PREFET DE LA MOSELLE Direction des Ressources et des Moyens Mutualisés Bureau des Affaires Immobilières et du Soutien BP METZ CEDEX

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1 PREFET DE LA MOSELLE Direction des Ressources et des Moyens Mutualisés Bureau des Affaires Immobilières et du Soutien BP METZ CEDEX PREF 57 DRMM N 01/2012 du 29 mai 2012 MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES COURANTES ET DE SERVICES Procédure adaptée REGLEMENT DE CONSULTATION Personne publique PREFECTURE DE LA MOSELLE 9, place de la Préfecture B.P METZ CEDEX Objet de la consultation LOCATION, INSTALLATION ET ENTRETIEN-MAINTENANCE D UN PARC DE PHOTOCOPIEURS NEUFS AU PROFIT DE LA PREFECTURE DE LA MOSELLE Remise des offres Date limite de réception des offres : mercredi 22 août 2012 Heure limite de réception des offres : 12 H 00. Les codes «nomenclature» pour cette prestation de service sont les suivants : «Machines de bureau (matériels de reproduction, photocopieurs )», «Maintenance des machines de bureau». Les codes CPV (vocabulaire commun pour les marchés) pour cette prestation de service sont les suivants : Photocopieurs, Pièces et accessoires photocopieurs, Services d entretien et de réparation de photocopieurs, PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 1 /12

2 SOMMAIRE 1. Objet du marché 2. Conditions de passation du marché 2.1. Etendue et modalités de la consultation 2.2. Pouvoir adjudicateur 2.3. Service chargé de la passation du marché 2.4. Allotissement 2.5. Modification de détail du dossier de consultation 3. Délai d exécution du marché 4. Modalités de détermination du prix 4.1. Contenu des prix 4.2. Présentation des prix 4.3. Variantes 5. Mode de règlement 6. Délai de validité des offres 7. Modalités de retrait du dossier de consultation des entreprises visite des locaux- conditions de remises des offres 7.1. Modalités de retrait du dossier de consultation des entreprises visite des locaux Retrait du dossier de consultation Visite des locaux 7.2. Présentation des offres Transmission des plis par voie postale ou porteur Transmission électronique via le portail 8. Ouverture des plis- Dépouillement des offres 8.1. Dépouillement 8.2. Conditions d attribution 8.3. Choix du candidat 9. Participation au marché 10. Information des candidats sur les résultats de la consultation 11. Renseignements complémentaires 12. Médiation et contentieux Instance chargée des procédures de recours Précisions concernant les délais d introduction des recours Service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus concernant l introduction des recours Organe chargé des procédures de médiation PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 2 /12

3 1. OBJET DU MARCHE Le présent marché a pour objet la location, l installation et l entretien- maintenance d un parc de photocopieurs numériques monochromes et mixtes «noir et blanc + couleurs», neufs, au profit de l atelier de reprographie de la préfecture de la Moselle, 9 place de la préfecture à Metz. Les modalités pratiques d exécution sont définies dans le cahier des clauses administratives particulières et le cahier des clauses techniques particulières. Les variantes et options sont autorisées conformément à l article 4.3 du présent RC et à l article I.1 du CCTP. 2. CONDITIONS DE PASSATION DU MARCHE 2.1. Etendue et modalités de la consultation La présente consultation est passée dans le cadre d une procédure adaptée, en application du code des marchés publics et notamment de son article 28. Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d éventuellement négocier avec les candidats ayant présenté une offre (article 35 du CMP). Cette négociation peut porter sur tous les éléments de l'offre, notamment sur le prix Pouvoir adjudicateur Le présent marché est passé au nom et pour le compte de l Etat, ministère de l intérieur, de l outremer, des collectivités territoriales et de l immigration, pouvoir adjudicateur au sens de l article 2 du code des marchés publics. L autorité habilitée à engager le pouvoir adjudicateur en mettant en œuvre les procédures de passation et en signant le marché et les actes d exécution de celui-ci est Monsieur le préfet de la Région Lorraine, préfet de la Moselle Service chargé des opérations de passation Le service chargé des opérations de passation du présent marché est la : Préfecture de la Moselle Bureau des affaires immobilières et du soutien 9, place de la Préfecture BP Metz Cedex Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique : alexandre.stojanov@moselle.gouv.fr Adresse du profil d acheteur : Le Bureau des affaires immobilières et du soutien est chargé des formalités administratives suivantes : - lancement de la consultation, - notification du marché, - suivi administratif du marché, - dénonciation du marché, - établissement des avenants au marché, - contentieux, - mandatements. PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 3 /12

