logiciel de gestion de références bibliographiques (personal bibliographic software)

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1 logiciel de gestion de références bibliographiques (personal bibliographic software) Frédérique Cohen-Adad - URFIST février 2011

2 grands principes Gestion de références contenues dans des bases de données bibliographiques personnelles Importation de références provenant de sources externes diverses, bases de données et catalogues de bibliothèques (recherche documentaire) Édition des références : création automatique de listes bibliographiques avec citations depuis un traitement de texte (rédaction de publications) création de bibliographies indépendantes

3 pour quoi, pour qui? Gain de temps et efficacité individuelle dans la gestion des références bibliographiques avec un outil permettant : l'intégration automatique des documents issus de recherches documentaires l'édition automatique de bibliographies dans le format (style) désiré Public Étudiants Master et Doctorat Chercheurs et enseignants chercheurs Tout public ayant un nombre important de documents à gérer Formateurs au contact des étudiants et des chercheurs(bibliothèques et centres de documentation universitaires et de grandes écoles) Toute personne ayant à gérer, organiser, des ensembles de références et à les restituer sous forme de listes bibliographiques avec citations dans le texte en respectant des formats d écriture précis

4 usages Fonctions d importation et d édition particulièrement développées Orientation actuelle vers les environnements documentaires de type centre de documentation de taille moyenne, intégration dans les sites web de bibliothèque pour exploiter directement et de façon interactive les documents récupérés Lien entre données personnelles et intégration dans des catalogues plus importants Aucun outil de gestion de bibliothèque (prêt, bulletinage, commandes)

5 catégories de logiciels selon leur mode d accès : les logiciels clients les logiciels en ligne selon leur licence de distribution : les logiciels open source les logiciels propriétaires gratuits les logiciels propriétaires payants selon leur structuration : base de données Notices Champs de description bibliographique base de données relationnelle

6 une grande famille Logiciels clients gratuits Logiciels clients payants BiblioExpress Biblioscape 8 BiblioPC10 (français) EndNote X4 Papyrus 7 (Win) et 8 (Mac) Reference Manager 12 Mendeley Logiciels open source Wikindx Refbase JabRef Bibus BibliOpera (français) BibteX Logiciels en ligne RefWorks HotReference (gratuit) EndNote Web Logiciel inclus dans un navigateur Zotero (Firefox)

7 caractéristiques ENX4 Logiciel de gestion individuelle de références bibliographiques constituant des bases de données (library ou bibliothèque pour EndNote) Bibliothèque : ensemble des références structurées en champs de description Version X4 MacIntosh et Windows Compatibilité totale des bibliothèques entre les 2 systèmes d exploitation Producteur : Thomson ResearchSoft Distributeurs en France : Ritme Informatique ( Integral Software ( A ce jour, plus de 70 logiciels bibliographiques se partagent le marché. A consulter : comparatif publié en ligne (1) par Francesco Dell Orso concernant des logiciels de ce type parmi les plus répandus. (1) F. Dell Orso. Bibliography Management Software with a Detailed Analysis of Some Packages: Bibus, EndNote Web, RefWorks, ProCite, EndNote, Reference Manager[On-line]. January Disponible sur Internet : <

8 fonctionnalités BD externes Bibliographie Importation automatique de références bibliographiques Exportation automatique de références bibliographiques Bibliothèques de références bibliographiques Gestion de références bibliographiques

9 fonctionnalités : bibliothèques et références Capacité des bases : nombre de bibliothèques : illimité nombre de bibliothèques ouvertes simultanément : illimité nombre de références par bibliothèque : illimité nombre de champs par référence : 51 prédéfinis dont 8 personnalisables nombre de caractères par champ : 64 Ko soit environ 16 pages de texte Gestion des références : saisie manuelle nombre de types de références disponibles : 48 dont 3 non définis et 1 Generic possibilité de modification et de création de types de références interface de recherche avancée et possibilité de sauvegarde des équations de recherche outils de tri, outils de modification par lot index de capacité illimitée ~ 3 index prédéfinis sur les champs auteurs, titres de périodiques et mots clés ~ tous les champs sont indexables champs spécifiques pour les liens hypertextes, les DOI, les figures et les fichiers attachés tous les champs gèrent les liens hypertextes et les liens vers les fichiers du disque dur de l ordinateur (à l exception du champ Figure) gestion des images et de leurs légendes, graphiques et tableaux

