Interface Rue de la Paye V Guide Utilisateur Expert-Comptable

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1 Interface Rue de la Paye V Guide Utilisateur Expert-Comptable Auteur : Xavier Theoleyre 10/12/2015

2 Table des matières Accéder à l interface Page d accueil Outils Module Ma Paie Module RH Carnet de bord Module DUCS Module DADS Documents Entreprise Documents Salarié Messagerie Administration P3 P4 P7 P9 P20 P27 P29 P37 P40 P41 P43 P46 2

3 Accéder à l interface Rendez-vous sur le site En haut à droite, cliquez sur Espace client d authentification s affiche et module Saisissez votre numéro d adhérent, votre identifiant et votre mot de passe habituels en respectant les majuscules et les minuscules Entrer 3

4 Page d accueil Accéder rapidement aux principales fonctions de l interface Rue de la Paye Le module Ma Paie vous donne une vision instantanée de l état de vos dossiers La zone INFORMATIONS vous renseigne sur les dernières évolutions du site La zone Mon gestionnaire vous donne l identité de votre gestionnaire de paye et vous permet de rédiger un message Le module DOCUMENTS donne accès aux documents par entreprise et par salarié Le module RH pour la gestion des mouvements de salariés (sortie, entrée, retour, modification) Le module DUCS permet la gestion des DUCS La zone PAIE vous renseigne sur les alertes paie ADMINISTRATION vous renseigne sur la répartition des dossiers en marque blanche 4

5 Page d accueil > Eléments Le nom et prénom de l utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion La barre de menu donne un accès direct aux différents modules Présent sur toutes les pages, le pictogramme vous permet de revenir sur la page d accueil L alerte a la signification suivante en fonction de sa position : - Sur Paie : des actions en retard sur la paye - Sur RH : des actions en retard sur la RH (sortie de CDD par exemple) - Sur Messagerie : un nouveau message de votre gestionnaire. Grâce à ce rappel, vous savez sur quelle entreprise vous êtes connecté et la date de dernière connexion Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site La zone d alerte vous renseigne sur les actions a réaliser rapidement ou déjà en retard. 5

6 Page d accueil > Pavé Ma Paie D un seul coup d œil, le pavé Ma Paie vous renseigne sur l avancement de vos dossier En cliquant le chiffre de l a branche A saisir/à valider, vous visualisez la liste des dossiers dont la paie doit être saisie par vous ou le client ou validée par vous. le nombre En cours pour visualiser les dossiers de paie validés, en cours de traitement par votre gestionnaire Rue de la paye. le nombre Documents livrés pour visualiser les dossiers dont les documents ont été livrés et qui peuvent être partagés avec le client pour approbation ou approuvés par vous. le nombre Documents disponibles pour accéder aux documents de la période En cliquant sur les flèches de part et d autre du mois, vous accédez aux mêmes informations sur les dossiers restés ouverts sur les périodes précédentes ou suivantes 6

7 Outils > filtrer, trier, rechercher Sous chaque tête de colonne, nous mettons à votre disposition des outils de filtre, recherche et tri. Pour choisir un filtrer les colonnes, cliquez sur l entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix Vous pouvez également utiliser la recherche texte en cliquant sur sous l entête de colonne Sélectionnez les valeurs et cliquez sur OK La case affiche cette même case pour modifier la recherche colonnes pour trier les valeurs dans chaque Pour supprimer le filtre ou la recherche, cliquez sur 7

8 Outils > Sélecteur Grâce au Sélecteur, vous pouvez choisir de ne voir qu une sélection de dossiers. Cette sélection reste active sur tous les modules de l interface. Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur Dossier(s) en cours Saisissez le nom de l établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée Renouveler l opération pour enrichir votre sélection le bouton Votre sélection est maintenue sur tous les modules 8

