de réaliser une nouvelle étape d amélioration de la performance industrielle des fournisseurs de la filière spatiale L opération COMETES L opération, dont l acronyme est COMETES (Collaboration et Organisation pour un Meilleure Entente Transverse des Entreprises du Spatial), se présente sous forme d une action collective. L objectif du programme COMETES sera de pérenniser en Midi Pyrénées et Aquitaine un tissu du PME capable d intervenir dans le domaine de la construction spatiale avec un niveau technique exigé par le marché aujourd hui et demain. Les axes de développement majeurs qui seront abordés dans le cadre de l action collective seront les suivants :

5 l échange de bonnes pratiques et la simplification des relations clients/fournisseurs (conditions contractuelles, échanges d informations optimisées,..) en respectant les principes du pacte PME favoriser la compétitivité des PME en développant les démarches de performance industrielle (optimisation des flux physiques et d information) favoriser les réflexions stratégiques des PME développer les compétences des PME en terme de démarches commerciales en France et à l international encourager l innovation des PME Le projet COMETES est une démarche qui interviendra à suite de deux initiatives récentes : le programme AEROLEANK, action collective mise en œuvre en Midi Pyrénées et Aquitaine sur les années 2011 et 2012 qui a permis d améliorer les performances en terme d organisation d une soixantaine de PME aérospatiales, dont 10 entreprises du secteur spatial. Elle a également favorisé la mise en œuvre d obligations réciproques de la part des donneurs d ordres et fournisseurs, en permettant notamment l engagement des premiers sur des prévisions de commandes à court et moyen terme, et en améliorant les prévisionnels de charges/capacités des seconds. L opération francilienne COMETES Ile de France, mise en œuvre sur la période 2011 et 2012 également, avec le concours des établissements d ASTRIUM et PSA et le soutien financier de la DIRECCTE. Le projet COMETES a été primé au Trophée des Achats en 2012 dans la catégorie «relation grands groupes/pme». Ses objectifs majeurs étaient de favoriser les échanges d information entre donneurs d ordres et fournisseurs, et d améliorer la performance industrielle des fournisseurs tout en favorisant leur réflexion en terme de positionnement stratégique. 2. MISE EN ŒUVRE DE L ACTION COLLECTIVE Sur cette base ASTRIUM a proposé un schéma d action collective qui a retenu l attention des financeurs publics. ASTRIUM présidera un comité de pilotage de l opération COMETES comprenant notamment Aerospace Valley et les financeurs afin d assurer la conduite, le pilotage technique de ce programme en coordonnant les différents acteurs et parties intervenantes. Le comité de pilotage sera chargé notamment de valider les différentes étapes du projet ainsi que d orienter et contrôler le bon déroulement de l action. Il suivra en particulier l ensemble des actions Collectives. 2.1 Lieu de réalisation Le lieu de réalisation est au sein même des entreprises participantes. Ces entreprises sont principalement situées dans le périmètre du pole et plus spécifiquement celui géographique et administratif des deux régions Aquitaine et Midi-Pyrénées.

6 2.2 Entreprises cibles Le projet bénéficiera à 20 PME. 10 PME sont localisées dans la région Aquitaine et 10 en Midi Pyrénées. 2.3 Résultats attendus Le projet permettra aux fournisseurs de : conforter leur positionnement stratégique vis à vis des caractéristiques du marché de la construction spatiale mettre en perspective l adéquation de l organisation industrielle par rapport aux exigences des donneurs d ordres L opération collective favorisera la mise en œuvre d un projet, commun aux donneurs d ordres et fournisseurs, d amélioration de l entreprise étendue dans le cadre d une démarche structurée. 2.4 Description des actions à mener dans le projet L action collective se déroulera en 3 étapes majeures : Une étape 1, intitulée positionnement stratégique, faisant intervenir 2 consultants experts et visant à : conforter le choix du positionnement stratégique du fournisseur au regard des caractéristiques du marché spatial mettre en perspective l adéquation de l organisation industrielle avec les besoins de la clientèle Une étape 2, intitulée projet collaboratif, dont les 3 phases principales seront les suivantes : phase 1 : optimisation de l organisation d ASTRIUM comprenant l analyse des dysfonctionnements, la définition des axes d amélioration et l accompagnement du plan de progrès phase 2 : définition du référentiel commun sur la base de la mise en place d un groupe de travail consacré aux axes d amélioration définis en phase Une étape 3 d accompagnement des fournisseurs, comprenant des accompagnements individuels, des formations collectives et des séminaires d échanges. 3. Organisation proposée et répartition des taches Comme déjà évoqué dans le 1 la répartition des rôles entre le porteur et les autres parties afin de réaliser cette opération est la suivante:

7 Aerospace Valley Recueille les financements auprès de l Etat et des collectivités concernées au fur et à mesure du déroulement de l opération, en fonction de l avancement de l action et des dépenses afférentes. Astrium Préside un comité de pilotage de l opération COMETES comprenant Aerospace Valley, Astrium la DIRECCTE. Ce comité sera chargé de valider les différentes étapes du projet ainsi que d orienter et contrôler le bon déroulement de l action. Ce comité de pilotage suivra en particulier l ensemble des actions individuelles et collectives. Le prestataire qui sera retenu au terme de l appel d offre assistera Astrium dans : les audits des PME les audits internes Astrium, la rédaction des synthèses des audits, l animation d un séminaire de restitution des audits la préparation des tables rondes de travail avec mise en place indicateurs et objectifs l animation de tables rondes de travail, la rédaction des synthèses des tables rondes la rédaction d une charte l accompagnement des PME dans la mise en place des actions définies par les tables rondes. Il devra au delà des exigences générales définies au 5 satisfaire les exigences spécifiques suivantes : Exigence 1 : Le projet doit bénéficier à 20 PME. Les PME participantes sont situées dans la région aquitaine et Midi Pyrénées Exigence 2 : Le prestataire s engage à travailler en partenariat avec Astrium pour coordonner techniquement le projet jusqu à la réalisation complète des objectifs qui auront été traduits sous forme de: - gains d efficacité et de productivité tels que déterminés et planifiés (le prestataire s engagera à les faire obtenir aux PME), - mode d appropriation de la méthodologie retenue - mise en œuvre permanente à l issue de l opération Exigence 3 : Le prestataire mettra en place les moyens nécessaires au déroulement de l ensemble de l opération, en particulier une Direction de l Opération assurant

8 - La réalisation des actions de Formation/Information nécessaires - La Gestion de l ensemble des actions de pilotage des PME - la compilation et publication des indicateurs retenus, en assurant les aspects de confidentialité - ainsi que la mise en œuvre (directe ou sous-traitée) de la fonction de consultant pour chacune des PME Exigence 5 : Lorsque des taches de consultance seront sous-traitées, le prestataire devra : - Définir l ensemble des règles et obligations qui devront être suivies par tout consultant associé à cette opération - Assister à l ensemble des comités de pilotage, et recueillir les avancements et résultats sans délégation possible de celle-ci - Démontrer par un processus approprié : L efficience des actions de formation et des projets confiés aux ressources et consultants qui auront été qualifiés en termes d obligations de résultats - la confidentialité des informations communiquées et manipulées durant l opération. A ce titre, il pourra être nécessaire de signer des accords de confidentialité avec ASTRIUM ou les PME. Exigence 6 : Le prestataire aura la charge de proposer et mettre en place par un mode de reporting adapté, les livrables et les critères de réussite du projet. A titre d exemple : rapports d audit et de diagnostiques, synthèse d avancement trimestrielle, Indicateurs de progrès, Rapport final et Bonnes pratiques % d atteinte des Valeurs Cibles et % de projets achevés etc. 4. Calendrier prévisionnel Durée prévue du projet : 18 mois Date de commencement d exécution prévue : 01/12/2013 Date de fin d exécution prévue : 31/07/ Exigences générales Les exigences générales de réponse à ce cahier des charges sont les suivantes : Exigence G1 : La nature de la mission exige, de la part du prestataire, une connaissance générale du secteur et des métiers des filières aéronautique espace et systèmes embarqués. Au-delà le prestataire devra par sa structure, sa gouvernance, ses clients et/ou ses partenaires etc. démontrer sa légitimité à mener des actions pour l amélioration des processus Industriels. Par exemple cette légitimité pourra être démontrée par exemple, par les liens pérennes avec plusieurs

