Rapport de supervision. Rapport principal et appendices

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1 République du Cameroun (PADMIR) Prêt FIDA N 751 CM / Don FIDA N 1050 CM Mission de supervision du 06 au 27 décembre 2012 Rapport de supervision Rapport principal et appendices Dates de la mission: décembre 2012 Date du document: Février 2013 No. du Projet: Prêt n 751 & Don n 1050 No. du rapport: 3002-CM Division Afrique Centrale et de l Ouest. Département de la gestion des programmes

2 Table des matières A. Introduction 1 B. Évaluation d'ensemble de l'exécution du PADMIR (Juillet-Novembre 2012) 2 C. Produits et réalisations (juillet - novembre 2012) 3 D. Avancement de l'exécution du PADMIR 9 E. Aspects fiduciaires 11 F. Durabilité 15 G. Autres aspects 15 H. Conclusion 15

3 Appendices Appendice 1: Résumé de l état d'avancement du PADMIR et notes 17 Appendice 2: Cadre logique actualisé en indiquant l'avancement des activités au regard des objectifs et des résultats 19 Appendice 3: Résumé des principales mesures à adopter dans les délais convenus 21 Appendice 4: Etat de mise en œuvre des recommandations de la mission de Juin Appendice 5: Avancement matériel au regard du PTBA, y compris les indicateurs SYGRI 30 Appendice 6: Questions financières: exécution effective des obligations de financement par source de financement, décaissements par catégorie et par composante 33 Appendice 7: Respect des dispositions de l'accord de financement: état d avancement 35 Appendice 8: Gestion des savoirs: apprentissage et innovation 39

4 Abréviations et acronymes ADAF AFD ANEMCAM APP Camccul CNPS CFS CNMF COOP/GIC DDLC DESC DOPA DRF ECD EMF FIDA GIC MINADER MINEPAT MINFI MC² OAP ONG OP OOP PADMIR PADFA PNDRT PNUD PNVRA PTBA PPM RAF SDOPAC SONAC SPM TS UCP USD Appropriate Development for African Foundation Agence Française de Développement Association Nationale des Etablissements de Microfinance du Cameroun Avant-Projet Participatif Cameroon Cooperative Credit Union League Caisse Nationale de Prévoyance Sociale Division du Contrôleur et des Services Financiers du FIDA Comité National de la Microfinance Coopératives et Groupes d Initiatives Communes Direction du Développement Local et Communautaire Division des Études, des Statistiques et de la Coopération Direction des Organisations Professionnelles Agricoles et de l Appui aux exploitations Agricoles. Demande de Retrait de Fonds États Certifiés de Dépenses Établissement de Microfianace Fonds International de Développement Agricole Groupe d Initiative Commune Ministère de l Agriculture et du Développement Rural Ministère de l Économie, de la Planification et de l Aménagement du Territoire Ministère des Finances Mutuelles Communautaires de Croissance Organisme d Appui de Proximité Organisation Non Gouvernementale Organisation de producteurs Observatoire des Organisations Professionnelles Agricoles Projet d Appui au développement de la Microfinance Rurale Projet d Appui au Développement des Filières Agricoles Programme National de Développement des Racines et Tubercules. Programme des Nations Unis pour le Développement Programme National de Vulgarisation et de Recherche Agricole Programme de travail et Budget Annuel Plan de Passation des Marchés Responsable Administratif et Financier Sous-Direction des Organisations Professionnelles Agricoles et de l Action Coopérative. Société Coopérative Nationale d'assistance et de Crédit du Cameroun Spécialiste de la Passation des marchés Techniciens Spécialisés Unité de Coordination du Projet Dollar Etats Unis

5 A. Introduction 1 1. Le Gouvernement de la République du Cameroun et le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) ont dans le cadre du (PADMIR) signé le 11 mai 2009, un accord de financement de USD 13,5 millions correspondant à environ 5,75 milliards de FCFA. Le Projet a également bénéficié d un don de USD (85 millions de FCFA). La contribution du Gouvernement est estimée à USD 2,5 millions (environ 1,05 milliards de FCFA) sur Budget d Investissement Public (BIP). Celle des bénéficiaires est prévue à hauteur de USD 5,9 millions (environ 2,52 milliards FCFA). Un don du PNUD est prévu à hauteur de USD , soit 146 millions de FCFA pour l appui à l ANEMCAM et au MINFI. 2. Le PADMIR a pour objectif général de contribuer à l allègement de la pauvreté et d augmenter les revenus et la sécurité alimentaire des groupes cibles à travers : (i) L amélioration de l environnement du secteur de la micro finance afin que les problématiques de financement rural soient mieux prises en compte et, (ii) la facilitation de l accès des groupes cibles (populations rurales, en particulier les plus défavorisées, groupements de producteurs, Groupes d Initiatives Communes et micro entreprises rurales) à des services financiers adaptés à leurs besoins. Le PADMIR dont la durée est de 6 ans est entré en vigueur le 7 mai 2010 et s achèvera le 30 juin La revue à mi-parcours du PADMIR est prévue en juin 2013 et la clôture du financement FIDA le 31 décembre La mission de supervision du PADMIR qui s est déroulée du 06 au 27 décembre 2012 était la troisième depuis la mise en vigueur du financement FIDA. L objectif de la mission était de : (i) faire le point sur l état d avancement des activités par composante et de mise en œuvre des recommandations de la mission de supervision de juin 2012 ; (ii) évaluer la qualité de la gestion administrative, financière et comptable du projet et de la passation des marchés, (iii) examiner l opérationnalité du système de suivi et évaluation du projet ; (iv) analyser avec l ensemble de l équipe de l UCP, les contraintes rencontrées à ce jour dans l exécution des activités et proposer des solutions. 4. La mission de supervision a travaillé avec l appui de l UCP du PADMIR et comprenait les équipes du FIDA, du Ministère de l Agriculture et du Développement Rural (MINADER), du Ministère de l Economie, de la Planification et de l Aménagement du Territoire (MINEPAT), et du Ministère des Finances (MINFI). Une rencontre avec le Secrétaire Général du Ministre de l Agriculture et du Développement Rural sur les objectifs de la mission a eu lieu au cours de la supervision le 17 décembre La mission a également échangé avec les principaux partenaires du PADMIR : Registre des COOP/GIC du MINADER ; Sous-Direction de la Vulgarisation et Coordination du Programme National de Vulgarisation et de Recherche Agricole (PNVRA) au MINADER, Service du Crédit Rural du MINADER, à l exception de la Division de la Microfinance au Ministère des finances dont les interlocuteurs n étaient pas disponibles au moment de la mission. 6. Les visites de terrain de la mission se sont déroulées les 10 et 12 décembre 2012 et ont été concentrées dans la région du Centre à Yaoundé et à Mbankomo. La mission s est notamment entretenue avec le Directeur Général de l Association des Caisses villageoises d épargne et de Crédit autogérées du Centre (A3C); le Coordonnateur de l ONG «Appropriate Development for African Foundation» (ADAF) et le Président de l Association des Mutuelles Communautaires de Croissance (MC²) ; le Directeur Général de la Société Coopérative Nationale d'assistance et de Crédit du Cameroun (SONAC) ; le Directeur Général de Djangui du Cameroun (DJANGUICAM) ; l équipe de la MC² de Mbankoma ; le Chef de Secteur AVZ de Mbankoma ; le Secrétaire Exécutif de l Association Nationale des Etablissements de Microfinance du Cameroun (ANEMCAM). En outre une séance de travail avec le Président de CamCCul présent à Yaoundé accompagné de deux cadres de la Direction Générale a eu lieu dans les locaux du PADMIR. 7. La réunion de restitution officielle des résultats de la mission, présidée par Mme. Ananga Clémentine, Ministre Délégué auprès du Ministre de l Agriculture et du Développement Rural, Chargée du Développement Rural, s est tenue au Ministère de l Agriculture et du Développement rural le 07 mars La mission remercie les autorités camerounaises et l équipe du PADMIR pour la facilitation de ses travaux. 1 Composition de la mission: La mission était composée de Nadine Gbossa, CPM FIDA, Chef de mission ; Valentine Achancho, Chargé de programme FIDA ; Corinne Riquet, Consultante, Spécialiste en microfinance rurale, Godeffroy Ahlonsou, Consultant, Spécialiste en gestion administrative et financière et Mamadou Dioulde Sow, Consultant spécialiste en passation des Marchés. Les administrations publiques camerounaises étaient représentées par: M. Bassia Bassia Amos et Mme. Djoko Temgne Léopoldine, épse Sanjong du MINADER, M. Macky Sam Georges Gabriel du MINEPAT. Les membres de l UCP ont participé aux réunions de travail ainsi qu aux missions de terrain. 1

