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1 5. Méthodologie d un projet d archivage électronique et de dématérialisation 1. Gestion de l information 2. Gestion d un projet 1

2 1. Méthodes de gestion de l information A. Plan de classement B. Règles de nommage C. Qualification de l information, métadonnées D. Accompagner le cycle de vie E. Paquet de données F. Normes 2

3 A. Plan de classement Classement selon l organisation bureau A, bureau B, mais réorganisations Classement thématique domaines de recherche, contenus Classement par forme papier, document électronique, données, s Classement par valeur de l information documents à valeur fiscale/comptable, susceptibles d être requis lors d un contentieux, valeur d information temporaire Combinaison possible de plusieurs classements 3

4 B. Règles de nommage Nom du document explicite Version renommer le document validé Code de classement indication du dossier ou de la valeur Cas des messages électroniques objet indiquant l affaire ou la criticité 4

5 C. Qualification de l information Métadonnées : Métadonnées de contexte / source de contenu de forme / format de sensibilité d accès de durée de vie 5

6 Métadonnées Les métadonnées sont aux données ce que l'étiquette est à un médicament nom du médicament, du fabricant, composition chimique, nombre de comprimés; posologie; date de péremption du médicament; précautions à prendre, effets secondaires, Jean Denègre, EN Sciences Géographiques 6

7 D. Accompagnement du cycle de vie Évolution du caractère vital / critique perte ou acquisition Évolution de la confidentialité à la baisse ou à la hausse Gérer la durée de conservation destruction à terme (CNIL), prolongation, révision réactivation par suite d une évolution de la législation ou d un contentieux 7

8 E. Notion d objet/paquet Méta données d informations Index Format Origine Document (contenu informationnel) Méta données de gestion Durée de conservation Protection Migration 8

9 F. Normes Normes ISO Records management DoD (US) MoReq2 (Commission européenne) NF Z ISO OAIS ISO PDF/A ISO Utilisation stratégie globale pour la traçabilité de l'information et des responsabilités exigences pour le e-records management (archivage électronique) (Model functional requirements for electronic records management) exigences et spécifications pour un système d'archivage électronique conservation et intégrité des documents dématérialisés organisation et fonctionnement d'un centre d'archivage de données format de conservation des documents Norme sécuritaire 9

10 Normes associées OAIS interfaces entre Archives de type OAIS, méthodologie de versement utilisée par une Archive, versement de données numériques à l Archive, livraison de données numériques par l Archive, versement à l Archive de métadonnées numériques, concernant des données numériques ou physiques, identification de données numériques dans l Archive, protocole pour la recherche et l extraction d informations concernant des données numériques et physiques, accès aux supports permettant le remplacement des systèmes de gestion des supports sans devoir réécrire les supports, supports physiques spécifiques, migration de l information vers de nouveaux supports et formats, pratiques d archivage recommandées, agrément des Archives. 10

11 2. Gestion d un projet d archivage A. Grands processus de l archivage B. Mise en œuvre d un projet C. Politique d archivage 11

12 A. Grands processus de l archivage (records management) 1- Identifier et capturer ce qui ne doit plus être modifié Système d Archivage Electronique (SAE) 3- Mettre l information à disposition des utilisateurs 2- Conserver l intégrité jusqu à la destruction! 4- Tracer l ensemble des opérations effectuées 12

13 B. Approche organisationnelle 1 Décrire la cible Ce que l on a à gérer, archiver Lister les données à traiter, Les exigences correspondantes Qualifier les données / Criticité Sécurité (DICP) Durée 13

14 Approche technique 5 Choix d une solution technique Fonctionnelle Performante Evolutive Interopérable Sécurisée Economique Auditable Protectrice/environnement 14

15 Approche complète Décrire la cible ce que l on a à traiter 1 2 Analyse de l existant Définition des besoins /manquements identifiés Cahier des charges : fonctionnalités souhaitées et contraintes techniques Choix et mise en œuvre Audit et mise à jour éventuelle 15

16 C. Politique d archivage 16

17 Outils complémentaires 17

18 Position centrale PA Lois Réglementations (Évolutions) Vérification Politique d archivage Obligations Typologie de données Niveaux de service Audit (certification) Conformité Système d archivage électronique 18

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