PROGRAMME DU LION GUIDE CERTIFIÉ

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1 PROGRAMME DU LION GUIDE CERTIFIÉ Le sens du commandement est plus que le service, il s agit de donner aux autres les moyens d être plus productifs. Le moyens permettent de réussir!

2 Table des matières Introduction...2 Objectifs du cours de formation du Lion Guide certifié...2 Organisation du cours...3 Attribution de la récompense présidentielle de Lion Guide certifié...4 Section I : Compétences du Lion Guide efficace...4 Compétences du Lion Guide efficace...4 Auto-évaluation des compétences de Lion Guide...6 Section II : Partir du bon pied Devenir un expert :...7 Centre de ressources pour les responsables...7 Centre de ressources pour les clubs...9 Site MyLCI...9 Principales publications...10 Section III : Créer une équipe d accompagnement des officiels de club...10 Créer un exercice pour votre équipe d accompagnement des officiels de club...11 Section IV : Planifier la formation des officiels de club...13 Séance no. Un Introduction au Lions Clubs International, responsabilités du club, remise de charte et équipe d accompagnement des officiels de club...13 Séance no. Deux Responsabilités des officiels de club et inauguration des projets significatifs...16 Séance no. Trois L importance du recrutement et de la sauvegarde de l effectif...18 Séance no. Quatre Tenir des réunions productives et utiles...20 Section V : Ressources du Lion Guide...23 Evaluation de la santé du club...23 Rapport du Lion Guide Rapport trimestriel...24 Rapport du Lion Guide Rapport définitif...25 Liste de vérification pour la formation des officiels de club...26 La transition vers l indépendance...27 Idées pour encourager l assiduité aux réunions...28 Idées de programmes pour les réunions de club...29 Liste de vérification du mentor du président de club...30 Liste de vérification du mentor du secrétaire de club...31 Liste de vérification du mentor du trésorier de club...32 Liste de vérification du mentor du président de commission de club chargé du recrutement...33 Remplir le formulaire de vérification...34 Test pour les Lions Guides certifiés...35 IMPORTANT : VEUILLEZ TERMINER LE COURS AVANT DE VOUS FAIRE CONFIER UN NOUVEAU CLUB OU, SANS CELA, DANS UN DELAI DE 30 JOURS A COMPTER DE VOTRE NOMINATION EN TANT QUE LION GUIDE. Lion Guide certifié 1

3 Félicitations d avoir pris le premier pas pour devenir un Lion Guide certifié! Introduction Ce cours est conçu pour vous préparer afin que vous puissiez guider un nouveau club pendant ses deux premières années d existence. Après avoir réussi à terminer ce cours, vous deviendrez un Lion Guide certifié. Les officiels de nouveaux clubs se tourneront vers vous pour avoir une formation et des conseils afin de rendre leurs clubs encore plus forts et vous serez une source précieuse d informations pour le district pendant de nombreuses années. Si vous êtes désigné par votre gouverneur de district pour aider un nouveau club, il faudra travailler en étroite collaboration avec l équipe de votre gouverneur de district, le club parrain et le nouveau club. Le programme de Lion Guide certifié a été développé pour renforcer le soutien apporté par le Lion Guide et pour : 1. Aider le club à définir sa mission et son objectif 2. Améliorer la rétention des membres du nouveau club 3. Mieux assimiler les nouveaux membres dans la hiérarchie Lions 4. Améliorer les rapports entre le club parrain et le nouveau club 5. Améliorer le système de soutien des conseillers pendant une période de deux années 6. Approfondir les connaissances du Lion Guide Les Lions qui travaillent avec les nouveaux clubs, qui ont la possibilité de dynamiser un club déjà fondé ou qui sont membres de l équipe du gouverneur de district, sont encouragés à suivre le cours. Objectifs du cours de formation du Lion Guide certifié Même si vous êtes Lion Guide de longue expérience, ce cours vous sera utile parce qu il donne l aperçu global le plus complet des fonctions et responsabilités du Lion Guide. Le cours de Lion Guide certifié vous aidera à : 1. Comprendre votre fonction de Lion Guide 2. Mettre au point un projet d aide au nouveau club 3. Proposer des outils pour aider les nouveaux officiels à gérer leur club 4. Repérer les ressources mises à votre disposition et proposées au club Maintenir la certification : Si vous terminez le cours vous serez certifié pendant trois ans. Les Lions Guides certifiés sont obligés de reprendre le cours tous les trois ans pour maintenir leur certification. 2

