Octobre Un Logiciel d expédition pour dynamiser votre entreprise

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1 Octobre 2015 Un Logiciel d expédition pour dynamiser votre entreprise

2 SOMMAIRE Introduction raisons pour lesquelles vous devez rationaliser vos processus d expédition Impact de la visibilité de l inventaire et de son contrôle Un transport et une logistique améliorés Une solution d expédition intégrée Meilleure gestion des coûts d expédition Le rôle des transporteurs Transport international Satisfaction des clients Les points à contrôler avant de choisir sa solution: fonctionnalités et avantages des logiciels d expédition

3 Introduction Introduction De nos jours, les clients recherchent de plus en plus la satisfaction immédiate de toutes leurs exigences. Ils veulent savoir si l article dont ils ont besoin est disponible, d où il vient et sous quel délai ils peuvent le recevoir. La pression est donc grande sur les détaillants, centres de distribution, fournisseurs de services logistiques tiers (3PL) et transporteurs qui travaillent tous ensemble pour atteindre le même objectif : expédier leurs commandes aux clients le plus rapidement et le plus efficacement possible. Adopter une bonne stratégie d expédition permet aux entreprises de bénéficier d un avantage concurrentiel, tout en offrant une expérience exceptionnelle à leurs clients. En outre, si elle est bien gérée, l activité expédition d une entreprise peut aider celle-ci à gagner de l argent plutôt que d en perdre. Toutefois, effectuer des livraisons à faible coût n est pas chose aisée, chaque expédition étant susceptible d impliquer plusieurs transporteurs, de nombreux niveaux de service et des tarifs fluctuant sans cesse. Des règles commerciales complexes et des restrictions associées aux colis qui varient en termes de taille et de poids, sans parler des livraisons d articles fragiles, dangereux ou périssables, ou expédiées à l étranger, compliquent encore plus les choses. 3

4 1. 8 raisons pour lesquelles vous devez rationaliser vos processus d expédition 1. 8 raisons pour lesquelles vous devez rationaliser vos processus d expédition Des processus d expédition unifiés vous permettront de : 1 Bénéficier des frais de transport les moins élevés possibles sur chaque livraison 2 Générer des étiquettes, manifestes et autres documents d expédition certifiés pour les transporteurs 3 Satisfaire plus de commandes plus rapidement quelle que soit la source d inventaire 4 Améliorer l efficacité des opérations pour les volumes d expédition moyens à élevés 5 Intégrer tous vos systèmes et technologies de façon à bénéficier d une chaîne d approvisionnement interconnectée et économique 6 Améliorer la visibilité du statut des colis en temps réel, des informations de livraison et de l historique d expédition, en interne et pour les clients 7 Dépasser les attentes des clients en matière de livraison 8 Rationaliser les retours et la logistique liée 4

5 2. Impact de la visibilité de l inventaire et de son contrôle 2. Impact de la visibilité de l inventaire et de son contrôle Les entreprises se rendent compte qu une visibilité réelle sur l ensemble de leur stock, y compris sur toutes les filiales, constitue véritablement un énorme avantage. Un logiciel d expédition qui s intègre directement au système de gestion des commandes ou des entrepôts peut faire toute la différence quand il s agit de mieux gérer ses stocks. Si vous investissez dans le logiciel adapté, vous bénéficiez d une bonne visibilité sur l ensemble de votre stock, où qu il se trouve. Comme l explique Nathan Rucker, responsable des grands comptes chez ProShip, Inc., «Les entreprises se rendent compte qu une visibilité réelle sur l ensemble de leur stock, y compris sur toutes les filiales, constitue véritablement un énorme avantage.» Une gestion intégrée des commandes sur tous les canaux peut vous aider à réduire vos frais de transport, délais de livraison et dépenses d entrepôt par la mise en œuvre des trajets les plus rapides et les moins coûteux. Et lorsque vous pouvez satisfaire plus de commandes plus rapidement, vous êtes certain d augmenter la satisfaction de vos clients. Nathan Rucker, Responsable des grands comptes chez ProShip, Inc. 5

