INVITATION A SOUMISSIONNER (RFP)

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1 INVITATION A SOUMISSIONNER (RFP) DATE : 04/06/2014 REFERENCE : RFP 001/SNU/06/ Sécurité et Gardiennage Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de recrutement d un prestataire pour assurer la Sécurité et Gardiennage de l ensemble des bureaux et résidences des Agences du Système des Nations Unies au Togo. Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission. Les soumissions peuvent être déposées sous pli fermé au siège du PNUD jusqu au 26/06/2014 à 17h00 (GMT) ou par courrier électronique, messagerie à l adresse suivante : Programme des Nations Unies pour le Développement 40, avenue des Nations Unies BP 911 Lomé TOGO La mention «Sécurité et Gardiennage de l ensemble des bureaux et résidences des Agences du Système des Nations Unies au Togo» devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l envoyé à l adresse : procurement.tg@undp.org Les enveloppes contenant les soumissions financière et technique DOIVENT ETRE COMPLETEMENT SEPAREES et chacune doit être remise fermée et clairement revêtue de la mention «SOUMISSION TECHNIQUE» ou «SOUMISSION FINANCIERE», selon le cas. Chaque enveloppe doit clairement indiquer le nom et l adresse du soumissionnaire. Les 2 enveloppes devront ensuite être placées dans une enveloppe fermée. L enveloppe extérieure doit indiquer la mention RFP 001/SNU/06/2014: «Sécurité et Gardiennage de l ensemble des bureaux et résidences des Agences du Système des Nations Unies au Togo» de même que l avertissement suivant : «ne pas ouvrir avant l heure et la date d ouverture des soumissions», telles que précisées plus haut. Le soumissionnaire assumera la responsabilité de la perte 1

2 ou de l ouverture prématurée des soumissions résultant de leur non-fermeture ou de l absence desdites mentions par sa faute. Votre soumission doit être rédigée en français et assortie d une durée de validité minimum de 120 jours. Dans le cadre de la préparation de votre soumission, il vous appartiendra de vous assurer qu elle parviendra à l adresse indiquée ci-dessus au plus tard à la date-limite. Les soumissions qui seront reçues par le PNUD postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte. Si vous transmettez votre soumission par courrier électronique, veuillezvous assurer qu elle est signée, en format pdf et exempte de virus ou fichiers corrompus. Les services proposés seront examinés et évalués en fonction de l exhaustivité et de la conformité de la soumission et du respect des exigences indiquées dans la RFP et dans l ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences du PNUD. La soumission qui répondra à l ensemble des exigences, satisfera l ensemble des critères d évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d attribution du contrat. Toute offre qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée. Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par le PNUD. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d erreurs effectués par le PNUD, sa soumission sera rejetée. Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par le PNUD après réception de la soumission. Lors de l attribution du contrat ou du bon de commande, le PNUD se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions. Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente RFP sera soumis aux conditions générales jointes aux présentes. Le simple dépôt d une soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des conditions générales du PNUD figurant à l annexe 3 des présentes. Veuillez noter que le PNUD n est pas tenu d accepter une quelconque soumission ou d attribuer un contrat/bon de commande et n est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection. La procédure de contestation que le PNUD met à la disposition des fournisseurs a pour but de permettre aux personnes ou entreprises non retenues pour l attribution d un bon de commande ou d un contrat de faire appel dans le cadre d une procédure de mise en concurrence. Si vous estimez que vous n avez pas été traité de manière équitable, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les procédures de contestation ouvertes aux fournisseurs à l adresse suivante : 2

3 Le PNUD encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d intérêts en indiquant au PNUD si vous-même, l une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente RFP. Le PNUD applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis des fraudes et autres pratiques interdites et s est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l ensemble de ces actes et pratiques préjudiciables au PNUD, ainsi qu aux tiers participant aux activités du PNUD. Le PNUD attend de ses fournisseurs qu ils respectent le code de conduite à l intention des fournisseurs de l Organisation des Nations Unies qui peut être consulté par l intermédiaire du lien suivant : Nous vous remercions et attendons avec intérêt votre soumission. Cordialement, (Original signé par) Piero Emanuele Franceschetti Service Centre Manager 04/06/2014 3

4 Annexe 1 Description des exigences Contexte Partenaire de réalisation du PNUD Brève description des services requis Le Système de Nations Unies (SNU) au Togo lance une Invitation à Soumissionner pour la sélection d une société pour la prestation de services de sécurité et gardiennage afin d établir un accord à long terme (LTA) pour une période initiale d un (1) an renouvelable pour deux (2) fois au maximum (total de 3 ans) après évaluation satisfaisante conduite chaque 6 mois/1 an. Par cet accord, la société prestataire s engage à fournir ses services dans les conditions prescrites dans le présent dossier d appel d offres, et notamment à des conditions financières fixées pour la durée du contrat aux Agences suivantes : PNUD, FAO, OMS, ONUSIDA, UNFPA, UNICEF, PAM, HCR, HCDH, UNREC. Les services consistent à assurer l entière sécurité des biens et du personnel des Agences citées relevant du SNU et des résidences du staff international. Il s agit plus précisément d un besoin estimé de quatre-vingt-onze (91) gardes par mois (31 gardes de jour et 60 de nuits) pour les résidences du personnel/staff international et soixantecinq (65) gardes par mois pour le Bureaux des Agences précitées. Le nombre de gardes peut varier au cours de l année (en plus ou en moins). Un prix forfaitaire par garde devra être clairement indiqué/précisé et servira à calculer le montant total du contrat. En cas d augmentation ou de réduction du nombre des gardes, le montant additionnel ou en moins sera calculé en prenant en compte le montant/prix forfaitaire d une garde multiplié par le nombre des gardes. PNUD Les services consistent à assurer l entière sécurité des biens et du personnel des Agences précitées relevant du SNU et des résidences du staff international. Les services consistent notamment à : - Surveiller l accès des locaux (bureaux et résidences) nuit et jour ; - Contrôler la mise en exécution du système d autorisation d accès (badges) mis en place dans les Agences du SNU pour les visiteurs ; - Interdire l accès dans l enceinte des locaux à toute personne non autorisée ; - Enregistrer le mouvement des véhicules arrivant et quittant le lieu ; 4