6 B. Évaluation d'ensemble de l'exécution du PADMIR (Juillet-Novembre 2012) 8. La précédente mission de supervision avait relevé le faible taux d exécution financière du PTBA 2011 du PADMIR, de 34,72 %. Le taux d exécution de la composante 1, relative à l amélioration de l environnement de la micro finance rurale et de la composante 2, portant sur l accès aux services financiers ruraux s élevaient à 17,5% et 8,25% respectivement. Au titre de 2012, la présente mission de supervision constate (au 03 décembre 2012) que le taux de décaissement du prêt FIDA pour le financement du PADMIR (17,9%) correspondant à USD 2,29 millions reste en deçà des cibles du projet. La composante 2 «Accès aux services financiers ruraux» (16.3 millions USD) est la principale composante du projet en termes de financement (78%), suivent la composante 3 «Coordination et gestion du Projet» (2,9 millions USD ; 14% du budget); et la composante 1 «Amélioration de l environnement de la microfinance» (1.8 millions USD ; 8% du budget). 9. La mission relève que le taux d exécution financière du PTBA 2012 rapporté par l UCP de 39,2% est en dessous de la cible minimale de 75% avec un taux d exécution très faible pour la principale composante du projet relative à l accès aux services financiers et celui particulièrement élevé de la coordination et gestion du projet posant une question d efficience. Taux d exécution du PTBA 2012 par composante Composante 1- Amélioration de l environnement de la micro finance rurale 63,9% Composante 2 - Accès aux services financiers ruraux 19,89% Composante 3 Coordination et Gestion 148,98% 10. Comme relevé précédemment le faible taux d exécution du PTBA du PADMIR est principalement dû aux retards enregistrés dans la mise en œuvre de la composante 2 relative aux activités d appuis aux EMF pour l amélioration de l accès aux services financiers. Au terme de 2012, l UCP n a pu mettre en place les modalités de passation des marchés, et de mise à disposition des fonds aux partenaires. Les activités réalisées n ont pu l être que grâce aux préfinancements des EMF partenaires à partir du mois de Septembre. Vu les délais, ces derniers n ont pas pu assurer la mise en œuvre de toutes les activités prévues dans les contrats au titre de l année. En outre, les modalités professionnelles de supervision des partenaires institutionnels et des EMF sur lesquels reposent les contrats de performance et le renouvellement des appuis annuels du PADMIR ne sont pas encore opérationnelles. Le démarrage du Fonds de financement pour l octroi de crédits à moyen terme programmé en 2012 par l UCP n a pas eu lieu. La mission relève que le MINADER n a pas encore mis en œuvre les mesures convenues avec le siège du FIDA pour la mise à disposition des fonds supplémentaires notamment l évaluation indépendante du personnel de l UCP du PADMIR. Le fonds de financement pour les crédits à moyen terme représente 58,76% du budget 2012 de la composante De manière spécifique, la mission note que les appuis institutionnels pour l amélioration de l environnement de la microfinance prévus sous la composante 1 ont pu démarrer. L amélioration du taux d exécution de cette composante résulte de l accent mis par l UCP sur les activités prévues au niveau du MINADER/MINEPIA qui représentaient 68% du budget de la composante. Pour les autres partenaires dont l ANEMCAM, les activités programmées en 2012 ont été enclenchées mais n ont pu être complétées. Au titre du MINFI, la convention de partenariat n a pu être signée que début Août 2012 et le niveau de réalisation des activités programmées est faible. 12. Les retards dans l exécution des activités de la composante 2 après 2ans ½ de mise en œuvre du projet font porter un risque important quant à la perspective pour le projet d atteindre ses objectifs en termes d amélioration durable de l accès des populations cibles à des services financiers adaptés. Le taux d exécution financière de la composante 3 de 148,98% relative à la gestion du projet dans le PTBA 2012 est élevé par rapport aux investissements de l UCP sur les composantes techniques. 13. Le rapport présente ci-dessous une revue des réalisations physiques et des résultats obtenus par le PADMIR par composante au cours de la période considérée. 2

7 C. Produits et réalisations (juillet - novembre 2012) 14. Le PADMIR s exécute suivant 3 composantes : (i) Amélioration de l environnement du secteur de la micro finance; (ii) Accès aux services financiers ruraux et, (iii) Coordination et gestion du Projet. Composante 1 : Amélioration de l environnement de la microfinance rurale 15. Cette composante a pour objectifs de contribuer à l amélioration de l environnement des établissements de microfinance (EMF), en particulier ceux intervenant en milieu rural à travers l appui aux partenaires institutionnels. Elle représente 9% du financement FIDA. Pour l année 2012, les principales activités programmées par le PADMIR sont les suivantes : MINADER/MINEPIA: la formation en montage de microprojets et en microfinance rurale des superviseurs de secteurs et autres agents chargés de superviser l encadrement des producteurs ; la mise en place des primes et des équipements pour les superviseurs de secteurs, les agents des COOP/GIC et le Service du Crédit Rural ; l élaboration et l édition de fiches de références technico-économiques sur les principales filières et spéculations et la formation des agents des EMF sur ces référentiels, la mise en place d une base de données sur les COOP/GIC et la publication de notes analytiques sur leur situation. ANEMCAM: l appui à l élaboration de manuels de procédures, la révision des statuts et code de déontologie, la mise en place d un système de gestion administrative et financière, et l organisation de campagnes de sensibilisation en direction de ses membres. MINFI: l appui pour l organisation d ateliers régionaux de vulgarisation des textes réglementaires et du référentiel comptable, la diffusion d informations générales sur le secteur de la microfinance, et le renforcement des capacités logistiques. Dans le cadre du Comité National de la Microfinance (CNMF), un appui à l élaboration de la stratégie nationale de microfinance est prévu au travers de l organisation des ateliers régionaux et d un atelier national de validation. 16. Le taux d exécution financière des activités programmées sous la composante 1 dans le PTBA 2012 est de 63% au 03 décembre 2012, y compris les engagements en cours. En termes de qualité de l exécution, la mission note que l UCP a pu mettre en place les indicateurs de suivi du programme de travail et du budget. Les principales préoccupations de la mission portent sur le fait que les conventions signées avec les partenaires et les documents opérationnels soutenant l exécution des activités (TDR, notes techniques etc.) nécessitent encore une revue de qualité ou un appui important du FIDA, ou d expertise externe en vue de leur finalisation entrainant des retards dans le démarrage des activités y relatives. De plus, l UCP n a pas mis en place les modalités de supervision des partenaires servant de base aux contrats de performance et à leur renouvellement, et les modalités de mise à disposition des fonds et de justification de fonds par les partenaires. 17. La mission réitère ses recommandations d assurer une capacité au sein de l UCP pour la production des documents opérationnels de base de qualité allégeant les besoins de revue et de mobilisation d expertise. La mission réitère à nouveau ses recommandations de mettre en place (i) les procédures de mise à disposition des fonds pour les partenaires ; et (ii) les modalités de supervision des partenaires qui devraient servir de base au renouvellement des contrats de performance annuels des partenaires. 18. Concernant le partenariat avec le MINADER/MINEPIA, la mission note que durant la période sous revue, le PADMIR a organisé des sessions de formation des superviseurs de secteur au montage de microprojets, développé des fiches de référence technico-économique sur les principales filières, et organisé des formations à l attention des agents de crédit sur le montage de microprojets. Le PADMIR a également appuyé la réalisation par les superviseurs de secteur et les EMF de séances d information au profit des exploitants agricoles sur l offre de crédit à moyen terme et de diagnostics sommaires sur les intentions de demandes de financement à moyen terme des exploitants agricoles, la réalisation par le Service de Crédit Rural de deux missions de suivi de la mise en œuvre des activités par le Service de Vulgarisation Agricole et le Service du Registre des COOP/GIC et de séances d information sur l offre de crédits des EMF au profit des agents de terrain. La mise à disposition des primes aux superviseurs de secteur s est faite partiellement en raison des difficultés rencontrées par l UCP pour effectuer les virements bancaires. Les équipements prévus (motos et équipements de bureau) n ont pas pu être mis à la disposition de la DOPA et de la DESC. 19. Les quelques activités préliminaires menées par l UCP dans la perspective de la mise en place du fonds de financement nécessite un recadrage méthodologique. Comme relevé lors de la précédente supervision, la mission note 3