10 fonctionnalités : import - export Filtres Styles BD externes Bibliothèques de références bibliographiques Bibliographie Fichiers de connexion Importation automatique insertion manuelle de références Exportation automatique

11 fonctionnalités : importation Importation automatique depuis différentes sources, bases de données, catalogues et fichiers de bibliothèques universitaires en utilisant les filtres d importation plus de 600 filtres disponibles possibilités de modification et de création de filtres illimitées Importation directe depuis certaines bases de données Connexion directe Z39-50 plus de 4100 fichiers de connexion prédéfinis possibilités de modification et de création de fichiers de connexion illimitées Importation de fichiers en format tabulé (texte et tableur) Importation directe depuis d autres logiciels bibliographiques (ProCite, Reference Manager) Importation directe entre bibliothèques EndNote Importation de fichiers PDF convertis automatiquement en références

12 fonctionnalités : exportation - édition Exportation et intégration automatique dans un traitement de texte (Word, Pages 09, OpenOffice.org-Writer 3.x) de références sélectionnées, dans un style de son choix plus de 4500 styles prédéfinis disponibles possibilités de modification et de création de styles illimitées création automatique de citations dans le texte et de bibliographie en fin de document et/ou par sections (fonction CWYW : Cite While You Write) Exportation de listes bibliographiques créées automatiquement depuis les références sélectionnées en différents formats de fichiers au choix : TXT RTF HTML XML Exportation de références sélectionnées en conservant le style choisi par copier/coller dans un traitement de texte (Copy Formatted) Exportation de références depuis un traitement de texte avec création automatique d une bibliothèque «de voyage» (Traveling Library)

13 les principaux répertoires Localisation : c:/program Files/EndNote Connections Filters Styles Examples Pocket PC Product-Support Spell Templates Term Lists fichiers de connexions aux bases extérieures (.enz) filtres d importation (.enf) styles de références pour le formatage des citations et de la bibliographie (.ens) raccourci vers des bibliothèques contenant des fichiers d'exemples pour se familiariser avec EndNote fichiers de gestion d accès et stockage de bibliothèques depuis un portable sous OS Windows Mobile et synchronisation fichiers de gestion des connexions, importations, styles et CWYW dictionnaires utilisés pour la correction orthographique aide à la rédaction de manuscrits avec Word (.dot) fichiers texte (.txt) de 12 listes de titres de périodiques classés par catégories (Chemical, Humanities, Medical, etc.), comprenant les intitulés des titres avec leurs abréviations selon les normes d écriture

14 le vocabulaire EndNote Library (.enl) bibliothèque ou base EndNote Reference Type Reference Field Term Lists (.txt) Output Styles (.ens) Import Filters (.enf) Connection Files (.enz) (Style/Filter/Connection) Manager Templates (.dot) type de référence notice ou référence bibliographique champ de description bibliographique listes de termes indexés styles d édition filtres d importation fichiers de connexion gestionnaire de modèles

15 la bibliothèque - 1 création d une nouvelle bibliothèque menu File ouverture/fermeture d une bibliothèque existante affichage des références au format bibliographique prévisualisation de la référence dans le style choisi nb de références affichées/nb total de références enregistrement de la bibliothèque complète avec son répertoire.data en un unique fichier compressé.enlx

16 la bibliothèque - 2 menu File choix du style d affichage des références visible dans l'onglet "Preview" exportation de références (4 formats au choix) importation de références (fichiers enregistrés) affichage des références (Groups) : - de façon permanente ou temporaire - de toutes les références ou de références sélectionnées - issues de recherche en ligne Onglet "Quick Edit" : affichage de tous les champs d'une référence sans ouvrir cette dernière

