La Direction des Archives Départementales

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1 DIRECTION DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DE LA SEINE-MARITIME La Direction des Archives Départementales Bilan d activités 2011 MISSIONS ET OBJECTIFS La Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime est à la fois une instance de conseil et d assistance dans le domaine de l archivage, un pôle de conservation et de ressources sur l histoire de la région et du département avec des fonds particulièrement riches qui la placent en France parmi les tout premiers, et un pôle d action culturelle. Si les Archives départementales ont été placées sous l autorité des présidents des conseils généraux par les lois de décentralisation (loi n du 22 juillet 1983 entrée en application le 1 er janvier 1986), son directeur exerce pour le compte de l Etat le contrôle des archives publiques dans le département ; elles assurent la conservation des archives définitives en provenance des services de l Etat et du Conseil général, des établissements publics, des offices notariaux, de partie des communes. Rattachée au Pôle Education, Culture, Jeunesse et Sports, la Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime disposait au 31 décembre 2011 de 59 agents, dont quatre cadres de l Etat ; un cinquième poste Etat (conservateur) est vacant depuis le 1 er octobre, en raison d une mutation. La direction s est installée en 2011 dans un nouveau bâtiment, le Pôle culturel Grammont, tout en conservant les deux implantations existantes, l Hôtel du Département et l ancienne usine Fromage à Darnétal. L ensemble de ces implantations représente une surface d environ m 2, et une capacité de plus de 80 km linéaires. Les dépenses propres de la direction ont représenté , et l ensemble des dépenses de la collectivité relatives aux archives, frais de personnel compris, s est monté à Page 1

2 Annexe de Darnétal DIRECTION Secrétariat Mission archives électroniques / TIC Service de l administration générale et de la conservation Service des archives publiques et des interventions Service de l ouverture au public et de la valorisation Service de l action culturelle et éducative Budget et Comptabilité Archivage des administrations Salles de Lecture Accueil des classes, stages Atelier photo, numérisation Atelier de restauration Archives Communales et hospitalières Information, recherches Bibliothèque Expositions Service intérieur Archives privées et iconographiques Page 2

3 LES PRINCIPALES ACTIONS MENEES L installation au Pôle culturel Grammont La préparation de l ouverture du nouveau site de Grammont, dédié aux archives historiques, a constitué l objectif majeur de l année 2011 : - préparation de l installation matérielle (équipement, mise en œuvre des mesures de sécurité et des procédures de gestion) ; - traitement intégral des fonds des hypothèques et de l enregistrement ; - achèvement des autres opérations de reconditionnement et des classements en cours ; - transfert des collections C est au total plus de mètres linéaires de documents qui ont été reconditionnés, dont clichés sur verre ou tirages photographiques mètres ont fait l objet d un reclassement, ou d un nouvel instrument de recherche. L année a permis notamment de terminer le classement de la série N et de la soussérie 3P (cadastre), de traiter l intégralité des sous-séries 3 et 4Q (archives des hypothèques et de l enregistrement) ; la sous-série 2O a été reprise et recotée. Le déménagement des collections a été confié à la société ITECH-transfert, associé à Biblion+, pour le dépoussiérage des archives qui n avaient pas fait l objet d un reconditionnement préalable. Au total, mètres linéaires ont été transférés à Grammont, plus 32 m 3 pour les documents iconographiques ; sur ce total, mètres ont fait l objet d un dépoussiérage, soit près de la moitié. A cette première phase, vers Grammont, a succédé une deuxième, pour le redéploiement du reste des collections sur les deux sites existants ; engagée en décembre, cette phase a déjà permis le regroupement de mètres à l intérieur de la Tour des Archives. Les opérations de déménagement dans la deuxième moitié de l année ont obligé à fermer les deux salles de lecture de l Hôtel du département (1 er juillet pour les originaux, 1 er septembre pour la salle multimédia). La répartition des collections entre les trois sites est désormais établie comme suit : - A Grammont sont conservées les séries anciennes (antérieures à 1790) et modernes ( ) mais aussi les archives familiales et iconographiques, la bibliothèque historique. - A l Hôtel du département les archives contemporaines, postérieures à 1940, les archives communales et hospitalières (en dehors du fonds ancien de Rouen), la presse ; une partie des fonds modernes en cours de traitement y a été provisoirement maintenue. - A Darnétal les archives d entreprises et d architectes, ainsi que les versements d archives intermédiaires en provenance des services du Conseil général. Page 3