8 que le processus d identification et le montage des dossiers de demande de crédit du projet place les agents de suivi locaux dans la préparation de dossiers de demande de crédit aux EMF dans un rôle d intermédiaire entre les producteurs et les EMF. Selon les pratiques du secteur et tel que prévu dans les conventions de partenariat, les SS devraient avoir un rôle d accompagnement de l exploitant et de conseil auprès des EMF à la demande. Les dossiers de crédit sont montés par les EMF selon leur méthodologie sur la base d échanges directs avec les exploitants agricoles et en effectuant les vérifications nécessaires car la relation directe entre les clients et les EMF est une condition essentielle pour le bon remboursement des crédits. En outre, les diagnostics sommaires d intention de demande de financement sont intervenus avant la sélection des caisses de base qui seront concernées par le fonds de financement à moyen terme, ce qui présente le risque de non prise en compte des perspectives réelles de financement par les EMF. La mission a aussi constaté qu un accent particulier était mis sur le financement de la production agricole alors que le fonds de financement vise plus particulièrement le financement des équipements de production le long de la chaîne de valeur. 20. La mission recommande à l UCP de définir conjointement avec les EMF qui seront retenues, un programme d information des exploitants agricoles tenant compte des zones qui seront couvertes par les services de financement à moyen terme de chaque caisse et de zones prioritaires. Cette démarche devrait inclure l information des superviseurs de secteur sur la cible du fonds de financement, qui n est pas limitée à la production mais priorise plutôt les investissements le long de la chaîne de valeur (stockage, transformation, commercialisation). 21. La mission recommande de revoir le processus d appui aux producteurs pour repositionner les superviseurs de secteur dans le processus de montage de dossiers de demande de financement. Il est également recommandé de ne pas centrer le rôle des SS sur le fonds de financement mais de maintenir leur rôle d encadrement technique des exploitants agricoles. Enfin, il est recommandé que les diagnostics sur les intentions des exploitants agricoles en termes de demandes de financement à moyen terme soient basés sur une information des groupes cibles sur les modalités des financements à moyen terme à définir par le projet. 22. En ce qui concerne le partenariat avec la DDLC (Service des Coop/GIC), les activités réalisées portent sur l appui/conseil à 60 GIC et coopératives sur 100 prévus pour leur mise en conformité avec la réglementation, et leur reconnaissance officielle. La base de données des Coop/GIC n étant pas pleinement opérationnelle, les rapports analytiques trimestriels sur les COOP/GIC n ont pu être produits dans le contrat de performance La mission note qu une base de données des COOP/GIC a été mise en place par le service en charge de l observatoire des OP du MINADER (OOP/SDOPAC). Ces informations de base sur les COOP/GIC devraient être exploitées par le projet pour la mise en place rapide de la base de données des Coop/GIC. Par ailleurs, la mission attire l attention de l UCP sur les duplications de ses appuis auprès des COOP/GIC via les actions des superviseurs de secteur et des agents COOP/GIC. 23. Sur la base des constats d exécution, la mission recommande à l UCP de revoir la répartition des actions d appui entre les agents de terrain des COOP/GIC et les superviseurs de secteur pour éviter les chevauchements. La mission recommande également la capitalisation des informations disponibles sur les COOP/GIC dans la base de données de l observatoire des OP. 24. Concernant l appui à l ANEMCAM. La mission note que les activités d appui à l NAMECAM programmées au titre de 2012 restent en cours. Elles portent sur l amendement des statuts et du règlement intérieur de l ANEMCAM et élaboration de son code de déontologie ; l élaboration d un Plan d actions prioritaires et d un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable ; la mise en place d un système informatisé de gestion; l élaboration de la situation du patrimoine par un consultant ; l organisation de séances d information/ sensibilisation auprès des EMF dans les régions; la mise à disposition d équipements; et le recrutement d un comptable. 25. La mission recommande à l UCP de mettre à la disposition de l ANEMCAM la subvention prévue pour financer l assistance comptable, et de finaliser les activités susmentionnées. 26. S agissant du partenariat avec le MINFI et à la CNMF. La mission note que la plupart des activités prévues au PTBA 2012 n ont pas été réalisées. Le PADMIR a réalisé 1 séance de sensibilisation sur les textes réglementaires sur 4 prévues, touchant 14 caisses sur 167 prévues. Les travaux d amélioration des fonctionnalités du site web sont à un stade préliminaire et les notes de conjoncture n ont pas été produites. Dans le cadre du Comité National de la Microfinance et du protocole d accord tripartite (PADMIR, PNUD et MINFI) signé pour l appui à l élaboration de la stratégie nationale de microfinance, un atelier de lancement des travaux d élaboration de la SNMF a été organisé. La mission note avec satisfaction qu un projet de stratégie nationale devrait être disponible courant premier semestre

9 Actions convenues Responsables Date limite 1. Assurer une capacité au sein de l UCP pour la production des documents opérationnels de base de qualité allégeant les besoins de revue et de mobilisation d expertise (Rappel) 2. Mettre en place sans délais les modalités de supervision des partenaires qui devraient servir de base au renouvellement des contrats de performance annuels des partenaires 3. Mettre en place les procédures de mise à disposition et de justification des fonds par les partenaires 4. Définir conjointement avec les EMF un programme d information des exploitants agricoles tenant compte des zones qui seront couvertes par les services de financement à moyen terme 5. Repositionner les superviseurs de secteur dans le processus de montage de dossiers de demande de financement 6. Baser les diagnostics sur les intentions des exploitants agricoles en termes de demandes de financement à moyen terme sur une information des groupes cibles sur les modalités des financements à moyen terme 7. Revoir la répartition des actions d appui du projet par les agents de terrain des COOP/GIC et les superviseurs de secteur pour éviter les chevauchements 8. Capitaliser les informations disponibles sur les COOP/GIC de la base de données de l observatoire des OP 9. Mettre à la disposition de l ANEMCAM la subvention prévue pour financer l assistance comptable et finaliser les activités prévues au titre de 2012 MINADER Coordonnateur Coordonnateur Responsables national & regional Microfinance Responsables national & regional Microfinance Responsables national & regional Microfinance Responsables national & regional Microfinance Responsables national & regional Microfinance Coordonnateur/ Responsables national & regional Microfinance Juin 2013 Juin 2013 Juin 2013 Composante 2 : Accès aux services financiers ruraux 27. La composante 2 a pour objectif général de permettre l accès pérenne des populations rurales à faibles revenus, en particulier les femmes et les jeunes, à des services et produits financiers durables, diversifiés et innovants adaptés à leurs besoins et capacités. Les objectifs spécifiques de cette composante visent: (i) le renforcement des réseaux et établissements de microfinance existants opérant en milieu rural dans la zone du projet ; (ii) l extension des réseaux existants dans les zones rurales en appuyant la création de nouvelles caisses/points de services afin d accroître le taux de pénétration de la microfinance; et (iii) le développement de services financiers adaptés et de mécanismes ou produits novateurs pour les cibles rurales répondant à leurs besoins et capacités. Cette composante concentre les activités clés du projet et représente 72% du financement du FIDA. Au titre de 2012, les principales activités programmées par l UCP portent sur le renforcement des capacités des EMF en développement (ressources humaines, de gestion et matérielles) au travers de contrats de performance signé sur la base d indicateurs de référence du secteur pour chaque EMF qui font l objet de revue annuelle comme base pour la poursuite des appuis, et la réalisation des audits comptables et financiers et organisationnel des réseaux en construction. Pour les réseaux en construction, il est prévu que le projet réalise ces audits pour 5 réseaux afin d établir la situation financière, du portefeuille de crédits et de fonds propres et les perspectives de viabilité au démarrage des appuis aux réseaux en construction devant déboucher sur un plan d actions court terme (1 an) afin de permettre au réseau sélectionné d engager les réformes urgentes permettant de s engager dans un plan de développement à plus long terme selon les résultats obtenus par ce dernier. Sous-composante 2.1 : Appui aux réseaux/emf en développement 28. S agissant de l appui du PADMIR aux EMF en développement, la mission rappelle à l UCP qu il porte à la fois sur (i) des appuis pour leur consolidation visant le renforcement de leur professionnalisation au niveau de la structure faîtière et au niveau de leurs caisses en milieu rural ; (ii) des appuis pour leur extension en zone rurale par la création de caisses et de points de service. Au vu des ressources disponibles, le budget du projet prévoit que 6 réseaux/emf en développement seraient concernés par les appuis dans le cadre d un contrat de performance. Les réseaux/emf en développement qui 5