17 la bibliothèque - 3 la barre de menus choix du style d'écriture des références module de recherche rapide différents types d'affichage du panneau "Groups" groupes de la bibliothèque et recherche en ligne groupes de la bibliothèque uniquement recherche en ligne uniquement copie des références du mode en ligne vers la bibliothèque saisie manuelle de références connexion automatique recherche en ligne importation/exportation de références recherche automatique de texte intégral ouverture automatique dans un navigateur du lien présent dans le champ URL de la référence fonctions CWYW Cite While You Write insertion automatique de citations dans Word formatage de la bibliographie dans le style sélectionné aller directement dans le traitement de texte ouverture automatique du fichier attaché présent dans le champ File Attachments

18 la bibliothèque - 4 menu : Groups Groupes permanents : All References Unfiled (non trié) Trash (supprimé) Group Sets : ensemble de Groupes Groupes temporaires : affichage dynamique en fonction de la commande utilisée Duplicate References (doublons) Imported References (importation) Search Results (recherche) configuration (Preferences) des paramètres de connexion à EndNote Web Find Full Text : progression et résultats de la recherche automatique de texte intégral

19 la bibliothèque - 5 menu : Groups Group Set : ensemble de Groupes Custom Group groupe permanent créé manuellement Combination Group groupe permanent créé par croisement (à l'aide d'opérateurs booléens) de deux ou plusieurs groupes Smart Group groupe permanent alimenté automatiquement Online Search : recherche en ligne depuis EndNote avec connexion automatique aux BD et catalogues (protocole z39-50)

20 les références - 1 créer/afficher/supprimer menu References rechercher un terme dans une référence copier les références dans une autre bibliothèque rechercher du texte intégral lier/ouvrir un fichier interne lier/ouvrir une page web insérer/ouvrir une image/un objet (.jpg,.xls,.ppt,.pps ) référence suivante/précédente afficher toutes les références afficher/cacher les références sélectionnées afficher les informations attachées à une référence rechercher les doublons récupérer/supprimer définitivement les références

21 les références - 2 identifiant unique sélection du type de référence barre d'outils écriture/gestion des liens ouverture automatique dans un navigateur du lien présent dans le champ URL de la référence ouverture automatique du fichier attaché présent dans le champ File Attachments afficher/cacher les champs vides dictionnaire orthographique insérer un fichier (champ Figure) formatage de la bibliographie dans le style sélectionné aller directement dans le traitement de texte champs descriptifs prédéfinis date de création/mise à jour

22 les types de références (Reference Type) - 1 Aggregated Database Ancient Text Artwork Audiovisual Material Bill Blog Book Book Section Case Catalog Chart or Table Classical Work Computer Program Conference Paper Conference Proceedings Dictionary Base de données Texte ancien Production artistique, œuvre d art Document audiovisuel Projet de loi Blog Livre, ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs Contribution (article, chapitre ) dans un ouvrage ou congrès Affaire juridique Catalogue Graphique ou Tableau Ouvrage classique Programme informatique, logiciel Communication, rapport de conférence Actes de congrès Dictionnaire

23 les types de références - 2 Edited Book Electronic Article Electronic Book Encyclopedia Equation Figure Film or Broadcast Generic Government Document Grant Hearing Journal Article Legal Rule/Regulation Magazine Article Ouvrage collectif d un ou plusieurs éditeurs scientifiques ou n special d une revue Article électronique Livre électronique Encyclopédie Equation Illustration, image, diagramme Document cinématographique, film, ou radiophonique Type de référence propre à EndNote, reprend tous les champs descriptifs (54) Rapport, document administratif ou gouvernemental Bourse Audition, publique ou juridique Article dans une publication en série (revue, périodique) Réglementation, texte législatif ou juridique Article dans un magazine

24 les types de références - 3 Manuscript Map Newspaper Article Online Database Online Multimedia Pamphlet Patent Personal Communication Report Serial Standard Statute Thesis Unpublished Work Web Page Unused 1/2/3 Manuscrit Carte Article dans un quotidien, article de presse Base de données en ligne Œuvre multimedia en ligne Pamphlet Brevet Communication non publiée Rapport Série Standard Loi, règlement Thèses, mémoires, travaux universitaires Ouvrage non publié Site (page) web ou ftp Types de références non définis (3 nouveaux types)

