Pilotage des systèmes d'information : instances et acteurs

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1 Centre national de la recherche scientifique Direction des systèmes d'information REFERENTIEL QUALITE Guide méthodologique Pilotage des systèmes d'information : instances et acteurs Référence : CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs Date de dernière mise à jour : 12 février 2001 Version : 00 Etat : terminé Auteurs : F.Villeneuve Diffusion : DSI Objet : Ce guide décrit l'organisation et le rôle des différentes instances et acteurs qui accompagnent le développement des systèmes d'information au CNRS.

2 Table des mises à jour du document Version du document Date Objet de la mise à jour février 2001 Création du document CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

3 Sommaire 1- OBJET ET DOMAINE D APPLICATION DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ABRÉVIATIONS ET TERMINOLOGIE PRINCIPES GÉNÉRAUX PILOTAGE GLOBAL DES SYSTÈMES D INFORMATION DU CNRS PILOTAGE PAR DOMAINE FONCTIONNEL ORGANISATION PAR SYSTÈME D INFORMATION ORGANISATION D UNE ÉQUIPE PROJET EN PHASE DE DÉVELOPPEMENT ORGANISATION D UNE ÉQUIPE PRODUIT EN PHASE DE MAINTENANCE ANNEXES FONCTIONNEMENT DES COMITÉS Fonctionnement du comité stratégique d un domaine Fonctionnement du comité de maîtrise d ouvrage Fonctionnement du comité de pilotage Fonctionnement du comité de suivi et validation Fonctionnement du comité des utilisateurs LES ÉQUIPES OPÉRATIONNELLES Phase de DEFINITION : le groupe de travail «expression des besoins» Phase de DEVELOPPEMENT : l équipe projet Phase d EXPLOITATION/UTILISATION : l équipe d exploitation Phase d EXPLOITATION/UTILISATION : la cellule d assistance aux utilisateurs de la DSI Phase de MAINTENANCE/EVOLUTION : l équipe produit...18 CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

4 1- OBJET ET DOMAINE D APPLICATION L un des aspects de la conduite des projets concerne les instances et les acteurs qui accompagnent le développement d un système d information et qui en suivent son exploitation et ses évolutions ultérieures. L objectif de ce guide est de donner les règles fondamentales et les recommandations au niveau de l organisation et du rôle des instances et des acteurs intervenant durant le cycle de vie d un système d information. 2 - DOCUMENTS DE REFERENCE Création du COSI : dispositions des articles 3 et 4 de la décision no SJUR du 3 mai 1994 Mission de la DSI : décision n DCAJ du 20 juillet 1999 Organisation de la DSI : décision no DCAJ du 21 octobre ABREVIATIONS ET TERMINOLOGIE cf Glossaire «Conduite de projet Systèmes d information» 4 - PRINCIPES GENERAUX Le schéma suivant présente les différents niveaux de maîtrise de la cohérence et des évolutions des systèmes d information au CNRS. Pilotage global des systèmes d'information du CNRS Comité de direction du CNRS Comité d'orientation du SI (COSI) Pilotage par domaine fonctionnel Comité stratégique Organisation par système d'information Instances décisionnelles Equipes opérationnelles Structures de proposition et validation CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

5 5 - PILOTAGE GLOBAL DES SYSTEMES D INFORMATION DU CNRS Le comité de direction du CNRS est responsable de la définition du schéma directeur stratégique du système d'information du CNRS. Il s'appuie ensuite sur le comité d orientation du système d information (COSI), qui, à partir des propositions qui lui sont soumises, délibère sur les plans d'action annuels. Ces comités sont composés de membres du comité de direction du CNRS et de personnalités extérieures. Le COSI se réunit au moins une fois par an et délibère sur la base du «plan d évolution du système d information du CNRS» préparé par la direction des systèmes d information (DSI) et validé par les instances de pilotage de chaque système d information et domaine fonctionnel. Le COSI peut être convoqué, en cas de nécessité, par le directeur général. La rédaction du compte-rendu de la réunion est confiée à la direction des systèmes d information. 6 - PILOTAGE PAR DOMAINE FONCTIONNEL Un comité stratégique est créé par la direction générale du CNRS, pour les domaines fonctionnels majeurs de la cartographie des systèmes d information du CNRS : personnel et ressources humaines (PRH), budget, finances, comptabilité (BFC), activité et information scientifique et technique (AIST). Chaque comité fixe les orientations, en garantissant la cohérence pour le domaine fonctionnel, propose et suit les instances décisionnelles de chaque système d information du domaine. Les dossiers portant sur plusieurs domaines fonctionnels sont gérés par le comité stratégique du domaine "le plus concerné" par le sujet, en étroite collaboration avec les autres comités. Le domaine "le plus concerné" est celui qui est le plus fortement impacté par les dossiers, au niveau fonctionnel, organisationnel ou technique. Les dossiers transverses, qui concernent par exemple le partage de l information et l aide à la décision, sont traités au niveau de chaque comité ou directement par le COSI. Les dossiers purement techniques sont traités essentiellement par la DSI, en concertation avec les comités stratégiques et directement avec le COSI. 7 - ORGANISATION PAR SYSTEME D INFORMATION Le cycle de vie de chaque système d information est composé de phases dont les caractéristiques et les spécificités imposent une organisation adaptée des instances et structures qui auront à prendre en charge chacune d'entre elles. CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

