Amandine FAUQUEMBERGUE 6 février 2015

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1 Le monitoring d un essai clinique Amandine FAUQUEMBERGUE 6 février 2015

2 Le monitoring, c est quoi? Surveillance de l avancement d un essai clinique. Garantie que la conduite de l essai clinique, les enregistrements et les rapports sont réalisés conformément : - Au protocole - Aux Procédures Opératoires Standards du promoteur - Aux Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) - Aux obligations réglementaires en vigueur URC Paris Nord 2

3 Le monitoring, pour quoi? des BPC, les objectifs du monitoring sont de : Vérifier que les droits, la sécurité et la protection des patients qui se prêtent à la recherche sont satisfaits. Vérifier que la recherche est conduite conformément au protocole en vigueur, aux Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) et aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Vérifier que les données rapportées sont exactes, complètes et cohérentes avec les documents sources. URC Paris Nord 3

4 Le monitoring, par qui? L Attaché de Recherche Clinique (ARC) est : - mandaté par le promoteur, - assure le lien entre le promoteur et l investigateur et - rend compte au chef de projet. Il est responsable du contrôle qualité de l essai (fiabilité et authenticité des données scientifiques recueillies) et du bon déroulement de l essai dans les centres. URC Paris Nord 4

5 Le monitoring, comment? Selon le plan de monitoring rôle du chef de projet. Ce plan d encadrement de la recherche est fonction : - de la complexité de l étude, - de son niveau de risque (selon les promoteurs), - du calendrier de visites des patients, - du rythme d inclusion. Il doit ensuite être adapté à la qualité du travail de chaque centre investigateur et/ou aux modifications apportées au protocole. URC Paris Nord 5

6 Le monitoring, quand? La première visite de suivi doit idéalement se dérouler dans le mois qui suit la première inclusion dans chaque centre (service clinique +/- pharmacie). Elle est très importante car elle permet : - De s assurer du bon respect des procédures, - De voir les erreurs et de les corriger avant l inclusion d un trop grand nombre de patients, - De rappeler les points importants du protocole, - De modifier les circuits logistiques si nécessaire. URC Paris Nord 6

7 La visite de monitoring (1) Mise à jour du classeur investigateur : - Nouvelle version de protocole - Autorisation de l ANSM et avis favorable du CPP - Mise à jour du FDF et des CV (voir diapo suivante) - Correspondance (newsletters, mails ) - Vérification du remplissage de la liste des patients inclus et du registre des patients éligibles non inclus - Ajout d étiquettes d inclusion vierges - Mise à jour des feuilles de route - Comptabilité des NIFC vierges et des CRF restants URC Paris Nord 7

8 La visite de monitoring FDF annoté URC Paris Nord 8

9 LISTE D IDENTIFICATION DES PATIENTS INCLUS «Essai randomisé multicentrique d efficacité et de tolérance du traitement de l accès palustre simple d importation par Riamet versus Malarone» Pr. Bouchaud (SMIT, Hôpital Avicenne) et Dr. Houzé (Laboratoire de parasitologie, Hôpital Bichat) Lieu de réalisation de la recherche : Investigateur principal: La liste des patients inclus Nom Prénom Date de naissance Numéro d inclusion Date de l inclusion Cette liste ne doit pas quitter le classeur investigateur C est le seul moyen de faire la concordance entre l identité complète du patient et son n d inclusion dans l étude URC Paris Nord 9 Ce document confidentiel est conservé par l investigateur principal dans un dossier spécifique à la recherche et dans un lieu sécurisé.

