Préambule : Frais de repas : Avantage en nature ou pas? Janvier 2014

Transcription

1 Frais Professionnels et Avantages en nature - Le Ministère du Travail apporte de nouvelles précisions sur l assujettissement des Indemnités de petits déplacements - Préambule : Comme tous les ans, vous trouverez ci-joint le dossier : frais professionnels et avantages en nature à appliquer pour l année Ce dossier concerne : - Les petits déplacements : Avec abattement de 10 % et sa lettre d option / sans abattement, - Les grands déplacements, - Barème fiscal de l Indemnité Kilométrique (limite d exonération lorsque le salarié utilise son propre véhicule), - Les avantages en nature : logement ; mise à disposition du véhicule professionnel avec la lettre au salarié, les vêtements de travail, les téléphones portables, etc Frais de repas : Avantage en nature ou pas? Une circulaire Ministérielle apporte des précisions sur les modalités d assujettissement ou non des repas pris au restaurant et des paniers ; sur leur caractère d avantage en nature ou non Illustration : Il n est pas rare que les contraintes en matière de gestion des trajets et transport des salariés travaillant en équipe sur les chantiers amènent pour l employeur à vouloir prendre en charge les repas du déjeuner (panier ou restaurant). Ces contraintes portent principalement sur les points suivants : - Travail en équipe avec transport des salariés assuré par l entreprise sur les chantiers, - Domicile du salarié éloigné par rapport au chantier et au lieu d embauche, - Chantier éloigné par rapport au lieu d embauche, - Les horaires journaliers de l entreprise (pause limitée), - L absence de permis pour des membres des équipes, - L impossibilité de déjeuner dans les locaux de l entreprise, - Etc, Malgré cette capacité, telle que prévue dans la circulaire ACOSS du 3 Janvier 2004, de justifier qu il était impossible pour les salariés de regagner leur domicile ou que l entreprise ne pouvait pas assurer leur accueil pour déjeuner, l Urssaf considérait qu il n y avait pas de déplacement et réintégrait un avantage en nature pour les repas pris en charge par l entreprise (4.60 par repas). Et ce, en raison de l absence d éloignement du chantier par rapport au lieu d embauche (chantier situé dans la commune du lieu d embauche des salariés). Nouveau! Alors que seule la référence de l éloignement du chantier par rapport au lieu d embauche des salariés était pris en compte pour vérifier si la prise en charge par l employeur du repas représentait un avantage en 1

2 nature, désormais il est aussi possible de prendre en compte le fait que les conditions de travail interdisent aux salariés de regagner leur domicile. Cette nouvelle disposition issue d une lettre Ministérielle du 06 Octobre 2011 ouvre aux entreprises du BTP le bénéfice de l option concernant l appréciation de la distance, à savoir : - Soit distance appréciée depuis le domicile fiscal des salariés (ou lieu de résidence habituelle), - Soit distance appréciée depuis le lieu de rattachement prévu au contrat de travail (siège social ou établissement dont dépend le salarié). Date d application : Ces modalités sont applicables aux cotisations dues au titre des rémunérations versées à compter du 1 er janvier 2012 sachant, toutefois, qu en cas de contrôles portant sur les périodes antérieures au 1 er janvier 2012, le Ministère du travail a ordonné aux Urssaf qu il ne soit pas opéré de redressement Exemple : Si une équipe travaille sur la commune du siège de l entreprise ou lieu d embauche et qu un salarié voire plus, ne peut regagner son domicile en raison de son éloignement il n y aura pas lieu d intégrer un avantage en nature dans le cas où l entreprise a pris en charge les frais de repas (panier ou paiement de la facture du restaurant établie au nom de l