4 Les agents transférés à Grammont, au nombre de 29, ont pris leur poste progressivement à partir de l été ; un agent supplémentaire a été recruté au 15 décembre pour suivre l exploitation et la sécurité du bâtiment, et des affectations complémentaires, pour le fonctionnement du site, sont attendues pour le début Le nouveau site, situé 42, rue Henri II Plantagenêt à Rouen, abrite maintenant la direction et les services administratifs mais aussi le service de l action culturelle et éducative, les services en charge des archives historiques, privées et iconographiques. Il compte par ailleurs trois ateliers (numérisation, photographie, reliures). L action en direction des services et l accroissement des collections La Direction des Archives départementales a continué à suivre l archivage des services, mais, dans le contexte des déménagements et de la réorganisation en cours, elle a dû réduire un peu le périmètre de ses interventions (86 visites après 192 en 2010). Elle a cependant mené, à la demande du Préfet, une mission de réflexion sur la mutualisation de la fonction archives au sein des services de l Etat, qui a abouti à un rapport remis en juin. Un travail a par ailleurs été lancé pour définir un plan d archivage des services du Département, en lien avec le projet «Gestion documentaire départementale» porté par la Direction des Systèmes d information, avec mise en place d une plateforme d archivage électronique. Malgré le report d un certain nombre d opérations en raison du manque croissant de place dans la Tour des Archives et des déménagements engagés, les volumes versés sont restés élevés (962 après en 2010). Pour moitié, ils proviennent du versement des arriérés de registres qui restaient dans les conservations des hypothèques et dans les centres des impôts fonciers (enregistrement) et qui ont été intégrés au traitement en cours de ces fonds. Evolution des entrées reçues depuis 10 ans Métrage total entré dont archives publiques évolution tendancielle pour les archives publiques Parmi les autres versements, on notera l entrée de documents versés par la Sous-préfecture de Dieppe intéressant la période de l Occupation, celui des procès-verbaux des conseils d administration et autres comités de la CAF de Rouen ( ) et des dossiers antérieurs pour la caisse rouennaise d'allocations familiales, section industrie et vêtement, la caisse de compensation de la métallurgie, celle des industries de l'alimentation, celle des industries polygraphiques, centres de jeunesse ( ) ; on peut signaler les importants versements effectués par la DREAL (tramways et chemins de fer d intérêt local, ; dossiers d études et d aménagements des rivières en provenance de l ancienne DIREN, ) et par la Direction de l Environnement du Conseil général (notamment travaux de défense contre la mer, ; lutte contre les inondations sur les berges de Seine, ). Page 4

5 C est au total mètres linéaires de documents qui sont rentrés. Comme le montre le graphique qui suit, l année a été marquée aussi par des accroissements importants pour les livres et périodiques, ce qui correspond d une part aux acquisitions liées à la mise en place à Grammont d un fonds en libre accès, et d autre part au don par la Ville de Rouen de collections reliées de périodiques (Paris-Normandie, Journaux officiels ). Parmi les entrées par voie extraordinaire, il faut signaler l acquisition d un manuscrit sur l histoire de l abbaye royale de Saint-Pierre de Jumièges de 1762 (J 1387) et celui d un recueil de photographies prises dans le camp américain de prisonniers de Bolbec ( ), préempté en salle des ventes (60 Fi 38). Ventilation des entrées 2011 (en mètres linéaires) services de l'etat services du Département communes et hôpitaux notaires fonds privés bibliothèque et périodiques L ouverture des ressources L objectif prioritaire d une ouverture la plus large des ressources n a pas été perdu de vue malgré le contexte du déménagement. L année 2012 a permis notamment de lancer une nouvelle tranche de numérisation, qui a porté : sur les registres de délibérations de la Ville de Rouen ( ), en incluant les inventaires existants, sur les registres d état civil postérieurs à Une consultation a pu être menée à bien pour le choix d un prestataire qui devrait engager en 2012 la numérisation des registres notariaux anciens. Page 5

6 Parallèlement à la poursuite de ces chantiers de numérisation, un travail important a été mené avec la Direction des Systèmes d information pour démarrer la mise en ligne des archives numérisées, en commençant par l état civil, qui représente à lui seul 6 millions de vues. Cela a supposé une évolution de l outil Mnesys, avec l acquisition et le test des modules de production d instruments de recherche et d interrogation, un travail sur la mise en place de l infrastructure nécessaire. Ont été préparées enfin, avec la Direction de la Communication et de l Information, l évolution du site internet et la révision de sa charte graphique. Malgré la fermeture du site de l Hôtel du Département liée aux opérations de déménagement (dès le 1 er juillet pour la salle des originaux et totalement au 1 er septembre), personnes ont été accueillies sur l année, dont pour la salle des originaux (représentant 801 lecteurs différents, un lecteur revenant en moyenne quatre fois). La période qui a précédé la fermeture a été marquée par une forte fréquentation, avec un pic en février-mars documents ont été communiqués. En salle multimédia, on a décompté consultations pour les différentes séries numérisées. En dehors de l état civil, qui représente 90% de ces consultations, les fonds les plus consultés sont, dans l ordre : le Journal de Rouen ( numéros consultés), les recensements de population, les plans cadastraux, les tables des registres matricules militaires, l iconographie. En matière d action culturelle, les possibilités ont été évidemment limitées, les opérations de déménagement n ayant pas permis de présenter de nouvelle exposition après «Visions d Antarctique», qui s est achevée en mars ; mais un travail important a été fait pour préparer l ouverture du site de Grammont : - préparation de deux expositions «Parcourir l histoire en Seine-Maritime» et «Grammont Espace temps» sur l histoire du quartier ; - étude et lancement de la mise en œuvre de bornes interactives qui seront à disposition dans le hall, pour découvrir les Archives départementales ou s initier à l histoire du département. Le contexte en revanche n a pas empêché le maintien des interventions auprès du public scolaire, et même une augmentation, avec élèves reçus (pour 965 en 2010). De nombreux groupes ont été accueillis en début d année pour la découverte de l exposition sur l Antarctique avec organisation d un concours de dessin pour les classes primaires ; une opération, baptisée Histoires de prêtoires, a été lancée en fin d année auprès des lycéens, en partenariat avec le Rectorat et la Cour d appel, sur l approche des affaires judiciaires. Elle a permis aux élèves et à leurs enseignants de travailler sur des documents originaux relatifs à un fait criminel survenu au Havre en Au cours de la seconde demi-journée, ils ont ainsi pu assister à la tenue d audiences au Tribunal. A l issue de cet atelier, les élèves ont été invités à réaliser une chronique judiciaire écrite, des prix ont été attribués aux meilleurs travaux. Page 6