Comment organiser sa participation à une foire grand public? Mardi 15 mars 2011 Claire GACHIGNARD

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1 Comment organiser sa participation à une foire grand public? Mardi 15 mars 2011 Claire GACHIGNARD

2 ORGANISER UNE FOIRE GRAND PUBLIC LA FOIRE COMMERCIALE La Foire est une manifestation à caractère commercial qui rassemble des producteurs et des acheteurs organisés expressément en vue de créer un climat propice aux échanges et aux contacts. C est un lieu ouvert à tous publics : particuliers ou professionnels. ( exemples : Foire Internationale de Paris, Foire de Marseille,.) Dans de nombreux pays, la foire commerciale s avère la méthode traditionnelle de faire des affaires. Dans plusieurs secteurs, elle constitue «l événement à ne pas manquer»

3 SES OBJECTIFS : -Lancer une nouvelle gamme de produits -Rencontrer les clients actuels et de nouveaux clients -Vendre des produits ou service de votre entreprise -Observer la réaction du marché à la qualité, à la conception et au prix de vos produits ou services -Recueillir de l information commerciale sur la concurrence -Recruter des représentants ou des employés SES AVANTAGES : -Les clients potentiels peuvent essayer personnellement votre produit en face face. -Evaluer les nouveaux produits ou services de vos concurrents, et observer l intérêt ou la réaction du public à leur égard. -Rencontrer les distributeurs et représentants potentiels. -Se faire une clientèle et de la publicité gratuite -Rehausser votre image et votre prestige -Confirme la présence de votre entreprise sur le marché -Vendre de nouveaux produits ou des produits améliorés aux clients fidèles. En général, les foires commerciales représentent entre 22 et 25% du budget de promotion commerciale d une entreprise, ce qui les classe en 2ème position après la vente personnelle, mais avant la publicité imprimée et le publipostage.

4 COMMENT BIEN CHOISIR UNE FOIRE Premières étapes, 1 an avant l événement Premières étapes, 1 an avant l événement Déterminer si la foire envisagée complète le plan marketing de votre entreprise : (Si votre but consiste à pénétrer de nouveaux marchés, vous devriez participer aux foires qui vous permettront de rencontrer des clients de ces marchés. Si par contre, vous souhaitez solidifier vos rapports avec vos clients actuels, planifiez votre participation en fonction de ces segments de clientèle) 1. Evaluer la qualité du public Afin d attirer à votre stand un nombre suffisant de visiteurs des secteurs «cibles», il vous faut définir le public «cible» en déterminant les caractéristiques des visiteurs de l année précédente et voir dans quelle mesure ils correspondent à ce que vous recherchez. Ce n est pas simplement le nombre qui vous importe, mais le nombre de gens correspondant au profil cible et certains organisateurs de foires peuvent vous renseigner sur la «qualité» ou la nature des visiteurs, déterminés d après leurs centres d intérêt et leur pouvoir de décision. Les organisateurs de foires devraient également pouvoir vous fournir la liste des exposants avec les types de produits et services dont ils font généralement la promotion. Si les autres exposants n évoluent pas dans le domaine voulu, pensez-y à deux fois avant d y participer. Optez pour une foire commerciale qui met l accent sur des produits et services similaires à ceux que vous offrez.

5 2. Le lieu et la fréquence Le lieu constitue l un des facteurs les plus importants à prendre en compte dans votre décision. A quelle fréquence se tient cette foire? A-t-elle tous les ans? Envisagez le lieu qui conviendra le mieux à votre entreprise. En général, Internet est la meilleure ressource pour consulter rapidement de l information ciblée sur les prochaines foires à venir. Les sites internet des foires renferment généralement de l information détaillée sur les événements, les exposants, les hôtels et le transport. Ainsi que des formulaires d inscription en ligne et des plans des halls d exposition. Finalement, classez vos objectifs réalistes par ordre de priorité et mettez les par écrit afin de mesurer le rendement de vos activités à la foire. En fin de compte, un ou deux objectifs arriveront en tête de liste et vous devrez concentrer vos efforts pour les atteindre car il est facile de «s éparpiller» à une foire commerciale. Ensuite, dressez la liste des foires auxquelles vous voulez participer et réunissez le plus de données statistiques possibles sur chaque foire

6 PREPARATION ET PLANIFICATION DE L EVENEMENTL Critères res de succès Lieu Marché (pays, région et marchés clefs) Historique (ancienneté et notoriété) Nombre et profil de visiteurs Type et nombre d entreprises exposantes Conditions pour Tahiti (calendrier pour les expositions outremer) Expérience d exposants de Polynésie Française Panier moyen par visiteur Budget Emplacement (choix et aménagement du stand) Logistique (Transport, acheminement des produits, règlements douaniers.) Retour sur investissement (vérifiez votre retour sur investissement en vous fixant des objectifs réalistes!)