entreprise). Tout comme, le salarié n a pas lieu d être indemnisé si l entreprise met à disposition du personnel un local spécifique pour déjeuner. Nota : (incidence de l abattement ou non pour le panier) : S agissant de l indemnisation du panier, le problème se pose principalement en cas de non abattement des salaires car en cas d option pour l abattement de 10 % pour frais professionnels le panier est assujetti à cotisations (cf. détail ci-après) contrairement au repas pris au restaurant et payé par l employeur. Bon à savoir : L évolution en matière d indemnisation des repas a également évolué en raison d arrêts de cour de cassation qui prévoient que dès lors que le salarié justifie ne pas pouvoir regagner son domicile, il convient à l employeur de l indemniser compte tenu de son activité de chantier et dès lors qu il est impossible de déjeuner au siège de l entreprise. Cas où l entreprise a été redressée par l urssaf en 2012 pour les années antérieures ( ) : Les dispositions étant applicables à compter du 1 er janvier 2012, nous invitons les entreprises concernées à prendre contact avec nos services Ci-après : Dossier thématique Frais Professionnels

3 Dossier : Frais Professionnels et Avantages en nature - Janvier / Frais Professionnels : L évaluation forfaitaire des frais professionnels et des limites d exonération des allocations forfaitaires applicables à compter du 1 er Janvier 2014 sont présentées ci-après. Nous vous rappelons que depuis 2011, les revalorisations du panier ont entraîné le dépassement de la limite d exonération, d où l obligation d assujettir aux cotisations sociales et fiscales, une partie du panier payé aux salariés Les limites d exonérations de cotisations applicables à compter du 1 er Janvier 2014 : 4.60 au lieu de 4,55 par repas si le salarié est effectivement nourri sans qu il y ait un déplacement professionnel. 17,90 au lieu de si le salarié est en déplacement professionnel. 8,70 au lieu de 8.60 si le salarié fournit son panier. La valeur du panier étant, actuellement, fixée à 9,10, pour la région Champagne-Ardenne il conviendra de tenir compte de cette incidence sur l assujettissement des cotisations sociales et fiscales (voir ci-après le point «nota»). Sachant qu à compter du 1 er mars il conviendra de tenir compte de sa revalorisation la portant à ,10 au lieu de 6,00 pour les frais de repas des salariés travaillant dans l entreprise (salariés postés, travail en équipe, travail continu, travail de nuit). NOTA : L indemnité de panier dépasse la limite d exonération : Incidences sur les cotisations sociales et fiscales : a/ Pour les entreprises ne pratiquant pas l abattement de 10 % pour frais professionnels : la limite d exonération fiscale et sociale de l allocation forfaitaire repas étant limitée à 8,70 il conviendra de réintégrer la différence entre la valeur réelle du panier et sa limite d exonération, soit 0,40 par panier (9,10-8,70 ) jusqu au 28 février puis à compter du 1 er mars 0.50 par panier (9,20-8,70 ), dans : la base servant au calcul des cotisations sauf pour la base congés payés la base servant au calcul de l impôt sur le revenu et CSG/CRDS. b/ Pour les entreprises qui pratiquent l abattement de 10 %, la valeur du panier, soit 9,10 (jusqu au 28 février 2014) et 9,20 (à compter du 1 er mars 2014), est : Assujettie pour sa totalité à l ensemble des cotisations sociales (pas de changement), Exonérée de l impôt sur le revenu et CSG/CRDS pour la partie correspondant à la limite d exonération, soit 8,70. Ce qui implique, qu il conviendra de réintégrer 0,40 par panier dans l assiette servant au calcul de l Impôt sur le Revenu et CSG/CRDS. C est-à-dire, la différence entre la valeur réelle et l indemnité forfaitaire : 9,10-8,70 (puis 9,20-8,70, soit 0,50 à compter du 1 er Mars 2014) Exonérée pour sa