25 quelques remarques - 1 Références : Remarques sur les champs URL, File Attachments, Figure et Caption URL et File Attachments : champs spécifiquement réservés à la gestion des adresses externes (URL) et des adresses internes (fichiers sur disque dur). Les fichiers et pages web sont ouverts automatiquement par les fonctions Open File et Open URL. Figure : champ dédié aux images, tableaux, graphiques. Le fichier est ouvert automatiquement par la fonction Open Figure. Ces figures pourront être intégrées dans un document word avec la commande Find Figure(s) qui fonctionne spécifiquement sur ce champ. Caption : champ contenant la légende, indissociable du champ Figure. Le contenu de ce champ est utilisé pour retrouver une image lors d une commande Find Figure(s)/Search. Ces champs peuvent contenir plusieurs données (adresses URL, fichiers PDF ou images, graphes ) mais l ouverture automatique des fichiers ne fonctionne que sur le premier lien. Les images sont placées dans un répertoire (.Data) de même nom que la bibliothèque qui les contient (exemple : bibliothèque Paleo.enl, répertoire images : Paleo.Data). Les fichiers du champ File Attachments sont placés dans un répertoire spécifique (PDF) lui-même contenu dans le répertoire.data

26 quelques remarques - 2 Références : Remarques sur les champs Author et Title du Generic Author : catégorie regroupant 4 champs Author : le ou les noms des auteurs qui ont la responsabilité principale du contenu du document, personne physique ou collectivité Secondary Author, Tertiary Author : selon le type de références, Éditeur scientifique (Editor), coordonnateurs des travaux et responsables de la publication de l ouvrage (Series Editor) Subsidiary Author : selon le type de références : Traducteur (Translator), Acteurs (Performers), etc. À ne pas confondre avec l éditeur commercial (Publisher) Title : catégorie regroupant également 4 champs Title : Titre principal Secondary Title : selon le type de références : titre du document hôte : titre de périodique (Journal), d ouvrage (Book Title), de conférence (Conference Name) ou de collection (Series Title), etc. Tertiary Title : Titre de collection quand le Secondary Title est déjà utilisé. Alternate Title : Autre titre du périodique (titre abrégé), champ réservé aux périodiques.

27 quelques remarques - 3 Remarques sur certains types de références Book : ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs, appartenant ou non à une collection. Edited Book : ouvrage collectif avec un éditeur scientifique, ou numéro spécial d une revue. Book Section : article ou chapitre publié dans un ouvrage ou une conférence. Conference Proceedings : ouvrage publié à l issu d un congrès (actes de congrès). Attention : un article dans une conférence doit être saisi comme «Book Section». Web Page : document édité sous une forme électronique (site Web, page Web). Si le document est à la fois imprimé sur papier et sous forme électronique, il faut le saisir comme un document imprimé et ajouter son adresse électronique (champ URL). Chart or Table : le contenu du champ Figure est géré comme un tableau dans le traitement de texte utilisé pour générer la bibliographie : légende Table n suivie de l image, tableau ou graphique. Figure et Equation : le contenu du champ Figure est géré comme une image dans le traitement de texte utilisé pour générer la bibliographie : légende Figure n suivie de l image, tableau ou graphique.

28 conventions d écriture : les règles à respecter Author Year Journal Pages saisir tous les noms d auteurs de la façon la plus complète possible séparateur auteur : marque de paragraphe ou point-virgule séparateur nom Ŕ prénom : virgule mettre toujours le nom avant le prénom initiales de prénoms : points ou points espaces collectivités auteurs: faire suivre le nom d'une virgule saisir la date de publication sur 4 chiffres possibilité d'ajouter du texte (in press, en préparation, etc.) entrer si possible le titre en entier ne pas écrire p. ou pp. Keywords utiliser toujours le même séparateur (marque de paragraphe, point-virgule, /, \) sont reconnus par défaut comme délimiteurs dans la Keywords Term List rechercher l homogénéité (majuscules ou minuscules, avec ou sans accents )

29 paramétrage général - 1 menu Edit/Preferences Display Fields sélection des champs affichés dans les bibliothèques Duplicates sélection des champs utilisés pour le dédoublonnage Reference Types sélection des champs affichés par type de référence affichage de tous les auteurs dans la colonne Author (par défaut : le premier auteur uniquement)

