Stand associatif et/ou artisanal sur la FAN ZONE dans le cadre de l UEFA Euro 2016 au parc de la Légion d Honneur

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1 Re glement de l appel a candidature Stand associatif et/ou artisanal sur la FAN ZONE dans le cadre de l UEFA Euro 2016 au parc de la Légion d Honneur Le présent document présente le déroulement de la procédure et notamment les modalités de sélection des candidatures. Les candidats sont invités à le lire attentivement et dans son intégralité. Date limite de remise des projets : 17 mai 2016 Contenu Préambule... 2 Article 1. Description de l appel à candidature... 2 Article 2. Principes de rotation l exploitation du stand... 2 Article 3. Logistique et matériel :... 3 Article 4. Respect de la charte de développement durable... 3 Article 5. Modalités de transmission des candidatures... 4 Article 6. Critères de sélection des candidatures... 4 Article 7. Renseignements administratifs et techniques

2 Préambule Saint-Denis, en que ville hôte des matchs de l UEFA Euro 2016 en France, tient à favoriser l implication de tous les acteurs locaux dans cette compétition internationale. L Euro 2016 doit être une opportunité de rencontre et de cohésion en mobilisant la diversité des acteurs locaux et en y associant les visiteurs/supporteurs, et ce plus particulièrement sur la FAN ZONE. La FAN ZONE sera déployée au sein du Parc de la Légion d Honneur en proximité du Stade de France. Elle disposera d une capacité de personnes qui pourront, non seulement suivre la retransmission des matchs sur écran géant, mais aussi partager des moments de convivialité, en tout sécurité au sein du parc. Chacun pourra, entre amis ou en famille, entre supporteurs de toutes nationalités, profiter des différentes festivités organisées dans le cadre de l Euro2016. L UEFA Euro 2016 se déroule du 10 juin au 10 juillet Saint-Denis accueille 7 matchs de football dans l'enceinte du Stade de France dont les matchs d ouverture et de finale: - Phase de groupes o Vendredi 10 juin, 21h : France Roumanie Match d ouverture o Lundi 13 juin, 18h : République d'irlande Suède o Jeudi 16 juin, 21h : Allemagne Pologne o Mercredi 22 juin, 18h: Islande - Autriche - 8 ème de finale : lundi 27 juin, 18h - Quarts de finale : dimanche 03 juillet, 21h - Finale : dimanche 10 juillet, 21h En dehors de ces dates, il est prévu que la FAN ZONE soit ouverte au public pour une programmation festive et culturelle ainsi que pour la retransmission de certains matchs. Le calendrier et les horaires d ouverture sont en cours de définition. Au total, elle serait ouverte une vingtaine de jour (sous réserve). Article 1. Description de l appel à candidature Le présent appel à candidatures a pour objet l exploitation d un stand associatif et/ou artisanal dédié à la vente et la valorisation des savoir-faire locaux, mis en place par la commune à l occasion de l EURO 2016 au sein de la FAN ZONE installée au Parc de la Légion d honneur. Intitulé provisoirement «made in Saint-Denis», ce stand à vocation de valoriser les talents locaux. Associations et professionnels sont invités à exposer leurs objets, leurs savoir-faire artisanaux, comme par exemple : mobiliers, objets de décoration, textile et couture, accessoires de modes et bijoux, atelier DIY, timbres, produits issus du commerce équitable, productions locales Il ne s agit pas uniquement d exposer pour vendre mais également de participer à la démarche développement durable et de valoriser des savoir-faire locaux, et ce y compris dans le cadre d une compétition internationale d envergure. En participant à la FANZONE, les exposants adhérent à cette «règle du jeu» et s engagent au respect des conditions et critères de sélection fixés dans le présent appel à candidature. Compte tenu de la durée et de spécificité de l évènement, l exploitation sera effectué en rotation entre les différentes exploitants sélectionnés, au regard de leur disponibilités. La procédure respecte le principe d'égalité de traitement des candidats. Il est précisé que la présente procédure n'a pas pour objet d'attribuer un marché public, un accord cadre ou une convention de délégation de service public. Il n'est donc pas fait application du code des marchés publics ni des articles L et suivants du code général des collectivités territoriales. Article 2. Principes de rotation l exploitation du stand Chaque candidat s engage à tenir le stand durant minimum 1 jour. Plusieurs candidats pourront se voir confier le stand plusieurs jours consécutifs dans le limite de 6 jours, en fonction des disponibilités indiquées par l ensemble des candidats et de leur nombre et en respect du principe de rotation équitable. 2

