A Le projet COPERNIC. q Lancé en q Mise en œuvre d un ERP et d un datawarehouse communs

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1 A Le projet COPERNIC COPERNIC : Programme de convergence des processus et systèmes comptables et de reporting des entités européennes d assurance d AXA q Lancé en 2008 q Mise en œuvre d un ERP et d un datawarehouse communs q Approche «core model» (paramétrage standard) + développements spécifiques par pays q Centrale de paiements pour les règlements fournisseurs q SEPA compliant q Echanges au travers de Swiftnet q 2 partenaires bancaires stratégiques Périmètre Copernic: pays en cours de déploiement 4 pays en production 1

2 B Le Core Model de la centrale de paiement q Objectifs q Harmoniser les processus de gestion / validation des paiements q Utiliser des formats de fichiers standards (XML ISO en particulier) q Rationaliser le nombre de partenaires bancaires q Diminuer les coûts via une contractualisation globale et un support centralisé 2

3 C Organisation projet et support Phase Projet Equipe centrale AXA + Partenaires bancaires Trésoreries locales AXA Editeur q Projet piloté par AXA avec l assistance de Logica Business Consulting q Accompagnement du partenaire bancaire : q Contractualisation et choix des services q Spécifications détaillées des flux bancaires q Tests de connectivité et des formats de fichiers q Penny tests q Planning prédéfini et moyens convenus en début de projet Support post démarrage Demande utilisateur Point de contact Trésorerie locale Banque 1 er niveau 2 ème niveau Editeur q Une équipe de support AXA pour: q Répondre aux demandes des utilisateurs (anomalies, évolutions ) q Remonter les points bloquants aux parties prenantes (Banques, éditeurs, différents services / entités AXA) q Une équipe de support chez le partenaire bancaire 3

4 D Nos choix Fichiers de paiement q Les virements SEPA et non SEPA sont transmis à la banque à l aide du format XML ISO q Les cas spécifiques sont analysés pays par pays (BACS en Irlande/UK, BVR en Suisse ) Gestion des rejets q Avant compensation q Rejets domestiques: reception dans la centrale de paiement et mise à jour automatique du statut des paiements q Rejets internationaux: La banque prévient l équipe de trésorerie q Après compensation q Les paiements retournés sont gérés via les informations fournies par la banque ainsi que le relevé de compte transformé dans la centrale de paiement et rapproché dans l outil de rapprochement Réconciliations q Afin d automatiser le processus de réconciliation automatique, il est critique que la banque permette: q La comptabilisation unitaire des paiements sur le relevé de compte q Le renvoi d une référence unique générée par l ERP pour chaque ordre de paiement) utilisée pour la réconciliation automatique q L utilisation du champ EndToEndId q La référence unique est renvoyée sur une position prédéfinie dans chacun des fichiers de la banque (relevé de compte, PAIN.002, CAMT054) Choix du relevé de compte q Format de fichier local si... q Il contient plus d information que le format MT940 q Il est utilisé pour alimenter les outils locaux de trésorerie q Format SWIFT MT940 dans les autres cas 4

5 E Points structurants du projet Organisation avec les banques q Equipes projets: q Organisation projet miroir à celle d AXA avec une équipe centrale à Paris et des relais locaux dans chaque pays q Penny tests: q Phase anticipée au maximum q Inclut les flux retour (réconciliation et cash management, notamment) q Assistance utilisateurs en place avant le démarrage en production Equipes locales Banque Equipe centrale Banque Contractualisation & SWIFT q Sujet majeur à adresser dès le lancement du projet: q Socle contractuel (contrat d exploitation avec le service bureau de la banque, Undertaking SWIFT, mandat member concentrator) q Contrats bancaires (contrat(s) SCORE, mandats de délégation pour les filiales AXA utilisant le service SWIFT) q AXA utilise un point d accès SWIFT unique avec un seul BIC pour l ensemble du groupe 5 Master data q «L IBANisation» de la base fournisseur doit être anticipée q Choix à effectuer: Utilisation de la BIC + IBAN directory, circularisation des fournisseurs, calcul automatique des IBAN à partir des RIB

6 F Chiffres clés Statistiques 2011 Depuis la mise en place du pilote (Italie depuis 1 an) et du deuxième pays déployé (France depuis 6 mois) q 3199 lots de paiements communiqués dont : q 101 lots de paiements inter-adhérents vers notre structure de cash pooling q 3098 lots de paiements bancaires : q 175 lots CBI (chèques italiens) q 588 lots non SEPA domestiques q 157 lots non SEPA internationaux q 2178 lots SEPA q Plus de 810 millions payés et ~ virements dont: q 586 millions et ~ virements SEPA q 90% des virements exécutés sont SEPA q 38 comptes bancaires Cible en 2012 et à terme 6 pays en 2012 (Italie, France, Espagne, Portugal sur 12 mois, UK & Irlande sur 6 mois) et 9 pays à terme (liste précédente + Allemagne, Suisse, Belgique) q Volumétrie: q 2012: 1 million de décaissements prévus q A terme: 3 millions de décaissements maximum par an soit virements par jour q ~150 comptes bancaires à terme 6