totalité de la cotisation Congés Payés. Nous vous communiquons en pages 2 et 3 les tableaux réactualisés présentant les indemnités professionnelles applicables dans le bâtiment selon que l entreprise pratique ou non l abattement de 10 % pour frais professionnels. IMPORTANT : Si l entreprise pratique l abattement, il est obligatoire qu elle soit en possession de la lettre du salarié acceptant cette option (cf. modèle ci-joint). Bon à savoir : Ces revalorisations tiennent compte des 1,4 % (contre 1,8 % en 2013) correspondant aux prévisions d inflation envisagées pour 2014 dans le projet de loi de finances Voir tableaux ci-après 3

4 Entreprises ayant opté pour l abattement de 10 % pour frais professionnels - Petits déplacements - ATTENTION : Pour pratiquer l abattement, il est nécessaire pour l employeur d obtenir l accord préalable du salarié. Cet accord peut être révisé annuellement à la demande du salarié. Dans le cas contraire, l accord initial est reconductible tacitement chaque année. Vous trouverez ci-joint le modèle de lettre à adresser à vos salariés, notamment aux nouveaux embauchés. Si le salarié ne répond pas, l employeur peut considérer que l option est tacitement accordée. A noter que si la décision d opter ou de ne pas opter émane d un accord des délégués du personnel, le salarié ne peut pas la contester. En conséquence, pour les entreprises disposant de délégués, la procédure individualisée n est pas à mettre en œuvre mais l ensemble du personnel doit être bien sûr consulté. Nature des indemnités Indemnités kilométriques (salarié qui utilise son véhicule) Indemnités de repas (ou panier) Temps de trajet ou heures d amplitudes ou Indemnités de trajet selon zones concentriques (CCR) Passibles ou non passibles de cotisations de Sécurité Sociale? Passibles Passibles Passibles Montant à inclure dans l assiette des cotisations Totalité de l indemnité avec abattement de 10% Assujettie à cotisations sauf CSG CRDS Totalité de l indemnité avec abattement de 10% : soit 9.10 par panier jusqu au 28 février par panier à compter du 1/03/2014 Totalité de l indemnité avec abattement de 10% Repas pris au restaurant et payés par l employeur au restaurateur Non Passibles néant Repas pris au restaurant et remboursé au salarié Salarié nourrit par l employeur sans déplacement professionnel (Considéré comme un avantage en nature) Passibles Passibles Totalité du repas avec abattement de 10% 4,60 par repas assujettis à toutes cotisations y compris CSG et CRDS avec abattement de 10 % (les 4,60 seront à déduire en bas de paye) Salarié nourrit par l employeur alors qu il se trouve en déplacement professionnel Non Passibles Néant Observations Situation au 1 er Mars 2014 Selon le nbre de km parcourus c est : - soit l indemnité de frais de transport (*C.C.R), - soit l indemnité kilométrique issue de la (*C.C.D) qui s appliquera. Pour les nouveaux embauchés, la CCR s applique si l employeur le souhaite. Nota : Pour l indemnité kilométrique Haute- Marne (CCD) ; le salarié qui utilise son véhicule bénéficiera de 0,23 /km (2,50 % de 9.20 =montant du panier au 01/03/14) A compter du 1 er mars 2014, le panier est fixé à L indemnité de panier est assujettie à toutes cotisations sauf aux cotisations Congés Payés. De plus, La CSG/CRDS et l impôt sur le revenu sont exonérés dans la limite de 8.70 au 01/01/14. (0.50 à intégrer au 1/3/14) (0.40 en jan/fév.) Temps de trajet x taux horaire du salarié. Il s agit d un complément de salaire et non d un rembt de frais La Direction de Sécurité Sociale ne prévoit pas de limite d exo. De plus la prise en cpte des contraintes de chantiers permet d opter pour l éloignement du domicile/chantier ou ent/chantier (circulaire ministérielle). + pièces justificatives de repas. Exemple : le repas est fourni par l employeur ou payé par l employeur alors que le salarié n est pas en déplacement professionnel. L employeur fournit la nourriture au salarié qui se trouve en déplacement professionnel : dans ce cas rien n est à réintégrer. *C.C.R : Convention Collective Régionale *C.C.D : Convention Collective Départementale 4