3 La FAN ZONE sera ouverte en semaine et chaque week-end, le calendrier prévisionnel prévoit moins d une vingtaine de jours d ouverture entre le 10 juin et le 10 juillet voir calendrier indicatif en PJ. Les horaires de la FAN ZONE seront variables, les plages horaires indicatives étant de 14h00 à 23h00 en semaine et de 14h00 à 00h00 les week-ends (vendredis et samedis). L exploitation du stand associatif gagne à être effectuée sur toute la durée d ouverture (sachant que l accès véhicule pendant les horaires d ouverture public est interdit). Article 3. Logistique et matériel : Un règlement intérieur Commerçant et Exposants de la FANZONE sera établi précisant les règles de montage, démontage et exploitation. Chaque candidat sera tenu de s y conformer. Sécurité Conformément aux instructions ministérielles, des mesures de sécurités strictes sont mises en place pour toutes les personnes participants à l exploitation de la FANZONE. L accès au site se fera exclusivement par badge nominatif et avec photo fourni aux bénévoles/personnel des exploitant retenus. Il sera obligatoire pour tous pendant les phases de montage, exploitation et démontage. La déclaration des véhicules devant accéder au site est obligatoire, les livraisons seront planifiées en amont. Aucun véhicule ne sera autorisé à stationner au sein du parc pendant les horaires d ouvertures. L installation se fera exclusivement en dehors des horaires d ouvertures au public. Un formulaire à remplir par les candidats sélectionnés devra être remis en amont de l exploitation pour recenser : identité des bénévoles/personnels et photo, numéro de plaque d immatriculation du véhicule et horaire d accès. Son remplissage et sa transmission dans les délais conditionne l autorisation d exploitation. L organisateur prend en charge la sécurité et le gardiennage jour et nuit. Stand et matériel La commune s engage à installer pour le compte des exploitants retenus un stand dédié à l exposition/ vente. Il sera fourni avec le matériel suivant : - Taille des tentes : 4m*4m avec un bardage bâche (toit/fond et côtés) - 3 tables en plastique de 180cm*60cm - 4 chaises - Eclairage par HPIT 1000w dans les stands En dehors de ces éléments, aucun matériel spécifique ne sera mis à disposition de l exploitant. Le candidat retenu pourra aménager l espace intérieur avec du matériel lui appartenant (table, chaises, tissus, ). L entretien de l espace et du matériel mis à disposition (nettoyage) est à la charge du candidat. Un état les lieux d installation et de désinstallation sera effectué avec indication du nombre de matériels fournis à l association et leur état. Le candidat retenu est responsable du matériel pendant la durée d exploitation. Toute dégradation constatée sur le mobilier mis à disposition sera directement facturée au coût de revient à l exploitant par l organisateur pour les biens concernés. Les organisateurs fournissent la signalétique spécifique au stand et le candidat retenu est tenu l apposer sur son stand. L exploitant est vivement invité à personnaliser son stand à son image. Article 4. Respect de la charte de développement durable Saint-Denis est engagée depuis plusieurs années dans une politique environnementale exigeante. Un évènement comme l'euro 2016 doit être exemplaire par sa faible empreinte écologique, par la prévention et la gestion des déchets et par des choix limitant au maximum le gaspillage, les pollutions et nuisances. - L exploitant doit proscrire, dans la mesure du possible, les produits à emballages individuels et éviter le suremballage. Tous les emballages destinés à la vente doivent être en matière recyclés ou recyclables. - Les sacs plastiques à usage unique sont interdits - Le tri des déchets est réalisé sur l espace dédié dans la FANZONE, l exploitant doit obligatoirement respecter les consignes de tri. 3