5 - Effectuer des rondes de nuit régulières par les superviseurs ; - Informer immédiatement le «Conseiller sécurité» (CS), l Assistant local à la sécurité et le point focal sécurité du pays de tout incident préjudiciable à la sécurité des personnes et des biens. Ces services s exécuteront dans la ville de Lomé, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, par la mise en place d'agents de sécurité de jour comme de nuit suivant l horaire ci-après : Liste et description des prestations attendues Jour : 06 heures à 18 heures Nuit : 18 heures à 06 heures Voir TDR ci-joint pour plus de détails NATURE DES SERVICES Les prestations s exécuteront dans la ville de Lomé, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, par la mise en place d'agents de sécurité de jour comme de nuit suivant l horaire ci-après : Jour : 06 heures à 18 heures Nuit : 18 heures à 06 heures Le prestataire devra : - Surveiller l accès des locaux (bureaux et résidences) nuit et jour ; - Contrôler la mise en exécution du système d autorisation d accès (badges) mis en place dans les Agences du SNU pour les visiteurs ; - Interdire l accès dans l enceinte des locaux à toute personne non autorisée ; - Enregistrer le mouvement des véhicules arrivant et quittant le lieu ; - Effectuer des rondes de nuit régulières par les superviseurs ; - Informer immédiatement le «Conseiller sécurité» (CS), les Chefs Secteurs (personnel international), l Assistant local à la sécurité et le point focal sécurité du pays de tout incident préjudiciable à la sécurité des personnes et des biens. En ce qui concerne les obligations/prestations attendues par le prestataire, il lui est demandé de faire en sorte que le SNU soit informé le plus tôt possible de tous mouvements, grèves et autres manifestations des gardes. Le prestataire s engage à couvrir constamment tous les postes et à endosser la responsabilité de tout incident lié à la non-couverture du poste par les gardes. Personne devant superviser le travail/les prestations du Voir TDR ci-joint pour toutes les précisions nécessaires La prestation s effectuera sous la supervision du bureau de la sécurité du SNU. 5

6 prestataire de services Fréquence des rapports Exigences en matière de rapport d avancement Lieu des prestations Durée prévue des prestations Date de commencement prévue (indicative) Date-limite d achèvement Déplacements prévus Calendrier d exécution indiquant la composition et la chronologie des activités/sous-activités Noms et curriculum vitae des personnes qui participeront à la fourniture des services Devise de la soumission Taxe sur la valeur ajoutée applicable au prix offert Durée de validité des soumissions (à compter du dernier jour de dépôt des soumissions) Soumissions partielles Voir TDR pour toutes les précisions nécessaires sur la fréquence des rapports Voir TDR pour toutes les précisions nécessaires Ville de Lomé -Togo Voir TdR pour toutes les précisions nécessaires La prestation durera pour un (1) an et pourra être renouvelée pour deux (2) fois (ans) pour un total de 3 ans au maximum après évaluation satisfaisante des services rendus. Voir TDR pour plus de précisions Août 2014 Voir TDR pour toutes les précisions Voir TDR pour toutes les précisions X Requis X Requis Devise XOF Le prestataire doit exclure la TVA et les autres impôts indirects applicables X 120 jours Dans certaines circonstances exceptionnelles, le PNUD/SNU pourra demander au soumissionnaire de proroger la durée de validité de sa soumission au-delà de qui aura été initialement indiqué dans la présente RFP. La soumission devra alors confirmer par écrit la prorogation, sans aucune modification de la soumission. X Interdites Conditions de paiement Prestations Pourcentage Calendrier Condition de versement du paiement Prestation de services de sécurité et gardiennage 100% facture présentée relative au mois de la prestation du service 04/08/2014 (date indicative / estimée) Après réception et acceptation de la facture par le responsable désigné par chaque Agence du SNU et par le personnel international pour les 6

7 services rendus conformément aux services spécifiés dans les TdR (à la fin de chaque mois) Personne(s) devant examiner/inspecter/approuver les prestations/les services achevés et autoriser le versement du paiement Type de contrat devant être signé Critère d attribution du contrat Critère d évaluation de la soumission (voir formulaire cidessous) Responsables désignés par chaque Agence du SNU X Contrat de services professionnels X Score combiné le plus élevé (l offre technique comptant pour 70 % et le prix pour 30 %) X Acceptation sans réserve des Conditions Générales du Contrat du PNUD/SNU (CGC). Il s agit d un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La nonacceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission. Soumission technique (70 %) Expertise de l entreprise [30%] Méthodologie, son adéquation aux conditions et au calendrier du plan d exécution [40%] Structure de la direction et qualifications du personnel clé [30%] Pour être évalué financièrement, l offre technique devra avoir obtenu une note minimale de 70 points. Seules les propositions ayant obtenu une note égale ou supérieure à 70 points seront prises en considération pour l'évaluation financière. Soumission financière (30 %) A calculer en comparant le prix de la soumission par rapport au prix le plus bas des soumissions reçues par le PNUD. Le PNUD attribuera le contrat X Un seul et unique prestataire de services à : Annexes de la présente RFP Description des exigences et TDR détaillés (annexe 1) Formulaire de présentation de la soumission (annexe 2) Conditions générales / Conditions particulières (annexe 3) 1 1 Il est signalé aux prestataires de services que la non-acceptation des conditions générales (CG) peut constituer un motif d élimination du présent processus d achat. 7