6 3. Un transport et une logistique améliorés Un logiciel d expédition pour dynamiser votre entreprise 3. Un transport et une logistique améliorés La gestion des commandes doit être une procédure simple, que les produits viennent d un magasin, d un centre de distribution, d un fabricant ou d un fournisseur. Mark Aument, Vice-président de ProShip, Inc. Un logiciel d expédition permet aux entreprises d automatiser le choix du transporteur et du niveau de service, en fonction des coûts et/ou des règles commerciales définies. Ainsi, lorsqu un client n est pas pressé de recevoir sa commande, certaines solutions d expédition permettent à l entreprise d utiliser un service postal ou un transporteur qui effectuera la livraison en cinq à sept jours ouvrés, avec une réduction significative des coûts. Le logiciel d expédition fournit également le meilleur tarif pour la livraison la plus rapide au client. Alors, avant de choisir un mode de transport et des services de logistique, vous devez savoir si vous devez trouver le mode d expédition le moins onéreux ou le plus rapide afin de satisfaire votre client. Il est recommandé de choisir un logiciel d expédition indépendant de tout transporteur, pour avoir la possibilité de choisir le transporteur approprié pour chaque opération. Vous vous assurez ainsi que chaque colis est acheminé au tarif le moins élevé possible, dans le respect de la date prévue. Une gestion optimale des commandes nécessite de choisir la meilleure source d inventaire, le meilleur transporteur et le meilleur niveau de service. C est le rôle du logiciel d expédition. Mark Aument, vice-président de ProShip, Inc., explique : «La gestion des commandes doit être une procédure simple, que les produits viennent d un magasin, d un centre de distribution, d un fabricant ou d un fournisseur.» 6

7 4. Une solution d expédition intégrée 4. Une solution d expédition intégrée Pour bénéficier d un avantage concurrentiel, vous devez choisir une solution d expédition qui non seulement propose un choix de tarifs sophistiqué parmi un vaste éventail de transporteurs et de services, mais agit également en tant que solution intégrée clé en main au sein de votre arsenal de gestion des données. Les principaux avantages d une telle solution sont : Rapidité traitement rapide en temps réel de règles commerciales et logiques de tarification complexes Conformité certification par tous les principaux transporteurs et respect des règles et exigences existantes en matière d étiquetage et de création de manifestes Simplicité d utilisation processus d expédition rapides et intuitifs avec la possibilité d ajouter facilement de nouveaux transporteurs Choix des tarifs possibilité d automatiser le choix des tarifs parmi vos transporteurs et niveaux de service Evolutivité passez facilement d une solution disponible sur une station de travail unique à une solution partagée par toute l entreprise Automatisation automatisez les règles commerciales spécifiques à votre entreprise, ainsi que vos processus d expédition et de création de manifestes Visibilité bénéficiez d une visibilité totale en temps réel sur l ensemble du processus d expédition grâce au statut des colis en direct, aux informations de livraison et aux notifications électroniques pour vos clients Création de rapports tirez profit des outils de création de rapports et d analyse pour négocier les meilleurs tarifs avec les transporteurs Intégration intégrez votre logiciel en toute transparence à vos systèmes hôtes et technologies existants de façon à automatiser, simplifier et réduire les coûts au sein de la chaîne d approvisionnement 7