4 Conception du programme Il est possible de suivre ce cours de deux manières : Comme cours par correspondance, ce qui vous permet d apprendre à votre rythme personnel, ou en classe, ce qui vous permet d échanger vos idées avec d autres participants. Dans les deux cas, il vous sera demandé de faire les exercices vous-même. Si vous suivez le cours tout seul, prévoyez suffisamment de temps pour étudier la documentation et les ressources disponibles notées dans le guide. Pour terminer le cours, il faut normalement compter environ six à huit heures. Veuillez demander des renseignements supplémentaires et des conseils de la part de l équipe du gouverneur de district et d autres Lions bien informés pour comprendre à fond le soutien qui vous est offert. Cela permettra à ces responsables clés de vous donner des renseignements supplémentaires et de vous aider à maîtriser les aspects que vous devez cultiver davantage. Lorsque votre gouverneur de district ou coordonnateur de l'équipe mondiale de l'effectif (EME) aura examiné votre carnet de travail et signé le formulaire d achèvement, veuillez adresser le formulaire au Lions Clubs International afin que nous puissions vous envoyer le certificat de Lion Guide certifié. Si vous participez au cours en classe, veuillez terminer ce carnet de travail avant de suivre le cours. Comptez sur au moins six heures pour terminer l étude du guide et si possible, passez plus de temps à le faire pour connaître à fond le matériel. Cela vous permettra de contribuer davantage pendant les échanges en classe et de comprendre davantage le poste. Le temps que vous consacrerez à la préparation de votre fonction de Lion Guide fera de vous un dirigeant plus confiant et efficace. Organisation du cours : Section I. Compétences du Lion Guide efficace Cette section traite les compétences de chef de file requises pour être bon Lion Guide et vous aidera à identifier les aspects à cultiver davantage pour devenir plus efficace. Section II. Partir du bon pied Devenir un expert en matière d informations Cette section vous aide à préparer votre rôle de Lion Guide en vous guidant à travers le matériel actuel et la formation offerte par le LCI. Cette section traite en particulier des sujets suivants : 1. Orientation des officiels de club Un cours en ligne conçu pour les officiels de club 2. Centre LCI de ressources pour les clubs Imprimés et programmes conçus pour renforcer le nouveau club 3. MyLCI - Comment transmettre les rapports et accéder aux informations 4. Publications Imprimés clés dont les nouveaux clubs ont besoin pour fonctionner efficacement Section III. Créer une équipe d accompagnement des officiels de club Cette section vous aide à identifier les Lions qui peuvent aider le nouveau club en tant que mentor d officiel de club et donne un schéma à suivre par le mentor pour donner une formation sur la fonction particulière. Section IV. Planifier la formation des officiels de club Cette section donne un schéma pour la formation des officiels de club qui peut être adaptée à votre région géographique. Le schéma du programme inclut une introduction au LCI avant de parler de la planification et de la réalisation des oeuvres sociales et des techniques pour tenir une réunion efficace. Section V : Ressources du Lion Guide : Cette section inclut une description des rapports qui sont mis à la disposition du Lion Guide pour suivre l évolution du club. Lion Guide certifié 3

5 Attribution de la récompense présidentielle de Lion Guide certifié Pour recevoir la récompense présidentielle de Lion Guide certifié, vous devez vous faire confier un nouveau club par le gouverneur de district et remplir les conditions citées ci-dessous, pendant votre mandat de deux années. Ce mandat commence à la date d approbation de la charte du nouveau club. Les critères à remplir pour recevoir la récompense sont les suivantes : 1. Le Lion Guide a terminé, avec succès, le cours révisé de Lion Guide certifié. 2. Le Lions Clubs International a reçu les rapports trimestriels de la part du Lion Guide certifié Veuillez vous référer au formulaire de rapport trimestriel à la page 24 de ce guide. 3. Les officiels du nouveau club ont confirmé que le Lion Guide certifié a encouragé le développement du club. 4. Le Lion Guide certifié a assisté à la plupart des réunions du nouveau club (réunions statutaires et réunions du conseil d administration). 5. Il n y a eu aucun changement d officiels du nouveau club sans raison légitime ou élections règlementaires. 6. Le club a réalisé une croissance nette des effectifs au cours des deux années. 7. Le nouveau club a signalé de nouvelles oeuvres sociales et collectes de fonds. 8. Le nouveau club a participé aux activités du district (y compris aux réunions de zone). 9. Les officiels et / ou les membres du nouveau club ont assisté aux réunions d autres clubs. 10. Le nouveau club est en règle envers le Lions Clubs International. 11. Le club transmet régulièrement ses rapports d effectifs, d activités et d officiels dans les délais impartis. Pour confirmer que les conditions ont été remplies, veuillez compléter le rapport final du Lion Guide et l adresser à la Division de l administration des districts et des clubs au Lions Clubs International. Section I. Compétences du Lion Guide efficace Administrateur. Motivateur. Bâtisseur d équipe. Orateur. Auditeur. Un bon Lion Guide doit assumer de nombreuses fonctions. Certaines compétences viennent tout naturellement ; d autres doivent être cultivées davantage. Le développement de ces compétences vous aidera à assumer votre fonction et vous servira aussi dans votre vie personnelle et professionnelle. Les moyens permettent de réussir! Chaque club a été fondé par des Lions qui avaient un rêve et voulaient faire une différence. En tant que Lion Guide vous avez la possibilité de leur montrer comment réaliser leurs rêves comme membres d un Lions club. N essayez pas de modifier leurs rêves, appuyez-les. Trop souvent, les dirigeants trop zélés encouragent les nouveaux clubs à appuyer des projets qui ont peu ou pas d intérêt pour les membres du nouveau club. Ne manquez pas d encourager les clubs à réaliser leurs rêves et les autres dirigeants Lions à soutenir la décision du club. Ne permettez pas aux responsables régionaux de mettre une pression sur le nouveau club en exigeant qu il soutienne les projets et leur consacre des fonds et de l énergie qu il ferait mieux de consacrer à ses buts à lui. Motivateur : Une attitude positive ou négative peut être contagieuse. Motiver les nouveaux membres en étant positif. Inspirez-les encore plus en les aidant à connaître les responsabilités, avantages et satisfactions qui viennent de l affiliation Lions. 4