10 Si critère(s) de non-inclusion... ou refus de participation Compléter la liste des patients éligibles noninclus (onglet 2 classeur investigateur) Ce registre des patients éligibles et non-inclus est une obligation éditoriale pour la publication des résultats de l étude (flow chart). URC Paris Nord 10

11 La visite de monitoring (2) Pour chaque patient inclus, l ARC vérifiera : 1) Le consentement : son existence et sa conformité. - Date, nom et signature notés par la personne concernée - Version en vigueur à la date de signature - Date de signature antérieure à tout acte lié à la recherche - Paraphe présent sur chaque page de la note d information (si la note d information est dissociée du formulaire du consentement) - Date, nom et signature notés par l investigateur (n CNOM obligatoire) - Signataire notifié sur le FDF - Date au mieux le même jour que le patient - Nombre d exemplaires : 1 pour l investigateur, 1 pour le patient, 1 pour le promoteur (si dans les POS) sous enveloppe scellée signée par l IP du centre (parfois 1 exemplaire supplémentaire pour le laboratoire en cas d analyses génétiques). URC Paris Nord 11

12 Des formulaires de consentement non-conformes ou absents entraînent l impossibilité d utiliser les données du patient. Soyez vigilants dès le début pour vous éviter un travail inutile par la suite (TEC, IRC : pensez à vérifier le consentement si vous êtes présents au moment de l inclusion) URC Paris Nord 12

13 La visite de monitoring (3) Monitoring du consentement = étape incontournable avant la vérification des données sources car c est le consentement du patient qui autorise l ARC à consulter son dossier médical. En l absence de consentement, aucun représentant du promoteur n est habilité à vérifier les données sources. PAS DE CONSENTEMENT = PAS DE MONITORING URC Paris Nord 13

14 La visite de monitoring (4) 2) La notification dans le dossier médical du patient - des modalités d information et de recueil de son consentement pour - sa participation au protocole X - avant tout acte spécifique à la recherche. Point important car ce sera la première chose vérifiée en cas de perte de consentement. URC Paris Nord 14

15 La visite de monitoring (5) 3) Le respect des critères d inclusion et de non-inclusion 4) Les EIG (Evènements Indésirables Graves) Faire l inventaire des EIG : Les nouveaux EIG Vérifier leur notification Vérifier si le formulaire est complété ou le faire compléter Les EIG déclarés Vérifier la mise à jour du suivi (Follow up) Remarque pour l AP-HP : existence d une grille EIG URC Paris Nord 15

16 Exemple de grille EIG Grille de Classification des Evénements Indésirables pour une Recherche Biomédicale portant sur un médicament ou un produit assimilé Risque de la Recherche : I B I Comité de Surveillance Indépendant : Oui Non X Grille d'eig pour la Recherche Biomédicale (Art. R du Code de la Santé publique) Essai randomisé multicentrique évaluant l efficacité et la tolérance du Riamet par comparaison à la Malarone dans le traitement de l accès palustre simple d importation P Essai MalaRia NE PAS NOTIFIER PAR FAX au promoteur (pas de remplissage du formulaire de déclaration d'eig) mais à reporter sur les pages événements indésirables du CRF Evénements autres Effets Indésirables Non Graves attendus A NOTIFIER SANS DELAI par l'investigateur au promoteur (envoi du formulaire de déclaration d'eig par fax au ) et à reporter sur les pages événements indésirables du CRF Effets Indésirables Graves attendus Effets Indésirables Graves inattendus 1. EVENEMENTS POUVANT ETRE GRAVES mais non liés aux médicaments(s) expérimental(aux) ou aux procédures de la recherche : Description : Tout ce qui est en rapport avec l'évolution naturelle et habituelle de la pathologie Hospitalisations programmées pour suivi etc 2. EFFETS INDESIRABLES EVENTUELLEMENT GRAVES MAIS BIEN CONNUS, TRES FREQUENTS ET BIEN MAITRISES DONT LA DECLARATION N'APPORTERAIT RIEN A LA SECURITE DES PATIENTS (exemple: aplasie médullaire lors des chimiothérapies...) : à ne pas notifier sauf si aggravation (exemple: infection compliquant l'aplasie médullaire...). Connus pour être liés : au(x) médicament(s) expérimental (aux) ou aux procédures de la recherche. Description : Liés au Riamet -Céphalées -Etourdissements -Troubles du sommeil -Anorexie - Douleurs abdominales, diarrhées, nausées, vomissements Liés à la Malarone : -Céphalées -Douleurs abdominales, diarrhées, nausées, vomissements Connus pour être liés : au(x) médicament(s) expérimental (aux) ou aux procédures de la recherche. Description : Liés au Riamet - allongement de l intervalle QTc avec retentissements cliniques détectés au cours du suivi Liés à la Malarone : - Hépatite - Œdème de Quincke - Choc anaphylactique - Pancytopénie Cette colonne se remplira au fur et à mesure des notifications par les investigateurs. Notifier tous les événements présentant l'un des critères de gravité* noté ci-dessous, à l'exception de ceux identifiés dans les autres colonnes *Critères de gravité: 1- Décès 2- Mise en jeu du pronostic vital 3- Nécessite ou prolonge l'hospitalisation 4- Séquelles durables 5- Anomalie ou malformation congénitale 6- Evénement jugé grave par l'investigateur (raison à préciser) ATTENTION : toute découverte d'une GROSSESSE au décours d'une recherche biomédicale doit être immédiatement déclarée au promoteur et fera l'objet d'un suivi jusqu'à l'accouchement. Nom, prénom et signature de l'investigateur coordonnateur : Nom, prénom et signature du responsable de l URC : Nom, prénom et signature du référent projet : Nom, prénom et signature du responsable pharmacovigilance : Nom, prénom et signature du coordonnateur médical : URC Paris Nord 16