4 Article 5. Modalités de transmission des candidatures Le formulaire de candidature dument rempli et signé par le représentant légal de l association/organisation doit comporter : - Pour les associations, date et numéro du récépissé de déclaration en Préfecture (dit n RNA) - N d immatriculation d activité (SIET, SIREN, MDA, Auto-entrepreneur, etc.) - La liste des produits proposés à la vente et les tarifs pratiqués, +/- le type d activités proposées - Le nombre de bénévoles/personnel mobilisés sur les journées de présence - Les préférences en matière de jours d exploitation Document annexe à fournir obligatoirement : - La copie de son attestation d assurance Les candidatures doivent être adressées au plus tard le 14 mai h30 (date de clôture de l appel à candidature), en un exemplaire signé par le porteur, (le cachet de la Poste faisant foi) à l adresse suivante : Maison de la Vie associative 19 rue de la Boulangerie Saint-Denis Seuls les dossiers complets reçus avant la date limite de dépôt fixé ci-dessus seront examinés. Article 6. Critères de sélection des candidatures Les candidatures seront sélectionnées sur les points suivants à la lecture du dossier de candidature : - Pour les associations, la candidature est portée par une association légalement constituée et enregistrée à la Maison de la Vie associative de Saint-Denis, - Pour les entreprises et autres organisations, l activité est implantée ou l exposant est résidant sur une des neuf villes de Plaine Commune, - Conformité de l offre aux orientations définies dans le présent règlement : vente de produits issus d un savoir-faire artisanal, de création ou issus du commerce équitable (pas d activité de revente en dehors du commerce équitable et production locale), - Moyens mis en œuvre par le candidat (nombre de bénévoles/personnel, personnalisation du stand ) La sélection sera attentive aux objets/savoir-faire ayant un lien avec la compétition sportive, le football ou plus largement le sport et l activité physique. Les candidats sélectionnés se verront attribuer au moins un 1 jour parmi les disponibilités qu ils auront indiquées. Si plusieurs candidats sont intéressés par un même créneau, la sélection sera effectuée par tirage au sort. Ils gagnent donc à indiquer l ensemble des jours disponibles et leur préférence. La commune peut décider de ne pas donner suite à la procédure ou modifier les dates d exploitation, notamment si le nombre de candidats ne répondent pas aux critères de rotation de l exploitation. Les candidats ne peuvent pas prétendre à une indemnisation ou un dédommagement. Les propositions inappropriées (qui apportent une réponse sans rapport avec l'offre), irrégulières (qui ne respectent pas les règles de l appel à candidature ou qui sont incomplètes) ou inacceptables (qui ne respectent pas les règles fixées pour l'occupation et par la législation en vigueur) seront rejetées. Article 7. Renseignements administratifs et techniques Des renseignements administratifs et techniques peuvent être obtenus auprès de : Maison de la Vie associative 19 rue de la Boulangerie Saint-Denis ou à l adresse : elodie.frisot@ville-saint-denis.fr 4

5 FORMULAIRE DE CANDIDATURE Stand associatif ou artisanal sur la FAN ZONE dans le cadre de l UEFA Euro 2016 au parc de la Légion d Honneur NOM DE LA STRUCTURE : Adresse (siège social) : Tél. : Nom du référent sur site: Tél. portable : Site internet : Votre N d assurance professionnelle ou civile et la période de validité : Votre N d immatriculation d activité (SIET, SIREN, MDA, Auto-entrepreneur, etc ): Partenaires (éventuels) : Quel sera l intitulé de votre panneau d enseigne : 1. Quel est votre savoir-faire Quel est votre technique / savoir-faire maitrisé? Quel sera le contenu de votre stand? Pouvez-vous joindre quelques photos qui présentent vos objets, votre technique professionnelle? 2. Vos objets et leurs prix Nous précisons qu une attention particulière sera portée sur l éventail des tarifs de vos produits, afin que l ensemble des visiteurs puissent acheter, s ils le souhaitent : Quels sont vos principaux objets / produits qui seront exposés Prix de vente (en, TTC) 5 Dossier à remettre à la Maison de la Vie associative avant le 17 mai h30

6 Les jours d exploitation souhaités du stand : Jours d ouverture probables Disponibilités pour exploiter le stand Vendredi 10 juin 17h-00h OUI NON éventuellement Samedi 11 juin 14h-23h30 OUI NON éventuellement Lundi 13 juin 15h-23h30 OUI NON éventuellement Samedi 18 juin 13h-01h OUI NON éventuellement Mercredi 22 juin 18h-21h OUI NON éventuellement Samedi 25 juin 13h-02h OUI NON éventuellement Dimanche 26 juin 13h-23h30 OUI NON éventuellement Lundi 27 juin 17h30-23h30 OUI NON éventuellement Mercredi 29 juin 13h-23h30 OUI NON éventuellement Jeudi 30 juin 19h-23h30 OUI NON éventuellement Vendredi 01 juillet 17h30-23h30 OUI NON éventuellement Samedi 02 juillet - 13h-01h OUI NON éventuellement Dimanche 03 juillet 13h-23h30 OUI NON éventuellement Lundi 04 juillet 19h-23h30 OUI NON éventuellement Mardi 05 juillet 19h-23h30 OUI NON éventuellement Mercredi 06 juillet 17h30-23h30 OUI NON éventuellement Samedi 07 juillet 17h30-23h30 OUI NON éventuellement Dimanche 08 juillet 17h30-01h OUI NON éventuellement Lundi 09 juillet 19h-02h OUI NON éventuellement Mardi 10 juillet 13h-02h OUI NON éventuellement Calendrier indicatif susceptible de subir des modifications qui seront indiqués aux candidats le plus en amont possible. Autres remarques / information (partenariat, co-exploitation, ) Attestation sur l honneur Je soussigné,, agissant en tant que de (structure) m engage à respecter l ensemble des conditions fixées au présent règlement d appel à candidature. Fait à, le Signature Dossier à remettre à la Maison de la Vie associative avant le 17 mai h30 6