6 Formateur : Une partie majeure de votre tâche sera de montrer aux nouveaux dirigeants Lions comment gérer efficacement leur club et le diriger dans une direction positive. En aidant les officiels et membres fondateurs du club à se familiariser avec notre association, vous vous acquitterez d une très grande responsabilité. Avant de commencer la formation, prenez le temps de vous familiariser de nouveau avec les aspects fondamentaux de l association internationale, votre district multiple, district et club local, afin d intégrer ces précisions dans la formation des nouveaux officiels de club. Orateur : Les bonnes techniques de communication vous rendront plus efficace. Prenez le temps d écouter ce que disent les autres. Apprenez à gérer les discussions et à aider les gens à résoudre les conflits. Encourager la communication dans les deux sens entre les membres, de manière positive et proactive. Observateur : Pendant que vous essayez de faire évoluer le club, reconnaissez le fait que chaque membre a des compétences, aptitudes et expériences différentes. Mettez des talents individuels au service du club. Décideur des buts : Aidez le groupe à collaborer ensemble pour définir et fixer des buts mesurables et plans d action pour les atteindre. Assurez-vous que les buts fixés seront revêtus de signification pour le club et ses membres. Bâtisseur d équipe : Aidez le nouveau club à apprendre à fonctionner comme un groupe, autrement dit à respecter l avis des membres tout en collaborant pour le plus grand bien du club. Cette compétence sera indispensable au progrès du club. Administrateur : En étant organisé vous serez plus à même de transmettre les rapports et d aider le nouveau club et vous aurez plus confiance en vous-même. En servant d exemple, montrez que les dirigeants Lions sont bien organisés, bien informés et professionnels. Conseiller : Echangez vos observations, connaissances et expériences avec les responsables du nouveau club, tout en leur permettant de prendre des décisions indépendantes. Lion de Liaison : Aidez à maintenir une bonne communication entre le nouveau club et le club parrain. Lion enthousiaste : Les nouveaux membres se tourneront vers vous en tant que Lion d expérience. Transmettez-leur vos connaissances du mouvement, votre dévouement et votre enthousiasme. Conférencier efficace : Si vous n avez pas animé de formation depuis un certain temps, envisagez d actualiser vos techniques d animateur et de formateur. Il existe de nombreux documents excellents à titre de référence au centre Lions de formation en ligne, pour vous aider à perfectionner votre technique de présentation et de gestion de groupe, ainsi que la définition des buts, la rédaction des plans d action et les techniques d évaluation. Auditeur : En tant que Lion Guide, il est utile parfois d écouter simplement, de permettre aux nouveaux officiels de club d exprimer leurs pensées et idées, et de jouer le rôle de conseiller ou de mentor. Informaticien : Il sera demandé à un Lion Guide de transmettre les rapports, ce qui nécessite la capacité d envoyer et de recevoir des rapports en ligne. Il sera aussi nécessaire d envoyer et recevoir des courriels et de télécharger les imprimés. Il est indispensable qu un Lion Guide ait accès au site Internet du LCI et sache l utiliser efficacement. La qualité la plus importante du Lion guide!... L ENGAGEMENT! Lorsque la question a été posée, les qualités les plus importantes du Lion Guide étaient son assiduité aux réunions et sa disponibilité. En tant que Lion Guide, il faut s attendre à assister à presque toutes les réunions de club pendant les six premiers mois et aussi souvent que possible pendant les deux premières années. Lion Guide certifié 5

7 Comment mesurer le succès Le but ultime du Lion Guide est de faire en sorte que le club soit autonome et indépendant. Le Lion Guide aura réussi sa mission lorsque le nouveau club n aura plus besoin de lui. EXERCICE NO. 1 Auto-évaluation des compétences de Lion Guide Prenez quelques instants pour faire un résumé des compétences qui, à votre avis, sont importantes pour le succès du Lion Guide. Quelles caractéristiques pensez-vous posséder déjà et lesquelles souhaitez-vous éventuellement cultiver davantage? Comment pouvez-vous améliorer ces compétences? 6

8 Section 2 : Partir du bon pied Devenir un expert en matière d informations! Même les Lions bien informés de longue expérience doivent faire un effort pour rester au courant des règles les plus récentes, des imprimés et des initiatives pour développer l effectif. Le guide ci-dessous vous aidera à préparer la formation des officiels du nouveau club. Centre de ressources pour les responsables Le centre de ressources pour les responsables sur le site Internet du LCI offre une énorme quantité d informations pour les officiels anciens et nouveaux. Encouragez les officiels du nouveau club à se familiariser avec le site. Commencez à vous préparer en complétant les cours suivants en ligne : Orientation des officiels de club Ce cours se trouve au centre de ressources pour les responsables, sous la rubrique matériel de formation, ou vous pouvez simplement taper Orientation des officiels de club dans la case de recherche. Le site propose des cours destinés au président de club, secrétaire de club et trésorier de club et des liens aux documents principaux concernant chaque poste. Donnez-vous amplement le temps de revoir le cours et de vous familiariser avec la documentation. Chaque cours peut prendre environ une heure. Cours du président de club Ce cours donne un aperçu global des fonctions et responsabilités du président de club, les ressources disponibles, des conseils sur les procédures d élections, la nomination des commissions et la planification. Cours du secrétaire de club Ce cours décrit les responsabilités particulières du secrétaire de club et donne des conseils sur l envoi des rapports, l importance de la communication et les ressources disponibles pour former le secrétaire de club. Cours du trésorier de club Ce cours donne un aperçu global de la fonction de trésorier de club et explique le maintien des dossiers, les cotisations et les obligations financières. Ne manquez pas d essayer ces cours et d autres qui se trouvent au centre de ressources pour les responsables. Lion Guide certifié 7

9 EXERCICE NO. 2 Identifiez les concepts clés qui doivent être expliqués dans le cadre de la formation des officiels Après avoir revu les cours, identifiez au moins trois aspects ou concepts qui, à votre avis, seraient les plus utiles pour les officiels du nouveau club. Quelle est l information la plus importante à expliquer au président de club? Quelle est l information la plus importante à expliquer au secrétaire de club? Quelle est l information la plus importante à expliquer au trésorier de club? En plus de la formation des officiels de club, notez les autres cours en ligne qui pourraient être utiles