5 Entreprises n ayant pas opté pour l abattement de 10 % pour frais professionnels -Petits déplacements- Passibles ou non Montant à inclure dans Observations Nature des indemnités passibles de cotisations de Sécurité Sociale? l assiette des cotisations Indemnités kilométriques (salarié qui utilise son véhicule) Indemnités de repas (ou panier) Non Passibles dans la limite du barème kilométrique fiscal correspondant à un véhicule de 4 cv (joint en annexe le barème pour 2013, celui de 2014 n est pas encore paru) Non Passibles dans la limite d exonération, fixée à 8,70 au 1 er janvier 2014 Néant ou différence entre l indemnité payée et la limite d exonération 0.40 par panier jusqu au 28/2/2014 et 0.50 à compter du 1/3/2014 : (Différence entre le panier et la limite d exonération : Jusqu au 28/02/14 : = 0,40 Au 1/03/14 : = 0,50 ) Indemnités de trajet Passibles Totalité de l indemnité Repas pris au restaurant et payés par l employeur au restaurateur Repas pris au restaurant et remboursé au salarié Salarié nourrit par l employeur sans déplacement professionnel (Considéré comme un avantage en nature) Salarié nourrit par l employeur alors qu il se trouve en déplacement professionnel Non Passibles Non passibles dans la limite de 17,90 Passibles NON PASSIBLES Néant Néant ou différence entre l indemnité payée et la limite d exonération 4,60 par repas assujettis à toutes cotisations y compris CSG et CRDS (les 4,60 seront bien sûr à déduire en bas de paye) NEANT Selon le nbre de km parcouru c est : - soit l indemnité de frais de transport (*C.C.R), - soit l indemnité kilométrique issue de la (*C.C.D) qui s appliquera. Pour les nouveaux embauchés, la CCR s applique si l employeur le souhaite. Nota : Pour l indemnité kilométrique Haute- Marne (CCD) ; le salarié qui utilise son véhicule bénéficiera de 0,23 /km (2,50 % de 9,20 =montant du panier au 1 er /03/14) Attention : l indemnité est exonérée dans la limite du *barème fiscal A compter du 1er/03/14, le panier est fixé à 9.20 pour la Champagne- Ardenne. (9.10 jusqu au 28/02/14). Conséquences au 1/03/2014: à intégrer en bas de fiche de paye et non imposable, à assujettir à cotisations et à CSG/CRDS et à l impôt sur le revenu, - 9,20 exonérés de cotisations Congés Payés.(9.10 jusqu au 28/2/14) Temps de trajet x taux horaire du salarié. Il s agit d une indemnité assimilée à un complément de rémunération et non d un remboursement de frais La Direction de Sécurité Sociale ne prévoit pas de limite d exonération. De plus la prise en cpte des contraintes de chantiers permet d opter pour l éloignement du domicile/chantier ou Ent/Chantier (circulaire ministérielle). + pièces justificatives de repas. Exemple : si repas s élève à 18, on intègre 0,10 dans l assiette de cotisations. Sachant que la prise en compte des contraintes de chantiers permet d opter pour l éloignement du domicile/chantier ou ent/chantier (circulaire ministérielle). + pièces justificatives de repas. Exemple : le repas est fourni par l employeur ou payé par l employeur alors que le salarié n est pas en déplacement professionnel. L employeur fournit la nourriture au salarié qui se trouve en déplacement professionnel : dans ce cas rien n est à réintégrer. *Barème fiscal kilométrique 2013 applicable aux revenus 2012 (ci-joint) *C.C.R : Convention Collective Régionale *C.C.D : Convention Collective Départementale 5