6 PHASE DE DEFINITION PHASE DE DEVELOPPEMENT PHASE D'EXPLOITATION/ UTILISATION PHASE DE MAINTENANCE/ EVOLUTION Instances décisionnelles Comité de maîtrise d'ouvrage Comité de pilotage Comité de suivi et validation Directions concernées Structures de proposition et de validation Utilisateurs Comité des utilisateurs Groupe de travail "expression des besoins" Equipe projet Equipe produit Equipes opérationnelles Equipe d'exploitation Cellule assistance aux utilisateurs DSI Pour la 1ère phase : DEFINITION Un comité de maîtrise d'ouvrage organise, suit et valide l'expression des besoins initiaux et veille au bon déroulement des étapes de définition, en général assurées par un groupe de travail. La soumission aux instances décisionnelles de cette étude d'opportunité marque la fin de cette phase et les décisions qui suivent cette étude, l'engagement de la 2 ème phase. Pour la 2 ème phase : DEVELOPPEMENT Outre les décisions qui découlent de la phase de DEFINITION, l'engagement de cette 2 ème phase s'accompagne de la désignation d'un comité de pilotage, d'un directeur de projet ou d un chef de projet selon l importance du projet et d'une équipe projet. Si le comité de pilotage est généralement issu du comité de maîtrise d'ouvrage, le changement de dénomination est important car il correspond à un changement d'étape et de rôle. En effet, le comité de pilotage suit le déroulement du projet, veille au respect des options et traite les éventuelles difficultés ou questions soumises par le directeur ou chef de projet en mettant en œuvre si nécessaire les escalades qui s'imposent en cas de choix stratégique pour l'établissement. Le comité de pilotage intervient dans ce cadre jusqu'à la mise en exploitation du produit, en assurant contrôle et validation de chaque étape. A partir de l étape de démarrage sur sites pilotes, il est accompagné d un comité des utilisateurs dont il aura préalablement proposé la composition. Pour les 3 ème et 4 ème phases : EXPLOITATION/UTILISATION et MAINTENANCE /EVOLUTION La phase d exploitation/utilisation doit s'accompagner d'un dispositif de veille qui s'assure de l'adéquation des fonctions et de l'ergonomie du produit aux besoins des directions et services utilisateurs. Ce dispositif relève habituellement du comité des utilisateurs qui propose les évolutions et CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

7 adaptations nécessaires au même titre que les directions concernées émettent leurs demandes. La validation et les éventuels arbitrages nécessaires sont prononcés par un comité de suivi et validation dont la composition est largement issue du comité de pilotage. Au cours de chaque phase et si la nécessité l'impose, il appartient aux comités de saisir le comité stratégique. C'est à travers ce comité que doivent être recherchées au-delà des orientations, la cohérence et la continuité du processus de développement des systèmes d'information du domaine concerné. Remarque : ces principes d organisation doivent être respectés pour chaque projet «système d information» majeur, stratégique pour l établissement. Les systèmes d'information non stratégiques peuvent avoir une organisation simplifiée au niveau des instances décisionnelles. Les ajustements ou dispositions spécifiques à chaque cas sont décrits dans la «charte de projet», produite au début de la phase de DEVELOPPEMENT puis dans la «charte de maintenance», produite au début de la phase de MAINTENANCE/EVOLUTION Organisation d une équipe projet en phase de développement Un directeur de projet est proposé par le comité stratégique pour les projets de type «nouveau système d information» ou «évolution stratégique ou sensible d un système d information existant». Il est choisi en fonction de son expérience dans la conduite de projet et de ses compétences avérées dans le domaine fonctionnel concerné. A l intérieur de l équipe projet, pilotée par le directeur de projet, trois équipes sont constituées. Un responsable est identifié pour chaque équipe. Directeur de projet Groupe de travail "expression des besoins" Equipe de conduite du changement Equipe de développement informatique Le groupe de travail «expression des besoins» est généralement issu de la phase de DEFINITION, et a pour mission de finaliser le cahier des charges fonctionnel. L équipe de conduite du changement a pour mission de s assurer de l appropriation du système d information par les acteurs. L équipe de développement informatique a pour mission d effectuer les choix techniques, de concevoir, réaliser et valider le système informatique. Cette équipe se trouve généralement à la direction des systèmes d information du CNRS (DSI). Le pilotage des travaux confiés à la DSI pour un projet donné est assuré par un chef de projet DSI, désigné par la direction de la DSI, et accompagné d une équipe projet DSI. La DSI indique au directeur de projet les moyens qu elle affecte au projet. Le chef de bureau fonctionnel de la DSI auquel est rattaché le projet veille aux respects des engagements de la DSI. CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