4 2.4 - Allotissement Le marché est constitué par un seul lot réparti comme suit : - fourniture d un copieur multifonctions polychrome pour l atelier de reprographie de la préfecture de la Moselle, appelé à produire environ copies couleur et copies N&B par an. - fourniture d un copieur mu1tifonctions monochrome haut volume pour l atelier de reprographie appelé à produire environ copies par an avec variante technique possible Modification de détail du dossier de consultation Le dossier de consultation remis gratuitement aux candidats comprend : Le règlement de la consultation (R.C.) ; Un cahier des charges comprenant : - Le cahier des clauses administratives particulières (C.C.A.P.) ; - Le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) et ses annexes techniques ; L'acte d'engagement et ses annexes financières. L administration se réserve le droit d'apporter au plus tard 15 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications mineures au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir n élever aucune réclamation à ce sujet. Dans le cas, où des modifications seraient apportées après ce délai, un délai supplémentaire est accordé aux candidats et une nouvelle date limite de remise des propositions est établie de manière à respecter cette période minimum de 15 jours. 3. DELAI D EXECUTION DU MARCHE Le marché est conclu pour une durée de 3 ans fermes. Le début du marché n est pas la date de notification au titulaire mais la date de l émission de l ordre de service qui vaudra début du marché (article V du CCAP). 4. MODALITES DE DETERMINATION DU PRIX 4.1 Contenu des prix : Le candidat est libre du choix du matériel à mettre en place en fonction des caractéristiques minimum indiquées à l article II du CCTP. Le contenu des prix du candidat comprend : Pour la partie location maintenance : les opérations de livraison et d installation d appareils neufs (tous les frais de transport, d emballage et d assurance) ; la location (sans option d achat) ; le coût de l assurance des photocopieurs mis en place ; la formation de maintenance de premier niveau des utilisateurs ; PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 4 /12

5 l entretien maintenance (main d œuvre, déplacements, remplacement des pièces d usure) ; la fourniture de tous les consommables (toners, agrafes, cartouches d encre et câbles de connexion informatique, etc ) ; le recyclage de tous les consommables (toners, cartouches d encre, etc ) ; Les disques durs ou autres mémoires de stockage non volatiles qui resteront propriété de l Etat à l issue du marché la réparation et le remplacement des appareils hors d usage par des appareils similaires ou supérieurs ; la révision annuelle des appareils + SAV. Pour la partie déplacement du matériel : Le déplacement à l intérieur du site La réinstallation et la mise en ordre de marche au point d arrivée. les opérations d enlèvement et de reprise à l issue du marché 4.2 Présentation des prix : Le prix en euro( ) doit être établi hors taxes, en chiffres et comporter deux décimales. Le prix unitaire hors TVA doit inclure les assurances et toutes les taxes parafiscales éventuelles, qui ne devront en aucun cas figurer sur l acte d'engagement. En revanche, le taux de la TVA doit être indiqué dans l acte d engagement et dans les bordereaux de prix. 4.3 Variantes: Les variantes sont autorisées. 5. MODE DE REGLEMENT Le règlement financier des sommes dues se fera selon les modalités énoncées dans les articles IV-3 et IV-4 du CCAP. 6. DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité des offres est de 120 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres. 7. MODALITES DE RETRAIT DU DOSSIER DE CONSULTATION-VISITE DES LOCAUX CONDITIONS DE REMISE DES OFFRES 7.1. Modalités de retrait du dossier de consultation des entreprises visite des locaux : Retrait du dossier de consultation Suite à l appel public à la concurrence, seuls les candidats ayant demandé par écrit (fax, mail, ou retiré sur place ou téléchargé sur le dossier relatif à la présente consultation, peuvent présenter des offres. Le dossier de consultation sera adressé aux soumissionnaires par courriel après qu ils en aient formulé la demande écrite soit par courrier, par mail ou par télécopie. PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 5 /12