10 devraient être ciblés par le projet sont ceux ayant atteint un certain degré de maturité et affichant de perspectives claires de viabilité. 29. Dans le cadre de l exécution, la mission note avec forte préoccupation qu au cours de 2012, l UCP a étendu l appui du PADMIR à 4 réseaux et à 14 EMF indépendants, portant le nombre de réseaux/emf appuyés par le projet à 18. L UCP a durant la période sous revue multiplié par 3 le nombre de cibles du projet : Certains EMF retenus par le PADMIR sont de petite taille avec une présence très limitée en milieu rural, et présentent une situation fragile caractérisée par un niveau de performance peu satisfaisant. Ils ne répondent dès lors pas aux critères de base de ciblage du PADMIR qui est l atteinte d un certain degré de maturité et des perspectives claires de viabilité. La portée des appuis est limitée avec de faibles perspectives de durabilité : les appuis du PADMIR en termes de renforcement de capacités et d équipements sont sans rapport avec les prévisions et ne permettent pas d envisager un renforcement pérenne de ces EMF au terme du projet au vu de la démarche peu structurée, et de la faiblesse des appuis et des ressources disponibles. 30. La mission attire l attention de l UCP sur le fait que cette approche de dispersion extrême des appuis et des ressources du PADMIR pose un risque majeur en termes de perspectives de résultats et d impact du PADMIR si les dispositions correctives ne sont pas menées. La prise en compte d un nombre excessif d EMF par rapport aux ressources disponibles, par ailleurs peu représentés en milieu rural et peu performants ne correspond pas une démarche pérenne de développement. Cette situation pose le risque la non-atteinte des objectifs visés par le PADMIR en termes d accroissement durable de l accès des populations rurales à des services financiers de qualité. 31. Pour la période sous revue, les activités appuyées par le PADMIR portent principalement sur : l organisation de formations au niveau des faîtières et des caisses de base, l élaboration de manuels de procédures, le démarrage des activités relatives à la mise en place de logiciel de gestion, l élaboration de plans de développement (en cours). La majorité des équipements est en cours d acquisition ; les projets de construction n ont pas été réalisés suite au retard dans la mise à disposition de fonds. Dans l ensemble, l UCP accuse un retard important de mise en œuvre des appuis aux réseaux en développement. Au cours de 2012, les appuis prévus pour les réseaux en développement n ont démarré qu au dernier trimestre de l année, en raison de l absence de procédures pour le financement des activités. L UCP a demandé aux EMF de préfinancer des activités prévues avec l appui du PADMIR. Cette situation a un impact sur l exécution et la qualité des appuis programmés, ainsi que sur les décaissements. Certains EMF, notamment CamCULL, ont adopté pour stratégie de réduire le nombre de participants aux sessions de formation pour alléger leur contribution. Cette démarche porte atteinte à la qualité des résultats escomptés et pose également la question de remboursement des préfinancements des partenaires par le PADMIR sans que des modalités d utilisation et de justification n aient été préalablement convenues. 32. La mission recommande à l UCP de recentrer ses appuis sur le nombre prévu de réseaux/ EMF indépendants par rapport aux ressources disponibles, et présentant de solides perspectives de développement en milieu rural. La mission rappelle dans ce cadre que la signature des conventions et des contrats de plus de USD est soumis à l avis préalable du FIDA. 33. La mission note également que c est au cours de cette 3 ème année de mise en œuvre, que l UCP a pu établir les situations de référence des caisses et réseaux en développement partenaires du PADMIR. À nouveau la mission réitère que ces informations de base et leur suivi périodique sont essentiels pour suivre les effets des appuis du PADMIR sur la performance des EMFs et disposer nécessairement d une base d évaluation pour le renouvellement annuel des contrats de performance. De même que pour les partenaires institutionnels, l UCP a élaboré des outils de suivi budgétaire et le suivi de l exécution des activités. Cependant, les modalités professionnelles de supervision des EMF partenaires servant de base aux contrats de performance et à leur renouvellement ne sont pas définies. Enfin, la mission note que l UCP a recruté des consultants pour accompagner ses principaux partenaires, mais les délais d intervention très courts et le cahier des charges des consultants peu explicites n ont pas permis de maximiser l atteinte des résultats. Il n est pas par exemple pertinent que des consultants soient recrutés pour assister au déroulement de la totalité d une formation pour confirmer qu elle a eu lieu. Les dispositions de supervision technique et financière des activités des partenaires si elles étaient en place devraient permettre de confirmer la bonne exécution des activités programmées et les résultats atteints. 34. La mission réitère sa recommandation de mettre en place les modalités de supervision des Réseaux/EMF partenaires qui devraient servir de base au renouvellement des contrats de performance annuels des partenaires. La mission réitère également sa recommandation de mettre en place les procédures de mise à disposition et de justification des fonds par les partenaires. Afin de maintenir la crédibilité du projet, la mission recommande à l UCP de soumettre sans 6

