SECRÉTARIAT GENERAL BUREAU DES ARCHIVES

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1 SECRÉTARIAT GENERAL BUREAU ES ARCHIVES TABLEAU E GESTION ES ARCHIVES PROUITES PAR LES UNITES E FORMATION ET E RECHERCHE (U.F.R.) E L UNIVERSITÉ PARIS IEROT PARIS 7 - HORS COMPOSANTES MEICALES 7 avril

2 Les archives publiques : définition et ité éfinition Le code du patrimoine définit dans son article L211-1 les archives comme étant «l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l exercice de leur activité.» L article L211-4 précise que les archives publiques sont «les documents qui procèdent de l activité de l État, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics.» Finalité La conservation des archives est «organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche» (article L211-2). L article L212-2 du code du patrimoine pose le principe d une sélection des archives : «À l'expiration de leur période d'utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à l'article L212-3 font l'objet d'une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d'utilité ou d'intérêt historique ou scientifique, destinés à l'élimination.» Le tableau de gestion d archives En application du code du patrimoine (article L.212-2), le présent tableau détermine pour les différentes séries de documents produits ou reçus par les U.F.R., les durées d utilité qui s y attachent et le sort ultérieur des dossiers (tri, élimination ou conservation). Il permettra d organiser de façon rationnelle les versements au bureau des archives de l université puis la sélection et le transfert des archives d intérêt historique aux Archives nationales, où elles resteront à la disposition du service dont elles émanent. Ce tableau se base principalement sur l instruction AF PACI/RES/2005/003 du 22 février 2005 signée conjointement par le ministre de l Education et de l enseignement supérieur et le ministère de la Culture, qui exerce le contrôle scientifique et technique sur les archives. 2

3 Le tableau de gestion est l instrument de base pour la bonne maîtrise de la production des archives dans les services car il permet de contrôler : la gestion des flux des documents ; la conservation des archives grâce à l application des durées légales ; les éliminations ; les versements des archives des bureaux jusqu aux espaces de stockage. Il s agit d un inventaire des documents produits et reçus dans un service à un moment donné. Il est donc amené à être modifié, parallèlement à l évolution des activités du service et de la réglementation. Il se présente de manière suivante : Typologie des documents UA La première colonne indique la typologie des documents produits ou reçus. La deuxième colonne concerne la durée d utilité (UA), c est-à-dire le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l activité du service (âges courant et intermédiaire). Le sort est le sort du document à la fin de la durée d utilité. Il consiste en : o «C» pour conservation : conservation intégrale et versement du document au bureau des archives. o pour destruction : élimination des documents après rédaction d un bordereau d élimination. o «T» pour tri : tri selon les modalités indiquées en observations. La colonne donne des précisions sur la gestion des archives pendant leur UA et sur les modalités du tri à opérer pour le document lorsque T est indiqué en sort. 3

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5 urée d utilité I. Fonctionnement général de l U.F.R. 1. Organisation de l U.F.R. Statuts urée de validité C Règlements intérieurs urée de validité C Organigrammes C Circulaires et notes de service urée de validité T Conventions juridiques urée de validité Instruction Éducation Les statuts validés doivent être transmis à la irection des affaires générales et juridiques. Conserver un exemplaire dans l UFR. Instruction Éducation Conserver un exemplaire de chaque version validée. Instruction Éducation Conserver les notes émises par l UFR. Les conventions originales sont conservées à la irection des affaires générales et juridiques de l université après signature. 2. Correspondance Chrono courrier départ et arrivée. Instruction Éducation Courriers électroniques. Instruction Éducation Conseils et réunions Conseils de l UFR : - Convocations - Ordres du jour - Listes d émargement - Procurations - Pièces annexes - Procès-verbaux C C C Instruction Éducation Instruction AF/PACI/RES/2009/018, Conserver systématiquement une version papier de l ordre du jour, des pièces annexes et du procès-verbal. 5

6 Élections organisées par la irection des affaires juridiques : - Affiches et mails d information - Professions de foi - Circulaires d organisation - Arrêtés d organisation - Listes électorales - Bulletins de vote - Procès-verbaux de dépouillement Élections organisées par l UFR : - Affiches et mails d information - Professions de foi - Circulaires d organisation - Arrêtés d organisation - Listes électorales - Bulletins de votes - Procès-verbaux de dépouillement Participation aux conseils et réunions organisés par d autres composantes ou services de l Université Paris 7 : procès-verbaux et comptes rendus. Participation à d autres conseils et réunions : procès-verbaux ou comptes rendus. 4. Gestion du personnel 4.1. Recrutement Création de postes : - tableau de recensement des besoins et des rehaussements de personnel - profils et argumentaires - fiches de poste urée d utilité 3 mois 2 mandats 2 mandats 2 mandats 3 mois 2 mandats C C T T T Instruction Éducation Les listes d émargement et les procès-verbaux originaux doivent être transmis à la irection des affaires générales et juridiques. Instruction Éducation Conserver un exemplaire de bulletin de vote. Conserver tous les procès-verbaux des conseils d UFR et 1 mandat sur 2 pour les autres organes de délibération de l UFR. Conserver les synthèses de dépouillement. Ces documents sont conservés par les services organisateurs. Conserver les comptes rendus si les réunions présentent un intérêt pour l UFR. la irection des ressources humaines de 6