9 Module Paie > Accueil La page d accueil du module Ma Paie vous permets de gérer la paie de vos dossiers. Cette page récapitule : - la liste des dossiers - le noms des établissements - la période en cours - le statut des payes - la date de modification du statut En cliquant sur choisissez une période vous Vous permet de voir les paies urgentes Dossiers dont les variables de paye sont à saisir Dossiers dont les variables doivent être validées par le client ou vous Dossiers dont les variables de paie ont été validées par le client et doivent être validées par vous pour traitement Dossiers sont les paies sont en cours de traitement par votre gestionnaire Rue de la Paye Dossiers dont les paies ont été livrée une fois et pour lesquelles vous avez demandé une modification par votre gestionnaire Dossiers dont les documents ont été livrés avec un filigrane en attente d approbation par vous ou votre client Dossiers dont vous avez délégué la validation des paies à votre client en partageant les documents avec filigrane Dossiers dont la paie est terminée, non modifiable et dont les documents sont disponibles sans filigrane 9

10 Module Paie > Sélection des salariés Depuis la page Accueil / Paie, accéder à la liste des salariés dont la paie est à saisir en cliquant sur Le volet de sélection des salariés s ouvre : - Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur - Sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne - Sélectionnez en plusieurs en maintenant la touche «Ctrl» enfoncée et en cliquant sur les salariés - Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl»enfoncée et cliquez sur la ligne correspondante Pour commencer la saisie, cliquez sur Saisir 10

11 Module Paie > Saisie des variables Vous êtes maintenant sur la page de saisie des variables de paye les variables ou saisissez les dans les cases correspondantes Utilisez les flèches dans les colonnes de droite et de gauche pour voir les salariés suivants ligne en haut ou en bas de bulletin pour rajouter une Pour donner des instructions spécifiques à votre gestionnaire de paie, utilisez les commentaires individuels ou par dossier pour enregistrer les données Si vous choisissez les variables ne sont plus modifiables et son envoyées au gestionnaire Rue de la Paye 11

12 Module Paie > choisir les lignes du bulletin pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Cochez ou décochez les cases en face des libellés de votre choix pour enregistrer le nouveau paramétrage de vos bulletins de paye. 12

13 Module Paie > Modification du salaire Il est possible de modifier le salaire de base depuis la saisie de paie le salaire dans la colonne Salarié. Le volet SALAIRE DE BASE s ouvre Choisissez si le salaire indiqué est Brut ou Net Choisissez si le salaire est Horaire ou Forfaitaire Saisissez le montant du salaire ou cochez SMIC (le montant sera revalorisé automatiquement) Si le salaire est horaire, saisissez le nombre d heures mensuel de base sans heure supplémentaire Pour valider, cliquez sur 13

14 Module Paie > Déclaration des absences Pour déclarer un congé ou une absence, cliquez sur Absences et congés Choisissez le type d absence et les dates de début et de fin d absence Le nombre de jours et d heures se calcule automatiquement mais reste modifiable manuellement pour rajouter une absence ou un congé Pour valider l ensemble des absences et congés, cliquez sur 14

15 Module Paie > Exporter le tableau Excel L import export de tableau Excel vous permet d extraire la matrice de saisie des variables de paye au format Excel et de la réintégrer une fois remplie. Dans le module Ma Paie cliquez sur «A saisir» puis à nouveau cliquez sur A saisir en face de l établissement de votre choix. Sélectionnez les salariés de votre choix sur le volet de droite 15

16 Module Paie > Choisir les lignes du bulletin Vous pouvez ensuite choisir les lignes de bulletin à faire apparaitre dans le tableau Excel Sélectionnez les lignes de bulletin de paye de votre choix Choisissez ensuite les rubriques que vous souhaitez exporter. Choisissez si vous préférez vos salariés triés par numéro de matricule ou par ordre alphabétique Choisissez si vous souhaitez afficher le code de chaque ligne Le tableau Excel est exporté automatiquement sur votre ordinateur Ouvrez le fichier Excel téléchargé 16

