TITRE : Procédure relative à l utilisation des chariots de distribution de médicaments

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1 PROCÉDURE Code : PR-DSI Direction responsable : Direction des soins infirmiers Approuvée par : Présentée et adoptée au comité de direction le : Entrée en vigueur le : Cette procédure annule la procédure no : Champ d application : Assistants techniques en pharmacie (ATP), conseiller aux applications informatiques de la DSI, coordonnatrices d activités de soins de la coordination des programmes, étudiantes, infirmières (incluant CEPI et externes), infirmières auxiliaires, inhalothérapeutes, personnel du Service d hygiène et salubrité, pharmaciens, préposés aux bénéficiaires, professeurs TITRE : CONSULTATIONS Conseil des infirmières et infirmiers Cadres Autres : chefs concernés Conseil multidisciplinaire Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens Comité aviseur de la direction des soins infirmiers Comité consultatif sur les activités de soins infirmiers Comité de coordination de la DSI Comité pharmacie-soins infirmiers Procédure no : PR-DSI Page 1 sur 15

2 1. Objectifs Les objectifs de cette procédure sont de : préciser les modalités de vérification et d utilisation du chariot de distribution de médicaments; définir les responsabilités des intervenants concernés. 2. Champ d application Assistants techniques en pharmacie (ATP) Conseiller aux applications informatiques de la DSI Coordonnatrices d activités de soins de la coordination des programmes Étudiantes Infirmières (incluant CEPI et externes) Infirmières auxiliaires Inhalothérapeutes Personnel du Service d hygiène et salubrité Pharmaciens Préposés aux bénéficiaires Professeurs 3. Définitions Chariots de distribution de médicaments : Chariots installés dans les corridors des unités de soins qui contiennent la majorité de la médication des usagers, ainsi que certains médicaments au commun. Ces chariots assurent la sécurité et la traçabilité du circuit des médicaments. FADM : Feuille d administration des médicaments. Médicaments SCAS : Médicaments préparés et servis par le Service centralisé d additifs au soluté. Première dose : Nouvelle dose de médicament envoyée à l unité de soins entre le resservice des cassettes dans les chariots. Les premières doses sont prises dans le commun. STAT : Médicament pour lequel le traitement doit débuter le plus rapidement possible. Procédure no : PR-DSI Page 2 sur 15

3 4. Marche à suivre La marche à suivre en lien avec la préparation des médicaments, la médication à donner en stat, la nouvelle ordonnance, la première dose, la médication cessée, le réapprovisionnement des chariots, le départ, le congé temporaire, le transfert d un usager, l entretien des chariots ainsi que le plan de relève sont présentés ci-dessous. Quant à la configuration des chariots de distribution de médicaments, le contenu des tiroirs du chariot est présenté à l annexe 1. Les lignes directrices établies par les membres du comité pharmacie-soins infirmiers se retrouvent à l annexe 2. Finalement, le mode de fonctionnement à l intérieur de la cohorte SARM au 5 e pavillon Central est décrit à l annexe Préparation des médicaments L infirmière 1 doit : prendre la feuille d administration des médicaments (FADM) des usagers qui lui sont assignés; respecter la marche à suivre dans le Guide d utilisation de la FADM disponible sur Intranet; valider avec la FADM les médicaments qui doivent être administrés selon l heure prévue; prendre ensuite si nécessaire la médication au poste des infirmières : narcotiques, médicament SCAS, autres médicaments au réfrigérateur ou dans le cabinet automatisé; repérer le chariot et le tiroir identifié au numéro de chambre et de lit de l usager pour lequel elle administre un médicament et composer son code d accès permettant de déverrouiller le chariot; ouvrir le tiroir de l usager pour accéder aux médicaments et déposer la médication apportée du poste dans le ou les tiroirs des usagers; prendre dans le tiroir la médication à administrer (sachet de comprimé, ampoule, timbre ou autres); préparer, administrer et enregistrer toujours la médication pour un seul usager à la fois, selon la méthode de soins infirmiers sur la préparation et l administration des médicaments; refermer le tiroir et appuyer sur le bouton «Secure» afin de verrouiller le chariot et désactiver votre code; disposer des sachets et des étiquettes identifiés au nom de l usager dans un contenant biorisque. 1 Le terme infirmière inclut infirmière auxiliaire, CEPI et externe. Procédure no : PR-DSI Page 3 sur 15