8 Personnes à contacter pour les demandes de renseignements (Demandes de renseignements écrites uniquement) 2 Abra Mawuena Apelete Derman abra.a.derman@undp.org copie à Piero Emanuele Franceschetti piero.emanuele.franceschetti@undp.org Les réponses tardives du PNUD ne pourront pas servir de prétexte à la prorogation de la date-limite de dépôt des soumissions, sauf si le PNUD estime qu une telle prorogation est nécessaire et communique une nouvelle date-limite aux soumissionnaires. Critère d évaluation de la soumission Résumé des formulaires d évaluation de la soumission technique Coefficient de pondération de la note Points / Note Maximale 1. Expertise de l entreprise/organisation 30 % Méthodologie/Approche proposée, son adéquation aux conditions et au calendrier du plan d exécution (pertinence de l approche méthodologique par rapport à la prestation envisagée) 40 % Structure de direction et qualifications du personnel clé 30 % 30 Total Les personnes à contacter et les adresses sont indiquées à titre officiel par le PNUD. Si des demandes de renseignements sont adressées à d autres personnes ou adresses, même s il s agit de fonctionnaires du PNUD, le PNUD ne sera pas tenu d y répondre et ne pourra pas confirmer leur réception. 8

9 Evaluation de la soumission technique Formulaire 1 Points Expertise de l entreprise/organisation 1.1 Réputation de l organisation et du personnel / crédibilité / fiabilité / réputation dans 6 le secteur d activité concerné 1.2 Capacité organisationnelle générale susceptible d avoir une incidence sur la 8 réalisation du projet - stabilité financière (états financiers certifiés de 3 dernières années) - âge/taille de l entreprise - capacité de financement du projet - moyens de contrôle de la gestion du projet 1.3 Utilité : 16 - Connaissances spécialisées - Expérience dans le cadre de projets similaires (préciser les noms/courrier électronique des clients et les montants des marchés. Joindre attestations de bonne fin d exécution) - Expérience dans le cadre de projets réalisés dans la région - Travail accompli pour le SNU / d importants programmes multilatéraux ou bilatéraux Total de la partie 1 30 Evaluation de la soumission technique Formulaire 2 Points Méthodologie proposée, approche et plan d exécution 2.1 La présentation de l offre/soumission est-elle claire et son exploitation aisée (mise en 4 page, numérotation des pages, reliure du document, table de matières, signature sur les pages) 2.2 Dans quelle mesure le soumissionnaire comprend-il la tâche/prestation à accomplir? Le 6 contenu de la tâche à accomplir est-il bien défini et correspond-il aux TOR? 2.3 L organisation de la prestation et la méthodologie proposée sont-elles bien décrites 8 dans les détails? Les aspects importants de la tâche à accomplir ont-ils été traités de manière suffisamment détaillée? 2.4 Les moyens humains (organigramme, postes, attributions, responsabilités) sont 11 adéquats pour amener à bien la mission? 2.5 Les moyens matériels sont-ils adéquats au bon déroulement des activités et 11 garantissent-ils une réalisation efficace de la prestation? Total de la partie 2 40 Evaluation de la soumission technique Formulaire 3 Points Structure de direction et personnel clé 3.1 Nombre, qualification et compétences du personnel clé proposé pour 30 effectuer la prestation (profils/cv) Chargé des Opérations et Gardes Total partie

10 TERMES DE REFERENCE Article 1 : OBJET 1.1 Les présents termes de référence pour la sélection d une société prestataire pour un accord à long terme pour le gardiennage et la sécurité avec le Système des Nations Unies (SNU) au Togo. Par cet accord, la société prestataire s engage à fournir ses services dans les conditions prescrites dans le présent dossier d appel d offres, et notamment à des conditions financières fixées pour la durée du contrat aux Agences suivantes : PNUD, FAO, OMS, ONUSIDA, UNFPA, UNICEF, PAM, HCR, HCDH, UNREC. Le nombre estimé du personnel à fournir par le prestataire est de quatre-vingt-onze (91) gardes/mois (31 gardes de jour et 60 de nuits) pour les résidences du personnel/staff international et soixante-cinq (65) gardes/mois pour le Bureaux des Agences précitées. Le nombre de gardes peut varier au cours de l année (en plus ou en moins). Un prix forfaitaire par garde devra être clairement indiqué/précisé et servira à calculer le montant total du contrat. En cas d augmentation ou de réduction du nombre des gardes, le montant additionnel ou en moins sera calculé en prenant en compte le montant/prix forfaitaire d une garde multiplié par le nombre de gardes. Le prestataire devra clairement indiquer le montant total pour chaque année et le montant total du contrat pour les trois (3) années. Article 2 : NATURE DES SERVICES 2.1 Les services consistent à assurer l entière sécurité des biens et du personnel des Agences cidessus citées relevant du SNU et des résidences du staff international 2.2 Ces services consistent notamment à : - Surveiller l accès des locaux (bureaux et résidences) nuit et jour ; - Contrôler la mise en exécution du système d autorisation d accès (badges) mis en place dans les Agences du SNU pour les visiteurs ; - Interdire l accès dans l enceinte des locaux à toute personne non autorisée ; - Enregistrer le mouvement des véhicules arrivant et quittant le lieu ; - Effectuer des rondes de nuit régulières par les superviseurs ; - Informer immédiatement le «Conseiller sécurité» (CS), l Assistant local à la sécurité et le point focal sécurité du pays de tout incident préjudiciable à la sécurité des personnes et des biens. 2.3 Ces services s exécuteront dans la ville de Lomé, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, par la mise en place d'agents de sécurité de jour comme de nuit suivant l horaire ci-après : Jour : 06 heures à 18 heures Nuit : 18 heures à 06 heures Article 3 : DUREE DU CONTRAT 3.1 Le présent accord à long terme est signé pour une période initiale d un (1) an prenant effet à partir de la date de signature renouvelable pour deux (2) fois au maximum pour un total de trois (3) ans après évaluation satisfaisante conduite chaque six mois/une année. Cet accord engage les deux parties dès son entrée en vigueur et ne pourra être renouvelé qu avec un accord entre les deux parties. 10