8 7.2 - Organisation d une équipe produit en phase de maintenance Le terme «équipe projet» est utilisé lors du développement initial du système. Puis en phase de MAINTENANCE/EVOLUTION, le terme approprié est «équipe produit» puisqu il s agit de maintenir un produit existant, tout en sachant que les activités d un projet de développement sont mises en œuvre à chaque nouvelle version du produit. Il n y a plus de directeur de projet, il est remplacé dans sa mission par la coordination qui existe entre un correspondant fonctionnel et une équipe de maintenance informatique : cette coordination permet de définir en particulier le calendrier des évolutions du système, en concertation avec le comité des utilisateurs et le comité de suivi et validation. Correspondant fonctionnel Equipe de maintenance informatique Groupe de travail "expression des besoins" Equipe de conduite du changement Le correspondant fonctionnel est chargé de piloter les travaux d expression des besoins et de conduite du changement dans le cas d évolutions qui le nécessitent. L équipe de maintenance informatique est chargée de collecter et analyser les demandes d évolutions du système, puis de les réaliser en fonction du calendrier défini. Cette équipe se trouve généralement à la direction des systèmes d information du CNRS (DSI). Le pilotage des travaux confiés à la DSI pour la maintenance d un système informatique est assuré par un chef de produit DSI, désigné par la direction de la DSI, et accompagné d une équipe produit DSI. La DSI indique au correspondant fonctionnel les moyens qu elle affecte à la maintenance. Le chef de bureau fonctionnel de la DSI auquel est rattaché le produit veille aux respects des engagements de la DSI. CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

9 8 - ANNEXES Fonctionnement des comités Fonctionnement du comité stratégique d un domaine Composition : Chaque comité stratégique comprend : un président, nommé par la direction générale du CNRS, les directeurs des directions centrales concernées par le domaine fonctionnel, le directeur des systèmes d information une ou des personnalités externes au CNRS. La décision de création du comité stratégique est publiée au Bulletin Officiel du CNRS. Missions : engager les projets dans le respect de la stratégie du CNRS et conformément au «Plan d évolution du système d information du CNRS» présenté au COSI, proposer les comités de maîtrise d ouvrage, de pilotage et de suivi et validation, les directeurs de projet et chefs de projet, s informer auprès de ces comités de l avancement des actions ; veiller à la cohérence des évolutions dans le domaine, et avec les domaines «interfacés» ; arbitrer sur les priorités des évolutions ; valider la constitution des équipes projets et l affectation des budgets. Documents de travail : dossiers dans un état d avancement suffisant pour la prise de décisions, communiqués par les comités ; "Plan d évolution du système d information du CNRS", produit par la DSI ; "Cartographie du système d'information", produit par la DSI. Fréquence : semestrielle (la rédaction du compte-rendu est confiée à la direction des systèmes d information ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion) Fonctionnement du comité de maîtrise d ouvrage Composition : Le comité de maîtrise d ouvrage est une structure proposée par le comité stratégique du domaine fonctionnel, pour la durée de la phase de DEFINITION. Ce comité est créé dans le cas d un «nouveau système d information» ou dans le cas d une «évolution stratégique d un système d information existant». Il comprend : un président proposé par le comité stratégique, des représentants des directions centrales concernées, le chef de bureau de la DSI concerné, des experts du domaine. Missions : Le comité de maîtrise d ouvrage est chargé de : CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

10 piloter la phase de définition du système d information constituer le groupe de travail, maître d œuvre de l étude d opportunité, suivre l'avancement de l étude d opportunité conformément aux objectifs fixés, choisir les éléments de cadrage parmi ceux proposés par le groupe de travail et rapporter au comité stratégique, s il est décidé de lancer un projet de développement, transmettre les éléments de l étude d opportunité au comité de pilotage créé. Documents de travail : compte-rendu d'avancement de l étude d opportunité produit par l animateur du groupe de travail, dossier de choix (expression des besoins, propositions d éléments de cadrage, étude de rentabilité, évaluation des risques ) produit par le groupe de travail. Fréquence : fixée en fonction de la durée de l étude d opportunité (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion) Fonctionnement du comité de pilotage Composition : Le comité de pilotage est une structure proposée par le comité stratégique pour la durée de la phase de DEVELOPPEMENT. Ce comité est créé dans le cas d un «nouveau système d information» ou dans le cas d une «évolution stratégique d un système d information existant» ; il est généralement issu du comité de maîtrise d ouvrage. Il comprend : un président proposé par le comité stratégique, des représentants des directions centrales concernées, le chef de bureau de la DSI concerné, le directeur de projet, des experts du domaine. Missions : Le comité de pilotage est chargé de : piloter la phase de développement du système d information, suivre l'avancement du projet conformément aux objectifs fixés, décider des priorités à donner aux diverses actions, valider les différentes étapes du projet, proposer la constitution du comité des utilisateurs au comité stratégique qui l entérine. Documents de travail : compte-rendu d'avancement du projet produit par le directeur de projet, dossiers à valider. Fréquence : fixée en fonction de la durée du projet (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion) Fonctionnement du comité de suivi et validation Composition : CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