9 organisations professionnelles, avec des Pôles de compétitivité, Clusters, le Ministère de l Industrie, les DIRECCTE etc. Exigence G2 : Le prestataire démontrera qu il maitrise ou qu il a été associé à la mise en place de standards de mesure de la maturité de la Supply Chain (type nouveau référentiel 9100) et qu il a développé dans ce domaine des outils et des formations pour y répondre, Exigence G3 : Le prestataire démontrera qu il maitrise l organisation et le pilotage d actions dans le secteur industriel en respectant la confidentialité des acteurs. Exigence G4 : Le prestataire possédera sa propre structure d experts reconnus. Il peut si nécessaire, compte tenu du périmètre de la prestation, intégrer les compétences de prestataires partenaires dans le cadre d'une offre unique et globale. Exigence G5 : Les principales étapes de réalisation feront l objet d une planification précise établie dés le lancement du programme. Le prestataire proposera à l Association Aerospace Valley un planning de déroulement de sa mission et rendra compte régulièrement de l état d avancement. Le planning comprendra au moins les étapes suivantes qui seront détaillées et assorties de livrables : L étape 1 de positionnement stratégique permettra à un binôme de consultants aux profils complémentaires d intervenir chez les fournisseurs. Le premier se penchera sur les aspects stratégie et opportunité de marchés, le second sur l organisation industrielle L étape 2 projets collaboratifs comprendra les différentes phases suivantes : La phase 1 d optimisation du processus client chez ASTRIUM permettra aux 2 établissements d ASTRIUM de mettre en œuvre des actions internes d optimisation de leurs organisations, indispensables pour lancer la phase de collaboration avec les fournisseurs selon 5 étapes : 1) analyse des dysfonctionnements (impact collaboration fournisseurs, quantification, recherche des causes,..) diagnostic de 5 jours par un consultant expert 2) définition des plans de progrès (objectifs, phasage, pilotes) 3) accompagnement des plans de progrès (suivi d avancement, expertises ponctuelles) 4) audit de recadrage 5) séminaire de transition avec la phase 2 (un jour de consultant expert)

10 La phase 2 de définition d un référentiel commun comprendra les étapes suivantes : une réunion de lancement sous forme de séminaire qui permettra de présenter les enjeux et objectifs aux acteurs concernés par les ateliers d échanges. Plusieurs ateliers seront mis en place un séminaire intermédiaire global ayant pour objectif de valider les travaux des ateliers avec tous les participants au projet COMETES un séminaire de clôture avec l ensemble des participants permettant de présenter le référentiel commun. L intervenant principal de cette phase sera le consultant leader dont le rôle sera de piloter le travail en mode collaboratif. Chacun des ateliers sera animé par un consultant «expert» et sera composé d un ou deux participants désignés par les fournisseurs et d un ou deux participants désignés par ASTRIUM. Il sera demandé à chaque fournisseur de participer à deux ou trois groupes de travail. (trois jours de consultant expert par groupe de travail avec une enveloppe globale de jours maximum de 110 jours) L étape 3 : accompagnement des fournisseurs qui aura pour objectifs d une part de mettre en conformité les fournisseurs au regard du référentiel et d autre part de mettre en œuvre un plan d amélioration de la performance globale des fournisseurs Cette phase se déroulera en plusieurs étapes : un séminaire présentant les résultats du diagnostic et le plan d accompagnement des formations collectives la mise en œuvre du plan de progrès (7 jours de consultant expert) un séminaire de clôture Cet audit dépassera le cadre de la mise en œuvre du référentiel commun et pourra être mené sur l ensemble des fonctions qui contribuent à la performance industrielle de l entreprise. Les informations individuelles demeureront confidentielles et le donneur d ordres ne pourra avoir accès qu aux informations globalisées ou individuelles avec accord de chaque PME. Exigence G6 : L Association Aerospace Valley, commanditaire de la prestation, attend du prestataire une offre de service répondant aux objectifs définis précédemment. Il est demandé au prestataire d établir une proposition détaillée dans le contenu et le chiffrage des différentes parties Exigence G7 : Le prestataire présentera également ses références dans les domaines concernés ainsi que les noms, CV et compétences du ou des partenaires et collaborateurs qui seront affectés spécifiquement à la mission. 6. Modalités de la proposition

11 Le mandatement du prestataire retenu fera l objet d une commande ferme par l Association Aerospace Valley. La date limite de remise des propositions est fixée au 17 Octobre 2013 à 18H. Un comité de pilotage, présidé et animé par l Association Aerospace Valley, se réunira pour l'audition des propositions présélectionnées, afin d arrêter le choix du prestataire. La réponse devra nous être formulée par mail à contact@aerospace-valley.com. L'Association Aerospace Valley se réserve le droit de mettre un terme à la poursuite de la mission si le déroulement des travaux ou les éléments des points de restitution intermédiaires ne répondent pas aux objectifs préalablement fixés et rappelés dans les documents contractuels. *******************************