11 3.2 Le SNU se réserve le droit de résilier immédiatement le contrat si la société de gardiennage manque de se conformer à ses engagements contractuels à l issue d un délai d un (01) mois après notification écrite du Coordonnateur Résident. 3.3 L une ou l autre des parties signataires pourra mettre un terme au présent contrat, sans qu il y ait besoin d en justifier le motif et ce, moyennant un préavis écrit de trois (03) mois. Article 4 : SUPERVISION DU BUREAU DE SECURITE 4.1 Les parties s engagent à respecter les dispositions techniques relatives à la supervision de la Société par le bureau de sécurité du SNU qui pourra dispenser des formations aux gardiens du pool des Nations Unies. Article 5 : OBLIGATIONS DU CLIENT 5.1 Le CLIENT s'engage à faciliter à chaque fois et par tous les moyens à sa disposition, la réalisation de la mission confiée au PRESTATAIRE. 5.2 Le CLIENT s'oblige à satisfaire, dans les meilleures conditions et aux dates convenues, les obligations mises à sa charge par le présent contrat. 5.3 En cas de défaillance des agents de la société de gardiennage, le Client notifiera immédiatement par écrit ou verbalement à la direction de la société pour que celle-ci prenne les mesures qui s imposent dans les meilleurs délais. 5.4 Le Client se réserve le droit de donner toute instruction de sécurité aux agents de la Société dans le cadre de l exercice de leur mission tout en tenant immédiatement leur direction informée pour le suivi. 5.5 A la demande du Client, la Société de Gardiennage est tenue d accroître la couverture ou remplacer tout agent refusé par le Client, dans un délai de 48 heures. 5.6 Le personnel de la Société ne peut se prévaloir de droit ou de revendication quelconque envers le Client. Article 6 : OBLIGATIONS DE LA SOCIETE 6.1 La Société est directement et légalement responsable envers son personnel et répond à tous égards. Elle est responsable de la gestion administrative du personnel fourni, dans le cadre du présent contrat, et s'engage à respecter la législation nationale en matière de droit du travail (Sécurité sociale, Médecine du travail, Impôts, taxes ) et tout autre paiement qui incombe à l employeur. Société prestataire s engage à s assurer que tous ses employés ont passé avec succès une visite médicale attestant de leur bonne condition physique et du non usage de drogues et de narcotiques. 6.2 La Société s'engage à mettre à la disposition du Client et à la demande de celui-ci toute attestation de régularité de gestion vis-à-vis de l administration fiscale et sociale, et ce par rapport aux agents mis à sa disposition, conformément à la législation nationale. 11

12 6.3 Toutes les questions ayant trait au congé, licenciement, soins médicaux, sécurité sociale, repos ou autre événement pouvant surgir dans l exercice de leur mission sont du ressort exclusif de la Société et lui incombe. Le Directeur régional de la Société ou son représentant sont seuls habilités à engager leur société, le Client n étant en rien mêlé à la structure ni au fonctionnement interne de celle-ci. 6.4 La Société de Gardiennage s engage à habiller correctement son personnel afin qu il soit facilement identifiable. Le personnel devra se conformer aux obligations suivantes : - port d une tenue décente ; - moralité et comportement irréprochables ; - BEPC comme niveau d instruction de base permettant à l agent la rédaction d un rapport ; - connaissance et maîtrise des équipements de sécurité et de l utilisation des extincteurs. Des rondes ou patrouilles régulières, un contrôle périodique fait par plusieurs superviseurs munis de moyens de communication radio et cellulaires, pour faciliter la réaction nécessaire en cas de besoin. 6.5 La Société s engage à fournir à son personnel les équipements de sécurité de travail nécessaires à la bonne exécution de sa mission. La fourniture de tous les équipements et instruments de travail relève de la responsabilité de la Société et lesdits équipements resteront sa propriété privée. Les équipements susvisés sont, entre autres : les matraques ; le gaz lacrymogène ; les matériels de radio communication performants et opérationnels et/ou tous autres moyens de communication téléphonique ; les sifflets et/ou autres systèmes d alarme ; les lampes torches ; les menottes ; les imperméables. 6.6 Le personnel est tenu d avoir, dans l accomplissement de sa mission, une conduite professionnelle, exemplaire et responsable ; il rendra compte immédiatement, de toute activité suspecte au service à ses supérieurs hiérarchiques au sein de la Société de Gardiennage, à la Sécurité des Nations Unies, et à la Police Nationale si nécessaire. Il traite enfin tous les visiteurs suivant les instructions des responsables du client. 6.7 La Société s engage à ne pas divulguer les documents, informations ou données auxquels elle aura accès pendant la réalisation du service et à respecter les normes d hygiène et de sécurité définies par les Nations Unies. Cette obligation de confidentialité demeure au-delà de l expiration du contrat. 6.8 La Société est responsable de la disparition de tous les biens placés sous la garde de ses agents à moins qu elle puisse démontrer que la responsabilité ne lui incombe pas. En cas de dommage, perte ou préjudice quelconque causé par la Société dans les installations du client, la Société mettra au profit du Client sa police d'assurance de responsabilité civile d'exploitation. A cette fin, le Client déclarera dès que possible tout dommage ou préjudice quelconque causé par la Société afin de permettre à cette dernière de respecter le délai de déclaration vis-à-vis de son assureur (délai de 5 jours à compter du sinistre). 12