8 5. Meilleure gestion des coûts d expédition 5. Meilleure gestion des coûts d expédition Un logiciel d expédition vous aide à réduire vos frais de transport, à rationaliser la gestion de votre entrepôt, à proposer de nouvelles offres de livraison et à réduire ainsi vos niveaux de stock. Ce type de logiciel vous aide également à améliorer la satisfaction de vos clients en vous permettant de mieux communiquer sur le statut des colis expédiés. Traitement accéléré des expéditions Un moteur de traitement puissant, accompagné d un mouvement amélioré des marchandises, réduit le temps et les efforts requis pour expédier un colis sans impliquer de frais supplémentaires. La suppression de certaines étapes accélère la gestion des colis et évite toute perte ou mauvaise expédition de paquets. Un logiciel d expédition multitransporteurs réduit de façon significative le temps de traitement des colis par les transporteurs. Si l on compte 24 $ de l heure pour un employé occupé à temps plein, que colis sont expédiés par jour et que vous économisez 5 secondes par colis, le montant économisé est de $ par an (soit 4,2 heures par jour à 24 $ de l heure x 260 jours de travail par an). Un logiciel d expédition permet de réduire considérablement le temps de traitement d une commande unique en chargement partiel ou complet. Si l opération dure actuellement 15 à 20 minutes, un logiciel d expédition automatisé permet de réduire ce temps à 1 à 2 minutes par expédition, pour la production des documents requis. Si l on compte 24 $ de l heure pour un employé occupé à temps plein, que 35 chargements partiels/ complets ont lieu par jour et que 15 minutes sont gagnées par commande, le montant économisé est de $ par an (soit 8,75 heures par jour à 24 $ de l heure = 210 $ par jour). Visibilité des commandes Un logiciel d expédition offre une visibilité totale sur les commandes au sein de l entreprise et un suivi instantané dès lors que les colis quittent votre site. Cette visibilité permet aux clients d effectuer le suivi de leurs colis, ce qui fait gagner du temps à vos services d expédition et de service client. En offrant aux clients la possibilité d effectuer le suivi de leurs colis, vous économisez de l argent même si vous ne recevez que 20 appels par jour et que chaque appel dure cinq minutes. Sur la base de 24 $ de l heure pour un employé occupé à temps plein, vous pouvez ainsi économiser $ par an.(soit 20 appels de 5 minutes font 1,6 heure économisée par jour à 24 $ de l heure x 260 jours de travail par an) 8