11 Le comité de suivi et validation est une structure proposée par le comité stratégique, à partir de la mise en exploitation du produit et pour toute sa durée de vie. Ce comité est généralement issu du comité de pilotage. Il comprend : un président proposé par le comité stratégique, des représentants des directions centrales concernées, le chef de bureau de la DSI concerné, des représentants de l équipe produit (le correspondant fonctionnel, le chef de produit DSI), le président du comité des utilisateurs, des experts du domaine. Missions : Le comité de suivi et validation est chargé de : piloter les évolutions réglementaires ou fonctionnelles du produit, suivre l'avancement des évolutions du produit, conformément aux objectifs fixés, décider des priorités à donner aux diverses actions, proposer la création d un comité de maîtrise d ouvrage ou d un comité de pilotage dédié, dans le cas d évolutions stratégiques du système d information. Documents de travail : compte-rendu d'avancement des évolutions, produit par le chef de produit DSI, dossiers à valider. Fréquence : fixée en fonction de la durée du projet (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion) Fonctionnement du comité des utilisateurs Les utilisateurs des systèmes d information se trouvent dans l ensemble des entités du CNRS : directions, délégations, laboratoires Les utilisateurs sont des acteurs majeurs pour les projets de développement des systèmes d information : ce sont des forces indispensables de réflexion, de proposition et de validation. Ils sont sollicités par les instances décisionnelles ou l équipe projet, pour décrire l activité de «terrain» et les nouveaux besoins, faire part de difficultés rencontrées lors de l utilisation des applications et proposer des améliorations, évaluer des prototypes ou participer à l étape de sites pilotes. Les utilisateurs sont consultés régulièrement à travers des groupes de travail occasionnels ou, de manière permanente, avec le comité des utilisateurs du système d information. Composition : Le comité des utilisateurs est une structure permanente pour chaque système d information. Il est proposé par le comité de pilotage pendant l étape de sites pilotes du DEVELOPPEMENT et accompagne le système d information pendant toute sa durée de vie. Il comprend : un président proposé par le comité de pilotage (il représente le comité des utilisateurs auprès du comité de pilotage puis auprès du comité de suivi et validation), CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

12 des utilisateurs de l application avec des profils variés (choisis en exploitant au mieux le potentiel d'utilisateurs de l application) : utilisateurs de base et acteurs ayant des responsabilités de niveau N+1 et N+2 pour englober plusieurs points de vue transversaux sur les systèmes d information, des membres de l équipe projet puis de l équipe produit (le chef de projet/produit DSI et des concepteurs selon les sujets traités). A la création du comité, des représentants des sites pilotes en font partie. Les membres du comité des utilisateurs sont renouvelés régulièrement. Missions : Pendant l étape des sites pilotes, le comité des utilisateurs a pour mission de collecter et synthétiser les dysfonctionnements et les propositions d amélioration identifiés pendant la période. Ces propositions, destinées à être mises en œuvre avant de généraliser la diffusion, peuvent concerner les procédures de conduite du changement ou le système informatique. Pendant la phase de MAINTENANCE/EVOLUTION, chaque membre du comité des utilisateurs collecte les dysfonctionnements, les propositions d amélioration ou les nouveaux besoins exprimés par des utilisateurs de l application ; puis il les communique aux autres membres du comité des utilisateurs (mission de relais des utilisateurs). Le comité des utilisateurs est chargé : d émettre un avis concerté sur les évolutions du système d information demandées par les utilisateurs, ainsi que sur les priorités de réalisation, de soumettre ces propositions au comité de suivi et validation, pour décision de réalisation. Documents de travail : demandes d'évolution des utilisateurs, spécifications détaillées produites par les concepteurs de l équipe produit. Fréquence des réunions : fixée en fonction de la durée de l étape des sites pilotes puis trimestrielle (le rédacteur du compte-rendu est choisi par le comité ; le compte-rendu est approuvé par le président avant diffusion). En fonction des besoins, un comité des utilisateurs restreint peut se réunir. Il est constitué des membres du comité des utilisateurs dont les profils conviennent pour traiter les sujets à l'ordre du jour de la réunion Les équipes opérationnelles Phase de DEFINITION : le groupe de travail «expression des besoins» Composition : Le groupe de travail est une structure créée, pour une durée limitée, par le comité de maîtrise d ouvrage au début de la phase de DEFINITION. Il comprend : un animateur, chargé de coordonner et de rapporter les travaux du groupe au comité, des experts fonctionnels, spécialistes du thème traité (en exploitant au mieux le potentiel des acteurs de la gestion du CNRS), des experts systèmes d information (appartenant à la DSI), pour leur connaissance des systèmes d information et pour favoriser l appropriation fonctionnelle du futur système par les concepteurs. Le comité de maîtrise d ouvrage fixe, dans une «lettre de mission», les orientations et les limites des travaux conduits par le groupe. Des commanditaires de l étude peuvent participer au groupe de travail mais ne le pilotent pas : les experts doivent se sentir à la fois responsables et libres de leurs propositions. CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