13 6.9 Toute mesure visant à accroître la couverture des services fera l objet d une facturation détaillée et séparée, et devra faire l objet d une demande préalable écrite au SNU Pour le maintien de l état de veille des gardes la nuit, ces derniers devront dans les différentes résidences appeler leur base toutes les heures pour rendre compte d éventuels incidents Un des gardiens devra attendre à l extérieur de la résidence, la nuit, le retour à domicile du résident La Société devra sur la base des incidents et plaintes enregistrées, former ses gardiens en conséquence pour réduire la probabilité de les voir se reproduire La Société devra établir un lien formel avec les forces de l ordre (police et gendarmerie) en précisant les modalités de leur intervention en cas de besoin La Société s engage à informer le SNU le plus tôt possible de tous mouvements (grèves et autres manifestations des gardes) portés à sa connaissance. Elle s engage à couvrir constamment tous les postes et à endosser la responsabilité de tout incident lié à la noncouverture du poste par les gardes. BUDGET Article 7: PRIX ET CONDITION DE PAIEMENT. 7.1 Les prestations de la Société de Gardiennage seront rémunérées à terme échu par le paiement mensuel d un montant calculé sur la base des services rendus par la Société. 7.2 La Société assure un service complet de sécurité pour un coût unitaire mensuel hors taxe, par Garde par vacation de 12 heures, de jour comme de nuit. Ce coût unitaire comprend la garde de remplacement, le contrôle et la supervision. Le SNU ne paiera aucun frais supplémentaire afférent aux prestations de la Société de gardiennage. 7.3 Dans tous les cas, la Société prestataire ne saurait facturer les Agences du SNU pour des services non rendus ou non conformes à la description de sa mission. 7.4 Les services supplémentaires formellement demandés par le SNU et non mentionnés au présent contrat feront l objet d une facturation supplémentaire au même tarif 24/24 tel que convenu au point La Société accepte que le Système des Nations Unies mène des enquêtes auprès des gardiens. 13

14 Annexe 2 FORMULAIRE DE PRESENTATION DE LA SOUMISSION DU PRESTATAIRE DE SERVICES 3 (Le présent formulaire doit être soumis uniquement sur le papier à en-tête officiel du prestataire de services 4 ) [Insérez le lieu et la date] A : [insérez le nom et l adresse du coordonnateur du SNU] Chère Madame/Cher Monsieur, Le prestataire de services soussigné accepte par les présentes de fournir les prestations suivantes au PNUD conformément aux exigences définies dans la RFP en date du [précisez la date] et dans l ensemble de ses annexes, ainsi qu aux dispositions des conditions contractuelles générales du PNUD. A. Qualifications du prestataire de services Le prestataire de services doit décrire et expliquer les raisons pour lesquelles il est le mieux indiqué pour répondre aux exigences du PNUD en précisant ce qui suit : a) Profile décrivant la nature de l activité, le domaine d expertise, les licences, certifications, accréditations ; b) Licences commerciales - documents d immatriculation (Attestation de Non Faillite, Autorisation d Installation (le cas échéant), Copie du registre du Commerce, Quitus Fiscal en cours de validité, Attestation d affiliation du personnel à la Caisse de Sécurité Sociale, Attestation du paiement des impôts, etc. ; c) Etats financiers vérifiés/certifiés les plus récents (pour les trois (3) dernières années) - état des résultat et bilan pour témoigner de sa stabilité financière, de sa liquidité, de sa solvabilité et de sa réputation sur le marché, etc. ; d) Antécédents - liste des clients ayant bénéficié de prestations similaires à celles que demande le PNUD, contenant une description de l objet du contrat, de la durée du contrat, de la valeur du contrat et des références à contacter (y inclus le courrier électronique) ; preuves des marchés similaires réalisés sur les 3 dernières années ; e) Certificats et accréditations - y compris les certificats de qualité, les enregistrements de brevets, les certificats de viabilité environnementale (le cas échéant), etc. f) Déclaration écrite de non-inscription sur la liste 1267/1989 du Conseil de sécurité de l ONU, sur la liste de la division des achats de l ONU ou sur toute autre liste d exclusion de l ONU. B. Méthodologie proposée pour la fourniture des services Le prestataire de services doit décrire la manière dont il entend répondre aux exigences du SNU en 3 Ceci sert de guide au prestataire de services dans le cadre de la préparation de sa soumission. 4 Le papier à en-tête officiel doit indiquer les coordonnées adresses, courrier électronique, numéros de téléphone et de fax aux fins de vérification. 14

15 fournissant une description détaillée des modalités d exécution essentielles, des conditions d information et des mécanismes d assurance de la qualité qui seront mis en œuvre et en démontrant que la méthodologie proposée sera adaptée aux conditions locales et au contexte des prestations. C. Qualifications du personnel clé Le prestataire de services doit fournir : a) les noms et qualifications des membres du personnel clé qui fourniront les services, en indiquant qui assumera les fonctions de chef d équipe, qui aura un rôle de soutien, etc. ; b) des CV témoignant des qualifications des intéressés doivent être fournis ; et c) la confirmation écrite par chaque membre du personnel qu il sera disponible pendant toute la durée du contrat. D. Table des coûts Garde par vacation de 12 heures, de jour comme de nuit, pendant un (01) mois Garde chargé des opérations de liaison radio de nuit, pendant un (01) mois Supplément pour Garde préposé aux services de réceptionniste, pendant un (01) mois FCFA/mois FCFA/mois FCFA/mois N.B. Le prestataire doit fournir les détails du coût mensuel par garde en y indiquant clairement le salaire net moyen mensuel d un garde (joindre copie de trois (3) bulletins de salaire des gardes en fonction dans la société). E. Ventilation des coûts par élément de coût par an [Il ne s agit que d un exemple] Description de l activité I. Services fournis par le personnel a. Garde par vacation de 12 heures, de jour comme de nuit, pendant un (01) mois b. Garde chargé des opérations de liaison radio de nuit, pendant un (01) mois c. Supplément pour Garde préposé aux services de réceptionniste, pendant un (01) mois TOTAL GENERAL Rémunération par garde par mois Durée totale de l engagement 12 mois 12 mois 12 mois Nombre d employés Tarif total 15