11 délais une requête au FIDA présentant le processus de préfinancement engagé afin de confirmer si ces dépenses des partenaires sont éligibles au remboursement sur le compte du prêt, et le cas échéant les pièces justificatives requises par le FIDA pour considération. Sous-composante 2.2 : Appui aux réseaux en construction 35. Au cours de 2012, le PADMIR a programmé les audits comptables et financiers, et organisationnels afin d établir les perspectives de viabilité et retenir le réseau à accompagner en termes de développement. La mission relève que l UCP accuse également un retard important dans l exécution de cette sous composante relative à l accompagnement des EMF en construction. En 2012, l UCP a pu assurer la réalisation des audits comptables, financiers et organisationnels auprès de trois réseaux avec l élaboration de plans d actions à court terme. Deux réseaux (UCEC et CMEC Binum Tontine) ont été retenus par le projet pour un accompagnement à court et moyen terme. 36. Dans ce cadre également, la mission rappelle également à l UCP, les objectifs du PADMIR : «Compte tenu de ses moyens limités, le projet ne pourra s engager que dans l accompagnement d un seul réseau en appuyant la mise en œuvre de son plan d action à court terme et dans un deuxième temps, selon les résultats obtenus et l engagement effectif du réseau, l élaboration et la mise en œuvre d un plan de développement à moyen-terme ; Les réseaux non-sélectionnés disposeront alors d évaluations qui leur permettront de prendre contact avec d autres partenaires au développement afin de bénéficier d un accompagnement». L objectif du PADMIR est dès lors d accompagner la mise en œuvre du plans d actions à court terme du réseau présentant les perspectives les plus intéressantes, et d appuyer la mise ne œuvre de son plan de développement à moyen terme sur une période d environ 4 années qui permettrait au réseau de se développer de manière professionnelle dans une perspective claire de viabilité en offrant des services adaptés aux populations rurales au travers de ses caisses et points de services. 37. De manière spécifique, la mission attire l attention de l UCP sur le fait que les réseaux proposés ne disposent pas de l agrément du MINFI. Les activités d appui devraient dès lors intégrer l accompagnement pour l obtention de l agrément dans une perspective de pérennisation. La mission relève également que les audits n ont pas pris en compte les aspects liés à la structuration des réseaux qui sont pourtant essentiel pour apprécier les perspectives de viabilité des réseaux. Par ailleurs, les plans d actions à court terme intègrent des actions qui relèvent d actions de développement qui devront se retrouver dans le plan de développement à élaborer pour le réseau offrant les perspectives les plus intéressantes. 38. Afin de prévenir les risques de saupoudrage déjà constaté pour l appui aux réseaux/emf en développement, la mission recommande à l UCP d évaluer les conditions de faisabilité (estimation technique et financière) de l accompagnement de deux réseaux dans leur plan d actions à court terme et de développement à moyen terme sur la base des ressources disponibles pour considération par le FIDA. Dans l intérim, les appuis au réseau présentant les perspectives les plus intéressantes pour l exécution de son plan d actions à court terme devraient démarrer sans délais. Une attention spécifique devrait être portée par l UCP à l accompagnement à l obtention de l agrément avec un appui du MINFI partenaire au projet. La mission recommande également à l UCP d assurer que l appui à élaboration d un plan de développement de ce réseau intègre les questions de la structuration. 39. Enfin, la mission attire également l attention de l UCP sur le retard enregistré dans le démarrage des activités d appui aux réseaux en construction. La réalisation des audits comptables, financiers et organisationnels, la sélection du réseau qui fera l objet d accompagnement par le PADMIR auraient dû être menées au cours de la 1 ère année d exécution. Au terme de la 2 ème année d exécution, l exécution du plan d actions à court terme, le démarrage sur cette base du plan de développement à moyen terme, et la mobilisation d un opérateur pour accompagner le réseau dans sa reconfiguration auraient dû être complétés. Les retards enregistrés par le PADMIR dans le démarrage des appuis aux réseaux en construction contribuent au faible niveau d exécution de la composante et du projet. Ils réduisent également les délais d accompagnement du réseau par le PADMIR posant un risque pour l atteinte des résultats poursuivis et la pérennisation des acquis en fin de projet. 40. La mission recommande aussi à l UCP de mener l identification d un opérateur disposant des capacités techniques requises pour l accompagnement professionnel du réseau en construction. Sous-composante 2.3 : Développement de nouveaux produits et innovation 41. La mission constate que l UCP accuse un retard important dans la mise en œuvre des activités: (i) les ateliers de concertation entre les EMF et les fournisseurs de nouvelles technologies n ont pas été réalisés ; (ii) le projet a réalisé une seule étude de faisabilité sur 5 prévues dans le cadre de l introduction de nouveaux produits et l utilisation de nouvelles 7

12 technologies ; (iii) les activités relatives au financement agricole ont essentiellement portées sur la mise à disposition d équipements pour l unité de financement agricole au sein de CamCULL dans le cadre d Agrifin, tandis que les formations et l élaboration de supports pour le financement agricole viennent de démarrer. 42. Concernant le fonds de financement à moyen terme prévu pour un montant de 765 millions de FCFA représentant plus de 50% du budget de la composante 2 inscrit au PTBA 2012, la mission note que le FIDA a confirmé depuis octobre 2012, l approbation par son Conseil d administration de la requête du gouvernement sur le fonds additionnel du PADMIR. Toutefois, la mission relève que le MINADER n a pas mis en œuvre les mesures convenues avec le siège du FIDA pour la mise à disposition de ces fonds supplémentaires. Le PADMIR est classé potentiellement à risque au niveau de l Organisation au vu de la faiblesse de son exécution technique et financière. Dans ce cadre, le FIDA a recommandé au MINADER de faire un bilan de l exécution; et de procéder à une l évaluation indépendante du personnel comme pré-requis pour procéder à la mise à disposition de ces fonds supplémentaires en vue d assurer une capacité de gestion améliorée pour l exécution du PADMIR. 43. Sur le plan opérationnel, la mission attire l attention sur le fait que les conditions des crédits de moyen terme proposées par MINADER -ne pas excéder un taux de sortie de 9% ; fixer celui du fonds de financement à 2%, et une contribution des EMF de 20 à 40% selon la zone d intervention et leur catégorie- ne répondent pas aux conditions actuelles du marché et échanges avec les EMF : (i) un taux de sortie de 2% pour le fonds de financement rendrait difficile la couverture des charges de fonctionnement du gestionnaire du fonds et la couverture du risque ; (ii) l offre de crédit d investissement de moyen terme des EMF n est pas définie avec précision et l analyse des conditions de sa viabilité n est pas réalisée pour permettre de se prononcer sur les taux de sortie ; (iii) les EMF n ont pas mené une analyse de la demande de crédit pour des investissements le long des chaines de valeurs pour une offre adaptée; (iv) les activités de facilitation de l accès des EMF aux refinancements des banques n ont pas été mises en œuvre. En outre, la mission a constaté que la GIZ et l AFD dans le cadre de leurs projets respectifs ont des activités d encadrement ou de financement des exploitants agricoles qui correspondent aux cibles du projet. L UCP devrait capitaliser cette expérience pour la mise en place du fonds de financement du PADMIR. 44. La mission recommande à l UCP d appuyer les EMF partenaires dans l analyse de la demande de leurs clients pour des besoins d investissement à moyen terme le long des chaines de valeurs et leur offre de produits de crédits y compris la structure de leur taux d intérêt intégrant la couverture du risque. Sur la base des résultats de l analyse de la demande des clients et l offre des produits de crédit effectué ci-dessus, arrêter la fourchette des taux d intérêt de sortie des EMF et de manière logique celle du fonds de financement. 45. La mission recommande également à l UCP d anticiper les modalités et procédures de fonctionnement du fonds de financement en particulier de décaissement des fonds aux EMF qui seront ensuite partagées avec le gestionnaire du fonds (référence annexe). Dans ce cadre, la mission recommande à l UCP de capitaliser l expérience de l AFD et la GIZ et d identifier les opportunités de partenariat dans la mise en place du fonds de financement. Actions convenues Responsables Date limite 10. Recentrer les appuis sur le nombre prévu de réseaux/ EMF indépendants par rapport aux ressources disponibles Coordonnateur /Responsable national et régional Microfinance 11. Mettre en place les modalités de supervision des Réseaux/EMF partenaires qui devraient servir de base au renouvellement des contrats de performance annuels des partenaires. 12. Mettre en place les procédures de mise à disposition et de justification des fonds par les partenaires 13. Soumettre une requête au FIDA présentant le processus de préfinancement engagé par le projet afin de confirmer si ces dépenses des partenaires sont éligibles au remboursement sur le compte du prêt, et le cas échéant les pièces justificatives pour considération 14. Évaluer les conditions de faisabilité (estimation technique et financière) de l accompagnement de deux réseaux dans leur plan d actions à court terme et de développement à moyen terme sur la base des ressources disponibles pour considération par le FIDA. Dans l intérim, les appuis au réseau présentant les perspectives les Responsable national et régional Microfinance RAF / Responsable national et régional Microfinance Coordonnateur/RAF Responsables national et régional microfinance Mai