13 Le groupe est de taille inférieure à 15 personnes lors des premiers débats d idées. Des sousgroupes sont rapidement créés, de taille réduite (inférieure à 5) lorsqu il s agit d aborder un thème précis et de formaliser les réflexions dans un document. Missions : collecter de l'information auprès d utilisateurs, apportant l'expérience "du terrain", exprimer et formaliser des besoins innovants sur un thème donné, tout en ne se préoccupant pas des solutions possibles pour leur réalisation. Documents de travail : "lettre de mission" (objectifs, missions du groupe, orientations de gestion, résultats attendus, délais), produite par le comité de maîtrise d ouvrage. Fréquence des réunions : fixée en fonction de la durée de la phase de DEFINITION (un compterendu de réunion retrace systématiquement l'avis exprimé par chaque participant, même si par ailleurs un autre document formalise la réflexion commune ; le rédacteur du compte-rendu est choisi par le groupe de travail ; le compte-rendu est approuvé au début de la réunion suivante) Phase de DEVELOPPEMENT : l équipe projet L équipe projet est constituée au début de la phase de DEVELOPPEMENT par le directeur de projet. Le directeur de projet Le directeur de projet a un rôle majeur de : coordination des travaux entre les différentes équipes : groupe de travail «expression des besoins», équipe de conduite du changement et équipe de développement informatique, répartition des tâches entre les équipes, suivi d avancement, présentation des résultats au comité de pilotage. Le directeur de projet gère le projet jusqu à la mise en exploitation du produit. Au sein d une équipe, chaque responsable désigné est chargé de : maîtriser la communication, l'animation et la coordination des ressources humaines de son équipe, participer à la décomposition des activités prises en charge par l'équipe : identification des tâches, affectation des ressources, proposer les estimations et planifier les échéances, suivre l'avancement, rendre compte au directeur de projet de l'avancement et des difficultés rencontrées. Le groupe de travail «expression des besoins» Le groupe de travail «expression des besoins» de la phase de DEFINITION a pour mission au début de la phase de DEVELOPPEMENT d approfondir et rendre exhaustive l expression des besoins, d évaluer les impacts en terme de changements apportés par le nouveau système ou l évolution. Le résultat à ce stade conduit à un cahier des charges fonctionnel, transmis par le directeur de projet, à l équipe de conduite du changement et à l équipe de développement informatique. CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