7 Comités de sélection : - Arrêtés relatifs à l élection des membres - Travaux de candidats - Convocations - Listes d émargement des membres du jury - Rapports des rapporteurs - Procès-verbaux Candidatures à des postes d attachés temporaires d enseignement et de recherche (ATER) : listes des postulants, réponses positives et négatives, contrats d'engagement, fiches de recrutement nominatives, procès-verbaux d'installation 4.2. Gestion collective Charges d enseignements, conférences et heures complémentaires : - Vœux des enseignants - fiches individuelles, états récapitulatifs, bordereaux des heures à payer Promotions, avancement : - personnel scientifique : curricula vitae, rapports scientifiques, listes des publications, procès-verbaux du conseil d UFR restreint. - personnel administratif : curricula vitae, rapports d activité, rapports d aptitude professionnelle, procès-verbaux de commission BIATSS le cas échéant Primes : appels à candidature, dossiers de candidature, listings d acceptation urée d utilité C Instruction Éducation Les candidatures sont conservées sur l application Comitec gérée par le bureau des concours, mais certains candidats transmettent des travaux en version papier à l UFR. Les listes d émargement et les procès-verbaux originaux doivent être transmis au bureau des concours. la irection des ressources humaines de Les informations sont intégrées dans l application HELICO gérée par la irection des ressources humaines de l université. la irection des ressources humaines de la irection des ressources humaines de 7

8 Congés pour recherches ou conversion thématique (CRCT) : - dossiers de demande (formulaires de demande, curricula vitae, comptes rendus d activités, listes des publications, lettres de motivation, certificats d exercice) - arrêtés du président de l université emandes de délégation auprès d un organisme de recherche : fiches individuelles de renseignements, programmes de recherche, listes des publications, curricula vitae, décisions du conseil d UFR 4.3. Gestion individuelle urée d utilité ossiers individuels des personnels administratifs épart de l agent ossiers individuels des enseignants-chercheurs épart de l agent T ossiers de chargés de cours : demandes de paiement, fiches de renseignements complémentaires, RIB, correspondance Entretiens professionnels : fiches de poste, comptes rendus d entretiens épart de l agent la irection des ressources humaines de la irection des ressources humaines de Les documents originaux sont conservés à la irection des ressources humaines de Les documents administratifs sont conservés à la irection des ressources humaines de Au départ de l enseignant-chercheur, conserver les documents scientifiques (CV, listes des publications ) la irection des ressources humaines de Les comptes rendus d entretiens originaux signés et les fiches de poste doivent être transmis à la irection des ressources humaines de emandes de congés 2 ans Instruction AF/PACI/RES/2009/018, 3.4. étachements : avis du directeur de l UFR épart en retraite : avis du directeur de l UFR emandes d éméritat : courrier du demandeur, avis du conseil d UFR L avis original doit être transmis à la irection des ressources humaines de L avis original doit être transmis à la irection des ressources humaines de la irection des ressources humaines de 8

9 urée d utilité États de service des enseignants 5. Gestion et exécution du budget 5.1. Préparation budgétaire Prévisions budgétaires, budgets initiaux, décisions budgétaires modificatives 5.2. Exécution du budget 2 ans T Bons de commande 10 ans Factures de fonctionnement et d investissement Les informations sont intégrées dans l application HELICO gérée par la irection des ressources humaines de l université. Instruction PACI/RES/2009/018, Ne conserver que les documents récapitulatifs qui ne sont pas transmis aux services centraux. Instruction PACI/RES/2009/018, Les bons de commandes font office d engagement comptable. Les factures originales doivent être transmises au Service financier de Bons de livraison Instruction PACI/RES/2009/018, Ordres de mission sans frais Missions avec frais : ordres de missions, justificatifs de frais, fiches de remboursements Outils de suivi budgétaire : états de la trésorerie, états des dépenses par enveloppe 10 ans 6. Gestion des locaux, logistique et matériel Plans des locaux urée de validité L original de l ordre de mission doit être remis à l agent. La composante est responsable de la conservation des originaux de justificatifs depuis octobre 2014 (cf Guide des missions). L ordre de mission et l état liquidatif sont transmis en original à l Agence comptable. La composante conserve les justificatifs avec la copie de l ordre de mission. Ces documents pourront être versés aux archives 2 ans après leur émission. Instruction PACI/RES/2009/018, Les documents originaux sont conservés aux services centraux de Réservations de salles Instruction Éducation Instructions de sécurité urée de validité Notifications de prélèvement pour les services de reprographie Les documents originaux sont conservés dans le Service hygiène et sécurité. 9

