Salle des Poètes 96, boulevard Raspail Paris Tél Courriel : service.archives@ehess.fr

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1 Paris, le 18 janvier 2016 Service des archives rapidement aux différentes procédures de versement et : Salle des Poètes 96, boulevard Raspail Paris Tél Courriel : service.archives@ehess.fr Versement : élimination) ; vérifier la mise en ordre des dossiers ; classement interne est bien respecté ; conditionner les documents dans des cartons étiquetés et homologués ; remplir un bordereau de versement (en annexe) ; fixer la date de transfert des documents en liaison avec le service des archives. Dans certains cas (déménagement de locaux, restructuration ou fermeture de centre, décès, etc.), il est possible de recourir à une démarche simplifiée en remplissant un bordereau de recensement moins détaillé (également en annexe). Tout au long de ces étapes, le service des archives vous apporte son expertise et son savoir- faire. 1

2 Élimination du Code pénal. Toute élimination de documents versement. Quels documents éliminer? : doublons ; services (après vérification) ; documents envoyés au service pour information (après vérification de la non- pertinence des documents) ; documentation non annotée ; imprimés vierges. : ou scientifique à la fin de leur durée légale de conservation ; des documents portant des informations confidentielles. document réglementaire, qui décrit les documents et indique leurs dates extrêmes ainsi que le métrage linéaire. (en annexe) et le transmettre pour validation au service des archives. Après validation de interministériel des archives de France (SIAF). La destruction physique des documents est pilotée par le service des archives après accord curité, confidentialité, etc.). En aucun cas le service administratif ne peut procéder seul à la destruction des documents soumis au 2

3 Annexes 1- Bordereau de versement 2- Fiche individuelle de recensement 3- Bordereau 3

4 Service des archives de l'ehess Bordereau de versement Archives définitives A REMPLIR par le SERVICE ou le CENTRE A COMPLETER par le service des archives Correspondant archives : Service ou centre versant : Producteur (service ou centre) : Nom du versement : Identifiant (sigle du service ou du centre, bureau) : Aide au versement et recensement : Date du versement : N du versement : Nombre de cartons : Métrage : Numéro Intitulés des dossiers ou des cartons Dates extrêmes E/T/C* Observations 4

5 Numéro Intitulés des dossiers ou des cartons Dates extrêmes E/T/C* Observations * traitement final : E = éliminer, T = trier, C = conserver. 5

6 Fiche individuelle de recensement des documents et archives (en vue du déménagement) Modifiée le 19/01/2010 Fiche à remettre au service des archives Service des archives : service.archives@ehess.fr Date référent archives : Bureau n : tél. fixe : référent bibliothèque : occupé par : tél. portable : Photos : e- mail : * espaces actuels de rangement Centre ou laboratoire : A = armoire MB = meuble bas fiche remplie par : P = placard MC = meuble à clapets total des espaces de rangement : E = étagères autres : à préciser nature des documents espaces actuels de rangement * métrage (ml) destination des documents (indiquer les ml) conservés par à éliminer (2) service des détenteur (1) archives (3) livres donnés pour Condorcet observations archives littérature grise thèses et/ou mémoires livres revues annuaires et brochures films cassettes (audio et vidéo) photographies et/ou négatifs diapositives bandes magnétiques micro- fiches cartes et/ou affiches objets de fouille TOTAL en ml Légende : (1) - conservés = les documents suivent les personnes dans leur prochain bureau (2) - X = à éliminer - Etablir obligatoirement un bordereau d'élimination (3) - documents remis au service des archives dans des cartons, avec précision du nom du déposant 6

7 MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION Archives nationales Section des Missions MINISTERE DE LA RECHERCHE ET DE L ENSEIGNEMENT SUPERIEUR Ecole des hautes études en sciences sociales BORDEREA CONSERVÉES PAR Décret n du 3 décembre 1979 (extrait) Art.16 - Le tri des documents incombe à la direction des archives de France ; toutefois, pour des accordées par celle- ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents. inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la direction des archives de France. Toute élimination est interdite sans ce visa. Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique de la direction des archives de France , les Archives nationales autorisent le service ci- dessus LIBELLÉ DU SERVICE PRODUCTEUR DES DOCUMENTS École des hautes études en sciences sociales Date : études en sciences sociales Pour les Archives nationales : Magali Nié, service des archives 7

8 Type de documents Dates extrêmes Métrage linéaire (ou nombre et type de cartons) 8