4 Pour la médication per os : Écraser au préalable la médication au besoin, dans l emballage avec un pilon. Vérifier sur la FADM si la médication peut être écrasée. Ne pas écraser de «médicaments dangereux». Ces médicaments seront identifiés par la pharmacie sur la FADM et sur le sachet. De plus, la liste des médicaments dangereux est en annexe dans la méthode de soins infirmiers «Préparation et administration des médicaments», disponible sur Intranet. 4.2 Médication à donner en STAT Lors d une prescription STAT, si le médicament est disponible dans le commun de l unité, le prendre et l administrer à l usager. Si la médication n est pas disponible dans le commun, télécopier votre feuille de prescription médicamenteuse à la pharmacie et appeler à la pharmacie pour les aviser de la demande. Lorsque la pharmacie est fermée, prendre la médication dans le coffret de nuit, si elle est disponible. Sinon, faire une demande à la coordonnatrice d activités de soins de la coordination des programmes. 4.3 Nouvelle ordonnance première dose La gestion des ordonnances en dehors du réapprovisionnement à chaque 24 heures est effectuée par l infirmière ou l infirmière auxiliaire qui doit : respecter la marche à suivre dans le Guide d utilisation de la feuille d administration des médicaments (F.A.D.M.); prendre le médicament prescrit dans le commun de l unité de soins, lorsqu il est disponible. Sinon, attendre la réception de la pharmacie, les médicaments sont acheminés à l unité de soins moins de 2 heures après la réception de la demande à la pharmacie; prendre la médication dans le coffret de nuit au monte-charge, si elle est disponible, lorsque la pharmacie est fermée. Sinon, faire une demande à la coordonnatrice d activités de soins de la coordination des programmes pour prendre la médication dans l armoire de nuit. administrer la médication ou placer les médicaments reçus dans le casier approprié selon le type de médicament. Le mode d acheminement des premières doses est le même pour l ensemble des unités de soins : Les premières doses doivent être prises dans le commun lorsque disponibles. Pour toutes les autres ordonnances, les médicaments d un même usager sont acheminés à l unité de soins dans un sac de plastique. Le sac est identifié au nom de l usager, son numéro de dossier et son numéro de chambre. Le sac est déposé dans le monte-charge de la pharmacie. Procédure no : PR-DSI Page 4 sur 15

5 4.4 Médication cessée Une ordonnance médicale modifiant la posologie, la fréquence, la voie d administration ou le médicament lui-même, est considérée comme étant cessée. L infirmière relève l ordonnance et inscrit «CESSÉ» ou «MODIFIÉ» sur la FADM et fait un trait sur la totalité du carré. Le médicament ayant été cessé ne doit pas être retiré immédiatement de la bande. Le retirer seulement au moment où il devait être administré, et ce, pour ne pas scinder en deux la bande du médicament. À ce moment, le déposer dans le tiroir RETOUR réservé pour la médication à retourner à la pharmacie. Lorsque le contenant du médicament cessé a déjà été ouvert (inhalateur, crème, gouttes, etc.), le jeter dans un contenant biorisque. La médication per os contaminée doit être jetée dans le contenant biorisque ainsi que les narcotiques, tel que prévu selon la politique. Les médicaments dangereux doivent être manipulés selon la Norme pour la manipulation des agents de chimiothérapie (DP-017) disponible sur Intranet. Ils doivent être jetés dans un contenant de déchets cytotoxiques ou dans un contenant identifié avec la mention «Déchets pharmaceutiques - Incinération». 4.5 Départ Lors du congé définitif d un usager, les médicaments contenus dans le tiroir de l usager sont déposés dans le tiroir RETOUR. 4.6 Congé temporaire / Départ CHSLD Lors d un congé temporaire, la médication demandée est conservée à la pharmacie et sera livrée par le monte-charge le jour du départ ou exceptionnellement la veille après entente avec la pharmacie. 4.7 Transfert d un usager Lors du transfert d un usager dans une autre chambre sur la même unité, l infirmière transfère les médicaments de l usager dans la cassette identifiée au numéro de sa chambre et dans le tiroir «PRN usager» ainsi que les médicaments au poste. Si l usager transfère sur une autre unité de soins, l infirmière prend la médication de celui-ci et la remet à l infirmière responsable de l usager. Celle-ci la dépose dans la cassette identifiée au numéro de sa chambre et dans le tiroir «PRN usager» s il y a lieu. Procédure no : PR-DSI Page 5 sur 15