30 paramétrage général 2 Attention : le paramétrage des Préférences est actif pour toutes les bibliothèques, toute modification intervient sur les références, les styles et les filtres. Libraries choix d une bibliothèque particulière à l ouverture du logiciel Display Fonts Reference Types paramétrage de l affichage : police et taille des caractères choix d un type de référence (type de document) à l ouverture modifications des champs descriptifs associés à chaque type de référence (Modify Reference Types) Temporary Citations paramétrage du format des citations temporaires (délimiteur, ) Display Fields Duplicates Folder Locations Term Lists EndNote Web Find Full Text... paramétrage de l affichage des références dans la fenêtre principale de la bibliothèque (8 champs possibles) sélection des champs à comparer pour trouver les références identiques localisation des répertoires de filtres, de styles et des fichiers de connexion paramétrage des préférences sur les listes de termes paramétrage de l'accès automatique à EndNote Web (login/mot de passe) choix des outils utilisés pour la recherche de texte intégral (DOI, WoK OpenURL, LinkOut de PubMed)

31 paramétrage général 3 : Reference Types menu Edit/Preferences /Reference Types/Modify Reference Types sélection du type de référence Generic : modèle général listant tous les champs pour l ensemble des types de références champs ordre des champs déterminé de façon immuable par le Generic le choix du type de référence détermine les champs associés possibilité de modification de l intitulé de champ, de création et de suppression de champs Rappel : les modifications sont effectives pour toutes les bibliothèques

32 la recherche de références - 1 Tab Pane/onglet Search opérateurs booléens And, Or et Not sélection du champ bibliographique sur lequel se fait la recherche par défaut : Any Field, soit «tous les champs» sélection d opérateurs de comparaison par défaut : Contains, soit «contient», avec troncature gauche/droite termes de recherche ajouter/supprimer un bloc de recherche

33 la recherche de références - 2 Tab Pane/onglet Search sauvegarde/rappel d'une équation de recherche (répertoire Searches, extension.enq) Set Default : sauvegarder les choix de champs Restore Default : revenir à la dernière sauvegarde transfert des résultats de recherche dans un Smart Group insertion de tabulation et de marque de paragraphe terme exact sans troncature respect de la casse Search Whole Library : rechercher dans toutes les références de la bibliothèque Add to showing references : ajouter les résultats à ceux de la recherche précédente Search showing references : rechercher uniquement dans les résultats de la recherche précédente Omit from showing references : rechercher en excluant les résultats de la recherche précédente

34 les listes de termes 1 Tools/Open, Define, Link Term Lists ouvrir les liste de termes : Authors Journals Keywords ou liste personnelle créer/mettre à jour les listes de termes associer le champ d intérêt à la liste de termes correspondante (création de l indexation automatique)

35 les listes de termes 2 Tools/Define Term Lists sélection de la bibliothèque créer/renommer/supprimer une liste mettre à jour les listes importer/exporter les listes de termes associer la liste au(x) champ(s) d intérêt choix des séparateurs de termes

36 les listes de termes 3 : Journals Term List Tools/Open Term Lists/Journals Term List titre abrégé avec ponctuation titre complet du périodique titre abrégé sans ponctuation autre titre disponible

37 les importations Filtres d importation Filter Manager BD externes Fichiers PDF Bibliothèques de références bibliographiques Fichiers tabulés Fichiers de connexion Z39-50 Connection Manager fichiers texte (ASCII) format taggué fichiers texte (ASCII) format non taggué

38 importation : choix des types d'import Rappel : Importation automatique depuis différentes sources, bases de données, catalogues et fichiers de bibliothèques universitaires en utilisant les filtres d importation plus de 600 filtres disponibles possibilités de modification et de création de filtres illimitées Importation directe depuis certaines bases de données Connexion directe Z39-50 par l'intermédiaire des fichiers de connexion plus de 4100 fichiers de connexion prédéfinis possibilités de modification et de création de fichiers de connexion illimitées Importation de fichiers en format tabulé (texte et tableur) Importation directe depuis d autres logiciels bibliographiques (ProCite, Reference Manager) Importation directe entre bibliothèques EndNote Importation de fichiers PDF convertis automatiquement en références

39 importation : filtres 1 File/Import/File sélection du fichier à importer sélection du filtre d importation en fonction de la BD d origine du fichier à importer gestion des doublons gestion du code source des caractères (par défaut : No translation ANSEL : format MARC Unicode UTF-8, UTF-16, etc.)

