CAHIER DES CHARGES LOGICIEL AUDITS LABORATOIRE

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1 CAHIER DES CHARGES LOGICIEL AUDITS LABORATOIRE DEFINITION DU PROJET Le laboratoire a besoin d un logiciel de gestion des audits laboratoire. DEFINITION DE L EQUIPE DU PROJET Directeur projet : E Mayen Chef de projet : E Jardat Equipe : stagiaire informatique PERIMETRE DU PROJET Sont concernés par l installation du logiciel, le service laboratoire et le service qualité (JPC). ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE Le logiciel doit répondre à la politique et aux directives du service informatique de Rians. Il devra si possible fonctionner avec la GED. STRUCTURE DU LOGICIEL En annexe, un exemple de grille d audit numérotée pour repérer les différentes parties décrites cidessous.

2 Page d entête : Elle doit être composée de : Le cartouche qualité : référence du document, numéro de version, date d application Cette partie doit être sécurisée. Exemple : Document GRILLE d AUDIT GROUPE Page 4 / 47 Qualité LABORATOIRE Version n 4 Date d application : 10/10/12 Réf : DG.DQ.SE.04 La date de l audit Le lieu de l audit Le nom de l auditeur Le nom de la personne qui a validé l audit La liste de diffusion du rapport d audit Le nom des personnes auditées La conclusion générale La note générale Les points forts Les points faibles L engagement d amélioration Le nombre de non-conformité totale Le nombre de non-conformités par type : critique, majeure, mineure ou récurrente Le nombre d opportunités d amélioration Lexique : Liste de définition des termes employés dans le rapport Evolution depuis le dernier audit (= vie de l atelier) : Un point depuis le dernier audit selon le plan suivant : Audits externes, Installations, Méthodes,

3 Hommes, Evolution du nombre d analyse Récapitulatif des non-conformités de l audit de l année précédente : Compte rendu de l audit : Il se fait par famille (20 au total). Dans chaque famille, il y a plusieurs exigences. Chaque famille est notée sur 5. Récapitulatif des non-conformités et opportunités d amélioration de l audit en cours Synthèse de l audit Il s agit de la notation de chaque famille et du calcul de la note globale sur 100. ü SAISIE DES DONNEES DANS LE LOGICIEL Saisie de la page d en tête Le cartouche doit apparaître sur chacune des pages du rapport La date de l audit : champs libre Le lieu : fichier déroulant des filiales et ateliers du groupe Nom de l auditeur : fichier déroulant des personnes concernées Validation : fichier déroulant des personnes concernées Liste de diffusion du rapport : fichier déroulant lié au groupe pré-défini par atelier via lotus Nom des personnes auditées : champs libre Conclusion générale : champs libre avec mise en forme possible Note générale : note calculée dans la synthèse de l audit

4 Points forts, points faibles, engagement d amélioration et note générale : ces champs doivent être libres mais présentés sous forme de tableau Ex : Points forts : Points faibles : - Bonne évolution du laboratoire et correction de toutes les non-conformités de Quercy. - Le service maintenance : manque de procédure, pas de formation, problème de sécurité Engagement d amélioration : Début de mise en place de la gestion économique du laboratoire Note générale : 77/100 contre 73/100 en 2012 Rappel du nombre de non-conformité et du détail en fonction du type de non-conformité Saisie de la vie de l atelier : Elle se compose de 5 volets avec un champ libre et une mise en forme possible. Elle doit se greffer au dernier audit. Saisie du récapitulatif des non-conformités de l audit précédent : Elle doit se faire sous forme de tableau avec un code couleur en fonction de l efficacité des actions correctives et la date de l efficacité.