6 4.8 Réapprovisionnement des chariots de distribution de médicaments Le réapprovisionnement quotidien est effectué aux 24 heures par les ATP sur chaque unité de soins. L ATP : se rend à l unité de soins avec son chariot de transfert; déverrouille le chariot en composant son code d accès; remplace les cassettes de médicaments utilisées durant la journée par des cassettes couvrant le prochain 24 heures; reverrouille le chariot manuellement; assure le réapprovisionnement des médicaments au commun dans chacun des chariots en fonction des quantités pré-établies pour chaque unité de soins; nettoie les zones fréquemment touchées de la cassette du chariot de la cohorte SARM. 4.9 Entretien des chariots de distribution de médicaments La fréquence d entretien des chariots de distribution de médicaments est effectuée en fonction des zones fréquemment touchées ou non. Le tableau ci-dessous en précise les particularités. Entretien Responsable Produit Quart de travail Nettoyage des zones fréquemment touchées (clavier, poignée de transport, pourtour de la poubelle) Éviter de mettre du liquide directement sur le clavier car il peut s infiltrer dans celui-ci. Le devant des tiroirs Nettoyage de l extérieur du chariot Nettoyage intérieur des tiroirs Préposé aux bénéficiaires ATP (cohorte SARM) Préposé aux bénéficiaires Préposé aux bénéficiaires Préposés aux bénéficiaires Percept MD Percept MD Percept MD Percept MD Chaque 8 heures Jour Soir Nuit Une fois/jour Une fois/semaine Nuit lors du remplissage et au besoin Une fois/semaine Nuit lors du remplissage et au besoin Aux 3 mois et au besoin Nettoyage du bloc cassette Pharmacie Lavevaisselle Vidange de la poubelle Hygiène et salubrité --- Chaque jour Changement du contenant biorisque Préposé aux Maximum au ¾ --- bénéficiaires de sa capacité Procédure no : PR-DSI Page 6 sur 15

7 4.10 Plan de relève Procédure no : PR-DSI Page 7 sur 15

8 5. Responsabilités AIC : En tant que responsable de l organisation des soins, s assure du respect du remplissage des fournitures et de l entretien des chariots. Elle est aussi responsable de faire une demande au GBM s il y a un bris ou un mauvais fonctionnement du chariot. Si le technicien du GBM doit quitter avec l une des composantes du chariot ou le chariot en entier elle doit: faire l échange des identifiants de tous les tiroirs et transférer la médication dans le nouveau chariot; identifier sur une feuille le problème et coller celle-ci sur la composante ou le chariot défectueux; refaire le même processus d échange des identifiants et des médicaments que cité précédemment, lors du retour du chariot remis en état de marche; retourner le chariot qui avait été prêté pour le remplacement au bureau du conseiller en application informatique au L Assistant technique en pharmacie : Est responsable du réapprovisionnement de médicaments sur chaque unité de soins et du retour des médicaments cessés ou non utilisés. Chef d unité de soins conjointement avec la chef du département de pharmacie : Sont responsables de l application et du respect de la procédure. Conseiller en application informatique : Est responsable de la gestion des codes d utilisateurs. Il doit également s assurer de faire le suivi avec le GBM sur le matériel problématique retourné à son bureau (L-2554). Coordonnatrice d activités de soins de la coordination des programmes : Est responsable d aviser le GBM s il y a un bris ou un mauvais fonctionnement d un chariot de distribution de médicaments. Elle est également responsable de fournir à l unité de soins un chariot de remplacement, un tiroir ou un bloc cassette pour échanger la composante défectueuse. Ces composantes se trouvent au L-2554, local du conseiller en application informatique. Personne déléguée par le chef d unité de soins : Selon l horaire déjà établi, elle est responsable de remplir les tiroirs de matériel nécessaire à la préparation des médicaments, de brancher et de débrancher les chariots du réseau électrique et du réseau informatique aux heures convenues. Préposé à l hygiène et salubrité : Est responsable de changer le sac de poubelle une fois par jour. Préposé aux bénéficiaires : Est responsable de l entretien journalier et du remplissage du chariot de distribution de médicaments. Il doit aussi ramener les chariots au poste pour le remplissage et les retourner au corridor le matin. Responsable du GBM : Prend en charge le chariot problématique. Il s assure de compléter la réparation ou de contacter les ressources nécessaires. Procédure no : PR-DSI Page 8 sur 15