6 Il pourra être retiré sur le site de la préfecture de la Moselle à l adresse suivante : ou téléchargé sur le site : Il est rappelé, conformément aux dispositions de l arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l article 48 et de l article 56 du Code des Marchés Publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés, que les candidats ont la possibilité de télécharger un dossier de consultation en ligne ou de le retirer sous forme reprographiée. Ils peuvent alors décider de faire une offre par voie postale ou par voie électronique. Toute modification du dossier de consultation fait l'objet d'un envoi automatique de message électronique à l'adresse qui a été indiquée lors du téléchargement du dossier. Il est donc nécessaire de vérifier très régulièrement les messages reçus sur cette adresse. La responsabilité de l acheteur public ne saurait être recherchée si le candidat a communiqué une adresse erronée ou s'il n'a pas consulté ses messages en temps et en heure. Il pourra également être retiré sur place à l adresse figurant ci-dessous : Préfecture de la Moselle Bureau des affaires immobilières et du soutien Porte 236 9, place de la préfecture BP Metz Cedex Tél : Fax : alexandre.stojanov@moselle.gouv.fr (Horaires d ouverture des bureaux du lundi au vendredi : 8 H 30 à 11H30 et 14H00 à 16H30) Visite des locaux A la remise de son offre, l attributaire sera réputé avoir visité les lieux et apprécier les conditions d exécution, les accès etc Une visite doit être faite en prenant contact avec M. Vincent LAURENT, responsable de l atelier de reprographie, soit par courriel : vincent.laurent@moselle.gouv.fr, soit par téléphone au Cette visite devra être effectuée avant le 28 juillet Présentation des offres : Cette offre sera entièrement rédigée en langue française ainsi que les documents de présentation associés. Il est possible de soumissionner par voie électronique via le portail pour la remise des candidatures et des offres. Cependant, chaque candidat reste libre d utiliser le mode de transmission papier, par voie postale ou par porteur. Il choisit soit l un, soit l autre et ne peut pas transmettre son offre simultanément par voie électronique et par voie postale (ou par porteur) Transmission des plis par voie postale ou porteur La soumission à ce marché est transmise sous pli cacheté. Le pli contenant la candidature et l offre est à adresser en simple exemplaire : PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 6 /12

7 SOIT en recommandé avec accusé de réception, par voie postale à l adresse suivante: Préfecture de la Moselle Direction des Ressources et des Moyens Mutualisés, Bureau des Affaires Immobilières et du Soutien BP METZ CEDEX SOIT déposé contre récépissé à l adresse ci-dessus dans les mêmes conditions de délais aux heures suivantes : du lundi au vendredi : 09H00 12H00 et 14H00 16H30 La date et l heure limites de réception des offres sont fixées au : Mercredi 22 août 2012 à 12h00 Les candidats transmettront leur offre sous pli cacheté. L enveloppe portera l adresse de la préfecture de la Moselle et les mentions : «NE PAS OUVRIR - MARCHÉ» Concernant la location installation - maintenance d un parc de photocopieurs neufs au profit de la préfecture de la Moselle. Références à rappeler dans toute correspondance Cette enveloppe contient : - des éléments relatifs à la CANDIDATURE, - des éléments relatifs à l OFFRE de prix. A Contenu de l enveloppe relatif à la «CANDIDATURE» : tout document faisant apparaître expressément l'identité et la capacité de la (des) personne(s) habilitée(s) à engager l entité candidate, quelle que soit la forme juridique de cette entité. En cas de transfert de cette capacité à une autre personne, ce transfert devra être prouvé par la production d un mandat, d un pouvoir, ou d une délégation signé(e) par une personne officiellement habilitée à engager la société. Toute subdélégation devra également être prouvée par la production d un mandat, d un pouvoir ou d une délégation signé(e) par une personne régulièrement déléguée. Conformément à l article 45 du CMP, une même personne ne peut représenter plus d un candidat pour un même marché L extrait du registre du commerce (K bis), les déclarations du candidat dûment complétées et signées, accompagnées des justificatifs qui y sont mentionnés : PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 7 /12