13 Actions convenues Responsables Date limite plus intéressantes pour l exécution de son plan d actions à court terme devraient démarrer 15. Porter une attention spécifique à l accompagnement à l obtention de l agrément avec un appui du MINFI partenaire au projet 16. Assurer que l appui à élaboration d un plan de développement au réseau en construction intègre les questions de la structuration 17. Mener l identification d un opérateur disposant des capacités techniques requises pour l accompagnement professionnel du réseau en construction 18. Appuyer les EMF partenaires dans l analyse de la demande de leurs clients pour des besoins d investissement à moyen terme le long des chaines de valeurs et leur offre de produits de crédits y compris la structure de leur taux d intérêt intégrant la couverture du risque 19. Arrêter la fourchette des taux d intérêt de sortie des EMF et de manière logique celle du fonds de financement Responsables national et régional microfinance Responsables national et régional microfinance Coordonateur/Responsables national et régional microfinance Responsables national et régional microfinance Responsables national et régional microfinance 20. Anticiper les modalités de fonctionnement du fonds de financement Responsables national et régional microfinance 21. Capitaliser l expérience de l AFD et la GIZ et les opportunités de partenariat dans le cadre de la mise en place du fonds de financement Responsables national et régional microfinance Mai 2013 Juin 2013 Juin 2013 Mai 2013 Juin 2013 D. Avancement de l'exécution du PADMIR 46. Gestion du projet. Le PADMIR intervient dans le domaine spécialisé de la microfinance. Il est prévu que la gestion du projet soit assurée sur une équipe de cadres spécialisés dans le domaine pour assurer le pilotage des activités en appui aux professionnels du secteur de la microfinance. Dans ce cadre, les précédentes missions de supervision avaient mis en exergue le faible niveau de résultats enregistrés par le projet à date et de son approche d exécution, liée principalement aux difficultés de l UCP à mettre en œuvre une méthodologie et des modalités d intervention conformes aux pratiques du secteur. Le FIDA avait conditionné le déblocage effectif des fonds additionnels nécessaires à la mise en place du fonds de financement du PADMIR à la conduite d une évaluation indépendante des cadres du PADMIR, sous la supervision du MINADER afin de prendre les dispositions nécessaires pour une capacité de gestion améliorée pour l exécution du PADMIR. En effet le FIDA indiquait que la requête de financement avait été soumise à son conseil d administration nonnonobstant la performance du PADMIR classé potentiellement à risque au niveau de l Organisation au vu de la faiblesse de son exécution technique et financière, sur la base des mesures annoncées par le MINADER pour améliorer la gestion du projet. Dans ce cadre, le FIDA recommandait au MINADER de lui communiquer un bilan de l exécution du PTBA 2012 ; et de procéder à une évaluation indépendante du personnel comme pré-requis pour procéder à l amendement de l accord de financement du projet en vue de signature par les parties, pour refléter ces fonds supplémentaires et intégrant une capacité de gestion améliorée pour l exécution du PADMIR. La mission relève que le MINADER n a pas mis en œuvre les mesures convenues avec le siège du FIDA pour la mise à disposition des fonds supplémentaires. Au vu des principaux constats de la mission, la mission réitère que des problèmes importants de méthode et de modalités d intervention persistent au niveau de l UCP. 47. Durant la période sous revue, une nouvelle assistance technique permanente du projet a été recrutée et l assistant technique (ATI) résident a pris fonction auprès du PADMIR le 5 novembre 2012 pour une période probatoire de 6 mois. Au cours du premier mois d activité, outre la prise de connaissance du projet et les prises de contact avec les partenaires du PADMIR, l ATI a travaillé en priorité sur la révision des TDR du gestionnaire de fonds et le manuel des mécanismes de procédures de décaissement de fonds. 48. La mission recommande au MINADER de conduire l évaluation indépendante des performances des cadres du projet sans retard supplémentaire comme base pour renforcer les capacités de gestion du PADMIR, et créer les conditions pour la mise en place du dispositif de financement de crédits à moyen terme en faveur des producteurs. 9

14 49. La performance de l ATI du cabinet retenu à cet effet devrait faire l objet d évaluation au terme de 6 mois de prestation par le coordonnateur comme préalable à la prolongation de son contrat. La mission recommande que comme prévu, l évaluation de l ATI soit basée sur les indicateurs suivants : (i) la production du PTBA 2013 dans les délais et normes de qualité requis ; (ii) le recrutement du gestionnaire du fonds de financement et la finalisation de ses modalités de gestion; (iii) l évaluation des contrats de performances 2012 des partenaires ; (iv) la signature des contrats de performance 2013 dans les délais et selon les normes de qualité requises, y compris pour les réseaux en construction, ainsi que leur exécution conformément au calendrier arrêté ; (v) l accompagnement des EMF dans le développement de nouveaux produits. 50. Suivi-évaluation. La mission note avec satisfaction que durant la période sous revue, l UCP a développé des outils pour assurer le suivi de l exécution des activités dans le cadre des contrats de performances signé avec les partenaires, de l exécution budgétaire et du suivi des résultats. Les résultats obtenus par le suivi-évaluation au cours de la période sous revue sont : (i) les données de référence ont pu être collectées pour les 122 caisses de base appartenant à quatre réseaux d EMF en développement partenaires ; (ii) trois EMF témoins ont été identifiés et les informations de référence recueillies tandis que deux EMF additionnelles dans le nord restent encore à intégrer dans le système ; (iii) des tableaux de bord de suivi des résultats sont disponibles et intègrent les indicateurs du cadre logique ainsi que des indicateurs complémentaires relatifs à chaque contrat de performance ; (iv) une planification semestrielle et les plans pluriannuels sont réalisées permettant un meilleur suivi budgétaire ; (v) un état de mise en œuvre du PTBA actualisé est produit toutes les deux semaines et partagé avec les différents responsable du projet. La mission note que le PADMIR a mobilisé des consultants pour suivre les activités des partenaires et collecter les informations sur leurs résultats. Cette pratique ad hoc ne saurait suppléer à la nécessité pour le PADMIR de mettre en place des modalités de supervision des activités, basées sur des rapports d activités des partenaires, et des revues professionnelles périodiques pour évaluer l état d exécution, les résultats atteints et proposer des ajustements si requis. 51. La mission réitère sa recommandation à l UCP de mettre en place des modalités professionnelles et objectives de supervision de ses partenaires. Afin d améliorer l exploitation des informations disponibles pour un suivi des indicateurs de résultats globaux du projet et assurer la supervision des activités menées par les partenaires, la mission recommande de mettre à jour les indicateurs de référence du projet pour prendre en compte la situation initiale des caisses. 52. La mission note que l UCP prépare en collaboration avec la Direction des Enquêtes et Statistiques Agricoles du MINADER, la réalisation d une étude qualitative complémentaire à l enquête SIGRI pour évaluer la situation de référence de certains indicateurs (niveau de revenus, accès aux services financiers, adaptation des services aux besoins, perception des services offerts par les caisses etc.). La mission note avec satisfaction cette initiative, qui devrait servir de base permettant de mesurer l impact des actions du PADMIR sur les bénéficiaires finaux. Par ailleurs, une enquête de satisfaction auprès des membres de l ANEMCAM est aussi en cours. 53. Genre. Le PADMIR a développé une stratégie pour la prise en compte du genre dans ses activités. Elle prévoit dans les contrats de performance signés avec les EMF le suivi spécifique des indicateurs liés au genre. 54. Afin d atteindre et documenter ces résultats dans le domaine du genre, la mission recommande que cette stratégie soit opérationnalisée pour prendre en compte les conditions et attentes spécifiques des jeunes et des femmes dans les activités du projet. 55. Centrage sur la pauvreté. La mission relève que suite au retard dans la mise en place des activités de renforcement des populations cibles aux services financiers, le PADMIR n a pas encore pu toucher les producteurs. 56. Effectivité du ciblage. Les EMF partenaires du PADMIR sont essentiellement celles intervenant en milieu rural. De manière effective le PADMIR a noué des partenariats avec 4 réseaux d EMF en développement pour lesquelles les groupes cibles du projet sont les principaux membres. 57. Gestion des savoirs. Le système de suivi-évaluation est en place. Le niveau actuel des résultats du PADMIR ne permet pas la capitalisation de résultats et de savoirs. 58. Partenariat. Le dispositif d intervention du PADMIR est basé sur un partenariat avec les principaux acteurs impliqués dans le secteur de la microfinance à savoir : (i) le MINADER/MINEPIA à travers la mise à disposition des agents chargés de superviser l encadrement des producteurs ; les agents des COOP/GIC et le Service du Crédit Rural ; (ii) l ANEMCAM pour l amélioration du cadre déontologique et professionnel d exercice des activités de la microfinance ; (iii) le MINFI en ce qui concerne l amélioration et la vulgarisation des textes réglementaires la diffusion des informations générales 10