6 GRANDS DEPLACEMENTS : C est-à-dire lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile le soir : Chantier éloigné d au moins 50 km (trajet aller) -Entreprises pratiquant ou pas l abattement de 10 %- Les indemnités ne sont pas soumises à cotisations dans les limites suivantes : Pour les 3 premiers mois Déplacement de + de 3 mois jusqu à 24 mois inclus ( 15 % de 17,70 ) Déplacement de plus de 24 mois et moins de 6 ans (-30 % de 17,70 ) Par repas 17,90 15,20 12,60 Logement et petit déjeuner, par jour pour les déplacements dans les départements suivants : (Paris, Hauts-de-Seine, Seine- Saint-Denis et Val-de-Marne) Logement et petit déjeuner par jour (autres départements) Frais liés à la mobilité professionnelle - hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture dans l attente d un logement définitif : - dépenses inhérentes à l installation dans le nouveau logement : 64,10 54,50 44,90 47,60 40,50 33,30 71,30 par jour, dans la limite de 9 mois 1 427,40 majorés de 118,90 par enfant à charge, dans la limite de 1 784,10 Nota : Si le chef d entreprise paye directement les notes de restaurant et d hôtel, aucune indemnité n est due au salarié. Les frais seront considérés comme frais généraux. 6

7 BAREME FISCAL DES INDEMNITES KILOMETRIQUES Frais d utilisation du véhicule personnel Préambule : Le barème ci-dessous publié en 2013 s applique aux revenus 2012 et Les limites d exonération en vigueur à compter du 1 er janvier 2014 ne sont pas encore connues par l administration fiscale. Dans l attente il convient d appliquer le barème ci-après RAPPEL : La Puissance fiscale des véhicules est plafonnée à 7 CV contre 13 chevaux antérieurement : - Sur le plan fiscal, cette nouvelle disposition s applique à compter des revenus 2012, - Sur le plan social, elle s applique à compter des remboursements effectués à compter du 1 er janvier 2013 ; ce qui implique que pour un véhicule de puissance supérieure à 7 CV il conviendra d appliquer la base maximale de la puissance administrative d un véhicule de 7CV, à distance parcourue identique. BAREME DES FRAIS DE VOITURE AUTOMOBILE / APPLICABLE EN 2013 Kilométrage parcouru à titre professionnel Puissance fiscale Jusqu'à 5000 Km De 5001 à Km Au-delà de Km 3 cv et moins d x 0,405 ( d x 0,242 ) d x 0,283 4 cv d x 0,487 ( d x 0,274 ) d x 0,327 5 cv d x 0,536 ( d x 0,3 ) d x 0,359 6 cv d x 0,561 (d x 0,316) d x 0,377 7 cv d x 0,587 (d x 0,332) d x 0,396 BAREME DEUX ROUES D E CYLINDREE INFERIEURE A 50 CM3 / APPLICABLE EN 2013 Kilométrage parcouru à titre professionnel Vélomoteur Jusqu'à 2000 Km De 2001 à 5000 km Au-delà de 5000 km Moins de 50 cm3 d x 0,266 (d x 0,063) d x 0,144 BAREME MOTOS / APPLICABLE EN 2013 Kilométrage parcouru à titre professionnel Moto Jusqu'à 3000 Km De 3001 à 6000 Km Au-delà de 6000 Km De 1 à 2 cv d x 0,333 (d x 0,083) d x 0,208 De 3 à 5 cv d x 0,395 (d x 0,069) d x 0,232 Plus de 5 cv d x 0,511 (d x 0,067) d x 0,289 d = distance parcourue à titre professionnel Arrêté du 30 mars 2013 JO du 9 avril 2013 SUITE TSVP... 7

8 Les éléments pris en considération dans le barème sont les suivants : - dépréciation normale du véhicule, - dépenses courantes d entretien et de réparation, - dépenses de pneumatiques, - primes d assurances, - frais de carburant, - Par contre les frais de garage sont exclus (frais de stationnement). Janvier 2014 Utilisation du barème : Pour les tranches inférieures à km et supérieures à km, on procède par un calcul direct. Exemple d un calcul avec un véhicule de 6 Cv : Pour un parcours professionnel de km annuels, le montant des frais réels peut être établi à : x 0,561 = Pour un parcours professionnel de km annuels, le montant des frais réels peut être établi à : x 0,377 = Pour la tranche intermédiaire concernant les distances de à km, on utilise la formule de calcul du tableau. Exemple d un calcul avec d une voiture de 6 Cv : Pour un parcours professionnel de km annuels, le montant des frais réels peut être établi à : (6 