40 importation : filtres 2 File/Import/Import Option PDF EndNote Library EndNote Import Refer/BibIX Tab-Delimited Reference Manager (RIS) ISI-CE Multi-Filter (Special) EndNote Generated XML Other Filters Import de fichiers PDF Import d une bibliothèque EndNote dans une autre Import de fichiers texte déchargés depuis des BD en ligne ou exportés depuis EndNote en format EndNote (tags EndNote) Import de fichiers texte exportés depuis des BD Unix : Refer et BibIX Import de fichiers tabulés (champs séparés par une tabulation) Import de fichiers texte exportés depuis Reference Manager Import de fichiers texte déchargés depuis le site web de l ISI Import de fichiers texte issus de plusieurs BD différentes en même temps et identifiables par EndNote Import de fichiers au format XML Accès à tous les filtres prédéfinis du répertoire Filters Use Connection File Import du fichier connect.log généré par une connexion Z39-50

41 le gestionnaire de filtres Edit/Import Filters/Open Filter Manager... producteur de la base de données sélection du filtre marquage en tant que favori : sera présent dans le menu Import Filters options d affichage : par favoris ou par producteurs afficher/modifier le filtre connexion directe : télécharger des filtres supplémentaires affichage des informations générales nombre de filtres disponibles

42 les filtres : paramètres - 1 Edit/Import Filters/Open Filter Manager... sélection du filtre/edit About This Filter : informations sur le filtre nom du filtre options paramétrables catégorie instructions pour la sauvegarde du fichier à importer (ici pour PubMed, format MEDLINE : fichier texte taggué)

43 les filtres : paramètres - 2 sélection du type de référence (1 Template par type de référence) sélection du champ bibliographique à insérer en regard du tag correspondant Fields : champ EndNote associé au Tag Tag : identificateur de champ présent dans les références à importer

44 les filtres : paramètres - 3 About This Filter Templates Author Parsing Informations de description du filtre (nom, origine, date de création, etc.) Définition des champs (données tagguées) et de leur contenu à importer, selon les types de références Traitement des noms d auteurs pour le champ générique de type Author uniquement. (Secondary, Tertiary, Subsidiary Author seront traités par l option Editor Parsing) Continuation Lines Gestion des lignes de données continues : EndNote ignore les lignes de texte non précédées d un tag, sauf pour le contenu de champs sur plusieurs lignes continues (continuation lines) tel que le résumé Reference Type Choix du type de référence importée par défaut, du fournisseur et de la base de données (tags identifiants)

45 les filtres : paramètres - 4 Editor Parsing Traitement des noms d éditeurs et d auteurs secondaires Field Editing Traitement des majuscules/minuscules. Choix des caractères exclus à l importation selon les champs MARC Records Paramètres des filtres d importation au format MARC Record Layout Identification des marques de début et fin de référence Source Parsing Identification du champ Source (tag) pour le type «Journal Article». C est une zone souvent complexe pouvant contenir différents éléments (titre, volume, pagination, etc.)

46 importation : fichiers de connexion - 1 Protocole Z39-50 : sessions entre un client et un ou plusieurs serveurs (BD, catalogues de bibliothèques, etc.) par l intermédiaire d une seule interface ou passerelle web. Interrogation de BD/catalogues en temps réel depuis l interface d interrogation de EndNote : permet ainsi de s affranchir de la connaissance des différentes interfaces d interrogation propres à chaque BD/catalogues Fichiers de connexions (.enz) spécifiques de chaque BD/catalogues Téléchargement direct des références dans la bibliothèque Pour en savoir plus sur le protocole Z39-50 : site officiel