15 sur le secteur de la microfinance, (iv) le Comité National de la Microfinance (CNMF) et le PNUD en ce qui concerne l élaboration de la stratégie nationale de microfinance ; les EMF partenaires dans leur rôle de bénéficiaires direct des actions du PADMIR et de structures de financement pour répondre aux besoins des producteurs ruraux, cibles finale du PADMIR. Actions convenues Responsables Date limite 22. Conduire l évaluation indépendante des performances des cadres du projet MINADER 30 mars Mener l évaluation de l ATI au terme de 6 mois de prestations Coordonnateur Au moins 2 semaines avant fin période probatoire 24. Mettre en place des modalités professionnelles de supervision des partenaires 25. Mettre à jour les indicateurs de référence du projet pour prendre en compte la situation initiale des caisses 26. Opérationnaliser la stratégie genre pour prendre en compte les conditions et attentes spécifiques des jeunes et des femmes dans les activités du projet Coordonateur/Responsables national et régional microfinance Responsables national et régional microfinance et RSE Responsables national et régional microfinance Avril 2013 E. Aspects fiduciaires 59. Gestion financière : Situation de la trésorerie et gestion du compte spécial. La mission note que pendant la période sous revue, 5 DRF ont été élaborées pour un montant global de FCFA 478 millions (UDS ). Toutefois, les fonds mobilisés au cours de la période n ont pas été suffisants pour couvrir les engagements du PADMIR et financer les activités programmées. Le Projet a eu recours à des préfinancements et des dépenses à crédit. A date, les montants des préfinancements et les dettes aux fournisseurs du PADMIR s élève à FCFA 159,38 millions (USD ) représentant 44% de l avance en compte spécial et se répartie comme suit: (i) Préfinancement des activités des partenaires par les fonds de contrepartie de FCFA 45,9 millions (USD ) ; (ii) Préfinancement direct des partenaires sur les fonds propres de FCA 68,9 Millions (USD ) ; (iii) Dettes fournisseurs de FCFA 44,5 millions (USD ) 60. Comme mentionné ci-dessus, la mission recommande à l UCP de soumettre une requête au FIDA présentant le processus de préfinancement engagé par le projet afin de confirmer si ces dépenses des partenaires sont éligibles au remboursement sur le compte du prêt, et le cas échéant les pièces justificatives requises par le FIDA pour considération 61. Sur la base des engagements financiers à régulariser et des prévisions du PTBA 2013, le PADMIR a élaboré au cours de la mission un plan de financement pour 2013 permettant de déterminer le montant de l augmentation de l avance en Compte spécial. Sur la base de ces informations financières, la mission a estimé à FCFA 141 millions (USD ) le montant de l augmentation de l avance en Compte spécial pour assurer un financement des activités du PADMIR dans les conditions normales d exécution du Projet soit la tenue régulière de la comptabilité et l émission des DRF dans les délais requis. 62. La mission recommande à l UCP de soumettre une demande d augmentation de l avance en compte spécial au FIDA. 63. États Certifiés de Dépenses (ECD). La mission a procédé à la revue d un échantillon des dépenses sur ECD. Les constats sont les suivants : (i) absence de pièces justificatives dans les dossiers (bon de commande, facture, preuve de règlement) ; (ii) absence d informations suffisantes sur l objet des dépenses afin d apprécier leur éligibilité ; (iii) libellés des opérations imprécis ; (iv) Paiement des frais de mission non éligibles au financement du Prêt. Le rapprochement du Compte spécial du Prêt établit par le Projet au 30 novembre 2012 fait apparaitre des dépenses non éligibles de FCFA 7,37 millions (USD ). La mission recommande le remboursement de ces dépenses sur le compte spécial. 11

16 64. Gestion comptable. La mission réitère les constat de la précédente mission de supervision à savoir : (i) les livres de banque ne sont pas mis en place pour le suivi des opérations bancaires entrainant l émission des chèques sans provision ; (ii) les états de rapprochement bancaire ne sont pas régulièrement faits ; (iii) les procédures d imputation, de validation, de saisie et de contrôle des pièces justificatives ne sont pas menées quotidiennement; (iv) les justificatifs des partenaires ne sont pas traités et comptabilisés dans les délais requis, les contributions des bénéficiaires ne sont pas comptabilisées ; (v) l analyse périodique des comptes n est pas effectuée. 65. La mission observe que cette situation est due à une faible organisation du Service Administratif et Financier (SAF) malgré l appui d un cabinet spécialisé. La dernière mission de supervision avait recommandé à l UCP de redéfinir en collaboration avec le cabinet, le contenu et les modalités pratiques de son intervention (fréquence, méthode de travail, résultats attendus, rapport) en vue d assurer une valeur ajoutée à l UCP pour une gestion conforme aux normes. La mission note que le contenu de la mission du cabinet d appui reste très général avec des domaines d intervention non essentiels, notamment la passation des marchés et la gestion des ressources humaines. La mission rappelle à l UCP que la mission du cabinet est une mission de conseil sur la base des travaux préalablement réalisés par le SAF. 66. La mission recommande que le RAF prenne les mesures nécessaires pour assurer une organisation efficace du SAF permettant de mener une gestion comptable et financière régulière et conforme aux normes de gestion, et que le contrat du cabinet d appui-conseil soit renouvelé sur la base des nouveaux TDR. 67. Fonctionnalité du logiciel de gestion comptable et financière. La dernière mission de supervision avait attiré l attention de l UCP sur le fait que les états financiers générés par le logiciel sont encore déséquilibrés obligeant le Projet à élaborer ses états financiers manuellement. Elle avait recommandé à l UCP de prendre contact avec le prestataire pour que la configuration du logiciel soit ajustée pour régler la question de déséquilibre des états financiers. A date, ce problème reste entier. La mission avait aussi noté l accès logiciel était limité au RAF et au Comptable, ne permettant le partage des informations sur la situation financière du PADMIR au sein de l UCP. 68. La mission recommande: (i) l acquisition d un serveur pour loger les informations de gestion financière, (ii) assurer l accès du logiciel de gestion à l équipe de coordination en définissant les droits et niveaux d accès sur base des principes de contrôle interne, (iii) la formation du personnel à l utilisation de ce logiciel. 69. Manuel des procédures. La mission de supervision de juin 2012 avait recommandé la mise à jour du manuel des procédures de gestion administrative, comptable et financière pour tenir compte: (i) des procédures d enregistrement comptable des opérations réalisées par le Projet et des spécificités liées à la gestion des projets et programmes de développement ; (ii) du principe de la séparation des tâches offrant les garanties d un contrôle interne satisfaisant ; (iii) des responsabilités administratives et financières de la Responsable Régionale de Micro Finance dans son rôle de chef de l Antenne de Maroua et (iv) du positionnement du spécialiste en passation des marchés recruté pour l ensemble des projets FIDA dans le processus de passation des marchés. La mission note que le manuel des procédures a été révisé avec l appui du cabinet-conseil recruté par le projet. Toutefois, cette révision reste partielle. Les procédures d enregistrement comptables n y sont pas intégrées. Aussi la répartition des tâches entre les membres du SAF n est alignée sur sa structure. De même, le manuel devrait décrire, dans sa partie consacrée à la passation des marchés, les rôles et fonctions du spécialiste en passation des marchés en accord avec ces termes de références. 70. La mission recommande à l UCP de recruter un cabinet spécialisé pour mener la mise à jour du manuel des procédures de gestion administrative, comptable et financière. 71. Décaissement. A la date du 03 décembre 2012, le prêt FIDA est décaissé à hauteur de 17,86% correspondant à USD 2,29 millions. En prenant en compte les DRF et DPD en cours de traitement à la CAA et au FIDA équivalent à USD , le taux de décaissement est de 25,1%. Ce taux reste largement en deçà des 53,64% prévus au terme de l exercice La situation des décaissements par catégorie se présente comme suit : Catégories Taux Taux prévisionnels 1 Travaux de génie civil 0% 0% 2 Véhicules 32,89% 118,5% 3 Equipements et matériels 7,29% 8,1% 4 Ass. Tech.-Form.-Etudes-Prestations de services 12,70% 18,5% 5 Activités d'innovation et subventions 0,08% 0,1% 12