10 Centre de ressources pour les clubs : Etudiez ensuite la documentation qui se trouve au centre pour les effectifs sur le site Internet, intitulé Gérer un club. Cette section comprend les renseignements suivants : L accès au centre de ressources de club pour le téléchargement des formulaires qui sont utilisés couramment, des imprimés et d autres renseignements. Outils publicitaires pour aider à faire connaître les activités du club Précisions sur les finances pour gérer les fonds du club. Stratégies à utiliser pour renforcer l effectif. Un site Web gratuit pour votre Lions club grâce au cyber-club. Familiarisez-vous avec toutes les sections de ce site et ne manquez pas d inclure ces informations pendant la formation des officiels de club, pour qu ils puissent obtenir ces renseignements utiles lorsqu ils en ont besoin. EXERCICE NO. 3 : Déterminez la valeur du centre de ressources pour les clubs A votre avis, quels sont les trois aspects les plus utiles et qui favorisent l excellence dans la gestion du club? MyLCI Même si la rédaction et la transmission des rapports n est pas souvent la plus haute priorité des officiels de club, les rapports sont nécessaires pour gérer correctement le club et mesurer ses progrès. Le site MyLCI C est sur ce site que le secrétaire de club saisit les nouveaux membres et les membres radiés ou démissionnaires, transmet les rapports d activités et peut imprimer les listes de membres. Il y a aussi des guides pour aider les officiels de club à naviguer à travers les rapports. Ce site est indispensable à la bonne gestion du club. Si vous n êtes pas particulièrement doué pour les rapports, rappelez-vous de demander à un excellent secrétaire de club d accompagner le nouveau secrétaire de club, pour que celui-ci puisse bénéficier du soutien d un Lion bien informé. EXERCICE NO. 4 MyLCI Connectez-vous au site et trouvez les vidéos qui vous donnent les instructions et qui se trouvent sur le côté droit. Ne manquez pas de regarder : * Connexion et inscription - instructions sur l'inscription & l'obtention d'un mot de passe * Introduction à MyLCI - aperçu global du programme * Naviguer le site MyLCI - les différents rapports et renseignements sont disponibles sur le site Lion Guide certifié 9

11 Principales publications Vous trouverez ci-dessous une liste d imprimés clés que vous consulterez au moment de mettre au point votre programme de formation des officiels de club. Assurez-vous de consulter la version la plus récente des imprimés suivants. Il est possible de trouver chacun sur le site en tapant le nom ou le code dans la case de recherche. Le texte standard de la Constitution et des Statuts de Lions club (LA-2) Le manuel des officiels de club (LA-15) Le guide d orientation (ME-13) Le guide de planification de la soirée de remise de charte (TK-26) Le manuel du président de commission de club chargé de l effectif (ME-44) Réaliser l action concrète, Guide pour le développement des projets (TK-10) L évaluation des besoins de la communauté (MK-9) Le bénévole d aujourd hui A notre époque un bénévole s intéresse surtout au service rendu par le club et à la satisfaction personnelle et au plaisir qui viennent de la participation aux actions sociales. Lorsque vous travaillerez avec les officiels du nouveau club, aidez-les à passer un minimum de temps à s occuper des tâches administratives. Accordez toujours la priorité aux buts du club et montrez aux officiels des façons efficaces de gérer les documents requis. Section 3 : Créer une équipe d accompagnement des officiels de club Rehaussez le niveau de soutien au nouveau club en créant une équipe d accompagnement des officiels de club, afin que le club reçoive le soutien et les conseils nécessaires pour réussir. Membres de l équipe : Deux Lions Guides certifiés Cela permettra à ces deux responsables clés de partager le travail et de rehausser le degré de soutien. Un des Lions Guides doit s efforcer d assister à chaque réunion et manifestation du club et d être prêt à répondre aux éventuelles questions. L équipe du gouverneur de district Alors qu il peut être trop tôt pour que le nouveau club participe aux actions de district (surtout si ceux-ci n avancent pas la mission humanitaire du club, car il faut se rappeler que les membres ont rejoint le club en ayant leurs propres projets) les officiels du nouveau club doivent participer à la formation et à l orientation fournies par le district le plus rapidement possible. Le président de zone Il est important d inclure le nouveau club aux formations et manifestations organisées par la zone. Mentors des officiels de club En tant que Lion Guide, vous pourriez ne pas connaître à fond les exigences administratives du nouveau club. En faisant accompagner les officiels du nouveau club par des officiels bien informés et de longue expérience provenant de clubs déjà fondés, vous leur offrirez un soutien très pratique. Le mentor doit occuper actuellement le poste dont il est question et connaître les outils et renseignements les plus récents. 10

12 Listes de vérification pour la formation par le mentor d officiel de club Remettre à chaque mentor d officiel de club une liste de vérification de mentor pour chaque poste officiel. Les listes de vérification se trouvent aux pages 30 à 33. EXERCICE NO. 5 Développez votre équipe d accompagnement des officiels de club Identifiez les personnes qui ont les qualifications nécessaires pour occuper les fonctions suivantes : L ÉQUIPE DU GOUVERNEUR DE DISTRICT Gouverneur de district Nom : Responsabilité principale : Premier vice-gouverneur de district Nom : Responsabilité principale : Second vice-gouverneur de district Nom : Responsabilité principale : Président de zone Nom : Responsabilité principale : Lion Guide certifié 11

13 Mentors des officiels du nouveau club Mentor du président de club Nom : Responsabilité principale : Mentor du secrétaire de club Nom : Responsabilité principale : Mentor du trésorier de club Nom : Responsabilité principale : Président de commission de club chargé du recrutement Nom : Responsabilité principale : 12

