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1 Leads-logiciel.com Analyse des besoins du Projet N : Réalisée le 05/05/ :23:00 Lieu : 1000 Nb Postes/Utilisateurs : Entre 10 et 30 Démarrage du Projet : 3 mois Prix de vente : 100 HT Périmètre du Projet Campagnes de Prospection Organisation de la prospection, des campagnes, suivi et affectation des actions commerciales, normalisation des processus, optimisation du ROI, intégration de fichiers marketing,... Gestion de la Relation Client - CRM Un outil de CRM a pour objectif d'optimiser les ventes en adoptant une réelle stratégie auprès de ses clients et prospects. Une meilleure connaissance de ses clients et prospects, une meilleure communication, une maitrise des actions commerciales et marketings à mener, des propositions plus ciblées et l'analyse des résultats sont les fondements d'un CRM. Gestion RH La gestion des Ressources Humaines couvre le Recrutement, les Carrières, la Formation, les Représentants du personnel, le Temps de travail, la paye, les frais de personnel, les ruptures, les déclarations obligatoires,... Page 1 / 9

2 Contexte La solution recherchée va t elle gérer votre activité principale Existant Déclencheur Disposez vous actuellement d'un logiciel qui sera remplacé par la future solution Etude(s) disponible(s) Avez vous effectué un audit préalable pour ce projet Avez vous effectué ou fait effectuer une maquette pour ce projet Risques et motivation Quel adjectif qualifie le mieux la motivation du personnel concerné par le logiciel ( Ex : bonne, inconnue, plutôt mauvaise,... ) Considérez vous qu'il existe un risque interne au mauvais déroulement de ce projet ( conflit d'intérêt, turn over, paternité, indisponibilité du personnel,.. ) Bonne Profils utilisateur Le système doit il gérer des permissions (création, modification, suppression, accès) en fonctions de profils utilisateurs Le logiciel doit il permettre l'accès (à certaines informations) à des utilisateurs non authentifié (Invité Anonyme) Volumétrie Combien de fiches prospects allez vous traiter par an 1000 Combien prévoyez vous de campagnes marketing par an 5jours Prestations attendues Souhaitez vous la Réalisation du cahier des charges détaillé Souhaitez-vous la formation des futurs utilisateurs Souhaitez vous un support téléphonique pour des utilisateurs privilégiés Souhaitez vous bénéficier d'une Assistance 24h/24 et 7j/7 Souhaitez vous la fourniture d'une documentation utilisateur spécifique à vos processus de travail Souhaitez vous un accompagnement pour faciliter le changement auprès des futurs utilisateurs Souhaitez vous obtenir un moyen de tester l'application avant de prendre votre décision Souhaitez vous l'hébergement de votre solution ( serveur + données+logiciel) en externe Souhaitez vous faire effectuer un audit préalable au lancement de votre projet Souhaitez vous une assistance aux horaires de bureau ( 5j/7-9h/jour ) Souhaitez vous un système de sauvegarde de vos données externalisé par Internet Selon vous, combien de JOURS faut il à un prestataire pour observer sur site tous vos modes opératoires ( en rapport avec ce projet ) La documentation attendue doit elle être fournie dans toutes les langues concernées anglais uniquement 2 Page 2 / 9

3 Prestations attendues Critères d'appréciation La facilité de prise en main ( ergonomie ) est elle un critère principal d'appréciation du logiciel Le Coût global d'acquisition est il un critère principal d'appréciation de la solution Le délai de mise en oeuvre opérationnelle est il un critère principal d'appréciation du futur logiciel Le budget annuel de fonctionnement (maintenance,... ) est il un critère principal d'appréciation de la future solution La politique de sécurité du logiciel proposé est elle un critère principal d'appréciation de la future solution La capacité d'accessibilité externe ( Internet/Nomade/Extranet ) est elle un critère principal d'appréciation de la solution Les temps de réponse ( disponibilité ) du logiciel sont ils un critère principal d'appréciation de la future solution Votre autonomie est elle un critère principal d'appréciation de la solution proposée L'évolutivité est elle un critère principal d'appréciation du logiciel La réactivité du prestataire est elle un critère important d'appréciation La capacité de personnalisation visuelle du logiciel est elle un critère d'appréciation majeure La puissance et la capacité de l'outil de recherche multi critères intégré sont ils des