47 importation : fichiers de connexion 2 Tools/Online Search... ou Online Search/more producteur de la base de données sélection du fichier de connexion options d affichage pour la recherche d'un fichier: par favoris ou par producteurs informations sur la base sélectionnée nombre de fichiers de connexion disponibles Accès au gestionnaire de fichiers de connexion : Edit/Connection Files/Open Connection Manager

48 importation : fichiers de connexion - 3 Tools/Online Search (mode intégré : bibliothèque + en ligne) choix du fichier de connexion dans le gestionnaire connexion à la BD/catalogue sélectionné affichage de la BD/catalogue connecté dans le panneau Groups/Online Search affichage de la fenêtre de recherche dans le panneau de prévisualisation requête affichage du nombre de références trouvées choix du nombre de références téléchargées intégration automatique et permanente des références dans la bibliothèque générale

49 importation : fichiers de connexion - 4 Online Search Mode choix direct de la connexion dans le panneau Groups requête et affichage du nombre de références trouvées a) intégration des références sélectionnées dans une bibliothèque au choix (1-3) Attention! en l'absence de transfert des références vers une bibliothèque EndNote, ces références seront perdues dès que l'on quittera le mode Online ou b) transfert direct dans la bibliothèque, dans le groupe temporaire Copied References

50 importation : fichiers tabulés Import de données non tagguées, provenant généralement de tableurs type Excel ou de traitements de texte. Ce sont obligatoirement des fichiers texte, précédés d une ligne indiquant le type de référence et les champs à importer. Le séparateur de références est un retour chariot. Filtre d importation : Tab Delimited. C est un filtre prédéfini et non modifiable. Exemple : Fichier Word ou OOo-Writer.txt *Journal Article Author<Tab> Year<Tab> Title<Tab> Secondary Title<Tab> Volume<Tab>Number<Tab> Pages<Tab> Matsha, T.//Aioun, J.//Baly, C Human papillomavirus Journal of Clinical Pathology Saretzki, G Telomerase activity in cervical smears Analytical Cellular Pathology Exemple : Fichier Excel.txt

51 l exportation Styles Style Manager création d une liste bibliographique avec citations Word-OpenOffice Writer-Pages 09 fonction CWYW Bibliothèques de références bibliographiques Copy Formatted Bibliographie Formats prédéfinis Text File (.txt) Rich Text Format (.rtf) HTML (.html) XML (.xml) création d une liste bibliographique sans citations dans le texte

52 les styles Edit/Output Styles/ créer un style modifier le style : affichage des paramètres du style en cours accéder au gestionnaire de styles : sélection/édition de tous les styles disponibles dans EndNote (plus de 3600) 4 styles proposés par défaut style actif : Annotated

53 les styles : le gestionnaire de styles Edit/Output Styles/Open Style Manager classement en catégories sélection du style : styles propres à chaque revue et styles EndNote marquage en tant que favori : sera présent dans le menu Output Styles Style Preview visualisation du style choisi, ou Style Info informations sur le style options d affichage : par favoris ou par catégories afficher/modifier le style nombre total de styles au choix Rappel : les styles favoris sont accessibles directement depuis la barre de menu

54 les styles : paramètres Edit/Output Styles/Open Style Manager/Edit Edit/Output Styles/Edit "style en cours" identification du style édité sélection des champs à insérer et des caractères spéciaux d écriture barre d'outils d écriture choix du type de bibliographie: sections/liste finale style spécifique pour chaque type de références paramétrage: citations bibliographie notes de bas de page figures et tableaux Generic : style appliqué par défaut

55 les styles : écriture Edit/Output Styles/Open Style Manager/Edit/ ou Edit/Output Styles/Edit "style en cours" Bibliography/Templates/Insert Field caractères spéciaux : End of Paragraph : saut de ligne avec un paragraphe Tab : tabulation Forced Separation : séparer des informations dépendantes Link Adjacent Text : espace insécable (la chaîne de caractères et l intitulé de champ sont liés) Singular/Plural : choix automatique entre singulier et pluriel sélection des champs à insérer dans le style

56 fonction CWYW - 1 Outils dans Word 2003 Insert Selected Citation(s) : insérer les références sélectionnées Format Bibliography : choisir le style et formater les citations et la liste bibliographique Find Citations : trouver depuis Word les citations à insérer Go To EndNote : ouvrir automatiquement EndNote depuis Word

57 fonction CWYW - 2 Outils dans Word 2003 Export Traveling Library : créer une bibliothèque spécifique du document Remove Field Codes : supprimer les codes CWYW (formatage ultérieur impossible) Unformat Citation(s) : revenir au format temporaire des citations Edit Library reference(s) : affichage de la bibliothèque d où proviennent les références Insert Note : ajout de notes (ne fonctionne que pour les bibliographies numérotées) Edit Citation(s) : paramétrage des citations (insertion de texte, modifications, etc.)