14 Section 4 : Planifier la formation des officiels de club Ce qui suit est un schéma pour aider à organiser et à animer la formation des officiels de club. Les ressources pour chaque séance de formation sont aussi mentionnées. Profitez de vos expériences et adaptez le matériel aux coutumes et besoins locaux. Pensez aux façons de rendre l orientation aussi utile et pertinente que possible. La formation peut continuer pendant plusieurs séances. La quantité d informations doit être raisonnable si vous présentez trop à la fois, la grande partie du cours sera oublié. Il peut être utile de mettre une documentation écrite à l appui à la disposition des stagiaires et de ne parler que des aspects importants que vous souhaitez mettre en évidence. Soyez prêt à aider les nouveaux membres à trouver les renseignements dont ils auront besoin. Consacrez un certain temps aux questions et réponses pendant chaque séance de formation et invitez votre équipe de mentor d officiels de club à y participer. Idéalement, ces séances doivent avoir lieu chaque semaine, afin que la formation soit terminée dans un délai de 30 jours à compter de l approbation de la charte. Remarque : A la page 26, vous trouverez une liste de vérification de la formation des officiels de club pour vous aider. Séance de formation no. un : Introduction au Lions Clubs International, responsabilités du club, remise de charte et équipe d accompagnement des officiels de club (Cette séance doit avoir lieu pendant la semaine qui suit la création du club) Aperçu global : Pendant cette séance de formation, les officiels de club apprendront les aspects fondamentaux de l association ainsi que la structure du club, du district et du district multiple. Les officiels doivent aussi rencontrer leur équipe de mentors d officiels de club pour revoir les détails administratifs et les responsabilités du club. Cette section comprend un grand nombre de renseignements que les officiels auront besoin de consulter régulièrement. Veillez à ce qu ils sachent où trouver ces renseignements sous forme d imprimés ou en ligne, lorsqu ils en auront besoin. Pendant cette séance, il faut aussi expliquer comment la soirée de remise de charte peut générer de l enthousiasme à l égard du nouveau club. Accentuez la valeur du soutien offert par le club parrain et d autres qui pourraient aider à planifier cette manifestation. Références : Guide d orientation (ME-13), Texte standard de la Constitution et des Statuts de Lions club (LA-2) Manuel des officiels de club (LA-15) et guide de planification de la soirée de remise de charte (TK-26). But : A la fin de la séance, les officiels de club auront une vue d ensemble du fonctionnement du club, de ses responsabilités, des activités pendant la remise de charte et auront fait la connaissance de leur équipe d accompagnement. Séquence : Introduction au Guide d orientation au Lions Clubs International (12 minutes au maximum) 1. Historique du Lions Clubs International et structure du club, de la zone, de la région, du district, du district multiple et de la région constitutionnelle : Commencez par le club comme unité de base et ne manquez pas d expliquer que chaque niveau a différents officiels, en accentuant le soutien qu ils offrent. (3 minutes) 2. Soutien du président de zone : La formation et le soutien au niveau de la zone (1 minute) Lion Guide certifié 13

15 3. Soutien de l équipe du gouverneur de district : Revoir brièvement chaque fonction et le soutien qu elle peut offrir au nouveau club. (2 minutes) 4. Soutien de la part du LCI : Mentionnez la formation qui est proposée, le club virtuel et d autres programmes qui pourraient servir au nouveau club et à ses officiels. (3 minutes) 5. Oeuvres sociales internationales : Exposé présenté par le gouverneur de district ou autre Lion bien informé. (2 minutes) 6. Réaffirmez que chaque club est autonome et choisit les programmes et manifestations auxquels il veut participer. (1 minute) Comprendre les responsabilités du club Constitution et statuts de club (23 minutes) Expliquez que le texte standard de la constitution et des statuts de club contient les principales lignes directrices qui gouvernent le club. Pour chaque aspect, revoir brièvement les points essentiels relevés dans la constitution. 1. Déclaration de mission, slogan, devise, objectifs et règles de conduite : Il s agit des principes de base qui guident l association et il est important que tous les officiels les connaissent à fond. (2 minutes) 2. Types d affiliation : Revoir brièvement chaque type. (3 minutes) Membre actif - un membre qui bénéficie de tous les droits et privilèges de l affiliation. Membre associé Un membre qui détient son affiliation active dans un autre club. Membre affilié : Un membre qui n est pas en mesure de participer pleinement à la vie du club comme membre actif mais qui souhaite appuyer le club et la réalisation de ses oeuvres sociales dans la communauté. Membre éloigné Un membre qui a quitté la communauté ou qui, pour des raisons de santé ou d autres raisons, ne peut pas assister régulièrement aux réunions mais désire cependant maintenir son affiliation au club. Membre d honneur - Une personne qui, sans être membre du club, a accompli des services exceptionnels dans la communauté et à qui le club souhaite accorder cette distinction particulière. Membre privilégié - Un membre du club qui a été Lion pendant quinze ans ou davantage, mais qui, pour des raisons de maladie ou toute autre raison légitime, doit renoncer à son statut de membre actif. Membre à vie Un membre qui a maintenu une affiliation active pendant 20 ans (ou moins dans certains cas), a rendu des services exceptionnels à la communauté et a demandé le statut de membre à vie. Veuillez consulter l exemplaire le plus récent du texte standard de la constitution et des statuts de club pour avoir d autres précisions sur ces catégories d affiliation. 3. Droits et cotisations : Expliquez la structure des cotisations et comment le calcul est fait. (2 minutes) 4. Responsabilité des officiels : Revoir brièvement la fonction et les responsabilités de chaque officiel et faire remarquer que le mentor donnera des détails spécifiques concernant chaque poste. Cet aspect sera élaboré davantage pendant la prochaine séance de formation. (5 minutes) 5. Conseil d administration : Expliquer le rôle, la fonction et les responsabilités du conseil d administration du club. (2 minutes) 6. La gestion des fonds : Expliquer la différence entre les fonds administratifs et les fonds consacrés aux activités pour le grand public. (2 minutes) 7. Elections : Précisez quand et comment les élections doivent avoir lieu. (2 minutes) 14