critères importants d'appréciation du logiciel La traçabilité est elle un critère principal d'appréciation de la solution Réponse demandée Souhaitez vous une estimation du budget annuel de fonctionnement de la solution proposée Le fournisseur de la solution doit il justifier de sa capacité technique et humaine Le fournisseur doit il justifier d'une expérience similaire Imposez vous que le prestataire précise les tarifs des prestations qui pourraient survenir après la mise en oeuvre Contraintes générales Le logiciel doit il être multilingue Imposez-vous que le poste Serveur du logiciel soit un serveur PC Imposez-vous un applicatif full web ou Web 2.0 Le logiciel doit il gérer un ensemble d'entités indépendantes ( Filiales, Etablissements, franchises, boutiques, services, agences... ) Imposez vous l'affichage d'un tableau de bord pour l'utilisateur lors du démarrage de l'application Le logiciel recherché doit il s'interfacer (ou communiquer) avec un autre logiciel ou une autre plateforme Imposez vous que le serveur applicatif, vos données et le logiciel soient physiquement dans vos locaux Souhaitez vous réaliser vous même la personnalisation de vos impressions ( rapports, pdf,... ) Souhaitez vous imposer l'utilisation d'un moteur de base données précis Combien d'entités sont elles concernées par le logiciel 2 Le logiciel doit il permettre une consolidation des données de plusieurs entités Combien de pays seront ils connectés à votre logiciel 3 Quelles sont les principales langues attendues Anglais Quelle serait la langue souhaitée pour l'administration de l'application. ( BackOffice ) Anglais Infrastructure technique Page 3 / 9

4 Disposez-vous d'une DSI ou d'un service informatique Les postes de travail prévus dans le cadre de ce projet sont ils sous Windows Votre service informatique (ou DSI) est il impliqué dans ce projet Moyens humain Avez vous sélectionné les personnes clefs qui seront en charge des différentes étapes qui constituent la mise en oeuvre de votre projet (Tests, Pilotes, MOA, Administrateur, DSI, Compta...) Avez vous prévu de vous faire assister par un tiers de confiance dans la maitrise de l'ouvrage (AMO) Normes et Contraintes juridiques Le fournisseur de la future solution nécessite il un une habilitation/accréditation particulière Coûts et Budget Avez vous déjà alloué un budget pour l'acquisition de votre logiciel Attendez vous les réponses de votre appel d'offres pour déterminer le budget à allouer à votre projet Page 4 / 9

5 Besoins fonctionnelles détaillées Gestion de la Relation Client - CRM SFA : Force de vente Le logiciel doit il vous permettre de paramétrer un ensemble d'évènements possibles et les actions à effectuer correspondantes Souhaitez vous gérer la veille concurrentielle Chaque client doit il être systématiquement affecté au moins à un chargé d'affaires Souhaitez vous pouvoir assigner des objectifs aux chargés d'affaires et suivre les écarts de réalisation Souhaitez vous référencer les liens ( Famille, Travail,... ) entre les différents contacts présents dans le logiciel Souhaitez vous que la solution archive les différentes versions d'une proposition La solution doit elle permettre un suivi des frais courants des chargés d'affaires Le logiciel doit il gérer des partenaires ou des apporteurs d'affaires Le système doit il permettre de lier plusieurs commerciaux ou chargés d affaires à un même contact Le système doit il gérer différents profils de commerciaux (Sédentaires, itinérants, centre d appels, ) Le logiciel doit il intégrer des informations comportementales concernant le client Le système doit il gérer plusieurs adresses pour un même contact Le logiciel doit il permettre l ajout de champs supplémentaires dans la fiche contact Les actions en retard doivent elles être prises en charge par un autre chargé d'affaires, ou service Le logiciel doit il présenter à l'utilisateur un tableau de bord des actions du jour à réaliser Le logiciel doit il présenter à l'utilisateur la liste des actions à réaliser pour une période donnée Les actions à réaliser sont elles initialement affectées au chargé d'affaires affecté au client Le système doit il synchroniser les actions du chargé d'affaires à un outil externe (Outlook, Google agenda, Notes, iphone...) Quel est l'outil externe permettant aux chargés d'affaires de voir leurs actions à réaliser L'application doit elle permettre de lier systématiquement certains documents à une action type Le système doit il permettre