16 Ventilation des coûts par élément de coût pour 3 ans [Il ne s agit que d un exemple] Description de l activité I. Services fournis par le personnel a. Garde par vacation de 12 heures, de jour comme de nuit, pendant un (01) mois b. Garde chargé des opérations de liaison radio de nuit, pendant un (01) mois c. Supplément pour Garde préposé aux services de réceptionniste, pendant un (01) mois TOTAL GENERAL Rémunération par garde par mois Durée totale de l engagement 36 mois 36 mois 36 mois Nombre d employés Tarif total Le nombre de garde/besoin estimé est de quatre-vingt-onze (91) gardes par mois (31 gardes de jour et 60 de nuits) pour les résidences du personnel/staff international et soixante-cinq (65) gardes par mois pour le Bureaux des Agences précitées. Le nombre de gardes peut varier au cours de l année (en plus ou en moins). Un prix forfaitaire par garde devra être clairement indiqué/précisé et servira à calculer le montant total du contrat. En cas d augmentation ou de réduction du nombre des gardes, le montant additionnel ou en moins sera calculé en prenant en compte le montant/prix forfaitaire d une garde multiplié par le nombre de gardes. 16

17 Annexe 3 FORMULAIRE DE GARANTIE DE REALISATION A l intention du : SNU ATTENDU que [nom et adresse du Prestataire] (ci-après dénommé «le Prestataire») s est engagé, aux termes du Contrat No, en date du, à exécuter les Services.. (Ci-après dénommé «le Contrat») ET ATTENDU qu il a été stipulé par vous dans le présent Contrat que le Prestataire devra fournir une Garantie bancaire d une banque reconnue pour la somme spécifiée ici comme garantie du respect de ses obligations aux termes de ce Contrat : ET ATTENDU que nous convenons de fournir une telle Garantie bancaire au Prestataire : NOUS affirmons par conséquent par la présente que nous sommes garants et responsables auprès de vous, au nom du Prestataire, pour un montant total à hauteur de ([montant de la garantie] [en lettres], lequel montant est payable dans les mêmes types et proportions de devises dans lesquels le Contrat est payable, et nous nous engageons à vous payer, à réception de votre première demande écrite et sans contestation ou discussion, toutes somme ou sommes à concurrence de [montant de la garantie, tel qu indiqué ci-avant] sans que vous ayez besoin de prouver ou de donner des justifications ou raisons pour appuyer votre demande pour les montants spécifiés ci-avant. La garantie restera en vigueur jusqu à trente (30) jours après la délivrance d un certificat d inspection et de vérification satisfaisant par l entité du SNU chargée des achats. H. SIGNATURE ET SCEAU DE LA PARTIE GARANTE Date :.. Nom de la Banque.. Adresse 17

18 [Nom et signature de la personne habilitée par le prestataire de services] [Fonctions] [Date] Annexe 3 Conditions générales applicables aux services 1.0 STATUT JURIDIQUE : Le prestataire sera considéré comme ayant le statut juridique d un prestataire indépendant vis-à-vis du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). Le personnel et les sous-traitants du prestataire ne seront considérés à aucun titre comme étant les employés ou agents du PNUD ou de l Organisation des Nations Unies. 2.0 SOURCE DES INSTRUCTIONS : Le prestataire ne pourra demander à une autorité externe au PNUD ou accepter de celle-ci aucune instruction au titre de la fourniture de ses services en application du présent contrat. Le prestataire devra s abstenir de tout acte susceptible d avoir des conséquences préjudiciables pour le PNUD ou l Organisation des Nations Unies et devra s acquitter de ses obligations en tenant pleinement compte des intérêts du PNUD. 3.0 RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE AU TITRE DE SES EMPLOYES : Le prestataire sera responsable des compétences professionnelles et techniques de ses employés et devra choisir, pour les besoins des prestations à fournir en application du présent contrat, des personnes fiables qui devront travailler avec efficacité dans le cadre de l exécution du présent contrat, respecter les coutumes locales et se conformer à des normes morales et éthiques strictes. 4.0 CESSION : Le prestataire devra s abstenir de céder, de transférer, de nantir ou d aliéner de toute autre manière le présent contrat, ou toute partie de celui-ci, ou ses droits, créances ou obligations aux termes du présent contrat, à moins d avoir obtenu le consentement préalable et écrit du PNUD. 5.0 SOUS-TRAITANCE : Si le prestataire a besoin des services de sous-traitants, il devra obtenir l approbation et l autorisation préalable du PNUD pour l ensemble des sous-traitants. L approbation d un sous-traitant par le PNUD ne libérera le prestataire d aucune de ses obligations aux termes du présent contrat. Les conditions de tout contrat de sous-traitance seront soumises aux dispositions du présent contrat et devront y être conformes. 18