9 6. Entrée en vigueur La présente procédure entre en vigueur le jour de son adoption par le comité de direction. 7. Annexes Annexe 1 - Annexe 2 - Annexe 3 - Configuration des chariots de distribution de médicaments - Contenu des tiroirs du chariot - Informations sur le sachet de médicaments Lignes directrices Mode de fonctionnement à l intérieur de la cohorte au 5 e pavillon Central Préparé par Mélanie Lemelin, coordonnatrice, conseillère clinique en soins infirmiers Procédure no : PR-DSI Page 9 sur 15

10 ANNEXE 1 CONFIGURATION DES CHARIOTS DE DISTRIBUTION DE MÉDICAMENTS CONTENU DES TIROIRS DU CHARIOT INFORMATIONS SUR LE SACHET DE MÉDICAMENTS La configuration des chariots est la même pour l ensemble des unités de soins de l établissement. Ils sont configurés pour un maximum de 8 usagers, sauf celui de la cohorte qui l est pour 15 usagers. Les pièces, le contenu des tiroirs des chariots ainsi que les informations inscrites sur le sachet de médicaments, sont présentés ci-dessous. POUBELLE POIGNÉE COMMUN BLOC CASSETTE (n o chambre) PRN USAGER TABLETTE RÉTRACTABLE SERRURE DE SÉCURITÉ CONTENANT BIORISQUE FOURNITURES COMMUN : Tiroir réservé à l entreposage de certains médicaments au commun. Ex : Acétaminophène (Tylénol MD ), Docusate de sodium (Colace MD ), Sennoside (Senokot MD ), etc. Côté droit du tiroir : Piluliers en plastique, mortier, coupe pilule BLOC CASSETTE : Entre le COMMUN et le PRN USAGER, est placé un bloc cassette comprenant 9 tiroirs dont 8 sont réservés pour la médication des usagers et un tiroir est réservé pour le retour des médicaments. PRN USAGER : Tiroir réservé à l entreposage des médicaments qui ne sont pas resservis toutes les 24 heures. Ex : inhalateurs, crème, fioles multidoses, médicaments de recherche, etc. Procédure no : PR-DSI Page 10 sur 15

11 FOURNITURES : Tiroir réservé à l entreposage du matériel de soins nécessaire à la préparation de la médication. Contenu du tiroir : Seringues de 10 ml Seringues de 5 ml Seringues de 3 ml Seringues de 1 ml Tampons d alcool Aiguilles 27 G, 5/8 po Aiguilles 20 G, 1 po Seringues pré-remplies 10 ml Seringues pré-remplies 3 ml Petits sacs de plastique Grand tiroir : contenu selon les besoins de l unité de soins. POIGNÉE : Permet de déplacer le chariot plus facilement. TABLETTE RÉTRACTABLE : Augmente la surface de travail. SERRURE DE SÉCURITÉ : Permet de verrouiller manuellement le chariot. CONTENANT BIORISQUE : Permet de jeter le matériel biorisque. POUBELLE : Permet de jeter les déchets. Procédure no : PR-DSI Page 11 sur 15

12 DERRIÈRE DU CHARIOT LUMIÈRE BOUTON «RESET» (rouge) PRISE RÉSEAU BOUTON D OUVERTURE POUR LA POUBELLE LUMIÈRE : Éclaire la surface de travail sur le dessus du chariot. S éteint automatiquement après 5 minutes. BOUTON «RESET» (rouge) : À utiliser en cas de problème. PRISE RÉSEAU : Doit être branchée avec la prise électrique à chaque soir. BOUTON D OUVERTURE POUR LA POUBELLE : Permet d accéder à la poubelle. Procédure no : PR-DSI Page 12 sur 15

13 CLAVIER DE COMMANDE NUMÉRIQUE ESC (Escape) : Permet de quitter le mode «function». FUNCTION : Permet de saisir différentes valeurs de programmation (réservé à l informatique). BATTERY : Permet de vérifier la charge restante de la pile du chariot. N.B. Lorsque le chariot est branché dans la prise électrique, l indicateur de charge affiche : «Battery Status not available». LIGHT : Permet d ouvrir et de fermer la lumière. SECURE : Permet de verrouiller le chariot. NOMBRES 0 À 9 : Servent à composer votre code d accès à six chiffres. TOUCHE ( ) : Option non disponible. TOUCHE CLEAR : Permet d effacer un à un les chiffres saisis. Procédure no : PR-DSI Page 13 sur 15