d'effectuer des recherches par action (Nature, destinataire, échéance...) Le logiciel doit il gérer une notion de priorité entre deux actions ayant la même échance Le système doit il générer des alertes d échéances d action externe au logiciel Le système doit il intégrer un agenda personnel pour visualiser les actions selon leur échéance L'application doit elle permettre un accès à l'agenda d'un chargé d'affaires en fonction de permissions hiérarchiques Le système doit il permettre de définir le taux de disponibilité des collaborateurs en fonction de leur agenda Les documents envoyés aux clients/contacts sont ils créés en fonction de modèles pré définis Le logiciel doit il intégrer un outil de messagerie pour stocker, chercher, archiver les s reçus et envoyé aux clients Le programme doit il intégrer un service de géolocalisation des clients La solution doit elle permettre l optimisation des déplacements de commerciaux Le progiciel doit il suivre le ROI de tous budgets (Campagne marketing, prescripteur, apporteur d affaires, salon, prospection,...) L applicatif doit il présenter le ratio d avancement d une opportunité Le système doit il gérer les frais de déplacements des commerciaux et les intégrer dans le calcul du ROI L applicatif doit il afficher en temps réel le calcul de marge sur proposition Le logiciel doit il permettre des envois automatiques pour prospecter et fidéliser des clients ciblés (newsletter, nouveautés, promo ) Le système doit il permettre de cibler des clients graphiquement L'outil doit il présenter les statistiques commerciales sous forme graphiques L'application doit elle proposer un module de prévisions de ventes Le logiciel doit il permettre le suivi commercial par équipe de commerciaux Votre CRM doit il intégrer des fonctions de Dématérialisation L'outil CRM doit il permettre de convertir un devis accépté en commande L'application CRM doit elle gérer les accords de confidentialité Le logiciel doit il permettre un accès aux fiches produits (Caractéristiques, tarifs, photos etc ) Le programme doit il fixer d'autres types d'objectifs que le CA (Prise de rendez vous, déplacement, nombre propositions...) Le système doit il suivre les taux de réussites des commerciaux Outlook, Excel Page 5 / 9

6 L'application doit elle permettre la comparaison de l'activité entre commerciaux L'outil doit il proposer des modèles de rapports d'activités Les rapports d'activités doivent il être exportables (html, xls, pdf) Le logiciel doit il alerter les utilisateurs sur des modifications apportées sur leurs affaires (mail, sms) Le système de CRM doit il conserver les historiques complets des affaires (contacts, actions, documents...) L'application doit elle présenter les affaires en cours sous forme de palmares Le logiciel soit il afficher l'analyse des affaires cloturées (taux de réussite, objectifs fixés...) EMA : Campagnes Marketing Souhaitez-vous pouvoir proposer aux clients des produits en fonction de leurs derniers achats Le système doit il effectuer le suivi marketing de l'entité L'application CRM doit elle permettre des communications de masse ( ing, faxing, mailing sms, mailing papier,...) L'outil CRM doit il gérer les retours des campagnes et en mesurer l'éfficacité Le système doit il conserver l'historique des envois en masse et le détail des retours obtenus Le logiciel doit il permettre la mise en place de réponses automatiques aux envois en masse Un client est il toujours associé à un commercial ou une équipe commerciale L'application doit elle permettre d'effectuer directement des sélections multi critères sur les cibles pour les campagnes Le logiciel doit il permettre d'analyser les coûts et recettes de vos campagnes L'outil CRM doit il intégrer un module de scoring client Le système doit il permettre la gestion de formulaire de satisfaction on line Portail web Le système doivent il permettre aux clients de suivre leurs dossiers sur Internet L application doit elle proposer l accès du portail web aux partenaires Souhaitez vous disposer du WebToLead ( création automatique d'un nouveau contact dans le logiciel dès qu'un internaute remplit le formulaire de contact sur votre site internet) Recrutement - Embauche Gestion RH Le logiciel doit il gérer le recrutement Combien de postes sont ils à pourvoir en moyenne sur une année 300 Le logiciel doit il gérer vos annonces de recrutement ( Média, Statistique, Validité, Compétences... ) Le système doit il permettre la gestion des