17 Comment notifier un EIG? 1) Compléter le formulaire d EIG du CRF (papier, électronique) et le signer, En cas d absence de l investigateur, tout le monde peut notifier un EIG au promoteur en indiquant son nom et sa fonction (IDE, TEC ). Le formulaire devra ensuite être complété (imputabilité), daté et signé par un investigateur. 2) Le faxer au promoteur (pôle pharmacovigilance en général) et ce, sans délai (après si possible un appel téléphonique immédiat en cas de décès ou d une menace vitale). Remarque : en cas de décès notifié d un sujet participant à la recherche, l investigateur communiquera au promoteur tous les renseignements complémentaires demandés : compte-rendu d hospitalisation Il faut tout ANONYMISER : indiquer uniquement le n du patient + le nom de l étude Exemple : Numéro du patient : - (n de centre / n de randomisation) Attribué par CleanWEB après inclusion AUCUN Nom / Prénom, NIP, n de sécurité sociale... URC Paris Nord 17

18 La visite de monitoring (6) 5) La randomisation / le respect du bras de randomisation 6) Les médicaments expérimentaux (ME) Vérifier la gestion et l attribution des traitements : Durée et conditions de stockage adéquates Approvisionnement suffisant pendant toute la durée de la recherche Dispensation uniquement aux personnes se prêtant à la recherche et aux doses spécifiées dans le protocole : voir ordonnance (parfois imprimée via le logiciel de rando) + concordance traitement / rando Réception, utilisation et retours contrôlés et documentés Destruction des ME non utilisés conformément aux procédures Vérifier que les instructions nécessaires concernant l utilisation, la manipulation, la conservation, et le retour des ME ont été données aux personnes qui se prêtent à la recherche (notice, carnet patient ). URC Paris Nord 18

19 La visite de monitoring (7) 7) Le remplissage du CRF et en particulier le recueil des critères de jugement. Les données du CRF sont confrontées aux données sources (dossier médical, cahier infirmier, résultats de laboratoire, compterendu d échographie, de scanner, radio ) afin d identifier : Les erreurs de transcription Les données illisibles Les données manquantes (ex : report des EI) Les déviations au protocole Les EIG non notifiés Assure la qualité et la véracité des données de la recherche. URC Paris Nord 19