19 6.0 INTERDICTION DE FOURNIR DES AVANTAGES AUX FONCTIONNAIRES Le prestataire garantit qu il n a fourni ou qu il ne proposera à aucun fonctionnaire du PNUD ou de l Organisation des Nations Unies un quelconque avantage direct ou indirect résultant du présent contrat ou de son attribution. Le prestataire convient que toute violation de la présente disposition constituera la violation d une condition essentielle du présent contrat. 7.0 INDEMNISATION : Le prestataire devra garantir, couvrir et défendre, à ses propres frais, le PNUD, ses fonctionnaires, agents, préposés et employés contre l ensemble des actions, réclamations, demandes et responsabilités de toute nature, y compris leurs coûts et frais, résultant d actes ou d omissions du prestataire ou de ses employés, dirigeants, agents ou sous-traitants, dans le cadre de l exécution du présent contrat. La présente disposition s étendra, notamment, aux réclamations et responsabilités en matière d accidents du travail, de responsabilité du fait des produits ou de responsabilité résultant de l utilisation d inventions ou de dispositifs brevetés, de documents protégés par le droit d auteur ou d autres éléments de propriété intellectuelle par le prestataire, ses employés, dirigeants, agents, préposés ou sous-traitants. Les obligations prévues par le présent article ne s éteindront pas lors de la résiliation du présent contrat. 8.0 ASSURANCE ET RESPONSABILITES VIS-A-VIS DES TIERS : 8.1 Le prestataire devra souscrire et conserver une assurance tous risques au titre de ses biens et de tout matériel utilisé pour les besoins de l exécution du présent Contrat. 8.2 Le prestataire devra souscrire et conserver toute assurance appropriée au titre des accidents du travail, ou son équivalent, relativement à ses employés, afin de couvrir les demandes d indemnisation liées à des blessures corporelles ou à des décès dans le cadre du présent contrat. 8.3 Le prestataire devra également souscrire et conserver une assurance responsabilité civile d un montant adéquat pour couvrir les demandes d indemnisation des tiers liées à des décès ou blessures corporelles, ou à la perte ou l endommagement de biens, résultant de la fourniture de services en application du présent contrat ou de l utilisation de véhicules, navires, aéronefs ou autres matériels détenus ou loués par le prestataire ou ses agents, préposés, employés ou soustraitants fournissant des prestations ou services au titre du présent Contrat. 8.4 Sous réserve de l assurance contre les accidents du travail, les polices d assurance prévues par le présent article devront : 9.0 CHARGES/PRIVILEGES : nommer le PNUD en qualité d assuré supplémentaire ; inclure une renonciation à subrogation de l assureur dans les droits du prestataire contre le PNUD ; prévoir que le PNUD recevra une notification écrite des assureurs trente (30) jours avant toute résiliation ou modification des assurances. 8.5 Le prestataire devra, en cas de demande en ce sens, fournir au PNUD une preuve satisfaisante des assurances requises aux termes du présent article. Le prestataire devra s abstenir de causer ou de permettre l inscription ou le maintien d un privilège, d une saisie ou autre charge par toute personne auprès de toute administration publique ou du PNUD sur toute somme exigible ou devant le devenir au titre de prestations réalisées ou de matériaux fournis en application du présent Contrat ou en raison de toute autre réclamation ou demande dirigée contre le prestataire. 19

20 10.0 PROPRIETE DU MATERIEL : Le PNUD conservera la propriété du matériel et des fournitures qu il pourra fournir et ledit matériel devra lui être restitué à l issue du présent contrat ou lorsque le prestataire n en aura plus besoin. Lors de sa restitution au PNUD, ledit matériel devra être dans le même état que lors de sa remise au prestataire, sous réserve de l usure normale. Le prestataire sera tenu d indemniser le PNUD au titre du matériel qui sera considéré comme étant endommagé ou dégradé au-delà de l usure normale DROITS D AUTEUR, BREVETS ET AUTRES DROITS PATRIMONIAUX : 11.1 Sous réserve des dispositions contraires expresses et écrites du contrat, le PNUD pourra revendiquer l ensemble des droits de propriété intellectuelle et autres droits patrimoniaux et, notamment, les brevets, droits d auteur et marques se rapportant aux produits, processus, inventions, idées, savoir-faire ou documents et autres matériels que le prestataire aura développés pour le PNUD dans le cadre du contrat et qui seront directement liés à l exécution du contrat, ou produits, préparés ou obtenus du fait ou au cours de son exécution, et le prestataire reconnaît et convient que lesdits produits, documents et autres matériels constitueront des œuvres réalisées contre rémunération pour le PNUD Lorsque lesdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux contiendront des droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux du prestataire : (i) existant antérieurement à l exécution par le prestataire de ses obligations aux termes du contrat, ou (ii) que le prestataire pourra ou aura pu développer ou acquérir indépendamment de l exécution de ses obligations aux termes du contrat, le PNUD ne se prévaudra d aucun droit de propriété sur ceux-ci et le prestataire accorde par les présentes au PNUD une licence perpétuelle d utilisation desdits droits de propriété intellectuelle ou autres droits patrimoniaux uniquement aux fins du contrat et conformément à ses conditions Si le PNUD en fait la demande, le prestataire devra pendre toute mesure nécessaire, signer tout document requis et, d une manière générale, prêter son assistance aux fins de l obtention desdits droits patrimoniaux et de leur transfert ou de leur fourniture sous licence au PNUD, conformément aux dispositions du droit applicable et du contrat Sous réserve des dispositions qui précèdent, l ensemble des cartes, dessins, photos, mosaïques, plans, rapports, estimations, recommandations, documents et toutes les autres données compilées ou reçues par le prestataire en application du présent contrat seront la propriété du PNUD, devront être mis à sa disposition aux fins d utilisation ou d inspection à des heures raisonnables et en des lieux raisonnables, devront être considérés comme étant confidentiels et ne devront être remis qu aux fonctionnaires autorisés du PNUD à l issue des prestations réalisées en application du contrat UTILISATION DU NOM, DE L EMBLEME OU DU SCEAU OFFICIEL DU PNUD OU DE L ORGANISATION DES NATIONS UNIES : Le prestataire devra s abstenir de faire connaître ou de rendre publique de toute autre manière le fait qu il fournit des prestations au PNUD et devra également s abstenir de toute utilisation du nom, de l emblème ou du sceau officiel du PNUD ou de l Organisation des Nations Unies ou de toute abréviation du nom du PNUD ou de l Organisation des Nations Unies dans le cadre de son activité ou par ailleurs CONFIDENTIALITE DES DOCUMENTS ET INFORMATIONS : 20