7 1. Etablir un budget Etablir un budget Considérez la foire commerciale comme un centre de profit, comme toute autre dépense de marketing. Dès le départ, fixez-vous un budget global pour les foires en tenant compte du nombre total de foires annuelles auxquelles vous envisagez de participer. Chiffrez les dépenses d suivantes : Location d espace d exposition qui se calcul au m² et représente en moyenne entre 15 et 25 % du budget total. Location de mobilier Branchement d eau et d électricité Prestations diverses (nettoyage stand, badges, parking, cartes invitations, main d œuvre et conception de stand ) Animations : danses chants (hébergement, restauration, transport) Décoration de l espace : fleurs, flyers, drapeau, kakemono, tissus Frais de fret, transitaires, formalités douanières Frais de représentation : cadeaux, cocktails Technicien accompagnateur- technico-commercial Transport aérien Hébergement Transport interurbain (taxis, métro, location de voiture, train) Frais divers réserve pour stocker marchandises Le budget sera ajusté au fur et à mesure de l avancée de l organisation

8 2. Espace d expositiond Les emplacements d angle attirent la circulation venant des deux directions. Ils se voient mieux et suscite davantage d intérêt. L allée centrale est l axe le plus emprunté par les visiteurs, il est donc intéressant d avoir une ouverture sur cette allée afin de générer du trafic sur son stand. La consultation du plan général est de rigueur. Voici les espaces qui sont généralement disponibles dans la plupart des foires et quelques conseils pour choisir ceux qui vous conviendront le mieux : Ilot : entouré de tous côtés par des allées, un des meilleurs emplacements possibles Péninsule : entouré sur trois côtés par des allées, un très bon emplacement. Allée : un côté face à l allée, les 3 autres côtés sont contigus à d autres stands Face à face : le stand est réparti de part et d autre de l allée Prévoyez en moyenne 3 mètres linéaires d exposition par entreprise exposante. Lorsque vous choisissez votre emplacement, pensez à votre proximité aux entrées et sorties de l immeuble, aux aires réservées aux inscriptions, aux salons de presse et à vos concurrents. Evitez les allées secondaires qui se terminent en cul-de-sac J 6 mois Contactez le comité organisateur de la foire et demander un formulaire d inscription, Complétez et renvoyez le dossier accompagné de l acompte pour la réservation de votre stand. Dressez un plan approximatif de votre stand

9 3. Le mobilier Identifiez vos besoins en mobilier (tables, chaises, étagères, comptoirs, vitrines, décoration florale ) Puis contactez la société de location de mobilier (France : Complétez et renvoyez les formulaires de location Programmez au préalable la livraison : - le lieu (n de stand) - la date et l heure de livraison ( la veille de l ouverture de la foire) - échanger coordonnées téléphoniques avec le livreur pour confirmer la livraison du mobilier

10 4. Prestations techniques J 3 mois Une fois que vous aurez reçu par mail vos codes d accès pour réserver vos prestations : Identifiez vos besoins en électricité et en eau Puis rendez-vous sur le site Viparis ( complétez et renvoyer les formulaires de réservation Identifiez vos besoins en nettoyage de stand, badges, parking, cartes invitations, réfrigérateur ) Puis rendez-vous sur le site du guide de l exposant ( Complétez et renvoyez les bons de commande Pensez à récupérer vos badges et place de parking sur place au stand des exposants.

11 5. Transport des marchandises Transport des marchandises J 3 mois Réservation du fret pour le transport des produits exposés Contactez votre transitaire qui peut avoir un quota de fret sur les compagnies aérienne à tarif préférentiel. Formalités des expéditions des produits et documentations Contactez votre transitaire, déclarant en douane pour les différentes formalités en douane à Tahiti : Lui communiquer une facture commerciale + colisage + type d exportation, destinataire Lui demander des informations douanières sur le marché cible : pratiques, conseils. Lui rappeler d utiliser un certificat EUR1 (à acheter à la CCISM) ou forme A pour être exonéré de certains droits d entrée et/ou taxes Se renseigner pour les formalités en douane d entrée sur le marché extérieur (contacté un transitaire à l étranger pour vos formalités) Pensez aux arrangements de paiement avec le transitaire à Tahiti (caution bancaire si exportation temporaire, paiement des droits et taxes à Tahiti ) ATTENTION AUX PROCEDURES ET ET REGLEMENTATIONS SPECIFIQUES : : Bijoux en métaux Bijoux précieux en métaux en France précieux Europe en France Europe Boissons alcoolisées Boissons alcoolisées Jus de noni : Jus agrément de noni AFSSA-DGCCRF : agrément AFSSA-DGCCRF Cosmétiques Cosmétiques : étiquetage : étiquetage Agroalimentaire Agroalimentaire : DLC étiquetage : DLC étiquetage Végétaux Fruits Végétaux - légumes Fruits : Certificat - légumes phytosanitaire : Certificat phytosanitaire Nacre : Licence Nacre d importation : Licence d importation aux USA aux USA Vanille : Certificat Vanille d exportation. : Certificat d exportation.