20 La visite de monitoring (8) Les corrections sur le CRF : se font avec l investigateur ou une personne habilitée (FDF) La donnée à corriger est barrée tout en restant lisible La nouvelle donnée est inscrite à proximité Apposition du paraphe et de la date de la correction à côté Exemple : Nombre de jours d antibiothérapie : URC Paris Nord 20

21 La visite de monitoring (9) 8) Répondre aux queries si le data est fait au fil de l eau. 9) Discussion avec les équipes. Entretien en fin de visite avec l investigateur principal, les collaborateurs, TEC, IDE, radiologue moment d échange investigateur / promoteur. (discuter des problèmes rencontrés dans le centre et aider à trouver des solutions) URC Paris Nord 21

22 Monitoring : et après? Suite à la visite de monitoring : - L ARC rédige un rapport de suivi selon le délai défini avec le chef de projet ou selon les POS du promoteur. - Le rapport de suivi mentionne la date, le lieu de recherches, le nom de l ARC et le nom des investigateurs ou des autres personnes rencontrées ou contactées. - Ce rapport fait état des observations et faits significatifs, déviations et insuffisances constatées lors de la visite de monitoring, conclusions, mesures prises ou à prendre à des fins de conformité. - L ARC transmet son rapport au chef de projet et - Envoie un mail de suivi au centre. URC Paris Nord 22

23 Monitoring : et après? Le chef de projet : Élabore - des procédures, le plan de monitoring - des documents types pour faciliter le monitoring des ARC Établit - des plannings et calendriers - des tableaux de reporting - des formulaires : rapport, check list Lit, corrige, valide les rapports Prépare des newsletter, mailing Vérifie le travail des ARC URC Paris Nord 23

24 Visite de monitoring Et le TEC / IRC dans tout ça? URC Paris Nord 24

25 Visite de monitoring Le TEC / IRC assiste l investigateur tout au long de l essai, de l initiation à la clôture. Concernant le monitoring, il peut être sollicité pour : - la prise du RDV de monitoring - la préparation des documents nécessaire pour la visite : classeur investigateur, consentements, CRF, dossiers médicaux anticiper la sortie des dossiers l accueil de l ARC et sa présentation aux équipes - effectuer les corrections du CRF (si FDF ok) - faire part des difficultés rencontrées dans le centre Il sera également destinataire du mail de suivi. URC Paris Nord 25

26 URC Paris Nord 26 Des questions?

27 Visite de clôture URC Paris Nord 27

28 Clôture, définition La fermeture du centre intervient lorsque les inclusions et le suivi des personnes incluses sont terminés conformément au protocole ou de façon prématurée selon la décision notifiée par le promoteur. URC Paris Nord 28

29 Clôture : Quand? Où? La visite finale intervient une fois que tous les sujets recrutés par le centre ont terminé l essai. Elle a lieu dans tous les centres qui ont été ouverts et ont reçu du matériel / produit, qu ils aient ou non inclus des patients dans l essai. Cette visite met un terme à la participation du centre. URC Paris Nord 29

30 Clôture, fin prématurée Arrêt de participation d un centre : - Absence d inclusions ou trop faible recrutement, - Départ de l IP (non remplacé), - Non respect du protocole, des BPC, voire fraude. Arrêt prématuré de l étude : - Effets secondaires graves majeurs - Inefficacité du traitement évidente ou perte de chance dans un bras de l étude (analyse intermédiaire, comité de surveillance) - Alerte des autorités pour l utilisation d un produit URC Paris Nord 30

31 Visite de clôture, objectifs Valider les dernières données (consentements, CRF, EIG, perdus de vue, finalisation des listes, queries ) Gestion des traitements et retours Vérification de la présence de tous les documents réglementaires, mise à jour si besoin Récupération des documents à archiver par le promoteur URC Paris Nord 31