9 5. Meilleure gestion des coûts d expédition Des expéditions plus précises Des modules de validation des adresses personnalisés au sein du logiciel d expédition permettent de profiter d une validation précise des adresses. Cela vous permet de réduire, voire de supprimer, les frais appliqués par les transporteurs pour la correction d adresses et de proposer un meilleur respect des délais de livraison à vos clients. De plus, la vérification des adresses améliore la qualité de vos informations clients en internet diminue le nombre d articles livrés à des adresses incorrectes. Les codes-barres et les scanners associés évitent d avoir à saisir manuellement les informations de livraison, ce qui supprime les risques d erreur humaine. Dans ce domaine, les gains sont généralement difficiles à quantifier. Chaque commande client mal préparée, mal emballée, mal étiquetée ou envoyée au mauvais endroit entraîne l application de frais supplémentaires. Ces erreurs ou retards dans la procédure de gestion des commandes peut parfois coûter une vente, voire un client. Choix automatisé des tarifs Un logiciel d expédition multitransporteurs avec temps de transport et tableau de tarifs fournit des informations sur la méthode la plus économique et la plus rapide. La meilleure offre de transport n est pas uniquement basée sur la taille du colis et le délai de livraison. Avec un logiciel adapté vous sélectionnez facilement l offre de transport la plus économique sans sacrifier le délai de livraison. Le choix entre les tarifs de plusieurs transporteurs est très utile pour s assurer de bénéficier du meilleur prix et de profiter des offres des transporteurs régionaux. Le gain moyen peut dépasser 5 % des dépenses totales annuelles en transport. Par exemple, si vous dépensez $ en transport par an et que vous économisez simplement 5 %, vous gagnerez $ par an. Analyse et création de rapports Vous pouvez créer des analyses et/ou des rapports pour isoler des centres de coûts et surveiller des tendances, tout en réduisant l utilisation inutile de services de transport de premier plan. Vous pouvez créer des rapports pour évaluer et appréhender l ensemble des dépenses de transport par transporteur, division, site, service, client ou tout champ de données approprié. L impact de meilleurs rapports de planification et de gestion via un logiciel d expédition peut être différent pour chaque entreprise, mais il est essentiel pour une meilleure gestion des frais de transport. Etiquetage personnalisé et conforme Un logiciel d expédition multitransporteurs permet aux entreprises de satisfaire facilement aux exigences de conformité en matière d étiquetage sans avoir à changer d imprimante, de stock d étiquettes ou de systèmes. Il réduit ainsi les rétrofacturations aux transporteurs dues à des problèmes de conformité, ainsi que les dépenses totales en transport. Transport international Que vous expédiez vos colis en Asie, en Europe ou en Amérique, un logiciel d expédition doit se conformer aux différentes exigences réglementaires de chaque destination, et produire ou transmettre électroniquement les documents et formulaires douaniers requis. Le choix automatisé des tarifs parmi des transporteurs internationaux vous permet d être sûr de choisir la solution la plus économique même lorsque les frais de transport sont élevés. Solution évolutive Un logiciel d expédition doit être une solution d entreprise qui évolue à mesure que vos activités se développent. Ces logiciels sont souvent dotés d une architecture modulaire, ce qui vous permet d installer, de payer et de gérer uniquement les modules dont votre entreprise a besoin, pour vous faire gagner du temps et de l argent. La flexibilité des solutions évolutives permet à votre entreprise de grandir, que vous ajoutiez de nouveaux sites, magasins, sites de commerce électronique ou destinations internationales. Un logiciel évolutif vous permet de ne pas avoir à dépenser plus de temps, d énergie et d argent pour acheter une nouvelle solution lorsque le besoin s en fait sentir. Support Le support client, bien que difficile à quantifier, doit également être pris en considération. Votre entreprise n a peut-être pas besoin d un support 24 h/24, 7 j/7, 365 jours par an, mais assurez-vous de pouvoir bénéficier de l aide nécessaire si un jour votre système venait à connaître une panne. Ce support doit être fourni par une équipe d ingénieurs connaissant votre environnement et qui, en raison de leur certification, ont accès au support des transporteurs. 9

10 6. Le rôle des transporteurs Un logiciel d expédition pour dynamiser votre entreprise 6. Le rôle des transporteurs Selon JP Morgan Chase, plus de 75 % des achats de détail se font à moins de 25 km de chez soi. «Les détaillants doivent non seulement se préoccuper de l expédition de leurs marchandises dans le monde entier, mais également penser à proposer leurs articles aux consommateurs qui vivent à proximité de leur magasin», déclare David Payton, vice-président du marketing international colis chez FedEx. «Nous fournissons une vaste gamme de services pour aider les détaillants à trouver l équilibre optimal entre le prix et la rapidité, que les articles doivent être livrés le jour même, le jour suivant ou quelques jours plus tard, au coin de la rue ou à l autre bout du monde.» Les détaillants doivent non seulement se préoccuper de l'expédition de leurs marchandises dans le monde entier, mais également penser à proposer leurs articles aux consommateurs qui vivent à proximité de leur magasin 75% des achats de détail se font à moins de 25 km de chez soi 25 km 10

11 7. Transport international 7. Transport international Les responsables d entrepôts doivent continuellement trouver de nouvelles façons d améliorer l efficacité de leurs processus de façon à gagner du temps, limiter le risque d erreurs et réussir à satisfaire leurs clients. Se doter d un logiciel approprié pour gérer vos opérations de transport internationales peut vous faciliter grandement la tâche. Cependant, bien que la possibilité d expédier des produits dans le monde entier puisse contribuer à la réussite d une entreprise, elle entraîne également l apparition de nouvelles sortes de problèmes. De nos jours, les clients veulent bénéficier de frais d expédition peu élevés et comme l explique Postal Technologies : «Les responsables d entrepôts doivent continuellement trouver de nouvelles façons d améliorer l efficacité de leurs processus de façon à gagner du temps, limiter le risque d erreurs et réussir à satisfaire leurs clients.» Postal Technologies FACILITER LE E-COMMERCE Gagner du temps Limiter le risque d erreurs LES RESPONSABLES D ENTREPÔTS DOIVENT CONTINUELLEMENT TROUVER DE NOUVELLES FAÇONS D AMELIORER L EFFICACITE DE LEURS PROCESSUS DE FAÇON A GAGNER DU TEMPS, LIMITER LE RISQUE D ERREURS ET REUSSIR A SATISFAIRE LEURS CLIENTS RESPONSABLES D ENTREPÔTS Satisfaire les clients 11