14 L équipe de conduite du changement L équipe de conduite du changement est chargée de s assurer de l appropriation du système d information par les acteurs : au niveau de leur métier (aspects fonctionnels), des procédures à appliquer (aspects organisationnels) ou de l utilisation de l application informatique (aspects techniques). Missions de l équipe de conduite du changement : proposer un plan de communication qui accompagne le développement du système d information, prévoir les documentations à produire (guide de procédure, manuels utilisateurs de l application ), préparer un plan de formation aux niveaux fonctionnel, organisationnel ou technique ; organiser les session de formation, mettre en œuvre un circuit d assistance, clairement présenté aux utilisateurs. Parmi ces missions, celles purement liées à l utilisation de l application sont généralement prises en charges par l équipe de mise en œuvre de l équipe projet DSI (voir paragraphe ci-dessous). Les missions qui concernent l accompagnement au niveau organisationnel ou fonctionnel sont généralement prises en charge par des experts des directions centrales concernées. En délégation, les équipes des services du système d information, pilotées par les responsables du système d information (RSI), participent également aux actions d accompagnement du changement, spécifiques à chaque délégation. L équipe de développement informatique Les dispositions énoncées ci-après concernent l organisation d une équipe de développement informatique à la DSI. La direction des systèmes d'information (DSI) définit et met en œuvre les systèmes d'information destinés au pilotage et à la gestion des différentes activités de l'établissement. A ce titre, elle est chargée de définir, mettre en place et gérer les moyens techniques nécessaires aux systèmes d'information et de communication et planifier leur évolution dans le cadre d'un schéma directeur. La DSI est garante de la cohérence et de l'efficacité des systèmes développés, au niveau de la technique et de l ergonomie des postes de travail dans les limites des technologies choisies (matériel, progiciel). Elle est responsable des méthodes, techniques et personnes mobilisées pour les projets. La DSI a aussi un rôle de conseil et de proposition auprès des directions centrales du CNRS pour la cohérence fonctionnelle et organisationnelle des systèmes d information, la conduite de projet, la formalisation des besoins. Le pilotage des travaux confiés à la DSI pour un projet donné est assuré par un chef de projet DSI, désigné par la direction de la DSI, et accompagné d une équipe projet DSI. La DSI indique au directeur de projet les moyens qu elle affecte au projet. Le chef de bureau fonctionnel de la DSI auquel est rattaché le projet veille aux respects des engagements de la DSI. Un projet portant sur plusieurs applications est piloté par un des chefs de projet concernés, désigné en interne à la DSI pour être l'interlocuteur privilégié des instances décisionnelles du projet ; il est chargé de coordonner les actions de la DSI par rapport à ce dossier transverse, de provoquer des réunions internes DSI si nécessaire, de représenter la DSI auprès des instances décisionnelles lorsque la présence de tous les interlocuteurs DSI concernés n'est pas indispensable. CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

15 Le chef de projet DSI a une totale délégation pour prendre toutes les décisions au niveau de l'équipe projet DSI. Missions du chef de projet DSI : mettre en place et maîtriser l organisation et les ressources nécessaires au sein de la DSI, dont les marchés de prestations, décomposer le projet en tâches, réaliser les estimations de charge, affecter les ressources, planifier les échéances, suivre l'avancement de la réalisation des tâches, maîtriser la communication, l animation et la coordination des ressources humaines DSI affectées au projet, assurer les relations avec les équipes des projets «interfacés», au sein de la DSI, assurer les relations avec les instances décisionnelles du projet, participer aux réunions des comités. Le chef de projet fixe la constitution de l'équipe DSI en fonction des ressources humaines nécessaires. Les membres de l'équipe projet DSI suivent les directives du chef de projet. Le chef de projet précise les missions de chaque membre de l'équipe, en leur attribuant un certain nombre de responsabilités et d'activités à assurer. Au cours du projet, un découpage plus fin de l'activité de chaque membre de l'équipe est fait (identification de tâches). Les activités et responsabilités à attribuer au sein de l équipe projet DSI sont décrites ci-après. Un membre de l équipe (y compris le chef de projet) peut prendre en charge plusieurs activités. Chef de projet Equipe de conception Assistante Correspondant technique Equipe de mise en oeuvre Responsable qualité Equipe de réception interne Equipe de réalisation Mission de l équipe de conception : garantir la cohérence des choix effectués pour l'application, avec les orientations fonctionnelles du système d'information, participer au groupe de travail «expression des besoins» dans le cadre de l'étude préalable, réaliser l'étude détaillée, y compris la spécification de la reprise des données si besoin est, solliciter l ergonome de la DSI (BQSD) pour définir les règles d ergonomie applicables au système, effectuer des séances d évaluation de l ergonomie de prototypes, CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

16 coordonner et suivre les groupes de travail d utilisateurs pour la validation des spécifications détaillées. Dans l équipe de conception, des rôles spécifiques sont identifiés : Administration des données : garantir la cohérence des choix effectués pour l'application, avec la stratégie d'administration des données du système d'information de la DSI (définie par l administrateur des données de la DSI au BQSD) tenir à jour le modèle relationnel des données, Suivi des interfaces : réaliser et tenir à jour les études détaillées des interfaces avec les autres applications des systèmes d'information du CNRS, informer l ensemble de l équipe et veiller à la prise en compte des évolutions des interfaces, être le contact privilégié des équipes projets des applications interfacées. Suivi de la réalisation : constituer les cahiers des charges de réalisation, les livrer à l équipe de réalisation (en interne à la DSI (au BEST) ou à un prestataire externe), gérer les évolutions du cahier des charges en cours de réalisation, gérer les devis et commandes aux prestataires externes, vérifier l application des clauses contractuelles des marchés avec les prestataires externes. Missions de l équipe de mise en œuvre : Certaines des missions ci-dessous peuvent être prises en charge par l équipe de conduite du changement : concevoir les éléments d accompagnement de l application, réaliser et tenir à jour les différents outils d aide à l utilisation (documentation utilisateur, supports de formation, supports de communication), élaborer le plan de communication et assurer la communication sur le projet, vis-à-vis des différents acteurs et structures du CNRS, assurer la formation technique des utilisateurs (à l utilisation du produit), solliciter l ergonome de la DSI (BQSD) pour effectuer des séances d évaluation de l ergonomie du produit, organiser le circuit d assistance aux utilisateurs, et en particulier le transfert de connaissances vers la cellule d assistance aux utilisateurs de la DSI (BQSD), réaliser la livraison de l'application sur site d exploitation, définir et tenir à jour le protocole de réception externe (sites pilotes), suivre le passage sur les sites pilotes et effectuer un bilan. Missions de l équipe de réception interne : définir et tenir à jour le protocole de réception interne, gérer les relations avec l équipe de réalisation pendant la période de réception (suivi des livraisons, des anomalies ), vérifier les documents livrables par l équipe de réalisation (dossiers de tests de validation ou de non régression, listings de code ), constituer les dossiers de tests de réception, exécuter les cas de tests de réception sur la plate forme de réception. Missions de l assistante : CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