32 Visite de clôture, objectifs Inventaire du matériel de l essai et reprise Règles de publications Rappel des obligations de l investigateur ARCHIVAGE (durée variable selon le type de recherche, voir diapo suivante) AUDIT et INSPECTION possibles URC Paris Nord 32

33 Archivage, durée? Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux : 15 ans Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux de diagnostic in vitro : 15 ans Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux incorporant une substance qui si elle est utilisée séparément, est susceptible d être considérée comme un médicament dérivé du sang : 40 ans Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain : 15 ans Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain dérivés du sang : 40 ans Pour les recherches portant sur des produits cosmétiques : 10 ans Pour les recherches portant sur des produits sanguins labiles, organes, tissus d origine humaine ou animale, ou préparations de thérapie cellulaire : 30 ans Pour les recherches portant sur des produits non mentionnés à l article L du code de la santé public : 15 ans URC Paris Nord 33

34 Article L du CSP 1 Les médicaments, y compris les insecticides, acaricides et antiparasitaires à usage humain, les préparations magistrales, hospitalières et officinales, les substances stupéfiantes, psychotropes ou autres substances vénéneuses utilisées en médecine, les huiles essentielles et plantes médicinales, les matières premières à usage pharmaceutique ; 2 Les produits contraceptifs et contragestifs ; 3 Les biomatériaux et les dispositifs médicaux ; 4 Les dispositifs médicaux de diagnostic in vitro ; 5 Les produits sanguins labiles ; 6 Les organes, tissus, cellules et produits d'origine humaine ou animale, y compris lorsqu'ils sont prélevés à l'occasion d'une intervention chirurgicale ; 7 Les produits cellulaires à finalité thérapeutique ; 8 Le lait maternel collecté, qualifié, préparé et conservé par les lactariums ; 9 Les produits destinés à l'entretien ou à l'application des lentilles de contact ; 10 (Abrogé) ; 11 Les procédés et appareils destinés à la désinfection des locaux et des véhicules dans les cas prévus à l'article L ; 12 Les produits thérapeutiques annexes ; 13 (Abrogé) ; 14 Les lentilles oculaires non correctrices ; 15 Les produits cosmétiques ; 16 Les micro-organismes et toxines mentionnés à l'article L ; 17 Les produits de tatouage ; 18 Les logiciels qui ne sont pas des dispositifs médicaux et qui sont utilisés par les laboratoires de biologie médicale, pour la gestion des examens de biologie médicale et lors de la validation, de l'interprétation, de la communication appropriée en application du 3 de l'article L et de l'archivage des résultats ; 19 Les dispositifs à finalité non strictement médicale utilisés dans les laboratoires de biologie médicale pour la réalisation des examens de biologie médicale. URC Paris Nord 34

35 Déroulement d une clôture Un courrier de fin d étude est adressé à chaque centre participant (direction de l établissement, pharmacie, services techniques, et investigateur). La visite de fermeture du centre peut avoir lieu avant le gel de base : dans ce cas l investigateur est prévenu qu il peut recevoir des demandes de corrections différées. Mise à jour par l ARC du classeur investigateur (la correspondance (copie), modifications substantielles, les différentes versions du protocole, de la brochure investigateur,...) Liste complète dans les BPC. URC Paris Nord 35

36 Avant la clôture (1) Contacts - Prendre RDV avec l investigateur principal du centre (tel, mail ) - Prendre RDV avec la pharmacie du centre si possible le même jour - Prendre RDV avec le laboratoire si besoin Envoyer courriers Investigateur / Pharmacie / Labo de RDV pour la visite de clôture précisant notamment : * la date et l horaire d arrivée, * les références de l étude, * les éléments essentiels pour optimiser la visite. URC Paris Nord 36