16 8. Réunions : Expliquer la différence entre les réunions statutaires et les réunions du conseil d administration et ce dont l on discute (ou pas) à chacune. Mentionnez qu'ils auront l'occasion d'adapter leur réunion en fonction des besoins de leur effectif, pendant une séance ultérieure. (2 minutes) 9. Convention et délégués à la convention : Décrivez les événements au congrès de district et encouragez tous les membres du club à y assister. Discutez de comment le club peut participer aux activités au congrès et expliquez la procédure pour calculer combien de délégués le club a le droit d envoyer au congrès de district et de district multiple et à la convention internationale. (3 minutes) Le bénévole d aujourd hui Le bénévole de notre époque s intéresse plus aux accomplissements d une organisation et moins aux titres et au protocole. Les titres n ont de la valeur qui si le dirigeant offre son soutien de manière évidente au club. Soirée de remise de charte Guide de planification de la soirée de remise de charte (15 minutes) Passez rapidement en revue le guide de planification de la soirée de remise de charte, en accordant une attention particulière aux dates limites et responsabilités. Pensez au fait que cette manifestation peut représenter un défi pour le nouveau club. Offrez de l aider en encourageant le club parrain ou le district à accueillir la soirée de remise de charte. Equipe d accompagnement des officiels de club (10 minutes) Présentez les officiels du nouveau club à l équipe d accompagnement des officiels de club. Précisez le nom et les coordonnées, ainsi que les connaissances particulières, de chaque personne. Demandez aux mentors des officiels du nouveau club de fixer un rendez-vous personnel avec l officiel qui leur a été désigné. Donnez à chaque officiel et à son mentor la liste de vérification qui concerne leur fonction. Les listes de vérification se trouvent aux pages 30 à 33. Exercice no. 6 : Objectifs clés de la séance de formation no. un La séance de formation no. un donne un aperçu global du LCI. Pourquoi est-ce important? A votre avis, quels sont les trois objectifs les plus importants de la première séance de formation? Lion Guide certifié 15

17 Séance de formation no. deux : Responsabilités des officiels de club et l inauguration d oeuvres sociales utiles Aperçu global : Pendant cette séance, l on explique les façons de gérer le club efficacement et d inaugurer des oeuvres sociales significatives. Soulignez l importance de la collaboration de l équipe et de la communication aux nouveaux officiels. Références : Manuel des officiels de club (LA-15), Réaliser l action concrète (TK-10) But : A la fin de cette séance, les officiels de club comprendront leur rôle et sauront comment obtenir les informations et outils nécessaires et comment inaugurer leur première oeuvre sociale. Séquence : Responsabilités des officiels de club Manuel des officiels de club, Section II (20 minutes) Le manuel des officiels de club explique clairement la fonction importante de chaque officiel de club. Revoir chaque section brièvement, en faisant remarquer les éventuelles modifications locales. A ce moment-là, normalement, les officiels du nouveau club auront fait la connaissance de leur mentor et auront lu la liste de vérification. Passez en revue la liste de vérification des officiels de club pour mesurer leur degré de compréhension et répondre aux éventuelles questions. S ils ont le moindre souci, demandez au mentor de les aider ou, si nécessaire, désignez un nouveau mentor. Planifier les oeuvres sociales Réaliser l action concrète (30 minutes) Chaque club a besoin d une mission. Les décisions quant à l allocation des ressources sous forme de main d oeuvre bénévole et de fonds constituent une étape très importante pour tout nouveau club. Lorsque les clubs réalisent des oeuvres sociales utiles et importantes, la communauté réagit en leur offrant leur soutien et les membres apprécient la possibilité d y participer. Pendant cette séance, il faut expliquer en détail le processus requis pour identifier de nouveaux projets en utilisant le livret Réaliser l action concrète, un guide au développement d un projet de club (TK-10). Le guide au développement d un projet de club explique le processus d évaluation et inclut des feuilles de travail utiles pour concrétiser les idées et les transformer en actions. Si cet exercice n a pas encore été terminé, encouragez les officiels de club à le faire à la prochaine réunion. Si le club a déjà un projet, pensez à utiliser cet outil après sa réalisation. Il est bon de ne pas faire cet exercice trop vite car il peut prendre entre 20 et 30 minutes. Les étapes évoquées dans Réaliser l action concrète sont les suivantes : 1. Etape no. Un : Faites une liste des programmes éventuels : Cette étape donne aux membres du club l occasion de dire ce qui leur plaît dans leur communauté et d encourager les idées pour répondre à ces besoins. Soulignez l importance de l avis des membres pour cette étape. 2. Etape no. Deux : Nommez des groupes de travail : Les membres de club qui s y intéressent ont la possibilité de créer une équipe pour concrétiser leurs idées. Expliquez aux officiels de club l importance de faire participer les membres intéressés et motivés pour maintenir leur enthousiasme. 3. Etape no. Trois : Faites des recherches : Pendant cette étape importante, les membres du groupe de travail font des recherches pour savoir si leurs idées sont réalisables. Encouragez les officiels de club à demander aux membres du groupe de travail de garder l esprit ouvert pour ne pas être découragés pendant cette étape. Si une idée n est pas réalisable, une autre occasion pourra se présenter. 16

18 4. Etape no. Quatre : Rédigez un plan : A ce stade, l idée commence vraiment à se concrétiser. Expliquez que les détails sont importants pendant cette phase. 5. Etape no. Cinq : Mettez en oeuvre le projet : Le travail assidu de tous les membres devient une réalité! Insistez que l enthousiasme et la valorisation de l effort sont essentiels pour maintenir l élan et la motivation. Il faut toujours se rappeler que ce sont les membres du club qui décident quels programmes doivent être réalisés par le club. Pendant au moins les 12 premiers mois, évitez de promouvoir des programmes locaux ou de district qui pourraient utiliser le temps et les ressources que les membres feraient mieux de consacrer à un autre projet auquel ils tiennent vraiment. Exercice no. 7 : Objectifs clés de la séance de formation no. deux La séance de formation no. deux se concentre plus sur les fonctions et responsabilités du club. A votre avis, quels sont les trois objectifs les plus importants de la deuxième séance? Lion Guide certifié 17