17 assurer le secrétariat de l équipe projet, organiser les réunions (convocation, logistique, suivi) et les rendez-vous, gérer le courrier et les comptes-rendus de réunion (saisie, archivage), gérer les demandes d achat et de mission, suivre les commandes et les factures en liaison avec le bureau des affaires générales et de l administration (BAGA) de la DSI. Missions du correspondant technique : garantir la cohérence des choix effectués pour l'application, avec la stratégie en matière d'outils de développement et d'architecture technique du système d'information, être le contact privilégié du bureau d étude et de support techniques (BEST) de la DSI, préparer la mise en place de la plate forme de réception (définir l échantillon représentatif des postes de travail ; réunir et mettre en place les matériels, les réseaux ; préparer la logistique de la réception...), constituer les jeux de tests techniques (montée en charge, performance, robustesse, sécurité...) de l application sur la plate forme de réception, valider la documentation technique du système, exécuter les jeux de tests techniques sur la plate forme de réception. Missions du responsable qualité : définir et mettre en œuvre les standards (méthodes, techniques et outils) du projet en conformité avec les procédures qualité de la DSI, établir le plan assurance et contrôle qualité de maîtrise d œuvre (PACQ), assurer sa mise à jour et vérifier son application, être le contact privilégié de la cellule qualité (BQSD) de la DSI, l informer de toute décision prise dans la conduite du projet, pouvant aller à l'encontre des recommandations qualité en vigueur, vérifier l existence, l exhaustivité, la conformité aux conditions du marché et l application d un plan qualité chez les titulaires des marchés de réalisation, effectuer à la demande du chef de projet ou des instances décisionnelles, des audits de contrôle et un échantillonnage régulier des risques du projet, rendre compte directement et régulièrement au chef de projet de la progression vers la qualité requise pour le projet. Parmi les missions du responsable qualité, deux aspects peuvent être confiés à d autres membres de l équipe : Gestion de la documentation : veiller au respect de l'identification et de la présentation des documents du projet, classer les documents, sauvegarder et archiver les documents, Gestion de la configuration logiciel : veiller au respect de l'identification des versions des différents composants (logiciels et des moyens de développement), gérer les modifications, pouvoir produire à tout instant un état de la configuration (liste des versions des éléments), sauvegarder et archiver les versions successives des éléments. Missions de l équipe de réalisation : CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

18 L équipe projet de la DSI confie les travaux de réalisation à une équipe extérieure à l équipe projet DSI : soit une équipe appartenant au bureau d étude et de support techniques de la DSI (BEST), soit à un prestataire externe (marché de production ou de TMA). Ses missions consistent à : piloter les travaux de réalisation, vérifier la qualité des livrables de la réalisation, mettre en place la logistique et la plate forme de réalisation, prendre en mains les études détaillées, puis effectuer les études techniques, réaliser les évolutions, préparer, exécuter et rendre compte des différents niveaux de tests (unitaires, intégration, validation, performances, non régression), sur la plate forme de réalisation, livrer la réalisation à l équipe de réception et participer à la réception interne, maintenir en conditions opérationnelles le système (reproduire, analyser et corriger les anomalies des logiciels et dans certains cas, les bases défaillantes en production), adapter l'application aux modifications mineures de l'environnement, améliorer les performances et l'ergonomie de l'application, faciliter les évolutions futures de l'application (prévention), assurer un support technique aux utilisateurs Phase d EXPLOITATION/UTILISATION : l équipe d exploitation Les sites d exploitation varient selon les systèmes d information : DSI Meudon ou Toulouse, centre serveur de Trélazé, en délégation ou en laboratoire. De même, l équipe d exploitation est composée d acteurs différents en fonction des sites d exploitation : personnels de la DSI et prestataire à Trélazé, dans le cas des systèmes centraux (ICARE, LABINTEL ), équipes RSI en délégation, dans le cas des systèmes répartis en délégation (GCF ), informaticiens ou utilisateurs en laboratoires ou unités dans le cas d XLAB. Missions de l équipe d exploitation : mettre en place et maintenir les logiciels de base sur le site d exploitation, mettre au point les procédures d exploitation à partir des éléments transmis par l équipe projet DSI et tenir à jour le manuel d exploitation, préparer et tester la mise en exploitation de chaque version de l'application, gérer les procédures d exploitation, sauvegardes, travaux batch garantir à l'utilisateur la disponibilité et la sécurité des services rendus par l'application Phase d EXPLOITATION/UTILISATION : la cellule d assistance aux utilisateurs de la DSI En relais aux équipes d exploitation, qui peuvent fournir une assistance de proximité aux utilisateurs, la cellule d assistance aux utilisateurs du BQSD assure une assistance centralisée pour la majorité des applications gérées par la DSI. Si besoin est, ce premier niveau d'assistance centralisée aux utilisateurs est complété par une assistance au niveau des experts des équipes projet ou de l équipe technique (BEST) de la DSI Phase de MAINTENANCE/EVOLUTION : l équipe produit CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