12 7. Transport international Le travail manuel fourni par le personnel chargé de la distribution peut être considérablement réduit par l automatisation du processus d expédition. En outre, en vous associant avec un prestataire de services, non seulement vous économisez sur les frais de main-d œuvre, mais vous améliorez également la précision de vos opérations. Les logiciels d expédition facilitent les opérations internationales grâce à cinq étapes simples : 5 ETAPES CLES Placement du colis sur une balance pour déterminer son poids et ses dimensions 5 4 Collecte de données auprès du système hôte concernant les articles expédiés, la destination du colis et le niveau de service requis Impression et application des étiquettes conformes et documents d'expédition sur le colis tandis que la mise à jour des données d'inventaire et de commande a lieu avec le système hôte en temps réel. La conformité des transporteurs est un facteur de réussite clé pour les entreprises qui s ouvrent sur le marché international. Il s agit néanmoins d un processus complexe qui nécessite la connaissances des tarifs d importation, des spécifications d emballage et des règlements douaniers. Si ces aspects ne sont pas correctement gérés, ils peuvent induire des frais supplémentaires, des retards de livraison importants et même des retours. 12

13 8. Satisfaction des clients Un logiciel d expédition pour dynamiser votre entreprise 8. Satisfaction des clients L expédition est l opération qui couronne tous les efforts ayant été consenti à chaque étape de la chaîne commerciale, de l acquisition du client à la réalisation de la vente. On peut lire dans l article «La livraison est un outil marketing permettant de stimuler les ventes» de Nadine Devisch que «L expédition tient une grande place dans l expérience globale d achat en ligne.» Comme l explique Mme Devisch : «La livraison doit être prise en considération dès le contact initial avec le client.» En outre, un rapport réalisé par la Commission européenne en 2013 a montré que les conditions de livraison influençaient grandement la fidélité des clients. Il apparaît que les principales raisons pour lesquelles un client réitère des achats en ligne sont liées à la logistique et au transport, par exemple la livraison gratuite, les possibilités de retour, les délais de livraison et les informations de livraison. La livraison est donc importante non seulement pour les spécialistes de la logistique, mais également pour les responsables des ventes et du marketing qui peuvent en faire un outil pour la conversion et la fidélisation des clients. Les leçons tirées par le secteur de la vente au détail en matière de livraison peuvent être appliquées à d autres secteurs d activités, tels que l assurance ou la fabrication à grande échelle. Justin Cramer, directeur des services chez ProShip, Inc., le confirme : «Bénéficier d une solution d expédition unique, permettant aux entreprises de rassembler des milliers de livraisons non contrôlées, offre de nombreux avantages professionnels.» Nombreuses sont les personnes sans connaissances dans le domaine qui pensent que pour faire arriver un colis à destination le lendemain il faut faire appel à un service aérien spécialisé et coûteux. Très souvent, un service d expédition terrestre moins onéreux est cependant tout aussi efficace. Investir dans une solution aux performances exceptionnelles et à l excellent service client est la clé de la réussite dans ce domaine. Les entreprises qui s associent à des partenaires leur garantissant des solutions multi-transporteurs à l échelle de l entreprise acquièrent les compétences d un expert en livraison, ce qui facilite la prise de décision et leur permet de réduire les coûts et d augmenter la satisfaction des clients. 13