10 urée d utilité Inventaire des immobilisations Procès-verbaux de remise de biens Conventions de prêt de matériel 7. Relations internationales Conventions, accords de coopération 8. Enseignements Préparation de la partie «enseignement» des contrats pluriannuels : maquettes des diplômes (votées par le conseil d UFR), habilitations des formations et des diplômes nationaux Textes réglementaires urée de validité II. Scolarité 1. Inscriptions et suivi des étudiants 1.1. Inscriptions ossiers administratifs des candidats acceptés et inscrits A transmettre à la EVU Les documents originaux sont conservés à l Agence comptable de l université. Les documents originaux sont conservés à l Agence comptable de l université. Les documents originaux sont conservés à l Agence comptable de l université. L original des conventions et des accords est conservé au Bureau des relations internationales ou à la irection de la recherche selon le domaine de compétence. Les maquettes originales intermédiaires et définitives des habilitations sont conservées au Bureau des enseignements. Les dossiers doivent être transférés par l UFR à la EVU à la fin des inscriptions. ossiers des candidatures refusées, inachevées Instruction Education emandes de réorientation refusées emandes de recours refusées C Instruction Education Engagements personnels de confirmation d inscription Engagements à valeur morale Suivi des étudiants retenus Listes des inscrits Les originaux sont conservés à la EVU. 10

11 urée d utilité Fiches pédagogiques des étudiants 50 ans T Trombinoscopes T 2. Organisation des enseignements Brochures de présentation des formations (sommaires et détaillées) 50 ans C Emplois du temps /plannings des enseignements T Instruction Education, Verser au bureau des archives après. Conserver s il n existe pas de photographie dans le dossier de l étudiant. Conserver deux exemplaires pour archivage dès réception du lot. Instruction Éducation Conserver les emplois du temps pour les années universitaires se terminant en 0 et 5. Plannings d occupation des salles Instruction Education Cours et supports de cours (polycopiés, notes de cours) 2 ans C 3. Examens 3.1. Organisation des examens Arrêtés du président de l université fixant les modalités de contrôle des connaissances urée de validité Arrêtés de composition de jury urée de validité Instruction Education Conserver 1 exemplaire. étruire les doublons. Les arrêtés originaux sont conservés à la Présidence de l université. Instruction Éducation Les arrêtés originaux sont conservés à la Présidence de l université. Plannings des examens Instruction Éducation Justificatifs d absence aux examens emandes de dispenses d examens Listes d émargement des étudiants Instruction Éducation Sujets d examens 2 ans C Instruction Éducation 3.3. Copies d examen T Instruction Éducation 3.4. Pour les années universitaires se terminant en 0 et 5, conserver 1% des copies avec un minimum de 3 copies par épreuve de chaque examen. Conserver les copies ayant fait l objet d un contentieux. 11

12 urée d utilité Travaux d étudiants non diplômants T Procès-verbaux de déroulement d examens 3 ans T Conserver deux spécimens par examen pour les années en 0 et 5. Instruction Éducation Constituer une collection distincte des copies d examen. Conserver l original des procès-verbaux comportant un incident et lorsqu il y a eu ouverture d un contentieux Résultats Relevés de notes collectifs et individuels Instruction Éducation 3.5. Notes non reportées sur les procès-verbaux d examens. 50 ans C Procès-verbaux d examen Utilité du service Attestations de réussite aux examens 50 ans Réclamations sur les notes Jusqu à l extinction des voies de recours C 4. Stages et mémoires diplômants Offres de stage États récapitulatifs des stages et des stagiaires T Conventions de stage Évaluations pédagogiques de stage 50 ans T Certaines notes ne sont pas reportées sur un procès-verbal d examen (par exemple, les éléments constitutifs d une unité d enseignement ou ECUE). Conserver les listes de notes et les verser au bureau des archives après 2 ans. Instruction Éducation 3.6. Les originaux signés des procès-verbaux doivent être transmis à la EVU. Instruction Education Instruction Éducation 2.3. Conserver les documents qui ne se retrouvent pas dans les services centraux. Instruction Éducation 2.3. Les originaux des conventions doivent être transmis au Bureau des stages. Instruction Éducation 2.3. S il existe un dossier pédagogique de l étudiant, y intégrer les évaluations. Si non, constituer une collection et la verser au bureau des archives après. 12