000 x 0,316) = Bon à savoir : Ces chiffres n ont qu un caractère purement indicatif, ils peuvent néanmoins servir de base lors de l établissement des devis et de la facturation des frais de déplacement, ainsi que : - pour fixer et évaluer le montant des indemnités dues par les entreprises à leurs collaborateurs utilisant un véhicule personnel pour les besoins professionnels, - en matière d impôt sur le revenu, pour les salariés propriétaires de leur véhicule qui demandent la déduction de leurs frais réels. Les contribuables peuvent cependant faire état de frais plus élevés à condition d apporter les justifications nécessaires. *** // *** 8

9 Cachet de l Entreprise Janvier 2014 A., le.2014 Monsieur..... Monsieur, Depuis le 1 er janvier 2003 l option pour l abattement forfaitaire de 10 % pour frais professionnels est une décision qui doit être prise en concertation avec le salarié. Rappelons que l abattement est destiné au salarié non sédentaire, c est-à-dire pour les salariés dont l activité s effectue sur chantier. Cet abattement a pour objet de compenser les contraintes inhérentes aux activités du bâtiment, il a pour conséquence de diminuer le coût des charges salariales et patronales (puisqu elles sont calculées sur le salaire diminué de 10 %) engendrant une augmentation du Net à Payer. Il résulte également de cet abattement des conséquences : - sur les indemnités journalières de sécurité sociale en cas de maladie, - allocations Assedic et pour la retraite. Cet avantage est appliqué uniquement dans les professions dont le coût des déplacements est important et il serait dommage que la profession perde cet acquis. Toutefois, la réglementation impose que le salaire abattu ne doit pas être inférieur au SMIC. Nous vous demandons de bien vouloir nous faire savoir si vous acceptez l application de cet abattement de 10 % sur votre salaire et vous remercions de nous donner votre réponse par retour de courrier à l aide du coupon ci-dessous. L absence de réponse vaudra un accord tacite de votre part. Dans l attente, recevez, Monsieur, l expression de nos salutations distinguées. Le Chef d entreprise Je soussigné. reconnais avoir pris connaissance des règles relatives à l application de l abattement forfaitaire pour frais professionnels de 10 % et décide : d opter pour l abattement de 10 % de ne pas opter pour l abattement de 10 % Fait à :. le.. Signature du salarié 9

10 II ) LES AVANTAGES EN NATURE: Janvier ) REVALORISATION DE L EVALUATION DE L AVANTAGE EN NATURE POUR LA FOURNITURE D UN LOGEMENT Pour les salariés auxquels l employeur fournit le logement, l avantage en nature est estimé forfaitairement. La revalorisation du plafond de sécurité sociale au 1 er Janvier 2014 (3129 au lieu de ) entraîne également une revalorisation des limites des tranches de rémunération servant à déterminer la valeur mensuelle de l avantage en nature logement pour Il peut également être calculé, au choix de l employeur, d après la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation dans les conditions prévues par les articles 1496 et 1516 du Code Général des Impôts et d après la valeur réelle pour les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage, garage). L évaluation forfaitaire qui intègre la prise en compte des avantages accessoires, s apprécie selon les conditions suivantes pour le mois : PMSS : Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale MONTANT DE LA REMUNERATION < à 0.5 fois PMSS (< à 1 564,50 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce > à 0.5 fois et < 0.6 fois PMSS (de 1 564,50 à 1 877,40 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce > à 0.6 fois et < 0.7 fois PMSS (de 1 877,40 à 2 190,30 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce > à 0.7 fois et < 0.9 fois PMSS (de 2 190,30 à 2 816,10 