17 Module Paie > Remplir le tableau Excel Le tableau Excel téléchargé vous permets de saisir rapidement les variables avant des les réintégrer à l interface. Remplissez les variables selon vos souhaits Attention : les jours de congés sont calculés sur la base des jours ouvrés et un temps de travail de 35 heures hebdomadaires. Vous pouvez modifier manuellement le nombre d heures. Il est recommandé de ne pas modifier les formules de calcul et l intitulé de chaque ligne. Une fois les variables saisies et le tableau enregistré, vous pouvez importer le fichier sur l interface. 17

18 Module Paie > Importer le tableau Excel Pour importer le tableau Excel, dans le module Ma Paye, cliquez sur A saisir Puis à nouveau cliquez sur A saisir ou A valider en face de l établissement de votre choix. Attention : seul le fichier Excel que vous avez préalablement exporté est importable sur votre interface Les variables sont intégrées. Pour finaliser l envoi des variables, cliquez sur Ou 18

19 Module Paie > Validation La validation des paies d un dossier n est possible qu après que toutes les paies du dossier ont été enregistrées Elles sont présentées de la même façon que la saisie pour retourner au volet de sélection des salariés pour enregistrer les modifications sans les transmettre au gestionnaire pour enregistrer les modifications et les transmettre au gestionnaire. Oui dans la boite de dialogue après avoir vérifié que les informations envoyées sont correctes. Après validation, les variables ne sont plus modifiables et votre gestionnaire de paye commence le traitement. Le dossier passe en statut sur la page Accueil Paie et la Page d accueil générale 19

20 Module Paie > Visualiser les documents Une fois les paies traités, les dossiers passent au statut Vous pouvez y accéder depuis la Page d accueil ou par l Accueil Paie Les documents non visualisés sont affichés en gras Pour visualiser les documents, cliquez sur le statut Les documents apparaissent sur une nouvelle page de votre navigateur avec le filigrane «A approuver» 20

21 Module Paie > Partage des documents Une fois les documents visualiser vous pouvez choisir : - De délégué l approbation des payes à votre client - De demander une modification - De les approuver définitivement Depuis la page Accueil Paie vous pouvez sélectionner plusieurs dossiers et procéder à un partage groupé des documents avec vos clients en cliquant sur Ou approuver définitivement un groupe de documents en cliquant sur Le pictogramme vous indique que les documents sont partageables avec vos clients Le pictogramme ont été partagés vous indique que les documents 21

22 Module Paie > Demande de modification Quand le dossier est au en statut, après vérification des documents, vous pouvez demander une modification en cliquant sur Une boite de dialogue s ouvre pour vous permettre d envoyer un message à votre gestionnaire de paye Le dossier change de statut pour Dès que votre gestionnaire a traité les modifications, le dossier repasse au statut 22

23 Module Paie > Approbation de la paie Quand les dossiers sont au statut ou vous ou votre client devez approuver la paye l un des deux statuts et depuis le volet s ouvrant à droite, vérifiez les documents et cliquez sur Attention : L approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n est plus modifiable et le processus déclaratif est enclenché. L ensemble des documents de paye est maintenant disponible sans filigrane dans le Module Documents pour vous et votre client. 23

24 Module RH > Accueil RH Le module RH vous permet de gérer les entrées et sortie de salariés et vous donne des informations statistiques. Accédez au module RH depuis la barre de menu Ce tableau récapitule : - l effectif par établissement - la répartition en fonction du sexe et du contrat En cliquant sur salarié vous pouvez déclarer une entrée de En cliquant sur l Etablissement ou l Effectif, vous accédez à la liste des salariés de l établissement 24

25 Module RH > Liste des salariés Ce tableau présente l ensemble des salariés qui ont travaillé dans l établissement, présents ou non dans l effectif Le salarié surligné en orange est en cours de création pour déclarer la sortie du salarié pour déclarer un retour salarié En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié 25

26 Module RH > Volet informations sociales Ce volet récapitule l ensemble des informations sociales du salarié salariés salarié pour faire la sortie du salarié pour modifier les informations sur pour accéder aux documents du pour imprimer la fiche salarié 26