14 9. Les points à contrôler avant de choisir sa solution : fonctionnalités et avantages des logiciels d expédition 9. Les points à contrôler avant de choisir sa solution : fonctionnalités et avantages des logiciels d expédition Le système que vous choisissez doit proposer les fonctionnalités suivantes : Exécution rapide de règles commerciales complexes Traitement rapide des règles commerciales les plus complexes pour optimiser le choix du transporteur et du service quel que soit le type de livraison, le contenu, les dimensions, la destination ou les restrictions réglementaires. Choix des tarifs entre plusieurs transporteurs Choix des tarifs chez les principaux transporteurs pour tous les niveaux de service et offres de services spéciales telles que la livraison le samedi et la conservation sur place et utilisation de tarifs officiels ou de vos propres tarifs négociés. Conformité des transporteurs Conformité avec les règlements des transporteurs en matière d étiquetage et de création de manifestes. Production d étiquettes d expédition personnalisées spécifiques à votre entreprise tout en autorisant la logistique des retours. Tous les principaux transporteurs et la plupart des transporteurs locaux et régionaux sont inclus ; possibilité d ajouter de nouveaux transporteurs rapidement et facilement. Simplicité d utilisation Interface utilisateur conviviale avec conception intelligente qui réduit l investissement de votre main-d œuvre gérant les livraisons de votre entreprise, que la marchandise se trouve dans un centre de distribution, un magasin ou chez un fournisseur. Production de documents Production de tous vos documents d expédition, au format électronique ou papier, des bordereaux de marchandises et étiquettes de conformité aux documents internationaux et à ceux requis pour le transport de matières dangereuses. Evolutivité Une solution qui suit la croissance de votre entreprise et centralisée pour permettre à plusieurs stations de travail informatiques d accéder aux fonctionnalités et aux données d expédition à partir d un serveur central. 14

15 9. Les points à contrôler avant de choisir sa solution : fonctionnalités et avantages des logiciels d expédition Expédition multiple Traitement de plusieurs paquets dans une livraison unique avec différents paramètres de livraison. Expédition de grandes quantités Gestion aisée de volumes élevés sur l ensemble de votre réseau de gestion des commandes (centres de distribution, magasins et fournisseurs), avec une rapidité exceptionnelle et un respect des règles commerciales les plus complexes. Gestion des manifestes Réalisation des procédures de fin de journée à partir de n importe quelle station de travail, notamment l impression ou la transmission électronique des rapports de manifeste pour les transporteurs. Vérification du poids et de l emballage Récupération des poids et dimensions des articles individuels, ainsi que des informations sur la boîte, et confirmation que l emballage de chaque paquet quittant votre site est correct. Création de rapports Stockage d informations détaillées sur les paquets de toutes les expéditions traitées pour référence future et pour mieux négocier les tarifs des transporteurs. Visibilité élevée Accès facile et immédiat (ou notifications de statut par ) à toutes les données de suivi de chaque expédition : destination, lieu actuel et date de livraison.. Transport international Impression ou transmission électronique des documents internationaux liés aux douanes tels que le certificat d origine, les factures commerciales et la déclaration à la sortie de l expéditeur, pour que votre colis n ait pas à supporter des frais supplémentaires, et qu il ne soit pas retardé, ni retourné. Assistance du fournisseur Assurez-vous que le fournisseur de votre solution d expédition propose une assistance et des services exceptionnels, par des professionnels expérimentés et formés à la fois en matière de chaîne d approvisionnement et d informatique. 15

16 Sources Article en ligne «Shipping as a Marketing Tool for Boosting Sales» (La livraison est un outil marketing permettant de stimuler les ventes) de Nadine Devisch Postal Technologies Shipshape Contributeurs Mark Aument, vice-président, ProShip, Inc. Nathan Rucker, responsable des grands comptes, ProShip, Inc. Justin Cramer, directeur des services, ProShip, Inc. David Payton, vice-président du marketing global des colis, FedEx 16

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