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce ANNEE ,70 35,60 77,90 50,00 88,90 66,70 99,90 83,30 MONTANT DE LA REMUNERATION > à 0.9 fois et < 1.1 fois PMSS (de 2 816,10 à 3 441,90 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce > à 1.1 fois et < 1.3 fois PMSS (de 3 441,90 à 4067,70 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce > à 1.3 fois et < 1.5 fois PMSS (de 4067,70 à 4 693,50 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce > à 1.5 fois PMSS (à partir de 4 693,50 ) Si plusieurs pièces, avantages en nature par pièce ANNEE ,30 105,50 144,40 127,70 166,60 155,40 188,90 177,80 L évaluation par semaine est égale au ¼ du montant mensuel arrondi à la dizaine de centimes d euro la plus proche. L évaluation par semaine ou par mois fixée ci-dessus s entend des semaines ou des mois complets quel que soit le nombre de jours ouvrables. Exemple : Soit un salarié qui gagne par mois et qui est logé gratuitement par son employeur dans un trois pièces. Le montant forfaitaire de l avantage en nature (qui sera variable en fonction de la rémunération) sera de 150,00 (3 pièces x 50,00 ). 10

11 2 ) CONSEQUENCE DE LA MISE A DISPOSITION D UN VEHICULE PROFESSIONNEL Deux situations : A/ Utilisation à usage professionnel : Si vous mettez un véhicule d entreprise à la disposition de votre salarié pour se rendre de son domicile à l entreprise et / ou sur le chantier, il n y a plus lieu de réintégrer un avantage en nature à la condition qu il n en fasse pas un usage privé. Toutefois, le véhicule devra être restitué le vendredi soir et pendant les périodes de congés, sauf si le chef d entreprise interdit au salarié par lettre et par la voie du règlement intérieur l utilisation à des fins privées du véhicule durant les week-ends, les jours fériés et les congés payés. Pour répondre à cette obligation, vous trouverez ci-après un modèle de lettre à envoyer aux salariés bénéficiant d une mise à disposition d un véhicule professionnel. A noter que cette dérogation doit également figurer au règlement intérieur de l entreprise - obligatoire pour les entreprises d au moins 20 salariés - mais recommandée pour toutes les entreprises quelque soit leur effectif. B/ Utilisation à usage mixte : professionnel et privé Dans le cas contraire, l usage privé du véhicule est considéré comme un avantage en nature et vous devrez intégrer dans l assiette de cotisations l évaluation de cet avantage calculé selon deux possibilités. Vous devrez opter pour l une ou l autre de ces possibilités : OU - le forfait annuel sous forme de pourcentage du coût d achat du véhicule (cf. tableau ci-après) - les dépenses réelles selon calcul présenté dans le tableau ci-après : FORFAIT ANNUEL L employeur ne prend pas en charge le carburant Véhicule acheté* Moins de 5 ans Plus de 5 ans 9 % du coût d achat (Prix TTC réglé par l entreprise) 6 % du coût d achat (Prix TTC réglé par l entreprise) Véhicule en location ou en location avec option d achat 30 % du coût global annuel (location, entretien, assurance) (Prix TTC réglé par l entreprise) OPTION 1 OPTION 2 FORFAIT ANNUEL L employeur prend en charge le carburant DEPENSES REELLES 12 % du coût d achat (Prix TTC réglé par l entreprise) - 20 % du coût d achat (Prix TTC réglé par l entreprise) - l assurance - les frais d entretien - le cas échéant, le carburant 9 % du coût d achat (Prix TTC réglé par l entreprise) - 10 % du coût d achat - l assurance - les frais d entretien - le cas échéant, le carburant (Prix TTC réglé par l entreprise) 40 % du coût global annuel (location, entretien, assurance (Prix TTC réglé par l entreprise) - coût global annuel de la location - l assurance - l entretien - le cas échéant, le carburant (Prix TTC réglé par l entreprise) Pour évaluer l avantage en nature selon les dépenses réelles : Résultat obtenu x nombre de km parcourus annuellement* à titre privé Total des kms parcourus par le véhicule annuellement * ou pendant la durée de mise à disposition au cours de l année * Montants toutes taxes comprises 11