37 Exemple de courrier clôture centre Objet : essai XXXXX PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n 02 La Pitié Salpêtrière Bonjour Dr XXXX, Les inclusions de l essai intitulé XXXXX, «Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l administration de.», se sont terminées le 26/11/ patients ont été inclus dans votre centre. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 28/05/2013. Je vous informe par ce courrier que, comme convenu avec XXX et le Dr XXXX, je viendrai à l hôpital de la Pitié Salpetrière le mercredi 16 janvier 2014 à partir de 9h00 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de : Mettre à disposition de classeur investigateur Mettre à jour la liste des patients inclus ainsi que la liste des patients éligibles mais non inclus Réfléchir aux conditions d archivage (lieu, boîtes d archivage ) Imprimer toute la correspondance du centre en lien avec le protocole. Encore merci pour votre participation. Bien cordialement, URC Paris Nord 37

38 Exemple de courrier clôture pharmacie Objet : essai XXXXXX PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n 02 La Pitié Salpetrière Bonjour Mme XXXXX, Les inclusions de l essai intitulé XXXXXXX, «Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l administration de», se sont terminées le 26/11/ patients ont été inclus dans votre hôpital. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 28/05/2013. Je vous informe par ce courrier que je viendrai, comme convenu avec XXXXXXX, à la pharmacie de l hôpital de la Pitié Salpetrière le jeudi 17 janvier 2014 à 16h30 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d optimiser au mieux le déroulement de cette visite, merci de : Mettre à disposition de classeur pharmacie et les documents relatifs à l essai (fiches de retour pour destruction à l AGEPS ) Mettre à disposition le cas échéant les coffrets de traitement XXX retournés ou non utilisés restant à la pharmacie Réfléchir aux conditions d archivage des documents de l essai (lieu, boîtes d archivage ) Rassembler votre correspondance en lien avec le protocole. Encore merci pour votre participation. URC Paris Nord 38

39 Avant la clôture (2) Préparation de la visite Imprimer pour emporter : - le dernier rapport de monitoring (aide pour voir ce qu il reste à mettre à jour, ce qui est en attente) - les queries qui concernent le centre - la liste de tous les EIG recensés dans le centre Rq : comparer le tableau ainsi créé (ou transmis par le pôle PV du promoteur) avec l ensemble des feuilles EIG récupérées. URC Paris Nord 39

40 Avant la clôture (3) Préparation de la visite Préparer pour emporter : - Les enveloppes Promoteur de consentements, - Une copie des courriers de RDV de Clôture, - Un maximum de documents réglementaires et autres correspondant aux classeurs Investigateur et Pharmacie pour leur mise à jour, - La liste des dates des précédentes visites afin de pouvoir mettre à jour la monitoring log, - Préparer en partie le rapport de clôture (à emporter) URC Paris Nord 40

41 Pendant la clôture (1) Chez l investigateur - Vérifier la bonne documentation des EIG - Récupérer les CRF vierges restants (vérifier le nombre par rapport au nombre d inclus) et les enveloppes de décodage si le promoteur ne les archive pas, ils sont détruits par ce dernier (traçabilité +++) - Mettre à jour le classeur investigateur (Cf. check list BPC) signer la monitoring log et la faire signer par l IP - Récupération des exemplaires promoteur des consentements sous enveloppe scellée datée et signée par l IP (liste des consentements présents notés au dos de l enveloppe) URC Paris Nord 41

42 Pendant la clôture (2) Classement des documents de l essai dans des cartons ou boîtes d archivage mis à disposition dans le centre Etiquetage Modèle ci-contre CONSERVATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS SUR SITE INVESTIGATEUR PROMOTEUR : Département de la Recherche Clinique et du Développement de l AP-HP «Essai XXXX» «P AOM» «Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l administration» Boîte n / Liste des documents archivés Versions (n et date) Cette étude s est terminée en (année X) Ne pas détruire avant (année X + 15) URC Paris Nord 42