8 imprimés DC1 et DC2 intégrant les différentes attestations sur l honneur, imprimé DC4, les références et garanties professionnelles (le cas échéant) jugées notamment au travers des moyens du candidat et des prestations similaires réalisées par le candidat au cours de ces trois dernières années. Ces références devront préciser impérativement : la date de prestation, le nom du client et ses coordonnées et le nombre d appareils installés ou le montant du marché (en particulier dans le domaine des collectivités publiques), Un dossier de présentation de la société. Les candidats étrangers produiront les certificats équivalents dans leur pays d origine ou une déclaration sous serment en langue française. Lors de l ouverture de l enveloppe, ne seront pas admises : Les candidatures non recevables en application des articles 43, 44, 47 et 52 du code des marchés publics, Les candidatures ne présentant pas de garanties techniques et financières suffisantes. B - Contenu de l enveloppe relatif à «l OFFRE» : L acte d'engagement (DC3) renseigné, daté et signé par la personne habilitée à engager la société. les annexes financières intitulées «bordereau de prix photocopieurs», renseignées, datées et signées par la personne habilitée à engager la société comportant le détail des coûts de location et de maintenance entretien, le délai d intervention, de réparation, etc. les annexes techniques au CCTP à compléter obligatoirement et à accepter sans modification (signature et date). Si les annexes ne sont pas remplies par le candidat, l offre ne pourra être analysée et sera déclarée inacceptable. l attestation certifiant que le matériel n a jamais été utilisé par un acquéreur antérieur. Un dossier technique pouvant être présenté sous la forme d un mémoire susceptible de permettre l évaluation technique de l offre et accompagné de tous les documents explicatifs ou justificatifs tels que : - des documents illustrés précisant la nature et les caractéristiques techniques des machines proposées (descriptif, performances environnementales ), - les indications concernant la provenance des principaux matériels, fournitures et, éventuellement les références des fournisseurs correspondants, - l outillage, le matériel et l équipement technique ainsi que le personnel dont le candidat dispose pour la mise en place du matériel et la réalisation de ce marché et la distance du SAV par rapport aux différents sites, - les conditions de service après vente (délais d intervention en cas de panne ), - le niveau de formation spécifique des différents agents techniques susceptibles d intervenir en dépannage et maintenance, et le plan de formation éventuel de l entreprise pour la durée du marché, - La liste des interventions de maintenance préventive et le planning prévisionnel - les taux horaires pris en compte pour l établissement des factures lors de dépannages exceptionnels - une attestation d assurance (article N I-4-3 du CCAP et III.2 du CCTP), - une notice explicative sur les conditions de recyclage des consommables et de traitement des pièces d usure et la qualité environnementale des appareils proposés et toute mesures prises par les candidats dans le cadre du développement durable. PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 8 /12

9 Les cahiers des clauses particulières (C.C.A.P. et C.C.T.P) à accepter sans aucune modification, paraphés et revêtus du cachet de la société. un RIB. Hormis le RIB, l absence de toute autre pièce peut entraîner le rejet de l offre Transmission électronique via le portail Les documents transmis par voie électronique sont les mêmes que ceux demandés par voie postale ou porteur. La transmission dématérialisée est acceptée par voie électronique sur la plate forme Conformément à l article 8 de l arrêté du 28 août 2006 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés formalisés, les dossiers de candidatures et d offres sur supports physiques électroniques sont obligatoirement présentés sur des supports distincts, l un comportant les éléments relatifs à la candidature et l autre les éléments relatifs à l offre. Le candidat devra donc enregistrer et signer : - sur un premier support physique électronique les documents relatifs à la candidature - sur un second support physique électronique, les documents relatifs à l offre. Ces documents électroniques devront être lisibles, au moins, par l un des trois progiciels suivants : - Word, - Excel, - Adobe reader. Conformément aux articles à du code civil et du décret du 30 mars 2001, modifié par le décret n du 18 avril 2002, les opérateurs économiques doivent signer électroniquement les candidatures et les actes d engagement en présentant un certificat de signature électronique. Ce certificat doit être délivré par une autorité de certification accréditée et permettre de faire le lien entre une personne physique et le document signé électroniquement. 8. OUVERTURE DES PLIS JUGEMENT DES OFFRES 8.1. Dépouillement Le dépouillement des offres est exécuté dans les délais les plus courts, suivant la date limite de réception Conditions d attribution Les offres devront être conformes au cahier des clauses techniques particulières et à ses annexes. Ce jugement sera effectué dans les conditions prévues à l article 53 du Code des Marchés Publics. Le choix de l offre économiquement la plus avantageuse se fera en fonction des critères et (sous critères éventuels) à chacun desquels sera affectée une note sur vingt. Chaque note sera ensuite pondérée par application du pourcentage correspondant. PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 9 /12