5 Ex : N OPPORTUNITES D AMELIORATION (PICANDINE) ACTIONS CORRECTIVES EFFICACITE VERIFIEE LE 1 1 bac contenant des piluliers est stocké au sol en chimie. Le sol n est donc pas facilement accessible pour le nettoyage. NC mineure Modification du rangement 08/01/13 2 Un dilubag de Fraser ½ est stocké dans un bac au sol dans un placard où sont stockés des produits de nettoyage. Le sol n est pas facilement accessible pour le nettoyage, les diluants ou réactifs ne doivent pas être stockés avec des produits de nettoyage pour des questions de sécurité. NC mineure Modification du rangement 08/01/13 3 Il y un problème de régulation de température dans les salles de manipulation. Le matin en chimie 12.4 C, en bactério, 15 C, l après midi il fait 27.6 C en bactério. Présence d une climatisation et d un chauffage défectueux. La salle de bactério doit avoir une température constante. De plus, des températures extrêmes peut perturber le bon fonctionnement des appareils notamment des réfrigérateurs et des étuves. NC mineure Moins d écart de température ressentie lors de l audit 08/01/13 Saisie du compte-rendu de l audit : Pour chaque atelier, paramétrer la ou les grilles d audit utilisées. On début de l audit, on

6 sélectionne la grille souhaitée. Chaque famille doit comporter une note. Cette note doit être un champ libre. Il faut pouvoir paramétrer x exigences par famille. Pour chaque exigence, il faut avoir la possibilité d ajouter plusieurs commentaires. La saisie du commentaire doit se faire directement dans la case prévue. Pour chaque commentaire, il faut pouvoir informer si cela est conforme ou non. Il faut prévoir des cases à cocher pour savoir si la non-conformité est critique, majeure, récurrente, mineure ou si cela est une opportunité d amélioration. Une opportunité d amélioration ne génère pas une non-conformité. Une non-conformité mineure devient récurrente si elle n a pas été levée l année suivante et devient majeure si elle n est toujours pas levée l année d après. Il serait intéressant d avoir une lecture sur l audit précédent par exigence afin de savoir si cette non-conformité a déjà été vue l année précédente. Ce compte-rendu doit se faire sous forme de tableau avec les références de chaque exigence (voir le logiciel déjà existant). VALIDATION DE L AUDIT Il faut pouvoir envoyer par mail à JJPC la demande de validation de l audit et prévoir une zone de commentaires. Maquettes prévues : Validation des audits

7 VALIDATION DES AUDITS Audits à envoyer Audits à valider St Félicien Chalancey St Astier Ch affinés Neufchateau ENVOI OUVRIR VALIDER Ce bouton doit envoyer un mail à Aurélia Récapitulations des validations Nom de l atelier par menu déroulant Liste des audits Date de validation CR audit de janvier 2013 Le 13/02/14 par M. Capitain CR audit de janvier 2012

8 ü RENDU DU RAPPORT Il faut pouvoir imprimer l audit vierge et/ou compléter. Il faut pouvoir l envoyer directement par pdf à la liste de diffusion définie (possibilité de récupérer les adresses mail par lotus) ü STATISTIQUES Il faudrait pouvoir avoir un bilan de tous les laboratoires Ex : BILAN DES AUDITS LABORATOIRES EN 2013 Note audit labo Nb NC Nb NC Nb NC Nb de NC en 2013 ATELIER Majeures Mineures Récurrentes Chèvres frais Chèvres affinés Desserts , Blancs 79 82,5 / 7 4 / Réception/PTDL/TDL 81 / 77,5 10 / Neufchâteau / / Germain Aouste / 4 7 / Anjouin/Leblanc / 2 4 / St Félicien / 0 4 /

9 Picandine/Quercy Bresse Il faudrait également un bilan par atelier. Pour se faire, il faut : Choisir l atelier par un menu déroulant Cocher la ou les années pour extraire les statistiques Pouvoir visualiser sous forme de graphique type bâton, le nombre de non-conformité critique, majeure, récurrente, mineure et les opportunités d amélioration. Pouvoir visualiser par famille le nombre de non-conformité critique, majeure, récurrente, mineure et les opportunités d amélioration. Pouvoir visualiser sur quelles exigences de la famille porte les non-conformités critiques, majeures, récurrentes, mineures et les opportunités d amélioration. Il faut prévoir une impression de ces graphiques ainsi qu un export sur Excel.