43 Pendant la clôture (3) A la Pharmacie - Mettre à jour le classeur Pharmacie du centre (courrier RDV de Clôture, documents réglementaires ) - Récupérer une copie des formulaires de comptabilité des traitements de l essai Remarque importante : un monitoring régulier et bien fait (suivi +++) = une clôture rapide URC Paris Nord 43

44 Après la visite de clôture L ARC, après sa visite, adresse un courrier de fermeture au centre à archiver dans le classeur investigateur. Le chef de projet envoie les courriers officiels de clôture de la recherche à l attention des directeurs des hôpitaux, des pharmaciens chefs, du CPP, et de l autorité compétente. URC Paris Nord 44

45 Clôture, conclusion Cette dernière visite : - Met fin au travail effectué pour un projet donné, - Permet également de faire un bilan de la collaboration ARC / Investigateur. Résultats de la Recherche : Le promoteur envoie un courrier aux investigateurs pour les informer des résultats globaux de la recherche. URC Paris Nord 45

46 Check list clôture (BPC) Brochure investigateur. Mises à jour de la brochure investigateur. Documenter le fait que les nouvelles informations pertinentes concernant les médicaments expérimentaux sont fournies au fur et à mesure. Amendements/modifications éventuels des documents suivants : - protocole (page se signature, engagement scientifique ) et cahiers d observation ; - document d information et formulaire de recueil du consentement ; - supports susceptibles d être utilisés en vue du recrutement des personnes ; - autres supports de recueil des données. URC Paris Nord 46

47 Check list clôture (BPC) Amendements/modifications éventuels des documents suivants : Documenter les révisions qui ont été effectuées sur ces documents au cours de la recherche. Prouver l adéquation entre la version des documents mis à jour et le déroulement de la recherche. Attestation délivrée par l assureur. La date à laquelle il est envisagé de commencer la recherche Information des investigateurs de la fin de la recherche ou de son arrêt anticipé. Documentation que l investigateur a été informé de la fin de la recherche ou de son arrêt anticipé. URC Paris Nord 47

48 Check list clôture (BPC) Avis du CPP et avis du CPP pour toute modification substantielle de la recherche. Documenter l avis favorable du CPP nécessaire à la mise en place de l amendement. Autorisation de l AFSSAPS/ ANSM ou, à défaut, accusé de réception de l AFSSAPS indiquant, le cas échéant, la date à laquelle, à défaut d une autorisation expresse, la recherche est réputée autorisée. Et également, Autorisation de l AFSSAPS/ ANSM pour toute modification substantielle de la recherche et, le cas échéant, la preuve de l envoi à l AFSSAPS/ANSM suivie d un délai de 35 jours, à défaut d une autorisation expresse. URC Paris Nord 48

49 Check list clôture (BPC) CV des investigateurs et des collaborateurs impliqués dans la recherche. Pour l investigateur, permettre d évaluer la compétence et l aptitude à diriger et surveiller la recherche. Formulaire de Délégations de Fonctions : Document de recueil des signatures et paraphes des personnes autorisées à saisir ou corriger des données dans le cahier d observation. Permettre de vérifier que les données ont été recueillies dans le cahier d observation par des personnes autorisées. URC Paris Nord 49

50 Check list clôture (BPC) Procédures de levée de l insu. Description de l attribution des traitements aux personnes et système permettant l accès au code de randomisation en cas d urgence. Documenter le système qui, en cas d urgence, doit permettre d identifier rapidement le médicament expérimental pour une seule personne qui se prête à la recherche à la fois. Documentation de la notification au promoteur par l investigateur des événements indésirables conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu au protocole. Rapport de la visite de mise en place de la recherche. Documenter la revue des procédures et des modalités pratiques du déroulement de la recherche, avec l investigateur et l équipe impliquée dans la recherche. URC Paris Nord 50