candidatures internes et/ou externes L'application doit elle recevoir les candidatures depuis un système d'annonces sur le web Le programme doit il créer automatiquement une CVthèque à partir des réponses des candidats Le système doit il permettre une recheche multi critères sur la CVthèque (compétences, profil, poste...) L'outil doit il permettre la diffusion automatique des annonces (Extranet, intranet, jobs partenaires, site web ) Les annonces publiées doivent elles contenir uniquement le numéro d annonce, l intitulé de poste, la description de la société, la description de poste, le profil attendu La publication des offres d emplois doivent elles être intégrées dans un procéssus de validation (workflow) Le logiciel doit il suivre la sous traitance des embauches à des cabinets extérieurs Les étapes de recrutement doivent elles être intégrer dans un workflow Le programme doit il historiser tous les échanges avec les candidats L'outil doit il permettre de qualifier les candidatures (A contacter, positif, refus...) Le système doit il gérer la soumission de CV à aux décideurs Le logiciel doit il permettre de gérer des modèles de réponses L'application doit elle s interfacer avec des agendas personnels du service RH (Note, Outlook, Google calendar) L outil doit il rechercher des candidats dans le vivier (CVthèque) (recherche adéquation poste/candidature) L'application doit elle stocker les CV et lettres de motivation au format électronique Le logiciel doit-il imprimer les contrats de travail Administratif / Organisation L'outil doit il intégrer les candidatures spontannées dans un vivier Page 6 / 9

7 Le logiciel doit il gérer un registre du personnel Carrière Le logiciel doit il suivre la carrière des salariés L'outil RH doit il permettre de gérer une politique de prévention des risques psychosociaux (indicateurs, enquêtes, analyses, plan d'action) Formation Le logiciel doit il gégrer la formation du personnel ( budget, DIF, CIF) Représentants du personnel L'effectif du personnel est il inférieur à 50 Le logiciel doit il suivre les fonctions des salariés au sein du comité d'entreprise L'application doit elle gérer les scrutins des élections des représentants du personnel Le système doit il gérer l aménagement du temps de travail des délégués du personnel L outil doit elle gèrer les réunions et les convocations au comité du personnel Le logiciel RH doit il enregistrer les comptes rendus de réunions du CE et les réponses Le logiciel doit-il suivre les actions et mandats du CHSCT Temps de travail Le logiciel doit il gérer le temps de travail du personnel (Durée contractuelle, heures supp, repos, astreintes) Frais Réels Le logiciel doit il comptabiliser les frais réels du personnel Gestion commerciale ( Ventes ) Complément d'informations Le logiciel doit il gérer la notion de vendeur, commercial ou chargé d'affaires Le logiciel doit il gérer la notion de secteur géographique Campagnes de Prospection Intégration Prospects Le logiciel doit il permettre l'intégration de fiches prospects L'outil doit il éviter les doublons lors des imports en fonction de critères paramétrables L'application doit elle permettre la création de zones de données supplémentaires Le logiciel doit il permettre de réaliser des captures de données via le web Le logiciel doit il intégrer un outil de correspondance des champs lors de l'intégration de fiches prospects L'outil doit il proposer un moyen de pré filtrer les données avant l importation du fichier Le logiciel permet il de personnaliser la fiche prospect par ajout d'informations complémenaires L'outil doit il importer des fiches prospects depuis une base de données ( Oracle, SQL Server, Access, Lotus... ) L'outil doit il permettre de compléter une fiche prospect à partir d une prise photo de carte de visite (OCR) L'application doit elle récupérer les données provenant des formulaires de contact de votre site internet (WebToLead) Outils de prospection Un prospect sur une campagne en cours peut il faire l'objet d'une autre campagne dans le même temps Vos modèles de publipostage doivent ils permettre un envoi d' s au format HTML Vos modèles de publipostage doivent ils permettre l'intégration d'images produit Quels sont les canaux de prospections attendus (Sms, Fax, , lettres, phoning,...) Phoning, Mailing Vos campagnes de prospection ont elles pour premier objectif de concrétiser un RDV (Téléphonique, Physique.. ) Le système de prospection doit il gérer un module de newsletters Le logiciel doit il permettre un ciblage sur n'importe quelle donnée des fiches prospects Phoning, Mailing Page 7 / 9