14 LIGNES DIRECTRICES ANNEXE 2 Selon les pratiques exemplaires, il importe de respecter les lignes directrices établies par les membres du comité pharmacie-soins infirmiers. En tout temps, les chariots de distribution de médicaments demeurent dans le corridor de l unité de soins aux emplacements prévus, sauf pour le branchement électrique et le branchement réseau qui se feront en fin de soirée jusqu à la tournée du matin. Le chariot de distribution de médicaments n entre pas dans les chambres des usagers. Les tiroirs de médicaments des usagers identifiés selon les numéros de chambre ne doivent pas être changés de chariot. Les infirmières ou les infirmières auxiliaires peuvent utiliser plus d un chariot lors de l administration des médicaments. Lorsqu un usager change de chambre, seul le contenu des tiroirs attribués à celui-ci (tiroirs médicaments et médicaments du tiroir des PRN usagers) est transféré par l infirmière ou l infirmière auxiliaire. La FADM est l outil utilisé pour s assurer de la sécurité tout au long du processus d administration des médicaments : lors de la préparation; lors de l administration; pour l enregistrement de la médication administrée. Tous les médicaments réguliers (comprimés, timbres, ampoules), sauf les narcotiques, sont servis par la pharmacie pour une période de 24 heures, pour le reservice. Certains médicaments, PRN et multidoses sont disponibles dans le tiroir des médicaments «PRN usager» ou au réfrigérateur. Les narcotiques, les antibiotiques injectables et les médicaments qui doivent être conservés au réfrigérateur ne sont pas dans le chariot. En aucun cas, l infirmière ou l infirmière auxiliaire ne prend des médicaments dans le tiroir d un autre usager. Si un médicament est manquant ou contaminé, le prendre dans le commun de l unité de soins si la médication y est disponible, sinon utiliser la feuille de communication pharmacie-soins infirmiers pour le demander à la pharmacie. Un comprimé contaminé est jeté dans le contenant biorisque. Les médicaments devant être administrés par les inhalothérapeutes seront pris dans le chariot de distribution de médicaments lors de leur première utilisation. Par la suite, la médication demeure à la chambre ou est remise dans le tiroir de l usager dans un double sac de plastique et sera déposée à l intérieur du chariot de distribution des médicaments. Lors du transfert de l usager ou de son départ, l inhalothérapeute a la responsabilité de faire suivre la médication qu elle aura sortie du chariot de distribution de médicaments. La médication de l usager devant faire de l auto-administration sera conservée dans la chambre de celui-ci. Si un usager est sous un protocole de recherche, la médication servie par l infirmière de recherche doit être déposée dans le tiroir «PRN usager». N.B. En fonction de l épidémiologie des infections nosocomiales, la procédure sera ajustée selon les recommandations de l équipe de prévention et contrôle des infections. Procédure no : PR-DSI Page 14 sur 15

15 ANNEXE 3 MODE DE FONCTIONNEMENT À L INTÉRIEUR DE LA COHORTE AU 5 E PAVILLON CENTRAL L infirmière ou l infirmière auxiliaire doit suivre les mêmes étapes qu inscrites dans la marche à suivre au point 4.1, en tenant compte des précisions suivantes : Procéder à l hygiène des mains. Déposer un piqué disposable sur le chariot de distribution de médicaments ou tout autre chariot utilisé pour la distribution des médicaments, avant de déposer votre cartable, afin d éviter le contact entre la surface du chariot et les cartables contenant les FADM. Préparer la médication d un usager. Revêtir les équipements de protection personnelle requis : Blouse; Masque; Gants. Entrer dans la chambre et procéder à l administration de la médication. Entre chaque usager, retirer ses gants et procéder à l hygiène des mains (rince-mains antiseptique ou eau et savon). Éviter de toucher au contenu du cartable avec vos gants contaminés ou vos mains non lavées. La blouse n a pas à être changée entre chaque usager, à moins d être visiblement souillée ou humide. Nettoyer le cartable contenant les FADM avec un désinfectant de surface avant de le rapporter au poste des infirmières si vous croyez que ce dernier aurait pu être contaminé. Changer le piqué du chariot s il devient contaminé. Toujours préparer, administrer et enregistrer la médication pour un seul usager à la fois. Direction des soins infirmiers Décembre 2008 Révisé le 16 mars 2010 H:\Nouvelle DSI\Secteur Clinique\Secrétariat\MLavoie\Comité\CPSI\Circuit du médicament\chariots de medicaments\procédures\utilisation des chariots de distribution de médicaments\pr-dsi doc Procédure no : PR-DSI Page 15 sur 15