10 Critères valeur technique Prix Pondération globale des critères 40% 30% Répartition de la pondération par sous critères 35% 5% 15% 15% Sous critères énoncés Capacité opérationnelle des machines Recyclage des consommables Coût de la location trimestrielle de chaque lot Redevance de maintenance de chaque lot Commentaires Une note sur vingt sera attribuée à chaque candidat après étude des annexes techniques au CCTP et au vu des résultats obtenus à la grille de calcul interne établie par l Administration Une note sur vingt sera attribuée en fonction de la fiche explicative sur les conditions de recyclage des consommables Meilleure offre x 20 Offre de X Meilleure offre x 20 Offre de X SAV et formation 30% 15% 10% 5% Délais d intervention en cas de panne ou dysfonctionnement) -Pour le libre service - pour l atelier de reprographie Moyens humains et matériels Formation des utilisateurs Meilleure offre x 20 Offre de X Une note sur vingt sera attribuée en fonction de la fiche explicative sur les moyens humains et matériels mis en œuvre pour assurer le SAV Une note sur vingt sera attribuée en fonction de la fiche explicative sur la formation assurée par le candidat A l issue de l étude, la meilleure note obtenue permettra de déterminer l offre économiquement la plus avantageuse Choix du candidat Conformément à l article 46 du code des marchés publics, le candidat retenu doit fournir un délai de 7 jours francs suivant la demande écrite formulée par l administration les certificats suivants : les copies des attestations des organismes fiscaux (liasse P531/2123 ex 3666) et sociaux (URSSAF) ou l état annuel des certificats reçus (NOTI2) ou équivalents pour les sociétés étrangères ; les pièces prévues aux articles R ou R du code du travail ; ces pièces seront également à produire tous les six mois jusqu à la fin de l exécution du marché. Si le candidat retenu ne peut produire ces certificats dans les temps, son offre est rejetée. Dans ce cas, l élimination du candidat est prononcée par le représentant du pouvoir adjudicateur qui présente la même demande au candidat suivant dans le classement des offres. 9. PARTICIPATION AU MARCHÉ Toute correspondance ou document relatif au marché doit être rédigé en français. La participation à la présente consultation vaut acceptation sans restriction des dispositions du présent règlement. 10. INFORMATION DES CANDIDATS SUR LE RESULTAT DE LA CONSULTATION Conformément à l article 80 du CMP, le pouvoir adjudicateur avise, dès qu il a fait son choix, par courrier, les candidats qui n ont pas été retenus des motifs du rejet de leurs candidatures ou de leurs offres. PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 10 /12

11 Un délai d au moins dix jours devra être respecté entre la date à laquelle la décision de rejet est notifiée aux candidats non retenus et la date de signature du marché, sauf cas d urgence. Le pouvoir adjudicateur enverra à la publication, dans un délai de 48 jours à compter de la date de notification du marché, un avis d attribution. Cet avis sera publié dans l organe qui a assuré la publication de l avis d appel à la concurrence 11. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de l élaboration de leur offre, les candidats devront prendre contact avec la : Préfecture de la Moselle Direction des Ressources et des Moyens Mutualisés Bureau des Affaires Immobilières et du Soutien 9 place de la Préfecture BP METZ Cedex 1 Pour les questions d ordre administratif, contacter Monsieur Alexandre STOJANOV, adjoint au chef du bureau des affaires immobilières et du soutien Tél : Fax : mail : alexandre.stojanov@moselle.gouv.fr Pour les questions d ordre technique, contacter Monsieur Vincent LAURENT, Responsable de la reprographie. Tél : Fax : Mail : vincent.laurent@moselle.gouv.fr Pour les questions d ordre informatique, contacter Monsieur Didier LUDMANN, chef du service départemental des systèmes d information et de communication Tél : Fax : Mail : didier.ludmann@moselle.gouv.fr Ou Monsieur Olivier ROUSSELLE Tél : Fax : Mail : olivier.rousselle@moselle.gouv.fr Ou Monsieur Fabrice NOBILE Tél : Fax : Mail : fabrice.nobile@moselle.gouv.fr 12. MEDIATION ET CONTENTIEUX Instance chargée des procédures de recours Tribunal administratif de Strasbourg 31 avenue de la Paix BP 1038F STRASBOURG CEDEX Précisions concernant les délais d introduction des recours - Délais de deux mois pour l introduction d un recours contentieux ou d un recours gracieux. - Délai pour un recours en référé pré-contractuel : PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 11 /12

12 Le délai pour exercer un recours en référé pré-contractuel court à compter de la date de notification du courrier avisant les candidats du rejet ou non de leur offre, jusqu à la date de signature du marché par le pouvoir adjudicateur. Un délai minimum de 10 jours est à respecter. Ce délai peut ne pas être exigé dans les cas suivants : - En cas d urgence ne permettant pas de respecter ce délai de dix jours, il est réduit dans des proportions adaptées à la situation ; - Dans les situations d urgence impérieuse justifiant la négociation sans publicité préalable avec un seul soumissionnaire ; - Dans le cas des appels d offres, des marchés négociés ou des marchés passés sur le fondement d un accord-cadre lorsque le marché est attribué au seul candidat ayant présenté une offre qui répond aux exigences indiquées dans l avis d appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation Service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus concernant l introduction des recours Tribunal administratif de Strasbourg 31 avenue de la Paix BP 1038F STRASBOURG CEDEX Tél : Fax : Courriel : greffe.ta-strasbourg@juradm.fr Organe chargé des procédures de médiation Comité interrégional de règlement amiable des litiges Préfecture de Meurthe-et-Moselle 1 rue du Préfet Erignac NANCY Cedex Tél : Fax : PREF METZ RC 01/2012 du 29 mai 2012 page 12 /12