ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 15 March 2016 VALIDATED BY : D. A. Ashley

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 15 March 2016 VALIDATED BY : D. A. Ashley ORGANIZATION : HUMAN RESOURCES DIVISION POSITION No. : HR-1 TITLE : Chief of Division GRADE : A-4 JOB CODE : A61 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Human Resources Executive (HRE) for the proper functioning of the NSPA Human Resources Division. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Carrying out recruitment action for all personnel of international and local status, including consultants and temporaries. Coordinating the administration of personnel issues and ensuring compliance with the NATO Civilian Personnel Regulations (CPR) as required. Ensuring adherence to the CPR and NATO Council (NAC) policies concerning the deployment of NSPA personnel and providing guidance as required. Overseeing establishment of contracts of employment of newly appointed staff members, temporary staff and consultants, and monitoring the contractual situation of serving staff to ensure timely renewals and compliance with established policies. Managing the Pay-Roll, Provident Fund and NATO Pension systems. Maintaining the salary scales and allowances for all countries where NSPA employees are stationed. Managing the Social Securities and Insurance Scheme under the NATO Group Insurance Agreement. Ensuring proper implementation of the Ottawa Agreement with regard to privileges and immunities of NSPA staff members and accredited Country Liaison Representatives (CLRs) and dealing with other issues arising out of host country legislation that affect the status of staff members. Preparing and justifying the annual Organization and Personnel Establishment (O&PE) proposals of the Division. Managing the preparation of the annual budget of the Division and monitoring the use of approved credits. Overseeing preparation of Statements of Work (SOWs) for contracts relevant to the Division s activities and verification of related invoices. Administering common interest and language training made available to Agency staff in line with the NSPA training plan. Administering the NATO Staff Training Awards programme. HR-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

2 Making recommendations regarding new and adapted policies, procedures and improvements of administrative services. Developing policies, administrative procedures and directives in the field of human resources. Maintaining liaison with Human Resources and Personnel Administration of other NATO bodies and participating in relevant meetings at NATO level, as required. Maintaining liaison with the Programme Managers, Division Chiefs and any other authorities with regard to the performance of Human Resource (HR) functions. Overseeing the activities of the Medical and Social Service. In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC-approved operations and missions, on a case-by-case basis, by travelling to associated theatre/mission locations, especially where NSPA personnel are/will be serving. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities The incumbent is further responsible for the administrative and technical management and supervision of the Division and the correctness of advice to the HRE on all matters concerning the HR functions and the Division. Keeping professional knowledge of the NATO CPR and abreast of HR policy developments and initiatives. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree in HR, business, public administration, or related discipline equivalent to a Master's degree. Excellent knowledge of human resources management and extensive working experience in a sizeable organization in the private, public or international sector. Good sense of human relations and a high degree of essential qualities such as maturity, tact, discretion and sound judgment. Excellent interpersonal communication skills to interact with people of different national and cultural background in a clear and concise manner, both orally and in writing. Ability to facilitate/present persuasively to gain buy-in and effective negotiations skills to achieve desired outcomes including business growth. Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems (including HR), ability to set and implement performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Proven ability in team management and motivating staff to achieve project objectives. HR-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

3 LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. Both languages are important in the work of this post, therefore fluency in English and working knowledge of French are essential. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation, ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives. Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. HR-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 15 mars 2016 VALIDÉ PAR : D. A. Ashley ORGANISATION : DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES POSTE N : HR-1 TITRE : Chef de division GRADE : A-4 CODE POSTE : A61 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Sous la direction du responsable exécutif des ressources humaines, le (la) titulaire est chargé(e) du bon fonctionnement de la Division des ressources humaines de la NSPA. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales assurer le processus de recrutement de tous les personnels à statut international et à statut local, y compris des consultants et des temporaires ; coordonner l'administration des questions liées au personnel et veiller au respect du Règlement du personnel civil (RPC) de l'otan en tant que de besoin ; veiller au respect du RPC et de la politique générale du Conseil de l'otan en matière de déploiement du personnel de la NSPA, et fournir des orientations selon les besoins ; superviser l'établissement des contrats de travail des agents nouvellement nommés, du personnel temporaire et des consultants, et suivre la situation contractuelle des personnels en activité afin de veiller au renouvellement des contrats en temps utile et au respect des principes établis ; gérer les systèmes de la paie, de la caisse de prévoyance et des régimes de pensions de l'otan ; tenir à jour les barèmes de salaires et d'indemnités pour tous les pays où sont affectés des employés de la NSPA ; assurer la gestion relative au régime de sécurité sociale et d'assurance dans le cadre de l'accord d'assurance-groupe de l'otan ; veiller à la bonne application de la Convention d'ottawa pour ce qui concerne les privilèges et immunités des agents de la NSPA et des représentants de liaison accrédités des pays et traiter d'autres questions découlant de la législation du pays hôte et ayant une incidence sur le statut des agents ; établir et justifier les propositions annuelles d'organisation et de tableau d'effectifs de la division ; conduire l'élaboration du budget annuel de la division et assurer le suivi de l'emploi des crédits approuvés ; superviser l'élaboration de cahiers des charges afférents aux marchés liés aux activités de la division, ainsi que la vérification des factures correspondantes ; administrer le programme de formation linguistique et d'intérêt général mis à la disposition du personnel de l'agence conformément au plan de formation de la NSPA ; administrer le programme OTAN d'aide au perfectionnement ; HR-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _08#3xx.docx

5 formuler des recommandations concernant des procédures et principes nouveaux ou adaptés, de même que des améliorations à apporter aux services administratifs ; élaborer des principes, des procédures et des directives administratives dans le domaine des ressources humaines ; assurer la liaison avec les services chargés des ressources humaines et de l'administration du personnel d'autres organismes de l'otan et participer aux réunions correspondantes au niveau de l'otan, selon les besoins ; assurer la liaison avec les gestionnaires de programme, les chefs de division et toute autre autorité quant à l exercice des fonctions liées aux ressources humaines ; superviser les activités du service médical et social ; conformément à la politique générale de l'otan, effectuer des déplacements de service selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord, en se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel NSPA y est ou y sera en service ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières Le (la) titulaire est en outre responsable de la gestion et de la supervision administratives et techniques de la division et de l'exactitude des avis adressés au responsable exécutif des ressources humaines quant à l'ensemble des questions relatives aux fonctions liées aux ressources humaines et à la division. Entretenir ses connaissances professionnelles relatives au RPC et se tenir au courant des évolutions et des initiatives dans le domaine de la politique générale des ressources humaines. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme universitaire en ressources humaines, en administration des affaires, en administration publique ou dans une discipline connexe équivalente à un master. Excellente connaissance de la gestion des ressources humaines et expérience étendue acquise au sein d'un organisme important, dans les secteurs privé, public ou international. Avoir un bon sens des relations humaines et posséder à un haut niveau les qualités essentielles de maturité, tact, discrétion et de justesse de jugement. Excellentes aptitudes en matière de communication humaine lui permettant de traiter avec des personnes de culture et de nationalité différentes, avec clarté et concision, aussi bien verbalement que par écrit. Aptitude à animer/exposer avec conviction afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et capacité à négocier efficacement pour atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité. Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer et mettre en œuvre les résultats visés et attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information, au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Aptitude confirmée à gérer des équipes et à motiver le personnel en vue de réaliser les objectifs des projets. HR-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

6 CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. Les deux langues étant importantes pour le travail effectué à ce poste, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de l'anglais et une connaissance pratique du français. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan ou leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. HR-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016