27 Module RH > Entrée DPAE 1/2 Pour déclarer l entrée d un salarié dans l effectif de l établissement et que votre gestionnaire réalise la DPAE (ex DUE) ou la DSN partielle, rendez-vous sur la page d accueil RH ou sur la liste des salariés. La page Entrée-DPAE s ouvre Demandez ou non l établissement de la DPAE Les champs avec * sont obligatoires du champ pour avoir plus d information sur la saisie 27

28 Module RH > Entrée DPAE 2/2 et Retour Une fois les informations renseignées, cliquez sur pour enregistrer le salarié en tant que brouillon pour annuler la saisie pour valider l entrée du salarié et demander la DPAE ou l envoi DSN Pour un retour de salarié, cliquez sur depuis la liste des salariés. Toute les coordonnées du salarié sont reprises pour la déclaration d entrée 28

29 Module RH > Sortie STC 1/2 La déclaration de sortie d un salarié se fait depuis la liste des salariés ou depuis la fiche salarié du salarié pour commencer la saisie de la sortie Les champs avec * sont obligatoires du champ pour avoir plus d information sur la saisie 29

30 Module RH > Sortie STC 2/2 Choisissez les documents à établir pour annuler la saisie pour valider la sortie du salarié et demander les documents 30

31 Carnet de bord 1/2 Le carnet de bord permet de visualisez toutes les actions sur l interface de paie en ligne Accédez au Carnet de bord depuis la barre de menu Pour filtrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne Cliquez l action recherchée dans la colonne Type Action pour accéder au détail de l action. le pictogramme PDF pour créer un document PDF 31

32 Carnet de bord 2/2 En cliquant sur l action recherchée dans la colonne Type Action le volet de détail s ouvre Il récapitule l ensemble des modifications faites + rajout d une information xxx > yyy remplacement de l information xxx par yyy 32

33 Module Ducs Le module DUCS vous permet de gérer l inscription, désinscription de vos établissements à la DUCS EDI ainsi que de valider les DUCS mensuelles ou trimestrielles. Pour accéder à la totalité du module Ducs, cliquez sur Déclaratif puis sur Ducs dans le menu déroulant Vous pouvez également cliquer sur les raccourcis disponibles sur la page d accueil 33

34 Déclaratif > Ducs > Accueil Visualisez l ensemble des dossiers classés par numéro Pour les classer par Raison sociale, cliquez sur Dans la colonne Période, la période de référence des documents La colonne Documents renseigne sur la disponibilité des DUCS ou des bordereaux documents disponibles documents non disponibles pas de documents EDI dossier inscrit EDI inscrire le dossier en EDI non éligible EDI 34

35 Déclaratif > Ducs > Accueil les chiffres pour voir les autres résultats Pour afficher plus de résultats par page, utilisez le menu déroulant Le calendrier récapitule : La date du jour La date de la prochaine échéance En passant sur la date de prochaine échéance, le détail s affiche Il est possible d exporter toutes les listes du site sur Excel et PDF 35

36 Déclaratif > Ducs > Liste des organismes Visualisez l Organisme, Type d organisme et Numéro d affiliation de chaque dossier Pour les classer et les filtrer, cliquez sur l entête de la colonne l Organisme pour en avoir les coordonnées. Il est possible d exporter les informations sur un tableau au format Excel ou PDF 36

37 Déclaratif > Ducs > Liste des organismes En cliquant sur le nom de l organisme, accédez aux détails de l organisme organisme pour accéder aux documents relatifs à cet pour fermer le volet 37

38 Déclaratif > Ducs > Inscription EDI inscription/désinscription EDI pour ouvrir le volet d inscription Choisissez le Motif d inscription et le mode de paiement Pour payer par virement, saisissez l IBAN du compte à débiter. pour confirmer l inscription. Elle sera effective sous 48H 38