21 Les informations et données considérées par l une ou l autre des parties comme étant exclusives qui seront communiquées ou divulguées par l une des parties (le «Divulgateur») à l autre partie (le «Destinataire») au cours de l exécution du contrat et qui seront qualifiées d informations confidentielles (les «Informations») devront être protégées par ladite partie et traitées de la manière suivante : 13.1 Le destinataire (le «Destinataire») desdites informations devra : faire preuve de la même prudence et de la même discrétion pour éviter toute divulgation, publication ou dissémination des Informations du Divulgateur que celles auxquelles il s astreint pour ses propres informations similaires qu il ne souhaite pas divulguer, publier ou disséminer ; et utiliser les Informations du Divulgateur uniquement aux fins pour lesquelles elles auront été divulguées A condition que le Destinataire signe avec les personnes ou entités suivantes un accord écrit les obligeant à préserver la confidentialité des Informations conformément au contrat et au présent article 13, le Destinataire pourra divulguer les Informations : à toute autre partie, avec le consentement préalable et écrit du Divulgateur ; et aux employés, responsables, représentants et agents du Destinataire qui auront besoin de prendre connaissance desdites Informations pour les besoins de l exécution d obligations prévues par le contrat, et aux employés, responsables, représentants et agents de toute personne morale qu il contrôlera, qui le contrôlera ou qui sera avec lui sous le contrôle commun d un tiers, qui devront également en prendre connaissance pour exécuter des obligations prévues aux termes du contrat, sachant toutefois qu aux fins des présentes, une personne morale contrôlée désigne : une société dans laquelle la partie concernée détient ou contrôle de toute autre manière, directement ou indirectement, plus de cinquante pour cent (50 %) des actions assorties du droit de vote ; ou une entité dont la direction effective est contrôlée par la partie concernée ; ou s agissant du PNUD, un fonds affilié tel que l UNCDF, l UNIFEM ou l UNV Le prestataire pourra divulguer les Informations dans la mesure requise par la loi, sachant toutefois que, sous réserve des privilèges et immunités de l Organisation des Nations Unies et sans renonciation à ceux-ci, le prestataire devra notifier au PNUD suffisamment à l avance une demande de divulgation des Informations afin de lui donner la possibilité de prendre des mesures de protection ou toute autre mesure opportune avant qu une telle divulgation ne soit effectuée Le PNUD pourra divulguer les Informations dans la mesure requise par la Charte des Nations Unies, les résolutions ou règlements de l Assemblée générale ou les règles édictées par le Secrétaire général Le Destinataire n aura pas l interdiction de divulguer les Informations qu il aura obtenues d un tiers sans restriction, qui seront divulguées par le Divulgateur à un tiers sans obligation de confidentialité, qui seront antérieurement connues du Destinataire ou qui seront développées à tout moment par le Destinataire de manière totalement indépendante de toute divulgation effectuée dans le cadre des présentes Les présentes obligations et restrictions en matière de confidentialité produiront leurs effets au cours de la durée du contrat, y compris pendant toute prorogation de celui-ci, et, sauf disposition contraire figurant au contrat, demeureront en vigueur postérieurement à sa résiliation. 21

22 14.0 FORCE MAJEURE ; AUTRES CHANGEMENTS DE SITUATION 14.1 En cas de survenance d un quelconque évènement constituant un cas de force majeure et aussi rapidement que possible après sa survenance, le prestataire devra en notifier par écrit le PNUD avec l ensemble des détails s y rapportant si le prestataire se trouve de ce fait dans l incapacité totale ou partielle d exécuter ses obligations et de s acquitter de ses responsabilités aux termes du contrat. Le prestataire devra également notifier au PNUD tout autre changement de situation ou la survenance de tout évènement compromettant ou risquant de compromettre l exécution de ses obligations aux termes du contrat. Dès réception de la notification requise par le présent article, le PNUD prendra les mesures qu il considérera, à sa seule et entière discrétion, comme étant opportunes ou nécessaires au regard des circonstances, y compris l octroi au prestataire d un délai supplémentaire raisonnable pour exécuter ses obligations aux termes du contrat Si, en raison d un cas de force majeure, le prestataire est définitivement incapable de s acquitter, en tout ou en partie, de ses obligations et de ses responsabilités aux termes du contrat, le PNUD aura le droit de suspendre ou de résilier le présent contrat selon les mêmes conditions que celles qui figurent dans l article 15 «Résiliation», sachant toutefois que le délai de préavis sera de sept (7) jours au lieu de trente (30) jours Le terme de force majeure, tel qu il est utilisé dans le présent article désigne des catastrophes naturelles, une guerre (déclarée ou non), une invasion, une révolution, une insurrection ou d autres actes d une nature ou d une force similaire Le prestataire reconnaît et convient qu en ce qui concerne les obligations prévues au contrat que le prestataire doit exécuter dans ou pour les régions dans lesquelles le PNUD est engagé ou se prépare à s engager dans des opérations de maintien de la paix, humanitaires ou similaires ou dans lesquelles le PNUD se désengage de telles opérations, toute exécution tardive ou inexécution desdites obligations liée à des conditions difficiles dans lesdites régions ou à des troubles civils y survenant ne constituera pas, en soi, un cas de force majeure au sens du contrat RESILIATION 15.1 Chaque partie pourra résilier le présent contrat pour un motif déterminé, en tout ou en partie, en adressant à l autre partie un préavis écrit de trente (30) jours. L engagement d une procédure d arbitrage conformément à l article 16.2 («Arbitrage») ci-dessous ne pourra pas être considéré comme constituant une résiliation du présent contrat Le PNUD se réserve le droit de résiliation le présent contrat sans motif à tout moment, en adressant au prestataire un préavis écrit de 15 jours. Dans ce cas, le PNUD devra rembourser au prestataire l ensemble des frais raisonnables que celui-ci aura engagés avant de recevoir ledit préavis En cas de résiliation par le PNUD en application du présent article, aucun paiement ne sera dû par le PNUD au prestataire, à l exception des prestations et services fournis de manière satisfaisante et conformément aux conditions expresses du présent contrat Si le prestataire est mis en redressement judiciaire ou en liquidation, s il tombe en cessation de paiements, s il procède à une cession au profit de ses créanciers ou si un administrateur judiciaire est nommé en raison de sa cessation de paiements, le PNUD pourra, sans préjudice de tout autre droit ou recours dont il pourra disposer aux termes des présentes conditions, résilier le présent contrat sur-le-champ. Le prestataire devra immédiatement informer le PNUD de la survenance de l un quelconque des évènements susmentionnés. 22