13 urée d utilité Rapports de stage T Mémoires T 5. Mobilité internationale ossiers de lecteurs 50 ans T ossiers des étudiants entrants et sortants Contrats d études Contrats pédagogiques 50 ans C Relevés de notes 6. Formation continue et professionnelle 6.1. Création ossier de création : projet de programme, projet de budget, argumentaire, procès-verbal de la décision de l UFR T Arrêté de création de formation urée de validité Brochure de la formation continue de l université urée de validité Instruction Éducation 2.3. Trier un an après la sortie de l étudiant de l établissement. Conserver 1 à 3 rapports par promotion pour les années universitaires se terminant en 0 et 5. Instruction Éducation 3.4. Conserver les travaux à caractère local. Pour le reste, conserver entre 1% et 5% des mémoires par discipline des années universitaires se finissant en 0 et 5. Instruction Education, Verser au bureau des archives après. Les dossiers originaux sont conservés au bureau des relations internationales. Les contrats originaux sont conservés au bureau des relations internationales. Instruction Education, 3.5. Envoyer systématiquement l original au bureau des relations internationales. Instruction Éducation Ce dossier est envoyé au SEFOCOPP (formations qualifiantes) ou au bureau des enseignements (formations diplômantes) pour instruction auprès des conseils centraux de l université. Conserver un exemplaire des projets de programmes non retenus. La collection complète des arrêtés est conservée par le bureau des enseignements de l université. eux exemplaires de chaque brochure sont archivés auprès du SEFOCOPP. 13

14 urée d utilité Brochure des formations de l UFR 50 ans C Conserver deux exemplaires pour archivage dès réception du lot Organisation de la formation continue et professionnelle Arrêtés des tarifs de la formation continue urée de validité Prévisions annuelles du nombre d étudiants 2 ans ocuments de travail internes. Bilans et statistiques annuelles C Instruction Éducation Conserver un exemplaire des bilans et statistiques s ils ne sont pas intégrés au bilan général de l UFR Inscriptions L inscription des étudiants dans les formations diplômantes nationales s effectue auprès de la scolarité de l UFR. L inscription aux U/IU et aux formations qualifiantes s effectue auprès du service de formation continue. ossiers de candidature acceptés des étudiants : - Formulaire de candidature - Pièces justificatives evient le dossier de l étudiant Le dossier de l étudiant est envoyé à la EVU par le secrétariat pédagogique (cf partie II du tableau de gestion) ossiers des candidatures refusées, inachevées Instruction Education evis emandes de convention de Congé individuel de formation (CIF) 2 ans Formulaires de demande de prise en charge par un organisme financeur 2 ans Accords de prise en charge par l employeur 2 ans Convention de formation 2 ans Contrat individuel de formation A intégrer au dossier de l étudiant Formulaire remis par le salarié à son employeur, dont l université ne conserve qu une copie incomplète. Les formulaires originaux signés sont transmis par le SEFOCOPP à l Agence comptable de l université. ocument interne à l université nécessaire à l établissement de la convention. Les conventions originales signées sont transmises par le SEFOCOPP à l Agence comptable de l université. 14

15 6.4. Gestion pédagogique des formations urée d utilité ossiers individuels des étudiants en formation diplômante 50 ans T ossiers individuels des étudiants en formation qualifiante T Convocations Listes d émargement 10 ans Polycopiés de cours C Copies d examen T Fiches d évaluation de la formation T Procès-verbal d examen Copie des attestations de formation 10 ans Instruction Éducation Verser au bureau des archives après. A l issue des 50 ans, conserver tous les dossiers jusqu en Après 1975, ne conserver que les dossiers dont les années se terminent en 0. Instruction Éducation Conserver les dossiers des étudiants des années en 0 et 5. urée de conservation exigée de la part de certains organismes financeurs comme le FONGECIF. Instruction Education Conserver 1 exemplaire. étruire les doublons Instruction Éducation 3.4. Pour les années universitaires se terminant en 0 et 5, conserver 1% des copies avec un minimum de 3 copies par épreuve de chaque examen. Conserver les copies ayant fait l objet d un contentieux. Instruction Éducation Conserver un échantillon représentatif des fiches d évaluations. Instruction Éducation 3.6. Les originaux signés des procès-verbaux doivent être transmis à la EVU. 15