12 6. Exposition des produits Exposition des produits Vérifiez les aspects réglementaires : autorisations, conditions de vente Préparez votre stock selon le nombre de visiteurs potentiels, l investissement financier Identifiez la concurrence étrangère et jouez la complémentarité! Calculez vos prix de vente détail T.T.C. Si dégustation des produits agroalimentaires, type boissons Demandez les autorisations auprès du comité organisateur de la foire et pensez à la création d un débit de boisson temporaire pour les alcools ( cf. formulaire dans le guide de l exposant de la foire)

13 7. Transport aériena Prévoyez 4 jours sur place avant le début de l événement pour régler le dédouanement, l aménagement-décoration de votre stand, le repérage des environs.et 3 jours après la clôture de celui-ci pour régler le dédouanement pour l exportation de produits temporaire ou bien pour conclure une affaire.. Vérifiez la validité de vos passeports Demandez des devis aux différentes compagnies aériennes 8. Hébergement Hébergement Si vous ne pouvez pas être hébergé, privilégiez des résidences hôtelières aux hôtels si vous êtes plusieurs ( appartements de 2, 3, 4 personnes avec kitchenette, moins onéreux ) Versez des arrhes pour la réservation (prévoir paiement par CB) Réservez 4 à 5 mois avant l événement pour plus de disponibilité Pensez aux codes d accès si vous arrivez la nuit

14 9. Communication Avant la foire, le 1er objectif de votre entreprise est d informer autant de gens de votre clientèle cible que votre entreprise y participe Une fois que vous aurez reçu par mail vos codes d accès à la foire Inscrivez-vous dans le catalogue officiel de la foire Rédigez un communiqué de presse en privilégiant les nouveautés, les innovations Renseignez vous sur la signalétique «Tahiti» auprès du comité d organisation et adaptez vous selon les plans, les coûts, l agencement du stand et les conditions du CO Envoyez votre publipostage annonçant votre participation à la foire J 3mois Dressez la liste des principaux clients et prospects susceptibles d assister à la foire et envoyer leur une invitation par courrier (personnalisez selon l intérêt des prospects) Contactez des prestataires, associations pour l animation de votre stand et comparez les devis (prestation, déplacements, hébergement...) VERIFIEZ LA FAISABILITE AUPRES DU C.O (MUSIQUE, DANSES, PODIUM ) NE LAISSEZ PAS AU HASARD LE SUCCES DE VOTRE STAND

15 Demande d aide à l exportation Retirer un formulaire d aide au service du commerce extérieur Les entreprises pourront bénéficier d'une aide du Pays annuelle, et non plusieurs aides cumulées sur une année. Il faut donc faire une demande d'aide pour votre programme annuel d'action à l'export comprenant toutes vos participations aux foires (vous devez lister toutes les foires auxquelles vous participerez sur l année à venir), missions de prospection, salons professionnels, élaboration d'outils de communication, ou autres projets à l'export. + budget prévisionnel en conséquence. Les pièces à fournir au SCE sont indiquées en dernière page du formulaire Vous devrez remettre également les comptes de résultats des 3 derniers exercices clos et les bilans comptables des 3 derniers exercices clos (d'après Loi de Pays). Ainsi qu un Business Plan Export (pj : Méthode et conseils pour l élaboration de votre B.P.E.) Déposez votre demande 4 à 6 mois avant le début de l événement, si possible au début de l année de l événement (janvier)

16 Supports pour la préparation et la planification d une foire Etablissez un programme en mentionnant sur un calendrier les dates auxquelles certaines tâches doivent être terminées. Faites vous des feuilles de travail avec des étapes à suivre comme : Etablissement d objectifs Planification d un stand et matériel nécessaire Liste de contacts à prévenir de votre participation à la foire (réalisez un dossier de retour client afin de prendre notes sur le passage de ces clients à la foire et toutes les informations les concernant) Choix et préparation du personnel ( confiez à un responsable la direction des activités de votre entreprise à la foire commerciale) Etablissement du budget

17 Synthèse PENDANT L ACTIONL : Une démonstration sur place est un élément clé pour le succès d un stand d exposition. Il faut préparer les démonstrations bien à l avance et faire en sorte qu elles soient informatives et rapidement menées. Posez des questions aux visiteurs afin de déterminer leur niveau d intérêt envers votre produit, de même que leurs besoins. Décrivez les avantages et les caractéristiques de votre produit de façon claire et vigoureuse. Adaptez vos produits et vos prix selon le profil et les demandes des visiteurs. Identifiez le profil des visiteurs de la foire. Adoptez une attitude commerciale : dynamique, positive, attentive aux questions, disponible, expliquezargumentez. Identifiez votre concurrence et tirez en des leçons. APRES L ACTIONL SOYEZ REACTIF AUX IMPREVUS, OSEZ! Résultats et recommandations par rapport aux foires précédentes Une réunion de bilan est essentielle pour évaluer les résultats et améliorer vos futures participations. Chaque entreprise doit se poser 3 questions : Les objectifs ont-ils été atteint? Quels problèmes ont été rencontrés? Quelles sont les améliorations qui peuvent être apportées? TOUR DE TABLE : Questions /Réponses TOUR DE TABLE : Questions /Réponses