19 Séance de formation no. Trois : L importance du recrutement et du maintien de l effectif Aperçu global : Cette section accentue l importance de la croissance continue du club et donne l occasion de vérifier les progrès faits par l équipe d accompagnement des officiels de club. Références : Le manuel du président de commission de club chargé de l effectif (ME-44) But : Inaugurer un plan de recrutement des effectifs en permanence et confirmer le progrès des officiels de club Séquence : L importance du recrutement et du maintien de l effectif Manuel du président de commission de club chargé de l effectif (45 minutes) L une des leçons les plus précieuses à enseigner immédiatement au nouveau club est l importance du recrutement et du maintien des effectifs. Un travail efficace dans les domaines du recrutement et du maintien des effectifs doit commencer immédiatement. Etablissez une base solide en créant une ambiance positive pendant la réunion d organisation. Continuez par favoriser les attentes constructives de la part des membres au moyen d une orientation appropriée. Renforcez la valeur de chaque membre et favoriser la sauvegarde des effectifs en faisant participer chaque membre à une activité qui l intéresse. Rappelez au club que la meilleure façon d empêcher les démissions est de gérer un club efficace et productif et de faire participer et respecter chaque membre. Passez en revue le manuel du président de commission de club chargé du recrutement et discutez des thèmes suivants : 1. Recrutement de nouveaux membres : Discutez des idées qui permettent de trouver de nouveaux membres. 2. Responsabilités du parrain : Rappeler l importance d un parrain engagé pour le recrutement aussi bien que pour la rétention de chaque nouveau membre. 3. Cérémonie d intronisation : Discutez de l importance d une bonne intronisation des nouvelles recrues. 4. Orientation des nouveaux membres : Expliquez l importance d une orientation complète pour retenir les membres. Accentuez le fait que cette orientation doit être revêtue de signification et répondre aux besoins des membres. Elle doit mettre en évidence les avantages et le soutien que le club peut leur apporter lorsqu ils s efforcent de mener à bien des projets humanitaires dans la communauté. 5. Guide à la satisfaction des membres : Sauvegardez l'effectif de manière plus efficace en vous assurant qu'il reste satisfait et engagé. Ce guide donne des conseils utiles sur la manière d'avoir des membres heureux qui restent fidèles au club. 6. Que pensez-vous de votre club? Discutez de l utilité de demander l avis de vos membres au sujet du club. 7. Récompenses d effectif : Consultez les informations actuelles sur les récompenses offertes par le club, le district, le district multiple et le Lions Clubs International. Les renseignements sur les récompenses clé et le programme de croissance tout le long de l année vous seront fournis par le Lions Clubs International. 8. Participation : Accentuez l importance de faire participer les membres immédiatement et de maintenir leur motivation. 18

20 De plus amples renseignements sur le recrutement et le maintien de l effectif se trouvent dans la section sur l effectif du site Internet du Lions Clubs International à Vous pouvez aussi interroger le Service des programmes pour les effectifs et du marketing des nouveaux clubs ou le Service des opérations de l effectif au siège du Lions Clubs International. Exercice no. 8 : Créer un plan de recrutement : Décrivez les idées qui ont permis de recruter de nouveaux membres et qui peuvent être suggérées aux officiels du nouveau club. Suivi du développement (15 minutes) Passez quelques moments à vérifier que les officiels comprennent leurs responsabilités et que leurs mentors les aident de manière efficace. Prenez le temps de répondre aux questions et soucis et d annoncer les nouvelles du district qui pourraient être utiles pour les officiels. Lion Guide certifié 19

21 Séance de formation no. quatre : Tenir des réunions productives et utiles Cette formation analyse la gestion des réunion positives et productives et les techniques pour encourager l assiduité aux réunions. Cette formation doit avoir lieu dans un délai de 30 jours à compter de la date d approbation de la charte, afin de mettre en application les stratégies mentionnées le plus rapidement possible. Références : Votre club, à votre façon (PRC3), Cours sur la gestion des réunions (en ligne au centre de formation Lions) But : Encourager les réunions positives et intéressentes et une bonne assiduité Des réunions intéressantes et productives sont indispensables au succès du nouveau club. C est le moment pour les membres de se rassembler pour discuter des idées de projets et profiter des liens d amitié. Cependant, pour les nouveaux clubs et les nouveaux officiels, la gestion d une réunion efficace peut présenter un défi. Les réunions doivent commencer à avoir lieu régulièrement dès que la demande de charte a été envoyée au siège. Si certaines réunions ont eu lieu avant cette séance de formation, analysez leur succès et les améliorations éventuelles à effectuer. Si aucune réunion n a eu lieu, saisissez l occasion d aider les officiels à planifier une réunion utile avec un grand nombre de présences. Dans tous les cas, soyez toujours positif et encourageant. Si nécessaire, passez en revue les idées suivantes : Votre club, à votre façon (10-15 minutes, ou plus si nécessaire) Il arrive que les clubs se sentent obligés de tenir des réunions traditionnelles mais en réalité le format des réunions est facultatif. Votre club, à votre façon, aide les clubs à déterminer le format qui convient le mieux aux membres. Les clubs peuvent choisir entre différentes options : organiser un repas ou pas, le conseil d'administration peut prendre des décisions en ligne et les membres peuvent se réunir pour travailler pendant une action sociale au lieu d'assister à une réunion formelle. Aidez-les à adapter la réunion à leur style de vie. Comment améliorer les réunions de manière générale Pour encourager la participation et l engagement à long terme, les réunions de club doivent être positifs et productifs. Les documents suivants vous donneront davantage de renseigenements sur les réunions efficaces et positives. Ils peuvent être utilisés pour aider le club à établir des bases solides dès le début et plus tard à attirer et à faire participer les membres. 20

22 La gestion des réunions Ce cours en ligne, qui se trouve dans la section sur la formation des responsables au centre de formation Lions, explique les étapes à suivre pour avoir des réunions efficaces. Tout en suivant le Lion David à travers une série de visites de clubs, vous découvrirez les trois phases d une bonne gestion des réunions, les procédures efficaces de préparation de réunions et des conseils sur l animation des réunions. Ce cours vous indique aussi comment gérer le comportement du groupe et comment faire le point entre les réunions. Le participant se familiarisera avec des feuilles de travail et listes de vérification pratiques pour mieux gérer les réunions de club. Idées pour les programmes aux réunions Cette liste (à la page 29) aidera les officiels de club à indentifier de nouveaux programmes utiles qui répondent à leurs besoins. Cet imprimé propose plusieurs idées qui peuvent aussi être adaptées aux besoins des membres du club. Exercice no. 9 : Les réunions productives et utiles Quels sont les éléments clés d une réunion positive et productive? Que faire pour rehausser le degré d assiduité? Lion Guide certifié 21