39 Déclaratif > Ducs > Synthèse EDI Cette page vous permet de visualiser les inscriptions aux différentes DUCS par établissement ainsi que leurs échéances. signifie que les documents seront envoyés à l organisme signifie que les documents ne seront pas envoyés à l organisme N/A signifie que l organisme n est pas éligible à l EDI. le statut pour accéder au Détail EDI 39

40 Déclaratif > Ducs > Validation DUCS EDI Détails EDI Dans la colonne Statut, cliquez sur le statut A valider Pour valider, visualisez les informations et cliquez sur Pour demander une modification, cliquez sur Accéder aux documents pour voir et télécharger les DUCS Le statut En cours de modification, signifie la prise en compte de votre demande 40

41 Déclaratif > DADS Accédez aux DADS en cliquant sur Déclaratif puis DADS dans la barre de menu Vous visualisez les DADS inscrites en EDI Dads à valider Consulter la DADS Dads modifiée 41

42 Déclaratif > DADS > Validation En cliquant sur vous visualisez la DADS en cours Vous pouvez choisir de la valider en cliquant sur Demander une modification en cliquant sur Une fenêtre s affiche pour recueillir votre demande de modification 42

43 Déclaratif > DADS > Détails En cliquant sur le numéro de dossier ou Détails vous accédez à la page suivante : Sur cette page, vous visualisez l état d avancement de l ensemble des DADS en cours pour une société. La colonne vous renseigne sur l étape en cours pour chaque DADS. 43

44 Documents > Entreprise Accédez aux Documents entreprise depuis la barre de menu ou le pavé Documents de la page d accueil ou depuis les pages Déclaratif Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : 44

45 Documents > Salarié Accédez aux Documents salarié depuis la barre de menu ou le pavé Documents de la page d accueil ou depuis les pages RH et Paie Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : 45

46 Documents > Calendrier Choisir l année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche le mois pour filtrer les documents sur une période Pour afficher les documents d un trimestre, cliquez sur le Trimestre Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Maj» enfoncée et cliquez sur le dernier mois Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Ctrl» enfoncée et cliquez sur les autres mois 46

47 Messagerie La messagerie vous offre la possibilité de communiquer directement avec votre gestionnaire de paie. Elle permet une plus grande traçabilité des demandes Pour accéder à la messagerie, cliquez sur dans la barre de menu. Les messages non-lus apparaissent en gras Les premières colonnes rappellent l établissement concerné par la demande, la date de la dernière action et le sujet du message La colonne «Demandé par» rappelle la personne à l origine du message La colonne «A traiter par» la personne concernée par la demande La colonne statut vous indique l état du message : Message à traiter par vous Message à traiter par le service paye Information transmise par le service paye Message clôturé Par défaut, vous ne voyez que vos messages personnels. Pour voir tous les messages concernant vos dossiers, décochez la case 47

48 Messagerie > Nouveau message Pour envoyer un nouveau message, cliquez sur «Messagerie» et sélectionnez Nouveau message : La fenêtre de création de message s ouvre Choisissez l établissement concerné, le sujet et, si nécessaire le salarié Un message par défaut s affiche. Vous pouvez le modifier selon vos souhaits Vous pouvez attacher un fichier en cliquant sur La taille maximum est de 3Mo votre gestionnaire pour transmettre le message à 48

49 Messagerie > Traiter les message Sur la liste des messages, cliquez sur celui que vous souhaitez consulter ou traiter Si la réponse vous convient, vous pouvez clôturer le message en cliquant sur Une fois clôturé, le message n est plus modifiable Vous pouvez renvoyer un message complémentaire sans changer le statut en cliquant sur pour demander une réponse pour déléguer la clôture de la demande au service paie pour télécharger le fichier en pièce jointe 49

50 Administration > changer le logo Pour définir le logo de l interface, cliquez sur Administration sur la barre de menu l entreprise ou le cabinet dont le logo doit être enregistré Choisissez un fichier graphique au format JPEG, JPG ou PNG de taille inférieure à 1000x1000px et de poids inférieur à 512 Ko Pour enlever le logo, cochez la case «Enlever l image» et cliquez sur 50

51 Service Client