17 6A Coût de fonctionnement - Salaires et indemnités 33,64% 40,4% 6B Coût de fonctionnement - Entretien et fonctionnement 45,59% 55,1% 72. En tenant compte des DRF en cours de traitement à la CAA et au FIDA, le montant alloué à la catégorie 2 «Véhicule» sera en dépassement d environ18, 5%. Le faible taux des catégories 1 et 3 s explique par le fait que les activités liées aux constructions et réhabilitations des EMF et à leur équipement n ont pas démarré. Quant à la catégorie 5, son décaissement est tributaire de la mise en place du fonds de facilitation dont le processus est en cours. Le don FIDA affecté au financement de l assistance technique internationale est décaissé à hauteur 69,77% représentant USD Financement de contrepartie. L UCP indique que les contributions de l Etat versée au PADMIR se chiffrent à FCFA 456 millions y compris les contributions indirectes (droits et taxes). La dotation de 2012 d un montant de FCFA 150 millions a été mobilisée. 74. Conformité avec les dispositions de l'accord de prêt. Dans l ensemble les dispositions de l accord de financement sont mises en application. Les Comités de Concertation Provinciaux (CCP), ne sont encore créés. 75. Passation des marchés. La mission note que le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) est partiellement impliqué dans les activités passation des marchés et la répartition des tâches entre le RAF et lui ne permet pas d assurer la qualité des dossiers. Dans la situation actuelle, le RAF effectue à la fois l engagement des dépenses et les paiements. La mission constate le mélange entre directives FIDA et le code des marchés publics. De même la mission note : (i) une faible appropriation des documents types utilisés en passation de marchés par le personnel en charge de la passation des marchés ; (ii) la faible qualité des dossiers; (iii) le respect partiel des méthodes prévues dans le plan de passation des marchés ; (iv) le mauvais classement des dossiers de passation de marchés (pas de centralisation) et parfois la non disponibilité des justificatifs (copie des ANO, DAO, copie note de service instituant les différentes commissions). Enfin, la mission constate que le registre des contrats est bien tenu. 76. La mission recommande : l implication totale du SPM dans la gestion et la mise en œuvre du PPM au niveau du projet. Elle recommande également : (i)le respect des activités prévues et non objectées et de mettre à jour le PPM et le transmettre pour ANO chaque fois qu une nouvelle activité est identifiée et non objectée ; (ii) indiquer sur chaque DNO : la référence PTBA et PPM de l activité en question, sinon aviser que c est une nouvelle activité à insérer dans le PPM et, rappeler la méthode de passation non objectée dans le PPM et signaler tout besoin de changement de méthode et obtenir l avis préalable du FIDA. 77. Audit. La mission a passé en revue les mesures prises par le Projet pour la mise en œuvre des recommandations des auditeurs en matière de gestion administrative et financière. La mission relève que les recommandations liées aux faiblesses constatées notamment celles relatives aux procédures de contrôle interne ne sont pas toutes mises en œuvre. Elles concernent plus spécifiquement : (i) le classement et l archivage des dossiers administratifs et comptables, (ii) la mise œuvre des procédures de clôture périodique des comptes, (iii) la fonctionnalité du logiciel de gestion comptable et financière. 78. La mission recommande à l UCP de prendre, les mesures pour de corriger les faiblesses de la gestion administrative et financière relevées par la mission d audit des comptes. 13

18 Actions convenues Responsables Date limite 27. Soumettre une requête au FIDA présentant le processus de préfinancement engagé par le projet afin de confirmer si ces dépenses des partenaires sont éligibles au remboursement sur le compte du prêt, et le cas échéant les pièces justificatives requises par le FIDA pour considération. 28. Soumettre une demande d augmentation de l avance en compte spécial au FIDA estimée à FCFA 141 millions (USD ). 29. Procéder au remboursement sur le compte spécial des dépenses non éligibles évaluées à FCFA 7,37 millions (USD ) 30. Prenne des mesures nécessaires pour assurer une organisation efficace du SAF permettant de mener une gestion comptable et financière régulière et conforme aux normes de gestion, 31. Renouveler le contrat du cabinet d appui-conseil sur la base des nouveaux TDR 32. Assurer la pleine fonctionnalité du logiciel de gestion comptable et financière par : (i) l acquisition d un serveur pour loger les informations de gestion financière; (ii) la définition des droits et niveaux d accès au logiciel de gestion à l équipe de coordination sur la base des principes de contrôle interne, (iii) la formation du personnel à l utilisation de ce logiciel. Coordonnateur/Responsables administratif et financier Coordonnateur/Responsables administratif et financier Responsables administratif et financier. Responsables administratif et financier. Responsables administratif et financier/ Coordonnateur Responsables administratif et financier. Mai Recruter un cabinet spécialisé pour mener la mise à jour du manuel des procédures de gestion administrative, comptable et financière. 34. Contacter le Ministère des Finances pour le paiement du solde de 50 millions au titre de Mettre en place une procédure de traitement comptable des rapports financiers et pièces justificatives des partenaires permettant de disposer des informations requises sur leur contribution. 36. En matière de passation des marchés : (i) assurer l implication totale du SPM dans la gestion et la mise en œuvre du PPM au niveau du projet ; (ii) Respecter les activités prévues et non objectées, mettre à jour le PPM et le transmettre pour ANO chaque fois qu une nouvelle activité est identifiée, et non objectée; (iii) indiquer sur chaque DNO : la référence PTBA et PPM de l activité en question, sinon aviser que c est une nouvelle activité à insérer dans le PPM et, rappeler la méthode de passation non objectée dans le PPM et signaler tout besoin de changement de méthode et obtenir l avis préalable du FIDA. 37. Prendre des mesures pour de corriger les faiblesses de la gestion administrative et financière relevées par la mission d audit des comptes. Responsables administratif et financier. Coordonnateur Responsables administratif et financier. Responsables administratif et financier / spécialiste en passation des marchés. Responsables administratif et financier / Coordonnateur. Mai

19 F. Durabilité 79. Comme indiqué plus haut, l importante dispersion des appuis et des ressources du PADMIR pose un risque important en termes de perspectives de résultats et d impact du projet si les dispositions correctives ne sont pas menées. La prise en compte d un nombre excessif d EMF par rapport aux ressources disponibles, par ailleurs peu représentés en milieu rural et peu performants ne correspond pas une démarche pérenne de développement. Les retards accusés par l UCP dans la mise en œuvre du PADMIR raccourcissent la période d appui du projet pour soutenir les réseaux/emf et les groupes cibles vers des résultats pérennes en termes d amélioration durable de l accès des populations cibles à des services financiers adaptés. G. Autres aspects 80. Impact : Au cours de sa 3ème année de mise en œuvre, que l UCP a pu établir les situations de référence des caisses et réseaux en développement partenaires du PADMIR pour (i) suivre les effets des appuis du PADMIR sur la performance des EMFs ; et (ii) disposer d une base d évaluation pour le renouvellement annuel des contrats de performance. H. Conclusion 81. Le taux de décaissement du prêt FIDA pour le financement du PADMIR au 03 décembre 2012, de 17,86% correspondant à USD 2,29 millions est en deçà des prévisions d exécution du projet. Le taux de réalisation est faible pour la principale composante du projet relative à l accès aux services financiers qui mobilise près de 80% des financements. Les missions de supervision mettent en exergue le faible niveau de résultats enregistrés par le projet à date liée principalement aux difficultés de l UCP à mettre en œuvre une méthodologie et des modalités d intervention conformes aux pratiques du secteur. La mission relève que le MINADER n a pas mis en œuvre les mesures convenues avec le siège du FIDA pour la mise à disposition des fonds supplémentaires, notamment l évaluation indépendante du personnel de l UCP du PADMIR. Le fonds de financement pour les crédits à moyen terme représente 58% du budget 2012 de la composante 2. La réussite du PADMIR repose sur la capacité de l équipe à piloter les opérations en mettant en place des méthodologies appropriées à cet effet. La mise en place des capacités et conditions techniques requises pour la gestion du fonds de financement est un enjeu majeur. 15

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