23 Formation continue Suivant la formation initiale, les officiels de club doivent être encouragés à assister aux réunions de région ou de zone et aux autres manifestations de district pour continuer leur formation. Ils doivent rester en contact avec leur mentor pour avoir d autres conseils. Le processus d excellence de club Le processus d excellence de club est un programme exceptionnel qui se concentre sur les mêmes buts que la formation offerte par le Lion guide, mais à un niveau plus avancé. Une fois que les officiels de club auront compris la gestion fondamentale du club, invitez-les à participer à ce cours pour continuer à apprendre. Réunissez-vous périodiquement pour continuer à mettre en évidence les six éléments de la réussite du club. Six éléments d un club dynamique 1. Les membres du club ont mené à bien des oeuvres sociales qui ont une signification personnelle pour eux. 2. Le club a réalisé une croissance nette de son effectif et fait participer rapidement les nouveaux membres aux activités revêtues de signification. 3. Le club communique efficacement avec les membres et le grand public. 4. Les réunions se tiennent régulièrement et sont intéressantes et productives. 5. Les officiels de club participent aux formations des responsables de la zone et du district. 6. Le club est en règle et envoie régulièrement ses rapports. La persévérance est la clé du succès Il n est pas toujours facile d assumer la fonction de Lion Guide. Il est possible que vous y consacriez plusieurs heures de travail pendant votre mandat et que vous soyez confronté à la résistance et à la frustration. D un autre côté, vous découvrirez que votre fonction de Lion Guide vous donnera un grand sentiment de satisfaction personnelle qui vous motivera à continuer à faire face aux défis éventuels. 22

24 Ressources du Lion Guide : Rapports Evaluation de la santé du club En tant que Lion Guide vous recevrez, tous les mois par courriel, un rapport qui mesure la santé du club. Ce rapport indique la croissance ou la diminution de l effectif, les tendances en matière de transmission des rapports, les soldes débiteurs arriérés et les dons à la LCIF. Pour recevoir le rapport, vous devez être enregistré comme Lion Guide du club et avoir signalé votre adresse électronique au siège international. Rapport trimestriel Il est important que le gouverneur de district et le LCI soient mis au courant du progrès du nouveau club et des défis auxquels vous pourriez être confronté. Le rapport trimestriel à la page 24 donne des informations précieuses permettant de continuer à progresser. La transmission régulière des rapports est une condition d obtention de la récompense présidentielle de Lion Guide certifié. Rapport définitif A la fin de vos deux années de service, vous devez transmettre le rapport définitif au siège. Ce rapport, ainsi que le autres conditions citées à la page 25, est requis pour l obtention de la récompense présidentielle de Lion Guide certifié. Centre d assistance au Lion Guide En tant que Lion Guide, vous pouvez prendre contact avec le centre d assistance pour avoir de plus amples renseignements et un soutien direct de la part de la Division de l administration des districts et des clubs. Centre d assistance au Lion Guide : Téléphone : Courriel : Eurafrican@lionsclubs.org Lion Guide certifié 23

25 Formulaire de rapport de Lion Guide certifié RAPPORT TRIMESTRIEL Il est nécessaire de faire parvenir le rapport en janvier, avril, juillet et octobre pendant les deux années qui suivent la date d approbation de la charte du club, au Lions Clubs International et au gouverneur de district. Date du rapport : Numéro du club : Nom du nouveau club : District : Nom du Lion Guide qui transmet le rapport : Adresse (Rue) : Ville : État / Province : Code postal : Pays : Téléphone privé : Professionnel : Fax : Courriel : LES RÉUNIONS DE CLUB : Le club a tenu des réunions statutaires et du conseil d administration, conformément à la constitution et aux statuts du club : OUI NON Est-ce qu il y a une bonne assiduité à ces réunions? OUI NON Nombre de réunions auxquelles un Lion Guide a assisté : OEUVRES SOCIALES : Réalisées : Prévues pour l avenir : COLLECTES DE FONDS : Réalisées : Prévues pour l avenir : Est-ce que les officiels du nouveau club ont visité d autres clubs bien gérés? OUI NON Est-ce que les progrès et besoins du nouveau club sont communiqués aux officiels du district? OUI NON Buts réalisés : Buts pour le prochain trimestre : Expédier à : Lions Clubs International Ou adresser par fax au Division de l administration des districts et des clubs Service Euro-Afrique 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL États-Unis 24

26 Formulaire de rapport de Lion Guide certifié RAPPORT DÉFINITIF Transmettre le rapport à l occasion du deuxième anniversaire de charte du club Je transmets le rapport définitif du Lions club de (numéro du club : ) et j ai rempli les conditions d obtention de la récompense présidentielle de Lion Guide certifié, ainsi qu il est précisé ci-dessous : Achèvement du cours du Lion Guide certifié Rapports trimestriels adressés au siège international des Lions Clubs et au gouverneur de district pendant deux ans Les officiels du nouveau club ont confirmé que le Lion Guide certifié a soutenu le développement du nouveau club Présence à la plupart des réunions du nouveau club (statutaires et du conseil d administration) Stabilité dans la direction du club (pas de changement d officiels sans cause légitime) Croissance de l effectif (selon les dossiers du siège international des Lions Clubs) Le nouveau club a de nouvelles oeuvres sociales et collectes de fonds. Le club a participé aux activités du district Les officiels et membres du club ont visité d autres clubs Le club est en règle envers le Lions Clubs International Le club transmet régulièrement ses rapports d effectifs, d activités et d officiels (PU101) dans les délais impartis Lion Guide : Adresse (Rue) : Ville : État / Province : Code postal : Pays : Téléphone privé : Professionnel : Fax : Courriel : Expédier à : Lions Clubs International Ou adresser par fax au Division de l administration des districts et des clubs Service Euro-Afrique 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL États-Unis Lion Guide certifié 25