19 L organisation de l équipe produit reste globalement la même que celle de l équipe projet, aux différences suivantes près : il n y a plus de directeur de projet. Par contre, un correspondant fonctionnel est identifié clairement au sein de la direction centrale du CNRS la plus concernée par le produit. Ce correspondant peut être «correspondant informatique» ou membre d un «bureau système d information» (BSI de la DRH, de la DFI ) ; le correspondant fonctionnel est chargé, entre autres, de piloter les travaux d expression des besoins et de conduite du changement dans le cas d évolutions qui le nécessitent ; une équipe de maintenance informatique est chargée de la maintenance du système informatique. Les dispositions énoncées ci-après concernent l organisation d une équipe de maintenance informatique à la DSI. le pilotage des travaux confiés à la DSI pour la maintenance d un système informatique est assuré par un chef de produit DSI, désigné par la direction de la DSI, et accompagné d une équipe produit DSI. La DSI indique au correspondant fonctionnel les moyens qu elle affecte à la maintenance. Le chef de bureau fonctionnel de la DSI auquel est rattaché le produit veille aux respects des engagements de la DSI. le correspondant fonctionnel et le chef de produit DSI définissent le calendrier des évolutions du système. Ils peuvent solliciter leurs directeurs respectifs ou le comité de suivi et validation pour prendre des décisions. Les modalités opérationnelles de coordination entre le correspondant fonctionnel et l équipe produit de la DSI (fréquence des réunions, documents de travail ) sont décrites dans la «charte de maintenance» du système d information, produite par le chef de produit DSI ; dans l équipe produit DSI, deux rôles supplémentaires sont identifiés par rapport à l équipe projet initiale : la gestion du portefeuille des modifications et la coordination de l assistance aux utilisateurs. Chef de produit DSI Equipe de conception Gest. portefeuille des modifications Equipe de mise en oeuvre Coordinateur AU Assistante Correspondant technique Responsable qualité Equipe de réception interne Equipe de réalisation Missions du gestionnaire du portefeuille des modifications : CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20

20 La gestion du portefeuille des modifications intervient en fait dès le début du projet lorsque des évolutions sont apportées au cahier des charges fonctionnel après validation par le comité de pilotage. En phase de MAINTENANCE/EVOLUTION, le rôle devient majeur : collecter et gérer les demandes de modifications (corrections ou évolutions), qui proviennent des utilisateurs, du comité des utilisateurs, de l équipe projet/produit ou des directions concernées, s assurer que chaque demande est analysée par les experts de l équipe, suivre l état de chaque demande, constituer le contour des versions du produit. Missions du coordinateur de l assistance aux utilisateurs : organiser les relations avec les utilisateurs, en liaison avec la cellule d assistance aux utilisateurs (AU) de la DSI, les experts fonctionnels et techniques, l équipe de réalisation, être le contact privilégié de la cellule AU de la DSI, veiller à former les membres de la cellule AU avant toute diffusion d une version du produit, et à lui mettre à disposition tous les éléments à jour (version du produit, documentation utilisateur), planifier avec la cellule AU les surcharges d assistance prévisibles : prévoir les ressources nécessaires (ressources humaines, poste de travail ), identifier, parmi les membres de l équipe projet, les experts (techniques, fonctionnels, en documentation, en formation) qui assurent une assistance de deuxième niveau, s'assurer que le circuit d'assistance avec les experts fonctionne correctement, répartir les problèmes entre les experts et suivre leur résolution, s assurer que les travaux concernant les corrections de base de production sont coordonnés entre les différents intervenants. CNRS/DSI/conduite-projet/principes/guide-instances-acteurs 12 février / 20