51 Check list clôture (BPC) Monitoring Log complet Liste complète de la correspondance des codes d identification des personnes incluses dans la recherche avec l identité de ces personnes. Permet à l investigateur d avoir la liste exhaustive des personnes ayant participé a la recherche, afin d accéder aux dossiers archives/ sources en cas d audit ou d inspection. Cette liste doit être conservée conformément aux dispositions législatives et réglementaires en matière de confidentialité. URC Paris Nord 51

52 Check list clôture (BPC) Liste des personnes sélectionnées dans la recherche. Identifier les personnes sélectionnées, ayant donné leur consentement et ayant éventuellement déjà eu un premier examen, durant la période de sélection de la recherche. Ces personnes ne sont pas encore considérées comme incluses dans la recherche biomédicale. Liste chronologique des inclusions des personnes dans la recherche. Faire l état des inclusions chronologiques des personnes dans la recherche ; les personnes sont identifiées par leur numéro dans la recherche. URC Paris Nord 52

53 Check list clôture (BPC) Documents d information et formulaires de recueil du consentement complétés, datés et signés. Prouver que le consentement libre, éclairé, recueilli par écrit de chaque personne qui se prête à la recherche a été obtenu avant sa participation à la recherche, et conformément à la loi. Objectiver l accord donné par la personne concernée aux personnes chargées du contrôle de la qualité d accéder aux données individuelles strictement nécessaires à ce contrôle (original chez l investigateur) Documents sources. Prouver l existence de la personne qui se prête à la recherche et l intégrité des données rapportées. Inclure les documents originaux liés à la recherche, les traitements et les antécédents de la personne. URC Paris Nord 53

54 Check list clôture (BPC) Cahiers d observation complétés, datés et signés et tout autre document/support servant au recueil des données. Attester que l investigateur confirme les données recueillies et transmises au promoteur. (copie investigateur, original promoteur) Queries / Requêtes : Documentation des corrections apportées au cahier d observation et à tout autre document/support servant au recueil des données. Documenter les corrections et les ajouts au cahier d observation, ou à tout autre document/ support servant au recueil des données, par des personnes dûment autorisées pour ce faire. (copie investigateur, original promoteur) URC Paris Nord 54

55 Check list clôture (BPC) Documentation sur le gestion et la comptabilité des UT : vérifier l ensemble des ordonnances prescrites, la documentation de la destruction des médicaments non utilisés Document récapitulatif par personne se prêtant à la recherche indiquant : les différents résultats avec la date et l heure de prélèvement et celle de l exécution des analyses, les résultats des échantillons de contrôle avec les mêmes renseignements chronologiques, les éventuelles remarques ainsi que les incidents survenus. Documenter l ensemble des résultats pour un type d analyse donné ; document réalisé par le biologiste conformément à l arrêté du 26 novembre 1999 modifié relatif à la bonne exécution des analyses de biologie médicale. URC Paris Nord 55

56 Check list clôture (BPC) Valeurs ou bornes des valeurs de référence des analyses de laboratoire ou des tests et examens prévus dans le protocole en vue d évaluer l efficacité ou la sécurité du médicament. Documenter les valeurs de référence. Document de gestion des échantillons biologiques prélevés (le cas échéant). Permettre de connaître l identification et la localisation des échantillons biologiques conservés, si des dosages/ analyses ont besoin d être refaits. URC Paris Nord 56

57 Check list clôture (BPC) Communications autres que les visites effectuées sur le lieu de recherches : lettres ; comptes rendus de réunions ; comptes rendus téléphoniques ; messages électroniques ; télécopies... Documenter tout contact pertinent concernant la gestion et la conduite de la recherche, les déviations au protocole, les événements indésirables. URC Paris Nord 57

58 Check list clôture (BPC) Rapport final : Dans un délai d un an suivant la fin de la recherche, un rapport final est établi et signé par le promoteur et l investigateur coordonnateur. Tous les investigateurs sont informés des résultats de la recherche par l investigateur coordonnateur ou par le promoteur. Il peut s agir du résumé du rapport final. URC Paris Nord 58

59 Merci de votre attention 59