8 L'application doit elle intégrer un outil de création de modèles de publipostage (champ de fusion, date,... ) L application doit elle permettre d'utiliser des modèles de campagnes (modifiables avant exécution) Les s générés par l'outil doivent il être tracés en réception, lecture, ouverture, clics Le logiciel doit il produire un identifiant (Code, Code barres, flashcode,...) lors de chaque publication pour en faciliter le retour L'outil doit il se conformer à la gestion d' s opt in (consentement) Organisation commerciale Les RDV obtenus suite à vos campagnes doivent ils être automatiquement dispatchés aux commerciaux L'outil de prospection doit il gérer les tâches des commerciaux L'outil doit il permettre l émission de proposition commerciale selon différents tarifs en fonction de la cible Quelles sont les différents statuts que peut prendre une opportunité Sourcing, Waiting for Feedback, Go, No Go Les raisons de refus évoquées par le destinataire sont elles à paramétrer, suivre et étudier Le système de prospection doit il gérer la notion de probabilté de réussite Le logiciel doit il historiser chaque évènement lié à une prospection (campagne, appel, , devis, rendez vous, etc ) L'application doit elle préserver tous les documents transmis au prospect (devis, plaquettes, proposition, etc.) L'outil de prospection doit il continuer à traiter un prospect devenu client Le logiciel doit il gérer des droits d'accès aux fiches prospects en fonction des utilisateurs Le logiciel doit il prévoir un nombre de relances et une fréquence spécifique en fonction du canal de prospection Les relances de prospection peuvent elles être automatiquement générées par le logiciel Le système de prospection doit il afficher un tableau de bord de l activité de prospection Quels sont les principaux graphiques du tableau de bord de l'activité de prospection Nombre de RDV Candidats, Clients, de qualification meeting, de Go, de project ongoing, de project en attente de feedback, d'opportunité, etc. L'application doit elle déclencher des alarmes auprès des commerciaux pour des actions de prospection L'outil doit il savoir limiter les produits/services proposés en fonction de la cible prospectée Le logiciel doit il mettre en avant les actions de prospection à faire par l'utilisateur connecté L'outil doit il vous permettre de gérer des scénarios de prospection (processus normalisés selon avancement, évènement déclencheur, délai, affectation.. ) L'application doit elle présenter les actions à effectuer dans un calendrier synchronisé (Google Calendar, ical, Outlook, smartphone,..) Le système de prospection doit il prévoir des guides d'entretiens personnalisés pour les appels téléphoniques Analyse & Optimisation du ROI Souhaitez vous gérer/optimiser le ROI (ou la performance) de vos campagnes (coûts, budgets, ressources, durée,... ) Le système de prospection doit il évaluer la performance des campagnes Précisez une formule type de calcul de la performance d'une campagne : Pas nécessaire L outil doit il proposer des méthodes de test/analyse pour vérifier les performances des campagnes L outil doit il permettre de comparer des campagnes entre elles Le logiciel doit il proposer des mesures de réajustement pour améliorer le rendement des campagnes en cours Le budget d'une campagne de prospection est elle définie par avance comme une contrainte à ne pas dépasser Les coûts d une campagne sont ils à détailler par poste budgétisé Le logiciel doit il proposer un calcul de marge générée à termes par campagne L outil doit il permettre de suivre l'évolution de vos indicateurs de prospection durant la campagne Quels sont les indicateurs clés de suivi de vos campagnes Sourcing, Waiting for Feedback, Go, No Go oui pas nécessaire camembers, statistics Pas nécessaire Page 8 / 9