58 fonction CWYW - 3 Outils dans Word 2003 Find Figure(s) : rechercher les références comprenant des figures et tableaux Aide Generate Figure List : créer les listes de figures et tableaux Cite While You Write Preferences : paramétrer les préférences d ouverture, d'écriture des citations les raccourcis clavier, la localisation des figures/tableaux dans le texte, l utilisation de CWYW avec EndNote ou EndNote Web

59 fonction CWYW - 4 Outils dans Word le module Citations Go To EndNote : ouvrir automatiquement EndNote depuis Word Edit Citation(s) : paramétrage des citations (insertion de texte, modifications, etc.) Edit Library reference(s) : affichage de la bibliothèque d origine des références Find Citation : trouver depuis Word les citations à insérer Insert Note : ajouter des notes (ne fonctionne que pour les bibliographies numérotées) Insert Selected Citation(s) : insérer les références sélectionnées Find Figure : rechercher dans les références les figures et tableaux à insérer

60 fonction CWYW - 5 Outils dans Word le module Bibliography Style : sélection du style Update Citations and Bibliography : formater les citations et la liste bibliographique dans le style sélectionné Convert to Unformatted Citations : revenir au format temporaire des citations Convert to Plain Text : supprimer les codes CWYW (formatage ultérieur impossible) Convert Word 2007 Citations to EndNote : conversion des citations en notes de bas de page de Word à EndNote (nécessite Microsoft.NET Framework)

61 fonction CWYW - 6 Outils dans Word le module Tools Export to EndNote : exporter les références/citations dans EndNote - Export Traveling Library créer une bibliothèque spécifique du document - Export Word 2007 Citations* exporter les citations en note de bas de page - Export Word 2007 Master List* exporter une liste de citations * Rappel : (nécessite Microsoft.NET Framework) Aide Cite While You Write Preferences : paramétrer les préférences d ouverture, les raccourcis clavier, la localisation des figures/tableaux dans le texte, l utilisation de CWYW avec EndNote ou EndNote Web

62 fonction CWYW - 7 Outils dans Open Office-Writer Aide Cite While You Write Preferences : préférences Unformat Citation(s) : revenir au format temporaire des citations Edit Citation(s) : paramétrage des citations (insertion de texte, modifications, etc.) Insert Selected Citation(s) : insérer les références sélectionnées Format Bibliography : choisir le style et formater les citations et la liste bibliographique Find Citations : trouver depuis Word les citations à insérer Go To EndNote : ouvrir automatiquement EndNote depuis Word

63 fonction CWYW - 8 Outils dans EndNote (barre de menus) Return To Word Processor : basculer de EndNote à Word Format Bibliography : sélection du style et paramétrage du format Insert Citation : insérer automatiquement dans Word les références sélectionnées Remarque : et sont également présents dans les notices des références

64 ressources/sites officiels site officiel : guide de l utilisateur Mac : guide de l utilisateur PC : guide simplifié : mode d'emploi en ligne : EndNote tip sheets fichiers à télécharger : Connection Files Import Filters Output Styles FAQ officielle de EndNote forum des utilisateurs archives de la liste EndNote versions de démonstration : Thomson ResearchSoft (producteur) RITME Informatique (distributeur) Integral Software (distributeur)

65 ressources/sites institutionnels tutoriel EndNote X4 (en anglais) de l Université de Queensland guides et FAQ de la bibliothèque de la bibliothèque de l Université de Queensland EndNote logiciel de gestion de bibliothèque Ŕ bibliothèque de l Université de Montréal gestion de références bibliographiques, URFIST de Lyon pagelibre/&rh=