12 2 ) LES VETEMENTS DE TRAVAIL : Janvier 2014 Nous vous rappelons que dès lors que l entreprise achète ou loue des vêtements de travail pour ses salariés, il n y a plus lieu d intégrer un quelconque avantage en nature, que l entreprise pratique ou non l abattement de 10 %. Toutefois : 1/ Ces vêtements doivent demeurer la propriété de l employeur, ne doivent pas être portés en dehors de l activité professionnelle et leur port doit être obligatoire en vertu d une disposition conventionnelle individuelle ou collective ou d une réglementation interne à l entreprise. (Il est donc indispensable d inscrire cette obligation sur le tableau d affichage et au règlement intérieur (obligatoire dans les entreprises d au moins 20 salariés) ou tout simplement informer les salariés par courrier. 2/ L employeur doit produire le justificatif attestant de la propriété du vêtement et du caractère obligatoire de son port. Par contre : - Cette exonération n est pas remise en cause si le salarié assure lui-même le nettoyage. NOTA : Pour certaines professions le vêtement de travail devient un Equipement de Protection Individuel (EPI). Nous pensons particulièrement aux entreprises de menuiserie et de charpente. Si elles ont des ouvriers qui interviennent en fabrication, elles doivent leur fournir des vêtements de travail et qui plus est les entretenir 3 ) LES NOUVEAUX MOYENS DE COMMUNICATION ET DE TECHNOLOGIE : Dès lors que le salarié utilise pour son usage privé les outils issus des nouvelles technologies de l information et de la communication et qu ils sont mis à sa disposition de façon permanente par son employeur, il y aura lieu d évaluer un avantage en nature : - soit sur la base d un forfait annuel correspondant à 10 % du prix d achat - soit sur l abonnement TTC, - soit sur la base des dépenses réelles réalisées à titre privé En conséquence, l employeur devra opter pour l une de ces évaluations. Les nouvelles technologies de communication concernées sont : - les téléphones portables, - les micro-ordinateurs portables ou non, - les modems d accès à un télécopieur, INTERNET, - ordinateur de l employeur. 12

13 Modèle de lettre pour la mise à disposition d un véhicule Cachet de l Entreprise A. le. Monsieur.. Monsieur, A votre demande et en raison de l éloignement de votre domicile du siège de l entreprise, vous m avez demandé l autorisation de garder le véhicule de l entreprise pour un usage strictement professionnel, à savoir pour vous rendre sur les chantiers du lundi au vendredi. Pour une raison de commodité (rentrer chez vous le vendredi soir et vous rendre à l entreprise le lundi matin), vous souhaitez également immobiliser le véhicule à votre domicile durant le week-end. Je vous rappelle par la présente que j accède à votre demande à la condition expresse que vous n en fassiez pas usage ni le week-end, ni à l occasion de jours fériés. Sachant qu il sera possible à l entreprise de revenir sur sa décision en fonction de son évolution économique et de nos relations contractuelles. Par ailleurs, je vous informe qu il conviendra de restituer le véhicule à l entreprise la veille des congés et dans le cas de toute suspension du contrat de travail, tels arrêts maladie, accident de travail. Pour ces motifs, l entreprise s organisera afin de récupérer le véhicule. Si ces conditions émises dans ce courrier n étaient pas respectées, je me verrais contraint de considérer cette mise à disposition comme un avantage en nature qui serait alors assujetti à cotisations. Veuillez agréer, Monsieur, l expression de mes salutations les meilleures. Le Chef d entreprise 13