9 Conditions générales de Vente Leads logiciel.com Objet L'utilisation du site leads logiciel est soumis à l'acceptation sans réserve des présentes Conditions Générales de Vente (CGV). Dans le cas où le Prestataire ne souhaite pas accepter les CGV, il lui est demandé de renoncer à tout usage du site. L'Exploitant se réserve le droit de modifier les termes, conditions et mentions des présentes CGV à tout moment. Mentions légales Leads logiciel.com (Déclaration CNIL numéro ) est exploité par : Sarl K-ALL,595 route des Milles Aix en Provence RCS Aix en Provence , TVA Intra : FR Ci après désigné comme l'exploitant Accès Leads logiciels.com Leads logiciel.com est un service gratuit de consultation de cahiers des charges publiés par le service CDCAO et destiné à des Prestataires à la recherche de nouveaux leads à exploiter. Le site leads logiciel est accessible gratuitement à tout Prestataire disposant d'un accès à internet. L'Exploitant se réserve le droit de refuser l'accès au Service, unilatéralement et sans notification préalable, à tout Prestataire ne respectant pas les présentes CGV. L'Exploitant se réserve la possibilité d'interrompre, de suspendre momentanément ou de modifier sans préavis l'accès à tout ou partie du Service, afin d'en assurer la maintenance, ou pour toute autre raison, sans que l'interruption n'ouvre droit à aucune obligation ni indemnisation. Limites de responsabilité L'utilisation du cahier des charges, ne saurait en aucun cas engager la responsabilité de l'exploitant, à quelque titre que ce soit. L'Utilisateur est seul maître de la bonne utilisation, avec discernement, des informations mises à sa disposition. L'Exploitant met en œuvre tous les moyens raisonnables à sa disposition pour assurer un accès de qualité au Service, mais n'est tenu à aucune obligation d'y parvenir. L'Exploitant ne pourra en aucun cas, dans la limite du droit applicable, être tenu responsable des dommages et/ou préjudices, directs ou indirects, matériels ou immatériels, ou de quelque nature que ce soit, résultant d'une indisponibilité du Service ou de toute utilisation du Service. Obligations du Prestataire et du Partenaire Le Prestataire est tenu d'agir pour son propre compte dans le but d'acquérir des leads qualifiés par le service CDCAO. Les qualifications du Prestataire doivent correspondre avec un besoin exprimé dans le cahier des charges acquis. Il s'interdit formellement de vendre, céder ou communiquer tout lead à un Tiers. Le Partenaire veillera à obtenir une bonne visibilité au service CDCAO depuis son site web pour optimiser le nombre de leads gratuits qu'il obtiendra. Le Partenaire s'assurera que les coordonnées du lead privé qu'il rend public soit correctes ( Entreprise, Interlocuteur, Fonction, Adresse, Téléphone, ). Toute transformation de lead en client doit être signifiée sur leads logiciel.com dans les 24 heures. Propriété intellectuelle CDCAO est une marque déposé de l'exploitant. Toute reproduction non autorisée de la marque, logos et signes distinctifs constitue une contrefaçon passible de sanctions pénales. Le contrevenant s'expose à des sanctions civiles et pénales et notamment aux peines prévues aux articles L et L du code de la Propriété Intellectuelle. Le Service est fondé sur un questionnaire réalisé par plusieurs experts IT qui ont cédé un droit d'exploitation dans le cadre du Service. L'Utilisateur est autorisé à modifier, reproduire et diffuser, en tout ou partie, le document reçu sans en demander l'autorisation dans le seul but de réaliser et diffuser son propre cahier des charges. Données personnelles Dans une logique de respect de la vie privée des Utilisateurs, l'exploitant s'engage à ce que la collecte et le traitement d'informations personnelles, du Contenu Utilisateur, soient effectués conformément à la loi n du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dite Loi «Informatique et Libertés». Ainsi, l'exploitant garantit à l'utilisateur un droit d'opposition, d'accès et de rectification sur les données nominatives le concernant. L'Utilisateur a la possibilité d'exercer ce droit par simple Tarification et Crédit Achat Lead Tous les tarifs de vente sont affichés Hors Taxes. Un Partenaire bénéficie de 20% de remise sur tous les prix de vente affichés. Tout Prestataire qui devient Partenaire obtient des leads privés gratuitement qu'il peut rendre public aux autres Prestataires. Dans ce cas, le partenaire acquière une commission de 20% sur les ventes réalisées sous forme de Crédits Achats Leads (CAL). Les CAL se cumulent au crédit du compte Partenaire et sont utilisables à tout moment uniquement pour ses achats de leads et ne peuvent faire l'objet d'un remboursement en numéraire. Litiges Attribution de Compétences En cas de litige, qui n'a pas trouvé de solution amiable, il est fait attribution de juridiction exclusive au tribunal de commerce d'aix en Provence, dans les termes de l'article 48 du nouveau code de procédure civile. Page 9 / 9

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